Đề tài : Xây dựng chương trình quản lý việc nhập xuất hàng hóa Được triển khai nhằm mục đích giúp cho Ban giám đốc Công ty, Phòng Kế hoạch tổng hợp và nhất là nhân viên giao nhận chính x
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH SONG ANH
Tên giao dịch: Công ty TNHH Song Anh.
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc công ty: Bà Nguyễn Thị Hòa.
Phó giám đốc công ty: Ông Nguyễn Tuấn Anh
Kế toán trưởng: Chị Bùi Thị Hiền
Tổng số nhân viên: 122 người (không kể số người làm hợp đồng thời vụ). Địa chỉ trụ sở chính: 233 - Phan Đăng Lưu - Kiến An - Hải Phòng.
Ngành kinh doanh chính: Kinh doanh chủ yếu mặt hàng nhu yếu phẩm nhƣ: Gạo, nước tinh khiết, gas, rượu voska kingbas, bánh kẹo,
1.2 Các giai đoạn phát triển của công ty
Trong sự phát triển của nền kinh tế hiện đại, kinh doanh các mặt hàng nhu yếu phẩm đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người dân Hoạt động thương mại góp phần cung cấp đầy đủ các mặt hàng thiết yếu cho cả thị trường trong nước và quốc tế, thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Công ty TNHH Song Anh, tọa lạc tại 233 Phan Đăng Lưu, Kiến An, Hải Phòng, đã hoạt động từ ngày 04/06/2001 và kỷ niệm 7 năm thành lập vào ngày 04/06/2008 Trong những ngày đầu, công ty đối mặt với nhiều khó khăn về vốn và phương tiện, chỉ có một xe ô tô để vận chuyển hàng hóa và thiếu nhân lực, buộc phải thuê xe ngoài hỗ trợ Tuy nhiên, sau một năm hoạt động, công ty đã phát triển từ một xe lên ba xe, mở rộng kho dự trữ tại tổng kho VIETRAN, và đến năm thứ hai đã sở hữu 12 xe tải, năm thứ ba là 20 xe, đồng thời mua lại kho hàng tại 315 Lê Duẩn, Kiến An Hiện nay, sau bảy năm, công ty sở hữu hơn 30 phương tiện vận tải và ký hợp đồng thuê đất dài hạn để xây dựng kho hàng rộng lớn, cùng nguồn nhân lực và lượng hàng hóa tăng gấp năm lần so với ban đầu, thể hiện sự phát triển vượt bậc của doanh nghiệp.
Trong quá trình phát triển bảy năm, công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh thành công với việc thành lập thêm đại diện bán hàng lưu động tại đường Quán Nam, Phường Dư Hàng Kênh, Hải Phòng, dự kiến sẽ đi vào hoạt động trong thời gian tới Sau năm thứ bảy, công ty còn mở thêm đơn vị bán hàng tại Sài Gòn, thể hiện sự mở rộng quy mô và khả năng cạnh tranh trên thị trường Mặc dù còn non trẻ, song công ty đã đạt được sự phát triển mạnh mẽ về nhiều mặt, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập xuất hàng hóa, qua đó xây dựng được uy tín vững chắc trong và ngoài nước Thành công của công ty dựa trên sự cố gắng, sáng tạo, năng động trong công việc, cùng với sự lãnh đạo tài tình và tinh thần đoàn kết, nhiệt huyết của toàn thể nhân viên, giúp công ty ngày càng khẳng định vị thế và mở rộng thị trường một cách bền vững.
1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty
VẬN ĐỘI CHUYỂN ĐỘI KỸ THUẬT TOÁN
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của công ty.
Một công ty ngày càng phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường nhờ vào ban lãnh đạo nhiệt huyết, tận tâm và sáng tạo Những lãnh đạo có khả năng nắm bắt xu hướng mới, đưa ra các chiến lược phù hợp giúp doanh nghiệp vượt qua thử thách và mở ra cơ hội phát triển bền vững Chính đội ngũ lãnh đạo đầy đam mê và sáng tạo là yếu tố then chốt góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng thương hiệu vững mạnh trên thị trường.
*Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Lãnh Đạo và các phòng ban của công ty a) Hội đồng quản trị
Gồm một giám đốc phụ trách và điều hành toàn bộ công ty kết hợp với hai phó giám đốc.
Giám đốc kiêm hội đồng quản trị :
Chức năng: Nhận tất cả các thủ tục liên quan đến những lô hàng cần nhập và
Người đại diện của công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của công ty, đảm bảo hoạt động phù hợp với quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của quản trị công ty bao gồm việc tuân thủ điều lệ, nghị quyết đại hội cổ đông và đúng pháp luật Thông qua đại hội cổ đông, công ty xác định chiến lược và kế hoạch phát triển, điều chỉnh vốn điều lệ phù hợp với mục tiêu kinh doanh Quản trị công ty còn có trách nhiệm quyết định việc thành lập các chi nhánh, văn phòng tại các địa phương cần thiết để mở rộng hoạt động và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Bổ nhiệm miễn nhiệm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, phê duyệt phương án bộ máy tổ chức dân sự của công ty.
Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc, đảm nhận vai trò điều hành các công việc liên quan đến phòng ban từ quản lý giấy tờ, chứng từ, sổ sách đến vận chuyển, bến bãi giao nhận, kỹ thuật, và hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao Phòng kế hoạch tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, phối hợp hoạt động và đảm bảo tiến độ các dự án của công ty.
Phòng này đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển của công ty, bởi vì nó bao gồm các lĩnh vực then chốt như thống kê, kinh doanh và lập kế hoạch Đây là nơi tập trung các hoạt động phân tích dữ liệu, xây dựng chiến lược kinh doanh và đảm bảo các mục tiêu phát triển của công ty được thực hiện hiệu quả Việc duy trì và nâng cao hiệu quả của phòng này đóng góp lớn vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp.
Chức năng của bộ phận bao gồm tổ chức thực hiện và tham mưu cho giám đốc các chiến lược nhân sự cũng như quản lý hành chính, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty Bộ phận còn có trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản và thẩm định báo cáo quyết toán cuối năm để phát hiện các sai phạm và kiến nghị các biện pháp khắc phục Ngoài ra, đảm bảo cung cấp đủ phương tiện cần thiết để phục vụ mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh vận tải của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ dữ liệu của cán bộ công nhân viên là nhiệm vụ then chốt, nhằm đảm bảo sự tổ chức và cập nhật thông tin chính xác để hỗ trợ hoạt động nhân sự hiệu quả Việc lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nhân lực phù hợp theo từng giai đoạn giúp nâng cao năng lực của đội ngũ và đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty Quản lý mặt bằng trụ sở làm việc, nhà xưởng, cùng các trang thiết bị văn phòng toàn công ty là yếu tố quan trọng để duy trì môi trường làm việc an toàn, hiện đại và hiệu quả Công tác cải tiến và khắc phục các hoạt động chưa đáp ứng nhu cầu nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động nội bộ Lập kế hoạch nhập xuất hàng hóa hàng tháng, hàng quý để đảm bảo cung ứng kịp thời cho thị trường và người tiêu dùng Thường trực hội đồng bảo hộ lao động và an toàn lao động thể hiện cam kết duy trì môi trường làm việc an toàn, đạt chuẩn Quản lý tài sản, vốn, thu hồi vốn, bảo toàn và phát triển tài chính là nhiệm vụ cốt lõi để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty Việc lập báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, quý, năm giúp theo dõi tình hình tài chính chính xác, hỗ trợ các quyết định chiến lược Quản lý kho của công ty đảm bảo việc kiểm kê, sử dụng vật tư, hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát và thất thủ Đội giao nhận và đội làm ngoài bãi đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận chuyển, phân phối hàng hóa, góp phần nâng cao dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Chức năng: Làm nhiệm vụ giao nhận hàng hóa ngoài bãi và xuất nhập hàng về kho một cách hợp lý.
Nhiệm vụ của đội làm trong kho là nhận lệnh, chứng từ và thủ tục từ phòng kế hoạch tổng hợp liên quan đến một lô hàng Sau khi hàng hoá được giao nhận, đội kho có trách nhiệm báo cáo ngay về phòng kế hoạch tổng hợp để họ có biện pháp xử lý kịp thời Việc này đảm bảo quá trình quản lý hàng hóa chính xác, hiệu quả và tuân thủ quy trình của công ty.
- Chức năng: Quản lý và bảo quản kho, thống kê những lƣợng hàng cần xuất nhập và tồn đọng.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Chức năng: Vận tải hàng và bảo quản hàng trong quá trình vận chuyển.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Đảm bảo kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ nhằm duy trì độ an toàn của phương tiện vận chuyển Trong trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ liên quan đến phương tiện nhẹ, cần tự khắc phục các vấn đề nhỏ và báo cáo các sự cố nghiêm trọng cho ban lãnh đạo để cùng đưa ra giải pháp phù hợp Việc này giúp nhanh chóng đưa phương tiện trở lại hoạt động sản xuất, đảm bảo an toàn và hiệu quả làm việc Đội bảo vệ đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, duy trì an ninh, an toàn cho phương tiện và khu vực làm việc.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ luồng dữ liệu
2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
“ Hàng không đạt y/c “ Phiếu T.Tin hàng nhập hàng bán hàng
D1 Báo giá Phiếu Thông tin hàng mua
Nhà cung cấp Đơn đặt hàng D6 Phiếu chi Đơn mua hàng
BB bàn giao hàng hóa D3 BB bàn giao HH Hóa đơn bán hàng
D10 Sổ xuất toán kho D7 Đơn mua
D4 Phiếu D5 Sổ nhập hàng nhập kho kho Khách hàng
D13 Báo cáo D9 Phiếu xuất kho
Ban lãnh đạo D12 Biên bản
2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0 Nhập hàng"
Hàng + Biên bản bàn giao hàng hóa
D2 Đơn đặt 1.1 1.2 D3 BB bàn giao HH hàng Đơn đặt hàng
“ Hàng không đạt y/c “ Theo dõi hàng về
Báo giá Phiếu thông tin hàng nhập D1 Báo giá
Thanh toán NHÀ CUNG CẤP Thông tin hàng hóa đạt y/c”
Phiếu nhập kho D5 Sổ nhập
Viết phiếu Ghi sổ kho chi D4 Phiếu nhập kho nhập kho
Hình 6 Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0 Nhập hàng" b)Biểu đồ của tiến trình “2.0.Xuất hàng”
Thông tin hàng mua Kiểm tra hàng trong kho
D7 Đơn mua D8 Hóa đơn hàng hàng “ Hết bán hàng hàng “
Phiếu thông tin hàng mua Bảng báo giá
Hàng + Hóa đơn bán hàng
KHÁCH bán Đơn mua hàng HÀNG Biên bản sự cố hàng
Thông tin g.q.sự cố Theo dõi hàng xuất
Viết phiếu Ghi sổ xuất kho thu c)Biểu đồ của tiến trình “3.0.Giải quyết sự cố”
3.1 D9 Phiếu xuất kho Thông tin sự cố thông tin Nhận sự cố
Kiểm tra thông tin sự cố
Lập biên bản sự cố "Giải quyết D10 kho Sổ xuất sự cố"
Hình 8 Biểu đồ luồng của tiến trình "3.0 Giải quyết sự cố" d)Biểu đồ của tiến trình “4.0 Báo cáo”
Tình hình kho hàng nhập về
Bản báo cáo sự cố
Ban lãnh đạo Tình hình hàng tồn
Tình hình hàng xuất đi
Yêu cầu báo cáo kho
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.1 Các thực thể và thuộc tính
- KHACHHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Makh, hotenkh, diachikh, dienthoaikh Trong đó Makh là khóa chính.
NHANVIEN: Bao gồm các thuộc tính sau : Manv, hotennv, ngaysinh, diachinv, dienthoainv Trong đó Manv là khóa chính.
NHACUNGCAP: Bao gồm các thuộc tính sau : Mancc, hotenncc, diachincc, dienthoaincc, Fax, Email.Trong đó Mancc là khóa chính.
KHOHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Makho, Tenkho, diachikho.Trong đó
HANGHOA: Bao gồm các thuộc tính sau : Mahang, tenhang, quycach, soluong, dongia Trong đó Mahang là khóa chính.
DANHMUCHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Loaihang, tenloaihang Trong
- đó Loaihang là khóa chính.
3.1.2 Mối quan hệ giữa các thực thể a) Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp:
NHANVIEN n Nhập KHOHANG dgnhap p ngaynhap
HANGHOA b) Hàng hoá thuộc danh mục hàng n 1
HANGHOA Thuộc DANHMUCHANG c) Nhân viên xuất hàng hoá từ kho cho khách hàng
3.1.3 Mô hình E-R mancc hotenncc diachincc fax dienthoaincc
NHACUNGCAP email tenhang makho q mahang Loaihang sopnk soluong ngaynhap n m n 1 tenkho KHOHANG Nhập HANGHOA Thuộc DANHMUCHANG n m slgnhap dgnhap hotennv dongia diachikho tenloaihang manv p ngaysinh diachinv
NHANVIEN dienthoai nv p sopxk ngayxuat
KHACHHANG diachikh makh Hình 10 Mô hình E-R hotenkh
Chuyển mô hình E-R sang mô hình dữ liệu quan hệ
3.2.1 Biểu diễn các thực thể
NHACUNGCAP (mancc, hotenncc, diachincc, dienthoaincc, email, fax)
KHACHHANG (makh, hotenkh, diachikh, dienthoaikh).
NHANVIEN (manv, hotennv, ngaysinhnv, diachinv, dienthoainv, )
HANGHOA (mahang, ten hang, soluong, dongia, loaihang)
3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
MUAHANG(sopnk, ngay nhap, slnhap, dgnhap).
BANHANG(sopxk, ngayxuat, slxuat, dgxuat).
3.2.4 Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 11 Mô hình dữ liệu quan hệ.
Thiết kế các bảng dữ liệu vật lý
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích manv char char
Mã nhân viên hotennv ngaysinh diachinv dienthoainv
Họ tên nhân viên datetime char
Ngày sinh của nhân viên Địa chỉ của nhân viên Điện thoại nhân viên
Kiểu dữ liệu char Độ rộng Chú thích
Họ tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại khách hàng
Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích char char char
Mã số nhà cung cấp
Họ tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp hotenncc diachincc
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích mahang tenhang quycach soluong dongia char char char float float char
Mã hàng hóa Tên hàng hóa Quy cách của hàng hoá
Số lƣợng hàng hoá Đơn giá hàng hóa Loại hàng hóa
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã kho makho char char char
10 20 50 tenkho Tên kho diachikho Địa chỉ kho
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã loại hàng loaihang char char
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã hàng mancc char char
10 10 10 10 10 8 manv mahang makho sopnk char char Mã kho char Số phiếu nhập kho
Ngày nhập ngaynhap slgnhap dgnhap datetime float 8 Số lƣợng nhập Đơn giá nhập float 8
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã hàng makh char char
10 10 10 10 10 8 manv mahang makho sopxk char char Mã kho char Số phiếu xuất kho
Ngày xuất ngayxuat slgxuat datetime float 8 Số lƣợng xuất
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
4.1 Thiết kế giao diện cập nhật dữ liệu
4.2 Thiết kế giao diện xử lý dữ liệu
4.3 Thiết kế giao diện chính