bài giảng quản lý dự án chương 5 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

GIỚI THIỆU 1• Sự cần thiết việc kiểm soát dự án – Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra – Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng – Trao đổi thông tin với

Trang 1

Chương 5

Kiểm soát dự án

BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN

Trang 3

GIỚI THIỆU (1)

• Sự cần thiết việc kiểm soát dự án

– Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra

– Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng

– Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam

kết vào mục tiêu DA – Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án

khác (hiện tại và tương lai)

Trang 4

Tiến triển

đạt được

Không đúng thời hạn

% hoàn thành

Thời gian

Trang 5

– Các khái niệm

• Kiểm soát dự án (Project Control) là quá trình:

– Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án vànhững thay đổi của môi trường

– So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn

– Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra

• Giám sát dự án (Project Monitoring)là quá trình:

– Kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý

Trang 6

Xác định

Xác định Hoạch Hoạch định định Thực hiện Thực hiện thúc Kết thúc Kết

Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn

Đánh giá giữa kỳ Kiểm soát

Đánh giá c.kỳ, báo cáo c kỳ Đánh giá tiếp theo

2 - 5 - 10 năm sau

- Thời gian biểu DA

- Nhân sự và tổ chức

- Kỹ thuật/ hậu cần

- Giámsát/ kiểm tra

- Các hoạt động và kết quả

- ĐG tiến độ và việc thực hiện

- Giải quyết vấn đề

- Bài học rút ra

Trang 7

– Đánh giá dự án (Project Evaluation) là quá trình nhận định về dự án một cách

hệ thống và khách quan:

• Việc thực hiện dự án trên tổng thể

• Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn

• Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án

• Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết

– Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA)

• Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về DA

• Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA

• Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể

có trên một diện rộng hơn

• Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án

• Để có những bài học trao đổi

– So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, thông thường có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài

Trang 8

– Khung đánh giá cơ bản

• Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án

• Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện

• Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án

• Những bài học kinh nghiệm

Trang 9

Công bố kế hoạch

hiệu chỉnh

Có

Không Không

Trang 10

• Chúng ta kiểm soát cho ai?

– Chính Ban QLDA

– Cơ quan thực hiện (chủ dự án)

– UBND và các bộ phận chức năng liên quan

– Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ– Các nhà tài trợ

– Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp

– Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương,

– Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào?

– Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào?

Trang 11

• Thu thập thông tin

– Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất

lượng công trình – Thời gian và nguồn lực đã sử dụng

– Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch

• Trễ tiến độ

• Vượt chi phí

• Nguồn lực thay đổi – Những khó khăn có thể xảy ra

Trang 12

BẢNG THỜI GIAN

Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99

Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch

Ngày hoàn thành theo kế hoạch

Ngày hoàn thành dự báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99

Tổng số giờ 32

Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghị bởi Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án

Trang 13

Biểu mẫu xác định rủi ro

Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng

Có khả năng (p > 50%) Gần Nghiêm trọng

Ít có khả năng (p < 50%) Xa Đáng kể

Không đáng kể Phát biểu rủi ro

Ảnh hưởng tiềm ẩn

Đề xuất giải quyết các rủi ro

Số hiệu dự án:

Số hiệu rủi ro:

Ngày: _

Trang 14

Ước tính thời gian quá ngắn

Vượt chi phí

Vượt quá thời gian

Nguồn lực thay đổi

Trang 15

• So sánh tiến triển và mục tiêu

– Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được

– Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế

– Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế

• Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống

• Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí)

• Các vấn đề thường gặp trong KS DA

– Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó

– Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay không được đồng ý.

– Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ

– Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch

– Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi

– Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng

Trang 16

• Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ

thống kiểm soát cho dự án Hãy thảo luận các

khía cạnh sau đây:

– Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả?

– Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?

– Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?

– Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?

– Các kết quả được báo cáo như thế nào?

Trang 17

• Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc

• Mỗi báo cáo gồm:

– Mô tả công việc

– Tiến độ theo thời gian

– Người chịu trách nhiệm

– Ngân sách theo thời gian

– Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu)

yêu cầu là gì?

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (1)

Trang 18

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (2)

• Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau:

• Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt đểxem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù

• Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án

4.000$

Trang 19

KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (1)

Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trị

Khoảng thời gian trước tiến độ

Thời gian Ngày hiện tại

Khoản đóng góp thêm

Chi phí tích lũy thực tế

Trang 20

• Tình huống thảo luận

Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là

200.000 USD Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm

được 25 m/ngày và chi phí phải làm là 200

USD/1m Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được

400 m và thực chi là 80.000 USD Hãy đánh giá

tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18.

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (2)

Trang 21

• Các đại lượng phân tích thành quả:

– Dự chi - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị

công việc theo kế hoạch

BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền

được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước

được hoạch định cho đến thời điểm xem xét)

– Thực chi - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí

thực tế của công việc đã làm

ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền

đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn

Trang 22

• Giá trị làm ra - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi

phí dự toán của công việc đã làm

BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc

thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)

• Ước tính giá trị làm ra trong thực tế

– Sử dụng phán xét chủ quan– Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra– Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc

dự án

Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ

lệ % các công việc nhỏ liên quan đến chi phí Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng

Trang 23

• Các đại lượng phân tích về sai lệch

Trang 24

– Sai lệch thời gian – TV

Trang 25

Chi phí tích lũy (%)

Số tháng

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

ACWP

BCWP

BCWS

Thời gian chậm trễ dự kiến

Thời gian hoàn thành dự kiến ban đầu

Thời gian hoàn thành hiệu chỉnh

Ước tính chi phí hiệu chỉnh

Chi phí vượt quá

Thời điểm báo cáo

AV CV SV

TV

Biểu đồ giá trị làm ra

Trang 26

• Các chỉ số thực hiện

– SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ)

– CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí)

Tuần 3 (0.79,0.79)

Tuần 4 (0.82,0.83) Tuần 2

(0.88, 0.82) Tuần 1 (0.85, 0.78) 0,75

0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05

1,10

Tổng hợp chỉ số SPI và CPI

Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí

Dự án gặp vấn đề về tiến độ

Dự án gặp vấn đề về chi phí

Dự án tiến triển tốt về tiến độ và chi phí

CPI

Trang 27

BCWS BCWP ACWP

BCAC

FCTC FCAC

• Dự báo thực hiện chi phí tương lai

– FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI

– BCAC: Dự chi tại thời điểm hoàn thành DA– FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án) = ACWP + FCTC

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	361,46 KB