Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần thi công cơ giới xây lắp lấy ví dụ dự án xây dựng khu đô thị 54 hạ đình

Ch­¬ng 1 PAGE 68 LỜI NÓI ĐẦU Sau 20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, ngành xây dựng Việt Nam đã đạt được những thành tựu quan trọng trên mọi lĩnh vực Xây dựng và đưa vào sử dụng các khu công nghiệp, c[.]

LỜI NÓI ĐẦU

Sau 20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, ngành xây dựng Việt Nam đãđạt được những thành tựu quan trọng trên mọi lĩnh vực: Xây dựng và đưa vào

sử dụng các khu công nghiệp, các cơ sở hạ tầng quan trọng trên mọi miền củađất nước, phải kể đến hai khu công nghiệp đầu tiên của Vùng Kinh tế Trọngđiểm Bắc bộ được xây dựng là Khu công nghiệp Nội Bài - Hà Nội và Nomura

- Hải Phòng, rồi tiếp đến là các Khu Công nghiệp Bình Dương, Biên Hòa,Dung Quất… hệ thống đường giao thông, cầu cảng, sân bay, bến bãi…Lĩnhvực xây dựng và phát triển nhà ở đã có những thành tựu vượt bậc, năm 2008,

cả nước đã đầu tư xây dựng mới và cải tạo nâng cấp nhà ở khoảng 21 triệu

m2 Các lĩnh vực khác của ngành xây dựng cũng phát triển mạnh mẽ như sảnxuất vật liệu xây dựng, quy hoạch, thiết kế, tư vấn…Từ đó khẳng định vai tròcủa ngành xây dựng trong nền kinh tế quốc dân như Thủ tướng Phan Văn

Khải đã nhận xét: "Ngành xây dựng phải đóng vai trò chủ đạo trong việc thực hiện chiến lược phát triển đất nước".

Nhà nước ta coi đây là mà một ngành công nghiệp đặc biệt tạo ra cơ sở

hạ tầng cho nền kinh tế Ngành xây dựng phát triển là tiền đề để các ngànhcông nghiệp khác phát triển theo Ngành xây dựng của Việt Nam ngày càngphát triển cùng với xu thế hội nhập kinh tế của đất nước Chính vì thế vốn đầu

tư của ngân sách Nhà nước cấp cho ngành xây dựng ngày càng tăng thể hiện

sự quan tâm và ưu đãi của Nhà nước đối với ngành công nghiệp này

Công ty Cổ phần Thi công Cơ giới Xây lắp là một thành viên trựcthuộc Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, được thành lập từ năm 1959, đến nay

đã có bề dày gần 50 năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Ngày naytrong một môi trường cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâurộng, Công ty đã xây dựng cho mình một chiến lược phát triển kinh doanh

thực sự thông qua việc đầu tư theo dự án, mở rộng kinh doanh cả về chiềurộng và chiều sâu Việc quản lý tốt các dự án đầu tư đã đem lại lợi nhuận vànâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho toàn bộ quá trình sản xuất và kinh doanhcủa Công ty Mặc dù vậy Công ty đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăntrong công tác quản lý dự án do qui mô dự án ngày càng lớn và tính chất dự

án ngày càng phức tạp

Xuất phát từ thực tế đó, với mong muốn hoàn thiện hơn công tác quản

lý dự án của công ty, thông qua đó đóng góp một phần vào sự phát triểnchung của công ty, tác giả đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty Cổ phần Thi công Cơ giới

Xây lắp- lấy ví dụ: Dự án xây dựng Khu đô thị 54 Hạ Đình ”

Bằng việc nghiên cứu, phân tích một dự án đầu tư cụ thể là “Dự án đầu

tư xây dựng Khu đô thị 54 Hạ Đình” Tác giả đã chỉ ra được mức độ hiệu quả,những hạn chế của công tác quản lý dự án đầu tư của Công ty để có cái nhìntổng thể và bao quát hơn về quá trình quản lý đầu tư của Công ty Cổ phần Thicông Cơ giới Xây lắp Từ đó đưa ra các giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằmhoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư của Công ty Đầu tư xây dựng cơbản là một ngành sản xuất có đóng góp lớn cho nền kinh tế quốc dân, do đótiềm năng phát triển của Công ty là vô cùng lớn, nhưng để tồn tại và phát triểnthì các dự án của Công ty phải có tính hiệu quả cao Do đó việc nâng cao hiệuquả của công tác quản lý dự án là một yêu cầu bức thiết và để làm được điềunày cần phải xây dựng một quy trình thống nhất và hiệu quả cho các dự án Vìvậy, việc nghiên cứu đề tài này để tìm ra một hướng đi hiệu quả hơn cho côngtác quản lý dự án của Công ty là cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty

Kết cấu của luận văn bao gồm:

- Lời nói đầu

- Chương 1: Tổng quan về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng.

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty Cổ phần Thi công Cơ giới Xây lắp

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần Thi công Cơ giới Xây lắp.

- Kết luận và một số gợi mở nghiên cứu.

- Danh mục tài liệu tham khảo

Với kiến thức có hạn cả về lý luận và thực tiễn, những phân tích và cácgiải pháp em đưa ra không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được

sự góp ý của các thầy cô giáo để luận văn của em có thể hoàn thiện và có ýnghĩa áp dụng vào thực tiễn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS TS Từ Quang Phương giảngviên bộ môn Kinh tế Đầu tư, người đã tận tình hướng dẫn và giúp em hoànthành luận văn thạc sỹ này

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, tập thể cán bộ cácphòng ban trong công ty và Ban quản lý dự án đầu tư – Công ty Cổ phần Thicông cơ giới xây lắp đã giúp đỡ, tạo điều và cung cấp cho em các tài liệu xácthực trong quá trình hoàn thành luận văn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

ĐẦU TƯ NGÀNH XÂY DỰNG1.1 KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1.1.1 Dự án đầu tư:

1.1.1.1 Khái niệm

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh mộtkhía cạnh nào đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án:cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự

án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theocách hiểu thứ hai “động” có thể định nghĩa dự án như sau:

Theo định nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn nhân lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới

Như vậy, theo định nghĩa này thì:

- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mụctiêu xác định

- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nênmột thực thể mới

Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau:

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều cóđiểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định rõ Dự án kết thúc khi mục tiêu của

dự án đã được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạtđược và dự án bị loại bỏ

- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất làsản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc

dự án khác

1.1.1.2 Đặc trưng của dự án đầu tư:

- Dự án có mục đích, kết quả xác định: Tất cả các dự án đều phải có kết

quả được xác định rõ Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụcần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập.Tập hợp các kết quả cụ thể của một nhiệm vụ hình thành nên kết quả chungcủa dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chiathành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đềuphải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việchoàn thành với chất lượng cao

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn: Nghĩa

là, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ):

Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án khôngphải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm vàdịch vụ do dự án đem lại là duy nhất

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các

bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án.: Dự án nào cũng có sự tham

gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà

tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất và yêucầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau Giữacác bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan

hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia củacác bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự áncần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

- Môi trường hoạt động “va chạm”: Quan hệ giữa các dự án là quan hệ

chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnhtranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực,thiết bị Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai thủtrưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiệnquyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau

- Tính bất định và độ rủi ro cao: Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền

vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhấtđịnh Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tưphát triển thường có độ rủi ro cao

1.1.1.3 Phân loại dự án đầu tư

Có nhiều cách phân loại dự án khác nhau, tuỳ theo mục đích của côngtác tổ chức, quản lý và kế hoạch hoá vốn đầu tư, người ta lựa chọn các tiêuthức khác nhau để phân loại Về cơ bản có những cách phân loại như sau:

* Theo cơ cấu tái sản xuất:

- Dự án đầu tư theo chiều rộng

- Dự ấn đầu tư theo chiều sâu

* Theo các lĩnh vực hoạt động trong xã hội

- Dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh

- Dự án đầu tư phát triển khoa học kỹ thuật

- Dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng

* Theo các giai đoạn hoạt động của các dự án đầu tư trong quá trình táisản xuất xã hội

- Dự án đầu tư thương mại

- Dự án đầu tư sản xuất

* Theo thời gian thực hiện và phát huy tác dụng để thu hồi vốn đã bỏ ra

- Dự án đầu tư ngắn hạn

- Dự án đầu tư dài hạn

* Theo sự phân cấp quản lý dự án:

- Dựa án đầu tư nhóm A

- Dựa án đầu tư nhóm B

- Dựa án đầu tư nhóm C

* Theo cấp độ nghiên cứu:

- Dự án tiền khả thi

- Dự án khả thi

* Theo nguồn vốn:

- Dự án đầu tư có vốn huy động trong nước

- Dự án đầu tư có vốn huy động từ nước ngoài

* Theo vùng lãnh thổ

- Dự án đầu tư trong tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Dự án đầu tư trong từng khu vực

1.1.1.4 Các giai đoạn hình thành dự án:

Kết quả của công tác nghiên cứu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư là cóđược dự án đầu tư đảm bảo chất lượng, có sức thuyết phục cao Theo chế độhiện hành, việc hình thành một dự án đầu tư được tiến hành theo các bước:

- Nghiên cứu cơ hội đầu tư

- Nghiên cứu tiền khả thi

- Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu cứu cơ hội đầu tư

Đây là giai đoạn hình thành dự án là bước nghiên cứu sơ bộ nhằm xácđịnh cơ hội có triển vọng đem lại hiệu quả và sự phù hợp đối với công ty, đốivới chiến lược phát triển chung của Ngành, Đất nước

Nghiên cứu tiền khả thi (TKT)

Nghiên cứu TKT là giai đoạn tiếp theo của giai đoạn nghiên cứu cơ hộiđầu tư có triển vọng đã được lựa chọn Các công trình này thường có quy môlớn, phức tạp về kỹ thuật, công nghệ, thời gian thu hồi vốn lâu, có nhiều yếu

tố bất định

Nghiên cứu khả thi là lần xem xét cuối cùng nhằm đi đến kết luận xácđáng về mọi vấn đề cơ bản của dự án bằng các số liệu đã được tính toán chitiết chính xác trước khi quyết định đầu tư chính thức

1.1.2 Quản lý dự án đầu tư:

1.1.2.1 Khái niệm

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân

sự Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi

vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lượng cơ bản thúcđẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là:

- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phứctạp, kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;

- Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật)ngày càng tăng

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực

và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch,điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phíthực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mụctiêu xác định

- Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định nhữngcông việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và làquá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểudiễn dưới dạng sơ đồ hệ thống

- Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực baogồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lýtiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng côngviệc và toàn bộ dự án (khi nào cần kết thúc)

- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình, phân tích tình hìnhhoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trìnhnăng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đóphản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1.1

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án

1.1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án:

Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể vàyêu cầu hợp tác … nhưng tác dụng của nó rất lớn Phương pháp quản lý dự án

có những tác dụng chủ yếu sau đây:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữanhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án

Điều phối thực hiện

- Điều phối tiến độ thời gian

- Phân phối nguồn lực

- Phân phối các nỗ lực

- Khuyến khích và động viên các CBCNV

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm củacác thành viên tham gia dự án.

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh vàđiều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được

- Tạo điều kiện cho việc đàm phát trực tiếp giữa các bên liên quan đểgiải quyết những bất đồng

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

1.1.2.3 Mục tiêu của quản lý dự án đầu tư:

Quản lý dự án là việc xác định một chương trình quản lý việc thực hiện

dự án tối ưu nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nguồn lực đáp ứng yêu cầumục tiêu của dự án Quản lý dự án bao gồm những hoạt động của cán bộ quản

lý về quá trình hình thành và triển khai thực hiện và kết thúc dự án Khi xâydựng chương trình thực hiện cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu cơ bản của việc triển khai các dự án thể hiện ở chỗ các côngviệc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng, trong phạm vichi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau:

C = f (P, T, S)

Trong đó:

C: Chi phí

P: Hoàn thành công việc (kết quả)

T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thànhcông việc, thời gian và phạm vi dự án Nói chung chi phí của dự án tăng lênnếu chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm

vi dự án được mở rộng

Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những

mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ vớinhau Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chiphí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng Tuymối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời

kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với mụctiêu này phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia

Do vậy, trong qúa trình quản lý dự án các nhà quản lý hy vọng đạt được

sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1.2.1 Các nội dung quản lý dự án đầu tư:

a) Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án:

* Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án:

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thểcác biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạtđộng và kết thúc dự án

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện làcác cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng

và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tíchcực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những công cụ quản lý vĩ môchính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch,

quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sáchđầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kếtoán, bảo hiểm, tiền lương…

* Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án:

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý của các hoạt động cụthể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối,kiểm soát … các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đềnhư: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt độngmua bán… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn chuẩn

bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án Trongtừng giai đoạn, tuỳ đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phảigắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí

dự án Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành nhữngcông việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc

đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợpmột cách chính xác và đầy đủ

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về

dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

* Quản lý phạm vi:

Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích,mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thựchiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án

* Quản lý thời gian:

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thờigian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dàibao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

* Quản lý chi phí:

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thựchiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức,phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

* Quản lý thông tin:

Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cáchnhanh nhất và chính xác nhất giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý

khác nhau Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Aicần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáocho họ bằng cách nào?

* Quản lý rủi ro:

Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức

độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

* Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán:

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựachọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyênvật liệu, trang thiết bị, dịch vụ… cần thiết cho dự án Quá trình quản lý nàygiải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cầnthiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượngnhư thế nào?

c) Quản lý theo chu kỳ của dự án:

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độbất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một sốgiai đoạn để quản lý thực hiện Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việcthực hiện một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi

là chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc vàthời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽđược thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ranhững công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộcphạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặcđiểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắtđầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóngkhi dự án bước vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án

thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau Thứ ba, khả năngảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và

do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự ánđược tiếp tục trong các pha sau

1.2.2 Các mô hình tổ chức quản lý dự án.

Tổ chức là một nhân tố động Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phùhợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý.Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung vàquản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triểnnhiều mô hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả

Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc mục đích nghiêncứu mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp

Căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêucầu của dự án có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án thành hai nhómchính là hình thức thuê tư vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ chức theo hìnhthức Chủ nhiệm điều hành dự án và Mô hình Chìa khóa trao tay) và hình thứcchủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án

Mô hình thứ nhất: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý

mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện hoặc lập ra ban quản lý dự án để quản lý việcthực hiện các công việc của dự án theo sự ủy quyền

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng chocác dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn sâu củachủ đầu tư, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinhnghiệm quán lý dự án

Hình 1.2: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.

Mô hình thứ hai: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án:

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chứcquản lý trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyênngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có nănglực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọihoạt động thực tiễn dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độclập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kếtquả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu tư

về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông quachủ nhiệm điều hành dự án Hình thức này áp dụng cho những dự án quy môlớn, tính chất phức tạp

Tổ chức thực hiện dự án III

Tổ chức thực hiện dự án IV

Hình 1.3: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

Mô hình thứ ba: Mô hình chìa khoá trao tay.

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chứctrong đó nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư –chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án

Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay cho phép tổ chức đấuthầu, lựa chọn nhà tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án Khác với hình thức chủnhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án

và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án Trongmột số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thựchiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong

dự án đã trúng thầu Khi đó họ như một thứ “cai” điều hành dự án Trong

Chủ đầu tư

Chủ nhiệm điều hành

dự án

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

Lập dự

toán

trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một

tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp

Hình 1.4 Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.

1.2.3 Các công cụ được sử dụng để quản lý dự án:

Có nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản lý

dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án Một số công

cụ và kỹ thuật quản lý dự án có thể là:

- Tuyên ngôn dự án (Project charter), báo cáo phạm vi dự án và cơ cấuphân tách công việc (WBS)

- Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường găng

Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án

Chọn tổng thầu (Chủ nhiệm điều hành DA)

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

phụ A, B…

Chủ đầu tư

- Ước lượng chi phí (dự toán) và quản lý kết quả đạt được.

- ……

Dưới đây là một số công cụ thường được sử dụng trong quản lý dự án.a) Phân tách công việc:

* Khái niệm và phương pháp thực hiện:

Cơ cấu phân tách công việc (gọi ngắn gọn là phân tách công việc) làviệc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và nhữngcông việc cụ thể, là việc xác định liệt kê và lập bảng giải thích cho từng côngviệc cần thực hiện của dự án

Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân tách công việc cần thực hiện của dự

án Một sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc Cấp bậc trên cùng phảnánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết củamục tiêu Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể Số lượng các cấp bậccủa sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô phức tạp của dự án

Có thể phát triển sơ đồ phân tách công việc theo nhiều phương pháp;

Ba phương pháp chính thường được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng(phương pháp lô gíc), phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thànhphát triển (chu kỳ) và phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chứcnăng) Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợpnhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc Bảng 1.1 trình bày ý nghĩa củatừng cấp bậc theo 3 phương pháp Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ đểphân tách công việc, trong đó 3 cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, 3cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật ở cấp độ cuối cùng có thể là mộtcông việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết Tuy nhiên, mức độchi tiết của các công việc ở mức độ cuối nên vừa đủ để làm sao có thể phân

phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép giaonhiệm vụ đúng người để người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó cóthể trả lời rõ ràng câu hỏi “công việc đó đã hoàn thành hay chưa?” và nếuhoàn thành rồi thì “có thành công hay không?”.

