Công tác quản lý sinh viên nội trú tại các trường đại học việt nam trong bối cảnh chuyển đối số một vấn đề cần quan tâm

113 CÔNG TÁC QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỐI SỐ MỘT VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM Vũ Công Thương Trường Đại học Sài Gòn Tóm tắt Thực hiện đổi mới căn bản, to[.]

CÔNG TÁC QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỐI SỐ

- MỘT VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM

Vũ Công Thương

Trường Đại học Sài Gòn

Tóm tắt: Thực hiện đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo Việt Nam trong

những năm gần đây, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã đặt ra yêu cầu “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động dạy và học” đáp ứng xu thế phát triển của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Vì vậy, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu về nền tảng công nghệ số và chuyển đổi số trong giáo dục là vấn đề được đặt ra cấp thiết hiện nay Bài viết trình bày công tác quản lý sinh viên nội trú ở trường đại học trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay

Từ khóa: chuyển đổi số, đại học, nội trú, sinh viên, quản lý

1 Đặt vấn đề

Hiện nay, với số lượng lớn sinh viên tham gia học tập tại các cơ sở giáo dục đại học chủ yếu đóng trên các địa bàn thành phố lớn của đất nước, nên nhu cầu ở nội trú của sinh viên ngày càng cao Vì vậy, vấn đề quản lý sinh viên nội trú là một trong những vấn đề mà các trường đại học rất quan tâm Thực tế cho thấy, hiện nay, ở một số trường đại học việc quản lý sinh viên nội trú hầu hết mới chỉ quản lý trên giấy tờ, sổ sách, việc áp dụng phần mềm vào quản lý sinh viên nội trú là một vấn đề mới mẻ, chưa có tiền lệ Trong điều kiện sự phát triển của khoa học

và công nghệ hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào giáo dục và đào tạo nói chung, quản lý sinh viên nội trú nói riêng là việc làm quan trọng và cần thiết

2 Nội dung

2.1 Khái quát chung sinh viên và quản lý sinh viên trong điều kiện chuyển đổi số hiện nay

2.1.1 Sinh viên và quản lý sinh viên Thứ nhất, khái niệm sinh viên

Sinh viên là một bộ phận quan trọng của dân tộc và sự phát triển đất nước Do đó, trong những chặng đường phát triển của lịch sử nhân loại, sinh viên đã được các quốc gia, dân tộc coi

là nguồn nhân lực có tính chiến lược lâu dài

Theo Từ điển tiếng Việt, khái niệm sinh viên dùng để chỉ “Người học ở bậc đại học” (Hoàng Phê, 2000, tr.860) Họ là những người đang trong quá trình chuẩn bị tri thức để trở thành chuyên gia, hoạt động lao động trong một lĩnh vực nhất định thuộc các ngành kinh tế,

văn hóa, xã hội

Theo cách gọi chung nhất thì “sinh viên” là thuật ngữ dùng để chỉ những người đang học tập ở các trường đại học và cao đẳng Tuy nhiên, nếu theo cách hiểu này thì với bất cứ loại hình nào, lứa tuổi nào thì khái niệm sinh viên sẽ quá rộng Trong phạm vi nghiên cứu của bài viết,

khái niệm sinh viên được hiểu là: Những người đã tốt nghiệp phổ thông trung học, tham dự kỳ

thi tuyển sinh quốc gia và được vào học trong các trường đại học và cao đẳng Độ tuổi của họ trong khoảng từ 18 đến 25 tuổi Ở lứa tuổi này, sinh viên có những nét tâm lý điển hình, đây là thế mạnh của họ so với các lứa tuổi khác như: tự ý thức cao, có tình cảm nghề nghiệp, có năng lực và tình cảm nghề nghiệp, có nhu cầu, khát vọng thành đạt, dám đối mặt với thử thách, nhạy cảm với những vấn đề chính trị, xã hội, nên dễ dàng tiếp nhận và hội nhập vào cái mới Bên cạnh

đó, sinh viên cũng còn những nhược điểm như: thiếu kinh nghiệm sống, tình cảm nhiều khi lấn

