Khảo sát hệ thống Website thương mại của Công ty Dịch vụ kỹ thuật & TM Bảo Anh

Báo cáo thực tập: Khảo sát hệ thống Website thương mại của Công ty Dịch vụ kỹ thuật & TM Bảo Anh

Khảo sát hệ thống Website thơng mại của Công ty Dịch

vụ kỹ thuật và Thơng mại Bảo Anh

I Khảo sát hệ thống

1 Mục đích của hệ thống

Giới thiệu về công ty

Website sẽ có những thông tin về doanh nghiệp, chính sách và các chơng trình bán hàng ,…

Cập nhập thông tin hàng hoá trực tuyến

Dễ dàng cập nhập và thờng xuyên thay đổi hình ảnh, thông tin chi tiết, giá cả các mặt hàng mà Công ty kinh doanh

Đặt hàng trực tuyến

Qua Website Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, chọn hàng, thêm bớt mặt hàng vào giỏ hàng, tự động tính toán/ghi nhớ đơn hàng và gửi đơn

đăng ký mua hàng dễ dàng

Quản lý đơn đặt hàng trực tuyến

Lu trữ thống kê các hoạt động gắn với Khách hàng của doanh nghiệp Mọi hoạt động gắn với Khách hàng và đơn hàng đều có thể thực hiện từ xa, không phụ thuộc vào vị trí địa lý

2 Các yêu cầu

Hiện nay ở nớc ta cha phổ biến hình thức thanh toán điện tử Đây chính là một trong những lý do khiến cho Thơng mại điện tử ở Việt Nam cha đợc áp dụng rộng rãi Chính vì vậy, để áp dụng đợc vào thực tế thì bài toán thơng mại trên Web của đề tài chỉ dừng lại ở mức chỉ taọ lập một siêu thị ảo cho các sản phẩm của công ty và hiển thị đơn đặt hàng để khách hàng để khách hàng có thể đặt hàng với công ty qua mạng

Với bài toán thơng mại trên Web thì yêu cầu đặt ra là phải thể hiện đợc các chức năng:

- Quản lý các sản phẩm của công ty

- Quản lý các khách hàng đã đặt hàng của công ty

Để giới thiệu các hàng hoá hiện có tại công ty lên mạng thì hệ thống phải quản lý đợc các hàng hoá của công ty hiện có Quản lý nh thế nào để thông tin

về hàng hoá của công ty là có hệ thống và đầy đủ ? Và khi thể hiện các hàng hoá

đó lên trang Web, các thông tin về hàng hoá này phải có khoa học, trực quan,

sinh động không d thừa hay thiếu hụt Đây là một yêu cầu khá quan trọng đặt ra cho hệ thống Tổ chức dữ liệu: Cơ sở dữ liệu về hàng hoá phải thật thuận tiện cho việc cập nhật, bổ sung, sửa chữa và dễ dàng thể hiện Khi khách hàng xem các hàng hoá trong siêu thị ảo và chọn lựa sản phẩm để đặt hàng thì đòi hỏi hệ thống phải xử lý đợc đơn đặt hàng của khách hàng Một trong những chức năng đó là ghi nhận thông tin về khách hàng Họ là ai ? Họ đã đặt mua những sản phẩm gì ?

Số lợng là bao nhiêu?

3 Các kết quả

Hệ thống cho phép nhiều ngời dùng truy cập cùng một lúc trên mạng Internet

Hệ thống cho phép tra cứu các thông tin về hàng hóa, đơn hàng, tra cứu nhanh về khách hàng, tra cứu những thông tin liên quan đến công ty

Hệ thống cho phép ngời quản trị thay đổi, cung cấp thông tin đến ngời dùng

II Phân tích hiện trạng của hệ thống

1 Giới thiệu về tổ chức

Công ty Dịch vụ ky thuật và Thơng mại Bảo Anh là một Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng máy tính

Bảo Anh khởi nghiệp từ năm 1995 với của hàng mang tên STIC tại 36

hãng Zoltric: Faxmodem, Soundcard, đĩa mềm, loa, CD Rom

Năm 1997 thành lập Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Thơng mại Bảo Anh tại

