ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ LOGISTICS 2 ĐỀ TÀI PHẦN 3 THỰC HÀNH PHẦN MỀM LOGISTICS Giảng viên hướng dẫn ThS P[.]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Logistics là hoạt động theo chuỗi dịch vụ, từ giai đoạn tiền sản xuất đến khi hàng hóa tới tayngười tiêu dùng cuối cùng, liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải, giao nhận, kho bãi, cácthủ tục dịch vụ hành chính, phân phối, bán lẻ,… Ngành xuất nhập khẩu, Logistics hay chuỗicung ứng đóng vai trò là một nhân tố vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởngkinh tế để bắt kịp với nhu cầu thị trường thế giới, đặc biệt đối với quốc gia đang phát triểnvới tốc độ nhanh như Việt Nam
Sau khi hoàn thành mô đun này tôi sẽ có khả năng:
Cài đặt khai thác ban đầu và thiết lập được thông số hệ thống cả phần mềmLogistics – AFR
Nhập được dữ liệu các modules thành phần (CRM, TRS, WMS, FMS,TMS, )
Khai thác và truy xuất được dữ liệu từ phần mềm
Lập được các báo cáo về hoạt động Logistics
Vận dụng được các thuật ngữ chuyên ngành
Trang 3DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH
Trang 4MỤC LỤC PHẦN III: THỰC HÀNH PHẦN MỀM LOGISTICS
Trang 53.1 KHÁI QUÁT PHẦN MỀM AFR VÀ CÁCH ĐĂNG NHẬP
3.1.1 Khái quát phần mêm AFR:
- Phần mềm AFR là hệ thống quản lý doanh nghiệp được xây dựng trên nền tảngSalesforce và được sử dụng giao diện Web
- Bao gồm các phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả như sau:
CloFMS (Forwarding Management Systems): Hệ thống quản lý giao nhận
CloTRS (Trading): Hệ thống quản lý thương mại
CloTMS (Transportation Management Systems): Hệ thống quản lý vận tải
CloWMS (Warehouse Management Systems): Hệ thống quản lý kho hàng
CloCRM (Customer relationship management): Hệ thống quản lý quan hệkhách hàng
- Hỗ trợ quản lý khách hàng lẫn mối quan hệ với các đối tác của doanh nghiệp
- Giúp phân tích dữ liệu từ đó xây nên các dự báo về xu hướng sắp tới
Trang 63.1.3 Cách đăng nhập:
Trước tiên để vào được phần mềm AFR chúng ta cần phải có một tài khoản để đăngnhập:
Hình 3.1: Tài khoản dăng nhập
Sau đó chờ admin duyệt thì thành công đăng nhập vào phần mềm:
Hình 3.2 Chờ duyệt trên phần mêm AFR Hình 3.3 Đã được duyệt trên phần mêm AFR
Trang 73.1.4 Giao diện của phầm mềm
- Các phân hệ của phần mềm AFR như hình sau:
Hình 3.4 Các phân hệ của phần mềm AFR
- Tab Home – Trang chủ: thường đưa về cửa sổ chính của màn hình tại đó có các báo
cáo tổng hợp
Trang 8Hình 3.5: Giao diện của tab Home -
Trang 9Chatter: là ứng dụng trao đổi trong nội bộ
Hình 3.6: Giao diện của Chatter
- Accounts – Khai báo tưng đơn vị Khách hàng/Nhà cung cấp/Đối
tác/Vendor/Những đối tượng khác: Giúp doanh nghiệp quản lý các đối tác hiệu quả,
tại Accounts giao điện sẽ được hiển thị như sau:
Hình 3.7: Giao diện của Accounts
Trang 10- Contacts - Quản lý liên hệ: Đây sẽ là nơi hiển thị toàn bộ danh sách khách hàng đã
tương tác, bao gồm những thông tin chi tiết về khách hàng:
Hình 3.8: Giao diện của Contacts
- Service: Là dịch vụ kèm theo của từng Module
Hình 3.9: Giao diện của Service
Trang 12- Req for Proposal/Quote: Yêu cầu cho viện đề xuất/báo giá
Hình 3.10: Giao diện của Req for Proposal/Quote
- Shipment order: Là các đơn hàng
Hình 3.11: Giao diện của Shipment order
Trang 14- Reports: là các báo cáo chi tiết
Hình 3.12: Giao diện của Reports
Trang 153.2 NHẬP DỮ LIỆU CHO CÁC MODULES THÀNH PHẦN
3.2.1 Module CloCRM – Customer Relationship Management (Hệ Thống Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng)
