Thực trạng công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty tnhh thương mại thực phẩm và nước giải khát minh thư

ii LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan số liệu và kết quả báo cáo thực tập tốt nghiệp “thực trạng công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng” tại công ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nướ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Những vấn đề chung về bán hàng và phải thu khách hàng

1.1.1 Khái niệm về bán hàng và phải thu khách hàng

1.1.1.1 Kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng

- Doanh thu là toàn bộ tiền thu được trong quá trình mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, hoạt động khác của cá nhân hoặc tổ chức

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu nhận trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động kinh doanh và sản xuất Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của vốn chủ sở hữu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việc theo dõi doanh thu giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó tối ưu hóa các chiến lược phát triển bền vững.

Doanh thu của công ty bao gồm lợi nhuận thu được từ hoạt động cung cấp dịch vụ và bán hàng, cùng với doanh thu từ hoạt động tài chính và lợi nhuận hoạt động nội bộ Ngoài ra, doanh thu còn bao gồm các khoản doanh thu bất thường, góp phần tăng tổng thu nhập của doanh nghiệp Việc phân chia rõ ràng các nguồn doanh thu giúp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh và hỗ trợ đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp.

1.1.1.2 Kế toán phải thu khách hàng

- Các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá…

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, phải thu khách hàng

Ghi chép đầy đủ và kịp thời số lượng hàng hóa đã bán giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác doanh thu và luồng tiền Đồng thời, việc tính đúng giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cùng các khoản chi phí khác là cần thiết để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và minh bạch Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững.

- Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện, kế hoạch bán hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận

Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về hoạt động kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp là điều quan trọng để doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính chính xác và quản lý hiệu quả Trong đó, phải thu của khách hàng đóng vai trò là khoản phải thu quan trọng thể hiện số tiền doanh nghiệp còn được khách hàng thanh toán sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ Việc quản lý tốt khoản phải thu giúp nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

- Phản ánh được tính chính xác, kịp thời các khoản phải thu phát sinh trong kì kế toán

- Theo dõi, thường xuyên đối chiếu với khách hàng nợ có liên quan về các khoản nợ phải thu, để phát hiện các chênh lệch sử lí kịp thời

1.1.3 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán

Bán hàng theo hình thức trực tiếp là phương pháp bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại doanh nghiệp, trong đó quyền sở hữu sản phẩm được chuyển giao ngay lập tức từ người bán sang người mua Đây là hình thức mua bán phổ biến giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và nhận hàng ngay tại chỗ Việc bán hàng trực tiếp xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn giữa doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời thúc đẩy tốc độ chuyển đổi giao dịch Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bán hàng theo hình thức gửi bán chờ chấp nhận là phương thức chuyển hàng hóa cho người mua nhưng phải đợi sự xác nhận chấp thuận từ phía người mua Hình thức này giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong giao dịch, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên Người bán gửi hàng trước nhưng chưa có cam kết chắc chắn từ phía khách hàng, chờ đợi quyết định chấp nhận từ người mua Đây là một phương thức linh hoạt, phù hợp trong các trường hợp cần thỏa thuận kỹ lưỡng hoặc kiểm tra hàng hóa trước khi chính thức giao dịch.

Bán hàng qua các đại lý, ký gửi là hình thức bán hàng trong đó bên bán hàng xuất kho hàng hóa cho các đơn vị, cá nhân làm đại lý hoặc ký gửi Doanh số và doanh thu chỉ được ghi nhận khi đại lý tiêu thụ được hàng hóa đó Đồng thời, bên bán hàng phải trả hoa hồng cho trung gian đại lý hoặc ký gửi dựa trên doanh số bán thực tế.

- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

Kế toán bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

1.2.1 Kế toán bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

- Hạch toán chi tiết về từng nghiệp vụ bán hàng hóa, sản phẩm và xác định kết quả bán hàng vào mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp

Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng hóa trong kỳ là yếu tố quyết định, bao gồm các thông tin về giá trị, số lượng, giá bán và hàng bán Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác hoạt động kinh doanh, hỗ trợ trong việc ra quyết định và tối ưu hóa lợi nhuận Đảm bảo dữ liệu bán hàng chính xác và cập nhật thường xuyên là chìa khóa thúc đẩy quản lý tài chính hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính, cần tính toán và phản ánh đầy đủ tổng giá trị thanh toán của hàng hóa bán ra Điều này bao gồm doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn và từng khách hàng Việc này giúp phản ánh rõ ràng doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, đồng thời tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.

- Lập hóa đơn GTGT khi xuất bán hàng hóa

Việc tập hợp đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí bán hàng phát sinh thực tế và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa tiêu thụ là yếu tố quan trọng để xác định chính xác kết quả kinh doanh Quản lý chi phí bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp đánh giá đúng lợi nhuận từ hoạt động bán hàng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp Phân bổ chi phí bán hàng đúng phương pháp giúp đảm bảo độ chính xác trong báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.

- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh

- Phiếu thu, phiếu công nợ phải thu

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

- Sổ nhật kí bán hàng

- Sổ chi tiết bán hàng

Kế toán sử dụng tài khoản TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để phản ánh doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này giúp ghi nhận chính xác các khoản doanh thu phát sinh trong quá trình kinh doanh, đảm bảo theo dõi và quản lý doanh thu hiệu quả Việc sử dụng TK 511 là cần thiết để phản ánh đúng thu nhập của doanh nghiệp, phục vụ công tác lập báo cáo tài chính theo quy định.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Bảng 1-1: Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511

Các khoản thuế gián thu phải nộp

Các khoản giảm trừ doanh thu

Kết chuyển doanh thu thuần

Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của đơn vị thực hiện trong kì kế toán

TK 511 không có số dư cuối kì

Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 6 tài khoản cấp 2: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa

Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm

Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tài khoản 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá

Tài khoản 5117- Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

Tài khoản 5118- Doanh thu khác

1.2.1.5 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ chữ T TK 511

1.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình Theo dõi kiểm tra các khoản điều chỉnh giảm trừ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kế toán cần theo dõi chính xác chi tiết các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại cho từng khách hàng cũng như từng loại hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra Việc quản lý này giúp đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận doanh thu, tăng cường kiểm soát phần mềm kế toán và nâng cao hiệu quả kiểm tra, đối chiếu số liệu tài chính Đồng thời, việc theo dõi chi tiết các khoản này còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chính sách giảm giá, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao khả năng phân tích lợi nhuận từng mặt hàng.

Cuối kỳ, doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ doanh thu của phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần thực tế từ khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện trong kỳ báo cáo Quá trình này giúp chia tách doanh thu gộp và doanh thu thuần, đảm bảo phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc kết chuyển doanh thu sang tài khoản 511 là bước quan trọng trong hệ thống kế toán để tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh chính xác, phù hợp với nguyên tắc kế toán.

- Bảng thanh toán chiết khấu hàng hoá, sản phẩm Giấy đề nghị thanh toán

- Giấy đề nghị giảm giá hàng bán, hoá đơn liên 2

- Biên bản hàng kém chất lượng

- Giấy đề nghị trả lại hàng hoá

Kế toán sử dụng tài khoản sử dụng: TK 521 “các khoản giảm trừ doanh thu” để phản ảnh các khoản giảm trừ doanh thu

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 521 “các khoản giảm trừ doanh thu”

Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng

Số giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua

Doanh thu hàng bán bị trả lại là khoản tiền đã trả hoặc đã trừ vào các khoản phải thu từ khách hàng, liên quan đến hàng hóa hoặc sản phẩm đã bán nhưng được trả lại.

Vào cuối kỳ kế toán, cần kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Việc này nhằm xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo một cách chính xác.

Tài khoản 521 không có số dư cuối kì

Tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 5211- Chiết khấu thương mại

- Tài khoản 5212- Hàng bán bị trả lại

- Tài khoản 5213- Giám giá hàng bán

1.2.2.4 Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

Kế toán khoản phải thu khách hàng

Các khoản nợ phải thu từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ đang được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thanh toán đúng hạn Tình hình thu hồi các khoản nợ này phản ánh khả năng quản lý công nợ của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền cũng như hoạt động kinh doanh Quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu giúp nâng cao khả năng thanh khoản, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng cường sự tín nhiệm từ phía khách hàng Việc duy trì chính sách thu hồi nợ hợp lý góp phần cải thiện hiệu quả tài chính của doanh nghiệp trong dài hạn.

Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng khách hàng liên quan đến các hoạt động mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ Việc theo dõi chính xác và ghi chép cẩn thận theo ngày khách hàng thanh toán giúp đảm bảo quản lý nợ phải thu hiệu quả và minh bạch Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản thu, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả tài chính.

Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, nếu hàng hoá đã giao hoặc cung cấp không đúng theo thoả thuận, bên mua có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng hoá cho người bán.

Kế toán cần phân loại chính xác các khoản phải thu theo hạn, bao gồm khoản phải thu đúng hạn, khoản khó đòi và khoản không thu hồi được Việc này giúp lập sổ trích lập dự phòng rủi ro nhằm có biện pháp xử lý phù hợp, giảm thiểu tổn thất tài chính cho doanh nghiệp Chú trọng đến việc phân loại đúng hạn giúp quản lý công nợ hiệu quả hơn và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Khi thu hồi nợ phải thu khách hàng bên nợ TK 131, kế toán phải quy đổi số tiền sang đồng Việt Nam (VND) theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước từ khách hàng và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, bên nợ sẽ phản ánh khoản thu này theo giá trị đã quy đổi.

TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh với số tiền mà doanh nghiệp đã thu trước

Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng ghi Nợ Tài khoản 131, kế toán cần quy đổi sang đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá ghi sổ thực tế phù hợp với từng khách hàng Nếu doanh nghiệp đã nhận tiền trả trước từ khách hàng, khi đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu, bên có TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá thực tế để quy đổi Việc này giúp đảm bảo chính xác trong việc phản ánh giá trị nợ phải thu và doanh thu theo đúng tỷ giá thực tế của từng giao dịch.

Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong tài khoản này, phản ánh rõ ràng các khoản tiền sẽ thu sau khi thực hiện các giao dịch xuất khẩu.

- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán hàng hóa dịch vụ

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Bảng tổng hợp phải thu khách hàng

- Kế toán sử dụng tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu khách hàng” để phản ảnh các khoản nợ phải thu khách

- Tài khoản này có thể có số dư bên có

Số dư bên nợ của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” thể hiện số tiền còn lại doanh nghiệp chưa thu được từ khách hàng Tài khoản này phản ánh rõ ràng tình hình công nợ của doanh nghiệp đối với khách hàng, giúp quản lý công nợ hiệu quả và đảm bảo theo dõi chính xác các khoản phải thu Việc nắm bắt chính xác số dư bên nợ là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động tài chính minh bạch và tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp.

Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính Việc này giúp đảm bảo phản ánh chính xác giá trị các khoản phải thu và phù hợp với quy định kế toán Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính.

Số tiền khách hàng đã trả nợ

Số tiền đã ứng trước, trả trước của khách hàng

Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng

Doanh thu của số hàng hoá đã bán bị người mua trả lại

Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

1.3.5 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT MINH THƯ

Giới thiệu khái quát công ty TNHH THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT MINH THƯ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nước Giải Khát Minh Thư

Tình trạng hoạt động: đang hoạt động

Loại hình pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN

Ngày bắt đầu thành lập: 15/07/2016

Tên người đại diện theo pháp luật: Lý Thị Vân Điện thoại: 0931842523 Địa chỉ trụ sở chính: 70/19A đường 109, phường Phước Long B, Thành Phố Thủ Đức, TP.HCM

Quản lí bởi: Chi cục thuế Thành phố Thủ Đức

Công Ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nước Giải Khát Minh Thư được thành lập vào tháng 7 năm 2016 và có giấy phép đăng ký kinh doanh từ ngày 14/07/2008 tại Chi cục Thuế quận 9, TPHCM, với mã số thuế 0313916175 Ban đầu, công ty chỉ có 7 thành viên và nguồn vốn hạn chế, chưa có khách hàng, đồng thời phải đối mặt với nhiều khó khăn thử thách trong giai đoạn khởi nghiệp Sau hơn 6 năm xây dựng, nhờ sự nhạy bén, sáng tạo và quản lý chuyên nghiệp, Minh Thư đã phát triển vượt bậc trở thành đối thủ đáng gờm trong lĩnh vực thực phẩm và nước giải khát Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn thực phẩm và cung cấp nước giải khát cho các đại lý phân phối.

Công ty Minh Thư hoạt động dựa trên phương châm “Our Solution” nhằm cung cấp giải pháp tối ưu, dịch vụ chất lượng cao, sản phẩm đa dạng phù hợp với các nhu cầu khác nhau của khách hàng Với mục tiêu đảm bảo tiến độ giao hàng nhanh chóng, giá thành hợp lý, công ty cam kết đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh tối ưu.

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy tổ chức tại công ty

Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn thực phẩm và hàng tiêu dùng, bao gồm các sản phẩm như đường, sữa, các loại bánh, mứt, kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột Ngoài ra, công ty còn kinh doanh bán buôn đồ uống, đồ dùng gia đình, vải vóc, hàng may sẵn và giày dép Các hoạt động này đảm bảo nguồn cung đa dạng và phong phú cho thị trường bán buôn và phân phối trong nước.

Công ty có 3 quy trình chính là : v

2.1.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lí của công ty

2.1.2.3 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban

Giám đốc là người giữ chức vụ cao nhất và đại diện pháp lý của công ty, có trách nhiệm điều hành, quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh và nhân sự Họ là người ký kết các hợp đồng với đối tác và khách hàng, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi Ngoài ra, giám đốc còn đóng vai trò trong việc xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp để đảm bảo sự thành công và bền vững của công ty.

DOANH - SALES PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH

Nhập hàng Bán hàng Thu, chi tiền

Để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, việc xây dựng và thúc đẩy các chiến lược kinh doanh phù hợp là rất quan trọng Các chiến lược này giúp hướng doanh nghiệp đi đúng hướng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và kiểm soát chi phí một cách tối ưu Đồng thời, việc phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn là yếu tố then chốt để bảo vệ công ty khỏi những ảnh hưởng tiêu cực, đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng bền vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.

Phó giám đốc đóng vai trò là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty Họ chủ động triển khai và thực hiện nhiệm vụ theo phân công của giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu, chính sách quản lý và điều phối hoạt động của các phòng ban.

Phòng kinh doanh (Sales) là bộ phận then chốt chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh số bằng cách xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng Công việc của phòng kinh doanh bao gồm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu công ty ra thị trường, từ đó giúp tăng doanh thu và lợi nhuận Nhờ hoạt động hiệu quả của phòng sales, công ty có thể mở rộng mạng lưới đối tác, thu hút nhiều khách hàng hơn và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Phòng kế toán là bộ phận quan trọng của công ty, đảm nhiệm công việc liên quan đến tài chính như quy trình bán hàng, thu tiền, mua hàng và chi tiền Đây là nơi theo dõi và phản ánh nguồn vốn, làm việc với cơ quan thuế để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ thuế của công ty Phòng kế toán thực hiện hạch toán chính xác và đầy đủ các khoản thu chi nhằm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ quý và năm cho ban lãnh đạo Ngoài ra, phòng còn cập nhật các chính sách, quy định mới của nhà nước để các bộ phận có thể nắm bắt và thực hiện đúng quy trình pháp luật hiện hành.

Phòng hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên để thực hiện các chính sách khen thưởng, tăng lương và trả lương hợp lý Phòng cũng liên tục tìm kiếm và tuyển dụng những nhân sự phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty Ngoài ra, phòng hành chính - nhân sự thường xuyên báo cáo hoạt động nhân sự cho giám đốc, giúp quản lý hiệu quả hơn và là cầu nối giữa các phòng ban trong công ty.

2.1.3 Giới thiệu về bộ phận kế toán

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ QUỸ

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận

Kế toán trưởng có quyền toàn quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tại các phòng ban, đồng thời yêu cầu các phòng ban khác cung cấp dữ liệu và sổ sách để kiểm tra Sau khi các bộ phận như bán hàng, kế toán thuế, thủ quỹ hoàn thiện báo cáo hoặc hóa đơn, kế toán trưởng sẽ ký và đóng dấu, chịu trách nhiệm về tính chính xác và tuân thủ quy định của các số liệu, báo cáo Ngoài ra, kế toán trưởng có quyền từ chối lập hoặc ký các hóa đơn, chứng từ, tài liệu không phù hợp, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của các tài liệu kế toán.

Kế toán bán hàng đảm nhận việc kiểm tra hàng hóa đã bán ra và lập hóa đơn GTGT cho khách hàng Sau đó, thông tin bán hàng được nhập vào hệ thống Misa để theo dõi doanh thu Khi khách thanh toán, kế toán in phiếu thu dựa trên hóa đơn đã thanh toán; nếu chưa thu tiền, in chứng từ công nợ phải thu để quản lý nợ khách hàng Hàng quý, kế toán sẽ in bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ đã bán ra để đối chiếu với hóa đơn GTGT, đảm bảo tính chính xác của các chứng từ kế toán và thực hiện đóng chứng từ đúng quy trình.

Kế toán thuế sẽ lên hệ thống HTKK để lập báo cáo tài chính cho công ty Minh Thư theo Thông tư 133, đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất Sau đó, thực hiện khai thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân đúng thời hạn, nộp các loại thuế như thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân Ngoài ra, kế toán cần cập nhật và bổ sung báo cáo tài chính cũng như các báo cáo thuế của từng quý trong năm, đảm bảo hồ sơ luôn chính xác và đầy đủ theo quy định của cơ quan thuế.

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ, quản lý và kiểm tra tiền của công ty, đảm bảo tài chính luôn trong trạng thái chính xác và minh bạch Khi có hóa đơn hoặc văn bản xác thực của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ sẽ xuất phiếu thu hoặc chi tiền, đảm bảo các giao dịch được thực hiện đúng quy trình và ghi nhận đầy đủ đúng thời điểm.

2.1.3.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

- Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 26/08/2016

- Hình thức kế toán áp dụng: nhật kí chung

- Phần mềm kế toán áp dụng: phần mềm Misa

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ vận hành phần mềm Misa

In, báo cáo cuối quý

2.1.3.4 Chính sách, phương pháp kế toán

Công ty Minh Thư đã lựa chọn các chính sách và phương pháp kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình, dựa trên các chuẩn mực kế toán chung quy định tại Việt Nam Việc áp dụng chính xác các chính sách kế toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong báo cáo tài chính Các chính sách này luôn được cập nhật và điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật cũng như thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp Áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy phát triển bền vững của công ty.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm

- Đơn vị tiền tệ thống nhất: Việt Nam đồng (VNĐ)

- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho, xuất kho: nhập trước xuất trước(FIFO)

Chứng từ kế toán Sổ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Báo cáo tài chính

Thực trạng kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương mại thực phẩm và nước giải khát Minh Thư

Hàng bán chủ yếu là các vật tư hàng hóa thiết yếu như nước giải khát đóng chai, các sản phẩm làm từ sữa như bánh kẹo, sữa bột, mứt và ngũ cốc Các mặt hàng này phù hợp với nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của khách hàng, đảm bảo sự đa dạng và phong phú trong danh mục sản phẩm Với đặc điểm là các sản phẩm tiêu dùng nhanh, các mặt hàng này giúp cửa hàng thu hút nhiều khách hàng và tăng doanh thu hiệu quả.

Các phương thức bán hàng hiện nay chủ yếu bao gồm bán hàng trực tiếp, bán hàng theo hình thức gửi bán chờ chấp nhận, và bán hàng thông qua các đại lý, ký gửi Những hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng kênh phân phối, tăng khả năng tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa doanh thu Việc lựa chọn phương thức phù hợp sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh và sự mở rộng thị trường của doanh nghiệp.

Thị trường tiêu thụ của sản phẩm bao gồm các bếp ăn trong công ty và xí nghiệp có nhu cầu sử dụng nguồn cung cấp thiết yếu Ngoài ra, các đại lý kinh doanh nước giải khát và thực phẩm cũng là đối tượng khách hàng tiềm năng Các cửa hàng tạp hóa, khách sạn cũng đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng doanh số cho sản phẩm.

Công ty áp dụng các chính sách bán hàng hấp dẫn như giảm giá và chiết khấu dành riêng cho khách hàng thân thiết, cũng như chương trình hàng dùng thử dành cho khách hàng mới để thúc đẩy trải nghiệm và tăng doanh số Ngoài ra, chính sách đổi trả hàng hóa linh hoạt giúp khách hàng yên tâm hơn khi mua sắm, đồng thời khuyến khích mua số lượng lớn với ưu đãi tặng thêm Công ty cũng chú trọng đến dịch vụ vận chuyển, đảm bảo giao hàng nhanh chóng và thuận tiện cho khách hàng.

2.2.1.1 Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng

Nhu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp

Báo giá Đơn đặt hàng

Nhập liệu vào N phần mềm Misa

Sổ chi tiết bán hàng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh (Sales) sẽ xác nhận yêu cầu, xử lý đơn hàng và báo giá cho khách hàng Sau khi khách hàng đồng ý, phòng Sales sẽ lập đơn đặt hàng và chuyển tới phòng kế toán để phát hành hóa đơn GTGT Kế toán giữ bản chính của hóa đơn GTGT liên 1, sau đó nhập dữ liệu lên phần mềm Misa bán hàng và các sổ sách liên quan Hóa đơn GTGT sau đó được chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng và giao cho khách hàng Khi khách hàng nhận hóa đơn GTGT liên 2, họ sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng Trong trường hợp thanh toán, sẽ lập phiếu thu, còn nếu chưa thanh toán thì lập phiếu công nợ phải thu, đảm bảo quản lý chặt chẽ quy trình mua bán và kế toán.

- Phiếu thu, phiếu công nợ phải thu

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

- Sổ nhật kí bán hàng

- Sổ chi tiết bán hàng

Kế toán sử dụng tài khoản TK 511 - "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để phản ánh chính xác doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ Đây là tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách rõ ràng và minh bạch Việc ghi nhận doanh thu trên TK 511 đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.

Tài khoản cấp 2 của tài khoàn 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” là: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa

Tài khoản 5112- Doanh thu bán thành phẩm

Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tài khoản 5118- Doanh thu khác

Dưới đây là đoạn tóm tắt phù hợp với quy tắc SEO, dựa trên nội dung của bạn:Theo Hợp đồng GTGT số 00000001 ngày 10/01/2022, Công ty Minh Thư đã bán cho Công ty Nguyên Việt túi quà tết với đơn giá chưa thuế là 11.825.000 đồng và thuế GTGT 10%, được thanh toán bằng tiền mặt Giao dịch này được định khoản như sau.

Theo Hợp đồng giá trị gia tăng số 00000008 ngày 10/02/2022 (phụ lục số 2), công ty Minh Thư đã bán 50 thùng yến đỏ khay cho công ty Hồng Phát với đơn giá chưa gồm thuế là 149.272 đồng, và thuế GTGT 10% được thu bằng tiền mặt Doanh thu và thuế GTGT phải được ghi nhận đúng theo quy định kế toán và thuế hiện hành để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giao dịch.

Ví dụ 3 dựa trên Hợp đồng GTGT số 00000012 ngày 09/03/2022 (phụ lục số 3), công ty Minh Thư đã bán cho công ty Việt Thắng yến đỏ khay với giá chưa thuế là 6.534.528 đồng, áp dụng thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt Định khoản kế toán phù hợp là ghi nhận doanh thu và thuế GTGT theo quy định.

Dựa trên Hợp đồng GTGT số 00000013 ngày 15/03/2022 (phụ lục số 4), công ty Minh Thư đã bán cho công ty Việt Thắng 45 thùng trà hương bí đao FPI (lon 330ml) với đơn giá chưa thuế là 87.880 đồng, cùng với 29 thùng nước yến nha đam A-DEW 450ml có đơn giá chưa thuế là 140.300 đồng Thuế GTGT 8% được tính theo phương thức thu tiền mặt Việc định khoản chi tiết đảm bảo quá trình ghi nhận doanh thu và thuế đúng quy định kế toán.

Cộng chuyển sang trang sau 130,391,912

Thu tiền bán hàng CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG PHÁT theo hóa đơn 00000008

Thu tiền bán hàng CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÂY NAM- KHÁCH SẠN TÂN SƠN NHẤT theo hóa đơn 00000007

Thu tiền bán hàng CÔNG TY

CỔ PHẦN NGUYÊN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ( TÊN CŨ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH

Bán hàng TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG - CTCP theo hóa đơn 00000005

Thu tiền bán hàng TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG - CTCP theo hóa đơn 00000003

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT theo hóa đơn

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT theo hóa đơn 00000001

07/01/2022 07/01/2022 BH114/12 Bán hàng TRUNG ĐOÀN 263 theo hóa đơn 0000011 43,909,091

- Số phát sinh trong kỳ

Ngày Số hiệu Trang số

(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số hiệu TK đối ứng

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT MINH

70/19A đường 109, Phường Phước Long B, Quận 9, TP Hồ Chí Minh

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

- Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 02

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

- Cộng lũy kế từ đầu năm

Thu tiền bán hàng CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ H.A.G VIỆT NAM theo hóa đơn 00000012

Số trang trước chuyển sang

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT MINH 70/19A đường 109, Phường Phước Long B, Quận 9, TP Hồ Chí Minh

Số hiệu TK đối ứng

Số hóa đơn Diễn giải Tổng doanh thu

Doanh thu thuần Tên khách hàng

07/ 01/ 2022 07/ 01/ 2022 BH114/ 12 07/ 01/ 2022 0000011 Bán hàng TRUNG ĐOÀN 263 theo hóa đơn 0000011 43,909,091 43,909,091 0 0 0 0 0 0 43,909,091 TRUNG ĐOÀN 263 07/ 01/ 2022 07/ 01/ 2022 PT00787 07/ 01/ 2022 0000012

6,534,528 6,534,528 0 0 0 0 0 0 6,534,528 TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT

TY VIỆT THẮNG - CTCP theo hóa đơn 00000005

Thu tiền bán hàng CÔNG

TY CỔ PHẦN NGUYÊN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ( TÊN CŨ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ) theo hóa đơn

CÔNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ( TÊN CŨ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN )

Thu tiền bán hàng CHI NHÁNH CÔNG

TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÂY NAM-KHÁCH SẠN TÂN SƠN NHẤT theo hóa đơn 00000007

CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÂY NAM-KHÁCH SẠN TÂN SƠN NHẤT

Thu tiền bán hàng CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG PHÁT theo hóa đơn

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG PHÁT

Bán hàng TỔNG CÔNG TY VIỆT

THẮNG - CTCP theo hóa đơn 00000009

Thu tiền bán hàng CÔNG TY TNHH

QUỐC TẾ H.A.G VIỆT NAM theo hóa đơn 00000012

6,601,850 6,601,850 0 0 0 0 0 0 6,601,850 CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ

Thu tiền bán hàng TỔNG CÔNG

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ

Trong quá trình số hóa đơn, các thông tin quan trọng bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, mã hàng và tên hàng, cùng với đơn vị tính (ĐVT), tổng số lượng bán, đơn giá, doanh số bán hàng và mức chiết khấu áp dụng Việc này giúp quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong theo dõi doanh thu Số hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng và hàng hóa.

Tổng số lượng trả lại

07/ 01/ 2022 07/ 01/ 2022 BH114/ 12 07/ 01/ 2022 0000011 Bán hàng TRUNG ĐOÀN

263 theo hóa đơn 0000011 nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) Đoàn263 TRUNG ĐOÀN 263 lemos24h nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) Thùng 390.00 112,587.41 43,909,091 0 0.00 0 0

Yến đỏ khay VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP Q1 Yến đỏ khay 30*240ml khay 44.00 148,512.00 6,534,528 0 0.00 0 0

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT theo hóa đơn 00000001 nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) NGUYENVIET

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT lemos24h nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) Thùng 105.00 112,619.05 11,825,000 0 0.00 0 0

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT theo hóa đơn 00000002 nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) NGUYENVIET

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGUYÊN VIỆT lemos24h nước yến nha đam lemos24h ( chai 500ml ) Thùng 154.00 112,597.40 17,340,000 0 0.00 0 0

Nước đào thạch dừa A- Dew VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP DEWĐ Nước đào thạch dừa A- Dew chai 450ml Thùng 32.00 140,300.00 4,489,600 0 0.00 0 0

TY CỔ PHẦN NGUYÊN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH

AN ( TÊN CŨ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ) theo hóa đơn 00000004

Yến đỏ khay BÌNH AN

CÔNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN ( TÊN CŨ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ LIỆU DỆT MAY BÌNH AN )

Q1 Yến đỏ khay 30*240ml khay 22.00 149,272.00 3,283,984 0 0.00 0 0

Thu tiền bán hàng CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÂY NAM-KHÁCH SẠN TÂN SƠN NHẤT theo hóa đơn 00000007

Nước nha đam Lemos 24h( chai 500ml0 TÂY NAM

CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÂY NAM- KHÁCH SẠN TÂN SƠN NHẤT

NHADAM Nước nha đam Thùng 63.00 144,545.00 9,106,335 0 0.00 0 0

TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG PHÁT theo hóa đơn 00000008

Yến đỏ khay HỒNG PHÁT

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG PHÁT

Q1 Yến đỏ khay 30*240ml khay 50.00 149,272.00 7,463,600 0 0.00 0 0

SĐN Lon Tribeco 240ml x 30 VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP 210000970SĐN Lon Tribeco 240ml x 30 khay 72.00 160,363.00 11,546,136 0 0.00 0 0

Yến đỏ khay l VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

TY TNHH QUỐC TẾ H.A.G VIỆT NAM theo hóa đơn 00000012

Cream đặc CĐ Daily Vàng 380g x 48 lon H.A.G VIỆT NAM CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ

H.A.G VIỆT NAM CREAM VANG Cream đặc CĐ Daily Vàng 380g Thùng 10.00 660,185.00 6,601,850 0 0.00 0 0

TRÀ HƯƠNG BÍ ĐAO FPI100 (Lon 330ml) VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP TRA TRÀ HƯƠNG BÍ ĐAO FPI100 (Lon 330ml) Thùng 45.00 87,880.00 3,954,600 0 0.00 0 0

Nước yến nha đam A - Dew chai 450ml VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP DEWNĐ Nước yến nha đam A - Dew chai 450ml Thùng 29.00 140,300.00 4,068,700 0 0.00 0 0

TRÀ HƯƠNG BÍ ĐAO FPI100 (Lon 330ml) VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

- CTCP TRA TRÀ HƯƠNG BÍ ĐAO FPI100 (Lon 330ml) Thùng 102.00 87,880.00 8,963,760 0 0.00 0 0

29/ 03/ 2022 29/ 03/ 2022 PT00798 29/ 03/ 2022 00000014 Thu tiền bán hàng TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG - CTCP theo hóa đơn 00000014 SĐN Lon Tribeco 240ml x 30 VIET THANG TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

2.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng

2.2.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ phải thu khách hàng

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng phải thu khách hàng

KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

N Nhập liệu vào phần mềm

Sổ chi tiết phải thu KH

Thủ kho có trách nhiệm giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế toán, đảm bảo việc giao nhận đúng quy trình Khi nhận hóa đơn, kế toán phải ký xác nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” để đảm bảo tính hồ sơ và kiểm soát chặt chẽ Hóa đơn sau khi nhận được lưu giữ cẩn thận tại kho để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho công tác kiểm tra sau này.

Kế toán dựa trên hóa đơn GTGT của hàng bán do phòng kinh doanh lập, sau đó kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên phần mềm kế toán Misa để đảm bảo tính chính xác Trong trường hợp phát sinh chênh lệch, kế toán sẽ phản hồi lại cho phòng kinh doanh để xử lý sai sót và theo dõi các khoản phải thu khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.

Kế toán dựa trên giấy báo Có và Phiếu thu để đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ, nhằm cập nhật số liệu chính xác Sau đó, kế toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan vào sổ sách đúng quy trình kế toán.

- Phiếu công nợ phải thu

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)

- Bảng tổng hợp phải thu khách hàng

- Kế toán sử dụng tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu khách hàng” để phản ảnh các khoản nợ phải thu khách

Ví dụ 1 minh họa việc xác định nghĩa vụ thuế GTGT dựa trên Hợp đồng GTGT số 00000005 ngày 26/01/2022 Theo đó, công ty Minh Thư đã bán 32 thùng nước đào thạch dừa A-DEW với đơn giá chưa thuế là 140.300 đồng, cùng 102 thùng yến đỏ với đơn giá chưa thuế là 153.845 đồng; thuế GTGT 10% được tính cho cả mặt hàng Hiện tại, công ty Việt Thắng chưa thanh toán số tiền này Định khoản ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phù hợp sẽ thể hiện trách nhiệm của công ty đối với khoản thuế phát sinh.

NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Nhận xét

Nhờ thực hiện tốt chính sách bán hàng, công ty đã xây dựng được lượng khách hàng lớn và đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hóa tồn kho Điều này giúp giảm thiểu tình trạng tồn đọng hàng cũ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và duy trì sự phát triển bền vững của công ty.

Công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 để hỗ trợ kế toán theo dõi và kiểm tra chi tiết các khoản chi phí phát sinh một cách rõ ràng, minh bạch và dễ dàng hơn Việc này giúp quản lý tài chính hiệu quả, nâng cao tính chính xác trong công tác kế toán và đảm bảo nội dung các khoản chi phí luôn rõ ràng, logic Sử dụng tài khoản cấp 2 còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi tiêu hàng ngày, từ đó tăng cường khả năng phân tích và ra quyết định chính xác hơn trong hoạt động tài chính.

Trong kỳ, nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và thu tiền được kế toán ghi nhận một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, đảm bảo tính chính xác của số liệu tài chính.

Việc kiểm soát và thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng chậm trễ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty Khách hàng trả chậm, trì hoãn thanh toán đã làm công ty bị chiếm dụng vốn, gây khó khăn trong việc xoay vòng vốn hiệu quả Điều này dẫn đến tình trạng dòng tiền bị gián đoạn và giảm khả năng duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Lợi nhuận của công ty bị ảnh hưởng đáng kể do chênh lệch giá hàng hóa nhập vào và giá bán lại cho các đại lý, cửa hàng, công ty khác không lớn Điều này khiến biên lợi nhuận bị thu hẹp và giảm khả năng mở rộng hoạt động kinh doanh Việc kiểm soát chặt chẽ về giá cả đầu vào và đầu ra là yếu tố quan trọng để nâng cao lợi nhuận và duy trì sức cạnh tranh của công ty trên thị trường.

- Nhân viên của các phòng ban chưa có sự liên kết chặt chẽ với nhau trong công việc

Hiện tại, công ty chưa đầu tư vào hoạt động website hoặc xuất hiện trên các nền tảng mạng xã hội như Google, Facebook, YouTube, TikTok, dẫn đến thương hiệu chưa được nhiều khách hàng biết đến Việc thiếu hiện diện trực tuyến này ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng và giảm khả năng nâng cao nhận thức về thương hiệu trên thị trường Để tăng cường nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng website chuyên nghiệp và mở rộng sự có mặt trên các nền tảng mạng xã hội hàng đầu.

Vị trí các kế toán trong các phòng ban của công ty chưa được sắp xếp hợp lý, dẫn đến khó khăn trong quá trình làm việc Ví dụ, thủ quỹ lại ngồi dưới kho, gây cản trở trong việc trao đổi chứng từ và làm giảm hiệu quả công việc Việc bố trí vị trí phù hợp cho các nhân sự kế toán rất quan trọng để tăng cường tính thuận tiện và tiết kiệm thời gian Chính sách sắp xếp hợp lý vị trí các kế toán sẽ giúp tối ưu hoá quy trình làm việc và nâng cao năng suất của toàn bộ bộ phận tài chính.

Các chứng từ kế toán và chứng từ ngân hàng của công ty vẫn được lập thủ công bằng cách nhập dữ liệu vào Excel rồi in ra giấy, sau đó đóng thành từng quyển Phương pháp này dễ gây thất lạc chứng từ và làm khó việc tra cứu, gây mất nhiều thời gian và công sức cho nhân viên.

Kiến nghị

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nước Giải Khát Minh Thư, em muốn gửi đến những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động của công ty Đề xuất bao gồm việc cải thiện quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa dịch vụ khách hàng để thúc đẩy doanh số và tăng sức cạnh tranh trên thị trường Đồng thời, em cũng đề xuất áp dụng các chiến lược tiếp thị số để mở rộng thị trường mục tiêu và tăng nhận diện thương hiệu Những đề xuất này nhằm góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong ngành thực phẩm và nước giải khát.

Doanh nghiệp cần lập dự phòng cho các khoản nợ khách hàng khó đòi để đảm bảo an toàn tài chính Ngoài ra, việc áp dụng chính sách khuyến khích, giảm giá hoặc ưu đãi thanh toán giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng các khoản nợ, nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ cho doanh nghiệp.

502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared

Công ty cần bố trí lại vị trí chỗ ngồi cho các kế toán để họ làm việc gần nhau hơn, giúp quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn Việc sắp xếp này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho các bước kiểm tra, xử lý chứng từ Đồng thời, việc bố trí chỗ ngồi hợp lý giúp tránh nhầm lẫn, giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc của đội ngũ kế toán.

36 được việc mất giấy tờ hay sổ sách quan trọng, thuận tiện cho tìm kiếm kiểm tra, quan sát

Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, các công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ theo dõi ghi chép, sao lưu dữ liệu và thực hiện công tác hạch toán một cách chính xác và tiện lợi Việc thường xuyên cập nhật và nâng cấp phiên bản phần mềm kế toán là cần thiết, do hệ thống chế độ kế toán liên tục có những thay đổi nhằm phù hợp với quy định mới của pháp luật Bên cạnh đó, việc đầu tư các tủ đựng sổ sách và chứng từ giúp sắp xếp tài liệu theo thứ tự, đảm bảo tính tổ chức và dễ tra cứu khi cần thiết.