át lý trí, thích phiêu lưu, mạo hiểm, có lúc dễ bốc đồng, nhẹ dạ, cả tin nên thường bị lợi dụng, khi gặp khó khăn dễ sinh ra hoang mang, dao động… Vì vậy, quản lý sinh viên nói chung, quản lý sinh viên nội trú nói riêng là vấn đề các trường đại học cần quan tâm, chú trọng

Thứ hai, quản lý và quản lý sinh viên nội trú

Quản lý đó là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể (người quản

lý, tổ chức quản lý) lên khách thể (đối tượng quản lý) về các mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế… bằng một hệ thống các quy định, các chính sách, các nguyên tắc, phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môi trường và điều kiện cho sự phát triển của khách thể Nói cách khác, quản lý là quá trình tác động có mục đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt tới các mục tiêu đề ra

Đã có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu khác nhau, mà các nhà khoa học đã đưa ra quan niệm của mình về quản lý Khi nhấn mạnh về mục tiêu và chức năng của quản lý, tác giả Henri Fayol (1841 - 1925) cho rằng: “Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng) kế hoạch hóa,

tổ chức, chỉ đạo (lãnh đạo) và kiểm tra” (Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, 1996, tr.15) Căn cứ mục tiêu của hoạt động quản lý là “môi trường và hiệu quả kinh tế - xã hội”, tác giả Harold Koontz khẳng định: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo sự phối hợp những

nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm (tổ chức) Mục đích của mọi nhà quản

lý là hình thành môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của mình với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất” (H.Koontz, 1998, tr.33)

Ở nước ta cũng có nhiều quan niệm về quản lý Theo Từ điển tiếng Việt, quản lý là: “1 Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định 2 Tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định” (Hoàng Phê, 2000, tr.800) Tác giả Nguyễn Ngọc Quang cho rằng: “Quản lý là sự tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể những người quản lý đến tập thể những người lao động (khách thể quản lý) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến” (Nguyễn Ngọc Quang, 1997, tr.32) Khi nhấn mạnh quản lý là chức năng đặc biệt của mọi tổ chức, các tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc nêu rõ: “Hoạt động quản lý

là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản

lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” (Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, tr.1)

Như vậy, tuy có nhiều cách diễn đạt khác nhau về quản lý, song cơ bản quản lý được hiểu

là sự tác động chuyên biệt, có hướng đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu kinh tế - xã hội đã đặt ra của một tổ chức/ một hệ thống với hiệu quả cao nhất

Trong hoạt động quản lý của các trường đại học, thì quản lý sinh viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng Bởi vì, việc quản lý tốt sinh viên sẽ góp phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường, trong đó quản lý sinh viên nội trú là vấn đề được luôn được các trường đại học, gia đình và xã hội quan tâm

Quản lý sinh viên nội trú là sự tác động mang tính hướng đích và có kế hoạch của hệ thống tổ chức quản lý sinh viên ở trường đại học thông qua các quy định, quy chế, các chính sách và bằng các phương pháp, biện pháp, nội dung cụ thể lên sinh viên nội trú nhằm tổ chức

và phối hợp các hoạt động của sinh viên để thực hiện các mục tiêu, yêu cầu của công tác học sinh sinh viên

2.1.2 Chuyển đổi số và quản lý sinh viên nội trú trong điều kiện chuyển đổi số hiện nay Thứ nhất, chuyển đổi số

Mặc dù đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, song đến khi cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ, chuyển đổi số (Digital transformation) mới xuất hiện và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây Chuyển đổi số được hiểu là “việc sử dụng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi một cách tổng thể và toàn diện tất cả các khía cạnh của đời sống kinh tế - xã hội, tái định hình cách chúng ta sống, làm việc và liên hệ với nhau” (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2019)

Có thể hiểu một cách khái quát, chuyển đổi số là quá trình chuyển từ mô hình truyền thống sang mô hình số, bằng cách ứng dụng các công nghệ mới như: dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud Computing), Internet vạn vật (IoT)…, các phần mềm công nghệ để thay đổi quy trình làm việc, phương thức điều hành, văn hóa cơ quan, doanh nghiệp; chuyển các hoạt động từ thế giới thực sang thế giới ảo ở trên môi trường mạng Chuyển đổi số đã tạo

ra các mô hình hoạt động, sản phẩm dịch vụ mới và nâng cao chất lượng các dịch vụ của người

sử dụng Nhờ đó, con người dễ dàng và tiếp cận thông tin nhiều hơn, rút ngắn về khoảng cách, thu hẹp về không gian, tiết kiệm về thời gian

