F0 a8 baec5 d6579351 b1 e27 ec4 acff9 db6 ef0 c2

CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI A.KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA BỘ CHỨNG TỪ: 1.Khái niệm Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản chứa đựng những thông tin về hàng hóa , vận tải, bảo hiểm, v

CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI A.KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA BỘ CHỨNG TỪ:

1.Khái niệm

Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản chứa đựng những thông tin về hàng hóa , vận tải, bảo hiểm, và thanh toán để chứng minh một sự việc, để nhận hàng , để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi thường… các chưng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lý, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại cũng như quan hệ thanh toán quốc tế

2.Tác dụng bộ chứng từ

- Là cơ sở đảm bảo cho hợp đồng thanh toán quốc tế diễn ra được suôn sẻ Nó thay thế cho nghĩa vụ trả tiền của người mua một cách hợp lý hơn, thuận lợi hơn

- Đây cũng là công cụ để người mua, cũng như các hãng bảo hiểm có được quyền sở hữu các giấy tờ cần thiết đảm bảo cho hợp đồng nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, điều này cũng khẳng định hàng hóa đã được gửi đi và đến nơi an toàn

- Nhờ có bộ chứng từ mà người nhập khẩu có thể đối chiếu những chỉ tiêu chất lượng cũng như số lượng của hàng hóa đã nhập có đúng với yêu cầu thỏa thuận trong hợp đồng hàng hóa

và có thích hợp với bộ chứng từ không

B HÓA ĐƠN

I HOÁ ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE)

1.1 Khái niệm:

Hoá đơn thương mại là một chứng từ tài chính có tính chất pháp lý do người bán lập ra chỉ ra chi tiết về số tiền mà người mua phải thanh toán cho người bán Nó là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng và là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hoá để tính thuế nhập khẩu

1.2 Nội dung hoá đơn

Hoá đơn thương mại gồm các nội dung chi tiết sau:

Các bên: Tên và địa chỉ đầy đủ của người mua và người bán, số tham chiếu của mỗi bên và

ngày phát hành

Hàng hoá: Chỉ ra chi tiết về hàng hoá bao gồm: trọng lượng, khối lượng, đơn giá và tổng giá

trị

Cơ sở điều kiện giao hàng: Chỉ ra chi phí về bảo hiểm và vận tải phải được trả bởi người bán

và người mua, và trách nhiệm thanh toán đó có hiệu lực đến địa điểm cụ thể nào trong quá trình chuyên chở hàng hoá

Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán là ghi sổ, ứng

trước, nhờ thu hay tín dụng chứng từ mà quy định cho phù hợp Chứng từ được trao khi thanh toán (D/P), khi được chấp nhận hối phiếu (D/A), hay chấp nhận các điều khác (D/OT)

Chi tiết về vận tải: Chỉ ra phương tiện chuyên chở, người chuyên chở, cảng bốc hàng, cảng

dỡ hàng…

Ngoài ra tuỳ theo yêu cấu của từng nước mà trên hoá đơn thương mại còn phải thể hiện một

số nội dung như sau:

- Thông tin về xuất xứ hàng hoá

- Thể hiện chi phí bảo hiểm và vận tài một cách độc lập

- Chữ ký bằng tay của người xuất khẩu

- Mã số phân loại thuế quan

- Trong bộ chứng từ thanh toán, Invoice được xem là chứng từ trung tâm, nó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả số tiền ghi trong hoá đơn

- Theo quy tắc thanh toán quốc tế của ICC thì hoá đơn thương mại không nhất thiết phải được ký, trừ khi có yêu cầu cụ thể

1.3 Chức năng:

- Trong khai báo hải quan và mua bảo hiểm hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho viếc tính thuế XNK và tính số tiền bảo hiểm

- Khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền bởi người mua hay ngân hang nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động XNK

- Những chi tiết thể hiện trên hóa đơn nhưn hàng hóa, điều kiện thanh toán và giao hàng, vận tải… là những căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại

- Nếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu, nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu làm căn cứ đòi tiền và trả tiền

Mẫu hóa đơn thương mại:

1.4 Phân loại:

- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng

trong các trường hợp giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng hoặc số lượng xác định ở cảng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán dứt khoát ,…

- Hóa đơn chính thức (Final invoice): Là hóa đơn thương mại xác định tổng giá trị cuối cùng

của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng

không dùng để thanh toán mà được dùng làm chúng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặ có tác dụng làm đơn chào hàng

-Hoá đơn xác nhận(certified invoice): Là hoá đơn có sự xác nhận của Phòng Thương mại

nước ngừoi bán hoặc một cơ quan có thẩm quyền của nước người mua đóng ở nước người bán theo yêu cầu của cơ chế quản lý ngoại thương của nước người mua

-Hoá đơn lãnh sự(Consular invoice): Ở một số nước Châu Phi hoặc Mỹ La Tinh, người mua

hàng thừơng yêu cầu người bán nước ngoài xuất trình hoá đơn lãnh sự nhằm xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, tính thuế nhập khẩu hoặc thực hiện các quy định của cơ chế quảng lý ngoại thương hoặc ngoại hối của nước nhập khẩu ,

- Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chi tiết , giá cả được phân tích ra thành

những mục rất chi tiết Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định

Ví dụ: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF, sự chi tiết hoá có thể phân thành 3 phần C, I, và

F thậm chí cả lãi mua chịu, nếu có

- Hoá đơn hải quan(Custom`s invoice): Là loại chứng từ dùng để khia báo hải quan ở một số

nước châu Mỹ La Tinh, Úc

Mục đích : nhằm tạo thuận tiện cho việc khai báo hải quan nứơc nhập khẩu phân loại hàng nhập khẩu theo luồng xanh, đỏ và xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, nếu như không

II HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU

Ngày 15/05/2013, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư số 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ Theo đó, các tổ chức, cá nhân khi xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ phải sử dụng hoá đơn xuất khẩu Hoá đơn xuất khẩu thay thế cho INVOICE, COMMERCIAL VOICE để giao cho khách hàng nước ngoài

2.1) Khái niệm

Tại điểm c, khoản 2, Điều 3 và Điều 4 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của

Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định:

Hoá đơn xuất khẩu là hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại 2.2) Nội dung

Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: số thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu số hoá đơn; ký hiệu hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu ,…

a) Đối với hoá đơn xuất khẩu sử dụng hai thứ tiếng (Tiếng Việt và tiếng nước ngoài):

- Các chỉ tiêu trên hoá đơn xuất khẩu như “Tên đơn vị xuất khẩu”, “Tên đơn vị nhập khẩu”,

“Tên hàng hoá, dịch vụ”… ghi bằng tiếng Việt, đồng thời được thể hiện bằng tiếng nước ngoài ghi trong ngoặc đơn vào bên cạnh hoặc dưới dòng tiếngviệt

- Về nguyên tắc đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam Tuy nhiên, đối với trường hợp người xuất khẩu bán hàng ra nước ngoài thu ngoại tệ thì dòng đơn giá ghi bằng USD hoặc

đồng tiền của nước ngoài (theo hợp đồng) Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ” được ghi bằng nguyên tệ Phần “Số tiền viết bằng chữ” ghi bằng tiếng Việt, đồng thời dịch ra tiếng nước ngoài ghi bên cạnh hoặc ở phía dưới Ví dụ: Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ”: 10.000 USD Phần

“Số tiền viết bằng chữ”: Mười ngàn đô la Mỹ (One thousand Dollar)

- Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá

Hoá đơn xuất khẩu bằng song ngữ là chứng từ kế toán sử dụng để kê khai khấu trừ, hoàn thuế GTGT và hạch toán doanh thu khi ghi chép vào sổ sách kế toán b) Đối với hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ Tiếng Anh: Đơn vị xuất khẩu nên dùng ngay COMMERCIAL INVOICE bằng tiếng Anh và bổ sung thêm các tiêu thức: số thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu hoá đơn;tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 64/2013/TT-BTC để phục vụ khấu trừ, hoàn thuế GTGT và giao cho khách hàng

Các tiêu thức trên hoá đơn xuất khẩu hoặc COMMERCIAL INVOICE khi xuất cho khách hàng nước ngoài chỉ ghi bằng tiếng Anh.Tuy nhiên, trên hoá đơn vẫn phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại

Theo quy định tại Điểm 6, Mục I, Phần thứ ba Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt Do đó, các đơn vị sử dụng hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ tiếng Anh sau khi đã lập và giao hoá đơn cho khách hàng nước ngoài phải dịch hoá đơn đó ra tiếng Việt (có thể dịch công chứng hoặc người dịch ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt, đơn vị xuất khẩu đóng dấu sao y bản chính).Bản dịch hoá đơn bằng tiếng Việt ( đính kèm Liên lưu hóa đơn xuất khẩu tiếng Anh) là chứng từ để đơn vị xuất khẩu kê khai khấu trừ, hoàn thuế GTGT và hạch toán doanh thu khi ghi chép sổ sách kế toán

2.4 Mẫu tham khảo Hóa đơn xuất khẩu (Phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính)

HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU

Mẫu số: 06HDXK2/001

Ký hiệu: AA/13P

Liên 1: Lưu

Số: 0000001

Ngày tháng năm 20

Tên đơn vị xuất khẩu: Công ty A

Địa chỉ:.số 7 phố

Số tài khoản

Điện thoại:

Mã số thuế

Tên đơn vị nhập khẩu

Địa chỉ

Số tài khoản

Điện thoại:

Số hợp đồng: : Ngày hợp đồng:……/…./……

Hình thức thanh toán:

Địa điểm giao hàng: ………

Địa điểm nhận hàng: ………

Số vận đơn: ………

Số container:………

Tên đơn vị vận chuyển: ………

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ:

Số tiền viết bằng chữ:

Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (In tại Công ty in………, Mã số thuế ………)

Ghi chú:

- Liên 1: Lưu

- Liên 2: Giao người mua

III GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG/ TRỌNG LƯỢNG (Certificate of quantity/ weight)

Là chứng từ xác nhận số lượng/ trọng lượng của hàng hóa thực giao Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận

phẩm chất số lượng hoặc trọng lượng cần đặc biệt quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bởi các giấy này sẽ có tác dụng quyết định trong việc giải quyết tranh chấp sau này Phải qui định rõ kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận Chứng từ này thường được sử dụng khi quan hệ giữa người bán và người mua không tin tưởng nhau, hay khi hàng hoá có tính chất dễ vỡ và hư hỏng,…

IV CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG

1/ Khái niệm: Giấy chứng nhận phẩm chất (quality certificate): chứng từ xác nhận tính hoàn hảo và phẩm chất của hàng hóa đúng với thỏa thuận trong hợp đồng mua bán

2/ Vai trò:

- Đối với bên cung cấp (bán) - Xuất khẩu: Đó là điều vô giá để có thể chứng minh với thị trường rằng: Mình đang áp dụng và điều hành một hệ thống hữu hiệu, đã qua kiểm tra và được chấp nhận bởi bên thứ ba độc lập và có uy tín, một hệ thống chứng tỏ sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của hợp đồng

- Đối với bên mua (nhập khẩu): Chứng nhận hệ thống chất lượng cho phép tin chắc rằng bên cung cấp có một tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Việc đó cho phép bên mua giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được chi phí cho việc kiểm tra, đánh giá

hệ thống chất lượng của bên cung cấp, do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận

Để có lòng tin với người mua, giấy chứng nhận của bên cung cấp phải được chứng nhận của một bên thứ ba đủ tin cậy Một cơ quan như vậy phải có thẩm quyền, uy tín và trách nhiệm cao, có đủ kiến thức chuyên môn sâu, rộng về sản phẩm, dịch vụ liên quan và phải được công nhận bởi các hội đồng công nhận quốc tế Nhiệm vụ của cơ quan công nhận là phải kiểm tra khả năng kỹ thuật và năng lực chuyên môn của cơ quan chứng nhận (ứng cử viên) Sau đó là chấp nhận, theo dõi hoạt động của họ một cách thường xuyên Cơ sở chuẩn mực để cơ quan công nhận dựa vào đó mà kiểm tra cơ quan chứng nhận chính là tài liệu hướng dẫn của ISO