Zoltric: VGA card, CD, Main, Case, Ram

Để mở rộng thị trờng cho các sản phẩm nhập khẩu tại Hà Nội năm 1998 Bảo Anh thành lập chi nhánh tại 189 Nguyễn Văn Thù- Thành Phố Hồ Chí Minh

Năm 2001 xây dựng trụ sở tại 135/48 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm cho chiến lợc phát triển lâu dài

Năm 2003 liên kết với VDC mở Showroom tại 292 Tây Sơn và liên kết với Công ty XNK Thiết bị toàn bộ mở của hàng phân phối linh kiện máy tính tại

16-18 Tràng Thi

Hiện nay Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Thơng Mại Bảo Anh có một đội ngũ cán bộ hơn 30 ngời 90% đã tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành

kỹ thuật và kinh tế Với một đội ngũ cán bộ trẻ, năng động và chuyên nghiệp Bảo Anh đã xây dựng cho mình một cơ cấu vững mạnh

a Phòng giám đốc:

- Quản lý và phân phối hoạt động của công ty

- Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên

- Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng Tuy nhiên giá đợc chia theo từng loại tùy vào loại khách hàng (khách hàng mua số lợng nhiều, khách hàng thờng xuyên )

hoạch định hớng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và tiến triển cho công ty

-Điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của công ty Ban hành quy chế quản

lý nội bộ công ty, tuyển dụng lao động

b Phòng kinh doanh:

Kinh doanh dự án: Đã t vấn thiết kế nhiều dự án lớn với các doanh nghiệp nhà nớc và t nhân

Kinh doanh phân phối: Hiện nay hệ thống phân phối mới chỉ tập trung phục vụ khu vực miền bắc

Siêu thị máy tính VDC: Tuy mới đợc thành lập nhng đang dần trở thành một địa chỉ đáng tin cậy của ngời tiêu dùng với phơng châm chất lợng - dịch vụ

và giá cả

Siêu thị có hai loại khách hàng: khách hàng đến thẳng siêu thị mua hàng và

Giám đốc

Bộ phận kho

khách hàng đặt hàng qua mạng.

Trực tiếp tại siêu thị :

Tại siêu thị khi có khách hàng đến nhân viên bán hàng tại siêu thị sẽ tiếp

đón t vấn khách hàng mua hàng Nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu những loại hàng hoá công ty đang có, giới thiệu đặc tính của từng loại hàng(nếu khách hàng

viên bán hàng tại siêu thị sẽ lập đơn hàng cho khách hàng Sau đó nhân viên bán hàng sẽ chuyển đơn hàng cho kế toán để kế toán viết phiếu xuất hàng, hoá đơn bán hàng và làm thủ tục thanh toán với khách hàng Sau đó phiếu xuất hàng sẽ

đ-ợc chuyển cho bộ phận kho để xuất hàng cho khách Trờng hợp khách hàng mua trọn bộ máy cần lắp ráp thì các linh kiện máy tính sẽ đợc chuyển sang phòng kỹ thuật để nhân viên kỹ thuật lắp ráp

Khách hàng đặt hàng qua mạng:

Đây là loại hình thức mới mà ngời mua hàng phải hoàn toàn tự thao tác thông qua từng bớc cụ thể đợc hệ thống hớng dấn để có thể mua đợc hàng

Trên mạng, các loại sản phẩm linh kiện thiết bị đợc sắp xếp, phân chia thành nhiều phân khu và mỗi phân khu có nhiều loại khác nhau riêng biệt để giúp cho ngời dùng dễ sử dụng, tham khảo, giúp cho ngời quản trị dễ thay thế, thêm bớt sản phẩm của họ Trong hoạt động này ngời dùng chỉ cần chọn một loại linh kiện thiết bị nào từ trong danh sách của từng phân khu là những thông tin về sản phẩm đó sẽ hiện lên nh: tên hàng hóa, giá cả và những mô tả ngắn về loại hàng hóa đó và bên cạnh là trang liên kết để thêm hàng hóa vào trong giỏ hàng

Đây là giỏ hàng điện tử mà trong đó có chứa các thông tin về hàng hoá lẫn số lợng khách mua và hoàn toàn đợc cập nhật trong giỏ

Khi khách hàng muốn đặt hàng thì hệ thống hiển thị trang xác lập đơn đặt hàng cùng thông tin về khách hàng và hàng hoá khách hàng muốn mua

Yêu cầu đối với khách hàng giao dịch qua Website

Trớc khi bắt đầu đăng nhập, hệ thống yêu cầu xác nhận xem ngời dùng là khách hàng quen hay khách hàng lạ

- Khi ngời dùng thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống phải thông qua các bớc sau: Khách hàng phải điển Tên (UserName), mật khẩu (Password) để

đăng nhập vào hệ thống

- Nếu ngời dùng là lần đầu tiên thì để có thể đặt hàng qua mạng Khách hàng cần đăng ký một tài khoản với hệ thống

- Khách hàng thì cần cung cấp thông tin nh: tên, họ, password Ngoài ra khách hàng còn cho biết thông tin về đia chỉ, tên công ty, số diện thoại Các thông tin trên cần đợc xác thực lại để hạn chế những ngời không thực

sự muốn đặt hàng Những thông tin này sẽ đợc Công ty xác nhận lại nếu

đúng nh khách hàng khai báo thì Bộ phận quản trị sẽ để trong hệ thống ngợc lại sẽ bị xoá đi

- Nếu ngời dùng trớc đây thì chỉ cần nhập đúng tên user và mật khẩu

- Các chứng từ đợc thông qua các loại đơn sau: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất Các loại giấy tờ này sẽ đợc kế toán cấp cho hệ thống

- Thời gian giao hàng tùy thuộc vào ngày đăng ký của khách hàng (mua trên mạng)

c Bộ phận kho

Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lợng hàng tồn kho

Nhân viên phải thờng xuyên kiểm tra để biết đợc số lợng hàng hoá bị h hỏng, sắp hết hay sắp hết thời hạn bảo hành để đề xuất lên ban điều hành có

kế hoạch xử lý

Quản lý hàng hóa:

- Nguồn hàng máy tính đợc lấy từ các công ty buôn bán MT khác, những nhà cung cấp t nhân, các dịch vụ trong nớc hay ngoài nứơc

- Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với hàng hóa khác Các mặt hàng đều phải đầy đủ các thông tin nh: tên hàng

Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp

Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và đề xuất lên ban điều hành cần xử lý về việc những mặt hàng cần nhập Trong quá trình đặt hàng thì ban điều hành sẽ có trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết định loại hàng, số lợng hàng cần đặt và phơng thức đặt hàng với nhà cung cấp

Quá trình nhập hàng vào kho :

Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau:

- Mua từ bên ngoài(công ty khác, t doanh, đại lý )

- Do bị trả lại từ quầy bán hàng

- Do khách hàng trả

- Do đơn hàng không hợp lệ

- Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, fax hay qua mạng từ công

ty, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đơn hay bảng

kê chi tiết các loại mặt hàng hóa của từng loại Kế toán sẽ kiểm tra lô hàng của từng nhà cung cấp và trong trờng hợp hàng hóa giao không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lợng về hệ thống máy thì Kế toán kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả đó Trong khi làm việc cho những trờng hợp xảy ra này thì Kế toán kho phải ghi lại những hàng hóa nhập thực

- Kế tiếp Kế toán kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hóa đơn trực tiếp không khấu trừ VAT, hóa đơn có khấu trừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá cả)

để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm Những loại hàng hóa này

sẽ đợc cung cấp một mã số và đợc cập nhật ngay vào giá bán

- Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập trong trờng hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đa vào danh sách có mã này trớc đó trong từng loại hàng hóa.Còn những hàng hóa mới sẽ gán một mã số mới

và trong từng loại hàng hóa mới(nếu có)

- Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu nhập để lu trữ trong hồ sơ và một bản đợc đa sang bộ phận quản trị mạng

Quá trình xuất hàng

Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:

- Xuất hàng nội bộ để bán trên mạng, trong quầy, lắp ráp

- Xuất hàng theo lô, bộ khi có yêu cầu của đơn đặt hàng

- Trả lại cho nhà cung cấp cho trờng hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất

- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay h hỏng nặng

Định giá

Việc định giá cho một mặt hàng theo s chỉ đạo của ban lãnh đạo, giá cả hàng bán tạI cửa hàng thờng đợc định giá theo một công thức đã đợc ban lãnh đạo đa ra, giá không đúng với gíá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác

Công thức cụ thể

- Giá nhập giá mua+ chi phí khác

chi phí khác :(thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt )

- Giá thành = giá xuất + chi phí khác

chi phí khác: (công, công cụ, khấu hao )

- Giá vốn = giá thành + chi phí khác

chi phí khác: (bao bì, quảng cáo, nhân viên bán hàng )

Giá bán = giá thị trờng

- Lãi lỗ = giá bán –giá vốn

- Chuyển dola thành đồng Việt Nam :

VND = 1USD * tỉ giá dola.(tính tại thời điểm hiện tại)

d Bộ phận quản trị mạng

Công việc của bộ phận này là thực hiện việc quản lý Website cập nhập thông tin hàng hoá, chơng trinh bán hàng của công ty vào hệ thống

e Phòng kỹ thuật

Với lòng nhiệt tình và kinh nghiệm lâu năm luôn cố gắng trong mọi tình huống để đạt đợc sự hài lòng của khách hàng khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty

2 Quan hệ đối tác trong nớc

Với chất lợng dịch vụ cùng uy tín và năng lực kinh doanh nhiều năm công

ty đã xây dựng đợc hệ thống bạn hàng với các Công ty tin học lớn nh: Đồng tâm, Vinh Xuân, Vĩnh Trinh, Vạn Xuân,…

3 Mục tiêu và định hớng phát triển

Trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam

Có uy tín lớn đối với khách hàng

Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong Công ty có thu nhập ổn định và mức sống ngày càng đợc nâng cao

4 Xác định các yêu cầu

4.1 Xác định yêu cầu

Với nhu cầu thông tin và qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng cho các công ty, doanh nghiệp nhằm tạo sự thu hút cũng nh giới quan tâm về dao dịch trên mạng hay các ngời dùng thờng xuyên các website, có thể quan hệ hợp tác và

trao đổi trực tiếp những vấn đề cần thiết , hay tìm hiểu về chính công ty, hàng hóa của mình Do đó chơng trình này đòi hỏi phải tiện lợi, đơn giản, đẹp mắt, dể dùng và cách hớng dẫn sử dụng chơng trình sao cho dể hiểu, các thao tác dễ dàng, luôn cập nhật những sản phẩm, mặt hàng mới của công ty mình

a Nhu cầu ngời sử dụng

Với nhu cầu của ngời sử dụng là khi bớc vào trang Web thơng mại là tìm kiếm các loại sản phẩm mà họ đang cần và muốn mua Nhng cũng có nhiều khách hàng vào Website này không có ý định mua, hay không biết mua thứ gì, thì yêu cầu của chơng trình là phải đáp ứng đợc những nhu cầu, sao cho khách hàng có thể tìm kiếm nhanh hiệu quả các loại hàng hóa mà họ muốn và những sản phẩm mà họ cần tìm (chơng trình phải đảm bảo nhanh chóng và chính xác) cộng với chơng trình đa dạng và hấp dẫn, cũng sẽ dễ khiến ngời dùng có thể không mua hàng hóa này nhng cũng có những thông tin quảng cáo thật tuyệt vời, nhằm thu hút sự quan tâm về công ty mình và có cơ hội sẽ có nhiều ngời tham khảo nhiều h

Về mặt trình bày trang Web sao cho dễ hiểu, giao diện mang tính dễ dùng, hấp dẫn và quan trọng là làm sao cho khách hàng thấy đợc những thông tin cần tìm, cung cấp những thông tin liên quan, giới thiệu thêm những sản phẩm khác

để họ có thể so sánh và khi đó họ có thể quyết định xem sẽ mua những sản phẩm nào, mà không cần phải thay đổi ý kiến sau khi mua hàng

Trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn, đặt mua hay thanh toán đơn đặt hàng thì chơng trình phải đảm bảo thao tác dễ dàng tránh những đòi hỏi hay những thông tin yêu cầu quá nhiều từ phía khách hàng, tạo cảm giác thoải mái, riêng t cho khách tham quan, tìm kiếm hay đặt hàng Điều quan trọng trong dao dịch trên mạng là phải đảm bảo an toàn tuyệt đối những thông tin liên quan đến ngơứi dùng trong quá trình đặt mua, hay thanh toán (trờng hợp này có thêm yêu cầu khách hàng nhập thêm những thông tin riêng) Trong việc tìm kiếm phải sao cho linh động, thoải mái trong lựa chọn dễ dàng thay đổi các bộ phận, từng linh kiện thiết bị máy tránh tình trạng gò ép, cố định khi mua hàng

Sau khi đặt mua hàng, nếu quá thời gian giao hàng mà khách vẫn cha nhận

đợc thì chơng trình thiết kế, hỗ trợ sao cho khách hàng có thể trở lại xem các thông tin về đơn đặt hàng của họ để họ biết đợc tình hình đặt hàng của họ nh thế nào, đã đợc xử lý cha hay cha đến thời hạn giao hàng Nói chung là chơng trình ngoài việc cho khách hàng lựa chọn, đặt mua, tìm kiếm mà còn cho phép khách hàng có thể theo dõi tình hình xử lý đơn đặt hàng của họ đối với công ty

Ngoài những chức năng mà chơng trình tạo sẵn trên Web là có phức tạp hay không? Có yêu cầu quá đối với khách hàng hay không? hay gặp những vấn đề giứ mà chơng trình cần thay đổi thì phải có hỗ trợ thêm các mục góp ý, phản hồi để công ty có thêm những ý kiến mà trang Web của họ trông thuận tiện, đẹp,

dễ sử dụng, thoải mái, tiện nghi và ngày càng nhiều ngời cùng muốn tham gia vào trang Web này

b Với bộ phận quản trị mạng

Chơng trình đòi hỏi nhân viên phải thờng xuyên theo dõi các thông tin về hàng hóa, xử lý đúng yêu cầu, đúng chức năng do nhân viên nhập vào và thao tác

dễ dàng với công việc quản lý dữ liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu :

mới, máy tính mới vào trong dữ liệu và có sự kiểm tra về tính chính xác, đúng đắn của dữ liệu

hợp

hàng, phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác

thông tin liên quan đến đơn đặt hàng của khách

4.2 Các yêu cầu

a Tra cứu

- Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về linh kiện, thiết bị, loại hàng.

- Đơn đặt hàng: thông tin về hàng hóa đã đợc đặt mua.

- Khác: các thông tin về cách hớng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, hớng dẫn mua hàng,

giới thiệu Công ty

b Lu trữ

- Hàng hóa: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý hàng hóa, bao gồm các

thông tin về hàng hóa: tên, chi tiết, loại, giá Trong đó các thao tác về hàng hóa là: thêm từng phân khu, thêm chi tiết từng sản phẩm

- Loại hàng:dữ liệu thông tin quản lý về các loại hàng hóa có trong kho nh:

loại hàng, tên hàng

- Khách hàng: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý khách hàng, bao gồm các

thông tin về khách hàng: họ, tên, email, mật khẩu (password)

- Đơn đặt hàng: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý đơn đặt hàng, bao gồm

các thông tin về đơn đặt hàng: khách hàng, card, địachỉ, ngày mua các thao tác: thêm, huỷ

- Giỏ hàng:đây là dữ liệu quản lý thông tin khách hàng khi chọn đợc hàng

nh : số lợng hàng hóa trong giỏ, tên hàng hóa đợc chọn

- Phản hồi: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin phản hồi từ khách hàng

- Phiếu xuất: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin xuất từ đơn đặt hàng,

lắp ráp

- Phiếu nhập: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin nhập từ đơn đặt hàng.

- Quyền:dữ liệu quản lý nội dung các thông tin về quyền của nhân viên khi

đăng nhập hệ thống

- Bảng chào hàng : dữ liệu quản lý nội dung các thông tin về hàng hóa đợc

chào hàng trong một thời gian nhất định

c Tính toán

Tính doanh thu :

P = Q.p.

(trong đó P: doanh thu, Q: số lợng bán ra, p: giá)

Tính số lợng tồn kho :

SL tồn = TK cuối kì - TK đầu kì + SL sx - SL tiêu thụ

Tính toán khác

- Nếu hàng lấy đi một đơn vị thì số lợng hàng sẽ giảm đi

- Tiền thuế khi mua hàng trên mạng

- Tiền chi phí khi di chuyển, giao hàng

- Tính giá thành nhập, xuất

d Kết xuất