- Để vào đúng phân hệ CloCRM trước hết chúng ta cần: Nhấn chọn biểu tượng
dấu chấm hình vuông ở góc trái màn hình, sau đó chọn CloCRM- Customer Mgmt
Hình 3.13: Cách chọn vào phân hệ CloCRM
- Tiến hành nhập dữ liệu
1 Nhập dữ liệu cho Account trong module CloCRM
Bước 1: Chọn Account, tại đây nhấp vào dấu mũi tên hướng xuống và chọn New
account
Trang 16Hình 3.14: Mở New Account
Bước 2: Sau khi đã mở New account, màn hình sẽ hiển thị loại đối tượng cần nhập dữ
liệu (tùy vào từng đối tượng mà chọn cho đúng) sau đó bấm “Next”:
Hình 3.15: Chọn đối tượng khai báo cho Account
Bước 3: tiến hành nhập dữ liệu (dữ liệu được nhập vào hình bên dưới được lấy từ hợp
đồng):
- Class/Group (Tên nhóm hoặc lớp)
- Business Relationship (Mối quan hệ với Doanh nghiệp)
- Company name (Tên công ty)
- Name in English (Tên công ty bằng tiếng anh)
- Short name (Tên viết tắt)
- Parent Company (Tên công ty mẹ)
- Active (tình tạng hoạt động)
- Tax code (Mã số thuế)
- Billing address (Địa chỉ phát hành hóa đơn):
- English address (Tên địa chỉ bằng tiếng anh)
- Account information (Thông tin tài khoản)
- Bank Section (thông tin ngân hàng): Bank/Branch/Type/Account…
Trang 17Sau khi đã nhập xong hết những dữ liệu và kiểm tra đúng và trùng khớp tất cả thôngtin như trên hợp đồng thì tiếp tục bấm chọn vào “Save” là hoàn thành.
Thực hành nhập dữ liệu cho New Account: Customer như sau:
Hình 3.16: Nhập dữ liệu New Account: Customer Hình 3.17: Nhập dữ liệu New Account: Customer
Trang 18Kết quả sau khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu như sau:
Hình 3.18: Hiển thị kết quả của New Account: Customer
Hình 3.19: Hiển thị kết quả của New Account: Customer
Trang 192 Nhập dữ liệu cho Contacts trong Module CloCRM
Bước 1: Nhấp vào Contacts Chọn New (góc phải màn hình)
Hình 3.20: Mở New Contacts
Bước 2: Tiến hành nhập dữ liệu vào những ô phân lại như sau:
- Class/Group (Tên lớp/hoặc nhóm)
- Company Name (Tên công ty)
Trang 20Thực hành nhập dữ liệu cho Contacts như sau:
Hình 3.21: Nhập dữ liệu cho Contacts
Cuối cung là bấm “Save” là hoàn thành và trả ra kết quả sau khi nhập xong nhưsau:
Hình 3.22: Kêt quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Contacts
Trang 213 Nhập dữ liệu cho Product trong Module CloCRM
Bước 1: Nhấp vào Product chọn New (góc phải màn hình)
Hình 3.23: Mở New Product
Bước 2: Tiếp theo nhập dữ liệu vào New Product vừa mở
- Để nhập được dữ vào Product thì cần có những thông tin cơ bản như sau:
Class/Group (Phân loại)
Product name (Tên sản phẩm/hàng hóa)
Product name (Eng) - (Tên tiếng Anh của sản phẩm/hàng hóa)
Product SKU Number (Mã hàng hóa)
Cargo Type (Unit) - (Đơn vị tính)
Buying Unit Price (Local): (Đơn vị giá mua)
Standard Seling Uint Price (FCY) - (Đơn giá bán tiêu chuẩn)
Temperature Request (Nhiệt độ yêu cầu
Identification information (Thông tin)
Trang 22- Thực hành nhập dữ liệu như sau:
Hình 3.24: Nhập dữ liệu cho Product
Hình 3.25: Nhập dữ liệu cho Product
Trang 23- Sau khi nhập hết những dữ liệu thì bấm “Save” thì hoàn thành và màn hình sẽ trả kết quả về như sau:
Hình 3.26: Kết quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Product
Trang 24Hình 3.27: Kết quả sau khi hoàn thành nhập dữ liệu cho Product
Trang 253.2.2 Module CloTRS (Trading): Hệ Thống Quản Lý
- Để vào đúng phân hệ CloTRS (Trading) trước hết chúng ta cần: Nhấn chọn biểu tượng dấu chấm hình vuông ở góc trái màn hình, sau đó chọn CloTRS - Trading Mgmt.
- Tiếp theo tiến hành nhập dữ liệu:
1 Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote (RFP/RFQ)
Bước 1: Bấm chọn Req for Proposal/Quote Chọn New
Hình 3.28: Mở New Req for Proposal/Quote Bước 2: Tiếp theo Chọn RFP/RFQ from customer và nhấn “Next”
Hình 3.29: Mở New Req for Proposal/Quote
Trang 26Bước 3: Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote:
- Để nhập được dữ liệu thì cần có những thông tin như sau:
Rfp/Rfq Basic Information (thông tin cơ bản về Rfp/Rfq)
Customer Information (Thông tin khách hàng)
Cargo Information (Thông tin hàng hóa)
Requirement Information (Thông tin yêu cầu)
Shipping Information (Thông tin vận chuyển)
Pickup And Delivery Information (Thông tin Nhận và Giao hàng)
- Thực hành nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote như sau:
Hình 3.30: Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote
Trang 27Hình 3.31: Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote Hình 3.32: Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote
Trang 28Hình 3.33: Nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote
- Sau khi đã nhập đầy đủ những thông tin cần thiết, thì tiến hành bấm “Save”
là hoàn tất việc nhập dữ liệu cho Req for Proposal/Quote.
Trang 292 Nhập dữ liệu cho Contract:
Bước 1: Chọn Contract Chọn New
Hình 3.34: Mở New CONTRACT
Bước 2: Nhập dữ liệu vào CONTRACT
- Để nhập được dữ liệu vào Contract thì cần phải có những thông tin như sau:
Contract information (Thông tin hợp đồng)
Contractor information (Thông tin nhà thầu)
Contract quantity & amount (Số lượng và tổng thành tiền trong hợpđồng
Payment information (Thông tin thanh toán)
Trang 30- Thực hành nhập dữ liệu vào Contract (dựa trên hợp đồng) như sau:
Hình 3.35: Nhập dữ liệu vào Contract
Hình 3.36: Nhập dữ liệu vào Contract
Trang 31- Sau khi đã nhập hết tất cả các dữ liệu cần thiết thì bấm “Save” là hoàn thành việc nhập liệu cho Contract.
3 Sales order
Bước 1: Chọn Sales order Chọn New
Bước 2: Nhập dữ liệu vào Sales order
- Để nhập được dữ liệu vào Sales order thì cần phải có những thông tin như sau:
Sale order information (Thông tin đơn đặt hàng)
Contract & Quote information (Thông tin Hợp đồng và Báo giá)
Parties information (Thông tin các bên)
Commodity information (Thông tin hàng hóa)
Payment information (Thông tin thanh toán)
Route Information (Thông tin đơn hàng)
Amount Information: Thông tin số lượng
Atual Order Information: Thông tin đơn hàng thực tế
- Thực hành nhập dữ liệu vào Sales order như sau:
Trang 32Hình 3.37: Nhập dữ liệu cho Sales order
Hình 3.38: Nhập dữ liệu cho Sales order
Hình 3.39:Nhập dữ liệu cho Sales order
Trang 33- Sau khi nhập xong hết tất cả dữ liệu cần thiết thì kiểm tra lại và bấm “Save” là hoàn thành.
Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm vào Sales order
- Nhấn vào Sale order Chọn tab Sales order + Product Chọn New.
- Để nhập thông tin sản phẩm vào Sales order thì cần có những thông tin cơ bản sau:
Điền mã của Goods S/O và Product mà Sale Order đã cung cấp
Unit Quantity information (Thông tin số lượng đơn vị)
Plan Quantity (Số lượng theo kế hoạch)
Change Unit (Thay đổi đơn vị)
- Tiến hành nhập dữ liệu như sau:
Hình 3.40: Nhập dữ liệu vào Sales order + Product
Trang 34Hình 3.41: Nhập dữ liệu vào Sales order + Product
- Sau khi đã nhập xong thì tiến hành kiểm tra lại và bấm chọn
“Save” là hoàn thành.
- Kết quả sau khi đã nhập hoàn thành như sau:
Trang 35Hình 3.42: Kết quả sau khi nhập thông tin hàng hóa vào Sales order
4 Nhập dữ liệu cho Warehouse Order Outbound
Bước 1: Chọn WH Order New Outbound Next
Hình 3.43: New Warehouse Order
Bước 2: Nhập dữ liệu cho New Warehouse Order: Outbound
Để nhập dữ liệu cho New Warehouse Order: Outbound cần có những thông tin sau:
- Basic information: Thông tin cơ bản
- Customer information: Thông tin khách hàng
- Warehouse information: Thông tin kho hàng
- Return warehouse information: Trả lại thông tin kho
- Cargo Mode and Cargo Information: Chế độ hàng hóa và thông tin hàng hóa
- Trigger Information: Thông tin kích hoạt
Bước 3: Sau khi nhập xong tất cả những dữ liệu cần thiết thì bấm “Save” là hoàn
thành
Trang 365 Nhập dữ liệu vào Facility: Facility New
Bước 1: Tạo New Facility → Nhấn chọn Normal Warehouse Next
Hình 3.44: New Facility Bước 2: Điền các thông tin về kho
Trang 37- Thông tin người liên hệ: số điện thoại, email.
- Thông tin dung tích tối đa: tổng diện tích, dung tích lưu trữ tối đa (CBM), (Kg)
- Thông tin thống kê kho
- Thông tin và chế độ hàng hoá
- Thông tin kích hoạt
- Đơn đặt hàng
Hình 3.46: New Facility: Normal Warehouse Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhấn chọn Save
Trang 383.2.3 Module CloWMS – Warehouse Mgmt: Hệ thống quản lý kho hàng
- Để vào đúng phân hệ CloWMS trước hết chúng ta cần: Nhấn chọn biểu tượng dấu chấm hình vuông ở góc trái màn hình, sau đó chọn CloWMS - Warehouse Mgmt
Hình 3.47: Vào phân hệ CloWMS - Warehouse Mgmt
- Tiếp theo tiến hành nhập dữ liệu:
1 Nhập dữ liệu cho Worker/Driver
- Nhập dữ liệu cho Operator
Bước 1: Vào Worker/Driver New Operator Next
Bước 2: Sau khi đã mở New Worker/Driver màn hình sẽ hiển thị loại đối tượng
cần nhập dữ liệu sau:
Hình 3.48: New Worker/Driver
Trang 39Bước 3: Nhập dữ liệu cho New Worker/Driver: Operator
Để Nhập dữ liệu cho New Worker/Driver cần có những thông tin sau:
Loại công việc
Hình 3.49: New Worker/Driver: Operator Bước 4: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn chọn Save
Trang 40- Nhập dữ liệu cho Driver như sau:Operator
Bước 1: Chọn task Worker/Driver → New
Bước 2: Nhấn chọn Driver → Next
Hình 3.50: New Worker/Driver: Driver Bước 3: Điền các thông tin về tài xế như sau:
Hình 3.51: New Driver
2 Nhập dữ liệu cho Warehouse orders
Bước 1: nhấn chọn New Warehouse orders →Inbound→ Next
Trang 41Hình 3.52: New Warehouse Order Bước 2: Điền các thông tin
Thông tin cơ bản
Ngày nhập kho
Ngày kế toán
Thông tin khách hàng
Nguồn gốc kho
Người chịu trách nhiệm của khách hàng
Hình 3.53: New Warehouse Order: Inbound Bước 3: sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhấn chọn Save.
