Tiểu luận môn hành vi tổ chức chủ đề tương lai của nơi làm việc

Untitled Mã số sinh viên 33211020495 Lớp VB24 1AD01 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TIỂU LUẬN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC CHỦ ĐỀ TƯƠNG LAI CỦA NƠI LÀM VIỆC Họ và tên sinh viên Tạ Thị Lan Mã số sinh viên 33211020495 Lớ[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TIỂU LUẬN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC

CHỦ ĐỀ: TƯƠNG LAI CỦA NƠI LÀM VIỆC

Họ và tên sinh viên: Tạ Thị Lan.

Mã số sinh viên: 33211020495 Lớp: VB24.1AD01

Khóa - Hệ: Khóa 24.1 - Văn bằng 2 Chuyên ngành: Quản trị

Mục Lục

I THỰC TRẠNG VÀ BỐI CẢNH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GALAXY DR (1) 1

1 Lịch sử phát triển 1

2 Sứ mệnh 1

3 Giá trị cốt lõi: 1

4 Tầm nhìn: 1

5 Mục tiêu kinh doanh: 1

6 Ngành và tình hình hiện tại của doanh nghiệp: 1

II ĐỀ XUẤT MỘT MÔ HÌNH CỦA NƠI LÀM VIỆC TRONG TƯƠNG LAI 4

1 Làm thế nào để nâng cao hiệu quả đội/nhóm (2) : 4

2 Tăng năng xuất làm việc (3) 4

3 Ảnh hưởng của hành vi công dân trong tổ chức tới kết quả làm việc của người lao động 6

4 Mô hình văn hóa doanh nghiệp (4) 7

5 Cam kết cá nhân: 7

III MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT NÊN ĐƯỢC ỨNG DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG DOANH NGHIỆP 8

1 Đánh giá tiềm năng từng nhân viên 8

2 Phân bổ nhân sự hợp lý 8

3 Đào tạo thường xuyên 8

4 Khuyến khích lập kế hoạch nghề nghiệp 8

5 Giữ “lửa” cho nhân viên 8

6 Khen thưởng & động viên kịp thời 8

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO: 9

I THỰC TRẠNG VÀ BỐI CẢNH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ

1 Lịch sử phát triển.

 Trong xu thế phát triển chuyên môn hoá như hiện nay, Công ty TNHH Dịch Vụ Galaxy DR đã được thành lập ngày 26 tháng 10 năm 2020 nhằm mang đến những giá trị tốt nhất trong ngành dịch vụ điện thoại, đặc biệt này Bằng sự am hiểu thị trường, quy trình làm việc nhanh chóng, hiệu quả cùng với nguồn nhân lực dồi dào, được đào tạo bài bản, chúng tôi đã từng bước khẳng định được thương hiệu của mình và canh tranh được với những đơn vị đầu ngành về sự chuyên nghiệp, hiệu quả và độ tin cậy, đặc biệt trong lĩnh vực thu hồi nợ qua điện thoại

 Với hệ thống tổng đài 700 chỗ và đội ngũ nhân viên lên đến 750 người, Galaxy DR tự tin có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của nhiều Khách hàng khác nhau với chất lượng dịch vụ cao nhất Chúng tôi hiện là đối tác cung cấp dịch vụ cho một số Khách hàng lớn như: FE Credit, VP Bank,

Giữ cho dòng tiền của Quý Khách hàng lưu thông ổn định và đúng hạn

3 Giá trị cốt lõi:

Chất lượng: chú trọng đầu tư cơ sở vật chất và nguồn nhân lực nhằm mang lại những giá trị dịch

vụ cao nhất cho Khách hàng

Trách nhiệm: luôn nỗ lực hết mình với tinh thần trách nhiệm cao nhất trong mọi công việc, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu đề ra

Tôn trọng: đảm bảo uy tín của đối tác và tính bảo mật trong mỗi dự án; luôn giữ thái độ tôn trọng khi tiếp xúc với Khách hàng của đối tác trong mọi trường hợp.\

4 Tầm nhìn:

Trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ cuộc gọi chuyên nghiệp và đẳng cấp trên toàn quốc

5 Mục tiêu kinh doanh:

2021

6 Ngành và tình hình hiện tại của doanh nghiệp:

tảng vững chắc, từ đó mang lại hiệu quả tối ưu trong mỗi gói dịch vụ

Hệ thống quản lý hồ sơ Khách hàng của đối tác

Trong lĩnh vực đặc thù này, yêu cầu về quản lý hồ sơ Khách hàng là hết sức quan trọng và luôn được chúng tôi chú trọng để mang đến những giải pháp linh hoạt, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất Tuỳ thuộc vào yêu cầu về tính bảo mật cũng như đặc thù của mỗi dự án mà các đối tác có thể tuỳ chọn lựa hệ thống quản lý phù hợp cho đơn vị mình:

- Sử dụng trên hệ thống quản lý của đối tác: thích hợp với những đơn vị cần quản lý và theo dõi cập nhật một cách liên tục

cung cấp thông tin cho đối tác 1 cách kịp thời và đảm bảo tính bảo mật thông tin của Khách hàng ở mức cao nhất

- Hệ thống sẽ tự động quay số gọi đến Khách hàng và phân bổ cuộc gọi, hợp đồng cho nhân viên Giúp hạn chế việc bỏ sót Khách hàng khi làm thủ công và tăng năng suất cao gấp 2 – 3 lần thông thường nên rất thích hợp cho các nhóm khách hàng có ngày trễ hạn thấp

Đào tạo

Trước khi làm việc chính thức, các nhân viên đều được đào tạo và trải qua quá trình thực tập, sau đó tiếp tục được huấn luyện chuyên môn hoá để bố trí theo từng nhóm sản phẩm tính chất

nợ phù hợp Bên cạnh đó, quá trình đào tạo chuyên sâu luôn được chúng tôi triển khai liên tục trong suốt quá trình làm việc giúp trau dồi và nâng cao năng lực kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự

Chuyên môn hoá

Chúng tôi luôn tập trung vào chuyên môn hoá trong việc lập và thực hiện kế hoạch nhân sự để đảm bảo sự ổn định về số lượng và chất lượng của đội ngũ nhân sự Trong công việc chuyên môn, chúng tôi tập trung chuyên môn hoá theo từng nhóm khách hàng cũng như bố trí nhân sự

có năng lực kinh nghiệm, chất giọng phù hợp với tính chất từng nhóm khách hàng khác nhau Nhờ đó giúp duy trì và nâng cao hiệu quả công việc theo thời gian

Hệ thống báo cáo chuyên nghiệp

Để liên tục cải tiến và nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ, chúng tôi triển khai các hệ thống báo cáo chuyên nghiệp nhằm thu thập các số liệu có liên quan phục vụ cho quá trình đánh giá, phân tích để đưa ra các chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn, theo mỗi dự án cụ thể Các hệ thống báo cáo gồm có:

- Báo cáo hiệu quả

- Báo cáo năng suất

HIỆU QUẢ

nhằm tạo ra những phương thức tiếp xúc Khách hàng một các linh hoạt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất Chúng tôi hiện đang sử dụng các hệ thống:

Hệ thống tự động quay số

Hệ thống sẽ tự động quay số gọi đến Khách hàng và phân bổ cuộc gọi, hợp đồng cho nhân viên Giúp hạn chế việc bỏ sót Khách hàng khi làm thủ công và tăng năng suất cao gấp 2 – 3 lần thông thường nên rất thích hợp cho các nhóm nợ có ngày trễ hạn thấp

Hệ thống gọi nợ chủ động

Chủ động liên lạc với các nhóm chủ thể liên quan, tăng khả năng kết nối, liên lạc và rất hiệu quả đối với các nhóm nợ có rủi ro cao

Với nền tảng cơ bản vững chắc và tính chuyên nghiệp cao, hiệu quả công việc trong các dự án của Galaxy Dr là rất ấn tượng với các chỉ tiêu về năng suất làm việc của nhân viên cũng như tỷ

lệ thu hồi luôn vượt mức mong đợi, đặc biệt đối với các gói vay thế chấp và vay tín chấp cho các sản phẩm nhỏ như xe máy và hàng điện máy

Trong nghiệp vụ thu hồi nợ hiện trường, chúng tôi hiện đang sử dụng hệ thống C3 Mobile Đây

là một ứng dụng chạy trên các thiết bị di động, giúp giám sát vị trí và cập nhật liên tục các báo cáo về tình trạng Khách hàng ngay khi nhân viên đến thăm hiện trường Sự kết nối này giúp chúng tôi quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả công việc nhiều hơn Trong tương lại gần, chúng tôi sẽ triển khai hình thức này trên toàn quốc để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhiều hơn các nhu cầu của đối tác

UY TÍN

vụ với sự đảm bảo cao nhất về hiệu quả công việc cũng như các vấn đề liên quan đến uy tín của đơn vị mình

Trong mỗi dự án, chúng tôi luôn tập trung tối đa các nguồn lực và làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất để đảm bảo các tỷ lệ đã cam kết với các đối tác

Với hệ thống giám sát và đội ngũ kiểm soát chất lượng chuyên trách được triển khai thường xuyên, chúng tôi luôn chủ động kiểm soát chặt chẽ hành vi của nhân viên để đảm bảo tính bảo mật ở mức cao nhất và sẵn sàng truy vấn, điều tra và xử lý trong những trường hợp nhận được phản hồi từ Khách hàng của đối tác để tránh những sự việc đáng tiếc làm ảnh hưởng đến uy tín đối tác

1 Làm thế nào để nâng cao hiệu quả đội/nhóm (2) :

Làm việc nhóm là yếu tố mà hầu hết các công việc đều yêu cầu, từ nhân viên sale, marketing đến nhân viên nhân sự…

Vậy để nâng cao hiệu quả khi làm việc nhóm cần những gì:

Mỗi thành viên trong nhóm là 1 mắt xích để tạo nên thành tựu của nhóm đó Đòi hỏi mỗi cá nhân cần có những năng lực, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm để thực hiện công việc Bất cứ cá nhân nào trong nhóm có năng lực yếu kém đều cần phải được đào tạo, dẫn dắt, củng cố lại

Cần có mục tiêu chung rõ ràng Vì nếu không có mục tiêu chung rõ ràng, nhóm/đội sẽ không biết đi về đâu, làm như thế nào và không lên được kế hoạch thực hiện công việc

Mỗi thành viên trong đội/nhóm đều đóng góp vào công việc của cả nhóm Nên mỗi thành viên đều xứng đáng nhận được các phúc lợi như phàn thưởng tinh thần do công việc thú vị, hấp dẫn, khả năng thăng tiến cao trong công việc, chế độ đào tạo về kiến thức nghiệp vụ hay lương thưởng Nếu lợi ích không rõ ràng cá nhân khó để có thể đóng góp hết sức mình

Mỗi thành viên nhóm đều đóng góp vào công việc nhóm, nhưng sẽ có những cá nhân xuất sắc, có thành tích vượt trội Cần có cơ chế khen thưởng phù hợp để duy trì năng suất làm việc của các cá nhân xuất sắc, và thúc đẩy các thành viên còn lại trong nhóm

2 Tăng năng xuất làm việc (3)

2.1 Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ:

Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên mỗi khi cần, để cập nhật thêm kiến thức, kỹ năng mới trong công việc, tạo điều kiện để nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn

Môi trường làm việc tốt tạo cảm hứng và tinh thần thoải mái cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc Môi trường làm việc lý tưởng là sự sạch đẹp, gọn gàng, yên tĩnh từ không gian xung quanh và sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của từng nhân viên

Các cấp quản lý cần quan tâm nắm bắt tình hình làm việc của từng nhân viên, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và chuyên môn của từng người để có sự phân bổ công việc hợp lý Đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian cho khâu đào tạo Đúng người đúng việc chắc chắn hiệu suất làm việc sẽ tốt hơn

Hạn chế tập trung quá nhiều vào các cuộc họp sẽ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của nhân viên Thay vì thường xuyên tổ chức họp hội, doanh nghiệp nên tìm cách để thông báo hoặc gửi những tài liệu cần thiết xuống các bộ phận phòng ban nếu không cần nhất định phải trực tiếp họp

Cần khuyến khích nhân viên hạn chế hoặc không sử dụng mạng xã hội và nghe điện thoại khi không cần thiết trong giờ làm việc Như vậy có thể tập trung tốt hơn để hoàn thành công việc Tuy nhiên sự khuyến khích hạn chế sẽ tạo tâm lý thỏa mái hơn là các biện pháp mạnh như cấm hẳn

Khen thưởng, động viên nhân viên là việc làm rất quan trọng tạo sự tích cực cho nhân viên trong quá trình làm việc Khi khả năng và sự cống hiến của họ được ghi nhận, họ sẽ cố gắng nhiều hơn nữa để nâng cao năng suất làm việc Đó cũng là động lực để những người chưa đạt sẽ nỗ lực hơn, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh trong doanh nghiệp

2.7 Quan tâm đến chế độ lương dành cho nhân viên:

Chế độ lương hợp lý sẽ giúp người lao động có thêm động lực để làm việc Khi cảm thấy sức lao động mình bỏ ra được đền đáp xứng đáng họ sẽ cố gắng để duy trì và phát triển hơn nữa

Người lao động cần được làm việc, nghỉ ngơi đúng giờ, nghỉ ngơi vào chủ nhật hay các kỳ nghỉ lễ để lấy lại tinh thần làm việc tốt hơn

Công nghệ tiên tiến cần được áp dụng vào doanh nghiệp bao gồm các máy móc, trang thiết

bị hiện đại phục vụ sản xuất, hay các ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức trong quản lý

3 Ảnh hưởng của hành vi công dân trong tổ chức tới kết quả làm việc của người lao động.

Ý thức, thái độ và sự đầu tư cho công việc của người lao động là một trong những nhân tố chính quyết định đến năng suất làm việc Để có năng suất và hiệu quả cao trong công việc, mỗi nhân viên cần:

Mỗi cá nhân cần hiểu rõ bản thân mình đã có được những gì để phục vụ cho công việc và cần thay đổi những gì Cố gắng học hỏi để hoàn thiện hơn với môi trường công việc Phải biết không ngừng nỗ lực để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc được giao

Tự giới hạn cho bản thân một mốc hoàn thành công việc là cách để giúp chúng ta tạo động lực cho chính mình Làm việc đúng trách nhiệm, đúng deadline sẽ giúp tăng năng suất công việc

Bất kỳ mọi công việc nào cũng cần có sự đầu tư và tập trung khi làm việc thì mới mang lại hiệu suất cao

Trì hoãn là một thói quen không tốt làm tiêu tốn thời gian khi làm việc Đặc biệt đối với những việc có thể giải quyết nhanh trong khoảng 2- 10 phút thì cần xử lý ngay để tránh sự quá tải công việc

Nghỉ ngơi và ngủ đủ giấc sẽ giúp lấy lại tinh thần và tạo sự phấn chấn hơn trong công việc Sức khỏe là một yếu tố rất quan trọng tạo nên chất lượng làm việc Khi cơ thể quá mệt mỏi

và đầu óc trở nên căng thẳng trong ca làm việc, bạn nên dừng lại ít phút để thư giãn rồi tiếp tục quay trở lại công việc

