LỜI MỞ ĐẦU LỜI mỞ ĐẦU Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong điều kiện nền kinh tế thị trường đã tạo ra những bước phát triển các dịch vụ về tài chính, đặc biệt là dịch vụ kiểm toán, kế toán, tư[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Khái quát chung về kiểm toán Báo cáo tài chính
1.1.1 Khái niệm về kiểm toán Báo cáo tài chính
Kiểm toán là công cụ quản lý kinh tế thiết yếu, giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính chính xác Ngoài ra, kiểm toán còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin minh bạch cho các nhà đầu tư Nhờ đó, quyết định đầu tư trở nên chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kiểm toán, theo giáo trình lý thuyết kiểm toán của GS.TS Nguyễn Quang Quynh, là quá trình xác minh và đánh giá thực trạng hoạt động dựa trên hệ thống phương pháp kỹ thuật kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ Quá trình này do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ phù hợp thực hiện, dựa trên hệ thống pháp lý hiện hành Mục tiêu của kiểm toán là đưa ra ý kiến chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và tính phù hợp của các báo cáo tài chính.
Có nhiều cách để phân loại kiểm toán theo những tiêu thức khác nhau:
- Phân loại kiểm toán theo bộ máy quản lý: bao gồm kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ.
Phân loại kiểm toán dựa trên đối tượng kiểm toán gồm ba loại chính: kiểm toán tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán nghiệp vụ, trong đó kiểm toán tài chính là loại phổ biến nhất Theo PGS.TS Vương Đình Huệ, kiểm toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và hợp lý của báo cáo tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo minh bạch và tin cậy cho các bên liên quan.
Kiểm toán BCTC giúp đánh giá tính trung thực, hợp lý, hợp thức và hợp pháp của báo cáo tài chính Đối tượng kiểm toán là BCTC, được xây dựng dựa trên chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phản ánh chính xác các thông tin kinh tế và tài chính của doanh nghiệp Quá trình kiểm toán gồm hai phương pháp chính: kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra) Việc vận dụng các phương pháp này nhằm xác minh các nghiệp vụ, số dư tài khoản và các khoản mục trong báo cáo tài chính, hình thành ba loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm số dư và trắc nghiệm phân tích.
Trắc nghiệm công việc là phương pháp rà soát các nghiệp vụ hoặc hoạt động cụ thể nhằm kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hệ thống kế toán, để đảm bảo tính đúng đắn và hiệu lực của các thủ tục kế toán Phương pháp này giúp xác định mức đạt yêu cầu của các thủ tục cũng như độ tin cậy của các số liệu kế toán, từ việc tuân thủ quy trình lập, xét duyệt, kiểm tra chứng từ đến ghi chép và chuyển số phát sinh vào Sổ Cái Trắc nghiệm công việc được chia thành hai loại chính: trắc nghiệm mức đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy, nhằm đảm bảo hệ thống kế toán luôn chính xác và đáng tin cậy trong công tác quản lý tài chính.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc, hay còn gọi là kiểm tra sự phù hợp của các giao dịch, là quá trình rà soát các thủ tục quản lý và thủ tục kế toán liên quan đến đối tượng kiểm toán Quá trình này đảm bảo rằng tất cả các quy trình và thủ tục đều tuân thủ đúng quy định pháp luật cũng như tiêu chuẩn nội bộ của doanh nghiệp Việc thực hiện kiểm tra phù hợp giúp xác định tính chính xác và minh bạch của các giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro và mục tiêu kiểm toán Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các hoạt động tài chính, góp phần nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc, hay còn gọi là kiểm tra xác thực các khoản mục, là bước quan trọng trong quá trình kiểm toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Trong quy trình này, kiểm toán viên (KTV) sẽ tính toán lại số tiền dựa trên dữ liệu thực tế, sau đó so sánh kết quả với số tiền trên chứng từ kế toán và sổ sách liên quan để xác nhận tính hợp lệ và chính xác của các khoản mục Phương pháp này giúp phát hiện các sai sót hoặc lệch lạc trong quá trình ghi chép sổ sách, từ đó nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Trắc nghiệm trực tiếp số dư là phương pháp kết hợp các kỹ thuật cân đối, đối chiếu logic và phân tích đối chiếu trực tiếp với kiểm kê thực tế để đánh giá độ tin cậy của số dư cuối kỳ hoặc tổng phát sinh trên sổ sách Phương pháp này được ứng dụng rộng rãi trong các cuộc kiểm toán do cung cấp các bằng chứng có độ tin cậy cao, giúp xác minh chính xác các số liệu tài chính Tuy nhiên, trắc nghiệm này yêu cầu chi phí thực hiện lớn, đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực để đảm bảo tính khách quan và chính xác của kết quả kiểm tra.
Trắc nghiệm phân tích (Analytical test) là phương pháp xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu tài chính Phương pháp này kết hợp nhiều kỹ thuật như đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic và đối chiếu số liệu giữa các trị số của cùng một chỉ tiêu hoặc các chỉ tiêu liên quan, nhằm đánh giá chính xác hơn tình hình tài chính doanh nghiệp Thủ tục này được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán để phát hiện sai sót và đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính.
1 Giáo trình kiểm toán tài chính (2006) GS.TS Nguyễn Quang Quynh trang 21
1.1.2 Mục tiêu trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Kiểm toán tài chính đóng vai trò xác minh và đưa ra ý kiến về đối tượng kiểm toán dựa trên bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực Để đảm bảo hoạt động kiểm toán hiệu quả và tiết kiệm chi phí, việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán một cách khoa học dựa trên các mối quan hệ vốn có của đối tượng và khách thể kiểm toán rất quan trọng Điều này giúp kiểm toán viên thực hiện đúng hướng và nâng cao hiệu quả công việc kiểm toán.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200, khoản 11 nhấn mạnh rằng mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán xác nhận rằng báo cáo tài chính được lập dựa trên chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, tuân thủ pháp luật liên quan, đồng thời phản ánh trung thực và hợp lý các khía cạnh trọng yếu.
Kiểm toán tài chính giúp đơn vị nhận diện rõ các tồn tại và sai sót, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục để nâng cao chất lượng báo cáo tài chính Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính mà còn tăng cường độ tin cậy của báo cáo trước các bên liên quan Mục tiêu của kiểm toán tài chính là cung cấp những phát hiện chính xác, khách quan, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định của đơn vị Đồng thời, quá trình kiểm toán còn góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khái niệm trung thực, hợp lý, hợp pháp được hiểu như sau:
Trung thực trong báo cáo tài chính là việc phản ánh chính xác, trung thực các thông tin tài chính và tài liệu kế toán, phản ánh đúng bản chất, nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc này đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy của hệ thống kế toán, giúp các nhà quản lý và bên liên quan đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu chính xác và trung thực Trung thực trong kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Hợp lý trong thông tin tài chính và tài liệu kế toán là những dữ liệu phản ánh trung thực và chính xác về các sự kiện xảy ra Những thông tin này cần đảm bảo tính cần thiết và phù hợp theo không gian, thời gian cũng như bối cảnh của các sự kiện đó Việc cập nhật và trình bày các tài liệu kế toán hợp lý giúp đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy cho người dùng Đây là yếu tố quan trọng để các báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu kiểm toán và quản lý hiệu quả.
Hợp pháp trong báo cáo tài chính đòi hỏi thông tin và tài liệu kế toán phản ánh đúng quy định của pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Để đạt được mục tiêu này, cần cụ thể hóa các yếu tố cấu thành và quy trình thực hiện yêu cầu trung thực, hợp lý, hợp pháp trong việc xác minh và trình bày ý kiến về toàn bộ báo cáo tài chính cũng như các phần hành cụ thể Mục tiêu của việc xác minh là đảm bảo tính chính xác, trung thực và tuân thủ pháp luật của báo cáo tài chính, từ đó nâng cao độ tin cậy và tính hợp pháp của thông tin tài chính.