Hiện nay, trên thế giới đã có nhiều nước như Đan Mạch, Anh, Úc, Estonia… đã và đang triển khai các chiến lược quốc gia về chuyển đổi số Tùy thuộc vào chiến lược phát triển kinh

tế - xã hội, mà mỗi nước xây dựng nội dung chuyển đổi số khác nhau Song, cơ bản công cuộc chuyển đổi số ở các nước đều hướng tới các nội dung như: Chính phủ số (như: dịch vụ công trực tuyến, dữ liệu mở); kinh tế số (như: tài chính số, thương mại điện tử, phát triển các doanh nghiệp số); xã hội số (như: giáo dục, y tế, văn hóa, an toàn xã hội) và chuyển đổi số trong các ngành trọng điểm để phát triển nền kinh tế (giao thông, nông nghiệp, du lịch, điện lực)

Thứ hai, chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú

Trong lĩnh vực quản lý sinh viên nói chung, quản lý sinh viên nội trú nói riêng, chuyển đổi số là việc trường đại học ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới mô hình, phương pháp, hình thức tổ chức các hoạt động quản lý sinh viên nội trú trong học tập, sinh hoạt, giúp người quản lý và sinh viên chủ động, sáng tạo, tích cực trong các hoạt động Có thể nói, khi thực hiện chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú, toàn bộ các hoạt động quản lý sinh viên được tổ chức, thực hiện bằng phần mềm và phương pháp, hiệu quả quản lý sinh viên sẽ thay đổi

Chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú được thể hiện ở việc áp dụng công nghệ thông tin để điều hành, quản lý sinh viên nội trú một cách nhanh chóng, chính xác, thể hiện qua các nội dung: quản lý hồ sơ sinh viên dưới dạng số hóa; quản lý việc đăng ký, tiếp nhận sinh viên vào ở ký túc xá đầu mỗi năm học hoặc đầu học kỳ (nếu còn chỗ trống); quản lý phòng ở sinh viên; quản lý việc sinh viên ra vào cổng; báo cáo thống kê sinh viên lưu trú theo học kỳ, năm học; lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú; quản lý cơ sở vật chất, điện, nước; quản lý điểm chấm các phòng ở

Thứ ba, tầm quan trọng của chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú

Thực tế cho thấy, hiện nay, cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã đặt ra những thách thức và yêu cầu mới đối với nguồn nhân lực trong hiện tại và tương lai là phải có đầy đủ các yếu tố như: có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt; có kiến thức, kỹ năng thực hành nghề nghiệp, năng lực nghiên cứu, phát triển ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễn; có khả năng thích ứng nhanh chóng với môi trường lao động, tiến bộ khoa học và công nghệ mới; có khả năng làm việc nhóm và hội nhập môi trường quốc tế

Chính vì vậy, những năm gần đây, đặc biệt từ cuối năm 2019, khi dịch Covid-19 bùng

nổ, ngành giáo dục đã quan tâm, thúc đẩy chuyển đổi số, tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động ở trường đại học, trong đó có quản lý sinh viên nội trú Điều đó có tầm quan trọng đặc biệt:

Một là, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú đã tạo môi trường

quản lý linh hoạt, thích ứng với những biến đổi của thực tiễn

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý sinh viên nội trú đã dần thay đổi phương pháp quản lý thủ công truyền thống sang phương pháp quản lý sinh viên bằng phần mềm Điều đó đảm bảo được tính chính xác, khách quan và giúp nhân viên quản lý ký túc xá giải phóng được nhiều công việc thủ công hàng ngày, nâng cao hiệu quả công tác quản lý và báo cáo kịp thời khi lãnh đạo đơn vị hoặc Nhà trường yêu cầu