Sự gắn kết giữa bản thân và các đồng nghiệp khác trong công ty sẽ là cầu nối hỗ trợ cho công việc của bạn Hòa đồng với mọi người sẽ tạo cho bạn một môi trường làm việc dễ chịu hơn, ít sự áp lực hơn

4 Mô hình văn hóa doanh nghiệp (4)

Trách nhiệm: Khi phát sinh bất cứ việc gì, nguyên nhân trước tiên là do bạn, đừng đổ lỗi cho bất

kỳ ai

Hướng kết quả: Hãy nói chuyện cùng nhau bằng lượng hoá

Sáng tạo và chủ động: Đừng bao giờ nói không được mà hãy luôn tìm kiếm ít nhất là 2 giải pháp Hợp tác: Người lớn sẽ không cần người lớn giám sát, chúng ta cần người để hợp tác nên hãy hợp tác bình đẳng với nhau

Chính trực: Không tìm cách đổi trắng thay đen, bản thân phải chịu trách nhiệm mọi hành vi lời nói của mình

Xuất sắc: Là người có chuyên môn tốt, học sâu và hiểu rộng

5 Cam kết cá nhân:

Mỗi cá nhân là một thành viên trong tổ chức, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển của doanh nghiệp Mỗi cá nhân cần có trách nhiệm làm tốt nhiệm vụ và công việc của mình, để làm được những điều đó mỗi cá nhân cần cam kết:

giải quyết xung đột, kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu, thuyết phục/trình bày…

 Không ngừng bồi dưỡng, bổ sung các kiến thức chuyên môn.

III MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT NÊN ĐƯỢC ỨNG DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG DOANH NGHIỆP

1 Đánh giá tiềm năng từng nhân viên

Mỗi nhân viên đều có điểm mạnh, yếu và hoàn toàn có khả năng mắc lỗi Công việc đánh giá tiềm năng, năng lực của nhân viên đươc thực hiện mỗi quý và mỗi năm 1 lần

2 Phân bổ nhân sự hợp lý

Sauk hi đánh giá tiềm năng và năng lực của Nhân viên, kết hợp với việc lắng nghe, thấu hiểu từng nhân viên sẽ phân bổ vị trí nhân sự hoặc phân chia công việc một cách phù hợp, đúng người, đúng việc

3 Đào tạo thường xuyên

Thường xuyên mở các Workshop nhằm cải thiện kỹ năng mềm của nhân viên

Đăng ký các khóa học nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên

4 Khuyến khích lập kế hoạch nghề nghiệp

Khuyến khích nhân viên thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng Như vậy nhân viên sẽ có trách nhiệm với công việc và cố gắng hoàn thành mục tiêu đề ra

Cần có mục tiêu chung để tránh trường hợp nhóm/đội sẽ không biết đi về đâu, làm như thế nào

và không lên được kế hoạch thực hiện công việc

5 Giữ “lửa” cho nhân viên

Lắng nghe ý kiến của nhân viên và thấu hiểu họ, để sẵn sàng giúp đỡ

Cải thiện điều kiện làm việc như không gian làm việc và tổ chức Teambuilding thường xuyên để gắn kết tình đồng nghiệp Mối quan hệ gần gũi với nhân viên sẽ giúp kịp thời giải quyết rắc rối ngay khi điều đó xảy ra

6 Khen thưởng & động viên kịp thời

Khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng Ngoài ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi cách làm tốt công việc

Đừng bao giờ hô hào khẩu hiệu suông, phải tạo cơ chế, mục tiêu hướng tới sự minh bạch, công bằng, thưởng phạt công minh, có như vậy mới phát huy hết khả năng của nhân viên

(2) HRVietnam - Theo Harvard Business Essentials

(3) Cách tăng năng suất làm viê ̣c hiệu quả cho nhân viên và doanh nghiệp – Theo Weone (4) Mô hình vắn hóa doanh nghiệp của Công ty Vinamilk