Quản lý chi phí và thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam

Trang 1

TRUONG ĐAI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUAN TREKINH DOANE CũLYÊN NGÀNH KỊINỖ DOANH QUỐC TẾ

ee eee nan Lory

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

CHUYEN NGANH KINH DOANH QUOC TE

Trang 3

Khoá luận tét nghiép K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh

LỜI CÁM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn tới các thày cê giáo, tới khoa Quản trị Kinh doanh Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội đã dìu dắt và dạy đỗ em trong

suốt 4 năm học qua Đặc biệt, là xii gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô

giáo huỏng dân, Th.S Trân Thị Kim Anh đã giúp đỡ em tận tình để em hoàn

thành bản khoá luận nàp

Sink viên thực hiện

Đăng Thị Nhung

Trang 4

2.4 Căn cứ vào mỗi quan hệ của chỉ phí với đỗi tượng chịu chỉ

ngàn HH» HH g1 HA 0116214161 1115181486 71g bên &

TE Quan ly chỉ phí và các biện pháp quần lý chỉ phÍ c ces e- - 18

1, Khai niém quan by va quan Wy chi phi ccssccseccosescseccessessousesnvers ¡0

2 Nội dung và vai trẻ của quân lý chỉ phÍ .c.cceeceeeeererssvveessceee il

3.1, Xây dựng định mức chủ phí và lập dự toán ngân sách 12

3.1.2 Lập dự toán sản xuất kinh doanh cuc co ong erye 17

3.2, Xap dung trung tin QqHẦN E Chỉ pHÀ, ccccccceeeeeeeeseriessrseeske 20

3.4, Phương pháp kẾ toán chỉ phí dựa trên hoại động-4B8C CACHV Ey BaSCE COSTIOE) ccssecnsreecorssecoosercosratsanescossacousessesencousensuenssouens 27

Trang 5

Chuong 2: THUC TRANG QUAN LY CHI PHI TAI CAC CONG TY

X Tổng quan về các công ty cb phan Vidt Nai, ccsssccsssccossccoseccoseecconeee 33

1, Khái niệm và những đặc trưng cơ bản của công ty cỗ phần 33

2 Những lợi thể và hạn chế của Ong ty CO PHAN .eoso-ooc 35

3 Khái quát quá trình hình thành công ty cỗ phần ở Việt Nam: 38

4 Linh vue hoat ddng cilia cong ty 06 pha, ccsseccesssecoosseoosssceareecess 43

5 Đặc điểm cơ chế quần lý kinh tế tài chính ảnh hướng đến

Hi Thực trạng quản lý chỉ phí tại các công ty cỗ phần Việt Nam 46

1 Nhận thức về chỉ phí và tầm quan trong eta quản lý chỉ phí

1.2 Nhận thức tẪm quan frgng CA qHỦH UY ChE PRE secu ssscasesceessene 48

2.1 Việc tuân thủ ÄtHh Hước và dự (Gần CHỈ pH eeeceeeeseeeee 3 +2 tiệc thực hiện quân Ùÿ chỉ nhí qua các trung tâm quận lý chỉ phí $2 2.3 Việc áp dụng các phương pháp quân lý chỉ phí biện đại

(phương pháp 4BC, phương pháp Chỉ phí HH LÊ) c ccec v 53

3 Thực trạng vệ thu thập thông tín Chỉ pẤc cceekeeeeeeskrersvrcev 55

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THÓNG QUAN LY CHI PHI TAL CAC CONG TY CO PHAN VIỆT NAM ó0

1,1 Xây dựng mô hình kế toán quân trị tai VIBE NAHk c, 61

LLL Mé hink ké todn quan tf 11 thd BiG a cccsscsssnrescosersccresssern đi

1.1.2 Yêu cầu của việc xây dựng kế toán quản trị tại Việt Nam 63

Trang 6

Khoá luận tét nghiép K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh 1.3, Một số giải phầp cho việc xây dựng ÀÊ trán quần trị trong

2 Gidi phap tir phia cing ty c& phan Vidt Nam cccssscsssscccsescessnecesesaes 67

3.1 Xâp dựng dự toán ngân sách cho các công tụ cỗ nhân Liệt

2.2 Ap dung phương pháp ABC cho các doanh nghiện nhà 70

Trang 7

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Quản lý là tất yếu khách quan của rên sản xuất xã hội, nhưng muốn quản lý được cần phải có các thông tin và thông tin bữu ích, Đối với các doanh nghiệp thông n nói chung vả thông tin chỉ phí nói riêng đóng vai trò quan trọng không thể thiểu được của hoạt động quản lý

Đặc biệt trong xu thế hội nhập hiệp nay, khi các doanh nghiệp Việt

Nam nễ lực tìm ra lợi thể cạnh tranh nhất định cho riêng mình để đâm bảo có

được vị thế vững chắc trong một sân chơi chung đã và đang tên tại những đối thủ cạnh tranh nặng ký thật không đơn giản, và cảng đói hỏi phải quan lý hiệu

quá hơn Bởi chính các đối thủ cạnh tranh cũng sẽ tạo ra được những lợi thé

cạnh tranh tương tự Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ”

mà doanh nghiệp nảo cũng phải tính đến là việc quản lý chỉ phí và tiết kiệm chi phi ngày cảng hiệu quá hơn để sán phẩm, dịch vụ của mình có giá cả phù hợp với khách hàng nhưng chất lượng luôn được dam bao va không ngừng được cải thiện Quản lý chỉ phí là một cách để kiểm soát hoạt động doanh

nghiệp có hiệu quả nhất

Và chính trong xu thể hội nhập, toàn cần hoá nên kinh tế như hiện nay,

loại hình công ty cổ phần, được đánh giá là loại hình doanh nghiệp có nhiều

ưu điểm nối bật và là xu hướng phát triển tất yêu trong thời kỳ này Chính vì

doanh nghiệp Nhà nước và tạo điều kiện để loại hình công ty này phát triển

Số lượng công ty có phần được hình thành và hoạt động ngày càng nhiều, cùng cạnh tranh bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác góp phần tạo

ta sự tăng trưởng vả phát triển kinh tế đất nước Trong điều kiện đó việc để các công ty cô phần hoạt động ngảy cảng hiệu quả, đề bắt kịp và g1ữ vững vị thé trong nên kinh tế hội nhập thì việc nâng cao chất lượng quản lý chỉ phí ở mỗi công ty càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết,

Trang 8

Từ thực tiễn trên nên em đã chọn đề tài: “Quản lý chỉ phí và thực trạng quân lý chỉ phí tại cdc céng ty cd phan Vidt Nam”

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề thi

- Lý luận chung về chí phí và quân lý chỉ phí,

- Nghiên cứu thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cỗ phân Việt Nam (chủ yêu các công †y có quy mô vên vừa và nhỏ), từ đó đưa ra một số dé xuất đề các công ty cỗ phan áp dụng các biện pháp quân lý chỉ phí hiệu quả hơn Phương pháp nghiên cứu

Kết cầu của luận văn

Chương 1: Những lý luận chung về chi phi và quản lý chỉ phí

Chương 2: Đánh giá thực trạng quản lý chỉ phí tại các công ty cô phần

Việt Nam

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chỉ

phí tại các công ty cô phân Việt Nam

Trang 9

Đưới góc độ quản lý hay dưới góc độ kế toán quản trị, chị phi không đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế toán tài chính như trên, mà

nó được nhìn nhận theo nhiều phương điện khác nhau để đáp ứng thông tin

một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và

ra quyết định Theo đó chỉ phí có thể là những phí tốn thực tế phát sinh gắn

liền với hoạt động sản xuất kinh đoanh hàng ngày của doanh nghiệp, chỉ phí cũng có thé là những phí tốn ước tính để thực hiện một dự án hoặc những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh

2 Phần loại chỉ phí

Về lý thuyết có nhiều tiêu thức phân loại chỉ phí, mỗi tiêu thức đều có ý

nghĩa khác nhau đôi với quá trình quản trị doanh nghiệp

Trang 10

2.1, Phân logi chỉ phí theo cách ứng xứ của chỉ phí

Theo cách phân loại nảy, căn cứ vào mới quan hệ của chị phí và kết quả sản xuất kinh doanh, chỉ phí chia thành 2 đạng cơ bán:

* Chỉ phí biển đổi hay còn gợi là biến phí đó là các khoản chỉ phí

thường tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, ví dụ chỉ phí

vật liệu chính dùng để sán xuất sản phẩm

Chỉ phí biến đổi có đặc điểm là tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm

san xuẤt, nhưng khi tính cho một đơn vị kết quả thì cổ định Do vậy dé kiểm

soát các khoản chỉ phí biến đổi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xây

dựng định mức chỉ phí biến đổi cho mỗi đơn vị kết quả sán xuất,

- Chỉ phí biến đôi của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dang: chi phi

biển đổi tuyến tính và chỉ phí biến đổi cấp bậc

+ Chỉ phí biến đổi tuyến tính đó là các khoản chỉ phí biến đổi hoàn toàn

tỷ lệ thuận với kết quá sản xuất, ví dụ chỉ phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm, hoa hồng cho người bán hàng tính theo đoanh thu Hoạch định, xây

dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiên dé tiết kiệm, kiếm

soát biển phí một cách chặt chế hơn

+ Chỉ phí biến đổi cấp bậc đó là các khoản chỉ phí cũng thay đổi nhưng

gắn với phạm vi vả quy mô của hoạt động Ví dụ chỉ phí vật liệu phụ dùng đề bảo dưỡng máy móc thiết bị Những chỉ phí này cũng thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đên một phạm vị nhất định

Trang 11

* Chỉ phí cổ định hay còn gọi là định phí đó là các khoản chỉ phí thường không thay đối trong phạm ví giới hạn của quy mô hoạt động, Chi phí có định có đặc điểm là xét trong giới hạn của quy mô hoạt động

thì tổng chỉ phí không thay đổi, nhưng trong giới hạn đó mà sản lượng sản phâm sản xuất thay đổi thì chỉ phí cố định tính cho 1 đơn vị sản phẩm thay đổi Dinh

phí tính trên một đơm vị mức độ hoat động (sản phẩm} tý lệ nghịch với mức độ

hoạt động: mức độ hoạt động cảng cao thì định phí cho một đơn vị mức độ hoại động cảng giảm Như vậy dù doanh nghiện có hoạt động hay không hoạt động

thi vẫn tồn tại định phi Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp muốn giảm chỉ

phí cần khai thác hết công suất của các tài sân có định đã đầu tư, vì hầu như các

tài sản cô định đều tạo ra các khoản chi phí có định

thuộc tính và định phi bắt buộc

- Định phí thuộc tính đó là các khoán chỉ phí cỗ định thường gắn với hoạt động của các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp, ví dụ như chỉ phí thuê nhà xưởng của các phân xưởng, chị phí quảng cáo, nghiên cứu, giao dịch,

Đo vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí thuộc tính cũng mất đi,

- Định phí bắt buộc là các khoản chỉ phí thường gắn với cầu trúc của

một tổ chức kinh tế, do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí bắt

buộc vẫn phát sinh, ví dụ tiên thuê văn phòng hoạt động của doanh nghiệp Hai đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc:

+ Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Chúng không thê cắt giảm đến băng không trong một thời gian ngắn

Trang 12

Các nhà quản trị kinh doanh muốn kiểm soát các khoản chỉ phí cổ định

thường căn cứ vào mức độ của quy mô hoạt động và công suất của các tài sản đang sử dụng

* Chỉ phí hỗn hợp đó là các khoản chỉ phí bao gồm cả yêu tô biến phí

và định phí Thường ở mức độ hoạt động căn ban thi chi phí hỗn hợp thê hiện định phí, khi vượt khỏi mức độ hoạt động căn bản thì chỉ phí hỗn hợp bao

gêm cả biến phí Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hẳn hợp thường thê hiện như chỉ phí sân xuất chung, chỉ phí sử dung may

thi công, chị phí bán hàng, chỉ phí quản lý doanh nghiệp,

Việc phan loại chi phí theo cách ứng xử giúp:

- Doanh nghiệp thiết kế, xây dụng các mô hình chỉ phí trong mdi quan

hệ giữa chỉ phí - khôi lượng - lợi nhuận

- Phâu tích chỉ phí, phân tích điểm hoà vẫn để ra quyết định kinh doanh nhanh chóng

- Xác định đúng din phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu Quả sử

dụng các loại chỉ phí

2.3 Phân loại chỉ phí theo chức năng hoạt động

Theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp, chỉ phí chúa thành 2 dang

cơ bản:

- Chỉ phí sân xuất đó là các khoản chỉ phí phát sinh trong phạm vì sản xuất của các đoanh nghiệp, thuộc chỉ phí sản xuất bao gầm:

+ Chỉ phí nguyên vậi liệu trực tiép bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ,

nhiên liệu trực tiếp cho từng đối tượng chịu chỉ phí Khi nhận diện khoản

mục chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta thường để nhằm lẫn về chỉ phí nguyên vật liệu phụ Bởi chỉ phí nguyên vật liệu phụ không những liền quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chì phí liên quan với quá trình phục vụ quân lý sản xuất, công việc văn phòng, công việc hành chính Trong quản lý chị phí, dé dé dàng nhận điện chỉ phí nguyên vật

Trang 13

liệu trực tiếp, chúng ta có thé xem xét trên giá thành định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm, còn chỉ phí nguyên vật liệu phụ rất khó thiết lập định mức theo từng loại mà đòi hỏi phải tập hợp chung rồi mới phân bê

+ Chỉ phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lượng chính, tiền lương

phụ, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công

nhân trực tiếp cho từng đối tượng chịu chỉ phí Chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu mang tính chất biến phí do vậy các nhà quản trị kinh đoanh xây dựng

định mức cho các khoán chỉ phí này để góp phần kiểm soát chỉ phí

+ Chỉ phí sân xuất chung thường bao gồm nhiều yếu tô chi phí như: chỉ

phí nguyên, nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất tại phân xưởng; chỉ phí lao động gián tiếp phục vụ quản lý sản xuất tại phân xưởng; chỉ phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất; chỉ phí dịch vụ mua ngoài

- Chỉ phí ngoài sẵn xuất đó là các khoản chỉ phí phát sinh ngoài phạm

vi sản xuất của doanh nghiệp, chỉ phí này thường bao gồm chỉ phí bán hàng

và chi phi quan ly doanh nghiệp

+ Chỉ phí bán hàng là những phí tôn cần thiệt nhằm thúc đây quá trình lưu thông hàng hoá, nhằm đảm bảo đưa hàng đến tay người tiêu dụng Chỉ phí bán hàng thường bao gồm nhiều yếu tổ chỉ phí như: chỉ phí lương nhân viên bán hàng; chỉ phí nguyên nhiên vật liệu dùng trong bộ phân ban hang + Chỉ phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều yếu tổ chỉ phí- tất cá những chỉ phí liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vì toàn doanh nghiệp

Cách phân chia chi phi theo chức năng hoạt động và từng yếu tổ chỉ phi

có ý nghĩa đối với các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chỉ phí nhằm đáp ứng nhụ câu của hoạt động kinh doanh

2.3 Phân loại chỉ phí theo môi quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh,

- Chỉ phí sản phẩm đó là các khoán chị phí gắn liền với quá trình sản

xuất hay quá trình mua hàng, Đôi với một đơn vị sản xuất chỉ phí sản phẩm

Trang 14

chính là chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phi san xuất chung Đối với một đơn vị kinh doanh thương mại chỉ phí sản phẩm chính là giá mua và chỉ phí mua hàng Chỉ phí sản phẩm phát sinh và ảnh

hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đấp

của chỉ phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau Vì vậy khí xác định chi phí san phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyên tiếp và mức độ chuyển tiếp của chúng

- Chi phi thời kỳ thường hiên quan và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỷ,Chị phí thời kỳ không phái là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hoá mua vào mà chúng là những đòng chỉ phí được khẩu trừ vào kỳ tính lợi nhuận Chí phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh đoanh của doanh nghiệp tôn tại khá phổ biến như chỉ phí hoa hồng ban hang, chi phí quảng cáo,

Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương

đối chính xác lợi nhuận của đoanh nghiệp trong kỳ hạch toân,

2.4 Căn cứ vào mỗi quan hệ của chỉ phí với đối tượng chịu chỉ phí

- Chỉ phí trực tiếp độ là các khoản chỉ phí mà Kế toán có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí Ví dụ, vật liện trực tiếp, nhân công

trực tiếp Một đối tượng chịu chỉ phí mà có tỷ trọng chỉ phí trực tiếp cao thì

độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của các đối tượng càng cao

- Chỉ phí gián tiếp đó là các khoản chỉ phí mà kế toán không thể tập

hợp trực tiếp cho các đổi tượng chịu chỉ phí, do vậy đối với từng yêu tế chỉ phí

gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phi Ví dụ, tiền lương

của nhân viên phân xưởng Độ chính xác của chỉ phí giản tiếp cần phân bể còn

phụ thuộc vào tiêu thức phân bê Tiêu thức phân bổ phải lựa chọn cho phù hợp và thường dựa vào những cân cử khoa học như: Thuận tiện cho việc tính toán, thông nhật cả kỳ hạch toán, có tính đại điện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bê

Trang 15

2.5 Các cách phân loại chỉ phí khúc

- Theo quyền kiếm soát: Chi phí kiếm soát được và chi phí không kiểm

soát được

+ Chi phi kiém seat được độ là các khoản chỉ phí phát sinh trong phạm vi

quyền của các nhà quân trị đối với các khoản chỉ phí đó Như vậy đối với các

nha quan tri cao có phạm vị quyền hạn rộng rãi đối với chỉ phí hơn các nhà quản trị thấp

+ Chỉ phí không kiểm soát được độ là các khoản chỉ phí phát sinh ngoài phạm vi kiếm soát của các cấp quan trị doanh nghiệp

+ Sự nhận thức đâu là đòng chỉ phí kiểm soát được và đâu là dòng chỉ

phí không kiểm soát được tuỳ thuộc vào hai nhân tổ cơ bản:

+ Đặc điểm phát sinh chỉ phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp

Trang 16

- Chị phí chừm: là những chỉ phí phát sinh trong quá khứ mà doanh

nghiệp phải chịu vả vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kế doanh nghiệp lựa

chọn phương án kinh doanh nào

H, Quản lý chỉ phí và các biện pháp quán lý chỉ phí

1 Khai niém quan ly va quan ly chi phi

Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch; tổ chức thực hiện kế hoạch; và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định Các quyết định này lại được cụ thể hoá vào các kế hoạch của giải đoạn tiếp theo

Đề thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có

thông tin Thông tìn là cơ sở để ra quyết định

Quản lý chỉ phí là một trong những phạm trủ nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chỉ phí cũng không nằm ngoài quy trình quản lý chung Nếu hiểu một cách đơn thuận, quản lý chỉ phí là việc năm được dây đủ các thông tin về chỉ phí, hiểu được “hành ví” bay bán chất, sự biến động của chi phí Từ những thông tin về chỉ phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên

nhân phát sinh chỉ phí (ở ở sản phẩm, hay ở cơ cầu tổ chức, ở bộ phận bán

hàng hay bộ phận quản lý ).Frên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra những

x

quyét dinh ngăn hạn và dài hạn trong kinh doanh Các quyết định này lại làm

phát sinh các khoản chỉ phí cho doanh nghiệp và cần tiếp tục được quần lý, Như vậy quân lý chỉ phí là một quá trình liên tục, có hệ thông đòi hỏi các biện

pháp phù hợp tính chất của chỉ phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị

Còn nếu biểu theo quan điểm quần lý trên, quản lý chỉ phí cũng gồm ba

bước cơ bản: lập kế hoạch chỉ phí; triển khai thực hiện kế hoạch; kiểm soát

tình hình thực hiện kế hoạch chỉ phí,

Lập kế hoạch chỉ phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng

để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp Đựa

trên những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguôn lực hiện có của

18

Trang 17

đoanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ

được thiết lập Từ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính

chi phí cân thiết cụ thể cho mỗi hoạt động

Trên cơ sé lap kế hoạch chỉ phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo

kế hoạch đã đề ra Và bước cuối cùng của quy trình quản lý chỉ phí là kiểm

soát chỉ phí Kiểm soát chỉ phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện

kế hoạch chỉ phí để bảo đâm duy trì chỉ phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn, mà vẫn đuy trì được hiệu quả Để kiểm soát chỉ phí thật tốt, thông tin về chỉ phí phải được cập nhật đây đủ, kịp thời và chính xác Thông tin chỉ phí chính là nguồn nguyên liệu đầu váo rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, Bởi hau hết các quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở _ rộng bay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới, đều liên quan đến chỉ phí Chính vì vậy tổ chức tập hợp phân tích chỉ phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chị phí

2 Nội dụng và vai trò của quản lý chỉ phí

Từ khái niệm về chỉ phí, có thé thay quan ly chi phi bao gdm những nội dung cụ thể sau:

- Hạch toán đây đủ chính xác các khoản chỉ phí phát sinh trong đơn vị

- nhằm cung cấp thông tin về chỉ phí cho các bộ phận có liên quan;

~ Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chỉ phí phát sinh tại doanh nghiệp Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiếm soát được chỉ phí, giảm thiểu chí phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh;

- Sử dụng thông tin về chỉ phí để kiểm soát tỉnh hình tài san, nguồn vẫn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tải sản sai mục đích và kém hiệu quả Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin vé chi phí dé đánh giá hiệu quả, hiệu năng của tùng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng,

lì

Trang 18

từng thị trường để đưa ra các quyết định kinh đoanh phù hợp

Với nội dụng như trên, quân lý chỉ phí có vai trò đặc biệt trong hoại

động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Quán lý chỉ phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phi cha doanh nghiệp, từ đó chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiểu sót của doanh nghiệp trong từng thời ky Quan ly chi phi còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chỉ tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên

z

có ảnh hướng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho

các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất Như vậy quản lý tốt các khoản chỉ phí không những nâng cao hiệu quả

kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn

góp phần quan trọng vào công tác quản lý tải sản, nguồn vễn và nguồn nhân

lực của đơn vị Các bộ phận phòng bạn có thành tích trong việc cắt giảm chỉ

phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động cơ cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh đoanh

3 Các biện pháp quần lý chỉ phí

Như đã trình bày, để quản lý chỉ phí biệu quả nhất, người quần lý cần thu thập đầy đủ những thông tin về chỉ phi Càng biết và hiểu nhiều về chỉ phí

trong doanh nghiệp mình, người quản lý cảng dé dang tra lời được những câu

hỏi liên quan đến những chi phí, đoán trước được khó khăn va kiểm soát chỉ

phí Muốn vậy các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất chỉ phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chỉ phí kịp thời, chính xác để xử lý

3.1 Xây dựng định nuức chỉ phí và lận dự toán ngân sách

3.1.1 Xáy dựng định mức chỉ phí

Quản lý và kiểm soát các chỉ phí là rất cần thiết Nhưng làm thế nào đề

biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chỉ đúng? Và nên giảm

Trang 19

những khoản chỉ này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vi vay, trong quan lý

và kiểm soát chỉ phí, cần quyết định khoản nào cần chi- rồi kiểm soát các khoản chì trong thực tễ để đạt được chỉ phi định mức đã dé ra

Định mức chỉ phí (hay chỉ phí tiên chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị

sẵn phẩm cụ thể Mỗi sản phẩm chế tạo hoặc dịch vụ đều có một định mức phí

Định mức chỉ phí là khoản chỉ phí được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gốn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thé Định mức chỉ phí không những chỉ ra được một khoán chỉ dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chỉ trong trường hợp nào,

“a Cong dung cia chi phi dink mute

- Laco se dé doanh nghiép lap dy toan hoat động vì muốn lập dự toán

chị phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chị phí nhân công

r

phải cô định mức sô giờ công

Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp vì chỉ phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá

- Gắn Hiền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật

liệu sao cho tiết kiệm

Định mức chỉ phí có thể áp dụng cho mọi khoản chỉ ở đoanh nghiệp, có thê bao gồm:

Chí phí lao động trực tiếp

-_ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phi chung (có thé 14 chi phi có định hay chỉ phí biến đổi)

Trang 20

sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khá năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp

* Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở

những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại ky này có gì thay đổi và phải xem xét những chị phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, néu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại

* Phương pháp điễu chỉnh: Điều chỉnh chỉ phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lại của doanh nghiệp

ce Hai loại định mức thường sử dụng Íd: định mức lý tưởng và định

mức dự kiến,

- Định mức lý tưởng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo Tuy nhiên,

hiểm khí ta có được điều kiện hoàn hảo, đo những nguyên nhân nằm ngoài tâm kiểm soát của chúng ta Định mức lý tưởng có thể giúp ta thấy rõ những

điểm khác biệt chính nhưng đối với nhiều người định mức lý tướng dễ gây

nan lòng vì mục tiêu có thé quá cao

`

- Định mức dự kiến thường dễ áp dụng hơn Đây là các định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện

Nếu như đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác, thì doanh

nghiệp đễ đạt được định mức dự kiến

d Binh mite chi phí và các doanh nghiệp phi sân xuất

Một hệ thông xác định định mức chị phí toàn điện thường ít pha biển ở các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ so với các doanh nghiệp sân xuất, nhưng

đù sao trong nhiều ngành phí sản xuất, việc đặt ra các định múc lượng là cần thiết giúp doanh nghiệp đánh giá năng suất thực tế

Xây dựng định mức chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

- Phân loại chỉ phí theo cách ứng xử,

- Xác định mức biến phí trên một đơn vị đoanh thu: Tổng biến phítổng

doanh thu.

Trang 21

- Xác định mức định phí trên một đơn vị doanh thủ: Tổng định phí/ tổng đoanh thu

- Định mức chỉ phí kinh doanh trên một đơn vị doanh thu = mức biển phí /1 đơn vị doanh thu + mức định phí đơn vị doanh thu

Để xác định định mức chị phí kinh doanh được chính xác, chúng t2 cần

tính đến sự thay đổi giá và giá phí do nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan để loại trừ mức độ ánh hưởng đến các chỉ tiêu Đồng thời chúng ta cũng

cần giảm những chỉ phi bat hợp lý

e Xây dựng định mức cho các loại chỉ phí sản xuất

- Xáy dựng định mức chỉ phì nguyên vật liệu trực tiễn:

Về mặt lượng nguyễn vật liệu : Lượng nguyên vật liệu cần thiết dé san

xuất một sân phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường,

Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: Nguyên vật liệu cân thiết để sản xuất ] sản phẩm; Hao hụt cho phép; Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng

Về mặt giá nguyên vật liệu : Phân ảnh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khẩu thương mại, giảm giá hàng bán Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:

- Giá mua ( trừ đi các khoản chiết khẩu thương mại, giảm giá hàng bán }

- Chị phí thu mua nguyên vật liệu

Như vậy ta có:

Định mức về chỉ phí NVL = Định mức lượng * định mức giá

- Xâu dựng định mức chỉ phí nhân công trực tiếp:

Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn bao gầm cá các khoản phụ cấp lương, Báo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn của lao động trực tiếp Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau:

- Mức lương căn bản một giờ

- Bảo hiểm xã hội

l§

Trang 22

Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm Có thể được xác định bằng 2 cách:

- Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc

- Phương pháp bâm giờ

và lượng thời gian để sản xuất Í sản phẩm được xác định như sau; Thời gian cần thiết để sản xuất ì sán phẩm; Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy; Thời gian tính cho sán phẩm hồng

Nhu vay ta có:

Định mức chị phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá

Tịnh mức chỉ phí sản xuất chung

* Dinh mite bién phí sân xuất chung

Cũng được xây dựng theơ định mức giá và lượng Định mức giá phản

ánh biển phí của đơn gia chi phi sản xuất chung phân bễ Định mức lượng, ví

dụ thời gian thì phân ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sân phẩm

giúp nhà quán lý có nguồn thông tin chắc chắn để có giải pháp kịp thời va

hiệu qua trong quan ly chi phi

Trang 23

Khoá luận tốt nghiệp K42 Khoa Quản Trị Kinh Doanh

3.1.2 Lập dự toán sản xuất kinh doanh

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường

kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tổn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp

phải Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem

lại hiệu quả cao Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chỉ tiết cụ thé thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết

Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động

quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:

- Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những

hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp

- Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ

để hệ thống hoá thông tin chi phi nhằm đánh giá, kiểm soát các khoản chỉ phí

- Trên cơ sở lập dự toán chỉ phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chỉ phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố

ảnh hưởng đến quán trình quản lý chỉ tiêu để có những điều chỉnh phù hợp

- Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ

nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tổn tại cần khắc phục

$ CHU Shook

LY 04926

OF

17

Trang 24

Khoá luận tốt nghiệp K42

„

As

ACS)

Dự toán là một công cụ hiệu quả để

thực hiện và theo dõi kế hoạch Nó

Đặt #ĐỂ ⁄ bảo tính hiệu quả

TT—_— của việc tô chức,

giới thiệu, xúc tiễn

kế hoạch Dự toán là

cho phép quan sát việc thực hiện các

chiến lược, đánh giá mực độ thánh

công, và trong trường hợp cần thiết

có thể có phương án sửa chữa , khắc

phục yếu điểm,

công cụ hợp tác giữa các đơn vị quản lý khác nhau, là cơ sở

để đánh giá thành tích hoạt động và mức thủ lao của mỗi

bộ phận

Dự toán có nhiều loại khác nhau đề thích ứng với từng nhụ cầu riêng rẽ

và với từng hoàn cảnh cụ thể của đoanh nghiệp Trong cùng một đự toán, quá trình thực hiện dự toán cũng có thể thay đối Như vậy dự toán có thể được phân loại theo những tiêu thúc như:

- Đự toán theo đơn vị đo lường (dự toán sản xuất kinh doanh, dự toán tài chính )

- Dự toán theo phương pháp phân loại hoạt động (dự toán theo nguồn lực, theo loại hoạt động )

- Dự toán theo cách ứng xử của chỉ phí (dự toán cô định, dy toán

điều chỉnh };

Dưới đây là một quy trình dự toán sản xuất kinh doanh thường được sử dụng ở các doanh nghiệp:

18

Trang 25

Dự toán tôn kho »| Dựtoán sản Dự toán CPBH

Dự toán chi phi Du todn chi phi Dy toàn chỉ phí

Ý

———————— Dự toán kết quả bán hàng fen

Sơ đã 1, Hệ thông dự toán chỉ phí sân xuất kinh đoanh

- Dự toán bán hàng (Dự toán tiêu thụ): là khâu quan trọng nhất trong lập dự toán, nó quyết định và làm cơ sở đề lập dự toán khác Khâu nảy được thực hiện tại bộ phận nghiệp vụ, marketing của doanh nghiệp Dự toán mức

doanh thu bán ra được lập dựa trên cơ sở doanh thu kỳ trước, tỉnh hình kinh tế

và các chiến dịch xúc tiến bán hãng của doanh nghiệp

- Đự toán sản xuất bao gồm các dự toán nhỏ (trong sơ để L) như: + Dự toán số lượng sản xuất dự kiến số lượng phải sân xuất từ dự toán bán hàng và mức tôn kho thành phẩm của đoanh nghiệp;

+ Dự toán nguôn lực sắn xuất: dự toán nguồn lực được huy động để hoàn thành sân xuất;

Khi dự toán sản xuất đã được thiết lập cùng với những thông tin phụ trợ

và sử dụng định mức chỉ phí, có thể xác định được chi phi cho cdc ngudn lực

cần huy động

- Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh: từ tất cả những thông tin trên doanh nghiệp có thê lập được dự toán báo cáo kết quả kinh đoanh

19

Trang 26

của đự án trước khi thực hiện mà còn là chuẩn mực để đánh giả hiệu quả chi

phí Chính vì vậy dự toán được sử dụng phô biến ở nhiều doanh nghiệp Theo

một số nghiên cứu, 20%⁄% các doanh nghiệp ở Mỹ lận các dự toán tổng thể, ở

Nhật là 93%, 95% ở Úc và 100% ở Anh và Hà Lan.)

3.2 Xây dựng trung tâm quan tp chi phi

Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chỉ phí cũng như những nguyên nhân gây ra chỉ phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chỉ phí luôn gắn với tục tiêu tăng trưởng bên vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chỉ phí, Bằng cách xây dựng trung tâm quan ly chi phi doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu câu kiểm soát chỉ phí một trong các nội dụng cua quan ly chi phi

3.2.1 Trung tam quan by chi phi

Trung tâm quản lý chỉ phí là nơi xác định, tập hợp chỉ phí và sau đó

gắn nó với một đơn vị tính phí Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình,

Hay nói cách khác một rung tâm quản lý chỉ phí là “điểm” tập hop các chỉ phí Điểm ở đây có nghĩa là: Một phòng ban trong một doanh nghiệp; một nơi làm việc; một cái máy hay một đây chuyên may; một nguoi, chẳng hạn nhân viên bán hàng

Việc phân chia chỉ phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chỉ phí sẽ

mang lại những thuận lợi sau:

- Cho phép thu thập thông tin về chỉ phí dé dang hon;

Ì Th.S Nguyễn Phú Giang, Kế toán quân trị và phần tích hoạt động kinh đoanh, 2005, NXE Tài Chính

20

Trang 27

- Cung câp thông tin về chí phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp;

- Người quản lý của một trung tâm quản lý chỉ phí nào đó có thê được cấp mội khoản ngân sách và thông qua đó anh ta có thể kiểm soát được chỉ phí Việc xác định chỉ phí nằm trong trung tâm quản ly chỉ phí giúp xác

định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp

cũng như kiểm soát việc chỉ tiêu của từng phòng ban hay tổ nhóm Ví dụ như trung tâm quản lý chí phí có thể giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của bộ phận săm lốp xe đạp để từ đó quyết định liệu có nên tiếp tục tự làm săm lốp hay mua từ bên ngoài

Việc thành lập các trung tâm chi phí không có nghĩa là phải lây toàn bộ các

bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trang tâm quản lý chỉ phí

Chi bé phan nao muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của một “điểm "nào đó

trong doanh nghiệp, thị mới nên thành lập trung tâm quản lý chỉ phí

Nếu tập bợp chỉ phí theo đúng tên gọi của các trung tâm quản ly thi hé thông ghi chép sẽ trở nên phúc tạp và khó theo dõi Vì vậy chúng ta nên ghỉ

tắt một cách khoa học bằng hệ thông mã chỉ phí

3.2.2 Mã chỉ phí

Có 2 loại mã chỉ phí:

bất kỳ khoản chỉ nảo phát sinh trong trung tâm đó;

chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chỉ phí và mã số của từng loại chỉ phí, chúng ta có thể xác định đã chí hết bao nhiều cho một khoản mục chỉ phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chỉ phí bất kỳ và cứ như vậy chỉ phí sẽ được kiểm soát trong toàn đoanh nghiệp Điều này cho phép nha quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp

21

Trang 28

Một hệ thông mã chỉ phí chỉ có ý nghĩa khi mọi người trong doanh nghiệp đều mô tả giêng nhau về mỗi loại chỉ phí phát sinh Những thông tin

về chỉ phí cần đơn giản và được trình bảy theo cách đã được chuẩn hoá dé có

thể diễn giải và phân tích dé dang

Mã số chỉ phí cầu thành từ mã số trung tâm quản lý chỉ phí và mã số loại chỉ phí cho phép chúng ta theo đối được các chỉ phí cho từng trung tam quản lý chỉ phí Vì vậy chúng ta cái thiện được việc kiểm soát chi phi trong doanh nghiệp và quân lý chỉ phí sẽ hiệu quá hơn khi chúng ta nắm chắc được từng nguyên nhân gây ra chi phi

Cũng cần lưu ý rằng việc lựa chọn trung tâm quản lý chi phi phụ thuộc vào ý định kiêm soát chỉ phí của nhà quản lý Và không phải lúc nào kiểm soát chí phí thông qua tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp là phương pháp quản

lý tốt nhất, Tuy theo mục đích quản lý chỉ phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn những

bộ phận liên quan và quan trọng nhất làm trung tâm quản lý chỉ phí

Như vậy với việc xây dựng trung tâm quản lý chỉ phí, chúng ta có thể tập hợp thông tin chỉ tiết về chỉ phí của từng đơn vị tính phí theo các nguồn gay ra chi phi, và từ đó đễ đàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý chúng Điều nảy cho phép quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của đoanh nghiệp hay cách tiết kiệm nguồn lực

Có thể thấy qua trung tâm quan ly chỉ phí với hệ thống mã chỉ phí khoa học chúng ta có thể dé dang hơn trong việc quan lý chi phi, kiểm soát được sự lãng phí trong việc sử đụng tài sản của doanh nghiệp

3.3 Phương pháp chỉ phí mục tiên (Target CúsÓ

Đây là một trong những phương pháp quản lý chị phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển Không ai có thê phủ nhận sự thành công của các công ty Nhật Bán trên thương trường và mật trong các lý do cho sự thành công đó là: người Nhật luôn xem quản lý chỉ phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhân mạnh

Trang 29

đến chỉ phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chỉ phí cơ ban va hiệu quả

“Phương pháp chỉ phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được nục tiêu chỉ phí và mục tiêu hoạt động ở giải đoạn thiết kế và kế hoạch hóa sản phẩm mới Phương pháp cũng cho phép cung cấp một

cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đâm các sản phẩm này đạt được mục

tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sân phẩm ”“

Một điểm lưu ý trong định nghĩa này là chỉ phí mục tiêu liền quan đến

khả năng lợi nhuận của sản phẩm gắn với chu kỳ sống sản phẩm, một cách tiếp cận khác biệt với các phương pháp uyên thống,

“Phương pháp chỉ phí mục tiêu là các nỗ lực được thực hiện trong các giai đoạn kế hoạch hóa và sán xuất sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu chỉ phí

đã được xác lập mục tiêu là cho phép sản xuất ra các sản phẩm với mục tiêu

lợi nhuận trong suốt chư kỳ sống của sản phẩm” )

Nhu vay, định nghĩa về phương pháp chị phí mục tiêu nhân mạnh mục

tiêu cần phải đạt được và thời gian phân tích là chu kỳ sống của sản phẩm

Điều này làm cho phương pháp chỉ phí mục tiêu khác với phương pháp chỉ phí theo định mức truyền thông Từ đó chỉ phí mạc tiêu trở thành một công cụ quản trị chỉ phí mà nhà hoạch định chính sách hoạt động sử dụng trong các

giai đoạn thiết kế và sản xuất dé cải tiễn quá trình sản xuất, giảm chỉ phí sản

xuất trong tương lại

? Trương Bá Thanh, Chỉ phí mục tiêu, Trường Đại Học Kinh Tế, Đại học Đã Nẵng

www.tapchiketoan.com

Š Trương Bá Thanh, Chí phí mục tiêu, tường Đại Học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng

www.tapchiketoan.com

Trang 30

Chỉ phí thực tế “ Tiếp tục cái tiến CN

Sơ đỗ 3 Quần tri chi phi theo Sakurai

Khái niệm kaizen trong sơ đô 3 có thể được hiệu như là sự xem xét cải tiên không ngừng chỉ phí nhằm duy trì liên tục tỷ lệ chỉ phílợi nhuận ở mức tốt nhất Kaizen costing quan tâm đến nhận điện những cơ hội để cải tiễn chi phi trong giai đoạn chế tao

Phương pháp chỉ phí mục tiêu được bắt đầu bằng việc ước tính giá bán của sản phẩm Giá bản ước tính dựa vào công dụng và thuộc tính của sản

phẩm, các đối thủ cạnh tranh trên thị trường Trên cơ sở lợi nhuận mong đợi, đoanh nghiệp phải xác định chi phi san xuất và tiêu thụ có thể chấp nhận để

tiền hành sản xuất sản phẩm Chị phí mục tiêu được xác lập dựa vào chỉ phí

có thể chấp nhận và chỉ phí ước tỉnh theo các điều kiện sản xuất hiện cô của doanh nghiệp Mỗi giai đoạn phát triển sản phẩm sẽ được đánh giá nhằm đạt được mục tiểu chỉ phí đã xác định, Việc đánh giá này dựa trên phần tích giá

trị nhằm đánh giá việc thiết kế sân phẩm và nhận diện các cơ hội có thể cải

tiễn giá frị của sản phầm

24

Trang 31

Khoá luận tốt nghiệp K42

Các giai đoạn phát triển sản

Nghiên cứu thị trường

Dự kiên các qui trình chê tạo

Dự kiên trang thiết bị và

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

Quan tri chi phi

Ban hang | — [Loi nhuận mong đợi |

Giai đoạn sản xuất

Sơ đồ 5 Phương pháp chỉ phí mục tiêu ở Toyota được trình bày bởi Sakurai

Trang 32

~ Ba giai đoạn thực hiện phương pháp chỉ phí mục tiêu

* Xác định chi phí mục tiều theo các bộ phận sân phẩm sản xuất Chỉ phí mục tiêu phái được xác định theo từng bộ phận cầu thành sản phẩm Việc xác định chỉ phí cho các thành phân này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vai trò của các thành phần đối với sản phẩm, và từ

đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phân trong tổng số chỉ phí của sản

phẩm theo tỷ lệ thuận với rức độ quan trọng của nó Lấy ví dụ sản phẩm đồng hồ báo thức làm mình họa Nhà quản trị phải xem xét tầm quan trọng (thông qua cho điểm) của mỗi một trong các ưu tiên sau để quyết định phân

bé chi phí: tính chính xác, mẫu mã, hoạt động yên lặng, chuông báo thức, đệ

bên vững

* TỔ chức thực hiện các mục tiêu chỉ phi đã xác định

Giai đoạn đầu liên quan đến quá trình phân tích Giai đoạn thứ hai này

liên quan đến tổ chức thực hiện, Qua trinh thực hiện chỉ phí sản xuất cân phải

phát hiện những thành phân của sản phẩm có chỉ phí quá cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất, Quá trình sản xuất những bộ phận này

phải được điêu chỉnh, áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quan ly vs

+ A

nghiêm ngặt để giảm chí phí sản xuất Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cân

phát hiện các thành phần của sản phẩm có chỉ phí quá thấp so với tâm quan

trọng của nó Việc sản xuất các thành phần này cũng được điều chính cho phủ hợp với tầm quan trọng của nó trong sản phẩm sản xuất,

* Đánh giá kết quả

H A

Thực hiệp quá trình sản xuất theo phương pháp chỉ phí mục tiêu có thể dẫn đến một trong ba trường hợp sau:

- Chỉ phí thực tế đạt đến chỉ phí trần: cần phải dừng lại các hoạt động ở

giai đoạn hai vì sản phẩm sản xuất không mang lại lợi nhuận

- Chưa đạt đến chỉ phí trần nhưng đạt đến chỉ phí mục tiêu: trong trường hợp này, cân xem xét lại giải đoạn một và giai đoạn hai Phải xem xét

26

Trang 33

kỹ quá trình phác họa sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước trong giai đoạn sản xuất để piảm chỉ phí Ví dụ các phương pháp có thể được vận dụng ở giải đoạn sản xuất nhằm làm cho chỉ phí thực tế nhỏ hơn chỉ phí mục tiên

° Kế hoạch hóa tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm;

° Lara chon céng nghé phi hop mang lai hiệu suất cao;

° Van dụng hệ thông sản suất “kịp thời” Qust-in time) để loại trừ các

chỉ phí phát sinh do chờ đợi các yếu tổ sân xuất, chờ đợi một giai đoạn nào đó

hoặc do đự trữ quá cao

Có thể nói phương pháp chỉ phí mục tiêu mang lại nhiều lợi ích cho hệ thẳng quản trị chỉ phí Điều này đã được thực tế các công ty sản xuất của Nhật chứng mình bằng sự thành công của mình trên thị trường Và tính ưu việt của

nó cũng đã được thừa nhận trên thê giới vì đó là một công cụ khích lệ và tạo

thuận lợi cho việc liên kết giữa các bệ phận của quy trinh chế tạo Rất nhiều nước

công nghiệp phát triển cao như Mỹ, Canada đang áp dụng phương pháp này 3.4 Phương pháp kế toán chi phi dựa trên hoạt ding-ABC (Activity based costing}

Cùng với phương pháp chỉ phí mục tiêu, kế toán chỉ phí dựa trên hoạt động cũng là mệt trong những phương pháp hiện đại được ấp dụng nhiều ở các nước phát triển Phương pháp này không chỉ đơn thuần thay thể cho các phương pháp kế toán chi phí truyên thông mà nó còn là một công cụ giúp các nhà quản trị quản lý chỉ phí một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng dan diya trên các thông tin về chị phí chính xác và kịp thời mà nó cùng cấp

Trang 34

- Phương phán ABC cá thể được trình bày nhự sau:

- Các bước thực hiện của phương pháp ABC

Thứ nhất, nghiên cứu các hoạt động tạo ra chỉ phí tại mỗi trung tâm chỉ phí,

lập danh sách các hoạt động khác nhau Sau đó, chỉ phí tại mỗi trung tâm sẽ được phân bổ cho mỗi hoạt động có quan hệ trực tiếp với hoạt động được phân hỗ Thứ hai, trong từng loại hoạt động, cần xác định các tiêu chuẩn đo lường sự thay đổi của mức sử dụng chỉ phí Các tiếu chuẩn này được xem lâ

tiêu chuẩn phân bộ chỉ phí cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ hay các đối tượng

chịu chí phí Các tiêu chuẩn thường sử dụng để phân bỏ là: số giờ lao động

trực tiến của công nhân, tiễn lương công nhân trực tiếp, số đơn đặt hàng, số đơn vị vận chuyển, "

Thứ ba, các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ phải đượcc tập hợp tiêp tục vào một “trung tâm phân nhóm”, Tuỳ theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu chỉ phí mà tiếp tục phân thành các nhóm

nhệ để tính giá thành

Như vậy, có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chỉ phí

gián tiếp thành một chỉ phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chỉ phí xác

định Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chỉ phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống,

Phương pháp kế toán chỉ phí dựa trên các hoạt động đã cải tiễn các hệ

thống xác định chi phí của một đoanh nghiệp, đó lã:

- Phương pháp xác định chi phi này làm thay đổi căn cứ để phân bỏ các chỉ phi chung cho các sản phâm Hay nói đúng hơn là thay vì các chỉ phi được phân bổ theo lao động trực tiếp thì chúng được phân bổ theo các phân của các nhân tô nguyên nhân được dùng cho sản phẩm hoặc công việc đòi hỏi

28

Trang 35

- Phương pháp xác định này thay đổi về bán chất rất nhiều loại chi phi

sản xuất chung ở chế là những chỉ phí này được xem là có bản chất gián tiếp nhưng nay được gắn liền với các hoạt động riêng biệt và do vậy được tính trực tiếp vào từng sản phẩm

Bên cạnh đó, phương pháp ABC còn có rất nhiều ưu điểm:

~ Theo mô hình ABC, chi phí được tập hợp theo các hoạt động, tức là

chỉ phí đã được tập hợp theo nguồn phat sinh chi phi Cu thé, cdc théng tin do ABC cung cấp cho phép nhà quản lý có thé thấy rõ mối liên hệ giữa ba yêu tổ: chỉ phí phát sinh - mức độ hoạt động - mức độ đóng góp vào sản phẩm Việc hiểu rõ mối liên hệ này sẽ làm giúp quản lý chi phí hiệu quả mà vẫn nâng cao giá trị doanh nghiệp Theo đó, một sự tầng chỉ phí sẽ không phải là không tốt nêu như lợi ích tăng thêm cao hơn chỉ phí tăng thêm, và do đó tạo ra giá trị tăng thêm Việc hiểu rõ quá trình và nguyên nhân phát sinh chỉ phí tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quân lý, kiếm soát chỉ phí và chỉ có nhận thức được nguyên nhân gây chỉ phí thì mới có các biện pháp phù hợp để tác động vào nguồn gốc của sự phát sinh chỉ phí nhằm quản lý, kiểm soát chỉ phí một cách hiệu quả,

- Vận dụng mô hình này, doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chỉ phí cho sản phẩm được xây dựng trên cơ sở phân tích chỉ tiết mỗi quan hệ nhân quả giữa chỉ phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động vào quả trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm, thay vì chỉ sử dụng một tiêu thức phân bổ (ví dụ chỉ phí phân công trực tiếp) như phương pháp truyền thông Các tiêu thức phân bê do

đó phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tễ của tung san phẩm Theo đó, ABC sẽ giúp các nhà quản lý tránh được những quyết định

sai lầm do sử dụng thông tin không chính xác

- ABC còn cung cấp thông tin chỉ tiết về cơ cầu chỉ phí của từng sản phẩm, giúp cho nhà quản lý có thê linh hoạt hơn trong việc lập kê hoạch ngân

Trang 36

sách cũng như điêu chỉnh các chính sách, chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường luôn biến động

- Mê hình ABC đã làm thay đổi cách quan niệm về chi phi sản xuất

chung Mỗi yếu tổ chỉ phí sản xuất chung, theo truyền thống được coi lả các khoản chỉ phí gián tiếp thì bây giờ lại liên quan trực tiếp đến từng hoạt động

cụ thể và do đó có thể quy nạp thẳng cho từng loại sản phẩm cụ thể

- Đề xây dựng được hệ thông các tiêu thức phân bố chỉ phí, yêu cầu đầu tiên là phải xác định được toàn bộ các hoạt động điển ra trong doanh nghiệp trong một chủ kỳ sản xuất kinh doanh Bước thử bai, doanh nghiệp cân xác định mức chỉ phí cho mỗi hoạt động trong từng kỳ Cuối cùng, mức đóng góp của từng hoạt động vào từng sản phẩm được xác định Với những thông tin

“

chỉ tiết như vậy, các nhà quán lý có thé dé dàng phân loại các hoạt động trong doanh nghiệp theo các nhóm: các hoạt động có mức đóng BÓp cao vao giá trị sân phẩm các hoạt động có mức đóng góp thấp, và các hoạt động không đóng góp, thậm chí là nhân tổ cắn trở quả trình sản xuất kinh doanh Trên cơ sở hiểu rõ tâm quan trọng của các hoạt động, nhà quân lý có thé đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động không có đóng gếp vào giá trị sản phẩm, tổ chức lại các hoạt động

có mức đóng góp thập nhằm nâng cao hơn mức đóng góp của các hoại động này Ngay đối với các hoạt động có mức đóng góp cao, ABC cũng cung cấp thông tĩa về quá trình phát sinh chỉ phí, nguyên nhân phát sinh chi phí cho các hoạt động, qua đó tạo cơ hội cắt giảm chỉ phí kinh doanh Cần lưu ý việc cất giám chỉ phí kinh doanh ở đây được xét trên phạm vị tổng thể Tức là nhà

quản lý có thé tăng chí phi cho một hoạt động cụ thể nào đó nhằm nâng cao

mức đóng góp của hoạt động đó vào quá trình sản xuất kinh doanh, qua đó giảm giá thành sản phẩm

Ngày nay, trong một nên kinh tế thị trường phát triển, một xu hướng

kha phé biến là việc các doanh nghiệp không còn tự mình thực hiện toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh nữa mã chỉ tập trung vào một số khẩu có hiệu quả nhật Các công đoạn khác sẽ được thuê ngoài (oufsource) Ví du,

30

Trang 37

“năm 2005 hang sản xuất máy bay Airbus công bễ outsource 70% các công đoạn trong quá trình sản xuất máy bay”, Để ra quyết định outsouree, các doanh nghiệp cần có các thông tin chỉ tiết về toàn bộ các hoạt động của mình, chị phí cho từng hoạt động, vai trò của từng hoạt động trong toàn bộ quá trình sân xuất kinh doanh, Trên cơ sở đó các nhà quân lý có thể xác định được các hoạt động nào không thể thuê ngoài vì lý do báo mật công nghệ hoặc vì đó là các hoạt động có tính chất sống côn nên đoanh nghiệp phải luôn chủ động

kiểm soát, các hoạt động doanh nghiệp có lợi thế so sánh nên tự thực hiện sẽ hiện quả hơn thuê ngoài, và các hoạt động thuê ngoài sẽ hiệu quá hơn Có thé

thấy rằng phương pháp ABC cung cấp toàn bệ các thông tín này với mức đệ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thông,

Cuối cùng, việc áp dụng phương pháp ABC còn góp phân hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cầu sẵn phẩm cũng như chính sách giả, Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thì việc đảm phán với khách hàng hay xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng đòi hỏi phải có thông tin chỉ tiết về giá thành cũng như cơ cầu chỉ phí của từng sân phẩm, qua

đó có thê xác định các mức giá tôi ưu cho các đơn bàng khác nhau với cơ cấu

sản phẩm khác nhau Nắm được các thông tin chỉ tiết và chính xác về chi phi

cho các sản phẩm còn giúp doanh nghiệp dễ đàng hơn trong việc cải tiễn sản phẩm của mình nhằm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng cách đưa thêm vào sản phẩm những giá trị gia tăng trong điều kiện chỉ phí còn cho phép Đông thời, doanh nghiệp cũng có thê chủ động xây dựng chiến lược marketing đề định hướng nhu câu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thể cho các mặt hàng mà doanh nghiệp không có lợi thể

Tính ưu việt của ABC so với phương pháp truyền thông không chỉ ở việc cung cấp thông tin về giá thành sản phẩm chính xác hơn, mà hơn thể nữa ABC còn cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý doanh nghiệp Cụ thể, các thông tin do ABC cùng cấp giúp doanh nghiệp có thể quân lý tốt hơn chỉ phí sản xuất kinh doanh, ra quyết định outsource, xây dựng hệ thông đánh

31

Trang 38

giá và quản lý nhân sự phù hợp, hễ trợ xây dựng chính sách giá, xác định cơ câu sản nhằm, chiến lược marketing

Tuy nhiên, phương pháp ABC khá phức tạp và tến nhiều công sức hơn phương pháp truyền thống Song, với khoa học công nghệ thông tin phát triển như hiện nay đã làm giảm nhiều thời gian, công sức cho việc áp dụng phương pháp này Do vậy, phương pháp kế toán chỉ phí dựa trên hoạt động sẽ là tất yêu đề các nhà guản trị doanh nghiệp vận dụng

Một lần nữa có thể khẳng định rằng các phương pháp hiện đại như chỉ

phí mục tiêu, phương pháp ABC, mặc dù có phức tạp nhưng những ưu việt của các phương pháp này mang lại có giá trị thật lớn trong hệ thống quản lý

chỉ phí của mỗi doanh nghiệp Nó không chỉ cung cấp những thông tin về

mức chỉ phí mà còn cung cấp cho các nhà quân lý đầy đủ thông tin về quá trình và nguyên nhân phát sinh chỉ phí đem lại hiệu quả cao trong quản lý chỉ phí ở mỗi doanh nghiệp Từ đó không ngừng nâng cao giá trị doanh nghiệp Tóm lại Chương | đã trình bảy khải miệm và các cach phan loai chi phi

để có thế nhận diện chỉ phí một cách tốt nhất trong việc quản lý, Đồng thời để cập đến các biện pháp quản lý chỉ phí đã được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng và đem lại hiện quá Một doanh nghiệp có thể đồng thời áp dụng các biện pháp trên bởi chúng có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau Xây dựng định mức là một trong những cơ sở để lập dự toán Cùng với đó xây dựng trung tam quan ly chi phi sẽ giúp doanh nghiệp đễ dàng hơn trong việc tìm ra các nguyên nhân phat sinh chi phi dé kip thời khắc phục mà vẫn duy trì hiệu quả Khi hệ thống quản lý chỉ phí được thiết lập và boạt động có hiệu quả, nó không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giâm được chỉ phí mà vẫn nâng cao được

32

Trang 39

Chương 2

THUC TRANG QUAN LY CHI PHI

TẠI CÁC CÔNG TY CO PHAN VIỆT NAM

Tổng quan về các công ty cỗ phần Việt Nam

1 Khái niệm và những đặc trưng cơ bản của công ty cô phần

#® Khải niệm: Theo Luật doanh nghiệp Việt Nam 2005, Công ty cô

phân là một doanh nghiệp trong đó :

- Vấn Điều lệ được chia thành nhiều phân bằng nhau gọi là cổ phần

- Cổ đông có quyền chuyển nhượng cô phân của mình cho người kkhác, trừ trường hợp quyết định tại khoản 3 điều 45 và khoản | diéu 58 của Luật doanh nghiệp

- Cô đông có thể là một tô chức, cá nhân, số lượng cô đông tôi thiểu là

ba và không hạn chế số lượng tôi đa

- Công ty cỗ phần có quyền phát hành chứng khoán ra công chủng theo quyết định của pháp luật về chứng khoản, có tư cách pháp nhân kế từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh

- Là một đoanh nghiệp tế chức kinh doanh, có tư cách pháp nhân, tồn

tại riêng biệt và độc lập với chủ sở hữu của nó Công ty cổ phần được thành

lập theo pháp luật, được Nhà nước phê duyệt điều lệ hoạt động, có con dau riêng có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức và các cá nhân khác trong và ngoài nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt

động sản xuất kinh doanh của mình

- Trong nên kinh tế thị trường, công ty cỗ phân được tự ấn định mục tiêu và xác định các phương tiện sử dụng đề thực hiện các mục tiêu đó, tự xác định tính chất của sản phẩm mà công ty sẽ sản xuất ra, lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liện, khách hàng vá tự thương lượng ve gid ca ma céng ty sé tra

33

Trang 40

hoặc nhận, tự tìm kiểm vén ma công †y cần huy đệng Các công ty này được

tự do phát triển mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo pháp luật quy định,

đa dạng hoá hay thay đôi, thậm chí đình chỉ hoạt động theo y của công ty má không phải tham khảo bất cứ một thâm quyền nảo

- Về tài sân (vốn) trong các công ty cô phần được hình thành từ những nguồn mang đặc điểm riêng biệt, bao gồm :

+ Vẫn điều lệ: Vốn điều lệ trong các công ty cô phân được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phiếu Cổ đông dùng tiền hoặc tải san cha mình để góp vốn vào công ty dưới hình thức mua cô phiếu Vốn góp cô phần không phải là một khoản nợ của công ty, Công ty được toàn quyền sử dụng vẫn góp này Vấn góp có phần của các cổ đông lã căn cứ đề công ty chia lợi nhuận cho mỗi có đông

+ Vốn tự có: Đây là phần vốn mà công ty tự tạo ra trong qúa trình sản

xuất kinh doanh đưới hình thức lợi nhuận không chia hết cho các cổ đông mà

git lai trong cong ty

+ Vén vay: La sé vén ota cac don vi khdc ma cng ty duoc quyén str

dung trong mot thoi gian nhất định Sau đó trả lại cho chủ nợ, Công ty không

có quyền sở mà chỉ có quyền sử dụng và phái trả cho quyền sử dụng đó một

khoản lợi nhuận gọi là lợi tức Khoản vẫn vay bao gồm:

se Vốn vay trung và dài hạn: Đây là số vốn mà công ty vay trên một năm mới phải trả và được thực hiện bang hai hình thức chính Một mặt, công ty có

thé phat hanh trai phiếu trên thị trường vốn, mọi cả nhân, đơn Vị CÓ thể mua

Công ty không được phát hành trái phiêu khi tổng vốn vay lớn hơn vốn cô phân của công ty, Mặt khác công ty có thé vay trực tiếp ngân hàng qua các hợp đồng dai han Vốn cô phần giữ vai trò quan trọng nhất vì nó là nguồn bảo đâm thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

° Nợ ngăn hạn: Vôn nảy công ty phải trả trong thời hạn là một năm, có thê công ty nợ các nhà cùng cấp, tín dụng ngân hàng, hoặc là nợ Nhà nước về các khoản phải nộp (chịu thuê chưa nộp)

34

Tiêu đề	Quản lý chi phí và thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam
Tác giả	Đặng Thị Nhung
Người hướng dẫn	ThS. Trần Thị Kim Anh
Trường học	Trường Đại Học Ngoại Thương Hà Nội
Chuyên ngành	Quản trị-Kinh doanh
Thể loại	Luận văn tốt nghiệp
Năm xuất bản	2007
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	92
Dung lượng	10,13 MB