Nếu như quản lý sinh viên nội trú theo kiểu truyền thống, nhân viên ký túc xá và sinh viên phải gặp gỡ trực tiếp, ghi chép qua sổ sách, với công nghệ số việc quản lý sinh viên được thực hiện ở không gian linh hoạt hơn Từ mô hình quản lý trực tiếp, tiếp xúc với sinh viên đã dần chuyển sang các mô hình quản lý trực tuyến, sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông

để hỗ trợ các hoạt động quản lý Nhân viên ký túc xá, sinh viên có thể hoạt động mọi lúc, mọi nơi nếu như được trang bị đầy đủ về máy tính, điện thoại, kết nối internet Theo đó, nhân viên

ký túc xá và sinh viên chủ động trong công việc của mình

Hai là, cung cấp các dữ liệu sinh viên nội trú một cách đầy đủ, chính xác, xuyên suốt

hàng năm

Nếu như với việc quản lý sinh viên theo kiểu truyền thống, nhân viên ký túc xá phải ghi chép các thông tin về sinh viên bằng giấy tờ, sổ sách, làm báo cáo rất khó khăn, phức tạp thậm chí thiếu chính xác, thì việc chuyển đổi số sẽ giúp cho nhân viên ký túc xá thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu, tìm kiếm, báo cáo thông tin một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời

gian và công sức của cả người quản lý và sinh viên Nhân viên quản lý ký túc xá có thể tìm hiểu, tiếp cận dữ liệu về sinh viên một cách dễ dàng, nhanh chóng qua việc ứng dụng công nghệ thông tin và internet Đồng thời, giúp sinh viên có thông tin để đăng ký ở nội trú hoặc theo dõi được thời gian ở, các trách nhiệm theo hợp đồng Sử dụng phần mềm quản lý sinh viên nội trú, các thông tin báo cáo về số phòng, số lượng sinh viên, các loại phòng, giá phòng, các dịch vụ, hợp đồng, đặt cọc, báo cáo thống kê, doanh thu theo kỳ, báo cáo tài sản, đều được thể hiện trên phần mềm một cách khoa học, chính xác và tự động Các bảng phí dịch vụ được cập nhật tự động qua việc cài các chỉ số tiền điện, nước ban đầu Do vậy, đến chu kỳ thanh toán việc cập nhật công nợ từ các dịch vụ điện nước trở nên dễ dàng và chính xác hơn, tiết kiệm rất nhiều công tính toán hóa đơn so với việc quản lý thủ công, sổ sách từ quy trình cũ

Ba là, nâng cao chất lượng quản lý sinh viên nội trú

Trong lĩnh vực quản lý sinh viên nội trú, chuyển đổi số sẽ hỗ trợ đổi mới việc quản lý theo hướng giảm quản lý trực tiếp, bằng sổ sách, giấy tờ, sang quản lý gián tiếp bằng công nghệ thông tin, tăng cường tính chủ động, tích cực của nhân viên quản lý ký túc xá và sinh viên

Áp dụng các phần mềm vào quản lý sinh viên nội trú, giúp lưu trữ các dữ liệu lên không gian mạng, giúp tăng cường quản lý, kiểm tra, giám sát sinh viên chặt chẽ, khoa học; nắm được tình hình của sinh viên để có sự hỗ trợ, tư vấn kịp thời, phù hợp, đảm bảo thông tin dữ liệu được đồng nhất, cụ thể và minh bạch

Bốn là, giảm và tiết kiệm chi phí và thời gian

Ngày nay, việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú đã được các cơ sở giáo dục đại học áp dụng Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú giúp nhà trường tiết kiệm, giảm bớt số nhân viên làm việc, chi phí chi trả cho người lao động Đồng thời, giúp quản lý sinh viên chính xác hơn, giảm tải các lãng phí về kinh phí, nguồn nhân lực, tăng hiệu suất và chất lượng làm việc của Ban Quản lý sinh viên nội trú

