Bài giảng quản trị nhân lực chương 2 1 phân tích và thiết kế công việc

● Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: Phương pháp nghiên cứu và phân tích chuyển động của tay và cơ thể người lao động trong quá trình làm việc, mối quan hệ với các công việc và

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

NỘI DUNG

● KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

● QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

● LẬP KẾ HOẠCH NGƯỜI KẾ NHIỆM

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

➢ Khái niệm công việc

Là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong một tổ chức.

➢ Khái niệm thiết kế công việc

● Phương pháp truyền thống: Là phương pháp

xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công

việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống như

các công việc được thực hiện ở các tổ chức khác

nhau

● Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển

động: Phương pháp nghiên cứu và phân tích

chuyển động của tay và cơ thể người lao động

trong quá trình làm việc, mối quan hệ với các

công việc và các nguyên vật liệu để xây dựng và

tiêu chuẩn hóa một chu trình hoạt động hợp lý

trong công việc

PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

● Chuyên môn hóa công việc: Chia nhỏ công

việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc, khối lượng

mỗi phần việc tăng lên

● Luân chuyển công việc: Người lao động thay

đổi, chuyển chỗ làm việc theo một quy trình

nhất định

● Mở rộng công việc: Mở rộng phạm vi thực

hiện bằng cách tăng thêm việc và giảm khối

lượng trong mỗi phần việc

● Làm phong phú hóa công việc: Là phương

thức thiết kế công việc bằng cách mở rộng

công việc theo chiều sâu

PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

● Nhóm lao động hội nhập: Được tổ chức bao gồm nhiều

chuyên môn khác nhau có khả năng thực hiện một khối

lượng công việc hoàn chỉnh nhất định

● Nhóm lao động tự quản: Các nhóm lao động hỗn hợp

được giao mục tiêu phải thực hiện trong những khoảng

thời gian nhất định với mức chi phí cho trước, nhóm có

trách nhiệm tự xác định nhiệm vụ phải làm và tổ chức thực

hiện nhiệm vụ đó

● Nhóm chất lượng: Đây là một hình thức nhóm tiên phong,

thu hút những người tình nguyện, được huấn luyện kỹ để

khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi

cần thiết

PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC THEO NHÓM

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

➢ Khái niệm: Phân tích công việc là quá trình thu

thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống

các thông tin quan trọng có liên quan đến các công

việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

Cần xây dựng ba tài liệu cơ bản:

● Bản mô tả công việc

● Bản tiêu chuẩn công việc

● Bản yêu cầu công việc

tích

công

việc

Bản mô tả công việc/job description

Bản tiêu chuẩn công việc/ job standard

Bản yêu cầu công việc/ job specification

Xác định tên công

việc

Các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể

Các điều kiện làm việc cụ thể

Kiến thức Kỹ năng Khả năng và kinhnghiệm khác

• Các chỉ tiêu, tiêu chí phản ảnh các yêu cầu về số lượng và chất lượng hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong CV

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

Thu thập các loại thông tin khi phân tích công việc:

● Các yếu tố bên ngoài điều kiện làm việc.

● Hoạt động thực tế của người lao động.

● Những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công

việc cần có.

● Các loại phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật

cho thực hiện công việc.

● Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc

đối với nhân viên.

Quy trình phân tích công việc

GĐ/ Trưởng phòng Nhân lực

Sử dụng thông tin thu thập và xây dựng các văn bản

Thu thập, phân tích và thẩm định thông tin

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

▪ Xem xét sơ đồ cơ cấu tổ chức

(hiện tại cũng như tương lai)

Các phương pháp thu thập thông tin khi phân tích công việc:

❖ Phương pháp bảng câu hỏi

❖ Phương pháp phỏng vấn

❖ Phương pháp quan sát

❖ Phương pháp ghi nhật kí công việc

❖ Phương pháp ghi chép tình huống bất ngờ

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

▪ Bảng câu hỏi:

✓ Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ chức

➢ Cho phép thu thập nhanh các thông tin về công việc ;

➢ Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, tiền bạc và nhân lực) cho phân tích

công việc

✓ Nhược điểm

➢ Thiết kế bảng câu hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí

➢ Người trả lời có thể hiểu lầm câu hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác

B2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

▪ Phỏng vấn : Đặt câu hỏi trực tiếp với người thực hiện công việc.

✓ Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ

chức

✓ Ưu điểm: Thông tin chi tiết, người phỏng vấn có thể giải thích câu hỏi,

thay đổi cách đặt câu hỏi để người trả lời đưa ra thông tin chính xác

✓ Nhược điểm: Tốn thời gian

▪ Quan sát : trực tiếp quan sát công việc được thực hiện như thế nào trên

thực tế.

✓ Thường áp dụng đối với công việc dễ quan sát thấy.

✓ Ưu điểm: Có được thông tin phong phú về công việc

✓ Nhược điểm: Có thể gặp phản ứng của người được quan sát.

B2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

▪ Ghi nhật ký công việc: CBCCVC tự ghi chép lại các hoạt động thực hiên

công việc của mình

✓ Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp

cũng như công nhân trực tiếp

✓ Ưu điểm: tiết kiệm chi phí

✓ Nhược điểm: người trả lời có thể đưa ra thông tin không đúng sự thật,

việc ghi chép khó đảm bảo tính liên tục

B2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

▪ Ghi chép các tình huống bất ngờ, quan trọng: quan sát và phát hiện ra các

tình huống bất ngờ, có ảnh hưởng đến kết quả công việc

✓ Thích hợp để thu thập thông tin bổ sung

✓ Ưu điểm: cho phép khám phá những yêu cầu đặc biệt mà người thực

hiện cần có khi xảy ra những tình huống bất ngờ

✓ Nhược điểm: tốn thời gian, công sức khi thu thập thông tin

B2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B3: Thu thập, phân tích và thẩm định thông tin

 Thu thập các thông tin, dữ liệu cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các vănbản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận

 Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính chính xác của thông tin, bổ sung những thông tincòn thiếu

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B4: Sử dụng thông tin và xây dựng các văn bản

Sử dụng thông tin, xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc,

Bản mô tả công việc

Bản tiêu chuẩn công việc

Bản yêu cầu chuyên môn công việc

Bản mô tả công việc

➢ Bản mô tả công việc chỉ ra các nhiệm vụ, các trách nhiệm, các mối quan hệ công tác và

các điều kiện làm việc cụ thể của một công việc

➢ Có hai loại mô tả công việc: Khái quát và chi tiết, nhưng thường trong bảng mô tả công

việc phải đảm bảo các nội dung sau đây:

❖ Những thông tin chung về công việc

❖ Những chức năng và trách nhiệm trong công việc

❖ Những nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành

❖ Quyền hạn của người thực hiện công việc

❖ Những mối quan hệ trong công việc

❖ Các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B4: Sử dụng thông tin và xây dựng các văn bản

Những yêu cầu trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc:

➢ Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện.

➢ Liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ chính.

➢ Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng.

➢ Xây dựng theo chức danh vị trí (không nên xây dựng cho một người cụ

Bản tiêu chuẩn công việc

➢ Là hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh những yêu cầu về số lượng và chất

lượng của sự hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

➢ Thường bao gồm 3 nội dung:

❖Số lượng sản phẩm hoặc năng suất lao động;

❖Chất lượng;

❖Thực hiện

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B4: Sử dụng thông tin và xây dựng các văn bản

Bản yêu cầu chuyên môn của công việc

Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng,kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinhthần, thể lực và các yêu cầu khác để hoàn thành tốt công việc

➢ Các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:

❖ Trình độ đào tạo cơ bản, bằng cấp;

❖ Kỹ năng và kinh nghiệm

➢ Các yêu cầu về thể lực, phẩm chất cá nhân:

❖ Thái độ làm việc và các phẩm chất đặc biệt khác (ví dụ trong các điều kiện làm việc

có sự nguy hiểm)

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp) B4: Sử dụng thông tin và xây dựng các văn bản

Lập kế hoạch NNL

Đào tạo, phát triển

2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp)

● Phân tích công việc được hiểu là chìa khóa, là nội dung có ý nghĩa sống còn

của bất cứ hệ thống QTNL hiện đại nào.

● Thiết kế công việc nhằm xác định cơ cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu về

trình độ của từng vị trí công việc trong các công sở Từ đó quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp Công việc được thiết kế khoa học thì quản lý sẽ thuận lợi.

● Trong doanh nghiệp mỗi cá nhân sẽ hoàn thành tốt công việc khi:

➢ Nắm vững công việc cần làm

➢ Có đủ những kỹ năng, phẩm chất cần thiết

➢ Có môi trường làm việc thuận lợi

TÓM LƯỢC BÀI