Tiền lương với vấn đề kiểm toán Báo cáo tài chính
Tiền lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn là những chỉ tiêu quan trọng mà các kiểm toán viên tập trung kiểm tra để xác minh tính trung thực và hợp lý của các khoản chi phí liên quan Chu trình tiền lương và quản lý nhân viên đóng vai trò là một trong những quy trình then chốt trong doanh nghiệp, bắt đầu từ tuyển dụng đến thanh toán lương cho người lao động Hiểu rõ về tiền lương và các quy định về ghi nhận chi phí lương giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
1.2.1 Bản chất và ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là phần thù lao lao động bằng tiền do doanh nghiệp trả dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc, là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động Bên cạnh đó, tiền lương còn đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế, thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực, kích thích sự quan tâm của người lao động đối với kết quả công việc của họ.
Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp từ quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên.
Các khoản trích theo lương là các khoản trích từ tiền lương của người lao động, đóng vai trò làm căn cứ để tính các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Việc trích này được thực hiện dựa trên tỷ lệ quy định trong chế độ quản lý tài chính kế toán, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và chính sách bảo hiểm Thực hiện các khoản trích theo lương đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động và sự công bằng trong công tác tài chính doanh nghiệp.
Chế độ hiện hành của Việt Nam quy định quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành dựa trên tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động trong kỳ Trong đó, người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 5% người lao động trực tiếp đóng góp, trừ trực tiếp vào thu nhập của họ.
Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành từ khoản trích 3% trên tổng thu nhập tạm tính của người lao động Trong đó, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm trích 2% vào quỹ này và coi đó là chi phí kinh doanh Người lao động đóng 1% trực tiếp, được trừ vào khoản thu nhập của họ Đây là cơ chế nhằm đảm bảo nguồn tài chính ổn định cho dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
Kinh phí công đoàn được trích 2% trên tổng số tiền phải trả cho người lao động, thuộc chi phí sản xuất kinh doanh Kiểm toán viên có trách nhiệm so sánh thông tin trên sổ lương để đánh giá tính hợp lý của các khoản phải nộp Họ cũng tiến hành so sánh các khoản phải nộp nhằm xác định doanh nghiệp kê khai đúng hay không, đồng thời xem xét thủ tục quyết toán các khoản này giữa doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Trong nền kinh tế hàng hóa, tiền lương đóng vai trò là thước đo giá trị của thù lao lao động và là nguồn thu nhập chính của người lao động Tiền lương không những thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và tăng năng suất lao động mà còn là yếu tố cấu thành giá trị của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Chính sách lương phản ánh chiến lược kinh doanh và chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp, nhằm thu hút và giữ chân nhân lực chất lượng cao, đồng thời góp phần xây dựng sự gắn bó lâu dài của người lao động với doanh nghiệp.
1.2.2 Các hình thức trả lương
Thông thường, ở các doanh nghiệp có 3 hình thức trả lương chính là: trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và trả lương khoán.
Hình thức trả lương theo thời gian dựa trên trình độ kỹ thuật và thời gian làm việc của công nhân, giúp xác định mức lương dựa trên thời gian công tác Có hai hình thức tính lương chính: một là tính theo suất lương cao hoặc thấp, phụ thuộc vào loại công việc và mức độ phức tạp; hai là kết hợp giữa thời gian làm việc và các khoản thưởng khi công nhân đạt hoặc vượt các chỉ tiêu về chất lượng và số lượng công việc, thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc.
Hình thức trả lương theo sản phẩm: là việc trả lương cho công nhân
(nhóm công nhân) theo số lượng sản phẩm sản xuất ra (đơn vị tính là chiếc, kg, tấn, mét ) thường được phân ra các loại sau:
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức tiền lương dựa trên số lượng sản phẩm mà công nhân sản xuất ra, được tính bằng tích số giữa số lượng sản phẩm và đơn giá của từng sản phẩm Phương pháp này giúp thúc đẩy năng suất làm việc và đánh giá hiệu quả lao động của công nhân một cách rõ ràng và minh bạch Áp dụng trả lương theo sản phẩm trực tiếp mang lại lợi ích về mặt kiểm soát chi phí và nâng cao năng suất sản xuất cho doanh nghiệp.
Trả lương theo sản phẩm tập thể áp dụng cho các công việc sản xuất theo phương pháp dây chuyền hoặc các công việc thủ công liên quan đến nhiều công nhân Phương pháp này giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo công bằng trong trả lương dựa trên thành quả tập thể Việc áp dụng trả lương theo sản phẩm tập thể phù hợp với các doanh nghiệp muốn tăng năng suất, đồng thời khuyến khích các công nhân cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung.
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp chỉ áp dụng đối với một số công nhân phục vụ có ảnh hưởng lớn đến thành quả lao động của công nhân chính hưởng theo sản phẩm Việc thanh toán này nhằm đảm bảo công bằng và khuyến khích năng suất làm việc của nhân viên phụ trách các công đoạn hỗ trợ Mô hình trả lương này giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc, đồng thời thúc đẩy sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình sản xuất.
Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến là hình thức trả lương dựa trên phần sản lượng đã thực hiện so với mức định mức khởi điểm, trong đó phần sản lượng vượt mức này sẽ được tính theo đơn giá cao hơn nhằm thúc đẩy năng suất làm việc Đây là phương pháp thưởng dựa trên hiệu quả làm việc, giúp người lao động có động lực để nâng cao năng suất và hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra Việc áp dụng trả lương theo sản phẩm luỹ tiến phù hợp với các ngành công nghiệp sản xuất, nơi đo lường và tính lương theo sản lượng rõ ràng, minh bạch Các doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương này có thể kiểm soát tốt chi phí nhân công và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là trả lương sản phẩm trực tiếp kết hợp với chế độ tiền thưởng.
Hình thức trả lương khoán là một dạng lương theo sản phẩm, phù hợp với các công việc không thể định mức chính xác từng phần chi tiết Phương thức này thường áp dụng cho các công việc có khối lượng tổng hợp, đòi hỏi nhân viên phải hoàn thành trong thời gian nhất định Đây là giải pháp linh hoạt giúp thúc đẩy năng suất làm việc và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Quy định hiện hành về hình thức và chế độ trả lương: Theo quy định của Bộ
Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn các hình thức trả lương phù hợp như theo giờ, ngày, tuần, tháng, theo sản phẩm hoặc theo khoán Tuy nhiên, hình thức trả lương đã chọn phải được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo tính ổn định cho người lao động Ngoài ra, doanh nghiệp cầnThông báo rõ ràng cho người lao động về hình thức trả lương để đảm bảo quyền lợi và thúc đẩy môi trường làm việc minh bạch.
Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
1.3.1 Vai trò của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Chu trình tiền lương và nhân viên đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là do:
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức, ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chi phí tiền lương là yếu tố quan trọng trong việc xác định giá trị hàng tồn kho của các doanh nghiệp sản xuất và xây dựng, vì việc phân loại và phân bổ chi phí không chính xác có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng về giá trị sản phẩm dở dang và hàng tồn kho, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Ngoài ra, lĩnh vực tiền lương còn tiềm ẩn nguy cơ gian lận của nhân viên, gây thất thoát lớn về tài chính của công ty và làm giảm hiệu quả quản lý nguồn lực.
1.3.2 Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
Mục tiêu kiểm toán chung của chu trình này là đảm bảo thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp nhằm xác nhận tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ về tiền lương và nhân viên Kiểm toán viên cần kiểm tra rằng tất cả các thông tin tài chính quan trọng liên quan đến chu trình đều được trình bày đúng theo các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo sự chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.
Mục tiêu của việc tính hiệu lực là xác nhận rằng các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và nhân viên đã được ghi chép đầy đủ, phản ánh chính xác các giao dịch đã xảy ra Điều này đảm bảo rằng số dư các tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương là thực tế và tồn tại đúng với thực tế tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể vô tình hoặc cố ý ghi chép các nghiệp vụ thanh toán lương cho nhân viên không cung cấp bất kỳ lao vụ hay dịch vụ nào cho tổ chức, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
Mục tiêu của việc ghi chép đầy đủ (trọn vẹn) các nghiệp vụ tiền lương là đảm bảo tất cả các khoản thanh toán lương đã phát sinh đều được ghi nhận chính xác trong sổ sách và báo cáo kế toán Việc không ghi chép kịp thời hoặc cố ý bỏ sót các khoản thanh toán lương có thể dẫn đến sai lệch trong việc phản ánh chi phí tiền lương, các khoản phải thanh toán, cũng như các tài sản liên quan Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính của đơn vị.
Mục tiêu của quyền và nghĩa vụ đối với chu trình này là đảm bảo đơn vị có trách nhiệm thanh toán đầy đủ tiền lương và các khoản trích từ lương theo đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành Việc thực hiện đúng quy định giúp duy trì tính minh bạch, ổn định tài chính và tuân thủ quy định pháp luật về quản lý tài chính kế toán Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi người lao động và duy trì hoạt động hoạt động của doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành.
Mục tiêu tính giá đối với nghiệp vụ tiền lương là đảm bảo các giá trị ghi chép phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ tiền lương hợp lệ Tuy nhiên, các giá trị này thường bị phản ánh hoặc ghi chép không chính xác do nhiều nguyên nhân như sử dụng sai mức lương, tính sai tỷ lệ khấu trừ, sai số thời gian lao động thực tế hoặc tính toán sai số học tổng tiền lương Những sai phạm này có thể làm tăng hoặc giảm sai lệch so với thực tế về chi phí tiền lương, số tiền phải thanh toán cho công nhân viên và các tài sản liên quan, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính và quản lý tài chính doanh nghiệp.
Mục tiêu tính giá trong các nghiệp vụ tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp khác liên quan đến tiền lương Để giảm thiểu rủi ro sai phạm trong việc tính toán các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính liên quan, các tổ chức thường phân công nhân viên độc lập thực hiện rà soát, kiểm tra kỹ lưỡng quá trình tính toán và lập báo cáo Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý khoản thuế và các khoản phải nộp từ tiền lương.
Mục tiêu phân loại và trình bày là đảm bảo chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cho nhân viên được phản ánh chính xác vào các tài khoản phù hợp, giúp báo cáo tài chính rõ ràng và chính xác Việc phản ánh sai, như chi phí nhân công trực tiếp bị ghi vào chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng, có thể gây ra lệch lạc trong các khoản chi phí Những sai phạm này ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho và các tài sản khác trên báo cáo tài chính, làm giảm tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính doanh nghiệp.
1.3.3 Kiểm soát nội bộ với chu trình tiền lương và nhân viên
Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình
Để đảm bảo tuyển dụng đúng người, đúng việc, doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chí tuyển dụng rõ ràng và hệ thống sổ nhân sự được cập nhật liên tục Việc kiểm soát phê duyệt tuyển dụng thông qua chính sách tuyển dụng bằng văn bản giúp ngăn ngừa tuyển chọn nhân viên kém năng lực và phẩm chất, từ đó giảm thiểu các chi phí đào tạo không cần thiết Tất cả các khoản lương, thưởng và trích khấu trừ đều phải được phê duyệt hợp lý để tránh tình trạng tăng chi phí lương không hợp lý.
Nhiều công ty kiểm soát chặt chẽ các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương và khấu trừ bằng cách thiết lập các thủ tục rà soát và phê duyệt chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch Họ duy trì danh sách các mức lương và bậc lương theo từng vị trí đã được phê duyệt, giúp quản lý lương thưởng hiệu quả hơn Các điều chỉnh về mức lương cũng cần phải được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo tính công bằng và hợp lý Ngoài ra, doanh nghiệp nên công bố rộng rãi chính sách về lương thưởng để phòng nhân sự và quản đốc các phân xưởng dễ dàng thực hiện và tuân thủ.
Ghi sổ kế toán về tiền lương đòi hỏi phải ghi chép chính xác và đúng thời điểm tất cả các khoản phải thanh toán cho người lao động, đảm bảo phân loại hợp lý để tránh sai sót trong tính toán các khoản trích theo lương, khấu trừ, chi phí nhân công và các khoản nợ phát sinh Để kiểm soát và hạn chế sai sót trong ghi chép, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống sơ đồ tài khoản và thủ tục phân bổ chi phí nhân công rõ ràng Đồng thời, việc thống nhất giữa các phương pháp lập bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Để kiểm soát các khoản chi không có thật, doanh nghiệp cần đảm bảo chỉ thanh toán dựa trên các khoản nợ đã được ghi nhận trong việc chi trả lương và thưởng Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện rõ ràng đó là các khoản chi cho công việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã được thực hiện Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kiểm soát các khoản chi lương chưa được phê duyệt bằng cách yêu cầu tất cả các bên liên quan ký vào phiếu chi bất thường hoặc những phiếu chi có số tiền lớn để đảm bảo minh bạch và hạn chế rủi ro gian lận.
Để kiểm soát các khoản chi không hợp lệ và chi phí nhân sự không được phê duyệt, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách hạn chế quyền tiếp cận hệ thống sổ sách báo cáo nhân sự và kế toán tiền lương chỉ cho những người có thẩm quyền Các biện pháp như tạo hàng rào an ninh nhằm ngăn nhân viên không có nhiệm vụ truy cập vào tài liệu của bộ phận nhân sự và tiền lương giúp tăng cường kiểm soát nội bộ Đồng thời, phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa các quyền phê duyệt, ghi chép sổ sách và thanh toán lương sẽ giúp hạn chế nguy cơ gian lận và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Bộ phận nhân sự cần phân chia rõ ràng trách nhiệm về tính toán lương thưởng, lập bảng lương và chi trả, đồng thời đảm nhận nhiệm vụ giám sát thời gian lao động hoặc hoàn thành dịch vụ để tránh xung đột quyền lợi Việc giữ vẹn nguyên chức năng phê duyệt của nhân sự và chức năng thanh toán giúp phòng tránh các cơ hội nâng lương một cách cố ý vì mục đích cá nhân hoặc tạo ra nhân viên khống Điều này đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự và tài chính của công ty.
Tổng quan về công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam
Công ty TNHH Ernst & Young là một trong những tập đoàn kế toán kiểm toán hàng đầu thế giới, với hơn 105.000 nhân viên hoạt động tại 700 thành phố trên 140 quốc gia Công ty không ngừng mở rộng phạm vi dịch vụ, cung cấp các giải pháp tài chính, kế toán và kiểm toán đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và chuyên sâu của khách hàng toàn cầu Ernst & Young nổi bật với uy tín lâu năm và khả năng cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, toàn diện trong lĩnh vực tài chính, giúp khách hàng tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Ernst & Young là tên ghép của hai người có công lớn tạo tiền đề cho việc thành lập công ty đó là A.C.Ernst và Athur Young.
Từ giữa năm 1989, văn phòng đại diện của Ernst & Young đã xuất hiện tại Việt Nam, đánh dấu bước chân đầu tiên của công ty vào thị trường Việt Nam Chính thức hoạt động từ năm 1992, Ernst & Young trở thành công ty kiểm toán và dịch vụ chuyên nghiệp quốc tế 100% vốn nước ngoài đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính tại Việt Nam Công ty nhận giấy phép đầu tư số 448/GP ngày 3/11/1992 và giấy phép điều chỉnh số 448/GPDC1 ngày 23/1/2002 do Ủy Ban Nhà Nước và Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp, cùng với số vốn ban đầu là 1 tỷ USD, thể hiện cam kết dài hạn và uy tín của Ernst & Young tại thị trường Việt Nam.
Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, tọa lạc tại lầu 8 trung tâm Sài Gòn Riverside, số 2A - 4A Tôn Đức Thắng, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, công ty còn có chi nhánh tại Hà Nội, nằm tại tầng 15 Daeha Business Centre, số 360 Kim Mã.
Trong những năm đầu mới thành lập, thị trường chứng khoán Việt Nam chưa phát triển mạnh, vấn đề minh bạch trong kinh doanh còn hạn chế đã dẫn đến nhu cầu kiểm toán rất thấp Vì vậy, quy mô của công ty Ernst & Young Việt Nam khi mới bắt đầu hoạt động chỉ giới hạn ở 10 người năm 1992 và 12 người năm 1995 Tuy nhiên, hiện nay, quy mô công ty đã mở rộng đáng kể, với gần 500 nhân viên chất lượng cao trong và ngoài nước cùng 12 partner, phản ánh sự lớn mạnh và uy tín của Ernst & Young tại Việt Nam.
