Luận văn thạc sĩ về kế toán tiền lương tổ chức hệ thống thông tin kế toán tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Như vậy, về mặt lí luận, từ HTTT KT thủ công hoặc thủ công có trợ giúp của PMKT, chuyển sang ứng dụng CNTT trong toàn hệ thống, quá trình tổ chức HTTT KT cần được nghiên cứu để cải tiến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 62.34.03.01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi các số liệu và kết quả nêu trong luận án là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kì công trình nào khác

NGHIÊN CỨU SINH

Vũ Bá Anh

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

3.8 Quy trình ghi sổ và lập báo cáo 178 3.9 Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính

179

DANH MỤC BẢNG BIỂU

2.1 Kết quá KS trình độ cán bộ KT trong DN 75 2.2 Kết quả KS quy mô và và mô hình kế toán trong DN

77 2.3 Kết quả KS tình hình đối chiếu dữ liệu 80

2.5 Kết quả khảo sát về chứng từ kế toán trong DN 83

MỤC LỤC

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

20

1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

20

1.1.2 Khái niệm thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 21 1.1.3 Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

22

1.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN

25

1.2.1 Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

25

1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

31

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG

1.4 KINH NGHIỆM QUỐC TẾ TRONG VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN

NAY Ở NƯỚC TA

65

2.1 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở VIỆT NAM

65

2.1.2 Nhận thức, trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên 68

2.1.6 Quản lí đa tệ trên nhiều thứ tiếng, nhiều chính sách 73 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DN SẢN

XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở VIỆT NAM

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT NAM TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chương 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT

NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

120

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH

NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

120

3.1.1 Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo chuẩn 120 3.1.2 Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhanh 124 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

126

3.3.3 Quy trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán 178

3.3.5 Các chu trình kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 180

CÁC CÔNG TRÌNH TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 187

MỞ ĐẦU

1 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Đất nước ta đang trong giai đoạn từng bước, từng khâu ứng dụng CNTT trong công tác quản lí và điều hành từ trung ương đến địa phương, từ các tập đoàn kinh tế đến các DN vừa và nhỏ Đây là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước để đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước Đối với các DN SXKD, muốn tăng cường khả năng cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế để tồn tại và phát triển, nhất thiết phải biết tận dụng các thành tựu của khoa học kĩ thuật và trước hết là thành tựu của CNTT trong quản lí và sản xuất Trong các hệ thống nói chung và các DN nói riêng, việc ứng dụng CNTT thường được bắt đầu từ khâu quản lí và quan trọng nhất là quản lí tài chính dựa trên các thông tin được cung cấp bởi hệ HTTT KT Muốn vậy, DN cần được trang bị một cách hệ thống và đầy đủ những nhận thức về việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT

Trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta, Chính phủ điện tử sẽ chính thức được công nhận với đầy đủ tư cách pháp lí Việc hoàn thiện tổ chức HTTT KT DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, về mặt lí luận, sẽ đóng góp thêm cho kho tàng lí luận về khoa học tổ chức HTTT quản lí mới được hình thành trên thế giới và ở Việt nam; Về mặt thực tiễn, sẽ góp phần nhanh chóng đưa các DN hoà chung với mô hình chính phủ điện tử

Đối với các DN SXKD hiện nay ở nước ta, việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT còn tùy tiện, ngẫu hứng do nhận thức chưa đầy đủ

về tổ chức HTTT và CNTT Khi phát triển HTTT KT, DN thường chỉ phát triển ở một vài khâu, một vài thành phần của hệ thống theo cảm tính mà chưa

có một giải pháp đồng bộ, chỉnh thể để HTTT phát huy hiệu quả đầy đủ các đặc tính ưu việt vốn có của CNTT Việc tổ chức HTTT KT tốt trong điều kiện ứng dụng CNTT sẽ cho phép cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông

tin kế toán, góp phần quản trị DN ngày càng hiệu quả hơn cả về chi phí và chất lượng Việc nghiên cứu tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT sẽ trang bị cho các DN những kiến thức cần thiết khi phát triển hệ thống của mình để xây dựng HTTT KT mới theo chuẩn hoặc cải tạo nhanh HTTT KT đã có tại DN Tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT cũng đòi hỏi DN phải có những đối sách thích hợp để tăng cường nhận thức

và trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên, nhằm tiến tới một xã hội công nghiệp, hiện đại

Như vậy, về mặt lí luận, từ HTTT KT thủ công hoặc thủ công có trợ giúp của PMKT, chuyển sang ứng dụng CNTT trong toàn hệ thống, quá trình tổ chức HTTT KT cần được nghiên cứu để cải tiến và hoàn thiện; Về mặt thực tiễn, trong điều kiện ứng dụng CNTT, việc nghiên cứu vấn đề tổ chức HTTT

KT có ý nghĩa thiết thực và cấp bách đối với các DN SXKD

Nhận thức được những vấn đề trên, cùng với sự định hướng của các nhà

khoa học hướng dẫn, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu của luận án: “Tổ

chức Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin”

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích tổng quát là: Cung cấp một hệ thống nhận thức đầy đủ, chỉnh thể về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT Các mục tiêu cụ thể như sau:

- Tổng quát hóa các vấn đề có tính lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT

KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT

Trong tương lai, để tiếp tục nghiên cứu vấn đề này, tác giả luận án sẽ tiếp cận theo hướng tích hợp HTTT KT với các HTTT khác trong DN để hình thành một giải pháp quản lí tổng thể trong quản lí và điều hành DN

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của luận án là tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT Dựa trên cơ sở lí luận và khảo sát những vấn đề thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở nước ta, luận

án phân tích và đánh giá thực trạng, làm rõ những vấn đề về hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT

Trong luận án, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu việc tổ chức HTTT KT trong DN SXKD chưa sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể ERP; Luận án cũng không nghiên cứu các DN áp dụng chế độ kế toán đặc thù, như: Ngân hàng, DN tài chính, Tập đoàn bưu chính viễn thông, .; Luận án chỉ đi sâu nghiên cứu HTTT kế toán tài chính, không nghiên cứu HTTT KT quản trị Luận án cũng không nghiên cứu các HTTT KT thủ công, không nghiên cứu các thuật toán, chương trình cụ thể trong xây dựng PMKT cho HTTT KT trong DN SXKD mà chỉ đưa ra các giải pháp tổ chức hệ thống

4 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC

a Tổng quan nghiên cứu trong nước

Các công trình nghiên cứu về tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm: Giáo trình và sách chuyên khảo; Các đề tài nghiên cứu là luận án tiến sĩ, thạc sĩ và các bài báo, đề tài khoa học

về vấn đề này Cụ thể như sau:

• Các công trình nghiên cứu là giáo trình và sách chuyên khảo

Trong danh mục các công trình nghiên cứu liên quan đến “Tổ chức HTTT

kế toán trong DN SXKD”, có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau đây:

“Giáo trình HTTT quản lí” (2000) của Trường đại học Kinh tế Quốc dân;

“Giáo trình HTTT Kế toán” (2004) của trường đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh; "Giáo trình Tổ chức công tác kế toán" (2013) của Học viện Tài chính;

“Hệ thống thông tin quản lí” (2007) của Học viện Tài chính; Cuốn "Hệ thống thông tin kế toán" của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), NXB Tài chính; Cuốn "Hệ thống thông tin kế toán" (2014) của các tác giả Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng (2014), NXB Thống kê

Về cơ bản, các công trình đều tập trung vào hai vấn đề chính: Tổng quan

về hệ thống thông tin quản lí nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng; Phát triển hệ thống thông tin quản lí (kế toán) trong DN Nói chung, việc nghiên cứu về “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán” ở nước ta đã đi chậm hơn các nước phát triển một bước khá dài Các tài liệu, giáo trình và công trình nghiên cứu về vấn đề này thường được tiếp cận theo hướng của các nước phát triển, như: Mỹ, Anh, Canada, Auxtralia, nên tương đối đồng nhất về nội dung Cụ thể, bao gồm các vấn đề sau đây:

Một là, về khái niệm, đặc điểm của HTTT kế toán DN

Các công trình đều đưa ra khái niệm về HTTT kế toán: “Là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin kế toán trong DN” Tùy theo mục mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay trong nội

bộ DN mà HTTT kế toán bao gồm:

- HTTT KT tài chính: Thông tin này được thu thập, lưu trữ và xử lí theo các quy định, chế độ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành để cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN sử dụng

- HTTT KT quản trị: Hệ thống này cung cấp các thông tin kế toán với mục đích quản trị và điều hành trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện kinh tế

sẽ xảy ra cùng với các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với DN cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị

Hai là, về các thành phần của HTTT kế toán trong DN

Theo nhóm tác giả ở Học viện Tài chính, tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, tác giả Thiều Thị Tâm và đồng sự: Các HTTT kế toán đều thuộc loại hệ thống mở, có mục đích, sử dụng chu trình IPO (Input-Processing-Output); Cách nhìn nhận này xuất phát từ quá trình vận hành HTTT Vì thế, HTTT kế toán bao gồm tối thiểu ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu, trong đó con người thực hiện theo các thủ tục kế toán để biến đổi dữ liệu kế toán nhằm tạo ra thông tin để cung cấp cho người dùng Khi HTTT kế toán ứng dụng CNTT sẽ bao gồm 5 thành phần, đó là: Con người, Dữ liệu, Thủ tục, Phần cứng và Phần mềm Trong đó: Phần cứng bao gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi; Dữ liệu là các thông tin kế toán thu thập được lưu trữ theo một phương thức nhất định trên máy tính; Thủ tục là tập hợp các chỉ dẫn dựa trên các quy định, quy tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành và được thực hiện theo trình tự nhất định Thủ tục ở đây bao gồm tất cả các yêu cầu phải thực hiện từ việc: Lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, việc lập chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, .; Phần mềm là một tập hợp các mệnh lệnh viết cho máy tính để yêu cầu máy tính thực hiện thủ tục kế toán thay con người

Con người bao gồm tập hợp các nhân viên kế toán với tư cách chủ động vận hành hệ thống Các nhân viên kế toán thường được chia thành các nhóm theo chức năng nhiệm vụ kế toán trong DN, bao gồm: Kế toán tổng hợp; Kế toán bán hàng và nợ phải thu; Kế toán mua hàng và nợ phải trả; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán hàng tồn kho; Kế toán thuế và các khoản phải nộp khác; Kế toán chi phí, giá thành; Kế toán tiền lương; Kế toán tài sản cố định

Theo quan điểm của nhóm tác giả ở ĐH Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, ĐH Kinh tế Đà Nẵng, việc tổ chức một HTTT KT trong DN được phân chia thành tổ chức 4 chu trình, đó là:

- Chu trình Doanh thu: Là chu trình kế toán liên quan đến các nghiệp vụ: Nhận và xử lí đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, nhận tiền thành toán, xử lí hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ

- Chu trình Chi phí: Là chu trình kế toán các hoạt động mua hàng và thanh toán tiền;

- Chu trình Chuyển đổi: Là chu trình kế toán về các tài sản có sự dịch chuyển giá trị, như là: Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tiền lương, Kế toán chi phí sản xuất

- Chu trình Tài chính: Là chu trình kế toán về vốn vay và vốn chủ sở hữu,

về tài sản cố định

Tác giả nhận thấy, cách nhìn nhận để phân chia HTTT KT để từ đó xây dựng hệ thống giữa các nhóm tác giả có những điểm khác biệt, Tuy nhiên, vẫn đồng nhất ở cùng một chỗ là: Đều xác định đủ các thành phần để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán tài chính trong DN, trong đó, theo quan điểm của nhóm tác giả ĐH Kinh tế Tp Hồ chí Minh thì đi theo thiên hướng về quản trị từng chu trình hoạt động SXKD, nhóm tác giả ở Học viện Tài chính và ĐH Kinh tế Quốc dân thì theo thiên hướng quản trị theo từng loại tài khoản của

Hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước đã ban hành Do vậy, tác giả cho rằng các quan điểm trên về cơ bản là như nhau và đảm bảo nguyên tắc kế toán, tuy vậy, theo tác giả, việc tổ chức hệ thống thành các chu trình không chỉ giải quyết xử lí nghiệp vụ mà quan trọng hơn, nó làm dễ dàng cho tổ chức

và đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ

Ba là, về quá trình hoạt động của HTTT kế toán trong DN

Tất cả các quan điểm của các nhóm nhà khoa học tại ĐH Kinh tế Tp Hồ chính Minh, ĐH Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính đều xác định, quá trình hoạt động của HTTT kế toán trong DN bao gồm các bước:

- Lập chứng từ và ghi nhận hoạt động Đây là bước thu thập dữ liệu ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong DN Kết thúc bước này, HTTT thu được các chứng từ gốc

- Ghi nhật kí Từ các chứng từ gốc đã kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ, kế toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng, từ đó lập định khoản kế toán Trên cơ sở nghiệp vụ đã được định khoản, kế toán ghi vào các sổ nhật kí chung (với các nghiệp vụ ít xảy ra) hoặc nhật kí chuyên dùng (với các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra)

- Ghi sổ tài khoản Sau giai đoạn ghi nhật kí, kế toán chuyển các dữ liệu này vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp – gọi là ghi sổ cái Trường hợp đối tượng kế toán cần được theo dõi chi tiết hơn nhờ các thông tin bổ sung khác (số lượng, đơn giá, thời hạn thanh toán, .) thì sẽ sử dụng sổ kế toán chi tiết

- Thực hiện bút toán điều chỉnh Cuối kì kế toán, cần thực hiện các bút toán điều chỉnh như khấu hao TSCĐ, phân bổ, trích trước, kết chuyển kết quả kinh doanh, Việc này thực hiện theo quy trình ghi nhật kí rồi chuyển ghi tài khoản kế toán

- Kiểm tra số liệu kế toán Quá trình phân tích, ghi chép kế toán có thể có

sự nhầm lẫn nên kế toán cần kiểm tra lại dữ liệu ghi trên sổ Cách thường dùng để kiểm tra là lập các bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết để đối chiếu, kiểm tra Ngoài ra, kế toán còn tiến hành đối chiếu sổ sách với thực tế hay với những nguồn ghi chép độc lập khác có liên quan như ngân hàng, khách hàng,

- Lập báo cáo kế toán Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất của quy trình xử lí dữ liệu kế toán Báo cáo KT có hai loại: Báo cáo tài chính theo quy định bắt buộc và báo cáo KT quản trị được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản

lí DN Báo cáo KT sau khi được lập sẽ được chuyển đến người sử dụng theo phương thức, theo kênh thông tin phù hợp với quy định của Nhà nước và chính sách của DN

Tác giả nhận thấy, các nhóm tác giả của các trường đều chỉ nêu quy trình hoạt động của HTTT KT trong điều kiện kế toán thủ công Trên thực tế, khi HTTT KT ứng dụng CNTT thì quy trình có nhiều sự thay đổi Chẳng hạn, bước lập chứng từ: Chứng từ có thể được lập trên giấy rồi nhập vào máy tính

để có chứng từ máy hoặc lập chứng từ trên máy rồi in ra; Bước ghi nhật kí và ghi sổ tài khoản: Khi ứng dụng CNTT, để lập báo cáo KT, không cần hai bước này vì máy tính trực tiếp lấy dữ liệu từ tệp chứng từ máy đưa ra báo cáo Các

sổ KT sẽ được in ra từ máy tính với tư cách tương đương báo cáo chỉ có vai trò với con người chứ không có vai trò gì trong việc lập báo cáo KT

Bốn là, về trình tự phát triển HTTT kế toán trong DN

Các nhóm tác giả ở ĐH Kinh tế Quốc dân, ĐH Kinh tế Tp Hồ Chí Minh

và Học viện Tài chính đều thống nhất chung một trình tự phát triển, gồm 7 bước sau đây:

- Bước 1: Khảo sát hệ thống Đây là bước thu thập các thông tin, các yêu cầu của HTTT KT trong DN

- Bước 2: Phân tích HTTT KT Đây là bước sử dụng các công cụ phân tích thông qua việc xây dựng sơ đồ ngữ cảnh của bài toán, từ đó xây dựng ma trận thực thể-chức năng, biểu đồ phân cấp chức năng, phân tích các tiến trình,

- Bước 3: Thiết kế HTTT KT Bước này thực hiện việc thiết kế CSDL logic, CSDL vật lí và thiết kế các giao diện cùng các modul của PMKT

- Bước 4: Thực hiện Đây là bước xây dựng PMKT để thực hiện bài toán

lớp đối tượng (nếu cần), các giao diện, các báo cáo và một thực đơn chính bao quát toàn bộ chức năng của phần mềm kế toán trong HTTT KT

- Bước 5: Kiểm thử Là bước chạy thử phần mềm KT dựa trên các bộ dữ liệu giả định xây dựng trước để đối chiếu với kết quả đã có nhằm phát hiện những modul chưa thỏa mãn yêu cầu

- Bước 6: Cài đặt Đây là bước cài đặt PMKT lên hệ thống máy tính để đưa vào sử dụng

- Bước 7: Huấn luyện, bảo hành và bảo trì

Tác giả nhận thấy, về cơ bản, đây là các bước để ứng dụng CNTT vào việc phát triển một HTTT KT Các nhóm tác giả đều thừa nhận các thành phần khác (con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng) trong HTTT KT như một lực lượng tiền đề có sẵn để từ đó, chỉ phát triển phần mềm kế toán

• Các công trình nghiên cứu là luận án tiến sĩ

Những luận án tiến sĩ đã nghiên cứu về tổ chức HTTT KT trong các DN hiện nay chưa nhiều; Tiêu biểu của những luận án này là:

- Luận án phó tiến sĩ khoa học kinh tế “Tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học” của Đinh La Thăng (năm 1996) đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán ở các DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học Những nội dung cơ bản được nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí luận chung về tổ chức công tác

kế toán ở DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học Trong phần này, tác giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức công tác kế toán, như: Nhiệm vụ, yêu cầu, các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán và các nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở DN trong điều kiện ứng dụng tin học; Xác định thực trạng việc ứng dụng tin học và tổ chức công tác kế toán ở các DN xây dựng tại thời điểm hoàn thiện luận án; Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học Trong nội dung này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng nội dung của công tác kế toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất

Những ý kiến hoàn thiện trong luận án là một nội dung quan trọng trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán, vốn là nội dung chủ yếu trong tổ chức HTTT kế toán ở DN xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học Tuy vậy, tổ chức công tác kế toán chỉ là một nội dung trong

tổ chức HTTT kế toán ở DN, do đó, luận án chưa đưa ra một giải pháp toàn

bộ mang tính hệ thống cho tất cả các thành phần của HTTT kế toán; Ứng dụng tin học chỉ là một cấp độ thấp của ứng dụng CNTT trong HTTT quản lí nói chung và HTTT kế toán nói riêng, do đó, các giải pháp công nghệ chưa được chú trọng

- Luận án tiến sĩ kinh tế “Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính” của Đào Văn Thành (năm 2002) đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức công tác kế toán ở các đơn

vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính Những nội dung cơ bản được nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí luận chung về

tổ chức công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính Trong phần này, tác giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức công tác kế toán, như: Nhiệm vụ, yêu cầu, các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán và các nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở đơn

vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính; Xác định thực trạng việc ứng dụng máy vi tính và tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp tại thời điểm bấy giờ; Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính Trong nội dung này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng nội dung của công tác kế toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất

Những ý kiến hoàn thiện trong luận án là một nội dung quan trọng trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính Thành công nhất của luận án này là đưa ra được một tập các nguyên tắc trong thiết kế kế báo cáo và tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán Tuy vậy, tổ chức công tác kế toán chỉ

đưa ra một giải pháp toàn bộ mang tính hệ thống cho tất cả các thành phần của HTTT kế toán; Ứng dụng máy vi tính chỉ là giai đoạn đầu tiên của ứng dụng CNTT, các giải pháp công nghệ chưa được chú trọng

- Luận án tiến sĩ kinh tế “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các tập đoàn kinh tế phục vụ công tác quản lí” của Hoàng Văn Ninh (năm 2010)

đã nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức HTTT kế toán ở các tập đoàn kinh tế Những nội dung cơ bản được nghiên cứu trong luận án bao gồm: Những lí luận chung về tổ chức HTTT kế toán trong các tập đoàn kinh tế để phục vụ công tác quản lí Trong phần này, tác giả đã khái quát hóa lí luận để tổ chức HTTT kế toán, như: Khái quát về tập đoàn kinh tế, công ty mẹ - công ty con,

sự cần thiết phải tổ chức HTTT kế toán, các nội dung tổ chức HTTT kế toán phục vụ công tác quản lí; Xác định thực trạng tổ chức HTTT kế toán phục vụ công tác quản lí trong các tập đoàn kinh tế tại thời điểm bấy giờ; Hoàn thiện

tổ chức HTTT kế toán phục vụ công tác quản lí trong các tập đoàn kinh tế ở Việt nam Trong nội dung này, tác giả đưa ra những ý kiến hoàn thiện từng nội dung của công tác kế toán đã được xác định ở nội dung thứ nhất

Cơ sở lí luận và những giải pháp hoàn thiện trong luận án là một nội dung đóng góp quan trọng trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KT tại các tập đoàn kinh tế trong các khâu chính: Thu thập, xử lí

và cung cấp thông tin kế toán để phục vụ công tác quản lí trong đơn vị Tuy vậy, trên giác độ xử lí thông tin, còn một khâu “Lưu trữ dữ liệu” mà tác giả chưa đưa ra bất kì giải pháp hoàn thiện nào, tác giả cũng không phân biệt các khái niệm “dữ liệu” – đầu vào và “thông tin” – đầu ra của quá trình xử lí thông tin Tác giả xem xét HTTT KT dưới giác độ “phục vụ công tác quản lí” với tư cách là kết quả của HTT TKT – phần ngọn, nên, trong luận án, tác giả không đề cập đến năm thành phần cấu thành của HTTT KT, để từ đó, có các giải pháp cần thiết và thực tiễn trong việc hoàn thiện tổ chức HTTT KT của đơn vị Sự khác biệt, cũng là một thành công của tác giả là “hoàn thiện các modul chương trình quản lí”; Nhưng, tác giả đã không đưa ra các căn cứ để hoàn thiện nó và các giải pháp công nghệ thông tin chưa được chú trọng

- Luận án tiến sĩ kinh tế "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công" của Huỳnh Thị Hồng Hạnh" (năm 2015) đã nghiên cứu về HTTT KT trong các bệnh viện công Luận án đã sử dụng cách tiếp cận mới - tiếp cận theo chu trình phù hợp với hoạt động của bệnh viện, từ

đó đề xuất mô hình các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTT KT và phương pháp tập hợp, theo dõi chi tiết chi phí trong điều kiện ứng dụng CNTT Ngoài ra, luận án còn nêu ra (nhưng chưa áp dụng) phương pháp tiếp cận tổng thể và đa chiều với HTTT KT trong bệnh viện

Nội dung của luận án đã có những đóng góp quan trọng trong việc hoàn thiện lí luận và thực tiễn trong phân tích và thiết kế HTTT KT tại các bệnh viện công lập Tuy vậy, phân tích và thiết kế HTTT KT chỉ là một khâu trong xây dựng PMKT ở đơn vị; Khi xác định các thành phần của HTTT KT, luận án chỉ ra 6 thành phần, đó là: Con người, thủ tục và quy trình, dữ liệu; phần mềm KT, cơ sở hạ tầng CNTT, kiểm soát nội bộ Theo tác giả, HTTT KT chỉ có 5 thành phần, kiểm soát nội bộ không là một thành phần độc lập của HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT, bởi vì, về mặt phạm vi, nó thuộc loại kiểm soát ứng dụng chứ không phải là kiểm soát hệ thống (của DN), về mặt mục tiêu, nó thuộc loại kiểm soát phát hiện chứ không phải kiểm soát ngăn chặn Trong HTTT quản lí của DN có thể xác định bao gồm 6 thành phần, nhưng trong HTTT KT, kiểm soát KT nội bộ là một nội dung của thủ tục KT; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, nó được thực hiện thông qua kiểm soát

dữ liệu, kiểm soát xử lí và bảo trì, kiểm soát báo cáo, đó là những quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin KT [22, 242-243]

- Ngoài ra, còn các luận án tiến sĩ kinh tế "Tổ chức HTTTKT quản trị chi phí trong các DN dệt may Việt Nam" của Hồ Mỹ Hạnh (năm 2014); Luận

án tiến sĩ kinh tế "Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin KT trong môi trường ứng dụng ERP tại các DN Việt Nam" (năm 2012) của Nguyễn Bích Liên; Luận án "Tổ chức công tác KT ở DN SX dược phẩm trong điều kiện ứng dụng CNTT" của Thái Bá Công (năm 2007); Luận

PMKT DN Việt Nam" của Trần Phước (năm 2007); Luận án tiến sĩ "Tổ chức công tác KT trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các DN KD xuất nhập khẩu

Việt Nam" của Nguyễn Đăng Huy (năm 2011),

Nhìn chung, các luận án tiến sĩ đều có những đóng góp nhất định về mặt lí luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN trong từng ngành nghề

cụ thể hoặc chưa đứng trên giác độ HTTT để tổ chức năm thành tố của HTTT

KT trong DN SXKD; Cũng vì thế, chưa quan tâm đúng mức đến tổ chức hệ thống phần cứng, phần mềm hoặc dựa trên nền tảng CNTT cũ, lạc hậu, chưa phù hợp với mặt bằng ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay Riêng luận

án tiến sĩ của Huỳnh Thị Hồng Hạnh đứng trên giác độ chu trình nhưng không phục vụ tổ chức HTTT KT mà phục vụ cho phân tích và thiết kế HTTT

KT trong bệnh viện công

• Các bài báo về Tổ chức HTTT kế toán trong DN

Có hai bài báo phù hợp và gần gũi với đề tài của luận án, đó là: “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay” của Nguyễn Thị Phương Thảo, đăng trên Tạp chí Tài chính số 4 - 2014 và "Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán" của Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn, đăng trên tạp chí Kinh tế và Phát triển số 192-

2013 Còn nhiều bài báo khác, tuy có liên quan đến “Tổ chức HTTT kế toán ở DN”, nhưng, đa phần là tản mạn, không rõ ràng và hướng tiếp cận từ góc độ nghiên cứu cách làm kế toán thủ công, không hướng đến việc ứng dụng CNTT vốn đang là một xu hướng cấp thiết để tăng năng suất và hiệu quả của công tác quản lí

Trong bài báo của Nguyễn Thị Phương Thảo, sau khi khảo sát bằng phiếu khảo sát ở 15 công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội

để tìm hiểu thực trạng tổ chức HTTT KT tại các đơn vị này, tác giả bài báo đã xác định: Các DN hiện nay còn tồn tại 5 hạn chế trong tổ chức HTTT Kế toán;

Từ đó, tác giả đề ra 6 giải pháp để khắc phục các tồn tại trong việc tổ chức

HTTT kế toán ở DN, đó là: Phải tổ chức bộ máy kế toán có sự giao thoa giữa

KT tài chính và KT quản trị; Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán; Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng cung cấp thông tin quản trị Thiết kế sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị; Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí; Tổ chức hệ thống báo cáo của kế toán quản trị bao gồm báo cáo dùng cho chức năng hoạch định của nhà quản trị, báo cáo phục vụ chức năng kiểm tra của nhà quản trị và báo cáo phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị

Theo tác giả, bài báo trên chỉ khảo sát để giải quyết một khâu, một bộ phận trong HTTT kế toán, đó là: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị từ các sổ sách, báo cáo để làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của DN Để nghiên cứu đầy đủ về Tổ chức HTTT kế toán ở DN, cần phải làm rõ năm thành phần của HTTT KT, bao gồm: Con người, Thủ tục, Dữ liệu, Phần cứng và Phần mềm; Báo cáo kế toán quản trị chỉ là một nội dung trong thủ tục kế toán cần được hoàn thiện

Trong bài báo của Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, các tác giả đã đưa ra 6 cách tiếp cận HTTT KT theo từng hướng riêng biệt: (1)Tiếp cận hướng đến đối tượng KT, (2) tiếp cận theo chu trình, (3) tiếp cận theo hướng tổ chức công tác KT, (4) tiếp cận với tư cách là một HTTT, (5) tiếp cận thông qua việc xác định các yếu tố cấu thành, (6) tiếp cận trong điều kiện ứng dụng CNTT Từ đó, đưa ra cách tiếp cận tổng thể và đa chiều về HTTT KT

Đây là cách nhìn nhận HTTT KT dưới giác độ của người làm HTTT quản lí Thành công của bài báo là đưa ra cách tiếp cận tổng thể để từ đó có hướng tổ chức và ứng dụng giải pháp tổng thể ERP; Tuy vậy, 6 cách tiếp cận

là chưa đủ đối với HTTT KT, hơn nữa, việc đặt tên một số cách tiếp cận chưa phù hợp với nội hàm của nó

b Các nghiên cứu về lí luận trên thế giới

Các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã tương đối hoàn thiện công tác

tổ chức HTTT Kế toán và HTTT quản lí (nói chung) trong điều kiện ứng dụng CNTT Họ đã có những thành công đáng kể về mặt lí luận và thực tiễn Đến nay, họ đang tiến hành xây dựng các giải pháp quản lí tổng thể cho các DN dựa trên nền tảng CNTT

Từ nhiều năm nay, trong các giáo trình chính thống để giảng dạy trong trường đại học và tài liệu tham khảo, chuyên khảo liên quan đến vấn đề "tổ chức HTTT KT DN" ở các nước phát triển như: Anh, Pháp, Mỹ, Canada, Australia, Hà lan, đều được trình bày theo một lối tương đồng Có thể kể tên một số tài liệu điển hình đó như sau:

- Cuốn "Accounting Information System" của tác giả J.L Boockholdt

là cuốn sách nổi tiếng được nhà xuất bản IRWIN edition tái bản lần thứ 5 tại bang Illinois, Hoa Kỳ;

- Cuốn "Accounting Information System" của các tác giả Marshall B, Romney, Pauljohn Steinbart được nhà xuất bản nổi tiếng Prentice Hall edition

cho tái bản lần thứ 8 tại bang New Jersey, Hoa Kỳ;

- Cuốn "ACCA - Paper 5 Information Analysis" của nhà xuất bản BPP Publishing Ltd edition xuất bản năm 2001 tại London, nước Anh ;

- Cuốn "Mordern Auditing in Australia" của tác giả Gudarhan Singh Gill và Graham W.P Cosserat được nhà xuất bản Jacaranda Wiley Ltd

edition xuất bản lần thứ 5 tại bang Brisbane, nước Úc;

- Cuốn "ACCA Textbook - Business Information Management" do nhà xuất bản Foulks Lynch Ltd xuất bản năm 2003 tại nước Anh;

- Cuốn "Modern System Analysis and Design" của tác giả Jeffrey A Hofer, F George, J.S Valacich của nhà xuất bản CPC năm 1999 tại Hoa kỳ;

- Cuốn "Management Information System " của tác giả David Kroenke của nhà xuất bản McGraw-Hill năm 1994 tại Hoa kỳ;

- Cuốn "Accounting Information Systems" của Romney M.B, Steinbart P.J xuất bản lần thứ 12 năm 2012 của nhà xuất bản Prentice Hall, Hoa kỳ

Các tài liệu này, đa phần được dùng làm tài liệu tham khảo cho những nghiên cứu về HTTT KT trong DN hoặc sử dụng để giảng dạy đại học, đặc biệt, cuốn "Management Information System " của tác giả David Kroenke đã được sử dụng như một tài liệu cẩm nang cho ngành HTTT quản lí ở nhiều nước phát triển Trong các tài liệu đó, mặc dù có nhiều điểm khác nhau về các nội dung trình bày, song vẫn nhất quán về các vấn đề chung sau đây:

Thứ nhất: Nhất quán xác định các HTTT quản lí nói chung và HTTT

kế toán nói riêng là các hệ thống mở hoạt động theo nguyên tắc của chu trình I-P-O (Vào-Xử lí- Ra), trong đó, HTTT kế toán thực hiện tiến trình xử lí thông tin gồm 4 khâu: Thu nhận tin, Lưu trữ tin, Xử lí tin, Truyền tin Là một

hệ thống mở, hoạt động của HTTT kế toán trong DN luôn biến đổi theo những thay đổi của môi trường

Thứ hai: Nhất quán cách tiếp cận HTTT kế toán Các tài liệu khoa học

trên đều xem xét HTTT kế toán trên giác độ các thực thể cấu thành hệ thống, bao gồm năm thành phần (thực thể - Entity): Con người, Thủ tục, Dữ liệu, Phần cứng, Phần mềm Khi tiếp cận các thành tố này, người ta xem xét chúng trong mối liên hệ mật thiết với các tiến trình xử lí thông tin: Thu nhận thông tin, Lưu trữ thông tin, Xử lí thông tin, Truyền tin Ngoài ra, một số tài liệu còn xem xét các thành tố đó trong mối quan hệ về phạm vi hoạt động của các HTTT cá nhân, HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp

Thứ ba: Nhất quán về trình tự xây dựng PMKT Đây là thành phần rất

quan trọng trong HTTT sử dụng máy tính, nó đảm bảo cho máy tính có thể thay thế con người trong việc thực hiện các thủ tục kế toán để tác động lên dữ liệu kế toán Trình tự này bao gồm 7 bước: Khảo sát hệ thống; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống; Thực hiện hệ thống; Kiểm thử hệ thống; Cài đặt hệ thống và huấn luyện sử dụng; Bảo hành và bảo trì hệ thống

Thứ tư: Nhất quán về phân chia quá trình kế toán thành bốn chu trình:

Chu trình doanh thu; Chu trình chi phí; Chu trình chuyển đổi; Chu trình tài chính Trong đó: Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính xảy ra tại DN liên quan đến mua, bán hay sản xuất hàng hóa, các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của DN sẽ được xử lí trong các chu trình chi phí, doanh thu và chuyển đối; Các nghiệp vụ liên quan tới đầu tư hoặc các bút toán điều chỉnh phục vụ cho lập báo cáo sẽ được xử lí trong chu trình tài chính

Bốn chu trình kế toán nêu trên được thực hiện lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định, theo một chu trình hình tròn xoáy trôn ốc của quá trình SXKD trong DN, gồm các bước sau đây: Đầu tư vốn; Dự trữ; Sản xuất; Bán hàng; Tái đầu tư và lặp các lại tiến trình trên

Thứ 5: Nhất quán trong việc đặc biệt quan tâm đến HTTT kế toán quản

trị trong DN để phục vụ quá trình quản lí và điều hành DN tốt hơn Các báo cáo kế toán quản trị mà HTTT kế toán cung cấp thường gồm hai loại: Một loại báo cáo liên quan đến chi phí (báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào; Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp; Báo cáo chi phí bán hàng và quản lí; Báo cáo ngân sách, ) nhằm kiểm soát và quản lí chi phí; Một loại báo cáo khác được xây dựng theo đơn đặt hàng của nhà quản lí (Báo cáo kết quả KD theo mặt hàng, theo đơn vị nội bộ, theo thị trường tiêu thụ, theo thời kì hay mùa vụ ) nhằm giúp nhà quản trị DN ra các quyết định định hướng, hoạch định quá trình SXKD của DN trong tương lai

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận án sử dụng phép duy vật biện chứng và phép duy vật lịch sử làm phương pháp luận, cụ thể là: Các phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm: Các phương pháp thu thập thông tin (Phương pháp điều tra, phỏng vấn, khảo sát, tham khảo ý kiến chuyên gia); Các phương pháp nghiên cứu định lượng, như: Phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp, so sánh; Các phương

pháp tiếp cận hệ thống, như: Phương pháp hộp đen, phương pháp mô hình hoá

và phương pháp phân tích hệ thống

Để tiến hành thu thập dữ liệu nhằm khảo sát thực trạng tổ chức HTTT

kế toán trong các DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT, tác giả đã tiến hành hai quá trình sau đây:

Một là: Xây dựng một trang WEB dạng ViewForm, tại địa chỉ:

Https://docs.google.com/forms/d/1KWrcHUqzGLI8_CzNMy6saC2_4POwEI2

PqsA-XxnXHFI/viewform để thu thập dữ liệu sơ cấp Trên cơ sở chọn mẫu

ngẫu nhiên, tác giả gửi thư điện tử đến DN SXKD và nhờ đồng nghiệp, bạn bè

và cán bộ chuyên quản ngành Thuế giới thiệu đến các DN, đề nghị DN vào trang WEB trên để trả lời các câu phỏng vấn của tác giả Như vậy, việc chọn mẫu được coi là ngẫu nhiên

- Tiêu thức khảo sát là các câu hỏi về tổ chức 5 thành phần của HTTTKT trong DN; Mẫu phiếu khảo sát qua trang WEB được in ra và đính kèm trong phần phụ lục 1 của luận án

- Tất cả các trả lời của DN qua trang WEB nói trên đều được tự động gửi về máy chủ khi nhấn nút "Trả lời" Mỗi trả lời của DN đều được ghi lại trên một dòng của bảng tính Excel theo thiết kế

- Việc khảo sát được bắt đầu từ tháng 3/2014 đến tháng 5/2015, tác giả tạm dừng trang WEB, kết thúc quá trình khảo sát và chốt số liệu Trong quá trình đó, tác giả thu được kết quả khảo sát tại 411 DN SXKD trên toàn quốc (chủ yếu từ miền Bắc và miền Trung) Kết quả khảo sát này được in ra và đính kèm trong phần phụ lục 2 của luận án

- Với dữ liệu thu thập được trên bảng tính Excel tại sheet có tên là

"Phiếu khảo sát", tác giả đã lập sheet thứ hai tên là "Phân tích dữ liệu" để tổng hợp và phân tích các chỉ tiêu cần thiết dựa vào các phương pháp thống kê Mọi tính toán trên bảng "Phân tích dữ liệu" đều được máy tính tự động thực

chương 2 đều được trích từ bảng "Phân tích dữ liệu", nó cũng được in ra và đính kèm trong phần phụ lục 3 của luận án

Hai là: Thu thập các thông tin về tổ chức HTTT KT ở một số DN để

làm dữ liệu thứ cấp, minh họa cho quá trình đánh giá Các thông tin này bao gồm: Các tài liệu KT (mẫu chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, mẫu

sổ và thẻ KT, hệ thống tài khoản KT, các mẫu báo cáo KT, ); Sơ đồ tổ chức

bộ máy KT; Cấu trúc hệ thống phần cứng; Các chức năng của PMKT Tác giả

đã khảo sát thực tế tại các DN SXKD sau đây:

- Công ty cổ phần ô tô Trường Hải (địa chỉ tại số 19, đường 2A, khu công nghiệp Biên Hòa, Đồng Nai) là DN quy mô lớn

- Công ty cổ phần công nghiệp Âu - Việt (địa chỉ tại 702, nhà D10, Giảng võ, Hà nội) Đây là DN vừa sản xuất vừa thương mại, có quy mô vừa với trên 500 tỷ đồng doanh thu và nhân công xấp xỉ 200 người

- Công ty vật tư nông nghiệp tỉnh Tuyên Quang (địa chỉ tại thành phố Tuyên Quang), Công ty sản xuất và thương mại Hà Nội HAMATRA (địa chỉ tại xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, Hà Nội) là hai DN được xếp hạng có quy

mô vừa và nhỏ

Trích dẫn một số tài liệu kế toán của DN được đính kèm trong phần phụ lục 4 của luận án

6 KẾT CẤU CỦA LUẬN ÁN

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận án được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lí luận để tổ chức HTTT kế toán trong DNSXKD trong

điều kiện ứng dụng CNTT Chương 2: Thực trạng về tổ chức HTTT KT trong các DN SXKD hiện

nay ở nước ta Chương 3: Hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam

trong điều kiện ứng dụng CNTT

Chương 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

- Hệ thống (systems) là một tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ hữu cơ giữa các phần tử để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó [43,11] Mọi hệ thống đều có ba đặc điểm sau:

- gọi là "tính trồi" mà cộng từng phần tử riêng rẽ không có Nhờ tính trồi đó

mà hệ thống có thể hoạt động để đạt được mục tiêu

- Thông tin là sự nhận thức của con người về thế giới xung quanh trong

bộ não con người để mang lại cho con người sự hiểu biết, đồng thời làm giảm tính không hiểu biết (entropi - độ bất định) về một vấn đề, một đối tượng nào

- HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất để thực hiện quá trình xử lí thông tin Quá trình xử lí thông tin bao gồm bốn khâu: Thu nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lí thông tin và truyền tin [1, 14-15]

Các thông tin mà hệ thống nhận được gọi là dữ liệu (còn gọi là thông tin ban đầu); Dữ liệu của hệ thống nhất thiết phải được lưu trữ, ngoài ra, người ta còn tiến hành lưu trữ các thông tin trung gian và thông tin kết quả, tùy theo yêu cầu của thủ tục xử lí trong từng bài toán cụ thể Xử lí thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu theo thủ tục xử lí để có những thông tin mới có chất lượng hơn, chuẩn bị cho quá trình truyền tin Truyền tin là khâu bao hàm toàn

bộ sự vận động của thông tin từ nơi này đến nơi khác trên các vật mang tin cụ thể; Tùy từng trường hợp, truyền tin còn được thay bằng các tên gọi khác: Cung cấp thông tin, đưa tin, gửi tin,

1.1.2 Khái niệm thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Trong DN SXKD, bên cạnh các các tài sản hữu hình, thông tin luôn được xác định là một nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất để DN tồn tại và phát triển Trong một tổ chức nói chung và DN nói riêng, thông tin là các dữ liệu

có ích được tổ chức theo một quy tắc, cấu trúc nhất định, sao cho trên cơ sở

đó, có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn trong quá trình quản lí và điều hành DN hoạt động để thực hiện mục đích kinh doanh của mình

Thông tin KT trong DN SXKD là những thông tin ghi chép, phản ánh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong DN, nó phản ánh đầy đủ các chu trình về nghiệp vụ của DN, bao gồm các chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN [27, 290] Đó là những thông tin hai mặt của một hiện tượng, một quá trình kế toán: Vốn và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả Thông tin kế toán có hai vai trò cơ bản là thông tin và kiểm tra để cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN Thông tin kế toán có được là nhờ quá trình tập hợp, ghi chép, lưu trữ và

xử lí dữ liệu kế toán Việc biến dữ liệu kế toán thành thông tin kế toán bằng cách tập hợp, sắp xếp, phân loại và tổng hợp dữ liệu là chức năng của HTTT

kế toán trong DN SXKD

1.1.3 Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Trong HTTT quản lí, HTTT KT luôn được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quá trình cung cấp các thông tin ở mọi cấp độ ra quyết định của người lãnh đạo DN bởi đó là các thông tin về toàn bộ tình hình tài sản và

sử dụng tài sản của DN SXKD Bản chất và vai trò của HTTT KT trong DN SXKD thể hiện qua chu trình quản lí DN tại sơ đồ 1.1 dưới đây:

Sơ đồ 1.1: Chu trình quản lí SXKD của DN [34, 65]

Quá trình thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN gắn liền với quá trình SXKD, được thực hiện lặp đi lặp lại thành một chu trình vận hành liên tục cho đến khi hoàn thành sứ mệnh và kết thúc sự tồn tại để phát triển lên mức cao hơn Trong chu trình này tồn tại ba hệ thống có mối quan

hệ với nhau: (1) Hệ thống SXKD của DN, dựa trên các thủ tục hạch toán ban đầu được quy định bởi HTTT KT để cung cấp dữ liệu kế toán theo một giao thức thống nhất giữa hai hệ thống độc lập tương đối; (2) HTTT KT nhận dữ liệu KT từ hệ thống SXKD của DN, sau đó, tổ chức lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin qua các báo cáo KT cho các đối tượng sử dụng thông tin KT, dựa trên những thủ tục KT được quy định bởi các đối tượng sử dụng; (3) Các đối tượng sử dụng thông tin KT, trên cơ sở các thông tin KT nhận được từ HTTT

KT, có các quyết định, tác động đến hệ thống SXKD của DN

Quyết định kinh tế

Người sử dụng

Phân loại, ghi chép, lưu trữ

Phân tích, tổng hợp,lập báo cáo cáo

Theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử, các mối quan hệ), không thể

mô tả HTTT KT một cách tường minh bởi các mối quan hệ rất đa dạng và nhiều mối liên hệ trong hệ thống chỉ hình thành khi nó hoạt động Cho nên, người ta chỉ nêu ra các yếu tố cấu thành của nó Mặt khác, theo chức năng, HTTT KT nhận dữ liệu đầu vào và tiến hành ghi nhận, lưu trữ, xử lí rồi lập báo cáo KT để cung cấp thông tin KT cho người sử dụng, nên HTTT KT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực (con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí các dữ liệu kinh tế - tài chính và các dữ liệu khác để cung cấp thông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT [34, 67]

Trong HTTT KT của DN SXKD, dữ liệu đầu vào là các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như: Mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, bán chịu, nhập và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, Thủ tục là các quy tắc về thu thập, thu nhận, lưu trữ và xử lí được xác định trước; PMKT là bản mô tả thủ tục bằng một ngôn ngữ máy tính để giúp phần cứng thực hiện quá trình xử lí thông tin thay con người PMKT sẽ tiến hành xử lí nghiệp vụ, như: Ghi nhận chứng từ, tạo ra các sổ kế toán cần thiết, tạo ra các báo cáo KT

để cung cấp cho các đối tượng sử dụng, bao gồm: Nhà quản lí doanh nghiệp; Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của DN (các chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tương lai; Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp (cơ quan Thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước

và đối tượng sử dụng khác, như: nhà cung cấp, các DN cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động, công chúng nói chung, khách hàng, [10, 7]

Vậy, HTTT KT với bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được DN xây dựng nên để thực hiện quá trình xử lí thông tin KT trong DN, bao gồm: Thu nhận, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin KT Trong điều kiện kế toán thủ công, HTTT KT chỉ bao gồm ba thành phần: Con người, dữ liệu và thủ tục KT; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT được bổ sung thêm hai thành phần mới, đó là: Phần cứng và PMKT

HTTT KT thủ công là hệ thống truyền thống; Trong thời đại bùng nổ thông tin, nó ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm: Chi phí cao, khả năng cung cấp thông tin ít, không kịp thời và độ tin cậy thấp Khi ứng dụng CNTT, các

nhược điểm này được khắc phục; Tuy vậy, lại phát sinh những nhược điểm mới: Khó kiểm soát, không để lại dấu vết khi hiệu chỉnh dữ liệu nếu không ghi nhật kí thông qua PMKT

Ngoài ra, HTTT KT còn thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong DN - kiểm soát nội bộ Thực hiện quá trình kiểm soát nội

bộ tốt là điều kiện tiên quyết để quản trị DN đạt hiệu quả Đa phần thông tin của nhà quản trị DN để kiểm soát tình hình tài chính và hoạt động sản xuất, phân phối, cung cấp đều do HTTT KT cung cấp

Mỗi DN SXKD đều có nhiều bộ phận với những lĩnh vực hoạt động khác nhau và chức năng khác nhau Tuy nhiên, chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau

để cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo thông suốt cho toàn bộ DN hoạt động có hiệu quả

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động, các DN SXKD đều xây dựng các HTTT quản lí cho từng chức năng nghiệp vụ để cung cấp thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định, thường gồm: HTTT KT, HTTT tài chính, HTTT nhân lực, HTTT thị trường, HTTT sản xuất, HTTT văn phòng [27, 285-423] Các HTTT này không độc lập với nhau về mặt vật lí, chúng thường chia sẻ nguồn lực với nhau và có quan hệ mật thiết với HTTT kế toán để trở thành HTTT quản lí của DN SXKD, trong đó, các HTTT chức năng nghiệp vụ khác có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu cho HTTT KT theo một giao thức được quy định,

để từ đó, chúng được lưu trữ, xử lí, biến đổi thành các báo cáo KT

Ngược lại, HTTT KT cũng cung cấp nhiều thông tin cho các HTTT quản

lí nghiệp vụ, đó là các báo cáo bán hàng, báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, các báo cáo về chi phí, báo cáo lương và các khoản trích theo lương, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo về tình hình công nợ,

Với khả năng cung cấp thông tin như vậy, HTTT KT được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quản trị tài chính của DN, nó liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp để tạo ra một HTTT hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để quản trị DN

Trong các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, có thể thấy, có một tập

tin qua các báo cáo do HTTT KT của DN cung cấp Đa số các báo cáo này là BCTC được lập định kì và bắt buộc DN phải cung cấp không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của DN Những thông tin này là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định quản lí, điều hành SXKD, đầu tư của chủ DN, chủ

sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai Các đối tượng trong DN (nhà quản lí)

sử dụng thông tin kế toán theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình; Khi đó, HTTT KT cũng tổng hợp thông tin theo từng mức

độ tương ứng sao cho đúng việc, đúng lúc, đúng dạng

HTTT KT trong DN SXKD, với chức năng biến đổi dữ liệu KT thành thông tin KT bằng cách tập hợp, phân loại, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu, đã tác động trực tiếp tới các quyết định của nhà quản lí DN để điều khiển DN hoạt động đạt được mục tiêu của mình Ngoài ra, các đối tượng sử dụng thông tin

kế toán khác, một cách gián tiếp, sẽ tác động mạnh mẽ tới hoạt động SXKD của DN

1.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.2.1 Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Xác định cấu trúc HTTT kế toán là việc phân chia hệ thống đó thành các thành phần - gọi là phân hệ và mối quan hệ giữa các phân hệ đó

Phân chia một HTTT kế toán thành các thành phần là cách tiếp cận hệ thống theo phương pháp trên xuống (top-down), tức là: chia hệ thống thông tin thành các thành phần nhỏ, mỗi phần nhỏ đó gọi là phân hệ của HTTT, mỗi phân hệ lại được chia thành các phân hệ nhỏ hơn, theo nguyên lí tổ chức phân cấp hệ thống Theo nguyên lí này, mỗi phân hệ trong hệ thống được xác định như một hệ thống độc lập tương đối với các phân hệ khác trong hệ thống, nhưng, chúng có quan hệ mật thiết với nhau để hoàn thành một nhiệm vụ chung mà hệ thống lớn phải thực hiện

Trong việc phân chia HTTT kế toán thành các phân hệ, có nhiều cách tiếp cận để phân chia; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân tổ chức này Tuy vậy, việc phân chia HTTT thành các thành phần, phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau [36, 97-102]:

Một là, nguyên tắc phân cấp: Đây là nguyên tắc tổ chức chung của

mọi hệ thống, kể cả HTTT KT Theo nguyên tắc này, hệ thống sẽ có một cấp quản lí cao nhất (cấp 1), phía dưới nó có các phân hệ (cấp 2), và không một phần tử nào được phép nằm đồng thời ở hai phân hệ trong hệ thống Khi có một phần tử thực hiện chức năng của cả hai phân hệ thì xét phần tử đó ở từng phân hệ một cách độc lập với nhau

Hai là, nguyên tắc vét cạn: Dù phân chia theo bất kì tiêu thức nào thì

tổng các phần tử trong hệ thống cộng lại không thay đổi; Bất kì một phần tử nào của hệ thống cũng phải thuộc một phân hệ nào đó trong các phân hệ được chia ra

Ba là, lựa chọn tiêu thức hợp lí: Khi phân chia hệ thống thành các

phân hệ, có thể dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau, trong đó, cứ sử dụng một tiêu thức phân chia hệ thống sẽ có một kết quả phân chia duy nhất, gọi đó là một hướng tiếp cận hệ thống Vấn đề là, phải chọn ra tiêu thức phân chia hệ thống một cách hợp lí để mang lại sự thuận lợi và hiệu quả trong việc tiếp cận

hệ thống cần nghiên cứu

Có nhiều cách tiếp cận HTTT KT trong DN để phân chia nó thành các thành phần độc lập tương đối với nhau; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân HTTT này Sau đây là tám cách tiếp cận HTTT KT thường sử dụng:

Cách thứ nhất: Tiếp cận dựa trên sự phân loại các nghiệp vụ kế toán Trên

giác độ này, HTTT kế toán được chia thành các phân hệ kế toán tương đối độc lập với nhau, bao gồm:

• Kế toán tổng hợp;

• Kế toán bán hàng và nợ phải thu;

• Kế toán mua hàng và nợ phải trả;

• Kế toán vốn bằng tiền;

• Kế toán hàng tồn kho;

• Kế toán thuế và các khoản phải nộp khác;

• Kế toán chi phí, giá thành;

• Kế toán tiền lương;

• Kế toán tài sản cố định [10, 9]

Theo cách này, HTTT KT thực hiện hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm soát sự hình thành và vận động của từng đối tượng KT Cách tiếp cận này chỉ sử dụng trong tổ chức công tác KT thủ công, không thể sử dụng trong

tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT vì nó chưa bao quát đầy

đủ các thành phần của HTTT KT của DN

Cách thứ hai: Tiếp cận trên giác độ tổ chức công tác kế toán Trên giác độ

này, HTTT kế toán bao gồm các thành phần sau:

• Hình thức tổ chức công tác kế toán;

• Hình thức sổ kế toán;

• Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán;

• Hệ thống tài khoản kế toán;

• Hệ thống sổ và báo cáo kế toán;

• Quy trình hạch toán kế toán;

• Hệ thống kiểm tra kế toán.[24, 24-57]

Cách này được sử dụng kết hợp với cách thứ nhất trong quá trình tổ chức công tác kế toán thủ công Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cách này không bao quát hết các thành phần của HTTT máy tính

Cách thứ ba: Tiếp cận trên giác độ phạm vi hoạt động Khi đó, HTTT KT

trong DN SXKD được chia thành:

• HTTT KT cá nhân: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động cho từng nhân viên KT hoạt động riêng biệt trong HTTT KT của DN;

• HTTT KT nhóm: Là hệ thống hỗ trợ hoạt động cho các cá nhân trong nhóm làm việc hay một bộ phận kế toán hoạt động trong HTTT KT của DN;

• HTTT KT DN: Hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận, đơn vị kế toán trong doanh nghiệp thực hiện công tác KT của DN một cách liên hoàn [22, 37-39]

Cách tiếp cận này chỉ có ý nghĩa trong sự phân định phạm vi và vai trò của người phát triển HTTT KT, không xác định được vấn đề tổ chức HTTT

KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT

Cách thứ tư: Tiếp cận trên giác độ tiến trình xử lí thông tin Trên giác độ

tiến trình xử lí thông tin kế toán trong DN, một HTTT KT của DN bao gồm bốn phân hệ sau đây:

• Phân hệ thu nhận thông tin kế toán;

• Phân hệ lưu trữ thông tin kế toán;

• Phân hệ xử lí thông tin kế toán;

• Phân hệ cung cấp thông tin kế toán [1, 14-15]

Bốn phân hệ này có các chức năng khác nhau trong quá trình xử lí thông tin kế toán, nhưng, chúng không tách rời trên mỗi thực thể của hệ thống thông tin kế toán Trong tổ chức và xây dựng HTTT KT, cách tiếp cận này không khả thi vì không thể phân định rõ ràng mỗi quan hệ của mỗi thành phần trong HTTT KT với mỗi tiến trình

Cách thứ năm: Tiếp cận trên giác độ chu trình nghiệp vụ

Trên giác độ này, HTTT KT của DN SXKD được thực hiện nhờ bốn chu trình nghiệp vụ sau:

• Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến huy động và sử dụng các nguồn vốn

• Chu trình sản xuất: Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hóa, dịch vụ và dự trữ

• Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến bán hàng hay cung cấp dịch vụ và thu tiền

• Chu trình cung cấp: Gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hóa hay dịch vụ và trả tiền [27, 291]

Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin KT trên

cơ sở xác định từng loại thông tin KT cần thiết cho đối tượng nào trong chu trình KD Cách tiếp cận này là một trong các hướng cần thiết khi DN ứng dụng giải pháp quản lí tổng thể ERP

Cách thứ sáu: Tiếp cận trên giác độ cấp quản lí trong của đơn vị Trên giác

độ này, HTTT KT của DN SXKD bao gồm ba thành phần tương ứng với ba

cấp quản lí trong DN, bao gồm:

• HTTT kế toán tác nghiệp;

• HTTT kế toán sách lược;

• HTTT kế toán chiến lược [27, 12-13]

Trong đó, mỗi cấp sử dụng thông tin có nhiều phần khác nhau về bản chất Về nguyên tắc, các HTTT này sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên và các nhà quản lí ở những mức độ khác nhau để hỗ trợ cho việc ra quyết định ở

ba cấp độ khác nhau Nếu nhìn chung trong tổng thể HTTT KT của một DN,

sự phân chia này không có sự phân biệt rạch ròi tuyệt đối giữa ba cấp của của HTTT, chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong DN SXKD, vì vậy việc tổ chức HTTT theo hướng tiếp cận này là không khả thi

Cách thứ bảy: Tiếp cận trên giác độ hệ thống Theo cách tiếp cận này,

HTTT KT trong DN bao gồm năm thành phần sau đây:

Năm thành phần của một HTTT kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, trong đó, dữ liệu là cầu nối giữa con người và máy tính [22, 14-15]

Cách thứ tám: Tiếp cận theo hướng đa chiều Đây là cách tiếp cận rất

mới mẻ về HTTT KT trong DN SXKD - cách tiếp cận tổng hợp theo tất cả bẩy hướng đã nêu trên Khi đó, mỗi thành phần của HTTT KT là một đối tượng được định nghĩa bởi bẩy tọa độ trong không gian bẩy chiều Số lượng thành phần trong HTTT KT có thể được tính sơ bộ là 45.360 phân hệ Cách tiếp cận này rất phức tạp và không khả thi khi tổ chức HTTT KT ở mỗi DN với tư cách độc lập; Nó chỉ được sử dụng trong xây dựng giải pháp quản lí tổng thể ERP, và ngay trong ERP, khi tiếp cận HTTT, người ta phải lược bỏ một số hướng tiếp cận được cho là chưa cần thiết để HTTT quản lí của DN không quá phức tạp nhằm mang lại tính khả thi

Ngoài những nhân tố chính đã nêu trên, cấu trúc HTTT KT của DN còn

phụ thuộc vào mô hình tổ chức của DN Mỗi DN có một mô hình tổ chức quản lí riêng, dựa vào nhiệm vụ, chức năng trong SXKD Theo thuyết Mintzberg về cấu trúc DN [32, 95-97], chỉ tồn tại năm mô hình tổ chức quản lí

DN, đó là:

- Mô hình cấu trúc giản đơn (simple structure), trong đó, người chủ

chốt tổ chức thâu tóm hầu hết các quyền lực và trách nhiệm Cấu trúc giản đơn có rất ít cán bộ giúp việc và sự phân cấp quản lí hầu như không được xác lập Các công việc kế toán không được thực hiện chuyên môn hóa và cũng rất

ít thay đổi Một quầy bán tạp hóa thuộc loại mô hình quản lí này; Chủ quầy quản lí và kiêm luôn cả việc mua hàng, bán hàng, công tác kế toán, …

- Mô hình cấu trúc bộ máy quan liêu (machine bureaucracy), trong đó,

việc ra quyết định và phân luồng thông tin trong toàn tổ chức được xác lập rõ ràng dựa trên một quyền lực tập trung Các tác nghiệp ở đơn vị là thực hiện các quy trình đã chuẩn hóa, các quy tắc và luật lệ chặt chẽ Các ngân hàng, công ty bảo hiểm, hãng hàng không, … thuộc loại mô hình này

- Mô hình cấu trúc quan liêu chuyên nghiệp (professional bureaucracy),

trong đó, xuất hiện nhân tố thuê mượn các nhà chuyên môn và cho phép họ tự

với lao động của các đồng nghiệp khác Các trường đại học, bệnh viện, … có cấu trúc này

- Mô hình cấu trúc phân quyền (divisionzed form) Một tổ chức có cấu

trúc phân quyền được cấu thành từ nhiều thực thể mang tính tự trị tương đối

Tổ chức cấp trên chỉ nắm giữ và điều hành tổng quát dựa trên một số chức năng chính để phối hợp các thực thể cấp dưới Mô hình tổng công ty, Đại học Quốc gia, … là các mô hình tổ chức đặc trưng của cấu trúc phân quyền

- Mô hình cấu trúc nhóm dự án (adhocracy) Đây là mô hình có cấu

trúc phối hợp các nhóm chuyên gia vào các dự án nhỏ dựa trên yêu cầu công việc Các ban quản lí dự án, các công ty tư vấn, … đều có cấu trúc nhóm dự

án

Mỗi mô hình quản lí trong doanh nghiệp có những phương thức quản lí riêng, do vậy, yêu cầu các thông tin đầu vào, đầu ra khác nhau Việc xác định cấu trúc của HTTT nói chung và HTTT KT nói riêng trong mỗi loại mô hình

tổ chức, đòi hỏi phải có sự thay đổi khác nhau để phù hợp với mô hình tổ chức quản lí tương ứng của DN SXKD

1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất

kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Mặc dù có nhiều cách tiếp cận HTTT KT của DN SXKD dựa trên các tiêu thức phân chia khác nhau; Mỗi cách sẽ xác định HTTT KT trong DN có một cấu trúc khác nhau Vấn đề cốt lõi, quyết định sự tốt hay xấu của vấn đề cần giải quyết là: Chọn tiêu thức nào để phân chia hệ thống thì phù hợp với việc tổ chức HTTT KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT?

Quá trình tiếp cận hệ thống để tiến hành tổ chức HTTT kế toán của DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, theo quan điểm của tác giả, lựa chọn cách tiếp cận trên giác độ hệ thống là phù hợp nhất, bởi vì, khi tổ chức và xây dựng HTTT, người ta phải tiến hành tổ chức và xây dựng nên từng thành phần cấu thành HTTT với các đặc điểm tổ chức riêng biệt trong mối quan hệ về chức năng để hoàn thành nhiệm vụ tổng thể của HTTT KT Các cách tiếp cận