Bảng 1.1 Thứ bậc phân công công việc theo các phương pháp.

Cơ cấu phân tách

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

2 Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn

chính (các chu kỳ)

Các bộ phận cấu thành chính

3. Các nhóm nhiệm

vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn

Các phòng, ban, các đơn vị thành viên

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ

5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc

6 Công việc cụ thể Công việc cụ

Công việc cụ thể

* Tác dụng của phân tách công việc:

- Trên cơ sở sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác địnhtrách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án,WBS làm cho mọi người quan tâm hơn đến dự án và làm các nhóm dự ánhiểu được yêu cầu của nhau

- Phân tách công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệtrước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM

- Sơ đồ phân tách công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết vàđiều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bố các nguồn lực cho từngcông việc dự án.

- Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự

án trong từng thời kỳ

- Với sơ đồ phân tách công việc, các nhà quản lý dự án trong quá trìnhđiều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sóthoặc bỏ quên một số công việc nào đó

b) Biểu đồ GANTT:

* Nội dung:

Nội dung của phương pháp Gantt là xác định thứ tự thực hiện các hoạtđộng của dự án từ hoạt động chuẩn bị đến công việc hoàn thành kết thúc dự

án lên biểu đồ dạng sơ đồ ngang tuỳ thuộc vào:

- Độ dài thời gian của mỗi hoạt động

- Các điều kiện có trước của các hoạt động

Kế hoạch thực hiện dự án được thể hiện trên biểu đồ Gantt sẽ làm cơ sởcho việc điều khiển quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra Đây là

một phương pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng Biểu đồ Gantt là công cụ dễnhìn, thuận tiện cho quá trình tổ chức điều khiển

Để sử dụng phương pháp Gantt, chúng ta cần phải tiến hành một sốcông việc sau:

- Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động

- Xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc và thời gian dự trữcủa hoạt động

* Ưu và nhược điểm của phương pháp Gantt:

Ưu điểm:

- Đơn giản, dễ thực hiện

- Cho biết thứ tự từng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của từng hoạt động

- Cho biết thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiệncủa từng hoạt động và tổng tiến độ thực hiện của dự án

- Thuận tiện cho việc theo dõi và điều khiển quá trình triển khai thựchiện dự án

Nhược điểm:

- Không cho người quản lý thấy rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của

dự án

- Không phản ánh rõ những mặt hoạt động quan trọng cần chú ý trongquá trình điều khiển để đảm bảo tiến độ đã vạch ra.

- Không phản ánh cho người quản lý biết cách làm thế nào để rút ngắntiến độ thực hiện dự án

để giúp các nhà quản lý vạch kế hoạch, điều tiết và quản lý các dự án lớn vàphức tạp CPM do J.E.Kelly và M.R.Walker tìm ra năm 1957 và được ápdụng trong quản lý xây dựng dự án nhà máy hoá chất doPont Còn PERTđược áp dụng trong quản lý chế tạo tên lửa Polaris ở Mỹ và được hãng hàngkhông Anh áp dụng năm 1958

Các điều kiện áp dụng sơ đồ PERT:

Trong quản lý dự án đầu tư, để có thể áp dụng sơ đồ PERT, cần phải cócác điều kiện sau:

- Phải phân chia quá trình thực hiện dự án thành các hoạt động rànhmạch và hợp lý Tức là chia đối tượng quản lý thành các quá trình thành phần(sau đây gọi là các hoạt động, hoặc các công việc) theo đặc điểm kỹ thuật vàđặc điểm về tổ chức quản lý

- Các hoạt động (các quá trình thành phần) phải xác định rõ nội dungcông việc, khối lượng công việc, và phải xác định được thời gian cần thiết đểthực hiện khối lượng các công việc đó

- Phải xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau Đối vớiquản lý hoạt động xây dựng đó là mối quan hệ công nghệ trong xây dựng

- Phải xác định được thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của từnghoạt động (công việc) theo mối quan hệ công nghệ nhất định

Các nguyên tắc xây dựng sơ đồ PERT:

Để có thể xây dựng được sơ đồ PERT cần chú ý những nguyên tắc cơbản sau:

1 Các hoạt động được biểu diễn theo một hướng nhất định từ trái sangphải, bắt đầu từ sự kiện bắt đầu triển khai dự án đến sự kiện kết thúc dự án

2 Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm bắt đầu (sự kiện bắt đầu) và một điểmcuối (sự kiện kết thúc)

3 Mỗi hoạt động được biểu diễn chỉ bằng một cung nối giữa hai đỉnh(nút) có mũi tên chỉ hướng

4 Đánh các sự kiện: Được tiến hành theo số thứ tự tăng dần theochiều triển khai các hoạt động từ trái sang phải và từ trên xuống dưới Số

ghi của sự kiện tiếp đầu của một hoạt động phải nhỏ hơn số ghi của sựkiện tiếp cuối của nó.

5 Giữa hai sự kiện chỉ tồn tại một mũi tên hoạt động Nếu có nhiềuhoạt động nối liền giữa hai sự kiện thì phải sử dụng sự kiện phụ và hoạtđộng giả

6 Không cho phép tồn tại một chu trình kín trong mạng

7 Trong một sơ đồ mạng, không thể có hoạt động cắt nhau Trongtrường hợp này phải sử dụng quy tắc tương đương

8 Thiết lập sơ đồ mạng phải thể hiện đúng mối liên hệ phụ thuộc theotrình tự công nghệ hoặc tổ chức trong quá trình thực hiện dự án

Tại sao phải nghiên cứu PERT/CPM

Việc nghiên cứu PERT/CPM là rất quan trọng vì nó giúp các nhà quản

lý quản dự án lớn phức tạp trả lời được những câu hỏi sau đây:

1 Khi nào dự án được hoàn thành?

2 Các công việc găng và các luồng công việc găng của dự án là gì, đó

là các công việc có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án?

3 Những công việc nào ít gây trở ngại, có thể trì hoãn mà không gâyảnh hưởng đến tiến độ của dự án?

4 Xác suất hoàn thành dự án đúng hạn là bao nhiêu, nếu muốn rút ngắnthời gian hoàn thành dự án thì phải đầu tư thêm kinh phí là bao nhiêu?

5 Vào một ngày cụ thể nào đó, dự án có đúng tiến độ không, chậm haynhanh hơn so với kế hoạch?

6 Vào một ngày cụ thể nào đó, chi phí cho dự án là bao nhiêu, có phùhợp với huy động kinh phí ban đầu không, cần có kế hoạch huy động bổ sungthế nào?

7 Liệu có đủ nguồn lực cho việc hoàn thành dự án đúng hạn không?

8 Nếu muốn dự án hoàn thành trước thời hạn thì nên cắt giảm côngviệc nào mà chi phí cho nó là thấp nhất?

Ưu điểm:

- Cho biết tổng thời gian thực hiện dự án

- Mối quan hệ giữa các công việc

- Chỉ ra những công việc tới hạn ảnh hưởng đến thời gian của toàn

dự án

- Xác định các công việc nhanh chậm mà không gây ảnh hưởng đếntiến độ thực hiện dự án

Nhược điểm:

- Các công việc trong PERT/CPM được xác định sẵn và theo một trình

tự nhất định có điểm bắt đầu và kết thúc nhưng trên thực tế có thể thay đổi

- Việc kiểm soát dự án theo mô hình PERT tập trung vào các công việctrên đường găng và bỏ qua các công việc không thuộc đường găng nhưng trênthực tế có thể các công việc đó mới là quan trọng dẫn đến tình trạng làm chậmtiến độ dự án

- Hoạt động trong mô hình PERT/CPM tuân theo phân bố chuẩnnhưng thực tế các dự án không giống nhau thì các sai lệch cũng khônggiống nhau áp đặt sự sai lệch không đúng dẫn đến dự báo sai thời gian vàlập kế hoạch sai

1.3 NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NGHÀNH XÂY DỰNG

1.3.1 Đặc điểm của các dự án đầu tư ngành xây dựng:

Dự án xây dựng là một loại dự án phổ biến nhất trong các loại dự án.Một dự án xây dựng chính là một dự án đầu tư tài sản cố định, trong đó baogồm cả dự án đầu tư xây dựng cơ bản (dự án xây dựng mở rộng khả năng sảnxuất như xây mới, xây dựng mở rộng…), và dự án cải tạo kỹ thuật (là loại dự

án coi việc tiết kiệm, tăng cường chủng loại sản phẩm, nâng cao chất lượng,

xử lý chất phế thải, và an toàn lao động là mục đích chính) Dự án xây dựng

là loại công việc mang tính chất một lần, cần có một lượng đầu tư nhất định,trải qua một loạt các trình tự như ra quyết định và thực thi (thiết kế, thicông…) Dự án xây dựng có những đặc trưng cơ bản sau đây:

- Là đơn vị xây dựng được cấu thành bởi một hoặc nhiều côngtrình đơn lẻ có mối liên hệ nội tại, thực hiện hạch toán thống nhất, quản lýthống nhất trong quá trình xây dựng trên phạm vi thiết kế tổng thể hoặc thiết

kế sơ bộ

- Coi việc hình thành tài sản cố định là một mục tiêu đặc biệt trongmột điều kiện ràng buộc thứ nhất là ràng buộc về thời gian, tức là một dự án xâydựng phải có mục tiêu hợp lý về kỳ hạn của công trình xây dựng; thứ hai là ràngbuộc về nguồn lực, tức là một dự án xây dựng phải có được mục tiêu nhất định vềtổng mức đầu tư; thứ ba là ràng buộc về chất lượng, tức là dự án xây dựng phải

có mục tiêu dự định về khả năng sản xuất, trình độ kỹ thuật, và hiệu quả sử dụng

- Cần phải tuân theo một trình tự xây dựng cần thiết và trải quamột quá trình xây dựng đặc biệt, tức là một dự án xây dựng là cả một quátrình theo thứ tự từ lúc đưa ra ý tưởng xây dựng và đề nghị xây dựng đến lúc

lựa chọn phương án, đánh giá, quyết sách, điều tra thăm dò, thiết kế, thi côngcho đến lúc công trình hoàn thiện, đi vào sản xuất hoặc đi vào sử dụng.

- Dựa vào nhiệm vụ đặc biệt để có hình thức tổ chức có đặc điểmdùng một lần Điều này được biểu hiện ở việc đầu tư duy nhất một lần, địađiểm xây dựng cố định một lần, thiết kế và thi công đơn nhất

- Có tiêu chuẩn về hạn ngạch đầu tư Chỉ khi đạt đến một mứcđầu tư nhất định mới được coi là dự án xây dựng, nếu không đạt được tiêuchuẩn về mức đầu tư này thì được coi là đặt mua tài sản cố định đơn lẻ Trongthời kỳ đổi mới, hạn ngạch này ngày càng được nâng cao, ví dự như đầu tư 1

tỷ trở lên mới được coi là dự án xây dựng

Từ những đặc trưng này ta mới có những nội dung quản lý dự án đầu tư

và các công cụ được sử dụng trong quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng

1.3.2 Các nội dung quản lý dự án đầu tư và các công cụ được sử dụng trong quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng.