2.2 Một số kết quả và hạn chế về chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú ở các trường đại học Việt Nam

Trong những năm qua, Đảng và Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng chuyển đổi số, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong nhiều lĩnh vực Đối với ngành giáo dục, việc chuyển đổi số cho các hoạt động quản lý giáo dục, dạy và học thể hiện rõ xu thế phát triển của giáo dục

và đào tạo trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Đến nay, toàn ngành giáo dục đã chủ trương, xác định ứng dụng công nghệ thông tin là 1 trong 9 nhóm nhiệm vụ trọng tâm triển khai có hiệu quả Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 04/11/2013 của Ban chấp hành Trung

ương Đảng “về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp

hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế” Thủ tướng Chính phủ cũng đã ban hành Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ

thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016 - 2020, định hướng đến năm 2025” Trong

đó, xác định mục tiêu chung là: “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đẩy mạnh

triển khai chính phủ điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo ở trung ương và các địa phương; đổi mới nội dung, phương pháp dạy - học, kiểm tra, đánh giá và nghiên cứu khoa học và công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đào tạo trong hệ thống giáo dục quốc dân góp phần hiện đại hóa

và nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo” (Thủ tướng Chính phủ, 2017) Nhiều chính sách, văn bản pháp luật được xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện tạo hành lang pháp lý quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số giáo dục như các quy định ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tổ chức đào tạo qua internet; quy chế đào tạo từ xa trình độ đại học; quy định quản lý, vận hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu toàn ngành; hướng dẫn nhiệm vụ công nghệ thông tin cho khối đại học, phổ thông và nhiều văn bản chỉ đạo điều hành khác

Trong quản lý sinh viên nội trú, các cơ sở giáo dục đại học đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý sinh viên nhằm kiểm soát an ninh ra vào tại cổng chính, thu các loại phí phòng ở sinh viên, thu tiền điện, nước; kiểm soát an ninh tại các tòa nhà Khi sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên đã mang lại kết quả khả quan Đánh giá về điều này, Giám đốc Trung tâm Quản lý ký túc xá Trường Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Tăng Hữu Thủy cho biết: “Ký túc xá có hai khu với 47 tòa nhà, quy mô hơn 6 nghìn phòng có khả năng tiếp nhận tối đa 52 nghìn sinh viên theo công suất thiết kế Với cơ sở vật chất lớn và hiện đại, sinh viên tập trung đông; do đó, việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý ký túc xá là sự lựa chọn khách quan và tất yếu Việc đưa các ứng dụng này vào phục vụ công tác sinh viên ở ký túc xá bước đầu đã cho nhiều kết quả khả quan như: hồ sơ sinh viên giải quyết nhanh hơn, mất ít thời gian, nhân sự, tiết kiệm kinh phí cơ quan; quản lý chặt chẽ, khoa học, kiểm soát an ninh hiệu quả hơn, mang lại sự tiện lợi cho sinh viên” (nhandan.vn)

Đối với Trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh, ký túc xá Nhà trường

là đơn vị đi tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên Nhà trường đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ và ứng dụng thành công tin học hóa công tác quản lý ký túc xá, “giúp các công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của ký túc xá, thống thất thu tài chính, công khai minh bạch, giúp kiểm soát sử dụng cơ

sở vật chất hiệu quả, đảm bảo tính tra cứu thuận tiện, lưu trữ lâu dài và vẹn toàn của thông tin rút ngắn thời gian thống kê báo cáo” (hcmut.edu.vn) Đối với Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, ký túc xá của Nhà trường có hơn 4000 sinh viên đang nội trú tại 5 tòa nhà cao tầng “Công tác quản lý sinh viên ký túc xá được Trung tâm Quản lý ký túc xá - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội thực hiện với quy trình chặt chẽ và đồng bộ Ðặc biệt, Trung tâm đã xây dựng và vận hành được phần mềm quản lý sinh viên hiệu quả Qua phần mềm, các sinh viên có thể phản hồi ý kiến về mọi vấn đề diễn ra tại ký túc xá để lãnh đạo Trung tâm nắm bắt và giải quyết kịp thời Các dịch vụ trong ký túc xá chủ yếu là do các sinh viên đăng ký làm theo giờ, giúp các em có nhiều trải nghiệm trong cuộc sống đồng thời có thêm thu nhập Ngoài ra, Trung tâm còn có một số không gian học tập để các nhóm sinh viên học tập và tư vấn về quy chế đăng ký các môn học sao cho phù hợp và phương pháp học để đạt được kết quả tốt nhất” (nhandan.vn, ngày 18/9/2018)