Bài học kinh nghiệm 36 NHẬT KÍ THỰC TẬP KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty, em đã tích luỹ được nhiều bài học quý giá về kiến thức và kỹ năng xử lý tình huống Thông qua trải nghiệm này, em không chỉ nâng cao khả năng chuyên môn mà còn hoàn thiện phong cách và tác phong sống chuyên nghiệp Những trải nghiệm thực tế tại công ty đã giúp em trưởng thành hơn trong công việc cũng như trong cách giao tiếp và ứng xử hàng ngày.

Trong quá trình thực tập, em đã nâng cao kiến thức thực tế bằng cách cải thiện kỹ năng thao tác và tiếp cận phần mềm kế toán, đảm bảo định khoản chính xác và xử lý các báo cáo hàng quý theo yêu cầu Em còn kiểm tra, kiểm soát chi phí phát sinh trong các nghiệp vụ thanh toán của các phòng ban một cách hợp lý, lập biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng với nhà cung cấp, theo dõi các biên bản chiết khấu thanh toán thương mại, đồng thời kiểm tra hồ sơ thanh toán đầy đủ và chính xác, bao gồm hợp đồng kinh tế và hóa đơn.

Học hỏi và phát triển các kỹ năng mềm là chìa khóa để nâng cao năng lực cá nhân và mở rộng cơ hội nghề nghiệp Việc chủ động trong học tập giúp bạn dễ dàng thích nghi với môi trường mới và xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt Các kỹ năng mới như quản lý thời gian hiệu quả, tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm và thuyết trình trước đám đông góp phần nâng cao hiệu quả công việc và nâng cao khả năng giao tiếp Những bài học kinh nghiệm này giúp bạn tự tin hơn trong công việc và phát triển bản thân toàn diện hơn trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Bài học quan trọng về sự chủ động giúp nâng cao tự tin trong công việc và cuộc sống Việc chủ động chào hỏi, làm quen, và rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông giúp xây dựng sự tự tin và thể hiện bản thân hiệu quả hơn Đồng thời, đề xuất các câu hỏi vướng mắc trong công việc thể hiện tinh thần chủ động, cầu tiến, từ đó khắc phục những hạn chế và khuyết điểm của bản thân để ngày càng phát triển hơn.

Bài học về tác phong và thái độ quan trọng trong công việc bao gồm việc biết cách ăn mặc chỉnh tề, lịch sự và cư xử chín chắn Việc loại bỏ những thói quen không tốt trong ăn mặc giúp tạo ấn tượng tích cực và gây thiện cảm đối với người khác Mặc đồ phù hợp, gọn gàng, đúng tác phong là yếu tố cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp Ngoài ra, đi làm đúng giờ cũng là biểu hiện của thái độ nghiêm túc và trách nhiệm đối với công việc.

Việc thực hiện công việc một cách tỉ mỉ, cẩn thận và có khả năng phán đoán tình huống giúp tôi nâng cao tinh thần trách nhiệm và đảm bảo đúng đạo đức nghề nghiệp, phù hợp với pháp luật nhà nước Điều này không chỉ giảm thiểu lỗi sai trong quá trình nhập số liệu mà còn góp phần nâng cao chất lượng công việc.

- Có thêm được nhiều mối quan hệ đồng nghiệp trong lĩnh vực vực giúp ích rất nhiều cho công việc kế toán sau này

Trong thời đại công nghệ 4.0, cạnh tranh khốc liệt về khách hàng đang diễn ra giữa các công ty trong ngành thực phẩm và nước giải khát Công ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nước Giải Khát Minh Thư cùng các đối thủ cạnh tranh trên thị trường phải đối mặt với thách thức thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả Để duy trì vị thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cần tập trung vào chiến lược marketing sáng tạo và cải tiến sản phẩm phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện đại.

Công ty có lợi thế cạnh tranh nhờ vào nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong ngành, cùng với khả năng quản lý, chỉ đạo, nhạy bén và hiểu rõ thị trường cùng nhu cầu khách hàng Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, có tinh thần làm việc hết mình đã giúp công ty thu hút và giữ chân lượng lớn khách hàng trung thành Công tác bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Ngoài ra, hoạt động bán hàng và thu tiền còn phản ánh trung thực hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính, từ đó giúp xác định chiến lược phù hợp cho các quý và năm tới.

Bài viết nêu rõ những ưu điểm và hạn chế trong cách tổ chức kế toán bán hàng của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó tích lũy nhiều kiến thức thực tiễn quan trọng Việc cọ sát với môi trường thực tế giúp tôi nâng cao kỹ năng và chuẩn bị tốt hơn cho các công việc trong tương lai Đây chính là bước đệm quý giá để tôi phát triển bản thân và mở rộng cơ hội nghề nghiệp sau này.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn, cũng như toàn bộ thầy cô thuộc khoa Tài chính-Thương mại đã hỗ trợ em trong quá trình thực hiện báo cáo Tôi cũng gửi lời cảm ơn đến công ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm Và Nước Giải Khát Minh Thư cùng chị kế toán trưởng Vũ Thị Thắm đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi và hiệu quả.

Tiêu đề	Thực trạng công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương Mại Thực Phẩm và Nước Giải Khát Minh Thư
Tác giả	Lê Uyển Chi
Người hướng dẫn	Ths. Trịnh Ngọc Anh
Trường học	Trường Đại Học Công Nghệ TP. HCM
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	3,2 MB