QUY TRÌNH TẠM HOÃN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu Giải thích Ký hiệu Giải thích Công ty Công ty [ ] NĐDTPL Người đại diện theo pháp luật1 HC Hành chính nhân sự BP Bộ phận H[.]
Trang 1QUY TRÌNH TẠM HOÃN THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG LAO ĐỘNG
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Công ty Công ty […] NĐDTPL Người đại diện theo pháp luật1
HĐLĐ Hợp đồng lao động NĐUQ Người được công ty ủy quyền NLĐ Người lao động NQĐ Người có thẩm quyền quyết định2
I MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự thực hiện hoạt động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động của người lao động của Công ty […]
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho các trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động của người lao động tại tất cả các bộ phận, chi nhánh liên quan của Công ty […]
III GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
3.1 “Trường hợp phải tạm hoãn” trong Quy trình này được hiểu là các trường hợp
đương nhiên phải tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, mà không cần có sự thỏa thuận, bao gồm:
a Người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ;
b Người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật về tố tụng hình sự;
c Người lao động phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc;
d Lao động nữ mang thai theo quy định pháp luật;
e Người lao động được bổ nhiệm làm người quản lý doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;
f Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu nhà nước đối với phần vốn nhà nước tại công ty;
g Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của công ty đối với phần vốn của công ty đầu tư tại công ty khác
3.2 “Tạm hoãn theo thỏa thuận” trong Quy trình này được hiểu là trường hợp tạm
hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động
IV CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Điều 30; Điều 31 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019
1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.
2 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.
Trang 3V NỘI DUNG QUY TRÌNH – GIẢI THÍCH
Trách
BP HC,
NLĐ,
NQĐ
- Thông tin, tài liệu, hồ sơ về trường hợp phải tạm hoãn (nếu có)
- Đề nghị tạm hoãn của NQĐ hoặc NLĐ
- Báo cáo về trường hợp tạm hoãn của NLĐ (nếu có)
- Dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ (nếu có)
NQĐ,
BP HC
BP HC –
BP quản
lý
- Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
- Quyết định tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
- Biên bản bàn giao công việc (nếu có)
BP HC
Tiếp nhận về việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
Báo cáo
Không thống nhất
Thống nhất
Đàm phán
Trường hợp phải tạm hoãn
Tạm hoãn theo thỏa thuận
Quyết định
Ký thỏa thuận tạm hoãn
Thực hiện tạm hoãn
Kết thúc
Trang 4Bước 1: Tiếp nhận về việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
1.1 Khi nhận được thông tin rằng NLĐ rơi vào trường hợp phải tạm hoãn, BP HC
có nghĩa vụ tìm hiểu trường hợp phải tạm hoãn mà NLĐ rơi vào và thu thập các hồ sơ, tài liệu liên quan đến trường hợp của NLĐ Trường hợp NLĐ rơi vào trường hợp phải
tạm hoãn, BP HC thực việc lập và đệ trình Báo cáo về trường hợp tạm hoãn của NLĐ
(theo Mẫu TH-01) lên NQĐ, kèm các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) > NQĐ thực
hiện tiếp công việc tại mục 2.1 Bước 2 Quy trình này.
1.2 Trường hợp NLĐ hoặc NQĐ có mong muốn tạm hoãn theo thỏa thuận, thì
trong thời hạn […] ngày, kể từ khi nhận được đề nghị thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ từ NLĐ hoặc NQĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để đàm phán tạm hoãn và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến bao gồm: (i) Thời điểm tạm hoãn; (ii) Thời hạn tạm hoãn; (iii) Tiền lương, lợi ích NLĐ được hưởng trong thời gian tạm hoãn; (iv) Việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong thời gian tạm hoãn; (v) Thời hạn NLĐ phải quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn; (vi) Quyền được đơn phương chấm dứt HĐLĐ của công ty nếu NLĐ không quay lại làm việc đúng thời hạn sau khi hết thời hạn tạm hoãn; (vii) Về việc NLĐ tạm bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty Sau khi đàm phán:
a Trường hợp không thể thống nhất việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ > Kết thúc
Quy trình: Xử lý theo phương án khác.
b Trường hợp NLĐ thống nhất việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ và thỏa thuận
xong các nội dung để tạm hoãn trên đây, BP HC lập dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực
hiện HĐLĐ (theo Mẫu TH-02) theo kết quả đàm phán, đệ trình NQĐ xem xét > NQĐ
thực hiện tiếp công việc tại mục 2.2 Bước 2 Quy trình này.
Bước 2: Quyết định
2.1 Trong thời hạn […] ngày kể từ khi nhận được Báo cáo tại mục 1.1 Bước 1 Quy trình từ BP HC, NQĐ xem xét và phê duyệt trực tiếp vào Báo cáo Trường NQĐ phê
duyệt “đồng ý” thì BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 4 Quy trình này.
2.2 Trong thời hạn […] ngày kể từ khi nhận được dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ tại mục 1.2 Bước 1 Quy trình từ BP HC, NQĐ xem xét và phê duyệt nội dung dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ Trường hợp NQĐ đồng ý với nội
dung dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, thì BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 3 Quy trình này.
Bước 3: Ký thỏa thuận tạm hoãn
- Trong thời hạn […] ngày, kể từ khi NQĐ đồng ý với dự thảo Thỏa thuận tạm
hoãn thực hiện HĐLĐ được đệ trình: BP HC soạn […] bản dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn
thực hiện HĐLĐ (theo nội dung đã được phê duyệt), cho NLĐ ký vào tất cả các bản,
trình các bản đã được ký lên NĐDTPL/NĐUQ ký, và bàn giao một bản cho NLĐ Công việc này là bắt buộc thực hiện theo pháp luật, để tạm hoãn thực hiện HĐLĐ theo thỏa thuận > BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 4 Quy trình này.
Bước 4: Thực hiện tạm hoãn
Trang 5- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định tạm hoãn thực hiện HĐLĐ (theo Mẫu
TH-03), nội dung quyết định cần nêu rõ lý do tạm hoãn3, và trình lên NQĐ ký BP HC bàn giao một bản Quyết định tạm hoãn thực hiện HĐLĐ cho NLĐ4, và đây là công việc
cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện
- BP HC yêu cầu NLĐ tạm bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu
điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc 5 để nhân sự khác đảm nhận, tiếp tục thực hiện, xử lý BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ
sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do
NQĐ chỉ định) Đây là công việc pháp luật không bắt buộc thực hiện, nhưng công ty nên cân nhắc thực hiện nếu có thể thực hiện, để bảo đảm tính xuyên suốt của các công việc
mà NLĐ đang đảm nhận, bảo đảm tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty được an toàn.
VI BIỂU MẪU
Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động ban hành kèm theo quy trình này
3 Tùy trường hợp phải tạm hoãn mà NLĐ rơi vào hoặc trường hợp tạm hoãn theo thỏa thuận, thì quyết định phải nêu lý do đúng với trường hợp đó.
4 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao (theo
mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động
do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định bằng thư
điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.
5 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.