Bước 4: Nhập dữ liệu cho Plan Sevices: Từ Warehouse Order Inbound (WH - 000702) nhấn chọn Plan Sevices, sau đó đánh dấu tích vào 2 ô Receiving & Put Away Save.
Trang 42Hình 3.54: Plan Service
Bước 5: Từ Warehouse Order Inbound (WH - 000702) Chọn W/O/S: Kiểm tra lại
các dòng dịch vụ mới tạo Nếu không đúng quay lại Plan Services
Bước 6: Nhập dữ liệu cho W/O + Product:
- Đầu tiên là từ Warehouse Order Inbound (WH - 000702) nhấn chọn W/O +
Product New
- Sau đó Điền các thông tin và “Save”
Để nhập dữ liệu vào W/O + Product cần có những thông tin sau:
Basic information: Thông tin cơ bản
Product information: Thông tin sản phẩm
Quantity information: Thông tin số lượng
Net weight information: Thông tin khối lượng tịnh
Cargo quantity & Measurement: Số lượng hàng hóa & Đo lường
Product unit Measurement & Weight: đơn vị sản phẩm Đo lường & Trọnglượng
Trang 43Hình 3.55: New W/O + Product Bước 7: Nhập dữ liệu cho Plan Cargos
- Đầu tiên từ WH Warehouse Order Inbound (WH - 000702)
- Sau đó chọn thông tin sản phẩm:
Tên sản phẩm
Đơn vị
Khối lượng
Số lượng
- Sau khi chọn bấm “Save”
Bước 8: Assign Resources : phân công nhiệm vụ
- Đầu tiên từ WH Warehouse Order Inbound (WH - 000702) Chọn Assign Resources
- Tiếp theo điền các thông tin:
Ngày dự kiến xuất phát
Trang 443 Nhập dữ liệu cho Locator: Là chức năng được sử dụng trong kho để thông báo tất cả
các vị trí hàng hoá
Bước 1: nhấn chọn Locator → New Locator → Top Layer → Next
Hình 3.57: New Locator Bước 2: nhập dữ liệu cho New Locator: Top Layer
Bước 3: Sau khi nhập xong những dữ liệu cần thiết bấm chọn “Save”
Hình 3.58: New Locator: Top Layer
Trang 454 Nhập dữ liệu QR Reader : chức năng hỗ trợ dưới kho.
Bước 1: Nhấn chọn QR Reader → Operator→ Show Task
Hình 3.59: QR Reader Bước 2: chọn WOS-001916
Hình 3.60: chọn WOS-001916 Bước 3: chọn Product Sau đó điền các thông tin Bấm GO
Trang 46Hình 3.61: Product trong QR Reader Bước 4: Quay lại W/O – Detail – update final quantity – update to sales order
Quay lại W/O: OUTBOUND (tương tự như Inbound)
Bước 5: Nhập dữ liệu cho CI & Price – chức năng để lập Invol
- Đầu tiên mở S/O (GS – 00240) CI & Price New
Hình 3.62: New CI & Price
- Tiếp theo chọn Goods S/O Billing Next
Hình 3.63: New TRS Bill
- Sau đó nhập dữ liệu cho New TRS Bill: Goods S/O Billing
Để nhập dữ liệu cho New TRS Bill: Goods S/O Billing cần có những thông tin
sau:
- Billing Basic Information: thông tin cơ bản về thanh toán
- Pricing Information: thông tin giá cả
- Unit Information: thông tin đơn vị
- Exchange Information: thay đổi thông tin
- Unit Price Information: thông tin đơn giá
- Selling Price Information: thông tin giá bán
Trang 47Hình 3.64: Goods SO Billing
- Tiếp theo sau khi điền hết những thông tin cần thiết thì bấm “Save” sẽ được mà hình bên dưới chọn Print Commercial Invoice
Hình 3.65: Print Commercial Invoice
- Cuối cùng điền thông tin cho Invoice bấm Generate