Partner Tổng Giám Đốc phận kế Bộ toán
Bộ phận Hành Chính phận Bộ phòng văn phận Bộ tin học phận Bộ nhân sự
Phòng tư vấn kế toán và tài chính
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam:
Ernst & Young sở hữu cơ cấu tổ chức hợp lý cùng đội ngũ lãnh đạo trẻ trung, năng động, sáng tạo và đoàn kết Mô hình quản lý của Ernst phản ánh sự chuyên nghiệp và đổi mới, giúp công ty duy trì vị thế hàng đầu trong ngành Nhờ chiến lược quản trị hiệu quả, Ernst & Young luôn đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và thị trường Đội ngũ lãnh đạo trẻ trung, dám nghĩ dám làm là yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Mô hình &Young Việt Nam được xây dựng dựa trên nền tảng của mô hình Ernst & Yong toàn cầu, nhưng đã được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với điều kiện và đặc thù của Việt Nam.
2.1.2.1 Khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh theo sơ đồ
Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Tổng giám đốc là người quản lý toàn diện hoạt động của công ty tại Việt Nam, đặc biệt là tại hai văn phòng Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Ông/bà còn chịu trách nhiệm xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty Ngoài ra, tổng giám đốc còn tập trung vào việc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp để mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Các thành viên trong Ban Giám đốc của công ty đều là các chủ phần hùn (partner) chịu trách nhiệm trực tiếp đánh giá rủi ro kiểm toán và quyết định ký hợp đồng kiểm toán Họ tham gia vào công tác soát xét cuối cùng các hồ sơ kiểm toán và là người đại diện của công ty ký và ban hành Báo cáo kiểm toán cùng Thư quản lý gửi khách hàng.
Hệ thống các phòng ban của công ty có thể được chia thành hai bộ phận
Bộ phận hành chính của công ty bao gồm bộ phận kế toán, tin học và văn phòng Trong đó:
- Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính kế toán của công ty.
Bộ phận văn phòng đảm nhận chức năng quản lý các công văn đến và đi, giúp duy trì thông tin liên lạc hiệu quả trong công ty Ngoài ra, bộ phận còn quản lý bộ phận lái xe để phục vụ nhu cầu đi công tác của nhân viên Đồng thời, nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp văn phòng phẩm như bút, giấy in, mực in cũng thuộc trách nhiệm của bộ phận, đảm bảo nhân viên có đầy đủ vật dụng cần thiết để thực hiện công việc hàng ngày.
Bộ phận tin học chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị phần cứng và phần mềm cần thiết cho doanh nghiệp Họ quản lý và đảm bảo vận hành ổn định hệ thống mạng nội bộ Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên khi máy tính gặp sự cố hoặc cần sửa chữa, đảm bảo hoạt động của công ty luôn thông suốt.
Bộ phận nhân sự đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn diện nhân viên của công ty, bao gồm tuyển dụng và đào tạo nhằm xây dựng nguồn nhân lực chất lượng Họ đảm bảo sự ổn định và phát triển của nguồn nhân lực để hỗ trợ mọi hoạt động của doanh nghiệp Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp giúp công ty duy trì nhân sự ổn định, đáp ứng các yêu cầu hoạt động kinh doanh Quản lý nhân sự hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Bộ phận nghiệp vụ hiện nay bao gồm phòng kiểm toán, phòng tư vấn và phòng thuế.Trong đó:
Phòng kiểm toán của công ty gồm bốn nhóm kiểm toán nghiệp vụ, đảm nhận dịch vụ kiểm toán cho nhiều ngành nghề khác nhau Với đội ngũ nhân viên lớn, phòng kiểm toán phục vụ khối lượng khách hàng đa dạng, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng cơ bản, doanh nghiệp Nhà Nước, ngân hàng, dự án và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài Các dịch vụ kiểm toán của phòng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật cho khách hàng trong mọi lĩnh vực hoạt động.
Các nhóm kiểm toán thường gồm các nhân viên và lãnh đạo phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện, nhằm đảm bảo đủ nguồn lực và kiến thức cần thiết cho mỗi cuộc kiểm toán Đứng đầu các nhóm là trưởng nhóm hoặc chủ nhiệm kiểm toán cao cấp, đảm nhận vai trò lãnh đạo chính Nhân viên trong nhóm được phân chia theo mức độ kinh nghiệm và khả năng chuyên môn, gồm các chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên có chứng chỉ CPA của Bộ Tài chính, kiểm toán viên chưa có chứng chỉ CPA và các trợ lý kiểm toán viên Việc phân chia rõ ràng này giúp nâng cao hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu kiểm toán một cách hiệu quả nhất.
Phòng tư vấn kế toán và tài chính chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn kế toán và tài chính doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quản lý tài chính Đặc biệt, tư vấn quản trị doanh nghiệp là thế mạnh của chúng tôi, cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn nguồn nhân lực bằng cách tìm kiếm ứng viên phù hợp cho từng vị trí, đồng thời nâng cao trình độ quản lý nhân viên của khách hàng.
- Phòng tư vấn thuế: cung cấp các dịch vụ tư vấn thuế nhằm nâng cao trình độ quản lý thuế và tài chính đối với từng khách hàng.
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực chuyên môn của nhân viên, góp phần thúc đẩy mối quan hệ trong và ngoài công ty hiệu quả Hệ thống tổ chức này đảm bảo các nguyên tắc cơ bản như tập trung, dân chủ, và khả năng thích ứng linh hoạt với đặc thù từng bộ phận, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty kiểm toán Ernst &
Thực trạng qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện
2.2.1 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện tại công ty ABC
2.2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán a Phân công công việc:
Ernst & Young đã tiến hành kiểm toán tại công ty ABC, thành lập nhóm kiểm toán gồm 5 người, trong đó có một người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Công ty đã xây dựng phương pháp tiếp cận chuyên nghiệp và phù hợp nhằm đảm bảo quá trình kiểm toán hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về kiểm toán nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật Quá trình kiểm toán được thực hiện bài bản, tập trung vào các yếu tố then chốt liên quan đến quản lý tiền lương và nhân viên.
Chu trình tiền lương và nhân viên là một trong những yếu tố trọng yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính, đòi hỏi đoàn kiểm toán xây dựng phương pháp tiếp cận phù hợp để thu thập thông tin Qua việc phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến chu trình này, kiểm toán viên có cơ sở để xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các số liệu tài chính Đồng thời, việc tìm hiểu về khách hàng cũng là bước quan trọng để thực hiện kiểm toán hiệu quả, phù hợp với đặc thù hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Thông tin chung và tình hình hoạt động của doanh nghiệp
Công ty ABC là công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam, được thành lập chính thức vào ngày 23 tháng 11 năm 2004 với vốn đầu tư trên 600 tỷ đồng Với hơn 19 năm kinh nghiệm, công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bao gồm vui chơi giải trí, cho thuê văn phòng và kinh doanh siêu thị Các dịch vụ của ABC mang đến giải pháp toàn diện đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và giải trí của khách hàng tại thị trường Việt Nam.
Đến cuối tháng 11, công ty cổ phần ABC có tổng số 395 nhân viên, bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên văn phòng và nhân viên của công ty chứng khoán là công ty con của công ty ABC Lương của nhân viên công ty chứng khoán được coi như khoản thanh toán thay mặt công ty ABC cho công ty chứng khoán ABC, và do đó, khoản lương này được ghi nhận vào tài khoản 142 (chi phí trả trước ngắn hạn).
Trong năm 2007, đến tháng 6, công ty đã trải qua những thay đổi lớn về lực lượng lao động nhờ vào chính sách nhân sự mới Những điều chỉnh này đã ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động và cấu trúc tổ chức của công ty trong giai đoạn này Chính sách nhân sự mới giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ.
Số lượng lao động của công ty đã tăng lên 140 người để đáp ứng nhu cầu phát triển của Bộ phận chứng khoán mới thành lập, thay vì phải tuyển dụng nhân lực từ bên ngoài Trong năm qua, số nhân viên đã tăng thêm 33 người chủ yếu tại bộ phận văn phòng để nâng cao công tác quản lý và vận hành Sự ra đời của Công ty chứng khoán ABC từ tháng 8 năm 2007 đã góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng về nhân sự của công ty Hiện tại, công ty chưa xác định rõ chiến lược tăng trưởng lực lượng lao động trong tương lai.
Chính sách lương của công ty:
Số giờ lao động qui định là 44 giờ/tuần tức là 5.5 ngày/tuần đối với nhân viên văn phòng và 48 giờ/tuần đối với nhân viên khác.
Trưởng phòng của mỗi phòng ban sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ.
Lương của nhân viên văn phòng và nhân viên được tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công.
Tất cả nhân viên được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương thường được thanh toán vào ngày thứ 7 của đầu tháng, gây ra rủi ro về việc trễ hạn thanh toán Do đó, khi kiểm tra hợp đồng lao động và quá trình thanh toán lương, KTV sẽ đặc biệt chú ý đến tính đúng kỳ của việc thanh toán lương để đảm bảo quyền lợi của nhân viên.
Việc làm thêm giờ chỉ được phép khi có sự yêu cầu rõ ràng từ trưởng phòng Để tính toán thời gian làm thêm, yêu cầu này cần phải được phê duyệt chính thức bởi trưởng phòng Việc tuân thủ quy trình này đảm bảo quyền lợi của nhân viên và tuân thủ quy định pháp luật về giờ làm việc.
Vào cuối tháng, bảng chấm công đã có chữ ký của trưởng phòng sẽ được lập hợp đồng và gửi đến phòng nhân sự để tiến hành tính lương cho nhân viên dựa trên hợp đồng lao động và tỷ lệ trả lương Phòng nhân sự sau đó sẽ chuyển bảng lương cho kế toán trưởng để xem xét kỹ lưỡng trước khi gửi báo cáo cho giám đốc phê duyệt Quá trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý lương thưởng của công ty.
Chu trình tiền lương – nhân viên của công ty ABC được mô tả như sau:
Khi doanh nghiệp cần tuyển dụng lao động, phòng nhân sự sẽ thực hiện các bước như thông báo tuyển dụng, nhận đơn đăng ký, kiểm tra trình độ và phỏng vấn ứng viên Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ tham gia khóa đào tạo đào tạo trong vòng 1 tháng để nắm vững công việc Ngoài ra, nhân viên mới còn phải trải qua thời gian thử việc kéo dài 2 tháng nhằm đánh giá khả năng và phù hợp với vị trí công việc.
+ Chính sách đãi ngộ đối với người lao động
Hiện tại, công ty chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng cho nhân viên Tuy nhiên, phòng nhân sự tính thưởng tháng lương thứ mười ba dựa trên số tháng lao động của người lao động Việc thiếu quy định cụ thể về chế độ thưởng khiến nhân viên chưa nắm rõ các quyền lợi của mình Do đó, việc xây dựng chính sách lương thưởng minh bạch sẽ giúp nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên với công ty.
+ Quản lý nhân viên và ghi nhận thời gian làm việc
Nhân viên trong công ty sẽ được quản lý chặt chẽ qua bảng chấm công theo dõi số giờ làm việc hàng ngày, hàng tuần Trưởng phòng sẽ phê duyệt các bảng chấm công để đảm bảo tính chính xác của thời gian lao động của nhân viên Cuối tháng, trưởng phòng sẽ nộp toàn bộ bảng chấm công của các nhân viên cho bộ phận nhân sự để tiến hành tính lương đúng quy trình Quản lý chặt chẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo quyền lợi của nhân viên được thực hiện đầy đủ.
Sau khi nhận bảng chấm công đã ký xác nhận của trưởng phòng, nhân viên sẽ sử dụng phần mềm để tính toán lương hàng tháng Tổng lương sẽ gồm lương cơ bản, lương làm thêm giờ, sau khi trừ các khoản bảo hiểm xã hội (5% lương cơ bản), bảo hiểm y tế (1% lương cơ bản) và thuế thu nhập cá nhân.
Chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (20%) sẽ được tính toán và đưa vào chi phí lương
Thuế thu nhập cá nhân được tính toán bằng phần mềm của phòng nhân sự và thực hiện theo luật lao động của Việt Nam.
Lương của nhân viên sẽ được thực hiện sau khi đã được tính toán, kiểm tra và phê duyệt bởi trưởng phòng nhân sự, bà Ngọc, cùng Tổng giám đốc Thanh toán lương sẽ được thực hiện qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình chi trả.
Ngoài tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động, chi phí nhân viên còn bao gồm các khoản chi khác như chi phí đồng phục, thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc, chi phí đào tạo và các khoản phí phát sinh khác nhằm nâng cao năng lực và động viên nhân viên.
Tổng kết chung kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Ernst & Young Việt Nam
Sau khi phân tích quá trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai khách hàng của Ernst & Young Việt Nam là công ty ABC và công ty XYZ, có thể tóm tắt quy trình kiểm toán này qua 4 bước chính Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tiền lương và nhân viên của doanh nghiệp Ernst & Young Việt Nam áp dụng các phương pháp kiểm tra phù hợp để đánh giá nội bộ và phát hiện rủi ro trong chu trình này Các bước trong quy trình kiểm toán tập trung vào xác minh tính hợp lệ của dữ liệu, quy trình xử lý và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Phương pháp này giúp tối ưu hóa hoạt động kiểm toán và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên là tìm hiểu thông tin chung và thu thập chính sách lương của khách hàng để nắm bắt rõ các quy định liên quan Đồng thời, tiến hành đánh giá sơ bộ về khả năng xảy ra rủi ro liên quan đến các sai phạm trọng yếu nhằm đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu thông tin chung và chính sách lương của khách hàng giúp KTV nắm rõ hoạt động của chu trình, từ đó xác định chính xác mục tiêu kiểm toán và đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu Điều này làm cơ sở cho việc thiết kế các thử nghiệm kiểm toán phù hợp và hiệu quả KTV tiến hành phân tích chu trình trên các khía cạnh khác nhau để đảm bảo hiểu rõ toàn diện về hoạt động và rủi ro liên quan.
Để hiểu rõ chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng như những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình hoạt động Việc này giúp KTV xác định các nhóm nghiệp vụ chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của khách hàng Thu thập chính sách lương của khách hàng cung cấp thông tin về quy trình tuyển dụng, cách tính và trả lương, cũng như khả năng quản lý chi phí nhân sự Nhờ đó, KTV nhận diện được những khó khăn và rủi ro tiềm ẩn trong các nhóm nghiệp vụ chính của chu trình, tạo nền tảng cho phân tích tính hợp lý và biến động của các khoản mục trong quá trình này.
Trong bước này, KTV xác định các rủi ro kiểm toán và đánh giá rủi ro tiềm tàng liên quan đến đặc thù hoạt động của khách hàng, kết hợp với rủi ro kiểm soát đã được sơ bộ đánh giá qua hệ thống kiểm soát nội bộ Sau đó, KTV xác định mức độ trọng yếu như PM, TE, SAD, và số tiền chuẩn (norminal amount), thường dựa trên lợi nhuận kế toán trước thuế; đối với các doanh nghiệp có biến động doanh thu lớn, mức độ trọng yếu sẽ được xác định dựa trên doanh thu của khách hàng.
Vào thứ hai, sau khi nắm bắt hiểu biết ban đầu về khách hàng, KTV tiến hành phân tích sâu hơn về hoạt động của chu trình và các thủ tục kiểm soát nội bộ được áp dụng Quá trình này giúp KTV đưa ra đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, từ đó làm nền tảng quan trọng để thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp và chính xác hơn.
Bước 2: Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể
Trong trường hợp rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu được đánh giá ở mức thấp và trung bình, KTV sẽ tập trung vào việc thiết kế thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ Quá trình này giúp đánh giá lại nhận định ban đầu về các rủi ro tiềm ẩn, từ đó nâng cao độ chính xác của kết luận kiểm toán Việc phân tích kỹ lưỡng các rủi ro ở mức thấp và trung bình giúp kiểm toán viên xác định các khu vực cần kiểm tra kỹ càng hơn, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kiểm toán hiện hành.
Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao, KTV sẽ tập trung thực hiện các thủ nghiệm cơ bản như thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết để đảm bảo tính chính xác của kiểm toán Việc này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng độ tin cậy của báo cáo tài chính Áp dụng các phương pháp kiểm tra phù hợp giúp xác định chính xác các sai sót và gian lận tiềm ẩn trong quá trình kiểm toán.
Trong chu trình quản lý tiền lương và nhân sự, thủ tục phân tích tập trung vào việc rà soát lương nhân viên trong 12 tháng để phát hiện những biến động bất thường Quá trình này giúp xác định xu hướng thay đổi về mức lương và số lượng nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Phân tích biến động này còn hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp Việc theo dõi liên tục các thay đổi giúp đảm bảo tính minh bạch và tối ưu hóa chi phí lương trong tổ chức.
Thủ tục kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí lương bao gồm lập kế hoạch cụ thể cho từng mục như lương phải trả, các khoản trích theo lương và các khoản chi phí liên quan Để đảm bảo tính hợp lý của chi phí lương, kiểm toán viên thường chọn ngẫu nhiên ít nhất 5 nhân viên để đối chiếu chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương Quá trình này giúp xác minh tính chính xác và hợp lý của các khoản chi phí lương trong báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Bước 3: Thực hiện chương trình kiểm toán
Thực hiện chương trình kiểm toán bao gồm thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết)
KTV tiến hành thu thập hồ sơ và chính sách liên quan đến tuyển dụng, tính lương và trả lương cho nhân viên để thực hiện thủ tục kiểm soát Ngoài ra, KTV thực hiện phỏng vấn nhân viên, quan sát quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát, xem xét bảng lương cùng bảng theo dõi thời gian lao động nhằm phát hiện dấu hiệu của thủ tục kiểm soát như dấu vết phê duyệt Các hoạt động này giúp xác định tính đáng tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết trong đó:
Thủ tục phân tích tiền lương của công ty được thực hiện bằng cách xem xét số tiền lương qua các tháng, so sánh lương trung bình năm nay với năm trước để đảm bảo tính hợp lý của khoản mục tiền lương Các thủ tục kiểm tra chi tiết tập trung vào các khoản chi phí lương như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra các khoản trích lương, thưởng và thuế theo mẫu xác suất 5 nhân viên để xác nhận tính đúng đắn theo hợp đồng và chính sách tăng lương, thưởng KTV thực hiện đối chiếu số liệu này với các tài khoản phải trả công nhân viên, bảng lương, tài khoản chi phí lương và báo cáo chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ, sử dụng phương pháp đối chiếu, kết hợp các kết quả nhằm củng cố bằng chứng kiểm toán hiệu quả.
Bước 4: Kết thúc kiểm toán
KTV tổng hợp bút toán điều chỉnh và các chênh lệch giữa số liệu của KTV với khách hàng vào SAD (Summary of Audit Differences) để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính Sau khi thực hiện các điều chỉnh, KTV lập bảng tổng hợp sau điều chỉnh nhằm phản ánh đúng thực tế và phục vụ cho bước kiểm tra cuối cùng Báo cáo SAD giúp đội ngũ kiểm toán dễ dàng phát hiện và xử lý các chênh lệch, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kiểm toán Cuối cùng, bảng tổng hợp sau điều chỉnh được cung cấp cho trưởng nhóm kiểm toán để chuẩn bị và phát hành báo cáo kiểm toán chính xác, minh bạch.
KTV trưởng tổng hợp số liệu và soát xét lại giấy tờ làm việc để đảm bảo trình bày đúng và đầy đủ Đồng thời, KTV cũng xem xét các bằng chứng thu thập được để xác định tính đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực Công việc kiểm tra này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc và ý kiến kiểm toán về tính trung thực và hợp lý của các khoản mục trong toàn bộ chu trình nghiệp vụ.
Kiểm toán viên cần xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán để xác định ảnh hưởng của chúng đến báo cáo tài chính Các kết luận kiểm toán có thể được sửa đổi nếu các sự kiện này có ảnh hưởng trọng yếu đến các khoản mục như tiền lương và khoản nhân viên Việc đánh giá đúng các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ giúp đảm bảo tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính Do đó, kiểm toán viên phải xem xét kỹ lưỡng các diễn biến mới để cập nhật các phát hiện phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn kiểm toán và tối ưu hóa hiệu quả của công tác kiểm toán.
Ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên doErnst & Young thực hiện qua sơ đồ sau:
Lập kế hoạch kiểm toán
So sánh sự biến động của tiền lương và nhân viên qua các tháng và các niên độ
- Phân công công việc cho nhóm kiểm toán
- Xây dựng phương pháp tiếp cận
- Tìm hiểu về khách hàng
- Xác định PM, TE, SAD
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
- Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể
Thực hiện chương trình kiểm toán
Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Thực hiện thủ tục phân tích
Sự cần thiết tất yếu hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
Tiền lương là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, đóng vai trò là biểu hiện của giá trị sức lao động và là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy tinh thần lao động Nó còn là một khoản chi phí lớn tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và khả năng quản lý chi phí của doanh nghiệp Vì vậy, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên không chỉ nhằm phát hiện sai sót và yếu kém mà còn giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động Vai trò của kiểm toán chu trình tiền lương trong kiểm toán báo cáo tài chính là vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm toán nói chung Chính vì điều đó, việc hoàn thiện công tác kiểm toán tiền lương là yêu cầu bắt buộc của các công ty kiểm toán chuyên nghiệp.
Sau quá trình nghiên cứu về quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam, tôi nhận thấy bên cạnh những thành tựu đã đạt được, vẫn còn một số hạn chế đáng kể Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chủ yếu được mô tả bằng phương pháp tường thuật và bảng câu hỏi, chưa được triển khai bằng lưu đồ, làm giảm tính rõ ràng và minh bạch Ngoài ra, một số thủ tục kiểm toán liên quan đến tiền lương vẫn còn chưa được kiểm toán viên chú trọng đúng mức, ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán tổng thể Các hạn chế này sẽ được đề cập chi tiết cùng các phương hướng khắc phục trong phần kiến nghị dưới đây để nâng cao hiệu quả của quy trình kiểm toán tiền lương và nhân viên.
Đánh giá thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty
ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện
Kiểm toán chu trình tiền lương là một hoạt động thiết yếu giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp Việc hoàn thiện quy trình kiểm toán này không chỉ đòi hỏi nỗ lực từ phía công ty kiểm toán mà còn phụ thuộc vào các cơ quan chức năng và doanh nghiệp trong việc xây dựng khung pháp lý rõ ràng Các chuẩn mực Kế toán và Kiểm toán cần được ban hành đầy đủ, cụ thể và tuân thủ đúng quy định để nâng cao hiệu quả kiểm toán chu trình tiền lương Tuy nhiên, thành công của quá trình kiểm toán còn dựa vào việc doanh nghiệp áp dụng đúng các quy định, góp phần nâng cao tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý nhân sự.
Tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam, quy trình kiểm toán tiền lương và nhân viên được thực hiện một cách khoa học, đầy đủ, và tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như quốc tế Một quy trình kiểm toán hiệu quả mang lại lợi thế cạnh tranh lớn cho công ty trong việc giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí Đồng thời, quy trình này còn góp phần xây dựng uy tín và nâng cao hình ảnh của công ty trên thị trường tài chính.
Quy trình kiểm toán tiền lương của Ernst & Young được thực hiện một cách chặt chẽ qua ba giai đoạn chính: lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn lập kế hoạch, Ernst & Young xác định phạm vi và phương pháp kiểm toán để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu lương thưởng Trong quá trình thực hiện, họ tiến hành kiểm tra các hồ sơ, chứng từ liên quan đến tiền lương để phát hiện sai sót hoặc bất thường Cuối cùng, giai đoạn kết thúc giúp tổng hợp kết quả kiểm toán và đưa ra các đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương của doanh nghiệp Đây là quy trình kiểm toán tiền lương chuyên nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác cao theo tiêu chuẩn quốc tế.
Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Ernst & Young Việt Nam được thực hiện nhất quán và chặt chẽ theo hướng dẫn trong chương trình kiểm toán và phần mềm GAM, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tiêu chuẩn kiểm toán.
Khách hàng có đặc điểm kinh doanh đa dạng dẫn đến chính sách lương và hệ thống nhân viên cũng khác nhau Do đó, KTV cần vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán chung phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể để đạt hiệu quả tối ưu.
Qua quá trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC và XYZ do Ernst & Young Việt Nam thực hiện, nhận thấy quá trình này đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật về lao động Việc kiểm tra nhằm phát hiện các sai phạm, thiếu sót trong quản lý nhân sự, tiền lương, và các khoản phụ cấp Audit chu trình tiền lương giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, giảm thiểu rủi ro về tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp Quá trình này còn góp phần tối ưu hóa các quy trình xử lý nhân sự, cải thiện tính công khai và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp.
3.2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán đóng vai trò quan trọng nhất trước khi bắt đầu quá trình kiểm toán các chu trình Công việc này do trưởng nhóm kiểm toán hoặc những người có kinh nghiệm thực hiện, nhằm xây dựng một kế hoạch chi tiết từ phân công công việc đến lên chương trình kiểm toán Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp đảm bảo quy trình kiểm toán hiệu quả và đạt được kết quả chính xác nhất.
Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, công ty thường cử người liên lạc để thống nhất ngày bắt đầu kiểm toán và cung cấp cho khách hàng danh sách các tài liệu cần chuẩn bị Quá trình này giúp đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ và thuận tiện cho quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ Việc liên lạc trước giúp hai bên nắm rõ lịch trình và yêu cầu cụ thể, tạo nền tảng cho một cuộc kiểm toán hiệu quả.
Trong các chiến lược phát triển kinh doanh, việc tiếp cận khách hàng mới đóng vai trò vô cùng quan trọng Công ty đặc biệt chú trọng tới giai đoạn này vì đây là bước đầu tiên giúp tạo ấn tượng tích cực và xây dựng niềm tin từ phía khách hàng Việc tiếp cận khách hàng một cách chuyên nghiệp và thân thiện không những góp phần thúc đẩy doanh số mà còn giúp củng cố hình ảnh thương hiệu uy tín trên thị trường.
Trong quá trình kiểm toán, số lượng thành viên trong nhóm phụ thuộc vào quy mô của công ty hoặc dự án, với một chủ nhiệm kiểm toán có kinh nghiệm quản lý toàn bộ quá trình Chủ nhiệm kiểm toán đảm nhiệm vai trò giám sát từ đầu đến cuối hoạt động kiểm toán, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình Nhóm kiểm toán thường bao gồm từ một đến hai người phụ trách kiểm toán các chu trình quan trọng như tiền lương và nhân viên Quá trình kiểm toán được chia thành hai giai đoạn chính: phần kiểm toán tạm thời (interim) và phần kiểm toán cuối cùng (final), giúp đảm bảo mọi khía cạnh của báo cáo tài chính đều được kiểm tra cẩn thận.
Ngay từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) cần tiến hành phỏng vấn bộ phận nhân sự để thu thập thông tin về chính sách lương thưởng, quy trình tuyển dụng và chính sách tăng lương của Ban Giám đốc, đảm bảo đầy đủ dữ liệu phục vụ quá trình kiểm toán hiệu quả.
Trong hai công ty ABC và XYZ, Ernst & Young phân công nhóm kiểm toán từ 5 đến 10 người, gồm trưởng nhóm là kiểm toán viên cấp cao và trợ lý kiểm toán có hơn hai năm kinh nghiệm Đặc biệt, kiểm toán báo cáo tài chính của công ty XYZ, khách hàng mới của công ty, diễn ra hiệu quả nhờ vào nhóm kiểm toán giàu kinh nghiệm, thu thập tài liệu đầy đủ và thực hiện phỏng vấn khách hàng xuất sắc.
Công ty thực hiện ước lượng mức độ trọng yếu toàn bộ báo cáo tài chính dựa trên các chỉ số như lợi nhuận trước thuế và doanh thu thuần, phù hợp với đặc điểm và mục tiêu hoạt động của từng thời kỳ Việc phân bổ mức độ trọng yếu này áp dụng cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính như tài sản, nợ phải trả và lợi nhuận, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Quá trình xác định mức độ trọng yếu được thực hiện linh hoạt tùy thuộc vào bản chất hoạt động và mục tiêu của công ty ở từng giai đoạn, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và ra quyết định của doanh nghiệp.
Thông qua quá trình phỏng vấn, điều tra các chính sách và quan sát việc thực hiện các chính sách trong doanh nghiệp, KTV có thể đánh giá chính xác những rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt tập trung vào các nhóm nghiệp vụ chính.Đồng thời, hoạt động này giúp KTV có cái nhìn sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, từ đó xác định các điểm yếu cần cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp.
Kế hoạch kiểm toán tổng quát sẽ được gửi trước cho khách hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa khách hàng và kiểm toán.
Công tác lập kế hoạch của công ty Ernst & Young được thực hiện một cách cẩn thận, khoa học và chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình kiểm toán Quá trình này tạo nền tảng vững chắc, giúp thúc đẩy việc thực hiện kiểm toán diễn ra thuận lợi và đạt kết quả cao Nhờ vào kế hoạch kỹ lưỡng, Ernst & Young nâng cao năng lực kiểm toán, đáp ứng đúng các yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn quốc tế.
Công ty Ernst & Young theo chuẩn mực kiểm toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam làm cơ sở thực hiện kiểm toán.
Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện 108
Dựa trên các bài học kinh nghiệm rút ra trong quy trình tiền lương và quản lý nhân viên, tôi đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình này, giúp nâng cao độ chính xác và hiệu quả Việc ứng dụng các phương pháp kiểm toán hiện đại và tối ưu hóa quy trình sẽ đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao năng lực kiểm toán của công ty Ernst & Young Việt Nam Áp dụng các giải pháp này còn góp phần cải thiện quản lý nhân sự và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong lĩnh vực kiểm toán.
3.3.1 Trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên phương pháp tiếp cận kiểm toán của Ernst & Young, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố trọng tâm để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán số 400, kiểm toán viên cần thực hiện các thủ tục kiểm toán khác ngoài thử nghiệm kiểm soát để thu thập đầy đủ bằng chứng về khả năng thiết kế và hoạt động của hệ thống, như thu thập thông tin và quan sát hoạt động Đặc biệt, kiểm toán viên phải đảm bảo thu thập đủ bằng chứng kiểm toán phù hợp để chứng minh mức độ rủi ro kiểm soát thấp, nghĩa là hệ thống đã được thiết kế phù hợp và vận hành hiệu quả Để đạt được điều này, Ernst & Young Việt Nam cần xây dựng hệ thống thủ tục kiểm soát toàn diện và linh hoạt để đánh giá đúng thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình kiểm toán, công ty cần xây dựng kế hoạch chung cho thủ tục kiểm soát, giúp các kiểm toán viên linh hoạt áp dụng phù hợp với từng khách hàng có quy mô và hoạt động khác nhau Việc thu thập sự hiểu biết về khách hàng và các thủ tục kiểm soát là yếu tố then chốt, và công ty cần sử dụng các kỹ thuật thu thập chứng cứ cùng với quy trình áp dụng phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm toán.
Trong quá trình quan sát và phỏng vấn, cần duy trì thái độ lịch sự, nhã nhặn nhưng cũng không kém phần cứng rắn để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng Việc thể hiện sự chuyên nghiệp và đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin hữu ích sẽ giúp nâng cao hiệu quả phỏng vấn và thúc đẩy sự tin tưởng từ phía khách hàng Đây là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu dài hạn trong các mối quan hệ kinh doanh và đảm bảo dữ liệu thu thập được phục vụ cho các chiến lược phát triển phù hợp.
Bảng câu hỏi là công cụ quan trọng giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc của KTV, đồng thời tiết kiệm thời gian cho khách hàng Bên cạnh thái độ và phong cách làm việc chuyên nghiệp, việc lập ra một bảng câu hỏi phù hợp và sát thực nhất giúp đảm bảo quá trình phục vụ diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và chính xác hơn Sử dụng bảng câu hỏi rõ ràng, phù hợp với từng dịch vụ sẽ giúp nhân viên nắm bắt rõ yêu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm và tăng sự hài lòng Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao uy tín và cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Các câu hỏi nên được thiết kế dưới dạng đóng nhằm tối ưu hóa thông tin thu được từ khách hàng Để nâng cao hiệu quả, có thể thêm chú thích bên cạnh các câu hỏi này, giúp khách hàng dễ hiểu và cung cấp phản hồi chính xác hơn Việc sử dụng câu hỏi đóng kết hợp với ghi chú giúp tối đa hóa số lượng thông tin thu thập mà không gây trở ngại cho khách hàng.
Bảng 30: Câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên
STT Câu hỏi Có Không Ghi chú
1 Nhu cầu tuyển dụng lao động có được giám đốc hay tổng giám đốc phê duyệt không
2 Qui trình tuyển dụng có được giám đốc phê duyệt không?
3 Giám đốc hay tổng giám đốc có tham gia vào việc tuyển dụng các vị trí quan trọng không?
4 Bộ phận nhân sự có được thông báo thường xuyên về việc chấm dứt lao động không
5 Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phòng ban và chuyển xuống cho phòng nhân sự không?
6 Bảng theo dõi thời gian làm việc có được sự phê duyệt của trưởng phòng không?
7 Công ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận hay không?
8 Người chấm công lao động có độc lập với bộ phận tính lương không?
9 Bộ phận kế toán có thường xuyên đối chiếu bảng chấm công lao động, bảng tính lương và bảng thanh toán lương hay không?
10 Công ty có chế độ khen thưởng đãi ngộ gì không?
11 Công ty có cung cấp các khoản trợ cấp công tác, trợ cấp thất nghiệp hay các khoản trợ cấp nào khác cho nhân viên hay không?
Ngoài những câu hỏi đóng như thế này, KTV có thể hỏi khách hàng những câu hỏi mở để thu thập thêm những chứng từ, tài liệu cần thiết.
Sử dụng lưu đồ là phương pháp hiệu quả để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng và trực quan Để áp dụng phương pháp này thành công, kiểm toán viên cần thực hiện các bước chính như xác định các quy trình chính, các bước thực hiện trong hệ thống, và các mối quan hệ giữa các phần khác nhau của quy trình Việc lập lưu đồ giúp dễ dàng phân tích lỗ hổng, nâng cao hiệu quả kiểm tra và đảm bảo hệ thống kiểm soát hoạt động phù hợp theo tiêu chuẩn Áp dụng lưu đồ trong kiểm toán nội bộ không chỉ giúp hình dung toàn diện hệ thống mà còn tối ưu hóa quá trình kiểm tra và đánh giá.
Trong quá trình vẽ lưu đồ, việc chuẩn bị các ký hiệu phù hợp sẽ giúp người đọc dễ dàng nhận biết và hiểu rõ quy trình kiểm toán nội bộ của khách hàng Việc sử dụng các ký hiệu chính xác và thống nhất đảm bảo tính rõ ràng, tuần tự của quy trình kiểm toán, từ đó nâng cao hiệu quả phân tích và trình bày thông tin Chuẩn bị kỹ các ký hiệu lưu đồ là bước cần thiết để đảm bảo quá trình minh họa diễn ra thuận lợi, rõ ràng, và dễ theo dõi cho tất cả các bên liên quan.
Các công ty nên xây dựng một mô hình chuẩn về hệ thống kiểm soát nội bộ dành cho khâu tiền lương, bao gồm các yếu tố tối thiểu cần thiết Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên có thể điều chỉnh mô hình này phù hợp với thực tế của từng khách hàng, đồng thời so sánh hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với mô hình chuẩn để nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống một cách chính xác.
Kiểm toán viên cần phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để hiểu rõ các quy trình và chính sách hiện hành Việc này giúp họ mô tả chính xác các thủ tục kiểm soát nội bộ đã được áp dụng tại doanh nghiệp khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng quá trình kiểm toán Hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ là bước thiết yếu để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính, đồng thời giúp phát hiện sớm các rủi ro và điểm yếu trong quy trình kiểm soát.
Sau đây là lưu đồ điển hình chu trình tiền lương và nhân viên trong cả ba giai đoạn: tuyển dụng, tính lương và trả lương 3
Tuyển dụng và cập nhật hồ sơ nhân viên
Cập nhập sổ danh sách nhân viên
Mức lương và các khoản giảm trừ và những khoản có lien quan
Tỉ lệ trả lương và giảm trừ Ghi nhận thời gian làm việc Tập hợp từ bộ phận sản xuất
Sổ đăng kí nhân viên Kiểm tra
Người kiểm tra kí và chuẩn bị bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương
Chuẩn bị bảng tính lương và ghi nhận chi phí lương
Sổ đăng kí nhân viên
Tóm tắt và gửi cho kế toán chi phí
Sổ đăng kí nhân viên
Sổ đăng kí nhân viên Kiểm tra
Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương
Nhân viên Tính lương Thanh toán lương
Sơ đồ 9: Lưu đồ chu trình tiền lương và nhân viên
Phương pháp lưu đồ mang lại lợi ích lớn trong việc cung cấp cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, giúp kiểm toán viên dễ dàng đánh giá và hiểu rõ hệ thống trong năm hiện tại cũng như các năm tiếp theo Tuy nhiên, việc xây dựng lưu đồ thường gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian, chi phí hơn so với các phương pháp như bảng tường thuật hoặc bảng hỏi Dù vậy, lưu đồ đặc biệt hữu ích trong việc xác định các thiếu sót trong các khoản mục trọng yếu như tiền lương, giúp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và trình độ của kiểm toán viên, và các công ty có đội ngũ chuyên gia như Ernst & Young Việt Nam hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ một cách hiệu quả.
Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng phức tạp, việc sử dụng bảng câu hỏi khi tiến hành tiếp xúc và phỏng vấn với Ban Giám Đốc hoặc nhân viên là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin chính xác Áp dụng công cụ này giúp đánh giá toàn diện hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra chính xác và minh bạch Sử dụng bảng câu hỏi còn hỗ trợ xác định các điểm yếu và rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống kiểm soát của khách hàng.
Trong trường hợp không bị áp lực về thời gian và chi phí, kiểm toán viên nên sử dụng phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ để nắm bắt rõ hơn về quy trình nội bộ của công ty Đặc biệt, đối với khách hàng mới như công ty XYZ, việc áp dụng lưu đồ kết hợp với phương pháp phỏng vấn qua bảng câu hỏi sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan chính xác hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ và giúp xác định các điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình kiểm soát của doanh nghiệp.
Thủ tục phân tích được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán, đóng vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro và xác định các thủ tục kiểm toán phù hợp Theo Chuẩn mực kiểm toán số 520 về quy trình phân tích, phương pháp này giúp nhà kiểm toán nhận diện các sai sót và bất thường trong số liệu tài chính một cách hiệu quả Phân tích dựa trên dữ liệu tài chính đã có để đưa ra các giả thuyết kiểm chứng, đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra chính xác và toàn diện Việc áp dụng thủ tục phân tích phù hợp không những nâng cao chất lượng kiểm toán mà còn giúp khách hàng nâng cao nhận thức về các vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
“Khi áp dụng quy trình phân tích, kiểm toán viên phải xem xét các yếu tố sau:
Đặc điểm của đơn vị và mức độ chi tiết hóa thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích dữ liệu tài chính Việc áp dụng quy trình phân tích phù hợp cho từng đơn vị thành viên mang lại hiệu quả cao hơn so với chỉ phân tích tổng hợp thông tin chung của các đơn vị Do đó, cần xác định rõ đặc điểm của mỗi đơn vị để điều chỉnh mức độ chi tiết hóa thông tin phù hợp, từ đó nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của kết quả phân tích tài chính.
- Khả năng sẵn có của các thông tin tài chính và phi tài chính;
- Độ tin cậy của các thông tin (Ví dụ: Sự đúng đắn của các kế hoạch hoặc dự toán );