Tiểu luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ điện tử trường nội trú

văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử đối với hồ sơ công việc cá nhân.Nhằm chia sẻ những gì đã nắm bắt và sự hiểu biết của bản thân tôi mong rằng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường sẽ phục vụ tốt hơn nữa cho công tác quản lý giáo dục góp phần vào sự phát triển chung của ngành giáo dục. Vì vậy tôi chọn đề tài: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng”.

học cơ sở Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng” là công trình nghiên cứu khoa học

của riêng em Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực

và chưa công bố dưới bất kì hình thức nào trước đây Ngoài ra, tiểu luận còn

sử dụng một số nhận xét, đánh giá của các tác giả khác nhau, cơ quan, tổ chức khác nhau có trích nguồn gốc Nếu có phát hiện sự gian lận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung tiểu luận của mình

Hà Nội, ngày 10 tháng 7 năm 2022

Sinh viên

Truớc hết, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giảng viên trong khoa Lưu trữ của Truờng Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình huớng dẫn, giúp đỡ để

em có thể hoàn thành bài tiểu luận với đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng”

Với điều kiện kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế, tiểu luận này không tránh khỏi thiết sót, rất mong đuợc sự thông cảm cũng như sự chỉ dạy của thầy cô và Hội đồng để đề tài đuợc hoàn thiện hơn

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PTDTNT THCS Quảng Uyên Phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở

Quảng Uyên

Cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0 và thực hiện các văn bản quy định về việc sử dụng văn bản điện tử Sở Giáo dục và đào tạo Cao Bằng đã đưa vào sử dụng “Hệ thống quản lý điều hành văn bản VNPT – ioffice” và Hộp thư điện tử Gmail để gửi văn bản đến các đơn vị trực thuộc trong đó có đơn vị trường PTDTNT THCS Quảng Uyên huyện Quảng Hòa Bên cạnh đó trong thời gian gần đây thế giới đang phải chống chọi với dịch bệnh COVID –

19 diễn biến hết sức phức tạp, mọi người hạn chế tiếp xúc với nhau vậy nên việc chuyển giao văn bản hay việc đưa ra thông báo khẩn trên hệ thống văn bản điện tử càng phát huy được nhiều ưu điểm, có tính ứng dụng trong thực tế

và đem lại hiểu quả cao

Nhằm chia sẻ những gì đã nắm bắt và sự hiểu biết của bản thân tôi mong rằng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường sẽ phục vụ tốt hơn nữa cho công tác quản lý giáo dục góp phần vào sự phát triển chung của ngành

giáo dục Vì vậy tôi chọn đề tài: "Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường phổ thông dân tộc nội trú trung học cơ sở Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng”

2 Lịch sử nghiên cứu

CNTT là một yếu tố quan trọng, là nền tảng và cơ sở để phát triển trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập của đất nước cũng như trong kỷ nguyên số Xuất phát từ tầm quan trọng cũng như tính mới mẻ của việc ứng dụng CNTT vào CTVT đã có rất nhiều bài viết, đề tài cũng như một số công trình nghiên cứu của nhiều tác giả, nhà khoa học khác nhau:

Cuốn giáo trình “Giáo trình văn thư” của PGS.TS Triệu Văn Cường,

NXB Lao động năm 2016 đã đề cập đến các vấn đề về cơ sở lý luận của CTVT và các hoạt động nghiệp vụ có liên quan

Các tác phẩm, công trình nghiên cứu khoa học trên đã nêu rõ thực trạng

và giải pháp ứng dụng CNTT tại nhiều cơ quan, tổ chức ở các cấp, được sử dụng mang tính chất tham khảo cho đề tài ứng dụng CNTT trong CTVT tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng Tiểu luận của em có sự tham khảo và kế thừa từ các công trình trên và không hề có sự trùng lặp với bất kì đề tài nào đã được nghiên cứu trước đó

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu chung của đề tài là trên cơ sở lý luận chung về ứng dụng CNTT vào CTVT, tìm hiểu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên để tìm ra giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT tại nhà trường Từ đó, mục tiêu cụ thể của tiểu luận là như sau:

