NHỮNG ĐIỂM MỚI CƠ BẢN TRONG NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP NGÀY 05/3/2020 VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

• - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan h

NHỮNG ĐIỂM MỚI CƠ BẢN

TRONG NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP NGÀY 05/3/2020

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I Sự cần thiết phải ban hành

• - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử;

• - Bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi

• Hầu hết các cơ quan tổ chức đều ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư đã hình thành 1 khối lượng lớn văn bản tài liệu điện tử nhưng chưa được quản lý, phân loại lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ

để quản lý sử dụng

2 Những hạn chế trong ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

- Hệ thống Pháp luật trong lĩnh vực VTLT về VBĐT và GDĐT, TTTT còn thiếu, chưa đồng

bộ, thống nhất với (Khái niệm VBĐT, Ký số trên VBĐT)

- Nguồn nhân lực về lĩnh vực VTLT và CNTT

- Hạ tầng kỹ thuật về CNTT: Thiết bị, phần mềm…hạ tầng mạng…

• 3 Sự cần thiết phải ban hành Nghị định

• - Nâng cao quyết tâm, trách nhiệm

của người đứng đầu trong việc ứng

dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản và điều hành

• - Thống nhất quy trình, tiêu chuẩn,

thể thức, các nguyên tắc, yêu cầu

trong quản lý văn bản và hồ sơ công việc

• - Thống nhất các yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và

II NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP

NGÀY 05/3/2020

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Phạm vi điều chỉnh và đối

tượng áp dụng

• a) Phạm vi điều chỉnh: Quy định chi

tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý

văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý

và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa

bí mật trong công tác văn thư.

• b) Về đối tượng áp dụng

• Nghị định này áp dụng đối với

cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cả đơn vị vũ trang nhân

dân) và doanh nghiệp nhà nước (theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014) (sau đây viết tắt là

cơ quan tổ chức)

• Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế nói chung (trừ doanh nghiệp nhà nước) căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp

2 Giải thích từ ngữ

• Các khái niệm cơ bản, quan trọng trong công tác văn thư được định nghĩa cụ thể, chi tiết như: Văn bản; Văn bản chuyên ngành; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Danh mục

hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

• a) “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

• b) “Văn bản chuyên ngành” được

chỉ rõ nguồn hình thành và quy định thẩm quyền ban hành, khác với Nghị định 110/2004 đó là: thẩm quyền ban hành do người đứng đầu cơ quan quản

lý ngành, lĩnh vực quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày mà không phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

• c) “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được

số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

• “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như

văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

• - Được ký số bởi người có thẩm quyền và

ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

• - Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật

• d) “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy

hoặc ký số trên văn bản điện tử

• e) “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người

có thẩm quyền.

• g) Bản sao văn bản: Sao y; sao lục; trích

sao

• Sao y: “Bản sao y” là bản sao đầy đủ,

chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể

thức và kỹ thuật quy định Sao y gồm: Sao

y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y

từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y

từ văn bản giấy sang văn bản điện tử

• Sao lục: “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được

trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy

định Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản

điện tử sang văn bản giấy

• Trích sao: “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ

thuật quy định Trích sao gồm: Trích sao

từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích

sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy

• Giá trị pháp lý của bản sao :Bản sao y,

bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có

giá trị pháp lý như bản chính

• Thẩm quyền sao văn bản

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết

định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ

chức khác gửi đến và quy định thẩm

quyền ký các bản sao văn bản

III NHỮNG ĐIỂM MỚI VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

• 1 Số loại văn bản: Tại Nghị đinh này quy

định VBHC có 29 loại; so với Nghị định 09/2010 bổ sung thêm 01 loại văn bản đó

là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ

ký (ngày tháng năm; giờ phút giây)

• Trên văn bản kèm theo văn bản chính

• - Nếu cùng tệp tin với VB chính thì

không ký số trên VB kèm theo

• - Nếu không cùng tệp tin với VB chính

thì ký số trên VB kèm theo:

• Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của

văn bản kèm theo.

• Hình ảnh chữ ký số : Không hiển thị.

• Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời

gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây)

• Trên văn bản số hóa:

• - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu

của văn bản,

• - Hình ảnh chữ ký số : Không hiển thị.

• - Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan,

tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)

• - Văn bản ban hành kèm theo (quy định,

quy chế, nội quy ) văn bản chính bỏ yếu

tố thể thức chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

• - Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ

quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ

quan, tổ chức cấp trên)và Công

văn: Phần thứ nhất của nơi nhận

văn bản (Kính gửi) là yếu tố thể

thức bắt buộc đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi

cơ quan, tổ chức cấp trên)

3 Về soạn thảo và ký ban

hành văn bản

• a) Về soạn thảo quy định “Cá nhân được

giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và

trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

• b) Ký ban hành văn bản

• Về nguyên tắc người đứng đầu ký ban hành tất cả văn bản do cơ quan tổ chức mình ban hành

• Cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn

bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu

Trường hợp cấp phó được giao phụ

trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

• Việc ký thừa ủy quyền theo Nghị định này người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền

4 Về quản lý văn bản đi

• Cấp số văn bản

• - Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu

cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

• - Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

• - Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

b) Về lưu văn bản đi điện tử

Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy nếu có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định;

Nếu Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc

5.Về quản lý văn bản đến

Trong công tác quản lý văn bản đến bổ

ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và

của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và

để xác định trách nhiệm trong giải quyết

văn bản đến

Kinh phí cho công tác văn thư

Một điểm mới và rất quan trọng trong Nghị định

30/2020 quy định, các cơ quan, tổ chức có trách

doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được

thực hiện theo quy định hiện hành.

Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư;

bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và

chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư;