Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại công ty ninh thuận

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện tiểu luân với đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ tại văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận” Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện tiểu luân với đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ tạivăn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận”

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi không hề sao chépcủa ai cả Mọi thông tin đã trình bày trong đề tài là trung thực

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô, đặcbiệt đối với TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôithực hiện đề tài

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập vàtổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán bộvăn thư – lưu trữ của Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 2

1.Lý do chọn đề tài:………2

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2

3 Mục tiêu nghiên cứu: 2

4 Đối tượng nghiên cứu: 2

5 Phạm vi nghiên cứu: 2

6 Phương pháp nghiên cứu: 2

7.Bố cục đề tài: 2

Chương 1 TÌM HIỂU CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 2

1.1: Công tác văn thư 2

1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư: 2

1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư : 2

1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư: 2

1.2 : Công tác lưu trữ : 2

1.2.1: Khái niệm về công tác lưu trữ: 2

1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ: 2

1.2.3 : Vai trò của công tác lưu trữ : 2

1.2.4 : Tính chất của công tác lưu trữ : 2

1.3 : Khái quát về văn phòng : ……… 2

1.3.1 Khái niệm văn phòng 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 1.4 Một số nét khái quát về văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận 2

1.3.1: Thông tin chung 2

1.3.2: Cơ cấu tổ chức: 2

Chương 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN

2

2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận 2

2.1.1: Công tác văn thư 2

2.1.2: Công tác lưu trữ: 2

2.2: Đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Văn thư lưu trữ tại văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận: 2

2.2.1: Ưu điểm: 2

2.2.2: Nhược điểm: 2

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 2

3.1: Tăng cường: 2

3.2: Sửa chữa: 2

3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục: 2

KẾT LUẬN 2

TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

PHỤ LỤC 2

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài:

Ngày nay để phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổchức và đáp ứng nhu câu của toàn xã hội, để phù với sự thay đổi của đất nướchoạt động của các Văn phòng trong cơ quan ngày càng được mở rộng và nângcao Chính vì vậy công tác văn thư, lưu trữ ngày càng trở nên quan trọng, là yếu

tố không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước cũngnhư hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.Đây là công tác có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan đến nhiều cán bộ,công nhân viên công ty Công tác này tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tàiliệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sungthường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ tổ chức Vì vậy nếu làm tốtcông tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa

Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàntài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cao

cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ nghiên cứu của xã hội, của mỗicon người Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốtthì sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời nhữngthông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệmquý báu trong quá trình phát triển của công ty nói riêng và hệ thống doanhnghiệp nói chung Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống chocác thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinhnghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh

Nhận thấy được tính bức thiết cần phải có một nghiên cứu về lý luận vàthực tiễn trong công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng doanh nghiệp nhất là tạiCông ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận về công tác văn thư – lưutrữ nơi tôi đang công tác đang có những vấn đề bất cập cần tìm hiểu để góp phần

hỗ trợ cho sự phát triển của Công ty Do đó tôi quyết định chọn vấn đề “Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây

xanh Ninh Thuận” làm đề tài nghiên cứu của mình

Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác văn thư, lưu trữnhư: Sách giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản”(của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải); và giáo trình

“Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, doanhnghiệp” (của trường Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, NXB Đại họcQuốc gia thành phố Hồ Chí Minh, Năm – 2015), Đề tài “ Giải pháp nâng caonhận thức của viên chức về công tác lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả lưu trữ”của bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ninh… Các tài liệu đã cung cấp cho tôi những

lý luận hết sức thiết thực, minh họa thật chất, sinh động và phong phú

Mục tiêu nghiên cứu:

Sáng tỏ những lý luận về công tác văn thư – lưu trữ đã được học, chứngminh sự đúng đắn của những vấn đề lý luận đó

Từ những bất cập trong thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ để tìm ra một

số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công ty TNHH phát triển

đô thị cây xanh Ninh Thuận

Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng Công tyTNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH phát triển

đô thị cây xanh Ninh Thuận:

- Thời gian nghiên cứu: Khoảng năm 2022

- Phạm vi không gian: Tại Văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thịcây xanh Ninh Thuận

Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tiễn

- Phương pháp phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn vềcông tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng cơ quan, doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích, đối chiếu, tổng hợp

- Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận.

- Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

VÀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH

PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN

1.1: Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư:

Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờtrong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công tác văn thư bao gồm hai nội dungchủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyển giao văn bảntrong cơ quan, tổ chức Hay Công tác văn thư còn được hiểu là toàn bộ côngviệc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức vàquản lí văn bản trong các cơ quan đó

Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư là hoạtđộng bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý vănbản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sửdụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Như vậy chúng ta có thể hiểu bao quát nhất về khái niệm công tác văn thư

như sau: “Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.

1.1.2 Nội dung, nhiệm vụ về công tác văn thư :

Công tác văn thư gồm nhũng nội dung công việc như: Soạn thảo văn bản,ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị; Đánh máy, in; Trình ký; Quản lý con dấuchặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định văn thư; Vào sổ và làm thủ tục gửi đi;Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; Nhận, vào sổ công văn đến; Phân phốicông văn đến bàn thủ trưởng; Chuyển giao công văn đến bàn văn thư; Theo dõigiải quyết công văn đến; Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công văngiấy tờ; Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tất cả những người có hồ sơ…

Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công gồm những nội dung,nhiệm vụ cụ thể như:

“+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản + Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.”

Như vậy chúng ta có thể hiểu công tác văn thư gồm nhũng nội dung

công tác chính đó là:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt bản thảo.

+ Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản

+ Ký và ban hành văn bản

- Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

+ Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật.

- Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ

1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư.

Theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có quy định

về yêu cầu quản lý của công tác văn thư, như sau:

“+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

+ Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

+ Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản

lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

+ Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.”

Như vậy chúng ta có thể hiểu quá trình thực hiện công tác văn thư phảiđảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Tính nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụthuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bảnkịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan

- Tính chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo vănbản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải đượcthực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng

- Tính bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đềuthuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếpnhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật

- Tính hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác vănthư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại Vìvậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đềbảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan doanh nghiệpnói riêng có năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày naytuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợpvới điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởngbảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phátminh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư

1.2 Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 được Quốc hội nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11

năm 2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 quy định: “ Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”

Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011xác định trách nhiệm của người đứng đầu

cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”.

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau như :

- Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cánhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưutrữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhànước

- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội

- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệuliên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ

Từ những quan niệm trên chúng ta có thể kết luận: “Công tác lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quản lý của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng, nghiên cứu, trao đổi tài liệu lưu trữ phục vụ

công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Tổ chức, doanh nghiệp và của toàn xã hội”

1.2.2 Nội dung về công tác lưu trữ

Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

+ Phân loại tài liệu lưu trữ

+ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

+ Thống kê tài liệu lưu trữ

+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.2.3 Vai trò của công tác văn thư lưu trữ

1.2.3.1.Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chínhnhà nước Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chếhành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệthống thể chế hành chính

Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bảnquản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tàiliệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,nhanh chóng, tiết kiệm Toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứuđều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ thu thập, tra tìm, lựachọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản

Thứ hai, dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vậnđộng, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sựvận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo, tìm hiểu đốitượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó, dự đoán phảnứng của họ khi nhân được văn bản Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp vớiquy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trongquá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đếnnội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bạicủa từng văn bản, từng quy định, tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giátrị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại

có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới

1.2.3.2 Vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Nó cho biết tình hình sản xuất, tỉnh hình tài chính giúp doanh nghiệpđịnh hướng kế hoạch kinh doanh, sản xuất

1.2.3.3 Vai trò là nguồn sử liệu quan trọng, là thước đó trình độ quản lýtrong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia và tài liệu văn thư lưu trữ còn cung cấpnguồn thông tin quan trọng, cần thiết trong việc nghiên cứu khoa học từ đó ứngdụng vào thực tiến để nâng cao chất lượng cuộc sống, phát triển kinh tế xã hội

1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ.

- Tính chất khoa học:

Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tàiliệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dungchuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị.thu nhập và bổsung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều cónhững đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụthể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra cách chính xác cách tổ chức khoahọc cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứukhoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụlưu trữ

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêuchuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ

- Tính chất cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, được sử dụng rộng rãiphục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiên một số tàiliệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, do đó kẻ thùtìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ

Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tínhchất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những ngườigiác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng,

có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệulưu trữ của Đảng và Nhà nước

1.3 Văn phòng

1.3.1 Khái niệm văn phòng.

Văn phòng có thể được hiểu như sau:

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quanchức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chunghoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hànhchính Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địađiểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Văn phòng là nơi làmviệc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc,giám đốc…

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồngthời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơquan, tổ chức đó

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.3.2.1 Chức năng của văn phòng

Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng cónhững chức năng cơ bản như:

- Chức năng tham mưu:

- Chức năng tổng hợp:

- Chức năng hậu cần:

Chúng ta có thể hiểu văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện cácchức năng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhaunhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗiđơn vị, tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết địnhđến sự thành bại của công tác văn phòng

1.3.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thựchiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biệnpháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan ,

tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung

- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạnmức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương,tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủtrưởng

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạtđộng và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, antoàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hườngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên mônkhi cần thiết

1.4 Một số nét khái quát về văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

1.4.1 Thông tin chung về công ty

Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận là doanh nghiệpnhà nước trực thuộc UBND tỉnh Ninh Thuận được thành lập theo quyết định số2234/QĐ-UB ngày 23/04/2008 của Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Ninh Thuận

Tên công ty: Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Trụ sở chính: 199 đường Ngô Gia Tự, KP5, phường Phủ Hà, TP PhanRang – Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận, Việt Nam

Số điện thoại: +84 979564676

Fax: 84-043589766

Email: cayxanhninhthuan@gmail.com

Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Hoạt động công ích: quản lý, duy tu, cải tạo và xây dựng mới các côngtrình công cộng (công viên, vườn hoa, vườn thú, cây xanh đô thị, )

- Hoạt động kinh doanh khác: Dịch vụ phục vụ khách tham quan, khaithác kinh doanh cây, hoa kiểng, hội hoa xuân; Tư vấn dự án; Lắp đặt hệ thốngđiện và điện chiếu sáng các công viên …

1.4.2 Văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận.

Phòng hành chính là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của công tyTNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận có chức năng giúp Giám đốccông ty xây dựng, triển khai thực hiện nội quy cơ quan, quy chế làm việc; tổchức và vận hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác cải cách hànhchính, kiểm soát thủ tục hành chính, hệ thống quản lý chất lượng ISO; xây dựngchương trình, kế hoạch, tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của công

- Khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý công tác bảo hiểm lao động Nâng lương, nâng bậc hàng năm

- Phục vụ hành chính tại chỗ: văn thư lưu trữ, kiểm tra đóng dấu các loạivăn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác

- Thực hiện các công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa phương

- Thực hiện công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu của ban giám đốc

- Quản lý nhà xưởng đường giao thông nội bộ, nhà tập thẻ các đơn vị thuênhà xưởng

- Khám chữa bệnh ban đầu cấp cứu ôm đau, tai nạn đột xuất cho ngườilao động

- Tuần tra canh gác bảo vệ địa bàn công ty

Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG

TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN

2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

2.1.1 Thực trạng cán bộ công nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Phòng hành chính Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

bố trí một 02 cán bộ Văn thư có trình độ cao đẳng chuyên nghành quản trị vănphòng, có 04 năm liên tục công tác tại Phòng hành chính Công ty Có thể nói,nhân viên văn thư vừa có chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư và hiểu rõ vịtrí, ý nghĩa của công tác văn thư và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạocông ty giao Do đó, công tác văn thư của Phòng hành chính Công ty TNHHphát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

Qua khảo sát cho thấy thấy Phòng hành chính Công ty không có cán bộlưu trữ chuyên trách Mà công tác này do cán bộ văn thư kiêm nhiệm với độingũ cán bộ như hiện nay thì không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưutrữ, đáp ứng yêu cầu đổi mới Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sửdụng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu giải quyết chongười lao động như hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ lý lịch, chứng nhận, khenthưởng, kỷ luật, như vậy không có cán bộ chuyên môn gây nhiều khó khăntrong việc thực hiện nhiệm vụ công tác của phòng

2.1.2 Công tác văn thư

2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

- Về hình thức văn bản:

Hiện nay, các văn bản mà văn phòng Công ty TNHH phát triển đô thị câyxanh Ninh Thuận ban hành tương đối nhiều chủ yếu là văn bản hành chính gồm:quyết định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, công văn, các loại hợp đồng, giấymời, giấy giới thiệu, vv…

- Về thể thức văn bản:

Phòng hành chính Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận

đã áp dụng theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ về công tácvăn thư

- Công tác soạn thảo văn bản: Khi tiến hành soạn thảo và ban hành vănbản, Phòng hành chính tiến hành theo các bước sau:

+ Thứ nhất là xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

+ Thứ hai là thu nhập, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo + Thứ ba là soạn thảo văn bản bao gồm các công việc sau xây dựng đề cương công việc, viết bản thảo.

+ Thứ tư, duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo.

+ Thứ năm, đánh máy, nhân bản văn bản.

+ Thứ sáu, kiểm tra văn bản trước khi trình giám đốc ký ban hành.

+ Thứ bảy, trình giám đốc ký văn bản

+ Thứ tám, ban hành văn bản.

2.1.2.2 Quản lý văn bản đi

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi ở Phòng hành chính công ty baogồm các công việc sau:

Thứ nhất, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản được cán bộ vănthư Phòng hành chính thực hiện thường xuyên nhằm mục đích: đảm bảo các vănbản của Công ty ban hành ra trình bày đẹp, chính xác, đúng tiêu chuẩn mà Nhànước quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ về công tácvăn thư

Trước khi cán bộ văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành văn bản sẽsoát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản, kiểm tra các thành phầnthể thức bổ sung, kiểm tra hình thức văn bản xem có trường hợp sai sót haykhông Nếu có, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho đơn vị soạn thảo biết đểcùng sửa chữa khắc phục, khi có khó khăn sẽ báo cáo Chánh văn phòng hoặcngười có trách nhiệm xem xét và quyết định

Thứ hai, ghi số và ngày tháng văn bản.

Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích giúp cho việc quản lý, tratìm, sắp xếp văn bản được thuận lợi, dễ dàng Mỗi văn bản đều được nhân viênvăn thư của phòng hành chính ghi một số và ngày tháng nhất định

Số của văn bản chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hànhtrong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm

và kết thúc vào ngày 15 tháng 12 hàng năm Riêng với văn bản mật, số được ghi

và đăng ký riêng

Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn.

Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản;đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thựchiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ - CP của Chính phủ về công tácvăn thư

Khi đóng dấu cán bộ văn thư đã thực hiện theo đúng nguyên tắc: Dấuđóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dung đúng mực dấu quy định; chỉđược đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấuướt lên đúng loại văn bản Đóng các loại dấu khác: Dấu mật, dấu thu hồi, vv…

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

Dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hòm có khóa chắc chắn trongcũng như ngoài giờ làm việc, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ và sử dụng dấu theođúng quy định của pháp luật

Thứ tư, đăng ký văn bản đi.

Đây là công việc bắt buộc mà nhân viên văn thư của phòng hành chínhphải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quannhằm mục đích: thuận tiện cho việc quản lý và bảo quản; tra tìm văn bản đượcnhanh chóng, dễ dàng; tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản

Tất cả các văn bản đi của Công ty đều được đăng ký vào sổ theo mẫu insẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định của Nhà nước.

Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận áp dụng haiphương tiện đăng ký văn bản đi, đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máytính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ (phương pháp thủ công): Sổ đăng kí vănbản được in sẵn theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Mẫu bìa và phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi ( xem phụ lục 1 ).

- Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: có phần mềm quản lý những vănbản và chuẩn những thông tin đầu vào theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước

Thứ năm, chuyển giao văn bản đi.

Tất cả các văn bản đi của Công ty ban hành thực hiện theo quy định tạiĐiều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và được gửi tới đối tượng liên quan đềuđảm bảo nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời

Trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liên quan thì văn bản củacông ty phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.Phong bì gửi văn bản được làm bằng loại giấy dày, dai, bền, khó thấm nước.Cán bộ văn thư sau khi lựa chọn bì thì sẽ trình bày bì; cho văn bản vào bì; dánbì; dán tem; viết bì; ghi số, kí hiệu văn bản cần gửi;ghi tên cơ quan, đơn vị, hoặcchức danh và ghi rõ địa chỉ; đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn trên bì (nếu có)

Sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng

ký vào sổ thì văn bản phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan Vănbản có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưu điện Dù gửi trựctiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản

Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thì đăng kývào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ( xem Phụ lục 2 ).

Đối với chuyển giao qua bưu điện thì đăng ký sổ: “ Gửi văn bản đi bưuđiện ”

Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện (xem Phụ lục 3 ).

Thứ sáu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.

Tất cả văn bản đi có đóng dấu và đăng ký số tại bộ phận văn thư đềuđược lưu một bản tại bộ phận văn thư Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trựctiếp của người có thẩm quyền

Đối với các loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư Bản lưuvăn bản đi phòng hành chính và văn thư công ty phải được sắp xếp theo thứ tựđăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành

Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn thận, khoa học, dễ tra tìm.Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổ theo dõi

2.1.2.3 Quản lý văn bản đến:

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại hành chính bao gồmnhững công việc sau:

Thứ nhất, tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thưkiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đốivới văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận

Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thưbáo cáo cho Trưởng phòng xem xét và giải quyết, trong trường hợp cần thiết cóthể lập biên bản

Kiểm tra khi tiếp nhận nhằm tránh những sai sót, giúp cho xử lý, giảiquyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời, chính xác

Thứ hai, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.

Văn bản đến Phòng hành chính công ty được chia làm hai loại:

- Loại bì văn thư được bóc: Văn bản gửi chung cho Công ty

- Loại bì văn thư không được bóc: Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân,đoàn thể

Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện đúng theo quyđịnh tại Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quản lý và sử dụng theo quy định

tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 41/2017/TT-BTTTTngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ

ký số trong văn bản điện tử cho cơ quan nhà nước

Bóc bì văn bản đến:

- Khi bóc bì: Bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc ngay sau nhận đểgiải quyết, xử lý kịp thời, không làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địachỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết

Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư đềuphải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến Đối với văn bản chuyển qua máyfax sẽ photo trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản chuyển qua mạng trongtrường hợp cần thiết có thể in ra; đối với văn bản đến không thuộc diện đăng kítại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà chuyển cho các cá nhân, đơn vị cónhiệm vụ giải quyết xử lý văn bản

Mẫu dấu đến ( xem Phụ lục 4 )

Thứ ba, đăng ký văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến Phòng hành chính Công ty đều được đăng kíquản lý thống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến các đơn vị cá nhân

có trách nhiệm xử lý Đăng kí theo đúng các quy định của Nhà nước (sổ đăng kívăn bản đến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành) Đăng kí bằng sổ

rõ, chính xác, không dùng bút chì, không dập xóa, viết tắt những từ ít thôngdụng

- Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận áp dụng haiphương tiện đăng ký văn bản đến, đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máytính

Công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận có các sổ sau:+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan, tổ chức: Dùng để đăng những vănbản của các cơ quan, tổ chức gửi đến Công ty;

+ Sổ đăng kí văn bản mật đến: Đăng ký văn bản đến có mức độ mật nhưmật, tuyệt mật, tối mật

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( xem Phụ lục 5)