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu, hệ thống hóa và làm rõ về các vấn đề lý luận về CTVT và việc ứng dụng CNTT trong CTVT

Tìm hiểu và phản ánh thực trạng về CTVT cũng như việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại nhà trường, làm rõ những kết quả đã đạt được cũng như các hạn chế còn tồn đọng và nguyên nhân của chúng

Đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên, huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là ứng dụng CNTT trong CTVT tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên, cụ thể là tình hình ứng dụng công nghệ trong quản lý và giải quyết văn bản, lập thư mục lưu trữ văn bản điện tử trong nhà trường

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của tiểu luận là nghiên cứu ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên, huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng

Thời gian ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên từ năm 2017 đến nay Được toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường thực hiện

5 Giả thuyết nghiên cứu

Việc thực hiện công tác ứng dụng CNTT ở trường PTDTNT THCS Quảng Uyên thì hiệu quả hoạt động của công tác văn thư sẽ được nâng cao

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp quan sát

Trực tiếp quan sát công việc, việc ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc của các cán bộ tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

6.2 Phương pháp khảo sát thực địa

Thông qua tình hình thức tế của nhà trường, sử dụng phương pháp này

để tiến hành khảo sát thực trạng việc ứng dụng và khai thác phần mềm quản

lý văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các đơn vị trong nhà trường

6.3 Phương pháp thực nghiệm

Dựa trên cơ sở thông tin đã thu thập được, tiến hành phân tích nghiên cứu để tìm ra các ưu điểm để tiếp tục phát huy và kế thừa; đồng thời tìm ra các hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại nhà trường

6.4 Phương pháp nghiên cứu trường hợp

Căn cứ vào tình hình thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại nhà trường, tiến hành hệ thống lại và tiến hành so sánh thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức khác

7 Đóng góp của đề tài

7.1 Đóng góp về mặt lý luận

Hoàn thiện về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ Giúp cho công tác văn thư lưu trữ của trường PTDTNT THCS Quảng Uyên hoàn thiện về cơ sở pháp lý, quy trình và nghiệp vụ

Ứng dụng CNTT trong CTVT luôn là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, chú trọng và đã được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58-CT/TW của Ban chấp hành Trung ương Về việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Nhà nước ta luôn đặt mục tiêu và xác định việc phát triển và ứng dụng CNTT trong CTVT trong lĩnh vực quản

lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cải cách hành chính nước, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại và Chính phủ điện tử, đồng thời tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển CNTT của nước nhà

7.2 Đóng góp về mặt thực tiễn

Cung cấp những giải pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong trường PTDTNT THCS Quảng Uyên, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản điện tử và lưu trữ điện tử Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, hiệu quả; đồng thời, tạo sự tương tác phản hồi nhanh giữa đơn vị cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của tiểu luận được bố cục thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Nội dung chính của chương này là toàn bộ phần lý luận về công nghệ thông tin, công tác văn thư, vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn

thư cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Chương 2: Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Chương này sẽ bao gồm các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường PTDTNT THCS Quảng Uyên; thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Nội dung của chương này sẽ bao gồm cấc nhận xét, đánh giá cũng như đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG PHỔ THÔNG

DÂN TỘC NỘI TRÚ TRUNG HỌC CƠ SỞ QUẢNG UYÊN

1.1 Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử

1.1.1 Một số khái niệm về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ văn bản điện tử

1.1.1.1 Khái niệm thông tin

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay cùng với xu thế hội nhập toàn cầu, ở

đâu chúng ta cũng có thể nghe đến thuật ngữ “Thông tin” Thông tin chính là

nguồn lực cho sự hình thành, phát triển hay tồn vong của bất kể tổ chức xã nào Tất cả quan hệ, hành động của con nguời đầu đuợc xuất phát từ việc trao đổi thông tin

Theo quan điểm của triết học “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và

xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v hay nói rộng hơn bằng tất cả các phuơng tiện tác động lên giác quan của con nguời”

