HỒ CHÍ MINH KHOA TÀI CHÍNH – THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN L
Mục đích nghiên cứu
Đây là cơ hội tuyệt vời để áp dụng kiến thức đã học tại giảng đường vào thực tế công tác kế toán bán hàng và công nợ khách hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát Việc thực hành này giúp tôi hiểu rõ quy trình lập và quản lý chứng từ kế toán, đồng thời nâng cao kỹ năng theo dõi và kiểm soát công tác thu khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.╗
Đây là bước đầu giúp tôi tiếp xúc với thực tế công việc của một kế toán viên, từ đó tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu và đương đầu với những thử thách Kinh nghiệm này sẽ trở thành hành trang quan trọng để tôi thực hiện tốt công việc của mình sau khi ra trường, góp phần phát triển sự nghiệp và nâng cao năng lực chuyên môn trong lĩnh vực kế toán.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát và phỏng vấn giúp nắm bắt tình hình hoạt động thực tế tại công ty, từ đó cung cấp cái nhìn khách quan và chính xác về công việc Đây là những công cụ hiệu quả để thu thập số liệu phù hợp, hỗ trợ cho việc phân tích và đưa ra các đề xuất chính xác nhằm cải thiện hiệu suất doanh nghiệp.
- Phương pháp điều tra, thu thập số liệu: là ghi chép các số liệu trên cơ sở sổ sách tại công ty
- Phương pháp thống kê: thống kê những thông tin, số liệu thu thập được phục vụ cho việc lập các bảng phân tích
Phương pháp hạch toán kế toán là phương pháp sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đây là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì chính xác các số liệu kế toán, đảm bảo việc ghi chép và phản ánh các hoạt động kinh doanh một cách hợp lý, minh bạch Áp dụng đúng phương pháp hạch toán kế toán giúp tăng cường khả năng kiểm soát tài chính, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán.
Giới thiệu kết cấu của đề tài
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng và phải thu khách hàng
- Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát
- Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là lợi ích kinh tế thu được giúp làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, trừ đi phần vốn góp thêm của các cổ đông Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch khi có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế Việc xác định doanh thu dựa trên giá trị hợp lý của các khoản phải nhận, không phân biệt đã thu tiền hay còn dự kiến thu trong tương lai.
Doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba như thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường cần nộp Bên cạnh đó, các khoản tiền người bán hàng đại lý thu hộ từ chủ hàng do bán hàng đại lý hoặc các khoản phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán không thuộc phạm vi doanh thu của doanh nghiệp.
- Chỉ ghi nhận doanh thu trong kì kế toán khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu cần được theo dõi riêng biệt theo từng loại hình, như doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ Trong mỗi loại doanh thu, cần phải chi tiết hóa các khoản thu nhập nếu có sự phân chia rõ ràng, giúp quản lý tài chính chính xác và minh bạch hơn Việc phân chia doanh thu theo từng loại còn hỗ trợ tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán.
Về nguyên tắc cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp phải xác định kết quả kinh doanh dựa trên toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán Toàn bộ doanh thu này được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh để phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động Ngoài ra, các tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ, đảm bảo tính chính xác trong việc tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh cuối kỳ.
- Doanh thu và chi phí liên quan cùng 1 dịch vụ phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính
1.1.3 Các phương thức bán hàng
- Phương thức bán hàng nội địa
- Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ; đơn đặt hàng của khách hàng
- Hóa đơn bán hàng; hóa đơn GTGT; các chứng từ thanh toán: giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu,
- Chứng từ hoàn thành cung cấp dịch vụ, biên bản thanh lý hợp đồng
- Giấy báo có, phiếu thu
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
Bên Nợ TK 511 Bên Có
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT,
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
1.1.6 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 1 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản điều chỉnh nhằm giảm doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, giúp phản ánh chính xác hơn kết quả hoạt động kinh doanh Tùy theo chế độ kế toán áp dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp giảm trừ doanh thu khác nhau như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại Việc áp dụng các khoản giảm trừ này không chỉ đảm bảo tính hợp lý của báo cáo tài chính mà còn nâng cao độ chính xác trong việc phản ánh doanh thu thực tế của doanh nghiệp.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng mua bán hoặc cam kết khi giao dịch Đây là chính sách khuyến mại giúp thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa lớn, đồng thời mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng Việc áp dụng chiết khấu thương mại cần tuân thủ các điều khoản đã được thỏa thuận để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ do doanh nghiệp chấp thuận đặc biệt trên giá đã thỏa thuận trên hóa đơn, nhằm phản ánh các lý do như bán hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn trong hợp đồng Đây là phương thức điều chỉnh giá bán nhằm đảm bảo quyền lợi và xác minh các vi phạm về sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp Hiểu rõ về giảm giá hàng bán giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu và lợi nhuận chính xác hơn trong hoạt động kinh doanh.
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được doanh nghiệp xác nhận tiêu thụ thành công nhưng khách hàng trả lại do các nguyên nhân như vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém chất lượng hoặc không đúng chuẩn loại, quy cách Việc xử lý hàng trả lại giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Hiểu rõ các nguyên nhân trả lại giúp cải thiện quy trình sản xuất và giảm thiểu tình trạng hàng hóa bị trả lại trong tương lai.
- Đối với khoản chiết khấu thương mại thì bên bán hàng thực hiện kế toán chiết khấu thương mại theo nguyên tắc:
Trong trường hợp hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thể hiện khoản chiết khấu thương mại cho người mua dưới dạng giảm trừ vào số tiền thanh toán, bên bán không được phép sử dụng tài khoản này Đây là quy định quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình lập hóa đơn và kế toán Việc thể hiện chiết khấu thương mại đúng cách giúp thể hiện rõ ràng giá trị thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán.
Kế toán cần theo dõi riêng khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp chi trả cho người mua, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác trong hệ thống kế toán Khoản chiết khấu này chưa được ghi nhận là giảm trừ vào số tiền phải thanh toán trên hóa đơn, do đó việc theo dõi riêng giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ thương mại Việc quản lý chính xác khoản chiết khấu thương mại là yếu tố quan trọng để phản ánh đúng doanh thu và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với khoản giảm giá hàng bán thì bên bán hàng thực hiện kế toán giảm giá hàng bán theo nguyên tắc:
Trong trường hợp hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thể hiện giảm giá hàng bán cho người mua, đây là khoản giảm trừ vào số tiền phải thanh toán, do đó bên bán không được phép sử dụng tài khoản này để phản ánh giảm giá.
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ liên quan đến việc chấp nhận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn do hàng không đạt chất lượng hoặc mất phẩm chất, đảm bảo ghi nhận chính xác các chi phí giảm trừ phù hợp với quy định kế toán.
Tài khoản ghi nhận hàng bán bị trả lại thể hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém chất lượng hoặc mất phẩm chất.
Kế toán cần theo dõi chi tiết các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại đối với từng khách hàng và từng loại hàng bán Cuối kỳ, toàn bộ các khoản này được chuyển vào tài khoản 511 để xác định chính xác doanh thu thuần từ khối lượng sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ thực hiện trong kỳ báo cáo.
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn chiết khấu, các văn bản chính sách chiết khấu thương mại của công ty; các biên bản trả lại hàng hóa
- Các văn bản thỏa thuận giảm giá hàng bán giữa hai bên
TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại
TK 5213:Giảm giá hàng bán
Bên Nợ TK 521 Bên Có
- Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng;
- Số giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng;
- Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản thu khách hàng về số sản phẩm đã bán
Vào cuối kỳ kế toán, cần kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 nhằm xác định chính xác doanh thu thuần của kỳ báo cáo Việc này giúp phản ánh đúng doanh thu thực tế, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ các nguyên tắc kế toán Kết chuyển các khoản giảm trừ này là bước quan trọng để tính toán doanh thu thuần sau các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng bán trả lại.
1.2.6 Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Sơ đồ 2 Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán phải thu khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng là tài sản của công ty phản ánh số tiền khách hàng hoặc đối tác chưa thanh toán sau các giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ Chúng được kế toán ghi nhận rõ ràng trên sổ chi tiết và bảng cân đối kế toán, bao gồm cả những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán và các khoản nợ công ty chưa đòi được Quản lý tốt các khoản phải thu khách hàng giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và tăng cường khả năng thanh toán trong tương lai.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014, các khoản phải thu của khách hàng được ghi nhận theo quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp Đây là hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định cách phản ánh chính xác các khoản phải thu trên báo cáo tài chính Việc ghi nhận đúng các khoản phải thu đảm bảo minh bạch và trung thực trong công tác kế toán, đồng thời phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng nội dung phải thu, giúp theo dõi chính xác các kỳ hạn thu hồi và ghi nhận đầy đủ các lần thanh toán để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán hàng hóa dịch vụ
- Sổ kế toán chi tiết TK 131
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
1.3.6 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
Sơ đồ 3 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN LỘC PHÁT
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát 11
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN LỘC PHÁT
Người đại diện pháp luật: Ông Đặng Trần Phi Điện thoại: 0838 127 074
Ngày cấp:18/12/2014 Địa chỉ: 209 Hoàng Văn Thụ, phường 8, quận Phú Nhuận, TP HCM
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Công ty hoạt động với ngành nghề kinh doanh là: Thương mại Chuyên bán buôn các loại phụ gia hóa chất cho ngành nhựa và cao su.
- Mục tiêu lâu dài và sự phát triển của nền kinh tế chung cũng như của Công ty góp phần tạo ra việc làm cho người lao động
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 4 Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý công ty Công ty CP đầu tư TM&DV Vạn Lộc Phát
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
- Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời cũng là người đi tìm khách hàng về cho công ty
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Phòng kinh doanh đóng vai trò chính trong việc trao đổi hàng hóa, thực hiện hoạt động mua bán và phát triển hoạt động kinh doanh Đây còn là nơi tiếp xúc trực tiếp với các đối tác để ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
2.1.2 Giới thiệu về bộ máy kế toán
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp tổ chức, quản lí và điều hành bộ máy kế toán
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tham mưu các hoạt động tài chính cho giám đốc, trực tiếp lãnh đạo nhân viên kế toán trong công ty Họ kiểm tra công tác thu nhập, xử lý chứng từ, đồng thời kiểm soát và phân tích tình hình vốn của đơn vị để đảm bảo hoạt động tài chính chính xác và hiệu quả Cuối tháng, kế toán trưởng thực hiện kiểm tra báo cáo quyết toán do kế toán tổng hợp để báo cáo cho lãnh đạo, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính công ty.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra số liệu của các kế toán viên, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu Họ Tổng hợp số liệu báo cáo quyết toán theo quý để cung cấp thông tin kế toán chính xác cho quản lý Đồng thời, kế toán tổng hợp cũng tập hợp chi phí để xác định doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược tài chính.
Ngày 13 tháng 7, công tác hạch toán lãi lỗ và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính Kế toán tổng hợp cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính công Việc thực hiện đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình tài chính và lập các báo cáo tài chính minh bạch Các hoạt động này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Thủ kho – Thủ quỹ đảm nhận việc quản lý kho và xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho, đảm bảo quá trình kiểm soát tồn kho chính xác Đồng thời, họ còn chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện thu chi tiền theo phiếu Thu - Chi, nhằm duy trì sự cân đối và chính xác trong hoạt động tài chính hàng ngày.
2.1.2.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
- Hình thức kế toán: Ghi vào sổ Nhật ký chung
- Phương pháp Khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ
- Thời điểm quyết toán: Theo năm
- Phần mềm kế toán: Chỉ sử dụng Excel để sử lý số liệu
Sơ đồ 6 Hình thức sổ kế toán tại công ty
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
In sổ, báo cáo cuối tháng hay định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.2.4 Chế độ, chính sách kế toán
- Công ty áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TTBTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01và kết thúc ngày 31/12 cùng năm
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát
2.2.1 Những vấn đề chung về bán hàng
2.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ: Công ty chuyên mua, bán các mặt hàng phụ gia hóa chất giúp làm trơn, phân tán trong ngành cao su, nhựa
Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Vạn Lộc Phát đã triển khai các chính sách bán hàng linh hoạt nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng Những chính sách này giúp thu hút nhiều đối tượng khách hàng khác nhau bằng cách tối ưu hóa các ưu đãi và phương thức thanh toán phù hợp Việc áp dụng các giải pháp linh hoạt trong bán hàng đã nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng tiếp cận các sản phẩm dịch vụ của công ty.
Để thu hút khách hàng, công ty đã gửi mẫu thử miễn phí trước khi đặt hàng chính thức, giúp khách hàng đánh giá sản phẩm Giá bán được điều chỉnh dựa trên số lượng hàng mua theo kỳ hạn, mang lại lợi ích cho khách hàng mua số lượng lớn Công ty cũng chấp nhận đổi hoặc trả hàng trong trường hợp sản phẩm không đúng thông số kỹ thuật hoặc chất lượng, đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.
• Ưu tiên giá bán cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn
2.2.1.3 Thị trường tiêu thụ: các công ty sản xuất về cao su, nhựa, khuôn mẫu nhựa cao su,… và các công ty thương mại
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ
Kế toán doanh thu bán hàng
Sơ đồ 7 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ kế toán doanh thu bán hàng
Sau khi xác định nhu cầu mua hàng của khách hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành tư vấn trực tiếp về sản phẩm và gửi báo giá phù hợp Nếu khách hàng đồng ý về giá, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng và ký kết hợp đồng Kế toán ghi nhận doanh thu trên hệ thống máy tính sau khi giao dịch hoàn tất, xuất hóa đơn điện tử có mã số thuế và gửi cho khách hàng Khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận phương thức thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu theo hợp đồng đã ký kết.
Bộ phận kinh doanh Kế toán trưởng
Xác nhận đơn hàng Đơn đặt hàng
Tìm hiểu và xét duyệt đơn đặt hàng
Khách hàng Lập đơn đặt hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng: gồm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu trong hồ sơ bán hàng
Phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 để bộ phận lập phiếu lưu giữ, liên 2 giao cho cửa hàng xăng dầu để làm chứng từ trong quá trình vận chuyển, và liên 3 gửi cho kế toán để theo dõi và đối chiếu hàng hóa.
- Phiếu thu: gồm 2 liên, liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho bộ phận kế toán ghi sổ, liên 2 giao cho người nộp tiền
2.2.2.3 Sổ kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết tk 511, sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh số 1:
Dựa trên chứng từ mẫu số 01GTKT0/001, số 0000156 ngày 28/10/2021, Antilux 654 đã được xuất bán cho Công ty TNHH MTV Cao su Thống Nhất với giá bán chưa bao gồm thuế là 458.400.000 đồng Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) áp dụng là 10% Khách hàng đã thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản theo Phụ lục 01 Kế toán đã ghi nhận doanh thu và thuế GTGT theo đúng quy định.
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh số 2:
Vào ngày 17/12/2021, Công ty Vạn Lộc Phát đã bán 3.000 kg Aktiplast cho Công ty Thống Nhất, thu về 276.900.000 đồng chưa thuế Thuế GTGT 10% được tính thêm vào giá bán, và khách hàng đã thanh toán qua chuyển khoản kèm theo việc xuất hóa đơn GTGT số 2 theo phụ lục 2 Kế toán đã ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng này vào sổ sách kế toán.
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh số 3:
Vào ngày 23/12/2021, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát đã tiến hành bán hàng cho Công ty TNHH MTV Cao su Thống Nhất, bao gồm các sản phẩm Rhen S-80 và Rhen TMTD – 80 Giao dịch này thể hiện hoạt động mua bán quan trọng trong lĩnh vực công nghiệp cao su tại Việt Nam Thông qua việc chuyển nhượng các sản phẩm cao su chất lượng cao, cả hai công ty đều hướng tới việc mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh Đây là một bước tiến chiến lược giúp tăng cường hợp tác và phát triển dài hạn trong ngành cao su.
17 tổng đơn giá chưa thuế 97.870.000 Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán và xuất hóa đơn GTGT số 0000172 (phụ lục 3) Kế toán ghi nhận:
Hình 1 Sổ chi tiết tài khoản 511
2.2.4 Kế toán phải thu khách hàng
Khoản phải thu của khách hàng phản ánh các doanh thu từ hoạt động bán hàng mà khách hàng vẫn chưa thanh toán Các khoản phải thu này được ghi nhận và phản ánh chính xác trong sổ chi tiết phải thu khách hàng cũng như sổ tổng hợp theo dõi công nợ Việc quản lý khoản phải thu hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình thanh toán của khách hàng, đảm bảo dòng tiền và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán thường xuyên theo dõi và cập nhật các khoản phải thu quá hạn hoặc đến hạn thanh toán để thông báo cho khách hàng thanh toán nợ
2.2.4.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sau khi chuyển hàng, khách hàng nhận được hàng hóa và hóa đơn bán hàng để thanh toán Kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên: lưu trữ liên 1, chuyển cho thủ quỹ liên 2, và giao cho khách hàng liên 3 Sau khi nhận phiếu thu, thủ quỹ tiến hành thu tiền và ghi sổ quỹ để đảm bảo quản lý tài chính chính xác và minh bạch.
Khách hàng nhận hàng và hóa đơn bán hàng dù chưa thanh toán tiền hàng (trả chậm), kế toán vẫn ghi nhận công nợ phải thu khách hàng Đến kỳ thanh toán, kế toán lập phiếu yêu cầu thanh toán gửi khách hàng để thu hồi nợ Các bước xử lý công nợ này đều tuân theo quy trình chuẩn của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Sơ đồ 8 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán phải thu khách hàng
2.2.4.3 Chứng từ sử dụng: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, biên bản bù trừ công nợ,… 2.2.4.4 Sổ kế toán: sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ tổng hợp phải thu khách hàng
Khách hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Thu tiền và thanh toán
Thanh toán ngay Chưa thanh toán
Tới thời kỳ thanh toán
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1:
Vào ngày 23/11/2021, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc đã phát bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại Bảo Tượng với tổng giá trị đơn hàng chưa gồm thuế là 66.420.000 VND Thuế giá trị gia tăng (VAT) 10% đã được tính, tuy nhiên khách hàng chưa thanh toán và hóa đơn GTGT đã được xuất theo quy định.
0000163 cho khánh hàng (phụ lục số 4) định khoản:
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2:
Vào ngày 30/12/2021, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát đã bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại Bảo Tượng Giao dịch này có tổng giá trị đơn hàng chưa bao gồm thuế, thể hiện quá trình giao dịch thương mại giữa hai công ty Thông tin về ngày giao dịch và giá trị đơn hàng là các dữ liệu quan trọng để theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
118.800.000 Thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt Và xuất hóa đơn GTGT số 5 cho khánh hàng (phụ lục số 5) định khoản:
❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3:
Vào ngày 30/12/2021, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Vạn Lộc Phát đã bán hàng cho Công ty Cổ phần gỗ Hoàng Anh Gia Lai – Chi nhánh Nhà máy nhựa Hoàng Anh Gia Lai Giao dịch này đã áp dụng thuế GTGT 10% và được thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng Hóa đơn GTGT số đã được xuất để xác nhận doanh số mua bán này.
4 (phụ lục 6) Kế toán ghi nhận:
20 Hình 2 Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng
NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Nhận xét
Công ty đã xây dựng mô hình tổ chức hoạt động hợp lý, với các phòng ban có nhiệm vụ và chức năng rõ ràng, được phối hợp chặt chẽ để tạo thành một hệ thống liên kết chặt chẽ Điều này đảm bảo quy trình làm việc thông suốt, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc và khả năng chuyên môn của từng nhân viên Đội ngũ cán bộ kế toán có nghiệp vụ vững vàng, trình độ cao và được đào tạo bài bản, đồng thời rất năng động, nhạy bén và thích ứng nhanh trong quá trình thực hiện công tác hạch toán Phòng kế toán được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, đảm bảo hiệu quả cao và mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên rất khoa học, nhịp nhàng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn bộ bộ máy kế toán.
Kế toán viên theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, tình hình thu tiền và trạng thái công nợ của khách hàng để đảm bảo quản lý tài chính chính xác Các số liệu bán hàng và kết quả bán hàng cung cấp giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ tình hình hoạt động, từ đó phát hiện các thiếu sót trong quá trình mua, bán và dự trữ hàng hóa Việc này hỗ trợ doanh nghiệp đề ra các phương án điều chỉnh phù hợp nhằm tăng lợi nhuận tối đa.
Các chứng từ được trình bày đầy đủ chữ ký và đảm bảo chính xác, không bị tẩy xóa, giúp nâng cao tính xác thực và đáng tin cậy Quá trình thu thập và xử lý chứng từ được thực hiện một cách cẩn thận, khoa học và hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và kiểm tra khi cần thiết.
Thanh toán bằng tiền mặt gây nhiều khó khăn cho thủ quỹ vì số lượng tiền lớn, khiến việc lưu giữ trở nên phức tạp và dễ dẫn đến mất mát, thất thoát tiền.
Khách hàng thanh toán chậm trễ sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc ghi nhận các khoản thu vào sổ sách và báo cáo tài chính, dẫn đến không tuân thủ đúng thời gian quy định Việc phản ánh chính xác và kịp thời các khoản thanh toán giúp duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp Do đó, quản lý các khoản thanh toán trễ là yếu tố quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính đúng hạn và chính xác.
Kiến nghị
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ Vạn Lộc Phát, tôi đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán Dựa trên nghiên cứu thực tế, tôi đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán của công ty Những đề xuất này nhằm hoàn thiện quy trình, tăng cường khả năng kiểm soát và đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động tài chính, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Công ty nên áp dụng các biện pháp cất giữ tiền mặt hiệu quả như gửi tiền vào ngân hàng, lưu trữ an toàn trong két sắt, hoặc thương lượng với khách hàng để thanh toán bằng chuyển khoản nhằm đảm bảo an toàn tài chính.
- Nên xem xét kĩ hơn về những trường hợp khách hàng khi đã có nhiều đơn hàng quá hạn thời gian thanh toán, trả nợ
Bài học kinh nghiệm
Quá trình thực tập giúp tôi rèn luyện tác phong, thái độ làm việc và tăng cường ý thức kỷ luật, từ đó phát triển các kỹ năng cần thiết trong môi trường chuyên nghiệp Tôi nhận ra rằng sự chủ động, thái độ tích cực và tuân thủ nội quy công ty là yếu tố then chốt để thành công trong công việc tương lai Một thái độ nhiệt tình, tích cực dù công việc lớn hay nhỏ, đúng chuyên môn hoặc không đều là con đường ngắn nhất để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả, đồng thời thúc đẩy sáng tạo giải pháp và xây dựng lòng tin với cấp trên và đồng nghiệp Việc tuân thủ nội quy và tập trung vào công việc giúp giảm thiểu sai sót, làm việc cẩn trọng và tránh sai sót vô ích Cuối cùng, đợt thực tập tốt nghiệp giúp tôi đối chiếu lý thuyết với thực tế công việc, củng cố kiến thức ngành học và mở rộng tầm nhìn về nghề nghiệp tương lai sau khi ra trường.
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh
Tên đề tài: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHẢI THU
Tại đơn vị thực tập: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
STT Ngày, tháng Mô tả nội dung công việc Tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc
1 14/03 - Được giới thiệu các nhân viên trong Công ty
- Kế toán hướng dẫn giới thiệu khái quát về vị trí công việc thực tập và sắp xếp chỗ làm việc
- Tìm hiểu về Công ty và các phòng ban chức năng
2 15/03 - Tìm hiểu về các phiếu xuất , nhập hàng hóa
3 16/03 - Chị kế toán hướng dẫn scan chứng từ, giấy tờ có liên quan đơn giản
4 17/03 - Soạn thảo các văn bản hành chính thông thường, photo tài liệu…
5 18/03 - Sắp xếp chứng từ Hoàn thành 100%
6 19/03 - Sắp xếp chứng từ, photo tài liệu Hoàn thành 100%
7 21/03 - Bắt đầu tìm hiểu, và thực hiện các bước nghiệp vụ đơn giản Hoàn thành 100%
8 22/03 - Tiếp tục thực hiện công việc được giao, soạn thảo văn bản, in ấn, photo hồ sơ, tài liệu
- Nhập liệu vào máy, sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ngày tháng
9 23/03 - Được hướng dẫn kiểm tra các chứng từ hóa đơn bán và mua hàng
10 24/03 - Tìm hiểu về các phiếu xuất , nhập hàng hóa
11 25/03 - Được tham khảo chứng từ liên quan đến Phải trả khách hàng
12 26/03 - Được hướng dẫn thêm về cách tính giá thành, giá nhập kho
13 28/03 - Làm công việc được phân công
14 29/03 - Làm công việc được phân công
15 30/03 - In, soạn thảo văn bản Hoàn thành 100%
16 31/03 - Quan sát ghi chép sổ cái, sổ chi tiết
17 01/04 - Quan sát ghi chép sổ cái, sổ chi tiết
18 02/04 - Kiểm tra báo cáo thuế tờ khai thuế GTGT
19 04/04 - Được hướng dẫn nhập liệu trên excel
20 05/04 - Nhập liệu hạch toán hóa đơn mua
21 06/04 - Nhập liệu hạch toán hóa đơn mua hàng
22 07/04 - Kiểm tra đối chiếu tài khoản công nợ
23 08/04 - Nhập liệu hạch toán hóa đơn mua hàng
24 09/04 - Nhập liệu hạch toán hóa đơn mua hàng
25 12/04 - Nhập liệu hạch toán hóa đơn bán hàng
27 14/04 - Đối chiếu, kiểm tra công nợ phải trả
28 15/04 - Đối chiếu, kiểm tra công nợ phải thu khách hàng
29 16/04 - Đối chiếu, kiểm tra công nợ phải thu khách hàng
30 18/04 - Nhập liệu theo hướng dẫn
31 19/04 - Nhập liệu theo hướng dẫn
32 20/04 - Kiểm tra hạch toán và lập phiếu xuất kho
33 21/04 - Kiểm tra chứng từ hóa đơn
34 22/04 - Kiểm tra chứng từ hóa đơn
- Xin thông tin để viết bài báo cáo
35 23/04 - Nhập liệu hóa đơn bán ra
36 25/04 - Sắp xếp chứng từ và soạn hồ sơ lưu trữ
37 26/04 - Sắp xếp chứng từ và soạn hồ sơ lưu trữ
38 27/04 - Nhập liệu hóa đơn mua vào, bán ra
39 28/04 - Đối chiếu kiểm tra hóa dơn mua vào bán ra
40 29/04 - Nhập liệu theo hướng dẫn
41 03/05 - Làm các công việc được phân công
- Chỉnh sửa bài báo cáo với kế toán viên
42 04/05 - Nhập liệu và làm các công việc được phân công
- Xin số liệu minh chứng
43 05/05 - Kiểm tra đối chiếu lại hóa đơn hàng hóa
44 06/05 - Nhập liệu hóa đơn bán ra hạch toán
- Hoàn thành bài báo cáo
45 07/05 - Làm công việc theo phân công
Xác nhận của cán bộ hướng dẫn tại công ty