Từ những đặc trưng riêng của các dự án đầu tư trong ngành xây dựng

mà từ đó đòi hỏi công tác quản lý dự án đầu tư trong ngành xây dựng cần ápdụng những công cụ quản lý và nội dung quản lý phù hợp Cụ thể:

* Về nội dung:

Quản lý dự án đầu tư trong ngành xây dựng phải quản lý trên cả 9 nộidung của dự án bao gồm: Lập kế hoạch tổng quan; Quản lý phạm vi; Quản lýthời gian, Quản lý chi phí; Quản lý chất lượng; Quản lý nhân lực; Quản lýthông tin; Quản lý rủi ro; Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

Tuy nhiên tập trung chủ yếu vào 04 nội dung cơ bản như sau:

Bảng 1.2 Bốn nội dung chủ yếu của công tác Quản lý dự án đầu tư trong

ngành xây dựng Quản lý

Thời gian

Quản lý chất lượng Quản lý nhân sự

Quản lý chi phí

- Xác định công

việc

- Lập kế hoạch chất lượng

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương

- Lập kế hoạch nguồn lực

- Dự tính thời gian - Đảm bảo chất

lượng

- Tuyển dụng, đào tạo - Tính toán chi phí

- Quản lý tiến độ - Quản lý chất lượng - Phát triển nhóm - Lập dự toán

- Quản lý chi phí

+ Quản lý thời gian dự án: Quản lý thời gian dự án là quá trình quản

lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từngcông việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các côngviệc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng

đã định Nó chỉ rõ ra được mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắtđầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúngthời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêucầu đã định về chất lượng

Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lựckhác cần cho công việc của dự án Đối với các dự án đầu tư ngành xây dựng

do đặc trưng các dự án thường đòi hỏi nguồn vốn lớn nên giai đoạn thực hiện

dự án càng kéo dài thì chi phí vốn càng lớn, do đó nội dung quản lý thời gian

và tiến độ của dự án càng trở nên quan trọng và cần thiết trong công tác quản

lý dự án đầu tư Muốn quản lý tiến độ đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án

buộc phải có một kế hoạch chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện từnghạng mục nhỏ Nói chung quản lý tiến độ dự án ngành xây dựng phải đảmbảo:

Tiến độ chung dự án phải thể hiện sự phù hợp, kịp thời và nhịp nhànggiữa các khâu, các giai đoạn, không có khâu làm quá nhanh hay quá chậmlàm ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu, các giai đoạn tiếp sau đó

Tiến độ hoàn thành dự án phải phù hợp với kế hoạch đề ra ban đầu, cáckhâu phải hợp logic ( tiến độ thi công, tiến độ giải ngân thanh quyết toán, tiến

độ quyết toán vốn)

Tiến độ chính là thời gian nên nó ảnh hưởng tới các nhân tố liên quantới thời gian như chi phí sử dụng nguồn lực ( lãi suất, tiền lương, đất đai ),như lạm phat, trượt giá Các dự án đầu tư ngành xây dựng được thực hiệnnhằm một mục tiêu định trước, cần có kết quả đầu tư vào một thời điểm đãđịnh nên khi tiến độ không hoàn thành sẽ ảnh hưởng tới chi phí đầu tư cho dự

án Kéo dài tiến độ, chi phí đầu tư tăng, hiệu quả đầu tư giảm, không những

dự án không đạt được mong muốn ban đầu, không có lãi mà còn kéo theohàng loạt các vấn đề phát sinh khác từ phía khách hàng

+ Quản lý chất lượng dự án: Các dự án đầu tư ngành xây dựng

thường đòi hỏi tính bền vững lâu dài nên việc quản lý chất lượng dự án là

vô cùng cần thiết Nó đảm bảo cung cấp cho con người xã hội những sảnphẩm có tính an toàn, bền vững cao và thoả mãn nhu cầu ngày càng caocủa khách hàng Do đó quản lý chất lượng dự án là quá trình giám sátnhững tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng

sp của dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư và thỏa mãn nhu cầungày càng cao của khách hàng

Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch, triển khai, giám sát việcthực hiện kế hoạch đó sao cho:

Chất lượng các dự án phải phù hợp với tiêu chuẩn quy định về đầu tưxây dựng, phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng ngành xây dựng

Chất lượng công trình không chỉ đảm bảo ở thời điểm nghiệm thu, quantrọng hơn phải luôn luôn đảm bảo trong quá trình công trình được đưa vàokhai thác, sử dụng: thể hiện ở sự an toàn, bền vững, hữu ích, hiệu quả thực sự

và lâu dài

+ Quản lý nhân sự: Quản lý nhân lực là sự điều phối, kết hợp giữa các

thành viên, giữa các cấp quản lý trong tập thể ban quản lý dự án Để công tácnhân sự đạt được hiệu quả cao, cần đảm bảo:

Thứ nhất, nhân sự cho dự án phải được tuyển chọn, đào tạo theo đúngchuyên môn, phù hợp với vị trí công tác, đúng người đúng việc, mọi cá nhânphải biết làm việc theo nhóm ( vì môi trường dự án là nơi có nhiều cán bộ đến

từ nhiều chuyên ngành khác nhau, đã có kinh nghiệm hay mới tuyển dụng,cùng thực hiện một dự án nên tầm quan trọng của hoạt động theo nhóm là vôcùng quan trọng )

Thứ hai, nhân sự quản lý dự án xây dựng phải được đào tạo về chuyênngành xây dựng như xây dựng dân dụng và công nghiệp tại trường Đại họcxây dựng Hà nội vừa phải được đào tạo về công tác quản lý như Quản lýđầu tư, quản lý đấu thầu, quản lý dự án, ngoài ra với từng vị trí chuyên môn

cụ thể cần được đào tạo chuyên ngành cụ thể, ví dụ nhân viên kế toán cầnđược đào tạo về nghiệp vụ kế toán, nhân viên an toàn lao động cần được đàotạo về chuyên ngành an toàn lao động

Thứ ba, người lãnh đạo quản lý dự án phải là người biết phối hợp cácsức mạnh cá nhân tạo thành một sức mạnh tập thể vững chắc, biết hỗ trợ cho

nhau, giám sát lẫn nhau, và trên hết tất cả phải biết vì lợi ích chung của tậpthể.

+ Quản lý chi phí: Các dự án đầu tư trong ngành xây dựng có chi phí

đầu tư ban đầu thường rất cao do đó việc quản lý chi phí dự án một cách hợp

lý, tiết kiệm chi phí là một nội dung rất quan trọng trong quản lý dự án đầu tưcủa ngành Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí, giám sát từng hạngmục chi phí theo tiến độ của từng công việc sao cho phù hợp với tiến độ củatoàn bộ dự án Quản lý chi phí cũng bao gồm việc tổ chức thực hiện, phântích, báo cáo về những chi phí đó sao cho;

Các chi phí phát sinh trong quá trình đầu tư thực hiện dự án phải cóthật, hợp pháp, được phê duyệt và thẩm tra của cấp có thẩm quyền, tuân thủđúng quy định và cơ chế quản lý của nhà nước

Việc xác định được chi phí cho dự án làm cơ sở xác định hiệu quả đầu

tư thực sự của dự án Chi phí dự án bao gồm hai nội dung chính: chi phí trựctiếp và chi phí gián tiếp (chi phí gián tiếp liên quan đến chi phí nhân công,chi phí máy móc thiết bị, chi phí dịch vụ, chi phí quản lý, chi phí liên quanđến thời gian: như chi phí lãi vay, trượt giá, lạm phát)

Xác định được tổng mức đầu tư cho thực hiện dự án làm cơ sở cho việclập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Do chi phí đầu tư ban đầu cho các dự án ngành xây dựng là rất lớn, nóchính là yếu tố ảnh hưởng tới các chỉ tiêu của dự án như NPV, IRR phản ánhmức độ hiệu quả của dự án nên quá trình quản lý chi phí luôn được quan tâmgiám sát Các chi phí được dự toán chi tiết tới từng hạng mục, giao xuống cấpdưới, các cấp thực hiện thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện chi phí lêncấp trên

* Về công cụ quản lý dự án:

Cũng do đặc điểm của dự án đầu tư ngành xây dựng là tập trung chủyếu vào 04 nội dung chính là: quản lý tiến độ; quản lý chất lượng và quản lýnhân lực và quản lý chi phí nên các công cụ thường được sử dụng trong quátrình quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng là sơ đồ phân tách công việc(WBS); biểu đồ Gantt hay sơ đồ mạng PERT

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THI CÔNG CƠ GIỚI XÂY LẮP2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty cổ phần Thi công cơ giới xây lắp, tiền thân là Đội máy thi côngđược thành lập từ năm 1959 Ngày 14/2/1961, Công ty đã được vinh dự nhậnHuân chương lao động hạng 3 do Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch nước ViệtNam dân chủ cộng hòa trao tặng Công ty Thi công cơ giới xây lắp được rađời theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 147A/BXD-TCLĐ ngày26/03/1993 và ngày 28/12/2004, công ty được chuyển đổi thành Công ty cổphần Thi công cơ giới xây lắp theo quyết định số 2075/QĐ-BXD của Bộ Xâydựng Với đà phát triển và hội nhập của đất nước, Công ty cổ phần Thi công

cơ giới xây lắp đã trở thành một trong những công ty lớn nhất trong lĩnh vựcthi công xử lý nền móng và xây dựng các công trình xây dựng, công nghiệp

và giao thông vận tải, đặc biệt là các công trình thi công gia cố nền móng từcác phương pháp đơn giản như cọc ván thép, cọc bê tông cốt thép đến cácphương pháp hiện đại như cọc cát, cọc xi măng, cọc khoan nhồi, cọc Barrette,tường trong đất Với đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật và công nhân đượcđào tạo chính quy, giàu kinh nghiệm và hệ thống thiết bị máy móc thi cônghiện đại cũng như công nghệ thi công mới nhất của các quốc gia tiên tiến nhưĐức, Nhật Bản, Italia, nhiều năm qua công ty đã thi công rất nhiều công trìnhtrên địa bàn cả nước và được sự tín nhiệm của các Chủ Đầu tư Gần đây, nắmbắt được nhu cầu và những cơ hội mới của thị trường, Công ty cũng đã mởrộng và đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh, tham gia vào các dự án đầu

tư về Hạ tầng và đô thị như Khu chung cư và văn phòng 54 Hạ Đình, Dự án

đầu tư xây dựng khu nhà ở sinh thái bền vững Quế Võ, Dự án đầu tư xâydựng khu nhà ở tại Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội, Dự án khu nghỉ dưỡng vàbiệt thự sinh thái Hòn Rớ - Nha Trang.

Trong những năm qua Công ty cổ phần Thi công cơ giới xây lắp là đơn vị

đã và đang được tham gia thi công nhiều công trình lớn, có ý nghĩa quantrọng về xã hội, kinh tế, kỹ thuật trên địa bàn cả nước Qua đó góp phần vào

sự nghiệp phát triển chung của đất nước như các công trình: Xây dựng Rạpxiếc Trung ương; Cải tạo Nhà hát lớn; Cải tạo Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh;Phòng họp Trung ương Đảng; Dự án thoát nước CP7A; Cải tạo nâng cấpQL18; Xây dựng Trung tâm Hội nghị quốc gia; Xây dựng Trụ sở Bộ Công an

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006775 cấp ngày18/02/2005 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội:

Thi công các công trình dân dụng và công nghiệp

Thi công các công trình giao thông (cầu, đường, bến cảng)

Thi công các công trình nền móng và hạ tầng

Thi công các công trình thủy lợi (đê, đập, kênh mương)

Thi công các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn

Xây dựng và lắp đặt các trạm biến thế và đường dây tải điện

Sản xuất, kinh doanh vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng

Đầu tư, kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng kỹ thuật đô thị, khucông nghiệp, khu kinh tế mới

Trang trí nội ngoại thất công trình

Tư vấn, lập và thẩm định dự án đầu tư, tư vấn đấu thầu, khảo sát xâydựng thí nghiệm, thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc nộingoại thất: đối với công trình xây dụng dân dụng, công nghiệp: thẩmtra thiết kế tổng dự toán, quản lý dự án, giám sát thi công, chuyểngiao công nghệ.