Trong lĩnh vực viễn thông, thông tin là toàn bộ hoạt động nhằm mục đích vận chuyển, đảm bảo tính chính xác của các thông điệp

Trong lĩnh vực truyền thông đại chúng, thông tin lại chính là các hoạt động chủ yếu dựa trên nội dung của các thông điệp, nhất là khi tiếp xúc với công chúng

Sự đa dạng về khái niệm của thông tin cũng như các chiều hướng tiếp cận chúng là do tính trừu tượng của thông tin Tuy vậy, dù hiểu theo các nào

thì thông tin có thể hiểu một cách khái quát như sau: “Thông tin là các vật chứa đựng những đặc điểm, nội dung, tin tức và tính chất về một hay nhiều sự vật, hiện tượng khác nhau ”

1.1.1.2 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (hay còn được viết tắt là IT - Information

Technology) là một chủ đề quen thuộc trong đời sống xã hội hiện nay Và ngày nay, CNTT trở thành một ngành mũi nhọn mà không chỉ Việt Nam mà mỗi quốc gia trên thế giới đều hướng tới nhằm phát triển nguồn lực kinh tế và tri thức xã hội

1.1.2 Công tác văn thư

Ngày nay, trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản đã và đang là phương tiện quan trọng và không thể thiếu đối với việc truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành mọi công tác Chính vì thế, người ta phải tiến hành nhiều công đoạn từ việc soạn thảo, ban hành, giao nhận và xử lý chúng Những công việc này còn được gọi là công tác văn thư

Văn thư có nguồn gốc là từ vay mượn của tiếng Hán, “Văn ” có nghĩa là văn bản, giấy tờ, “Thư” có nghĩa là thư từ, thư tín Đây là một thuật ngữ được

sử dụng phổ biến trong các thời đại phong kiến Trung Hoa và được sử dụng phổ biến ở Việt Nam từ triều nhà Nguyễn cho đến nay

Đây là một khái niệm phản ánh chung nhất về công tác văn thư cũng như các công việc trong công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Do lợi ích và vai trò to lớn của CNTT mang lại, việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Việt Nam đang ngày càng được chú trọng và phát triển đối với mọi cơ quan, tổ chức

Tuy nhiên, đây là khái niệm của Cục Lưu trữ Nhà nước chỉ chung cho cả hai công tác văn thư và công tác lưu trữ Vì vậy để cụ thể hơn, khái niệm ứng

dụng công nghệ thông tin trong CTVT có thể hiểu như sau: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư là việc áp dụng các công cụ tin học phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”

1 2 Vai trò của ứng dụng CNTT vào CTVT

Đặc biệt, trong Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Internet vạn vật kết nối (Internet of thing - loT) đuợc coi là cốt lõi Internet vạn vật kết nối sẽ tạo

ra buớc đột phá trong lĩnh vực thu thập, phân tích và xử lí dữ liệu - lĩnh vực liên quan trực tiếp đến các hoạt động nghiệp vụ của công tác Văn thư

Công nghệ thông tin sẽ giúp tiết kiệm trực tiếp đuợc một khối luợng lớn thời gian cũng nhu công sức của nguời làm công tác văn thư trong quá trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến Thay vì sử dụng các công cụ truyền thống như hệ thống sổ sách đăng ký ruờm rà như truớc, thì nay chỉ với hệ thống các phần mềm quản lý và vài thao tác đơn giản thì các công việc đó sẽ đuợc thực hiện trong một khoảng thời gian rất ngắn

Không chỉ vậy, đối với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ thì việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ sẽ giúp giảm tải đuợc diện tích trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ

Như vậy, có thể khẳng định đuợc vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư là vô cùng quan trọng, có tầm ảnh huởng và tác động rất lớn đến sự phát triển và ổn định của CTVT

1.3 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ lưu trữ

Theo như khái niệm về công tác văn thu đã đuợc đề cập ở trên, các nghiệp vụ trong công tác văn thu sẽ bao gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi - đến; quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ vào luu trữ cơ quan Vì vậy, việc ứng dụng CNTT trong CTVT sẽ bao gồm các nội dung sau:

Bảng 1.1 Bảng so sánh đặc điểm giữa công tác văn thư hiện đại và công tác văn thư truyền thống

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quản lý

và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Là hoạt động bao gồm cac công việc: Soạn thảo; Ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu

Đôi tƣợng áp

dụng

Hồ sơ, văn bản giấy;

Hồ sơ, văn bản điện tử Hồ sơ, văn bản giấy

Nội dung Soạn thảo và ban hành văn bản

Tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau (thông qua bưu điện; đưa trực tiếp; )

Quản lý văn bản đi

Thực hiện trực tiếp trên văn bản giấy

Đăng ký văn

bản đi

Thông qua phần mềm và hệ thông sổ

Thông qua hệ thống sổ đăng

Thông hệ thống bưu điện hoặc gửi trực tiếp

Lưu văn bản

đi

Lưu bản điện tử trên máy tính hoặc cơ sở dữ liệu Lưu bản giấy

Mở hồ sơ Mở hồ sơ điện tử trên máy tính Mở hồ sơ bằng bìa hồ sơ

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của ứng dụng CNTT trong

CTVT

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị

Yếu tố đầu tiên có ảnh huởng đặc biệt quan trọng, là điều kiện cần đối

với việc ứng dụng CNTT trong CTVT: Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị Có thể

nói, nếu không đuợc trang bị hệ thống cơ sở vật chất và thiết bị đầy đủ theo yêu cầu thì việc ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như công tác văn thư không thể đuợc tiến hành Việc đầu tư trang thiết

bị kỹ thuật hiện đại đồng thời cũng là cơ hội và thách thức cho các cán bộ văn thư thay đổi, phát triển theo huớng hiện đại cùng với sự phát triển của xu thế

Nhận thức và sự hỗ trợ lẫn nhau trong tập thể

Có thể thấy, việc ứng dụng CNTT có một vai trò vô cùng to lớn đối với mọi hoạt động trong các cơ quan, tổ chức chứ không riêng gì công tác văn thư Vì thế, mỗi cá nhân cũng như toàn bộ tập thể phải có nhận thức đúng đắn

về CNTT và đồng thời phải luôn có tinh thần cầu thị, tiếp thu các kiến thức mới về công nghệ,

Uyên, em sẽ đi vào phần trình bày chi tiết tại chuơng 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG PHỔ THÔNG DÂN TỘC NỘI TRÚ QUẢNG UYÊN 2.1 Giới thiệu chung về trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Phổ thông DTNT THCS Quảng Uyên - nơi tạo nguồn cán bộ cho miền núi và vùng cao, là một trong số các đơn vị giáo dục thuộc hệ thống

trường chuyên biệt của tỉnh Cao Bằng Trường đóng tại thị trấn Quảng Uyên,

huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng Với 3 đặc tính là: tính Phổ thông, tính Dân tộc và tính Nội trú, trường đã và đang tiếp nhận, dạy kiến thức phổ thông cho học sinh là con em các dân tộc thiểu số, con em ở vùng kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn học cấp THCS của huyện Quảng Uyên cũ nay là huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng Nhà trường thực sự là địa chỉ tin cậy của nhân dân các dân tộc trong và ngoài huyện

Trường Phổ thông DTNT THCS Quảng Uyên được thành lập với tên gọi ban đầu là trường PTDT nội trú huyện Quảng Hòa theo quyết định số 106 UB/QĐ-TC ngày 06/5/1994 của UBND tỉnh Cao Bằng; năm 2002 đổi tên trường thành trường PTDTNT huyện Quảng Uyên theo quyết định số 432/QĐ-TC-UB ngày 25/9/2002 của UBND huyện Quảng Uyên Năm 2004 thầy Phan Văn Núi được điều động về làm hiệu trưởng để ban đầu thực hiện việc xây dựng nhà trường Tháng 8 năm 2007 trường tuyển sinh khóa học đầu tiên với hình thức xét tuyển gồm các đối tượng đúng quy định thuộc địa bàn các xã thuộc huyện Quảng Hòa; quy mô gồm 08 lớp, 191 học sinh với các khối 6,7,8,9 mỗi khối 2 lớp và 28 CB,GV,CNV Từ tháng 4 năm 2020 sau khi sáp nhập huyện Quảng Uyên và Phục Hòa thành huyện Quảng Hòa trường đổi tên là Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên theo Quyết định số 513/QĐ-UBND ngày 14/4/2020 của UBND tỉnh Cao Bằng

14 năm qua, với sự đi lên từng bước vững chắc của mình, trường Phổ thông DTNT THCS Quảng Uyên đã khẳng định được vị thế của một ngôi trường đặc thù trong hệ thống trường chuyên biệt của ngành GD&ĐT tỉnh Cao Bằng cũng như sự nghiệp GD-ĐT của đất nước Việt Nam Dù còn những khó khăn thử thách nhất định nhưng được sự quan tâm, đầu tư, giúp đỡ của các cấp, các ngành, sự ủng hộ hết lòng của các bậc cha mẹ học sinh, sự đồng thuận của nhân dân cùng với sự chỉ đạo khoa học, sáng tạo của chi bộ Đảng, Ban Giám hiệu, sự vươn lên không ngừng của cán bộ giáo viên và các thế hệ học sinh, nhà trường luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

Nhà trường có tổng số 37 cán bộ, giáo viên, CNV được biên chế vào 3

tổ chuyên môn: Văn-Sử-Địa-GDCD, Toán-Lý-Hóa-Sinh-CN, MT-ÂN với 3 CBQL, 19 giáo viên và 01 tổ Văn phòng với 15 nhân viên làm nhiệm vụ Kế toán, Văn thư, Thư viện, y tế, Cấp dưỡng, Bảo vệ Những năm qua, dù trong hoàn cảnh, điều kiện nào các thế hệ thầy cô giáo và cán bộ CNV của trường luôn đoàn kết, tận tụy, sáng tạo, nỗ lực vượt lên khó khăn, tất cả vì học sinh thân yêu

Anh-Tin-TD-2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Căn cứ theo văn bản quy định mới nhất là Thông thư BGDĐT ngày 15 tháng 01 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạoban hành quy chế tổ chức và hoạt động của trường phổ thông dân tộc nội trú

01/2016/TT-Trường PTDNT THCS Quảng Uyên có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nhu sau:

- Sở giáo dục và đào tạo giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lí các trường PTDTNT cấp tỉnh và trường PTDTNT cấp huyện (có cấp THPT)

- Phòng giáo dục và đào tạo giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lí các trường PTDTNT cấp huyện đào tạo cấp THCS

- Cơ sở giáo dục có hệ PTDTNT trực thuộc bộ do bộ chủ quản quản lý (bộ chủ quản quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính; sở giáo dục và đào tạo

quản lý về chuyên môn đối với cơ sở giáo dục đóng trên địa bàn có đào tạo cấp THPT; phòng giáo dục và đào tạo quản lí chuyên môn đối với cơ sở giáo dục đóng trên địa bàn chỉ đào tạo cấp THCS).

- Tuyển sinh đúng đối tượng và chỉ tiêu được giao hằng năm

- Giáo dục học sinh về chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng và Nhà nước; bản sắc văn hóa và truyền thống tốt đẹp của các dân tộc Việt Nam; ý thức tham gia phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ở vùng khó khăn sau khi tốt nghiệp

- Giáo dục kỹ năng sống và kỹ năng hoạt động xã hội phù hợp với học sinh phổ thông dân tộc nội trú

- Giáo dục lao động, hướng nghiệp và dạy nghề truyền thống phù hợp với năng lực của học sinh và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

- Tổ chức công tác nội trú cho học sinh, bảo đảm 100% học sinh của nhà trường được ăn, ở nội trú

- Theo dõi, thống kê số lượng học sinh đã tốt nghiệp hằng năm của nhà trường tiếp tục học ở cấp học, trình độ cao hơn hoặc trở về địa phương tham gia công tác, lao động sản xuất nhằm đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng

và hiệu quả giáo dục

- Ngoài các tổ quy định tại Điều lệ trường trung học hiện hành, trường PTDTNT được thành lập thêm không quá 03 tổ để thực hiện các lĩnh vực công tác giáo dục đặc thù của nhà trường như: quản lý học sinh nội trú; chăm sóc và nuôi dưỡng học sinh nội trú; tư vấn tâm lý, giáo dục kĩ năng sống cho học sinh nội trú Việc thành lập các tổ của trường do hiệu trưởng nhà trường quyết định

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên có Ban giám hiệu và 05 tổ chuyên môn, trong đó bộ phận văn thư thuộc tổ Văn phòng của nhà trường gồm có:

- Ban giám hiệu: 01 hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng

2.2.1 Các quy định do nhà nước ban hành

Đầu tiên phải kể đến Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 do

Bộ Nội Vụ ban hành quy định Về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức Văn bản này quy định về các nội dung của Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Tiếp theo có thể nhắc tới Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác Văn thư Trong văn bản này

đã đề cập tới về các khái niệm cũng như là các nội dung trong Công tác Văn thư Đây là văn bản mới nhất, được thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về Công tác văn thư với nhiều điểm mới như: giá trị pháp lý của văn bản điện tử về các quy định liên quan đến trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo và ký ban hành văn bản; quy định về các loại văn bản hành chính và một số nội dung khác

Quyết định số: 34/2020/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh Cao Bằng về ban hành quy chế công tác văn thư tỉnh Cao Bằng

2.2.2 Các quy định của trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò to lớn của việc ứng dụng công

nghệ thông tin và sử dụng hệ thống các phần mềm quản lý văn bản mang lại, trên cơ sở phát huy các quy định của nhà nước, thì tại Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng cũng như Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên đã ban hành một

số các quy định riêng nhằm xây dựng và phát triển hệ thống phần mềm quản

lý văn bản cũng như là việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại nhà trường, cụ thể như sau:

Quyết định số: 373/QĐ – SGD&ĐT ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Cao Bằng về ban hành quy chế quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan sở GD&ĐT

Công văn số: 818/SGD&ĐT – VP ngày 13 tháng 8 năm 2018 của Sở Giáo dục và đào tạo Cao Bằng về việc tăng cường sử dụng, khai thác hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice và sử dụng con dấu số trong phát hành văn bản đi

Quyết định số: 42/QĐ-DTNT ngày 30/10/2021 của trường PTDTNT THCS Quảng Uyên về việc ban hành Quy chế làm việc của nhà trường

2.3 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Công tác văn thư lưu trữ văn

bản điện tử tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

2.3.1 Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và lưu hồ sơ điện tử và các thiết bị phục vụ công tác văn thư trong thời kỳ công nghệ thông tin

Hiện nay, tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên đang sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và lưu hồ sơ điện tử có địa chỉ tại https://qlvb.caobang.gov.vn/qlvbdh/main?lang=vi, là phần mềm ứng dụng phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị

* Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm

Sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và lưu hồ sơ điện tử của Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên nhằm thực hiện các thao tác giải quyết công việc:

Hình ảnh minh họa Giao diện đăng nhập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

của tỉnh Cao Bằng

Các trang thiết bị máy móc hiện đại phục vụ công tác văn thư:

Máy tính có hệ thống chip xử lý tốc độ cao, bộ nhớ máy có dung lượng lưu trữ lớn, có đường truyền mạng ổn định

Máy phô tô của nhà trường được trang bị máy công nghệ hiện đại, cấu hình mạnh mẽ sử dụng được chức năng Scan, in và phô tô văn bản

2.3.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên

Tại trường PTDTNT THCS Quảng Uyên việc quản lý và giải quyết văn bản sẽ được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ – CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác Văn thư các bước xử lý công văn đi của văn thư nhà trường:

Bước 1: Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường PTDTNT THCS Quảng Uyên đã hoàn toàn được thực hiện trên máy tính thay thế hoàn toàn cho việc soạn thảo văn bản bằng chép tay như trước đây, đem lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hóa trong công tác này

Hiện nay tại nhà trường đang sử dụng phần mềm soạn thảo chính là