Chức năng: - Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện sau đây gọi tắt là Văn phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Trang 1TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THU HOẠCH
Tại: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Mi
Lớp: Văn phòng 11A
Ngành: Hành chính văn phòng
Giáo viên hướng dẫn: Trần Lệ Hường
Trang 2Đak Pơ, năm 2009
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu căn bản Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước
Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ quan đơn vị tiếp nhận và quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng
và Nhà nước, các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực hiện những văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những kết quả hoạt động của cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác
Nhằm trang bị cho học sinh kỹ năng thực hành, nhà trường đã tổ chức cho học sinh đi kiến tập, giúp cho học sinh làm quen với công việc sau này của một cán bộ văn phòng, văn thư - lưu trữ, đồng thời bổ sung hoàn chỉnh những kiến thức đã học để chuẩn bị công việc sau khi ra trường
Được sự chấp thuận của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, tôi
đã kiến tập tại đây từ ngày 08 tháng 6 năm 2009 đến ngày 18 tháng 8 năm 2009
Qua thời gian kiến tập, được tiếp xúc với thực tế tôi càng nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò, chức năng và tầm quan trọng của công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ
Với những kiến thức đã tích luỹ được và liên hệ với thực tiễn công tác, sau thời gian kiến tập, tôi trình bày báo cáo với bố cục như sau:
- Phần 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
- Phần 2: Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
- Phần 3 Nhận xét kiến nghị về thực tế công việc so với lý thuyết đã được học
Đak Pơ, ngày 15 tháng 8 năm 2009
Học sinh kiến tập Nguyễn Thị Thanh Mi
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được kiến tập tại đây
Qua đây tôi xin cảm ơn quý thầy cô của Trường đã hết lòng truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn cô Trần Lệ Hường đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong đợt kiến tập, và hoàn thành báo cáo này
Trong quá trình kiến tập tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu
từ các cán bộ công chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, đây cũng là cơ hội để tôi áp dụng những kiến thức đã được học vào công việc thực tế của tôi sau này
Trong thời gian kiến tập tôi đã cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ của mình, được Cán bộ, công chức Văn phòng quan tâm hướng dẫn, nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót do chưa có kinh nghiệm trong công việc, kính mong lãnh đạo và cán bộ công chức trong Văn phòng HĐND và UBND huyện thông cảm
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Trang 4I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ.
1 Giới thiệu về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ.
Huyện Đak Pơ được thành lập theo Nghị định số 155/2003/NĐ-CP, ngày
09/12/2003 của Chính phủ Huyện có 08 xã trên cơ sở 07 xã cũ của huyện An Khê cũ và thành lập thêm một xã (xã Đak Pơ tách ra từ xã An Thành) Bộ máy chính quyền chính thức hoạt động từ ngày 15/01/2004
Huyện nằm trên Quốc lộ 19 – nối duyên hải miền Trung với các tỉnh Tây Nguyên và Đông Bắc Campuchia – cách Cảng biển Quy Nhơn 90km, thành phố Pleiku 76km, Thị xã An Khê 12km
Cơ cấu tổ chức của các cơ quan quản lý nhà nước huyện Đak Pơ gồm có các phòng ban sau:
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính – Kế hoạch;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Y tế;
- Thanh tra huyện;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
- Phòng Công thương
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đak Pơ, chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho HĐND và UBND huyện
Tên gọi đầy đủ của cơ quan: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ Địa chỉ: xã Đak Pơ, huyện Đak Pơ, tỉnh Gia Lai
Số điện thoại: 059.3838235
E-mail: ubndhuyendakpo@gmail.com
2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ:
Trang 52.1 Chức năng:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của UBND huyện; tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân (HĐND), UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện
- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh và Ban Dân tộc tỉnh
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Trong việc phục vụ cho hoạt động của HĐND huyện:
a) Trình Thường trực HĐND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND huyện;
b) Giúp Thường trực HĐND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, tỉnh, các đơn vị quân đội đóng trên địa bàn huyện;
c) Chuẩn bị các báo cáo của Thường trực HĐND; biên tập và quản lý hồ
sơ, biên bản các Kỳ họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND huyện;
d) Phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, Thường trực HĐND huyện;
e) Tổ chức và phục vụ các Kỳ họp của HĐND huyện; tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách, đi công tác và các hoạt động khác của Thường trực HĐND;
f) Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của HĐND huyện; tham mưu, giúp HĐND huyện: điều hành công việc chung của HĐND huyện; thực hiện Quy chế hoạt động của HĐND huyện; giữ mối liên hệ giữa Thường trực HĐND với các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND huyện, dự thảo các văn
Trang 6bản của Thường trực HĐND, dự thảo Nghị quyết và hoàn thiện Nghị quyết của HĐND; tổ chức giám sát và thực hiện kiến nghị trong hoạt động giám sát; tổ chức tiếp xúc cử tri, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri; tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của các cơ quan chức năng Trung ương, tỉnh; thực hiện việc niêm yết các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND huyện theo quy định của pháp luật
2 Trong việc phục vụ cho hoạt động của UBND huyện:
a) Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan, ban ngành, UBND xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, ban ngành, UBND xã theo quy định của pháp luật;
b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
c) Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
d) Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, ban ngành, UBND xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
e) Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
cơ quan, ban ngành, UBND xã trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định;
f) Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, tỉnh, các đơn
vị quân đội đóng trên địa bàn huyện;
g) Tổ chức truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Phối hợp với cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
Trang 7các văn bản đó tại các cơ quan, ban ngành, UBND xã; thực hiện việc niêm yết các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện theo quy định của pháp luật;
h) Chuẩn bị các báo cáo của UBND và Chủ tịch UBND huyện; biên tập
và quản lý hồ sơ, biên bản các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp và làm việc của UBND và Chủ tịch UBND huyện;
i) Phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn phòng, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND huyện;
j) Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện;
k) Tổ chức và phục vụ các các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách, đi công tác và các hoạt động khác của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện
3 Trong việc tham mưu và quản lý nhà nước về công tác dân tộc:
a) Trình UBND huyện ban hành kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm, các văn bản hướng dẫn về công tác dân tộc trên địa bàn huyện; kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
b) Giúp UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, các dự án chương trình phát triển kinh tế - xã hội, công tác định canh, định cư đối với đồng bào các dân tộc thiểu số trên địa bàn;
c) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn và các đoàn thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp luật;
d) Hướng dẫn UBND các xã triển khai thực hiện công tác dân tộc trên địa bàn;
e) Tham mưu cho UBND huyện thực hiện công tác thông tin, báo cáo, thống kê, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện công tác dân tộc với các cơ quan chức năng của tỉnh
Trang 84 Hướng dẫn cán bộ, công chức làm công tác văn phòng ở các cơ quan chuyên môn thuộc huyện và UBND các xã về nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;
5 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện Phối hợp với Thanh tra huyện tổ chức công tác tiếp dân của UBND huyện;
6 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng;
7 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND huyện;
8 Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện;
9 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật
3 Tổ chức, biên chế:
Ngoài Thường trực HĐND, Thường trực UBND huyện, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên nghiên cứu và công chức, người lao động thuộc các bộ phận nghiệp vụ: kế toán, tài vụ, văn thư - lưu trữ, lái xe, bảo vệ, công vụ, Hội trường, Nhà khách…
Các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên nghiên cứu và cán bộ, công chức, người lao động của Văn phòng phải tuân thủ sự phân công của Chánh Văn phòng và chấp hành các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức Nhà nước
và pháp luật về lao động
Biên chế của Văn phòng do UBND huyện quyết định phân bổ hàng năm trong tổng biên chế hành chính của huyện
II CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ.
1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng đã xác định: Văn Phòng
là cơ quan chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo các đề án, văn bản theo
sự phân công của Thường trực HĐND và UBND huyện Ngoài ra Văn Phòng còn có chức năng thẩm tra về thể thức văn bản của các cơ quan khác soạn thảo
Trang 9trước khi trình Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện ký, ban hành
1.1 Các loại văn bản Văn Phòng tham mưu cho UBND huyện dự thảo, thẩm tra, ký, ban hành;
a Các văn bản Quy phạm pháp luật:
Theo Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND, UBND huyện Đak Pơ được ban hành 02 loại văn bản Quy phạm pháp luật là: Quyết định và Chỉ thị
- Quyết định:
Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ ban hành các loại văn bản theo thẩm quyền, thủ tục ban hành, nhằm quy định những chính sách, chế độ áp dụng trong phạm vi địa phương
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc kiện toàn hợp đồng cung cấp hậu cần – kỹ thuật
huyện Đak Pơ
- Chỉ thị dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý và để chỉ đạo hướng dẫn cho các cơ quan cấp dưới thực hiện các Nghị quyết, Quyết định đã được thông qua
Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc triển khai một số nội dung, nhiệm vụ Quốc phòng 2008
b Các văn bản hành chính thông thường:
- Quyết định
- Chỉ thị
- Báo cáo: được ban hành để xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên hoặc ban hành Báo cáo dùng để sơ kết hoặc tổng kết công tác của UBND Báo cáo dùng
để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài
Ví dụ:
BÁO CÁO
Sơ kết sản xuất vụ mùa 2008 và triển khai kế hoạch sản xuất vụ đông
xuân năm 2008 – 2009
Trang 10- Kế hoạch: là văn bản quy định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Triển khai tháng hành động vì trẻ em năm 2008
- Tờ trình: được ban hành để gửi cho cấp trên đề nghị với cấp trên phê chuẩn chủ trương, một chế độ chính sách, chế độ công tác, một số tiêu chuẩn định mức hoặc trình cấp trên sửa đổi bổ sung chế độ chính sách
Ví dụ:
TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị thanh toán kinh phí cho cán bộ công chức
đi học cao học
- Biên bản: là loại văn bản dùng để ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến
và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp có xác nhận của chủ tọa và thư ký
Ví dụ:
BIÊN BẢN
Cuộc họp bàn giao tài sản giữa các phòng ban trong huyện
- Công văn: ban hành để đôn đốc nhắc nhở về một vấn đề, một sự việc
Ví dụ:
V/v quy định tổ chức
công tác tiếp dân.
Kính gửi: …
- Thông báo: dùng để thông tin cho các đơn vị cấp duới hoặc ngang cấp
về tình hình hoạt động về các lĩnh vực khác
Ví dụ:
THÔNG BÁO
Về việc lãnh đạo huyện đi thăm, tặng quà nhân dịp mừng lễ
Giáng sinh năm 2008
- Phiếu chuyển: là loại văn bản được ban hành để gửi kèm văn bản đi, nhằm theo dõi việc chuyển giao văn bản
Ví dụ:
PHIẾU CHUYỂN
Phiếu chuyển đơn của Bà Phạm Thị X