Một số biện pháp nâng cao hiệu quả côg tác nhân sự tại văn phòng của trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm thanh niên trực thuộc trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí MIinh

Báo cáo thực tập: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả côg tác nhân sự tại văn phòng của trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm thanh niên trực thuộc trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí MIinh

1.1.2 Tầm quan trọng của Quản trị nhân sự 8

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Quản trị nhân sự 9

1.4 Những nguyên tắc của Quản trị nhân sự 12

1.5 Nội dung cơ bản của Quản trị nhân sự trong Văn phòng 12

1.5.1 Việc làm, định mức lao động, nôi quy lao động 12

1.5.2 Hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự 13

1.5.3 Tuyển dụng và sắp xếp nhân sự trong Văn phòng 13

CHƯƠNG ii : Khái quát chung về tình hình hoạt động

và phát triển của Trung tâm Dạy nghề và Dịch

vụ việc làm thanh niên 18

2.1 Tổ chức đơn vị

18

2.1.1 Qúa trình ra đời Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và hoạt động Trung tâm Dạy nghề và Dịch

2.2 Hoạt động của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên 24

2.2.1 Lĩnh vực hoạt động 24

2.2.2 Phân tích kết quả đào tạo và giới thiệu việc làm của Trung

tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên 25

CHƯƠNG iii: Thực trạng công tác quản trị nhân sự

tại Văn phòng Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc

làm thanh niên 30

3.1 Tổ chức bộ máy Văn phòng của Trung tâm Dạy nghề và Dịch

vụ việc làm thanh niên 33

CHƯƠNG iV: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

quản trị nhân sự tại Văn phòng Trung tâm 58

4.1 Đối với vấn đề nhận thức của ban giám đốc về công tác

4.2 Đối với vấn đề hoạch định nguồn nhân sự 59

4.4 Đối với vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân sự 62

4.5 Đối với vấn đề đào tạo và bồi dỡng cán bộ 64

4.6 Đối với vấn đề đãi ngộ nhân sự 65

4.7 Đối với vấn đề bố trí lao động 66

4.8 Đối với vấn đề tăng cờng tính dân chủ trong văn phòng 66

Kết luận 68

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay cuộc cách mạng khoa học công nghệ đã pháttriển tới những đỉnh cao mà trớc đây ngời ta khó có thể tởng tợng tới nh côngnghệ sinh học, công nghệ năng lợng, công nghệ vật liệu mới và đặc biệt là côngnghệ thông tin Trong bối cảnh đó vai trò của con ngời không những không bịxem nhẹ mà ngày càng đợc đề cao và càng khó nhận biết Chính sách con ngờiphải đợc coi là chính sách hàng đầu của các chính sách quản lý Nâng cao hiệuquả sử dụng nguồn nhân lực sẽ tiết kiệm đợc các chi phí đầu vào Dới áp lựcmạnh mẽ của cạnh tranh kinh tế, cách mạng khoa học công nghệ đặc biệt làcông nghệ thông tin và cả áp lực của xã hội thì đổi mới doanh nghiệp mà trớchết là đổi mới và hoàn thiện nhân sự là một điều tất yếu

Nghị quyết Đại hội VIII của Đảng cộng sản Việt nam đã khẳng định

“ Chúng ta cần phải hiểu sâu sắc những giá trị lớn lao và ý nghĩa quyết định củanhân tố con ngời – chủ thể của mọi sự sáng tạo, mọi nguồn lực của cải vậtchất, văn hóa của mọi quốc gia Con ngời phát triển cao về trí tuệ, cờng tráng vềthể chất, phong phú về tinh thần, trong sáng về đạo đức là động lực của sựnghiệp xây dựng xã hội mới, đồng thời là mục tiêu của chủ nghĩa xã hội” Việcphát triển con ngời và huy động con ngời nh thế nào để biến nguồn nhân lực đóthành của cải quý giá của tổ quốc là điều đợc Đảng, Nhà nớc ta rất quan tâm

Đối với mỗi cơ quan, đơn vị công tác nhân sự nói riêng và văn phòng nóichung là một vấn đề hết sức phức tạp Nó liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa họcnh: kinh tế, khoa học quản lý, quản trị học, xã hội học, tâm lý học Công tácquản trị nhân sự bao gồm một số nội dung nh: Hoạch định tài nguyên nhân sự,phân tích công việc, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân

sự, chế độ lơng thởng, quan hệ nhân sự Vì vậy có thể nói quản trị nhân sự vừa

là một khoa học vừa là một nghệ thuật Do nhận thức đợc vai trò to lớn củanguồn lực con ngời nên mọi cơ quan, tổ chức trong xã hội đều quan tâm đếnvấn đề quản trị nhân sự Làm tốt công tác quản trị nhân sự sẽ đem lại cho tổchức hiệu quả cao và ngợc lại Quản trị nhân sự luôn là yếu tố quyết định sựthành công hay thất bại của một tổ chức

Qua quá trình học tập trong nhà trờng và thời gian thực tập tại Trung tâmDạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên, em đã có cơ hội tiếp cận thực tế côngtác quản trị nhân sự, qua đó thấy đợc vai trò của công tác quản trị nhân sự

Cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo hớng dẫn em đã mạnh dạn chọn đề tài: Một“

số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự tại văn phòng của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên trực thuộc Trung ơng Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ chí Minh ”

Để nghiên cứu và hoàn thành khóa luân tốt nghiệp này em đã sử dụngmột số phơng pháp:

+ Quan sát hoạt động của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việclàm thanh niên trên thực tế, thu thập và xử lý thông tin, số liệu đối chiếu với lýluận để đánh giá hoạt động của cơ quan

+ Dựa vào các tài liệu tham khảo trong quá trình nghiên cứu: Giáotrình Quản trị nhân sự, Nghiệp vụ văn phòng, Báo cáo tổng kết năm của Trungtâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên, quy chế, thỏa ớc lao động Từ

đó đa ra những đánh giá khách quan khoa học về công tác quản trị nhân sự, chỉ

ra những u điểm đạt đợc, những vấn đề còn tồn tại và đề xuất một số ý kiếnnhằm góp phần tháo gỡ những khó khăn, góp thêm một số giải pháp mới chovăn phòng Trung tâm và em hy vọng rằng những ý kiến đóng góp đó có thể đợcnghiên cứu và vận dụng ở văn phòng Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làmthanh niên trong tơng lai

Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận, nộidung bao gồm 4 chơng chính:

Chơng 1: Những lý luận chung về công tác Quản trị nhân sự

Chơng 2: Khái quát chung về tình hình hoạt động và phát triển của Trungtâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

Chơng 3: Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại văn phòng của Trungtâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

Chơng 4: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự tại Vănphòng Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

Do những hạn chế về mặt thời gian, kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn

mà khoá luận tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những thiết sót Vì vậy

em rất mong nhận đợc những ý kiến quý báu của các thầy cô cho khoá luận tốtnghiệp của em đợc tốt hơn

Qua khoá luận tốt nghiệp này, em xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc nhấtcủa mình đến thầy giáo hớng dẫn và các cán bộ của Trung tâm Dạy nghề vàDịch vụ việc làm thanh niên trực thụôc Trung ơng Đoàn đã giúp đỡ em hoànthành khoá luận tốt nghiệp này

CHƯƠNG I Những lý luận chung về công tác Quản trị nhân sự

1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của công tác Quản trị nhân sự

1.1.1 Khái niệm

Để nghiên cứu tốt đợc khóa luận tốt nghiệp này, trớc hết phải hiểu thếnào là Quản trị nhân sự ? Hiện nay có nhiều quan niệm về Quản trị nhân sự

* Quản trị: Là sự tác động một cách thờng xuyên, liên tục của chủ thể lên

đối tợng nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề ra

* Nhân sự: Là những con ngời cụ thể tham gia vào bất kỳ hoạt động nàocủa bất kỳ một tổ chức nào, bất kể vai trò tổ chức của họ là gì và tổ chức nơi họhoạt động có quy mô nh thế nào Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắpxếp con ngời vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khảnăng quản trị, điều hành đợc doanh nghiệp hiện tại và tơng lai

- Giáo s ngời Mỹ Dinock cho rằng: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộnhững biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyếttất cả những trờng hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”[11,8]

- Còn giáo s Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuậtchọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năngsuất và chất lợng công việc của mỗi ngời đều đạt tới mức tối đa có thể đ-ợc”[11,8]

- Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trìnhquản trị Bởi con ngời bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanhnghiệp Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con ngời có năng lực, phẩm chất phù hợpvới các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị

- Nh vậy Quản trị nhân sự là hệ thống những hoạt động, những phơngpháp, cách thức tổ chức có liên quan đến việc tuyển chọn, duy trì, phát triển,khuyến khích đãi ngộ của các mối quan hệ khác với nhân viên nhằm sử dụng cóhiệu quả yếu tố con ngời, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của cá nhân và xã hội

1.1.2 Tầm quan trọng của Quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng đợc các nhàquản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi vàquan trọng nhất của tiến trình quản trị

Việc nghiên cứu Quản trị nhân sự là hết sức cần thiết với những căn cứ sau:

- Nền kinh tế nớc ta hiện nay vận hành theo cơ chế thị trờng có sự điềutiết của Nhà nớc do đó đặc trng nổi bật là tính cạnh tranh Các tổ chức quản trịnói chung và kinh doanh nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố

con ngời là quyết định Việc tìm đúng ngời phù hợp để giao đúng việc, hay

đúng cơng vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay

- Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nềnkinh tế mở buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng Do đó việc tuyển chọn,sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức nh thế nào để đạt hiệuquả tốt nhất đang đợc quan tâm

- Nghiên cứu Quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị biết đợc cáchgiao dịch với ngời khác, biết cách đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngônngữ chung với nhân viên, biết cách nhạy cảm nắm bắt đợc ý nghĩ cùng với nhânviên, biết cách đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, biết cách lôi kéo nhân viênsay mê với công việc và tránh đợc các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụnglao động, nâng cao chất lợng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức

- Con ngời là đối tợng đặc biệt của quản trị Con ngời không những đòihỏi nhu cầu về vật chất mà còn đòi hỏi những nhu cầu về tinh thần, nhiều khitác động rất lớn đến kết quả của doanh nghiệp Do vậy phải chăm lo cho họ,xuất phát từ lợi ích của cá nhân ngời lao động, từ việc hoạch định trong việcphân công lao động xã hội, sự tiến bộ của khoa học công nghệ và lợi ích củadoanh nghiệp Quản trị nhân sự là một nghệ thuật nghiên cứu bộ môn khoa họcnày giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh

1.2 Chức năng, nhiện vụ của Quản trị nhân sự

1.2.1 Chức năng

Hoạt động quản trị ra đời nhằm thực hiện bốn chức năng cơ bản đó là:hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Đó cũng là những chức năng mà ngờiphụ trách bộ phận nhân sự phải thực hiện nhằm phục vụ cho các bộ phận khác

và hoàn thành mục tiêu tài nguyên nhân sự của bộ phận, tài nguyên nhân sự của

ơng trình thực hiện, các phơng pháp đánh giá Đó là cơ sở để xây dựng nhu cầunhân sự cho văn phòng.

- Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình xác định quyền hạn, tráchnhiệm cũng nh lợi ích của mọi ngời Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phậntrong văn phòng với nhau và với các bộ phận khác ở trong và ngoài doanhnghiệp, bố trí nhân viên hợp lý

- Chức năng lãnh đạo: Là việc áp dụng các phơng pháp tác động khácnhau lên nhân viên để đạt mục tiêu đã định

- Chức năng kiểm tra: Là việc đánh giá chất lợng công việc so với cáctiêu chuẩn đề ra từ đó điều chỉnh sai lệch giúp đỡ nhân viên thực hiện công việctốt hơn, rút ra những kinh nghiệm bài học bổ ích

1.2.2 Nhiệm vụ

- Quản trị nhân sự đề ra chính sách tuyển dụng, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực

- Quản trị nhân sự là việc bố trí đúng ngời, đúng việc

- Quản trị nhân sự là việc thực hiện chế độ khen thởng, kỷ luật

- Quản trị nhân sự là việc đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực trong tổ chức

- Quản trị nhân sự phải phù hợp với các hoạt động về nhân sự và pháttriển các mối quan hệ trong công việc

- Quản trị nhân sự là việc kiểm tra, giám sát hoạt động phát triển, khảnăng tiềm tàng của nhân viên, xây dựng hệ thống bảng lơng trong cơquan cho phù hợp

- Bảo đảm chế độ bảo hiểm, y tế, xã hội

1.3 Vai trò của Quản trị nhân sự

Mục tiêu của Quản trị nhân sự là cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức mộtlực lợng lao động đảm bảo về lợng và chất trong mọi thời kỳ kinh doanh Do đóQuản trị nhân sự có vai trò quan trọng

1.3.1 Xét về mặt chính trị – xã hội

Thể hiện tính u việt của một chế độ xã hội trong việc khẳng định vai tròchủ thể của ngời lao động đồng thời cũng thể hiện sự công bằng, bình đẳng trêncơ sở thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động và hiệu quả sản xuất – kinh doanh.

Tác động tích cực của quản trị nhân sự là làm cho ngời lao động củng cốlòng tin đối với chế độ xã hội, có ý thức đầy đủ hơn về cống hiến

1.3.2 Xét về mặt kinh tế

Nhà hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp mà khai thác nhữngkhả năng tiềm tàng sức sáng tạo, lòng nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của ngờilao động từ đó sử dụng hợp lý, tiết kiệm sức lao động, tăng năng suất lao động,hiệu quả kinh doanh, tạo điều kiện thực hiện tốt quỹ tiền lơng, nâng cao mứcsống của ngời lao động

1.3.3 Xét về mặt tổ chức

Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần đến một yếu tố quantrọng đó là lao động, lao động vừa là yếu tố tham gia cấu thành tổ chức( xét vềmặt tổ chức) vừa là chủ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.Bởivậy, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lợng sức lao độnghiện có mà còn chủ động, sáng tạo làm cho năng lực lao động đợc tăng cờnghơn rất nhiều trong những điều kiện cụ thể

Ngày nay cho dù khoa học, kỹ thuật có tiên tiến đến đâu thì vẫn chịu sự

điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của con ngời Ngoài việc đề ra chính sách liênquan đến tài nguyên nhân sự trong toàn cơ quan vừa đảm bảo giải quyết đợcnhững vấn đề khó khăn giúp cơ quan thực hiện đợc các mục tiêu của tổ chức,nhân sự còn có vai trò trong việc đào tạo, tuyển dụng và phúc lợi cho các bộphận khác

Bộ phận nhân sự rất phức tạp, khó khăn so với các lĩnh vực quản trị khácvì nó liên quan đến con ngời, tâm sinh lý, tình cảm, chuyên môn, khả năng giaotiếp, khả năng thực hiện công việc Vì vậy bộ phận nhân sự cần có sự điều chỉnhphù hợp áp dụng khoa học quản trị nhân sự vào từng lĩnh vực quản trị trongdoanh nghiệp,tổ chức để từ đó giúp nhà quản trị tìm ra đợc “ngôn ngữ chung”nhằm lôi kéo nhân viên say mê công việc

Muốn phát huy đợc năng lực của mỗi cá nhân thì việc thực hiện mục tiêucủa tổ chức phải sắp xếp điều động và phối hợp các cá nhân theo một phơngpháp nhất định gọi là công tác tổ chức quản trị nhân sự trong cơ quan

1.4 Những nguyên tắc của quản trị nhân sự

Đối với mỗi cơ quan đơn vị, trong những thời kỳ khác nhau có thể vậndụng phơng pháp, hình thức quản trị nhân sự thích hợp, song phải tuân thủnhững nguyên tắc cơ bản sau:

- Đảm bảo cung cấp đủ số lợng và chất lợng lao động cho cơ quan, tổchức trong mọi thời kỳ

- Đảm bảo chuyên môn hoá kết hợp với trang bị kiến thức tổng hợp

- Phối hợp chặt chẽ giữa phân công lao động và hợp tác lao động

- Sử dụng lao động phải trên cơ sở đào tạo, bồi dỡng để nâng cao trình độlao động

- Sử dụng lao động phải kết hợp với thù lao lao động hợp lý (bảo đảmquan hệ giữa cống hiến và hởng thụ)

- Kết hợp thởng phạt vật chất, tinh thần nhằm tăng cờng kỷ luật lao động

1.5 Nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong văn phòng

1.5.1 Việc làm, định mức lao động, nội qui lao động

- Việc làm: Mọi hoạt động lao động tạo ra nguồn thu nhập không bị phápluật cấm đều đợc coi là việc làm, thủ trởng văn phòng phải tìm mọi cách để mọingời trong văn phòng có việc làm ổn định, không để ngời nào không đủ việclàm 40h trong một tuần

- Định mức lao động: là khối lợng công việc mà một lao động có thểhoàn thành trong một đơn vị thời gian hoặc khối lợng định mức theo sản phẩm.Việc xây dựng các định mức lao động sát đúng sẽ góp phần nhằm giúp cho tổchức lao động khoa học trong văn phòng đợc nhịp nhàng, trôi chảy

- Nội qui lao động: Văn phòng phải hoạch định thời gian làm việc và thờigian nghỉ ngơi;

+ Trật tự trong cơ quan, trong văn phòng;

+ An toàn lao động, vệ sinh lao động trong những nơi làm việc;

1.5.2 Hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự

Tài nguyên nhân sự có hạn, những hạn chế đó thể hiện ở năng lực quản

lý, trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tuổi tác, giớitính do yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của hoạt động văn phòng nên việc hoạch

định tài nguyên nhân sự phải cụ thể, văn phòng phải có một tầm nhìn chiến lợctrớc mắt và lâu dài trong việc sử dụng đào tạo, bồi dỡng nhân sự, sao cho sửdụng đợc tối đa thế mạnh của nguồn tài nguyên này

1.5.3 Tuyển dụng và sắp xếp nhân sự trong văn phòng

- Nhân tố quyết định sự tồn tại, phát triển lâu dài của văn phòng là conngời Vì vậy việc tuyển dụng nhân sự cả về trình tự tuyển dụng điều quan trọngnhất là tuyển dụng đợc những ngời có đủ tiêu chuẩn, đủ trình độ năng lựcchuyên môn đạo đức, t tởng, có sức khoẻ để thực hiện mục tiêu chiến lợc hoạt

động của văn phòng trớc mắt và lâu dài

Bớc 6: Các điều kiện khác Quảng cáo tuyển dụng trên báo chí, các

ph-ơng tiện thông tin đại chúng

Tuyển dụng trong các trờng đại học, đào tạo nghề thông qua các cơquan t vấn, giới thiệu việc làm

1.5.4 Đãi ngộ nhân sự

- Nhiệm vụ quản lý nhà nớc, sản xuất kinh doanh sẽ không hoàn thànhnếu không có những con ngời hết lòng vì sự nghiệp văn phòng, họ đặt niềm tinvào giá trị cá nhân ngời lao động và quan niệm rằng, con ngời là tài sản quý giánhất của văn phòng Vì vậy một trong những nhiệm vụ hàng đầu của các nhàlãnh đạo văn phòng là quan tâm, săn sóc mọi ngời kể cả vật chất và tinh thần,huấn luyện và động viên họ thành nhân tố hữu ích của văn phòng, nguyên tắcquan trọng nhất là phải đề cao nhân tính

- Sự quan tâm đến ngời lao động phải thể hiện bằng những việc làm cụthể từ chủ trơng, biện pháp, cách đối xử với ngời lao động làm sao tạo đợc bầukhông khí ấm cúng thân mật gắn bó với nhau trong cơ quan, đơn vị, cùng lao

động và cùng hởng thụ theo sự cống hiến của từng ngời

- Sự thăm hỏi, động viên, tặng quà nhân dịp lễ tết, sinh nhật, ốm đau, sinh

đẻ, tai nạn, hiếu hỷ đối với ngời lao động dù chỉ là một lần cũng để lại ấn tợngkhó quên đối với họ

- Văn phòng cần suy nghĩ các biện pháp kích thích để tăng năng suất lao

động bằng các tác động cụ thể nh tác động vật chất và tinh thần

1.5.5 Phân quyền, giao quyền, uỷ quyền tạo dựng êkíp làm việc

- Phân quyền: đối với những đơn vị văn phòng nhỏ ngời lao động có thểquản lý bằng phơng pháp tập trung

Đối với những văn phòng lớn, quy mô rộng sự phân quyền sẽ giúp chongời lãnh đạo giảm bớt đợc các việc sự vụ

- Giao quyền: không có nghĩa là chia quyền mà phải có sự thống nhất,phối hợp với nhau để không ảnh hởng đến mục tiêu chiến lợc, cấp phó đợc giaoquyền phải chịu trách nhiệm trớc cấp trởng

- ủy quyền: khi thủ trởng văn phòng đi vắng có thể uỷ quyền cho ngờilao động nào đó Ngời đợc uỷ quyền phải làm đúng quyền hạn đợc giao và phảibáo cáo với ngời uỷ quyền về kết quả hoạt động của mình.

Qúa trình thực hiện kỷ luật nhân viên thờng thông qua các bớc sau đây:

Mục tiêu cơ quan, doanh nghiệp

Đề ra quy chế, quy định

Thông báo quy chế, quy định

Quan sát kiểm tra việc thi hành

Đối chiếu việc thi hành với quy chế, quy định

Tiến hành các biện pháp xử lý phù hợp

1.5.7 Đánh giá nhân sự

Vấn đề đánh giá nhân sự là một việc rất nhạy cảm Do đó:

- Công việc này đòi hỏi ngời đánh giá phải hết sức công tâm, kháchquan khoa học, bởi vậy ngời ta thờng nói “ yêu nên tốt, ghét nên xấu”

“Lúc yêu thì quả ấu cũng tròn

Lúc ghét thì quả bồ hòn cũng vuông”

- Đánh giá phải căn cứ vào kết quả thực tế của công việc, về cả số lợng,chất lợng

- Phải vận dụng tổng hợp các biện pháp, kinh tế, hành chính, giáo dục t tởng

- Vận dụng các tiêu chí môi trờng, hoàn cảnh để đánh giá nhân sự

1.5.8 Quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ là một tập hợp tài liệu có liên quan đến một vấn đề, một sự việcmột mặt hoạt động hay một ngời nhất định, đợc sắp xếp vào trong từng bìa hồsơ nhất định

Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ ởng cơ quan nghiên cứu quản lý và sử dụng cán bộ Hồ sơ nhân sự đợc sắp xếptheo quá trình phát sinh, phát triển của viên chức Nhà nớc

tr-Các loại tài liệu trong hồ sơ nhân sự bao gồm: Mục lục tài liệu, đơn xinviệc hay giấy phân công công tác, sơ yếu lý lịch, phiếu cán bộ, bằng chứngnhận học vị, các quyết định điều động, thuyên chuyển, thôi công tác, bản bổsung phiếu cán bộ, nhận xét cán bộ hàng năm, và một số tài liệu khác có liênquan đến cá nhân đó Tài liệu này phải đợc bổ sung hàng năm vào túi, bìa hồ sơnhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự phải đảm bảo:

- Tính bảo mật

- Tính khoa học

- Tính chất nghiệp vụ

CHƯƠNG II

Khái quát chung về tình hình hoạt động và phát triển của trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm Thanh Niên

2.1 Tổ chức đơn vị

2.1.1 Qúa trình ra đời của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm

thanh niên

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên trực thuộc Trung

ơng Đoàn TNCS Hồ chí Minh đợc thành lập vào ngày 16/10/1991 theoquyết định số 587QĐ/TWĐTN của Ban Bí th TW Đoàn khoá V, Trung tâm

có có trụ sở tại 347 Đội Cấn, Ba Đình – Hà Nội, và có cơ sở phụ tại 366Cầu Giấy, và địa chỉ trên mạng là: dichvuvl@netnam.vn

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên Trung ơng Đoàn

là đơn vị sự nghiệp có thu thuộc lĩnh vực hoạt động xã hội, có t cách phápnhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nớc, Ngân hàngthành phố Hà Nội ( kể cả tài khoản bằng ngoại tệ)

Qua hơn 10 năm hoạt động, Trung tâm đã phát triển cùng với sự biến

đổi và phát triển của đất nớc Trung tâm đã đạt đợc nhiều thành tựu đángkhích lệ về dạy nghề và t vấn giới thiệu việc làm

Trong năm 2001, Trung tâm đã đợc tặng thởng Huân chơng Lao độnghạng ba

* Quá trình phát triển của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên.

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên từ ngày thànhlập đến nay đã trải qua 4 thời kỳ có khác nhau:

- Năm 1993 tên gọi là Trung tâm Xúc tiến việc làm thanh niên

- Năm 1996 tên gọi là Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm

thanh niên

- Năm 1998 tên gọi là Trung tâm Dịch vụ việc làm thanh niên

- Năm 2001 đổi là Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

Cơ sở vật chất của Trung tâm bao gồm:

- 20 phòng học diện tích: 2.381m2 ( trong đó có 02 hội trờng lớn)

- Các phòng thực hành diện tích: 1.282 m2

- 150 giờng cho học sinh nội trú với diện tích: 562,5 m2

- Nhà ăn tập thể diện tích: 187,5 m2

- Trang thiết bị dạy nghề dài hạn và ngắn hạn cho 11 nghề

Những nghề Trung tâm đang đào tạo:

- Nghề ngắn hạn: dạy nghề ngắn hạn theo yêu cầu của thị tr ờng ( tổ chức dạy nghề tại Trung tâm và liên kết tại các địa ph ơng,doanh nghiệp)

+May dân dụng, may công nghiệp+Cơ khí hàn( hàn hơi, hàn điện, hàn công nghệ cao)+Sửa chữa xe máy, máy nông nghiệp

+Điện tử - điện dân dụng+Tin học

+Ngoại ngữ: Anh, Nhật, Hàn quốc+Giúp việc gia đình

- Đào tạo nghề dài hạn: liên kết với các tr ờng chính quy theo năm

học+ Kỹ thuật cắt may dân dụng và công nghiệp+ Tin học thực hành, công nghệ thông tin+ Điện xí nghiệp - điện dân dụng, điện tử+ Cốt thép – hàn

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc

làm thanh niên

- T vấn cho Thanh niên, ngời lao động và ngời sử dụng lao động

về chính sách lao động, việc làm và hớng nghiệp đào tạo nghề

- Tổ chức dạy nghề ngắn hạn, bồi dỡng nghề, tổ chức tập huấn vàchuyển giao kỹ thuật cho thanh niên, ngời lao động và một số đối tợng xãhội có hoàn cảnh đặc biệt, liên kết đào tạo nghề dài hạn

- Tổ chức giao dịch, giới thiệu việc làm, cung cấp lao động chocác tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc hoạt động hợp pháp trên lãnh thổViệt Nam

- Phối hợp cùng với Ban Thanh niên Công nhân và Đô thị TƯ

Đoàn xây dựng mô hình mẫu về dạy nghề và dịch vụ việc làm cho thanh

niên cho hệ thống các Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm cho thanhniên toàn quốc.

- Xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, nhân viên, cộng tác viên

và quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của trung tâm

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh

niên

* Hầu hết các cán bộ của Trung tâm đã hoàn thành chơng trình

đào tạo đại học, đại học tại chức

- 01 cán bộ học xong chơng trình lý luận chính trị cao cấp

- 03 cán bộ học xong chơng trình trung cấp lý luận chính trị

- 01 cán bộ học xong chơng trình tu nghiệp tại Nhật Bản

- 01 cán bộ học xong chơng trình quản lý nhà nớc chuyênviên cao cấp

- 03 cán bộ đang học cao cấp chính trị

(phụ trách việc làm)

phòng tài chính kế toán

văn phòng

P.

GIớI

THIệU VIệC LàM

Cơ cấu nhân sự của Trung tâm gồm:

* Ban giám đốc có 3 ngời: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc

- Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tình hình công việc củaTrung tâm trớc Trung ơng Đoàn

- 1 Phó giám đốc phụ trách dạy nghề: có nhiệm vụ quản lý côngtác t vấn nghề nghiệp cho thanh niên, quản lý công tác dạy nghề cho thanhniên và chịu trách nhiệm công việc phụ trách của mình tr ớc giám đốc

- 1 Phó giám đốc phụ trách việc làm: có nhiệm vụ chủ yếu vềmảng việc làm và tìm kiếm cơ sở, đơn vị, cơ quan cần lao động Phó giám

đốc này cũng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc

+ Xây dựng chơng trình công tác cho cơ quan, đơn vị;

+ Tổ chức công tác văn th - lu trữ, tổ chức công tác công văn,giấy tờ của cá nhân và các đơn vị theo quy chế hoạt động củacơ quan;

+ Giúp thủ trởng kiểm tra về mặt pháp chế, các văn bản do cơquan biên soạn và ban hành;

+ Tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị;

+ Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan, đơn vị theo qui địnhcủa Nhà nớc;

+ Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ đợc giao;

+ Quản lý công tác thi đua khen thởng;

* Phòng Tài chính – Kế toán

Đây là phòng giúp việc cho giám đốc, quản lý về tài chính của trungtâm, phòng có 3 ngời

- 01 Trởng phòng,là kế toán trởng

- 01 Kế toán viên

- Phòng có các nhiệm vụ cụ thể nh sau:

+ Lập báo cáo quyết toán tài chính, lập dự trù thu chi ngân quỹ,phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính, tổchức quản lý, sử dụng các nguồn vốn, quản lý tài sản cố định và tài sản l u

động, giúp trung tâm bảo toàn và phát triển nguồn vốn

+ Tổ chức thực hiện đầy đủ việc thanh toán, trích nộp ngân sách

và các chế độ tài chính khác theo qui định của nhà nớc

+ Thờng xuyên tổ chức kiểm tra kiểm soát các hoạt động tàichính – kế toán, đảm bảo sổ sách, chứng từ và chấp hành nghiêm chỉnh cácchế độ, thể lệ tài chính – kế toán của nhà nớc Báo cáo kịp thời trình bangiám đốc xử lý những trờng hợp tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động

* Phòng Đào tạo: Phòng có 6 ngời trong đó:

- 01 Trởng phòng: Trình độ cử nhân kinh tế do

PGĐ phụ trách dạy nghề kiêm nhiệm

- 05 giáo viên nghề có trình độ cử nhânPhòng có nhiệm vụ cụ thể nh sau:

+ Giảng dạy nghề cho học sinh đến học nghề tại trung tâm+ Đa ra những giáo án giảng dạy

+ Quản lý các lớp học nghềNhiệm vụ chính của Phòng Đào tạo của Trung tâm Dạy nghề và Dịch

vụ việc làm thanh niên là giảng dạy và quản lý các lớp học nghề

* Phòng T vấn nghề gồm có 3 ngời

- 01 Trởng phòng do P.GĐ phụ trách dạynghề kiêm nhiệm

- 02 Nhân viên

Phòng T vấn nghề có nhiệm vụ chủ yếu là t vấn nghề nghiệp cho các

đối tợng đến đăng ký học tại Trung tâm

* Phòng T vấn việc làm gồm có 4 ngời

- 01 Trởng phòng do P.GĐ phụ trách việclàm kiêm nhiệm

- 03 Nhân viênPhòng chuyên t vấn việc làm cho các đối tợng đến xin việc, tạo cho họnhững công việc phù hợp với năng lực, chuyên môn của mình

* Phòng Giới thiệu việc làm gồm có 5 ngời

- 01 Trởng phòng do P.GĐ phụ trách việclàm kiêm nhiệm

- 04 Nhân viênNhiệm vụ chủ yếu của phòng là giới thiệu việc làm và tìm kiếm thị tr -ờng lao động cho Trung tâm

2.2 Hoạt động của trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

2.2.1 Lĩnh vực hoạt động

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên hoạt động chủyếu trên lĩnh vực t vấn và giới thiệu việc làm

- Các đối tác sử dụng lao động do Trung tâm giới thiệu là:

+ Công ty liên doanh với nớc ngoài: 20 đơn vị+ Doanh nghiệp nhà nớc, công ty cổ phần: 82 đơn vị+ Công ty trách nhiệm hữu hạn: 105 đơn vị+ Nhà hàng, khách san: 30 đơn vị+ Cơ sở sản xuất, dịch vụ t nhân: 87 đơn vị

- Những lao động trẻ đợc trung tâm t vấn giới thiệu việc làm là:

+ Sinh viên, học sinh tốt nghiệp các trờng ĐH, CĐ, trung cấp + Học sinh các trờng đào tạo nghề dài hạn, ngắn hạn+ Lao động phổ thông, lao động giúp việc gia đình

- Trung tâm thực hiện mở rộng liên kết với các tổ chức, cơ sở đoàncủa các địa phơng, các trờng để phối hợp t vấn nghề nghiệp, việc làm chothanh niên, tiếp nhận hồ sơ đăng ký tìm việc làm và giới thiệu lao động đến

2.2.2 Phân tích kết quả đào tạo và giới thiệu việc làm của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

Qua hơn 3 năm (từ 2000 đến T3/2003) kết quả đào tạo và giới thiệuviệc làm của Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên đã có sựtăng trởng về chất và lợng đáng kể Nhìn chung, chất lợng đào tạo nghề củaTrung tâm đã góp phần đáp ứng đợc đòi hỏi về nhu cầu cần có một lực lợnglao động lành nghề

- Theo thống kê tóm tắt kết quả hoạt động của Trung tâm(trangsau) có thể thấy rằng các chỉ tiêu đều có sự thay đổi, nhất là chỉ tiêu giớithiệu và cung ứng lao động, nó đang tăng từng năm chứng tỏ hoạt động giớithiệu và cung ứng lao động của Trung tâm đang rất phát triển

* Kết quả t vấn của Trung tâm:

- Năm 2001 t vấn cho 6930 ngời, trong đó có 4321 nữ, tăng

234 ngời so với năm 2000( 5996 ngời) trong đó:

+ T vấn việc làm tăng 647 ngời;

+ T vấn nghề thấp hơn là 413 ngời;

- Năm 2002 t vấn cho 5018 ngời, trong đó nữ chiếm gần 50%;

- Đến T3/2003 t vấn là 776 ngời;

* Kết quả dạy nghề của Trung tâm:

- Dạy nghề năm 2001 cho 2166 ngời, giảm 567 ngời so với năm 2000

- Dạy nghề năm 2002 cho 2917 ngời, tăng 751 ngời so với năm 2001

- Liên kết đào tạo với số lợng ngày càng lớn từ 66 ngời năm

* Kết quả giới thiệu và cung ứng lao động:

- Giới thiệu và cung ứng lao động năm 2001 là 736 ng ời tăng 31ngời so với năm 2000 Trong đó số lợng có việc làm cũng tăng 41 ng-ời( 649/608)

- Năm 2002 giới thiệu đợc 861 ngời tăng 125 ngời so với năm

2001, số lợng có việc cũng tăng 90 ngời

Kết quả số lao động qua Trung tâm có việc làm không ngừngtăng lên điều đó cho thấy sự phát triển và lớn mạnh của Trung tâm

Qua điều tra, kết quả hoạt động từ 1991 – 2002:

- Tổng số lao động đợc Trung tâm t vấn là: 45.932 ngời trong đó:

+T vấn học nghề: 20.353 ngời+T vấn việc làm : 25.479 ngời

- Trung tâm có mối quan hệ với:

+ 16 tỉnh, thành Đoàn+ 24 trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm+ 12 trờng dạy nghề chính

+ 7 tổ chức quốc tế có văn phòng đại diện tại Hà Nội+ 342 doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế Hiện nay, trung tâm đang phát triển phơng thức đào tạo lao động xuất khẩu:

+ T vấn giới thiệu cho lao động trực tiếp liên hệ vớinhững đơn vị có t cách xuất khẩu lao động có tín nhiệm

+ Thờng xuyên tổ chức đào tạo nghề, ngoại ngữ và giáodục định hớng

+ Phối hợp với các công ty, tổ chức thi tuyển lao độngxuất nhập khẩu

+ Hỗ trợ dạy văn hoá, dạy nghề và giới thiệu việc làmcho trẻ em đặc biệt khó khăn

* Qua bảng thống kê trên, có thể đánh giá kết quả hoạt động của Trung

tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên nh sau:

- Thứ nhất, tình hình t vấn việc làm và t vấn nghề trong Trung tâm hơn 3năm qua vẫn hoạt động khá tốt, tuy ở những năm khác nhau đã có sự thay

đổi về số lợng các chỉ tiêu( năm 2000,2002 t vấn nghề nhiều hơn t vấn việclàm nhng năm 2001 lại ngợc lại)

- Thứ hai, chỉ tiêu dạy nghề trong Trung tâm vẫn đạt hiệu quả cao vàchất lợng đào tạo đợc nâng lên Số lợng ngời có việc đều đã tăng, tuy nhiên

ở năm 2001 đã có sự biến động do Trung tâm có sự thay đổi tên gọi vànhiệm vụ trong năm Việc đào tạo học viên trong diện chính sách tăng lênrất nhanh cho thấy Trung tâm đang chú trọng tới các đối tợng chính sách

- Thứ ba, chỉ tiêu giới thiệu và cung ứng lao động tại Trung tâm luôntăng theo các năm, số lợng ngời đến xin việc và ngời có việc rất cao

Tóm lại, qua xem xét, phân tích, tổng kết hoạt động của Trung tâm hơn

3 năm qua cho thấy hoạt động của Trung tâm đạt kết quả tốt

CHƯƠNG III Nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Văn phòng của trung

tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm thanh niên

* Hoạt động hành chính văn phòng đều có mặt ở tất cả các cơ quan,

đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên, nó xuất hiện ở nhiều hình thứckhác nhau: văn phòng đầy đủ hay văn phòng không đầy đủ Văn phòng đầy

đủ hay gặp tại các cơ quan hành chính nhà nớc còn văn phòng không đầy đủthì thờng gặp tại các công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh Vậy nh thếnào là một văn phòng? Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng, nh ngnhìn chung có một số cách tiếp cận sau:

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp;

- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là nơi đối nội, đốingoại, giao tiếp của cơ quan đó;

- Văn phòng là bộ máy làm việc của một cơ quan, của một tổ chức nhànớc, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi công tác của lãnh đạo cơ quan

Nhìn chung trong các hình thức tổ chức, văn phòng đều thực hiện cácchức năng sau:

- Chức năng tổng hợp: là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từcác nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúpcho thủ trởng đơn vị đa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác.Thông tin tổng hợp đợc có thể thông qua bộ phận tham mu hoặc trực tiếptrình cho lãnh đạo

- Chức năng tham mu: đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mcho lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quảhơn Trong cơ quan thủ trởng là ngời chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vịmình, do đó thủ trởng không thể nắm bắt và hiểu rõ đợc tất cả các hoạt

động của đơn vị mình Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan lại diễn ratrong phạm vi không gian rộng lớn Vì vậy, trong các cơ quan, đơn vị đòihỏi phải có một bộ phận tham m cho thủ trởng, giúp thủ trởng điều hành và

ra quyết định quản lý

- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điềukiện vật chất, phơng tiện cho cơ quan nh văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơilàm việc, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đicông tác cho thủ trởng, kinh phí, y tế và môi trờng Có thể nói chức năng

hậu cần là rất cần thiết và quan trọng trong mỗi hoạt động của cơ quan, đơnvị.

Các yếu tố trên nếu không đợc bảo đảm thì tiến độ công việc sẽ bịtrì trệ, ngắt quãng và ảnh hởng rất lớn đến chiến lợc phát triển của trungtâm, đơn vị

Tóm lại cả ba chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duytrì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ của vănphòng nói riêng Trong các chức năng trên thì chức năng tổng hợp là quantrọng nhất vì nó trực tiếp tác động đến toàn bộ hoạt động thông tin trong cơquan, đơn vị Các chức năng của văn phòng đều nhằm duy trì và phát triểncông tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó

Để thực hiện chức năng của mình văn phòng cần phải thực hiện hàngloạt nhiệm vụ tơng ứng với các chức năng đó

* Nhiệm vụ của văn phòng:

- Để thực hiện chức năng tổng hợp văn phòng cần thực hiện nhiệm vụ sau:

+ Tiếp nhận, khai thác các thông tin dữ liệu đầu vào, phântích, đánh giá và xử lý thông tin để thủ trởng ra những quyết định quản lý

+ Giúp thủ trởng kiểm tra tính pháp chế các văn bản do cơquan ban hành Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thuthông tin đầu vào qua các kênh chính và phi chính thức

- Để thực hiện chức năng tham mu văn phòng cần thực hiện nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng các chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,năm và sắp xếp lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị

+ Tham gia điều phối hoạt động toàn cơ quan, thờng xuyêntheo dõi, đôn đốc các đơn vị hoạt động chơng trình theo đúng kế hoạch đã

đề ra, giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trong việc thựchiện chơng trình, đảm bảo các điều kiện về thông tin liên lạc

+ Mua sắm những dụng cụ cần thiết cho quá trình hoạt độngcủa cơ quan nh: máy móc, trang thiết bị văn phòng phẩm

- Để thực hiện chức năng hậu cần văn phòng cần thực hiện nhiệm vụ sau:

+ Cung cấp đầy đủ các dịch vụ văn phòng nh: văn phòngphẩm, chè, nớc

+ Bố trí nơi làm việc cho toàn cơ quan, quản lý các tài sản cótrong trụ sở của cơ quan nh: nhà, xe, các thiết bị có trong phòng

+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách và chuẩn bị cácchuyến đi công tác của lãnh đạo

Với những nội dung xem xét ở trên, em thấy rằng tại Trung tâmDạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên, văn phòng đ ợc tổ chức theo hìnhthức văn phòng không đầy đủ đảm nhiệm chức năng chủ yếu của văn phòng

3.1 Tổ chức bộ máy Văn phòng Trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc

Tổ BảO Vệ

TạP Vụ

VĂN THƯ

LƯU TRữ

- Tổ bảo vệ: 04 ngời

Không giống nh các văn phòng không đầy đủ khác ở các cơ quan, đơn

vị, văn phòng Trung tâm Dậy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên lại đ ợcgọi là “ Văn Phòng” nhng trên thực tế nó chỉ thực hiện chức năng của “Phòng HC – TH”

3.1.1 Chức danh, nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên Văn phòng Trung

tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên

* Chánh văn phòng:

Phụ trách chung chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về việc điều hành quản

lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các cán bộ trong phòng

- Tổng hợp các tình hình chung về việc dạy nghề, giới thiệu việc làmhàng tháng của Trung tâm để báo cáo lãnh đạo, tổ chức các cuộc hội nghịsơ kết, tổng kết, tham gia các cuộc họp mà Trung tâm tổ chức, ghi chépbiên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội nghị, thông báocác quyết định của cuộc họp, tổ chức các cuộc hội thảo với các cơ quan,

đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng lao động

- Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn về dạy nghề và giới thiệuviệc làm trên cơ sở chủ trơng chính sách của Nhà nớc và của Trung ơng

- Làm công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ với khách mời, dự cáccuộc họp, hội nghị của Trung tâm, tổ chức khai thác thông tin phục vụ chochỉ đạo điều hành hoạt động dạy nghề và t vấn, giới thiệu nghề của trung

tâm, thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lới thông tin, công tác văn

th lu trữ, đánh máy, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy

đi đờng cho cán bộ công nhân viên cơ quan

* Cán bộ văn th lu trữ:

- Công tác lu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ

có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằngchứng và tra cứu khi cần thiết

- Cán bộ văn th lu trữ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triểnkhai công việc đợc giao, tiếp nhận giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn

vị cấp trên gửi đến để vào sổ công văn đến, trình lãnh đạo và chuyển côngvăn đến các phòng có trách nhiệm giải quyết

- Bảo quản tốt công văn giấy tờ, quản lý và sử dụng tốt con dấu củaTrung tâm, các loại giấy giới thiệu, giấy đi đ ờng, thông báo các cuộc họp,mua sắm phân phối văn phòng phẩm cho các phòng của Trung tâm Nhânviên văn th lu trữ còn có nhiệm vụ phải vào sổ và quản lý tốt công văn, tiếpnhân công văn hồ sơ lu trữ của Trung tâm

- Chịu trách nhiệm đón và tiếp khách tại phòng khách tr ớc khi đa họ

đi làm việc với lãnh đạo Trung tâm, phục vụ n ớc uống cho các phòng ban vàcác cuộc họp, quản lý tài sản đợc trang bị trong các phòng làm việc củalãnh đạo và các phòng họp, phòng khách

- Hàng ngày có nhiệm vụ đa báo,tạp chí đến các phòng làm việc củalãnh đạo, ngoài ra còn phải thờng xuyên đánh máy, photocopy các tài liệucho các phòng nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và

sử dụng máy vi tính, máy photocopy đợc trang bị trong cơ quan