(Luận văn tốt nghiệp) số hoá tài liệu lưu trữ tại công ty cổ phần ecoit

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Hà Nội, 2022... TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - L

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Hà Nội, 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Hà Nội, 2022

LỜI CAM ĐOAN

Đầu tiên tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi Những nội dung, thông tin trong bài khóa luận này đều được xác minh rõ ràng, trung thực Mọi tài liệu tham khảo trong bài khóa luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho tôi cơ hội được thực hiện khóa luận tốt nghiệp Đây là cơ hội để tôi được học hỏi và trải nghiệm trong thời gian này

Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, người đã hướng dẫn tôi trong thời gian tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo tận tình rất nhiều để tôi có được bài khóa luận hoàn chỉnh như ngày hôm nay

Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cổ phần EcoIT đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu và khai thác các thông tin phù hợp giúp tôi hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cổ phần EcoIT

Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài khóa luận Để khóa luận được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022

Sinh viên

Diễn

Trần Anh Đạo Diễn

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần EcoIT 23

Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ .32

Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu 33

Hình 23 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh 37

Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu .43

Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu .44

Hình 2.6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu .45

Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh lý .46

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài 2

3 Mục tiêu đề tài 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 7

1.1 Cơ sở lí luận 7

1.1.1 Một số khái niệm 7

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa 10

1.2 Cơ sở pháp lý 14

1.3 Cơ sở thực tiễn 15

1.3.1 Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT 15

1.3.2 Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực 16

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 21

Tiểu kết chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 23

2.1 Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT 23

2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá 23

2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá 24

2.2 Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT 25

2.2.1 Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ 25

2.2.2 Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ 26

2.2.3 Tạo siêu dữ liệu kết nối 42

Tiểu kết chương 2 43

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 45

3.1 Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT 45

3.1.1 Ưu điểm 45

3.1.2 Hạn chế 46

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT 47

3.2.1 Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ 47

3.2.2 Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ 50

3.2.3 Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn 51

3.2.4 Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị 52

3.2.5 Nâng cao chất lượng văn hoá công sở 53

3.2.6 Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc 54

Tiểu kết chương 3 54

KẾT LUẬN 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 58

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng trong xã hội, ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự kiện, hiện tượng, biến cố xảy ra trong lịch sử Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, … Vì vậy, duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đi đúng hướng, tiếp nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới Thông qua đó, việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến trên nhiều nơi khắp thế giới Có thể kể đến nhiều thư viện lớn như thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc gia Nga, … đã áp dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình Ở Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả, trong đó có số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đổi của tài liệu từ dạng tài liệu, vật mang tin khác nhau thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại trong phần mềm hệ thống máy tính Với xu hướng hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan tâm nhiều hơn Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập

và vươn mình trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong số hóa tài liệu Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, CTCP EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước Sản phẩm của Công ty EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy được bước tiến hành thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng Công tác số hoá không những giúp khoa học trong công tác quản lý tài liệu mà còn thuận tiện cho việc bảo

quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu

lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở ra nhiều cơ hội mới, tạo điều kiện cho số hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn hơn trong nhiều lĩnh vực Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuổi thọ cho tài liệu, lưu trữ một cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống Vì vậy, với đề tài này có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, buổi khoa học hội thảo chuyên đề về số hóa TLLT Trong đó cụ thể như sau:

Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học:

1 Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng, Khảo sát, đánh giá và đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu

trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2014

2 Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2016

3 Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa

Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2016

4 Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ” của tác giả Tô Lan Hương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2018

Hội thảo khoa học:

1 Kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” của NXB Lao động năm 2013

2 Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên

3 “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị

Thu Hoài, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học

“Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà

Nội, 2011

Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như:

1 “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder,

Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007

2 “Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn

Bá Phong, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2009

3 “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ” của

tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, năm 2013

Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu ở nước ngoài như:

1 “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” của tác giả Electronic Resources, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013

2 “Số hoá và bảo quản trong thư viện, kho lưu trữ công cộng” của tác giả

Peter J Astle, Adrienne Muir, Tạp chí Thủ thư và Khoa học Thông tin, NXB Hiền Nhân, 2002

Đánh giá qua hội thảo, khoá luận, nghiên cứu khoa học trên thì các bài đều tập trung vào nghiên cứu số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuộc Nhà nước chưa có đề tài nào đi sâu vào thực trạng của quy trình số hoá tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp Nhận biết được sự thiếu sót này, tôi đã lựa chọn quy trình số hoá của Công ty cổ phần EcoIT làm đề tài khoá luận của mình Qua khoá luận này, nghiên cứu khai thác thực trạng số hoá TLLT tại Công ty cổ phần EcoIT, đưa ra đánh giá nhận xét về ưu điểm, hạn chế và từ đó nêu ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hoá tại Công ty

3 Mục tiêu đề tài

Thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật hiện đại vào quy trình nghiệp vụ số hoá TLLT Nêu ra được những đặc điểm của TLLT dưới dạng số hoá tài liệu; làm rõ nguyên tắc, yêu cầu đối với số hoá tài liệu; hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT

Nâng cao chất lượng số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hướng tới mục tiêu nghiên cứu và đưa ra giải pháp nâng cao số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, tôi cần hướng tới các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

Thứ nhất, hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến số hoá TLLT: khái niệm số hoá TLLT, hệ thống văn bản quy định về số hoá TLLT và vai trò của số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp

Thứ hai, khát quát thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT: tình hình, đặc điểm của TLLT; khảo sát thực tiễn số hoá; đưa ra đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong quá trình số hoá TLLT

Thứ ba, căn cứ vào thực trạng số hoá tài liệu tại đây đưa ra giải pháp, đề xuất nâng cao nhằm hoàn thiện số hoá TLLT tại Công ty

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: CTCP EcoIT

Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội (MB) từ năm 2005 đến năm 2020

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện đề tài khoá luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp khảo sát thực tế: Tôi đã tiến hành đi khảo sát thực tế quy trình số hoá TLLT tại Công ty EcoIT để có cách nhìn tổng quan và chính xác nhất về số hoá TLLT tại đây

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Căn cứ vào các nguồn thông tin thu thập, tôi tiến hành phân tích và tổng hợp lại, lựa chọn các thông tin có giá trị để làm

rõ quy trình số hoá TLLT tại CTCP EcoIT được thực hiện qua các bước

Phương pháp hệ thống, thống kê: Dựa trên những thông tin có được, trình bày theo hệ thống, sắp xếp các thông tin theo trình tự logic phù hợp với quy trình số hoá TLLT tại đây

7 Bố cục

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tham khảo, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ

Trong chương này, tôi chủ yếu tập trung làm rõ các khái niệm liên quan đến số hoá TLLT: tài liệu, TLLT, số hoá TLLT

Cùng với đó là các cơ sở pháp lý thông qua các văn bản quy định về việc số hoá TLLT, nhiệm vụ và nguyên tắc, yêu cầu và ý nghĩa của số hoá TLLT

Ngoài ra, tôi giới thiệu khát quát một số nét về CTCP EcoIT

Chương 2 Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

Khảo sát tình hình số hoá TLLT tại Công ty Trình bày các bước có trong quy trình số hoá TLLT và kết quả đạt được

Chương 3 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ của Công

ty cổ phần EcoIT

Trong chương này, tôi dựa trên thực trạng để đưa ra một số nhận xét, đánh giá chung về số hoá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của số hoá TLLT tại Công ty

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình đến từ các giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ

Hà Nội cũng như các bài giảng kiến thức các giảng viên đã truyền đạt cho tôi Cùng với đó là sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, nhân viên trong CTCP EcoIT đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, tiếp cận, khảo sát tại Công ty Đặc biệt

là tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi để tôi hoàn thiện đề tài khoá luận này Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các sự giúp đỡ trên

Do hạn chế về thời gian khảo sát và trình độ kiến thức còn hạn chế trong số hoá TLLT nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định qua quá trình thực hiện đề tài khoá luận Để khoá luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến, đánh giá và đóng góp của Quý thầy, cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022

Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lí luận

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu và TLLT đóng góp vai trò cực kì quan trọng đối với các lĩnh vực của

xã hội Từ thuở xa xưa, con người đã biết truyền đạt, lưu trữ thông tin thông qua các vật dụng, vật truyền tin, phương tiện ghi tin thô sơ, đơn giản nhưng có hiệu quả lưu thông tin đó trong một thời gian dài Theo dòng thời gian, với các kĩ thuật tiên tiến của thời đại công nghệ số thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, TLLT càng được nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau giúp chúng ta có cách hiểu rõ hơn về tài liệu, TLLT

“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng

Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không cỏ sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [10]

Ngoài ra, tài liệu còn được nhận định với hai đặc điểm khác biệt Đặc điểm thứ nhất, tài liệu có chức năng ghi chép lại các thông tin, diễn biến lịch sử, sự kiện, quá trình hình thành và phát triển của một cá nhân, cơ quan, tổ chức Đặc điểm thứ hai, một số thành phần của tài liệu mang tính chất pháp lí khả năng dùng để làm bằng chứng nên cũng đóng góp vai trò quan trọng Vì vậy theo tiêu chuẩn ISO

15489, tài liệu còn là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lí hay hoạt động quản lý

1.1.1.2 Tài liệu điện tử

Với nhiều nguồn nghiên cứu khác nhau thì khái niệm về tài liệu điện tử cũng xuất hiện nhiều định nghĩa khác nhau

Tài liệu điện tử được quy định trong Luật liên bang (Luật pháp Nga) thì định

nghĩa về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của

nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”

Với Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau:

“Tài liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể ghi trên bất cứ vật mang tin máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lí chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu””

“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”

[3]

“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng

theo quy định” [5]

1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử

TLLT nói chung và TLLT điện tử nói riêng có vai trò quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, an ninh quốc phòng và là một phần trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Nắm bắt được tầm quan trọng đó nên việc quản lý thống nhất, bảo quản, lưu trữ, khai thác một cách hợp lí để phục vụ nhu cầu hoạt động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn

để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau”

[11]

1.1.1.4 Số hoá tài liệu lưu trữ

Khái niệm về số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu theo trong Cuốn số hoá tài liệu

lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002: “Số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất cứ hình dạng nào và bất cứ mục đích nào) sang định dạng số”

PGS.TS Dương Văn Khảm có giải thích về khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ trong cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt

Nam: “Số hoá tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết”.

“Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số [10]

Qua những khái niệm trên, ta có thể hiểu được số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng dữ liệu truyền thống sang dạng dữ liệu số tồn tại trên môi trường mạng Nói cách khác, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi thông tin có trên các vật mang tin bên ngoài thành dạng tài liệu số - dự liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh, … mà máy tính nhận biết và định dạng đúng để tồn tại và sử dụng trong

môi trường mạng

Tóm lại, khái niệm số hoá và số hoá TLLT được hiểu như sau:

Số hoá (Digitising) là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài (Analog) thành dạng dữ liệu (Digital) mà máy tính có thể hiểu được

Số hoá TLLT là hình thức chuyển đổi thông tin TLLT ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (Máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể nhận biết được

Số hoá TLLT nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc và giúp việc khai thác, sử dụng TLLT một cách thuận tiện, nhanh chóng tiếp cận các nhóm đối tượng độc giả

Vì vậy, số hoá TLLT là phương án hiệu quả, đạt kết quả cao trong việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi Số hoá còn tiết kiệm diện tích cho kho lưu trữ, tránh các trường hợp gây hư hại cho tình trạng vật lý của tài liệu Ngoài ra, số hoá TLLT còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa tài liệu nhằm các mục đích phù hợp với yêu cầu, đáp ứng với các dạng tài liệu số khác nhau

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa

a, Kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu gốc

Công tác số hoá tài liệu tạo ra bản sao thông qua kỹ thuật số hay còn gọi là tài liệu điện tử, cung cấp tài liệu đầy đủ thông tin của bản gốc Trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng TLLT, độc giả sẽ được tiếp cận tài liệu điện tử, không phải tra cứu với bản tài liệu gốc Thông qua đó, việc tần suất tiếp xúc tài liệu gốc sẽ được giảm xuống mức đáng kể, việc cung cấp, khai thác tài liệu sẽ không tác động đến tình trạng vật lý của tài liệu nhằm giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài hơn

Đa phần trong thực tế, tài liệu đang được lưu trữ trong các kho truyền thống

mà trong đó nước ta chịu ảnh hưởng của thời tiết, các yếu tố như độ ẩm, mưa, gió, bão, lũ, các côn trùng gây hại, nấm mốc nên sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tình trạng tài liệu và nguy cơ không thể phục hồi được

Vậy nên, công tác số hoá TLLT là phương án tối ưu nhất nhằm bảo quản tài liệu gốc, duy trì và kéo dài tuổi thọ của tài liệu

b, Đồng nhất hình thức bảo quản

Khi vật mang tin chứa TLLT dưới các hình thức, trạng thái khác nhau thì công tác bảo quản các tài liệu này cũng khác nhau từ đó mỗi loại hình tài liệu có cách tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác riêng Khi muốn sử dụng các tài liệu sẽ gặp khó khăn trong khâu tìm kiếm, tra cứu cũng như thời gian để có được tài liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp chuyển đổi sang tài liệu số, được thống kê và quản lý dưới một phần mềm hệ thống Từ đó, giúp các độc giả thuận tiện trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin cho mục đích của bản thân Ngoài ra cũng tạo ưu điểm trong việc quản lý tài liệu, thống

kê người dùng của các cán bộ, nhân viên lưu trữ

c, Thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng, tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau

Khi tài liệu được chuyển sang một dạng đồng nhất: tài liệu số thì độc giả không chỉ được tiếp cận với phạm vi tài liệu mình đang cần tìm kiếm mà có thể tiếp cận với các tài liệu có liên quan, tài liệu khác nằm trong mạng nội bộ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó Cho nên, độc giả sẽ thuận lợi để tìm kiếm nhu cầu của mình về tài liệu

Tiếp theo, việc số hoá tài liệu chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số giúp số lượng độc giả tiếp cận tài liệu ngày càng nhiều hơn Bởi vì, nhiều độc giả muốn tiếp cận thông tin của tài liệu tại các cơ quan bất kỳ như Trung tâm lưu trữ, Thư viện, … nhưng không thuận lợi trong vị trí địa lý, khoảng cách đi lại, thời gian, công việc nên không thể tiếp cận được tài liệu Nhưng sau khi số hoá, tài liệu sẽ được truyền tải lên hệ thống của cơ quan, tổ chức thì độc giả có thể khai thác

thông qua đó Độc giả có thể tiếp cận tài liệu trên bất kỳ thiết bị di dộng, máy tính ở bất cứ địa điểm nào và có thể vào các thời điểm khác nhau miễn là thiết bị đó được kết nối với dữ liệu mạng Internet Đây là điểm ưu việt so với tài liệu truyền thống, từ đó phạm vi người sử dụng tài liệu sẽ được mở rộng và số lượng người dùng sẽ được tăng lên

d,Tiết kiệm không gian lưu trữ, mở rộng phạm vi lưu trữ

Việc tiến hành công tác số hoá tài liệu chuyển đổi trạng thái tài liệu giấy sang tài liệu điện tử trên hệ thống máy tính, tồn tại trong phần mềm lưu trữ ảo sẽ giúp cơ quan, tổ chức giải phóng phần lớn diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm được phần lớn không gian lưu trữ so với việc bảo quản tài liệu giấy trên các giá, tủ truyền thống như trước

Việc bảo quản TLLT giấy truyến thống cần có diện tích kho tàng, diện tích luôn phải đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng nhiều thì kho lưu trữ số hoá trên hệ thống điện tử sẽ lưu trữ được dữ liệu khổng lồ và có thể tăng dung lượng lên khi cần thiết

e, Đảm bảo thông tin

Thông tin chứa đựng trong tài liệu có tính xác thực cao, đáng tin cậy và có giá trị thực tiễn với các lĩnh vực của xã hội cũng như công tác nghiên cứu khoa học Cho nên, trong các trường hợp do chủ quan hay khách quan mà tài liệu xảy ra trường hợp mất mát hay hư hỏng không thể phục hồi thì sẽ không có nguồn tài liệu khác thay thể Vì vậy, việc số hoá tài liệu sẽ tạo ra bảo sao dưới dạng tài liệu số, dự phòng cho tài liệu bản gốc và được bảo quản ở môi trường điện tử, tách rời với môi trường bảo quản tài liệu gốc Khi có sự việc đáng tiếc xảy ra, có thể sử dụng tài liệu số hoá thay thế cho bản gốc và nó có giá trị pháp lý như bản gốc

g, Phát triển cơ sở hạ tầng

Trong việc phát triển không ngừng của công nghệ thông thì trang thiết bị hiện đại đóng vai trò quan trọng, đóng góp vào phát triển của các hoạt động cơ

quan, tổ chức Việc nâng cấp sản phẩm, thiết bị công nghệ thông tin đóng vai trò thành bại của công tác số hoá tài liệu Chất lượng thiết bị càng hiện đại thì công tác số hoá càng được thực hiện nhanh hơn, đầy đủ hơn để sử dụng thông tin tài liệu hiệu quả hơn Ngoài ra, trang thiết bị tân tiến còn giúp việc lưu trữ thông tin một cách an toàn hơn, giúp cán bộ, nhân viên làm kho lưu trữ dễ dàng kiểm soát, tra cứu tài liệu

h, Nâng cấp khả năng bảo mật thông tin

Đây là điều kiện cần thiết sau khi thực hiện công tác số hoá tài liệu Khi tài liệu ở môi trường mạng, cần được bảo mật qua nhiều tầng của phần mềm số hoá,

cơ chế khoá, hệ thống bảo vệ nhằm tránh khỏi sự đe doạ về an toàn thông tin từ các thế lực khác Muốn truy cập và sử dụng tài liệu trong hệ thống, yêu cầu độc giả đăng ký, cung cấp các thông tin dữ liệu cá nhân và tuân thủ mọi quy định đặt ra nhằm bảo đảm an toàn cho tài liệu trong và sau khi sử dụng

i, Cải thiện công tác tổ chức khoa học tài liệu

Với nhu cầu công tác số hoá tài liệu ngày càng cao thì các phần mềm số hoá ngày càng được chú trọng cải thiện, nâng cấp hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu của xã hội Qua đó, thúc đẩy nhanh hơn quá trình hiện đại hoá công tác lưu trữ

Công tác số hoá được thực hiện khi số lượng, khối hồ sơ, tài liệu được phân loại, sắp xếp và xác định giá trị tài liệu Cho nên, để thực hiện tốt công tác số hoá TLLT thì công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu cũng phải thực hiện một cách hiệu quả Thông qua đó, việc công tác số hoá ngày càng được thực hiện tốt hơn kéo theo các nghiệp vụ khác cũng được quan tâm phát triển đồng đều

k, Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên lưu trữ

Con người là trung tâm của mọi hoạt động, chủ thể của mọi sự phát triển trong xã hội, quyết định sự thành công trong các lĩnh vực, công tác số hoá TLLT cũng không ngoại lệ Việc đưa công tác số hoá vào nghiệp vụ lưu trữ đòi hỏi người làm cán bộ, nhân viên lưu trữ phải có trình độ, chuyên môn đáp ứng các yêu cầu

nghiệp vụ Cán bộ quản lý hệ thống phải có kiến thức chuyên sâu về quản lý dữ liệu, thông tin, xử lý các trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra, không ngừng trau dồi kiến thức về kỹ năng tin học, liên tục cải thiện chuyên môn để thích nghi với các thay đổi Không chỉ là những kỹ năng cứng mà người làm cán bộ, nhân viên lưu trữ còn phải đáp ứng yêu cầu về kỹ năng mềm khi việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu dần như một loại hình dịch vụ thương mại đòi hỏi cán bộ, nhân viên được rèn luyện và nâng cao phẩm chất hơn nữa

1.2 Cơ sở pháp lý

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì bản thân các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có phương pháp truyền tải đến đối tượng thực hiện cho nên lượng tài liệu sản sinh nhiều trong quá trình thực hiện Tuy nhiên, do chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên cách thức và vật mang tin cũng khác nhau Để thống nhất và phù hợp khi gửi các văn bản trong nội bộ và sang cơ quan khác thì công tác số hoá TLLT được lựa chọn nhằm phục vụ mục đích này Sau đây là một số quy định của các văn bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT:

Tài liệu điện tử

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 do Quốc hội ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006

Khoản 3 Điều 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011 do Quốc hội ban hành ngày 11

tháng 11 năm 2011 có quy định: “Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá”

Điều 13 Luật Lưu trữ 01/2011 có ban hành quy định về Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nhưng chưa đề cập đến công tác số hoá TLLT hay TLLT dạng số

Khoản 1, 2 Điều 5 Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ban hành ngày 03

tháng 01 năm 2013: “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu

trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá”

Tài liệu lưu trữ

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Hướng dẫn số 168/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ vào ngày 10 tháng 03 năm 2010

Số hoá tài liệu

Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình chuyển đổi dữ liệu số hoá sang phim bảo hiểm

Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bảo sao sử dụng

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước vào ngày 10 tháng 4 năm 2007

1.3 Cơ sở thực tiễn

1.3.1 Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT

 Tên gọi: Công ty cổ phần EcoIT

 Tên tiếng Anh: ECOIT CORPORATION

 Người đại diện: Ông Nguyễn Đình Hải

 Mã số doanh nghiệp: 0104613963

 Số điện thoại: 02462750064

 Website: ecoit.asia

 Trụ sở chính: Tầng 3, Khu A-B Khu văn phòng, Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

 Văn phòng 2: A10 - Ngõ 217 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội

 Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 4, Toà nhà Minh Sơn, Số 25 Đường 2/9, Phường Hoà Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Logo công ty: [ Xem phụ lục 01]

CTCP EcoIT được đăng ký thành lập vào ngày 29/4/2010 với sứ mệnh cung cấp cho khách hàng các trang thiết bị, phần mềm chuyên dụng, dịch vụ hệ thống và những giải pháp đồng bộ liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin

Một số hình ảnh về CTCP EcoIT: [Xem phụ lục 02]

Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, Công ty EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước Sản phẩm của EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp trong nước và nước ngoài

1.3.2 Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực

1.3.2.1 Lĩnh vực kinh doanh

Với hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển trong môi trường tài liệu điện tử, hệ thống số, Công ty đã quy tụ được nhiều nhân sự có chất lượng cao, có trình độ chuyên môn Nhờ đó, Công ty luôn có sự phát triển mạnh mẽ và chú ý hướng tới một số lĩnh vực có liên quan Các lĩnh vực phát triển chủ yếu của Công ty là :

 Số hoá và chuyển đổi số;

 Tích hợp hệ thống công nghệ thông tin;

 Cung ứng dịch vụ công nghệ thông tin;

 Tư vấn dự án công nghệ thông tin;

 Sản xuất và gia công phần mềm

Phương châm của Công ty là luôn đi tiên phong trong việc nghiên cứu giải pháp ứng dụng công nghệ số Ngoài các sản phẩm đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng trên thị trường như EcoECM, EcoEmail, EcoPortal, EcoOffice … một sản phẩm mang tính đột phá trong thời đại công nghệ số của công ty là “EcoOCR- Số hóa và chuyển đổi số” cũng đang phát triển mạnh mẽ với những đánh giá tích

cực của khách hàng

EcoECM – Hệ thống quản trị tài liệu

Phần mềm Quản trị tài liệu (ECM) là phần mềm có mục tiêu trong những chiến lược, phương thức và công cụ dùng để khai thác, bổ sung, lưu trữ và cung cấp các nội dung của tài liệu liên quan các quy trình của một tổ chức ECM bao trùm việc quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi một tổ chức dù những thông tin đó

có ở dạng tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ liệu hay thậm chí là Email

EcoECM bao gồm các thành phần chính như sau:

– Phân hệ quản lý kho thông tin

– Quản lý tài liệu

– Quản lý quy trình, luồng nghiệp vụ

– Quản lý hồ sơ

– Cộng tác theo nhóm

– Xuất bản web

– EcoOCR: Phần mềm scan nhận dạng và tách bộ tài liệu kết hợp máy quét Kodak

ECO-INVOICE

Phần mềm hóa đơn điện tử ECO – Invoice là sản phẩm của Công ty CP ECOIT Phần mềm ECO – Invoice mang lại sự chuyên nghiệp, nâng tầm doanh nghiệp đồng thời mở ra cho Doanh Nghiệp cơ hội phát triển theo kịp thời đại công nghệ Phần mầm dựa trên các quy định như Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hướng dẫn khởi tạo, phát

hành, sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch và quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa

EcoOCR

Sử dụng các giá trị chỉ mục nhận dạng được để đặt tên tự động cho tập tin kết xuất, người dùng không phải nhập tên thủ công Đồng thời khi kết xuất các tập tin được đặt tên tự động này đến các hệ thống được chỉ định như FTP, local, EcoECM, EcoOCR cho phép trích xuất các thông tin chỉ mục nhận dạng ra các trường siêu dữ liệu (metadata như xml, csv, txt, excel…) để tích hợp vào các hệ thống quản lý thông tin (DMS, ECM), ERP, CRM, Core Banking…

EcoPORTAL

Hệ thống các Portlet được thiết kế độc lập với nền tảng framework cổng nhằm tận dụng tối đa khả năng phát triển liên tục của các framework nền tảng từ cộng đồng cũng như đảm bảo tính liên kết nhất quán giữa các ứng dụng với nhau trong một tổng thể thống nhất của hệ sinh thái các ứng dụng mà EcoIT cung cấp bao gồm EcoMail; EcoECM…

EcoPortal Portlet được thiết kế thiên về các tính năng trình diễn, hiển thị và giao tiếp với người dùng Internet đồng thời đưa các thông tin cần xử lý đến documents bus do EcoECM hình thành Các luồng thực thi đối với dữ liệu, tài liệu truyền về sẽ được thực hiện, và phân phối đến các phần mềm nghiệp vụ một cách độc lập nhằm đảm bảo tính dễ mở rộng và đáp ứng các hệ thống lớn trong tương lai

EcoGOV

Là phần mềm dịch vụ công trực tuyến được thiết kế để giải quyết các thủ tục hành chính công cho người dân, cho các doanh nghiệp và hỗ trợ cán bộ giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, hướng tới công khai, minh bạch, đơn giản, rõ ràng và đúng pháp luật

EcoGOV đáp ứng cho việc xây dựng dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao nhất (mức độ 4) và dựa trên các nghị định, thông tư, công văn của nhà nước

EcoMail

EcoMail là sản phẩm dịch vụ máy chủ thư điện tử theo yêu cầu được EcoIT cung cấp dưới dạng dịch vụ hướng tới đáp ứng nhu cầu trao đổi nội bộ và cộng tác dành cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ

EcoMail được xây dựng trên cơ sở chuyển framework phần mềm nguồn mở

Zimbra trước đây là Yahoo, bây giờ là VMWare phát triển thành dịch vụ dưới dạng điện toán đám mây nhằm cung cấp một giao diện tiện lợi trên nền AJAX và HTML5 cũng như khả năng chống thư rác, chống virus tấn công hệ thống…

EcoMail cung cấp đến người sử dụng một nền tảng hoàn thiện bao gồm hệ thống máy chủ tự quản trị, giao diện máy trạm trên nền Web cũng như trên Desktop được hỗ trợ đa ngôn ngữ và hệ thống hỗ trợ trực tiếp đặc biệt tại khu vực Châu Á mà EcoIT hướng tới

EcoOFFICE

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp – EcoOffice là hệ thống

quản lý văn bản và điều hành được phát triển ngôn ngữ lập trình JAVA Thiết kế mở của phần mềm có thể thỏa mãn đến mức tối đa các khả năng thiết lập động giúp cho người dùng có thể tự định nghĩa các luồng công việc, chức năng từng cá nhân có liên quan đối với người làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, công sở

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp gồm các chức năng sau: – Chức năng quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài

– Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan

– Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trên mạng thông qua Nhật ký công việc

– Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo

– Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyên môn

– Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ

– Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin

– Chức năng thống kê và in ấn báo cáo

– Các chức năng quản trị hệ thống

– Hỗ trợ đăng nhập một cửa (SSO) thông qua CAS và quản lý user qua LDAP

– Kết nối máy quét văn bản trực tiếp trên WEB

Hệ thống gồm các module: Văn bản đến, Văn bản đi, Nhật ký công việc, Sổ văn bản, Danh mục, Hệ thống

1.3.2.2 Chiến lược

Sản phẩm: Phát triển sản phẩm cốt lõi thành một nền tảng bus dịch vụ nhằm giải quyết nhu cầu liên thông giữa các hệ thống thông tin và các nền tảng công nghệ

Công nghệ: Hướng tới tiêu chí bền vững (EcoSystem) bằng cách gia nhập cộng đồng, dự án phát triển phần mềm nguồn mở (FOSS) trong nước và trên toàn thế giới

Thị trường: Từng bước khẳng định vị thế của một nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp tích hợp và quản trị nội dung số Đồng thời mở rộng ra khu vực Châu Á

Nhân sự: Đầu tư, chia sẻ quyền lợi tối đa đến các nhà đầu tư, các thành viên giỏi, có cùng tâm huyết, chung chí hướng nhằm phát huy khả năng sáng tạo không ngừng

1.3.2.3 Tiềm lực

Là một trong những công ty sản xuất phần mềm có tên tuổi và uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin với trên 10 năm kinh nghiệm triển khai nhiều dự án CNTT lớn cho các đơn vị, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013

Với Ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm cùng với đội ngũ nhân sự nhiều năm làm việc với các đơn vị cơ quan nhà nước, khối doanh nghiệp và các đối tác khách hàng nước ngoài, EcoIT đang từng bước khẳng định mình và giữ vững vị trí là một trong những công ty cung cấp sản phẩm phần mềm, phát triển giải pháp và dịch vụ hàng đầu Việt Nam

EcoIT cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đa dạng cho khách hàng, bao gồm các ứng dụng trên cơ sở điện toán đám mây, tích hợp hệ thống và tư vấn về các hệ thống CNTT Đồng thời nghiên cứu phát triển thêm các sản phẩm về công nghệ để đáp ứng thêm các giải pháp, dịch vụ cho khách hàng

EcoIT luôn cam kết hỗ trợ, tư vấn tận tình cho khách hàng trước, trong và sau khi triển khai áp dụng các giải pháp và sản phẩm của công ty Chính sách bảo hành, bảo trì của EcoIT luôn đảm bảo khách hàng sẽ được chăm sóc tối đa, cam kết gắn bó và đồng hành cùng khách theo vòng đời sản phẩm

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của CTCP EcoIT

Tiểu kết chương 1

Trong chương này, tôi đã trình bày và làm rõ một số vấn đề về cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý về số hoá TLLT; giới thiệu qua vài nét về CTCP EcoIT

Những vấn đề trong chương này mà tôi trình bày đã cho thấy một cách nhìn tổng quát về số hoá TLLT, tầm quan trọng của công tác số hoá cũng như mục đích, ý nghĩa đối với các cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 2.1 Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá

CTCP EcoIT là công ty chuyên cung cấp cho khách hàng các dịch vụ, phần mềm chuyên dụng, dịch vụ hệ thống trong đó có số hoá tài liệu lưu trữ Từ đó, có sự hợp tác giữa Công ty với các đối tác khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu số hoá tài liệu để duy trì tuổi thọ tài liệu, tạo nguồn tài liệu điện tử giúp thuận tiện trong công việc và khai thác thông tin Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi được tiếp xúc với nguồn tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MB) nên tổng số tài liệu được đưa vào số hoá được phân loại như sau:

- Hồ sơ kế toán

- Chứng từ về nợ

- Sổ sách theo dõi

- Hồ sơ khác

- Chứng từ sàn giao dịch

- Chứng từ tín dụng

- Sổ sách kho quỹ

*Về hình thức:

- Tình trạng vật lý: Đa số TLLT được số hoá của Ngân hàng MB có chất lượng tương đối tốt Tuy nhiên, có một số tài liệu đã bị ố vàng, nhàu nát, chất lượng mực in không tốt nên nội dung của tài liệu không đảm bảo thông tin cần thiết, nhiều tài liệu còn xuất hiện có sự chỉnh sửa thông tin Tài liệu ở đây chủ yếu được trình bày trên khổ giấy A4, một số tài liệu văn bản được trình bày trên khổ giấy A3

- TLLT ở đây chủ yếu là tài liệu gốc có đáp ứng đầy đủ thể thức văn bản

*Về nội dung:

 Nội dung tài liệu chứa đựng các hoạt động giao dịch tài sản, hoạt động chuyển tiền, chứng từ hạch toán, hoạt động về giao dịch tài sản thế chấp, tài sản nợ nhằm làm chứng cứ ghi lại các cuộc giao dịch giữa cá nhân với Ngân hàng và cá nhân với cá nhân

 TLLT đều có tính chính xác cao, đa phần ở đây tài liệu đều có sự chứng thực của chữ ký tươi và dấu đỏ nhằm xác nhận thông tin phù hợp, chính xác với hoạt động giao dịch

 Bản gốc là các hồ sơ, tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng Giữ nguyên số lượng hồ sơ là bản gốc Thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G

 Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là

P Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trùng, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và đánh

ký hiệu là T

2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá

Các hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản, phân loại thuộc Ngân hàng MB đang được tổ chức số hoá ở Công ty EcoIT có thành phần và nội dung tài liệu như sau:

- Chứng từ sàn giao dịch: Thu mua ngoại tệ khách hàng vãng lai, mua/bán vàng miếng, trả lương qua tài khoản, thu phí dịch vụ, điều chuyển tiền, thu cước điện/Viettel/FPT/nước, điều chuyển tiền, rút tiền, phát hành giấy tờ có giá, nộp tiền mặt vào tài khoản, mở số tài khoản, rút lãi số tài khoản, …

- Sổ sách kho quỹ: Biên bản kiểm kê cuối tháng, biên bản kiểm quỹ đột xuất, sổ theo dõi tiền giả, sổ theo dõi ra vào kho tiền, sổ xuất nhập tài sản đảm bảo, sổ theo dõi mượn tài sản đảm bảo, …

- Chứng từ tín dụng: hồ sơ tín dụng, đề nghị bảo lãnh, đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ, hợp đồng mua bán ngoại tệ, …

- Chứng từ vế nợ; sao kê tiết kiệm; …

2.2 Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

2.2.1 Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ

*Yêu cầu:

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cho số hoá TLLT tại Công ty EcoIT

- Thực hiện số hoá tài liệu đối với các hồ sơ quan trọng, có giá trị

- TLLT được số hoá đáp ứng yêu cầu về tình trạng vật lý, hiệu quả sử dụng, đảm bảo có các phương án dự phòng về các bản sao nhằm mục đích hỗ trợ cho việc

tu bổ, bảo quản tài liệu trong trường hợp bản gốc, bản chính bị thiếu sót, mất mát

*Nội dung:

- Trang thiết bị, cơ sở vật chất: Phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy scan và các thiết bị khác nhằm đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt trong công tác số hoá tài liệu cũng như lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu

- Thiết kế cơ sở dữ liệu và nhập liệu cho tài liệu

- Số hoá tài liệu nhằm hướng đến giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu bản cứng, bảo quản tài liệu, giúp tiết kiệm không gian kho lưu trữ, thiết bị lưu trữ Ngoài ra, còn chia sẻ nguồn thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng, tiện ích và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho khách hàng

*Nguồn lực thực hiện số hoá:

Hiện nay, tại kho lưu trữ của Công ty EcoIT việc số hoá TLLT và bảo quản TLLT được phụ trách bởi các nhân viên, trong đó có 02 người trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học, 03 người trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên ngành khác Ngoài ra, số hoá tài liệu còn được thực hiện bởi các cộng tác viên làm việc dưới sự giúp đỡ của các nhân viên

2.2.2 Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ

Sơ đồ các bước số hoá tài liệu lưu trữ:

Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý

Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ

Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định

từng nghiệp vụ

Scan tài liệu

Đánh số tờ các tài liệu

In thông tin biên mục hồ sơ và dán Qrcode

vào thùng hồ sơ Đánh số chính thức vào thùng hồ sơ

Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định

từng nghiệp vụ

Kiểm tra, hoàn chỉnh

Giao nhận thùng hồ sơ sau khi chỉnh lý

Kết thúc chỉnh lý

Kiểm tra, hoàn chỉnh

Biên mục thông tin hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ các hồ sơ theo quy định từng nghiệp

Quy trình tạo lập:

Cấu hình thông số kỹ thuật chuẩn, tạo thư mục

Phân bổ tài liệu

Kiểm tra xác suất 100%

Kiểm tra xác suất 30%

Giao nhận tài liệu

Lưu trữ file Scan tài liệu

Trả hồ sơ, tổng hợp dữ liệu

và bàn giao

Bước 1 Giao nhận thùng hồ sơ

Nhân sự đầu mối quản lý hồ sơ của ngân hàng Quân đội MB và nhân sự đại diện Công ty EcoIT thi công thực hiện:

 Bàn giao thùng hồ sơ cho, đảm bảo bàn giao thùng hồ sơ còn nguyên trạng, không bị bong, tróc niêm trên thùng

 Mở thùng hồ sơ và kiểm đếm số lượng tập tài liệu có trong thùng

 Lập biên bản giao hồ sơ gồm các thông tin về thời gian bàn giao, đơn vị nghiệp vụ và nghiệp vụ bàn giao, số lượng thùng bàn giao

Bước 2 Vận chuyển thùng hồ sơ về địa điểm thi công

Nhân sự đại diện ngân hàng Quân đội MB vận chuyển thùng hồ sơ về địa điểm thi công của nhân sự đại diện Công ty EcoIT để triển khai chỉnh lý

Bước 3 Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ

 Yêu cầu chung

 Kiểm tra các tài liệu trong từng thùng hồ sơ, thực hiện vệ sinh sơ bộ hồ

sơ (nếu cần)

 Đối với nghiệp vụ có nhiều nhóm hồ sơ khác nhau: thực hiện tách hồ sơ theo các nhóm theo quy định của MB

 Phân loại thành bản gốc, bản photo trong đó:

 Bản gốc là các hồ sơ, tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng Giữ nguyên số lượng hồ sơ là bản gốc Thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G

 Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là P Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trùng, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là T

 Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trật tự (theo yêu cầu riêng cho từng nghiệp vụ)

 Đánh số tạm hồ sơ giữ lại về mặt vật lý (Kẹp sơ mi và đánh số tạm 01 theo thứ tự hồ sơ đến hết)

 Xử lý với hồ sơ ngoại lệ

Đối với các hồ sơ khác biệt với các nguyên tắc nêu trên, nhân sự thi công thực hiện tổng hợp các hồ sơ, tài liệu khác biệt theo nhóm nghiệp vụ, đơn vị phát sinh vào vị trí chờ xử lý, tuân thủ theo các bước sau:

Lưu đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ:

Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ

 Hội đồng thẩm định: Ban thường trực Dự án, phê duyệt đề xuất của nhóm

thường trực Dự án và đơn vị nghiệp vụ

Bước 4 Scan tài liệu

- Nhân viên scan nhận và kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ nhân sự chỉnh lý; thực hiện xử lý tài liệu trước khi scan

Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu

Bóc ghim, chỉ

Đối với tài liệu có tình trạng vật lý

tốt, đặt tài liệu trong máy quét cuốn

(hay máy quét cuộn – Sheet feed

scanner) để máy tự động quét

Đối với tài liệu có kích thước không đồng đều, mỏng, giòn, dễ rách, đặt nằm từng trang tài liệu trong máy quét phẳng (hay máy quét tĩnh – Flatbed scanner) để quét

Nhân sự scan thực hiện quét tài liệu theo định dạng, chế độ ảnh, độ phân giải và

kích cỡ như sau:

 Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

 Ảnh màu;

 Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi;

 Các định dạng file đầu ra: PDF hai lớp;

 Chất lượng ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng, trung thực với bản gốc;

 Kích cỡ: A3, A4 hoặc tỷ lệ 1:1 hoặc để chế độ tự động

- Thực hiện kiểm tra lại chất lượng bản quét (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội dung…):

- Nếu sai lệch (thiếu mất nét, gấp góc giấy, đen mờ do máy scan bẩn), không đạt chất lượng tiến hành kiểm tra và thực hiện lại

- Nếu không sai lệch, đạt chất lượng copy ngay dữ liệu đã hoàn thành lên server vào thư mục theo quy định;

- Đối với các tài liệu có chất lượng giấy thấp, tiến hành các biện pháp để đảm bảo chất lượng bản quét và nguyên trạng giấy;

- Đếm số lượng bản quét của từng bộ hồ sơ và ghi vào nhật ký;

- Sau khi quét thực hiện: Đóng ghim tài liệu gốc, cất tài liệu, lấy xác nhận nguồn gốc tài liệu của đơn vị/người cung cấp và Lập báo cáo thu thập dữ liệu, tài liệu

- Sao chép vào phần mềm thi công: thực hiện theo quy định đặt tên file cho mỗi hồ sơ và Quy tắc tổ chức thư mục như sau: