Chuyên đề tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương

Facebook @Dethivaonganhang www facebook com/dethivaonganhang www ThiNganHang com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền v[.]

LỜI MỞ ĐẦU

Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền với sự tồn tại của vốn bằng tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho hoạt động của nền kinh tế nói chung và của doanh nghiệp nói riêng Đây cũng là phương tiện lưu thông và phương tiện thanh tán giữa các chủ thể không chỉ trong nước mà còn cả với nước ngoài Do đó quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải hết sức chặt chẽ và khoa học

Hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ

bị tham ô, lợi dụng, mất mát

Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọng nhằm quản lý chặt chẽ và đưa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng và

cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế, đưa ra các quy định đầu tư và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt được mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị trường ngày càng cao và đa dạng, người tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn Điều đó cho thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường với điều kiện và khả năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặc biệt là hạch toán vốn bằng tiền Trong khi đó thực tế nước ta đang trong giai đoạn hoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, việc quản lý và hạch toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả

sử dụng vốn và vốn bằng tiền còn thấp, chưa khai thác hết tiềm năng của chúng

để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài

Sau thời gian học tập lý luận tại trường, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn

đề tài “Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

Phương pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ

đó rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuất với Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã được trang bị trong nhà trường Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần

Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp

Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

Phần I

Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các

doanh nghiệp

A-/ Những vấn đề chung về vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và được sử dụng ở mọi doanh nghiệp mà tầm quan trọng của nó được ví như mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1-/ Khái niệm

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Hay nói cách khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ được tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi được ngay thành tiền do đơn

vị sở hữu như: tiền mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim khí qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tương đương tiền đang trên đường đi (tiền đang chuyển) có giá trị như tiền tức là có thể chuyển đổi được thành tiền ngay

2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để thanh toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động Mặt khác vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loại vốn có tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Do vậy trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn qũy

mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi

có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng

3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền

Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ

này Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như

sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt

Chẳng hạn như tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách và các nhân viên không được giữ tiền mặt

4-/ Quản trị vốn bằng tiền

Trong doanh nghiệp thường có một lượng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoài việc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thường như mua sắm hàng hóa, vật liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp mà còn sử dụng vào mục đích khác như:

+ Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt Nếu khả

năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp Một yếu tố ảnh hưởng đến dự phòng là khả năng vay mượn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanh chóng khi cần đến Khả năng vay mượn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đối với ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác

+ Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn

bằng tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do đặc biệt như sau:

- Doanh nghiệp sẽ không phải chi ra một khoản tiền nếu không hưởng chiết khấu

- Vì các tỷ số về khả năng thanh toán là tỷ số căn bản trrong lĩnh vực tín dụng, doanh nghiệp phải có tỷ số này gần với tiêu chuẩn trung bình của doanh nghiệp cùng nghành Có uy tín cao doanh nghiệp có thể mua hàng với thời hạn thuế chịu khá lâu và có thể vay dễ dàng các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng khác nhau

Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanh nghiệp

+ Doanh nghiệp phải có một lực lượng vốn vừa đủ để ứng phó với các trường hợp bất ngờ như: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo với các doanh nghiệp khác

Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lượng tiền dự trữ đều nhằm một mục đích hoạt động kinh doanh Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sử

dụng tiền mặt như thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chính xác việc thu chi tiền mặt và các số dư của chúng, ngăn ngừa hiện tượng mất mát do trộm cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thực hiện các khoản chi trả cần thiết phải có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn ngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không mang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất ngân hàng

Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ được coi là biện pháp phòng ngừa tình trạng gian lận lợi dụng trộm cắp Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp

vụ tiền mặt và duy trì số dư tiền mặt vừa đủ nhưng không thừa

+ Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ đầu tư hoàn vốn và tái đầu tư Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lưu động nói chung và vốn bằng tiền nói riêng được quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ hoạt động

Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dưới dạng vốn

đã đem đầu tư một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp phải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo được khả năng tồn tại của mình

Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu tư, hoàn vốn, đầu tư Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu được từ các nguồn vào và được tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao Theo góc độ nào

đó, số phận của doanh nghiệp được thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặt vì nó phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn đã sử dụng để sản sinh ra số doanh thu này

Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vì sao tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động như thế nào? Nó chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt động nào ? Do nắm bắt được các nguồn thu của doanh nghiệp cũng như cách thức sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp được các câu hỏi trọng yếu như: Các hoạt động thông thường của doanh nghiệp có

mang lại các thu nhập cần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không

? Có phải doanh nghiệp hiện đang vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản do hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn lưu động vẫn có thể trở nên không trả được nợ nần do tình trạng không đảm bảo được lượng tiền cần thiết

+ Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thường soạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ doanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số dư

B-/ Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền của các doanh nghiệp

I-/ luân chuyển chứng từ

Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành

Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thường xuyên vận động sự vận động hay sự luân chuyển được xác định bởi các khâu sau:

+ Tạo lập chứng từ

+ Kiểm tra chứng từ

+ Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

+ Lưu trữ chứng từ

+ Hết thời hạn lưu trữ thì đem đi hủy

II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

1-/ Nhiệm vụ

- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt Thường xuyên, đối chiếu tiền mặt tồn qũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt

2-/ Nguyên tắc

- Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị “đồng” ngân hàng Việt Nam

để phản ánh các loại vốn bằng tiền

- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế

độ quản lý, lưu thông tiền tệ của Nhà nước

- Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lượng, trọng lượng, độ tuổi, kích thước, giá trị ) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực

tế mua vào do ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán với vàng bạc, đá qúy)

- Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc theo giá trị tại thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác

III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp

1-/ Khái niệm

Trong mỗi doanh nghiệp đều có lượng tiền mặt tại qũy để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày của sản xuất kinh doanh

Tiền mặt tại qũy bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam các loại ngoại tệ trong két doanh nghiệp, ngân phiếu vàng, bạc, đá qúy trong két

2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt

Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạch toán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là “tiền mặt) TK - 111 Tài khoản 111 - “tiền mặt” phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặt tại qũy các đơn vị Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyên tắc sau:

Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đá qúy thực tế nhập xuất qũy

- Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từ nhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép nhập xuất qũy

- Hàng ngày thủ qũy phải thường xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của số qũy, số kế toán

Kết cấu và nội dung tài khoản 111

Bên nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất

- Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê

Bên có:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy

- Số thiếu hụt khi kiểm kê

Dư nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc hiện còn tồn qũy Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2

- 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu)

- 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam)

- 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan

3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán

a Phiếu thu (MS 01 - TT)

b Phiếu chi (MS 02 - TT)

c Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng

từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: phiếu đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy

4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111

* Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam

a Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt

Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy

Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ

Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn

Có TK 131 Thu tiền của người mua

Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ

Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mượn đã thu được

Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa

Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cược, ký qũy

Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính

Có TK 721 Các khoản thu bất thường

Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa chưa rõ nguyên nhân v.v

b Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt

Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng

Nợ TK 331 Đặt trước hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp

Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trước cho đơn vị nội bộ

Nợ TK 144 Xuất ký cược, ký qũy

Nợ TK 138 Các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Nợ TK 141 Tạm ứng cho công nhân viên

Nợ TK 142 Các khoản chi phí trả trước

Nợ TK 151, 152, 153, 156 Mua vật tư hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên

Nợ TK 611 Mua vật tư hàng hóa (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 211, 213, 241 Chi XDCB, mua sắm TSCĐ

Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền nợ vay đến hạn

Nợ TK 333 Nộp thuế và các khoản khác

Nợ TK 334 Thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động v.v

Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy

Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lưu thông hàng hóa và dịch vụ, khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập của người tiêu dùng vào ngân sách Nhà nước với việc ra đời của luật thuế giá trị gia tăng được áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệp

phải tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp TK 113, TK 3331 được sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cho doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

* Hạch toán thu, chi ngoại tệ

Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam Ngoài ra, nguyên tệ phải được theo dõi chi tiết trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại” theo từng TK “tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và trên sổ kế toán chi tiết công

nợ phải thu, phải trả

Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ Đối với những đơn

vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả Tốt nhất nên sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế được hạch toán vào TK 413 - “Chênh lệch tỷ giá” Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại số dư của các TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán cũng để số dư trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngược để xóa số dư

Về nguyên tắc, số dư cuối kỳ TK 413 được dùng để bù đắp thiếu hụt cho chênh lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trường hợp không lập dự phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không

ăn vào vốn Tuy nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳ khác nhau, phần chênh lệch này có thể được xử lý coi như thu hoặc chi

về hoạt động tài chính hoặc ghi tăng vốn kinh doanh

Trường hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì

có thể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngân hàng tại thời điểm phát sinh Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời và phản ánh vào TK 413 như trên Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh