bài giảng quản lý dự án chương 1 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN 6Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lị

Chương 1

Giới thiệu dự án và quản lý dự án

GV: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN

Nội dung

1 Đặc tính của một dự án

2 Giới thiệu về quản lý dự án

3 Giới thiệu về nhà quản lý dự án

4 Thảo luận

ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1)

Dự án là gì?

– Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ

có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Nguồn lực hạn chế Tính

độc đáo

Đặc điểm của DA

ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3)

Khởi đầu Triển khai Kết thúc

Khái niệm Định nghĩa DA Thiết kế

Thẩm định Lựa chọn Bắt đầu triển khai

Hoạch định Lập tiến độ

Tổ chức c.việc Giám sát

Kiểm soát

Đánh giá Chuyển giao

Nhiệm vụ n

…

Task

ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6)

Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác

Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày

lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm)

Thực hiện các công việc và chức năng đã biết

Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng

buộc về thời gian và nguồn lực

Công việc được thực hiện tối đa với ngân sách trần hàng năm (ceiling budget)

Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí

gặp khó khăn

Tương đối đơn giản

Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc

trong nhiều tổ chức, và thay đổi theo giai đoạn

Các loại dự án:

– Dự án hợp đồng (Contractual project)

– Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project)

– Dự án xây dựng (Contruction Project)

– Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)

– Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning

Project)– Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)

– Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng

(Public/Welfare/Development Project)

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1)

Quản lý dự án

– Là một quá trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát các công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định.

Khi nào chúng ta cần quản lý dự án?

– Nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay

nhóm – Các bộ phận chức năng thông thường không thể quản lý được

• Quy mô của công việc

• Không quen thuộc

• Thay đổi thị trường

• Sự độc lập

• Chia sẻ tài nguyên

• Tầm quan trọng về nỗ lực

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2)

– Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho

phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu Dự án của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra như vậy

– Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành

90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%.

– Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể

tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng.

– Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc Khi

mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa Khi mọi việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì co nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì đó.

– Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay

đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án

– Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót Việc cố gắng gỡ rối

cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn.

– Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn

thành nó Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi

mà thôi.

– Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ

thường không đúng với kế hoạch.

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3)

Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công

Thành quả

Thời gian

Chi phí

Yêu cầu về thành quả

Thời hạn

quy định

Ngân sách cho phép

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4)

Thời gian 34%

Chi phí 33%

Chi phí 45%

Chất lượng 30%

Dự án 2

Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5)

GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6)

CÁC CHỨ

C NĂ NG QLD A

HOẠCH ĐỊNH

TỔ CHỨC

LÃNH ĐẠO

KIỂM SOÁT

= Giám sát + so sánh

+ sửa sai

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1)

Tổ chức mẹ (Parent Organization)

Người hưởng thụ từ DA (Client/Beneficiary)

Tổ dự án (Project Team)

Vị trí của nhà QLDA

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2)

Đóng góp cùa các đối tượng liên quan đến DA

Nhà

QLDA

Thực hiện các chức năng QLDA, nhấn mạnh đến:

- Quản lý mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA

- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của DA

- Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA

- Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của DA

Tổ DA Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ

- Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ? (How)

- Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu? (Where)

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3)

Trách nhiệm của nhà QLDA là cân đối:

Mối quan hệ

Chi phí

Chất lượng Thời gian

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4)

Kỹ năng lãnh đạo

TEXT

Kỹ năng quan hệ con người &QL nguồn lực

Kỹ năng của Nhà QLDA

Kỹ năng

kỹ thuật

Kỹ năng QL thời gian, lập tiến độ

Kỹ năng lập ngân sách

Kỹ năng tiếp thị, ký hợp đồng

thương lượng

Kỹ năng truyền đạt

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5)

• Chọn lựa nhà QLDA

– Nhà quản lý dự án cần phải:

• Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu

• Có sự cam kết với mục tiêu của dự án

• Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định

và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau

– Những hướng dẫn chung

• Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist)

• Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst)

• Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác)

> Giám sát (Facilatator > Supervisor)

GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (6)

Yêu cầu

Quy mô DA

Kỹ năng quan hệ con người

Kỹ năng chuyên môn/ kỹ thuật

Chọn lựa nhà QLDA theo quy mô

THẢO LUẬN

• Hãy mô tả 1 vài dự án mà anh/chị biết được xem như là

một dự án được quản lý thành công và không thành

công?

• Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-nhanh-chậm)

ở slide 5 giúp nhà QLDA như thế nào trong việc ra quyết định?

• Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA không? Tại sao có?

Tại sao không?

• Tại sao có sự đánh đổi giữa 3 mục tiêu của DA trong

QLDA?