Sản xuất phụ tùng phụ kiện kim loại xây dựng

Gia công sửa chữa phụ tùng xe máy

Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, công nghệ, vật liệu xây dựng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty

Cũng cùng chung mô hình quản lý như các doanh nghiệp xây dựngViệt Nam hiện nay là Mô hình Tổng công ty – công ty con

Do nền kinh tế nước ta hiện nay đã có sự tăng trưởng liên tục trongnhiều năm, những chuyển biến về kinh tế, xã hội trong nước cũng như khuvực và thế giới tạo cho Việt Nam nhiều thử thách và kinh nghiệm Công cuộcđổi mới đất nước tiếp tục thực hiện với những yêu cầu cao hơn về công nghệhiện đại, trình độ tổ chức sản xuất ở mọi lĩnh vực, mọi ngành Trong cơ cấungành kinh tế quốc dân của nước ta hiện nay, một số ngành đóng vai trò thenchốt, đã đạt được trình độ tập trung sản xuất như xây dựng, bưu chính viễnthông, dầu khí, điện lực… đang cần có một mô hình phù hợp để tích tụ, tậptrung sản xuất thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế Do vậy mô hình tổngcông ty tất yếu ra đời để tăng sự cạnh tranh trên thị trường trong và ngoàinước

Mô hình Tổng công ty với ngành xây dựng trong những năm qua đã thểhiện những ưu điểm sau: ngành xây dựng áp dụng mô hình này đã có sự tăngtrưởng về vốn do vậy có khả năng tham gia các hoạt động liên doanh, đấuthầu trong và ngoài nước, do vậy phạm vi hoạt động của các tổng công ty

ngày càng mở rộng, từ đó tăng cường vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Ví dụ, Tổng công ty xây dựng Hà Nội vốn năm 2000 là 1474 tỷ trong đó vốnchủ sở hữu là 264 tỷ, năm 1998 là 1138 tỷ đồng trong đố vốn sở hữu 252 tỷ,tốc độ tăng của vốn là 129,6%, trong đó vốn sở hữu là 104,8% điều đó chứng

tỏ vốn đã được tăng nhưng tốc độ còn chậm Ví dụ, Tổng công ty xây dựngSông Đà vốn năm 2000: 1 677 tỷ đồng trong đó vốn chủ sở hữu: 258 tỷ đồng,năm 1999, tổng vốn: 1 176 tỷ đồng trong đố vốn sở hữu: 253 tỷ đồng Nhưvậy tốc độ tăng của vốn là 142,6% trong khi đó tốc độ tăng của vốn chủ sởhữu là 102% Qua nghiên cứu hai tổng công ty tốc độ tăng của nguồn vốn chủ

sở hữu nhỏ hơn tốc độ tăng của vốn chung nhiều, vậy chứng tỏ tốc độ tăngtrưởng của các doanh nghiệp xây dựng là thấp Khi đó tình trạng chiếm dụngvốn của nhau và các khoản tiền vay cũng tăng lên nhanh hơn, do đó hoạt độngtài chính của các doanh nghiệp xây dựng hiện nay cần quan tâm nhiều hơn vềphía nhà nước và chủ doanh nghiệp mới khắc phục yếu điểm đó

Bên cạnh những ưu điểm của mô hình Tổng công ty thuộc ngành xâydựng còn có những hạn chế Những hạn chế về cơ chế quản lý đã ảnh hưởngphần nào đến việc huy động vốn, và dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong khâu điềuhành sản xuất Quan hệ giữa Tổng công ty và các đơn vị thành viên chưa chặtchẽ chưa phát huy được sức mạnh nội lực của toàn đơn vị, trách nhiệm củahội đồng quản trị và ban giám đốc đôi khi còn chồng chéo Hiện nay mô hìnhtổng công ty xây dựng được tổ chức dưới hình thức đa ngành, đa lĩnh vực Cơcấu tổ chức bộ máy của tổng công ty thường bao gồm: Hội đồng quản trị,Tổng giám đốc, các phòng, ban giúp việc Tổng giám đốc và những đơn vịthành viên, bộ máy được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.1: Mô hình chung của các Tổng công ty Xây dựng Việt Nam

Các đơn vị thành viên được thành lập trước khi hình thành Tổng Công ty.Các đơn vị đó có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc với Tổng công ty Đối vớicác đơn vị thành viên hạch toán độc lập đều được thực hiện nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh, tự chủ trong hoạt động tài chính, có tư cách pháp nhân độc lập nhưnglại có sự phụ thuộc nghĩa vụ và quyền lợi với Tổng công ty Mô hình của các công

ty hạch toán độc lập hiện nay là phổ biến, mô hình này thường bao gồm: Bangiám đốc, các phòng ban giúp việc và các xí nghiệp, các đội xây dựng

Ban kiểm soát Hội đồng quản trị

nhân

sự

Kiểm toán nội bộ

Tài chính

kế toán

Hợp tác quốc tế

Kinh doanh xây dựng

Khoa học

kỹ thuật

Trung tâm tư vấn thiết kế

Công

ty XD hạch toán độc lập

Công

ty XD hạch toán phụ thuộc

Công

ty XD hạch toán phụ thuộc

Đơn

vị sự nghiệp

Đơn

vị sự nghiệp

Hình 2.2: Mô hình chung của các công ty xây dựng Việt Nam

Bên cạnh đó còn có các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo quy chế doTổng giám đóc duyệt dự toán ngân sách, lấy thu bù chi và được Tổng công tycấp kinh phí

Công ty Cổ phần Thi công cơ giới xây lắp cũng là một công ty xâydựng có chung mô hình với các công ty xây dựng khác, tuy nhiên do đặc điểmsản xuất kinh doanh trải rộng trên nhiều địa bàn nên công ty còn có thêm 2công ty con tại Hoài Đức- Hà Nội, Nha Trang- Khánh Hoà và thêm các banquản lý dự án để phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của công ty

Phòng

XN xây dựng số 1

XN xây dựng số 2

XN xây dựng số 3