Đối với Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Hỗ trợ sinh viên là mô hình tổ chức mới trong công tác quản lý và phục vụ học sinh - sinh viên (HSSV) của Nhà trường Trung tâm

đã “xây dựng cổng thông tin KTX App trên các thiết bị thông minh với các tiện ích như tạo lập tài khoản riêng cho từng HSSV nội trú; tương tác với sinh viên qua các thông báo (tin tức) với các chủ đề về hành chính, an ninh trật tự, dịch vụ, qua tin nhắn 2 chiều với nội dung text hoặc hình ảnh; chức năng đăng ký nội trú, làm thủ tục nội trú online; chức năng thanh toán điện tử thông qua tích hợp thanh toán online của ngân hàng” (laodongthudo.vn, ngày 31/8/2022) Điều

đó, đã nâng cao tính tương tác với sinh viên nội trú, đáp ứng nguyện vọng của sinh viên trong điều kiện mới

Có thể nói, công nghệ thông tin đã mang lại hiệu quả, tiết kiệm rất nhiều chi phí trong công tác quản lý sinh viên nội trú, giúp cho sinh viên tiếp nhận các thông tin từ nhà trường qua thư điện tử, phần mềm thanh toán trực tuyến một cách thuận lợi như: báo hư hỏng điện, nước,

cơ sở vật chất phòng ở cần sửa chữa, xem và nộp phí điện nước và các thông báo, tin tức khác

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản

lý sinh viên nội trú ở các trường đại học còn rất hạn chế, chưa phổ biến rộng khắp Cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin (như máy tính, máy in, máy quyét, camera), mạng, đường truyền của một số trường đại học, nhất là các trường đại học địa phương còn khó khăn, thiếu đồng bộ chưa đáp ứng yêu cầu cho chuyển đổi số trong quản lý sinh viên nội trú Bên cạnh đó, hầu hết, nhân viên ở ký túc xá, nhất là nhân viên lớn tuổi chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về công nghệ thông tin Do vậy, việc sử dụng các thiết bị công nghệ để quản lý sinh viên nội trú rất khó khăn Chủ yếu mới chỉ dừng ở việc quản lý

số lượng, thông tin cá nhân sinh viên thay cho việc ghi chép trước đây, mà chưa thực sự đi sâu vào vận dụng phần mềm, các công cụ trong quản lý sinh viên một cách tổng thể Công tác kiểm tra, đánh giá kết quả sử dụng phần mềm quản lý sinh viên nội trú chưa được tiến hành một cách thường xuyên Việc đồng bộ hóa dữ liệu quản lý sinh viên để phục vụ cho quá trình phân cấp hiệu quả còn khó khăn

2.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sinh viên ở các trường đại học Việt Nam trong điều kiện chuyển đổi số hiện nay

Thứ nhất, phổ biến, tuyên truyền, nâng cao nhận thức, trách nhiệm, kỹ năng của cán bộ

quản lý, nhân viên ký túc xá về quản lý sinh viên; cách thức ứng dụng kỹ thuật số và những lưu

ý để phòng, tránh rủi ro khi thực hiện các hoạt động quản lý sinh viên trên môi trường điện tử Đồng thời, rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, các bộ tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú

Thứ hai, các trường đại học cần tăng cường đầu tư cơ sở hạ tầng, kết nối mạng internet

đồng bộ, thiết bị công nghệ thông tin đảm bảo phục vụ tốt cho quản lý sinh viên nội trú và tăng cường xã hội hóa, hợp tác với các doanh nghiệp lớn triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng trong nhà trường

Thứ ba, mở rộng hợp tác giữa các trường đại học để chia sẻ kinh nghiệm trong quản lý

sinh viên nội trú giữa các cơ sở giáo dục đại học; tiếp tục đổi mới phương pháp, hình thức quản

lý sinh viên nội trú trên cơ sở áp dụng công nghệ số, khuyến khích và hỗ trợ áp dụng các phần

mềm quản lý mới, tiên tiến