lầm những việc đó vì thích thú bằng không hãy nhờ đến sự giúp đỡ, giao hoặc đề nghị các thành viên trong nhóm trợ giúp lời khuyên 60, tranh thủ g tác của cấp trên, khai thác hệ thống mạ
Trang 1“tường thì bạn khá tự chủ và độc lập trong công việc Hầu hết các nhân viên
tác từ xa cho rằng những phẩm chất này là kế hoạch của họ và góp phần
'#= tnrành công của họ trong công tác Tuy vậy, đôi khi việc phụ thuộc vào ban
š= có thể dẫn đến xu hướng quản lý mọi việc một mình Tôi có quen một nhân
š= 'âm việc từ xa, rất thông thạo về kỹ thuật, và không ngần ngại giải quyết có
>> quan đến máy vì tính cập nhật phần mềm hay cài đặt thiết bị Tuy nhiên kết
Š đat được không cân xứng với thời gian bổ ra các hoạt động này Mặc dù cô
ch xử lý các vấn đề kỹ thuật trong phòng làm việc, nhưng cuối cùng cô ấy
nhận ra rằng việc thường xuyên gọi đến phòng thông tin và chuyển chiếc
ty notebook đến công ty để được nâng cấp sửa chữa là cách đầu tư thời gian
6 s.c lực khôn ngoan hơn
Ngay ca khi bạn không cho rằng mình có những nhu cầu kiểm soát cao, thì
(6ê =ăng và mong ước độc lập của bạn vẫn khiến bạn có những mong muốn Snsường thực hiện mọi việc mà không cần sự giúp đỡ của người khác Có
\ vài cách để tránh hội chứng này:
Đù bạn có tài năng và khéo léo đến đâu, bạn cũng không thể là chuyên
gia trong mọi lãnh vực
©ó một số việc hay hoạt động không xứng để bạn đầu tư thời gian và sức tức (bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn và làm việc đạt năng suất cao
=ơn bằng cách tập trung vào những việc khác)
Miếu bạn tỏ ra không quan tâm hay không tôn trọng nỗ lực giúp đỡ của
người khác (hay gia đình, bạn bè, các đồng nghiệp) thì họ sẽ chống thôi nông giúp đỡ bạn
Ban sẽ thường xuyên mệt mỏi, thất vọng, trễ hạn, và không thể hoàn
®sảnh những công việc cần phải làm
yên tắc cơ bản, bạn chỉ nên thực hiện trực tiếp các công việc và dự án nếu: + Chúng liên quan trực tiếp đến các mục tiêu trong công việc và ảnh hưởng nguồn thu nhập chính của bạn
+ Chỉ có bạn mới có khả năng thực hiện được điều đó
» Nó là những vấn để tối quan trọng và khẩn cấp có ảnh hưởng nghiêm trọng đến bạn, tổ chức của bạn, dự án chính, hay một khách hàng lớn
» Chúng có liên quan đến một lãnh vực mà bạn là một chuyên gia thực thụ
và người ta theo bạn vì kiến thức đặt biệt trong Tĩnh vực đó
Trang 2¢ Even if you didn’t have to do them, they’re such a source of enjoyment, you'd do them for a hobby
Otherwise, get help!! Delegate (Tip 60), ask team members for assistance, enlist your boss to help or track down additional resources, tap your net work, access the services of suppliers, hire a contractor, or look for way: your family might pitch in
T3:
\ TIP?
Before embarking on tasks and projects you should ask others to do, ask
yourself:
? Do I need to do this myself?
What’s the impact of me not handling this personally?
Is this a good investment of my time and energy?
ON Is there someone else who could do this better, faster, easier, cheaper’
Trang 3
lầm những việc đó vì thích thú bằng không hãy nhờ đến sự giúp đỡ, giao
hoặc đề nghị các thành viên trong nhóm trợ giúp (lời khuyên 60), tranh thủ
g tác của cấp trên, khai thác hệ thống mạng lưới của bạn, truy cập các
ụ cung ứng, thuê một nhà thầu, hay tìm kiếm những cách mà gia đình có
úp bạn thực hiện
iy
đời khuyên
khi bắt tay vào những công việc hay dự án mà bạn nên nhờ người khác
hiện, hãy tự vấn như sau:
Tôi có cần thiết phải làm điều này một mình không?
Nếu như người khác giúp đỡ thì sẽ như thế nào?
Đó có phải là cách tốt nhất để sử dụng thời gian và sức lực không? Liệu có ai khác có thể làm điều này tốt hơn, nhanh hơn, dễ dàng hơn, và
† tốn kém hơn?
Trang 4Master Effective (Virtual)
While you lose some of the communication subtleties gleaned from ey contact, body posture, gestures, and voice tone, you can supplement virtua interactions in ways that minimize negative effects of “distance dialog Regardless of the purpose and nature of virtual interactions, there az some underlying keys to ensuring a positive and productive outcome Whea
ever you dialog at a distance, remember to:
> LISTEN! Your ears are also your eyes whenever you're limited 7 audio communication Without the benefit of seeing gestures, posture facial expressions, etc., you must keep your ears fully attuned to th discussion and be alert to signs of disagreement, misunderstanding
ambivalence, noncommitment, etc
>» Confirm that your listening skills are effective by reflecting (repeat ing back) what you've heard and confirming that everyone involve has the same understanding of what’s been said or agreed to Summa rize throughout the discussion and at the conclusion If necessary confirm agreements via e-mail, fax, project notes, or memos to mini mize confusion later
> Establish a clear purpose and desired outcome for every interacticz Make a habit of knowing and communicating at the outset why t& interaction is occurring, why it’s important, what the goa] is, and hej the goal will be accomplished Verify understanding and agreemes
on these points
>» Avoid one-way “tell” monologues whenever possible by checking fg understanding, asking for input, encouraging involvement and per odically assessing comfort levels with audio quality, pace, progres toward goal, etc
> Eliminate distractions of any type that create communication barr ers for you or your remote colleagues (Remember that distance itse]
is a significant barrier for some people, so be sensitive to the needs ¢
Trang 5bi Nắm vững các kỹ năng tương tác
lẫn nhau một cách hiệu quả
S3=s tác từ xa sẽ đặt ra cho bạn một số thử thách nếu việc tiếp xúc mặt đối mặt
“Lợng như là cách dụy nhất để thực hiện hiệu quả công việc Từ việc tiếp xúc
2 liếp thường được ưa chuộng hơn nhưng ngày càng trở nên xa xí hơn Sự
9s 'ăng của các tập đoàn, và gia tăng toàn cầu đã dẫn đến lực lượng lao động
Ssán tán khắp nơi và số lượng những người làm việc từ xa các tổ chức công ty
%e=y càng gia tăng Trong xu hướng hiện tại, điều quan trọng là bạn phải nắm
ng các kỹ năng giao tiếp thành công trong công tác từ xa
Đủ bạn không thể nắm bắt được những điều tỉnh tế trong ánh mắt, '§=g điệu, cử chỉ, giọng nói, nhưng bạn có thể bổ sung những cách tương '$= <hác nhằm hạn chế tối đa những mặt tiêu cực của việc đối thoại tử xa
S5 một số điều cơ bản nhằm đảm bảo đem lại kết quả tích cực, bất chấp
6< dích và bản chất của những sự tương tác Bất cứ khi nào đối thoại từ xa
%ạ= hãy ghi nhớ:
+ Hãy lắng nghe! Tai của bạn cũng chính là mắt một khi bạn không thể nhìn
thấy người đối thoại Vì bạn không thể trông thấy cử chỉ, dáng điệu, nét mặt, v.v , nên tai của bạn phải thực sự tập trung trong cuộc thảo luận và cảnh giác với những dấu hiệu bất đồng, hiểu lầm, lưỡng lự, hay không dứt
khoát, v.v
>_ Hãy xác định những gì đã nghe là đúng sự thật bằng cách lặp lại và chắc
chắn rằng những người liên quan đều có cùng suy nghĩ như bạn về điều
được đề cập hay nhất trí, Hãy tóm lược vấn đề trong quá trình trao đối và
đi đến kết luận Nếu cần thiết hãy xác định lại những điểm thống nhất qua
mail, fax, hay ghi chú để hạn chế tối đa những hiểu lầm về sau
> Đề ra mục đích rõ ràng là điều mong đợi cho mỗi cuộc giao tiếp Hãy tạo
— thói quen ý thức ngay từ đầu tại sao cần phải tương tác, điểu đó quan
trọng như thế nào, mục tiêu để ra là gì, và mục tiêu đó sẽ được hoàn
thành như thế nào Hãy làm rõ và thống nhất những điểm này
>_ Tránh đọc thoại bất cứ khi nào có thể hoặc bằng cách kiểm tra xem người nghe có hiểu không, yêu cầu họ cho ý kiến, và khuyến khích họ phát biểu, thỉnh thoảng bạn hãy kiểm tra lại hệ thống liên lạc, và tự đánh gia
tiến trình hướng đến mục tiêu, V.V
>_ Xóa bổ những sự quấy nhiễu có thể kê ra rào cần trong giao tiếp của bạn giữa các đồng nghiệp ở xa (hãy nhớ rằng chỉ riêng khoảng cách cũng là
một rào cản đáng kể đối với một số người, vì vậy bạn phải nhạy cảm với
Trang 6others.) Avoid background noise, snacking, unnecessary multi-task- ing, and poor quality equipment if these distractions erode your con- centration or your ability to be fully engaged in dialog
Sey,
S
\ TIP?
Establish a format for handling virtual interactions you’re involved in
Include an outline for setting the agenda and note reminders for effective
listening Keep the guideline near your phone and visible (or easily acces- sible in your calendar book or phone directory) and begin using it when- ever you “distance dialog” with colleagues
Trang 8Technology Talk: Keys to Communicating Without Speaking
Technology has advanced by leaps and bounds our ability to effectively com- municate without a “live” interaction Many experienced telecommuters have even come to realize (and enjoy) the advantages in efficiency derived from eliminating real-time communication whenever possible: Notwithstanding the disadvantages of virtual (remote) communication, the successful telecommuter effectively determines the types of communication that can occur without a
“live” interaction (Tip 59), effectively utilizes appropriate virtual interaction skills (Tip 57) and effectively uses the technology available to:
* Save time
¢« Broaden the scope of information conveyed
*+ Expand the number of people included in the communication loop
*+ Improve communication clarity
Of course, all of these advantages can become disadvantages if the techno!-
ogy is misapplied or overused To avoid having people hit the DELETE button the moment they hear you on voice mail or having your name on the DELETE ALL list in their unread e-mail message box, remember these few critical rules and points of etiquette in the world of “technology talk> + Use whatever technological option is considered appropriate for the culture of your organization and appropriate for the medium For in- stance, don’t use e-mail for quick schedule updates if people prefer that on voice mail Avoid using e-mail for anything sensitive or confi- dential if having it forwarded without your permission (or saved te come back and haunt you!) is either possible or potentially problem-
atic Word of warning: Consider any e-mail you send essentially saved
forever since it may travel through multiple servers that have backup files retained indefinitely
¢ Plan or outline in advance your voice mail messages to ensure that they're to-the-point, succinct, and clear Stipulate the number of topics you plaz
to cover and say early in the message if it will be a long one Make the reply expectations and options clear and easy to follow Use the same criteria for attaining brevity and clarity in your e-mail messages
¢ When sending or responding to voice mail and e-mail messages, in- clude only those people who need to know Copy a plethora of groups hit the “All Company” button, or press “REPLY ALL” only if the message is truly of interest to such a broad audience
¢ Begin your messages with a brief statement of purpose, objective, ana target audience Anyone not interested or copied inadvertently caz quickly delete the message
Trang 9Kỹ thuật giao tiếp
'Sše nướng dẫn để giao tiếp và không cần đối thoại Sự tiến bộ của khoa học kỹ
6⁄3: cho phép sự giao tiếp một cách hiệu quả mà không cần tương tác trực
6= Nhiều nhân viên làm việc tử xa còn nhận thấy là thích thú với những phần
' >ong việc xóa bỏ thời gian giao tiếp trực tiếp bất cứ khi nào có thể Có những 1Š: bất lợi trong giao tiếp từ xa, ấy thế mà các nhân viên làm việc từ xa thành '95=3 vẫn tìm ra những biện pháp giao tiếp hiệu quả mà không cần phải tương
6= trực tiếp (lời khuyên thứ 59), họ còn ứng dụng các kỹ năng và khoa hoc ky
meat dé:
Tiết kiệm thời gian
Mở rộng phạm vi thông tin truyền đạt
Tăng số lượng người trong giao tiếp
Làm cho việc giao tiếp được rõ ràng
© shiên, tất cả những thuận tiện này có thể trở thành bất tiện nếu bạn sử dụng eðng đúng kỹ thuật hoặc lạm dụng nó Để người khác không bấm nút xóa
ssay khi nghe giọng nói của bạn trên hộp thư thoại hoặc cho tên của bạn vào
$s¬n sách cần xóa trong hộp thư điện tử chưa đạt, và bạn hãy ghỉ nhớ một vài
'9- tắc trong phép xã giao cần thiết trong thế giới đối thoại qua kỹ thuật:
Hãy sử dụng thiết bị kỹ thuật thích hợp với văn hóa, công ty, và hoàn cảnh Chẳng hạn, đừng sử dụng thư điện tử để cập nhật chương trình làm việc nhanh nếu mọi người thích thư thoại hơn Tránh sử dụng thư điện tử cho những vấn đề nhạy cẩm và thầm kín một khi việc chuyển thư đi mà không có sự chấp thuận của bạn sẽ gây ra những vấn đề rắo rối Hãy xem xét việc lưu lại Trước tiên hãy xem xét sơ lược những nét chính của các
tin nhắn để đảm bảo chúng đi đúng trọng tâm nhưng ngắn gọn và rõ ràng
Tóm lược những đề tài mà bạn sẽ đề cập đến trong tin nhắn nếu đó là một
tin nhắn dài Hãy trình bày rõ ràng những điều bạn mong mỏi hồi âm:và
cdc chon Iva phải dễ theo dõi Tương tự hãy trình bày các tín nhắn ngắn gọn và rõ ràng khi gửi thư đi hoặc phần hồi thư thoại hay thư diện tử
Chỉ nên gửi cho những người cần biết thông tin đó, chỉ copy cho nhiều
người hoặc gửi cho cả công ty “All Company” hay ấn phím trả lời cho tất cả
mọi ngừơi “Reply AI” khi mọi người thật sự quan tâm đến vấn đề dó
Hãy bắt đầu tin nhắn bằng một câu tóm tắt mục địch, mụo tiêu và nhắm vào những người có liên qian Như vậy những ai không quan tâm hay tình
cd nhận được tin nhắn sẽ nhanh chóng xóa nó đi ` :
Trang 10+ Ifthe message is long, complicated, or has complex response option: review the message prior to sending it so you can edit appropriatel
to eliminate any confusion or redundancy If a voice mail messag you’ve recorded is confusing, rambling, or full of nonwords (e.g., at
um, weil, you-know), erase it and try again
¢ Tf your e-mail system has the capability, use a preformatted signatur stamp that automatically attaches to your messages when you hit th
“Send” button The stamp should include your name and contact in formation (phone, fax, voice mail numbers, e-mail address) so the recipients don’t need to take time to find this information
« Don’t use your highly efficient technological talk options when the bes alternative is really talking or meeting with someone “live.” (Tip 59
« Be sure that your voice mail greeting (on both the corporate email systez
and your home office voice mail} is clear about when you'll be accessib!
“live” or when you'll be able to return the call Follow through on you commitment to return calls within the promised timeframe Also, if you voice mail system provides an option for callers to bypass your messag: include instructions for doing so in the early part of your greeting
« When leaving a voice mail message for someone who is unavailable + talk, specify the purpose, time, and date of your call; provide th information or pose the question you called about; provide inform: tion about when you'll be available to talk and/or when you can cal back; and specify any deadline for a response
+» When fax is the best way to transmit your message or information, aval sending an endless volume of pages If the document is very long, cam sider using e-mail or express delivery Also, be sure that the font size g your fax document is large enough to be legible by the receiver (Sea) yourself a test fax to see what your machine transmits and bear in may that some fax machines slightly reduce the size of print on the page
+ To save yourself time, expand your handy-dandy phone list to inclag the following information for your contacts (especially those you cam) municate with regularly): telephone number, fax number, voice maj extension (and message bypass code), email address, cellular phaw number, and pager number
Trang 11+ Nếu tin nhắn dài phức tạp hay đưa ra những chọn lựa rắc rối hãy kiểm tra lại trước khi gửi đi để có thể chỉnh sửa cắt bỏ những sự rối rắm dư thừa
Nếu tin nhắn hoặc thư thoại của bạn gây bối rối hoặc dong dài hay đầy rẫy những tiếng (à, ừ, bạn biết đấy, v.v ), thì hãy xóa nó đi và làm lại +- Nếu hệ thống thư từ của bạn cho phép hãy sử dụng chữ ký định dang sẵn, tự động đính kèm các tin nhắn khi bạn ấn nút gửi Phần định dạng đó phải bao gồm tên và thông tin liên lạc của bạn (như số điện thoại, fax, số
hộp thư thoại, địa chỉ email) để tiện dụng cho người nhận tin nhắn
* - Đừng sử dụng các phương tiện tối tân để giao tiếp khi cách tốt nhất là gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với ai đó (lời khuyên 89)
+ - Hãy cài lời chào trong máy cho cả hệ thống email của công ty và hộp thư
thoại tại nhà nói rõ có thể khi nào liên lạc trực tiếp với bạn hoặc khi nào
bạn có thể gọi lại Và hãy nhớ gọi lại đúng giờ nếu hệ thống mail của bạn
cho phép Nếu hệ thống mail của bạn cho phép người gọi bổ qua tin nhắn,
thì hãy hướng dẫn thực hiện điều ấy ở phần đầu của lời chào
+ - Khi để lại tin nhắn cho ai đó chưa thể trò chuyện được hãy xáo định mục đích, và ngày giờ cuộc gọi; cung cấp thông tin hay vấn đề thắc mắc khiến
bạn gọi cho họ biết khi nào họ có thể nói chuyện với bạn và khi nào bạn sẽ gọi lại; khi nào được hồi âm vào một lúc nào đó
+- Khi fax là cách tốt nhất để truyền tải tin nhắn hay thông tin của bạn, thì hãy tránh gửi quá nhiều trang Nếu tài liệu quá dài, hãy cân nhắc việc sử dụng email hay thư chuyển fax nhanh Đồng thời, lưu ý cỡ chữ phải đủ to
để người nhận có thể đọc được (hãy tự fax cho mình một bảng để kiểm tra
cỡ chữ, lưu ý là một số máy fax thu nhỏ cỡ chữ lại một chút)
+ - Để tiết kiệm thời gian, hãy mở rộng danh sách điện thoại với những
thông tin liên lạc như sau (đặc biệt là những người bạn thường xuyên trao đổi): số điện thoại, số fax, số hộp thư thoại, mã số, bổ qua lời chào, địa chỉ email, số điện thoại di động, v.v
Su,
S đời khuyên
+ Xem lại lời chào của bạn trong hộp thư thoại và chỉnh sữa sao cho thật rõ
ràng ngắn gọn
+ Định dạng cho các tin nhắn bao gồm những ghần nêu mục đích, bối cảnh,
thông tin chính, hành động cần thực hiện, và thời hạn chót
+ Xem xét việc sử dụng phần kí tên tự động kèm vào tin nhắn gửi đi
Trang 12Determine the Need for
"Live" Interactions
Now that-you’ve mastered the fine art of virtual interactions and have dis- covered the wonderful levels of efficiency you can achieve through the avid use of technology for communication, you'll need to counterbalance this with the occasional need for “live” interactions Whether these be “live voice” (e.g., phone or videoconference) or face-to-face interactions, some situations
will warrant your investment of time, effort, and money to connect with
people on a realtime basis While there are no hard and fast rules about when you should get involved in a live interaction, it’s clear that neither toc much nor too little emphasis on real-time communication is a’ good idea Some telecommuters initially lean toward more live interactions than might be necessary This can be caused by lack of judgment about what constitutes a bona fide need, by mixed signals within the organization about what’s expected, or by the telecommuter’s desire to see colleagues or fulfill social needs Other telecommuters can become overly zealous about being efficient, using technology, and minimizing travel at the expense of other people or critical projects that demand more persoual attention Generally you should seriously consider talking or meeting with someone directly if:
+ A critical relationship (client, team, organizational) is affected
« A major revenue-producing opportunity or project is impacted
¢ A critical client recovery situation is involved
+ Your boss or team specifically has requested your physical presence
« You're trying to persuade or influence a decision, direction, or strategy
¢« The information to be discussed is highly complex, visual (and a wet conference won’t work), or confidential
+ The situation is particulariy sensitive or could become highly emotional
* You are establishing a new relationship or building rapport in a form-
Trang 13Xác định nhu cầu giao tiếp
trực tiếp
K==
hi đã nắm vững nghệ thuật giao tiếp gián tiếp và khám phá những tiện ích
hững phương tiện liên lạc, bạn cũng cần cân bằng điều này với những
eo) hay tiếp xúc, vài trường hợp đòi hỏi bạn phải đầu tư thời gian, công sức,
sẽ lực, và tiền bạc để liên lạc với những người khác Dù không có những qui
sác cho việc lúc nào cần giao tiếp trực tiếp, nhưng rõ ràng rằng quá đặt nặng say lơ là việc giao tiếp trực tiếp đều không phải là ý kiến hay
Một số nhân viên làm việc tử xa có xu hướng giao tiếp trực tiếp nhiều hơn
sễ¬ thiết, có thể một phần do họ không xác định được đâu là nhu cầu thực sự
#s những dấu hiệu không rõ ràng trong tổ chức về việc nên làm điều gì, hoặc
s=o nhân viên đó muốn gặp gỡ các đồng nghiệp và đáp ứng các nhu cầu giao
§Š‡> xã hội của mình Số khác thì quá chú tâm đến hiệu quả công việc, chỉ sử
#sng máy móc kỹ thuật, và hạn chế tối đa việc đi lại tốn kém để gặp người khác Sey thực hiện các dự án quan trọng đòi hỏi sự chú ý cá nhân Nói chung, bạn
=n xem xét việc gặp gỡ trao đổi trực tiếp với một người nào đó nếu:
* Có ảnh hưởng đến một mối quan hệ quan trọng liên quan đến khách
hàng, nhóm, hay công ty
*_ Một cơ hội để tăng doanh thu hay ảnh hưởng đến dự án
> Liên quan đến việc giành lại một khách hàng lớn
* Cấp trên và nhóm đặc biệt yêu cầu bạn hiện diện
* Ban dang cố gắng thuyết phục hay tác động đến một quyết định phương hướng hoặc chiến lược
+ Thông tin cần thảo luận quá phức tạp không thể chỉ giải quyết qua mạng
hay một chuyện kín đáo
» Tỉnh thế rất nhạy cảm và có thể bị kích động mạnh
~ Bạn đang thiết lập mối quan hệ mới hay tạo sự thân thiện cho một mối quan hệ đang hình thành
* Mét du án mới đang được châm ngòi và bắt đầu lên kế hoạch, xác định
phạm vi, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành, v.v
tiệc bạn nên trao đổi trực diện hay thông qua các phương tiện giao tiếp phụ '°suộc vào các yếu tố kể trên, như việc bạn có ở gần nơi hội họp không, thời sian và tiền bạc cho việc đi lại, những người khác có thấy thoải mái khi dùng các
ghương tiện kỹ thuật không (mội số người không thích dùng loa điện thoại để
op, trong khi số khác lại chẳng biết làm sao để tiến hành công việc mà không
só nó), đồng thời phải xem xét văn hóa của công ty tổ chức
Trang 14Like those who work in traditional settings, you will sometimes have sched- ule conflicts or other reasons why you can’t talk or meet with people when necessary In these cases, you need to balance priorities, make choices communicate reasons, and explore alternatives and compromises Bear in
mind, however, that unlike your nontelecommuting counterparts, there
may be slightly less tolerance for your lack of availability (particularly if it’s perceived that you are somewhat consistently unavailable) Your com- mitments, limitations, and choices might be perfectly rational, but any residual resentment others feel about your ability to telecommute (Tip 53 may affect how they react when you’re not available to them My advice: Exercise caution in choosing to not talk or meet live, since the need for your presence (voice or physical) may very well exceed your need for effi- ciency At the same time, think through your decision criteria in advance so you don’t lose many of the benefits of telecommuting by constantly being pulled into live interactions and meetings better handled through technol- ogy
* Review (or create) your decision criteria for determining when yeu
initiate a live voice interaction and when you participate i i face-te face meetings
« Discuss the criteria with your boss and other team members (by e- mail or during a regular update meeting) to verify agreement on gen- eral guidelines for making decisions about live interactions and meet- ing participation
Trang 15og như những người làm việc trong công sở, đôi khi bạn cũng bị mâu thuẫn 's=g chương trình làm việc hoặc những lý do khiến bạn không thể gặp gỡ trao
Š với những người khác khi cần thiết Bạn cần đặt ra những ưu tiên, chọn lựa,
nhắc, xác định nhu cầu giao tiếp nên thực hiện hay không nên thực hiện
+w nhiên, hãy nhớ rằng, người ta ít khoan dung cho sự vắng mặt của bạn hơn
=ẽng đồng nghiệp nơi công sở, đặc biệt là khi người ta có thành kiến khi bạn
'=g mặt Có thể bạn rất sáng suốt trong các hành động giới hạn và chọn lựa,
¡ng sự giận dữ của các đồng nghiệp về việc bạn công tác tại nhà (như lời
ên 53) các sự ảnh hưởng đến phản ứng của họ khi bạn thường xuyên š=g mặt Lời khuyên của tôi: nên tập thói quen tránh tiếp xúc hay nói chuyện
= tiếp về nhu cầu cho sự hiện diện của bạn, trực tiếp (hay bằng tiếng nói) có
Š vượt xa nhu cầu thực hiện công việc hiệu quả Đồng thời, đặt ra những tiêu
ẩn cho các quyết định nhằm giúp bạn tránh bổ mất những lợi ích trong công
šc từ xa khi thường xuyên bị cuốn vào trong công tác gặp gỡ trực tiếp mà lẽ ra
ơn nên thông qua các phương tiện liên lạc
> Thảo luận về những tiêu chuẩn này với cấp trên và nhóm của mình (bằng
điện thoại hay trong cuộc họp) cập nhật định kỳ để làm sáng tỏ những
điều thống nhất về các hướng đẫn trên để quyết định việc đối thoại trực
tiếp và gặp mặt
Trang 16“Distance Delegation”
that Delivers Results
Unless you work in complete isolation, are an individual contributor, with
practically no interaction with anyone in your organization, or are such 2
“lone ranger” that you love handling even the most mundane of adminis- trative tasks in your office, telecommuting will afford you inherent oppor- tunities to delegate from a distance More than likely, you'll find yourself needing to depend on the help of others (Tip 56) and benefiting tremen- dously from the use of appropriate delegation skills
Delegating tasks and responsibilities can be an unnerving propositiox for some people, especially those who like to be in control of things or on top of details Telecommuters have the added dynamic of distance, result ing in the sense of even less control, more frustration, and elevated worrr ing Distance delegation, however, doesn’t need to be riskier or more hap- hazard if both the delegation AND the follow-up are handled properly When delegating responsibility or tasks to subordinates, team mer- bers, or staff members who do not report directly to you, use the following guidelines in handling the delegation discussion:
+ Clearly explain the task or responsibility you're delegating and explaiz its importance to you, the organization, the client or project, etc
« Ask for input, concerns, or feedback regarding the delegation assign-
ment, as well as how and when it’s to be completed
* Discuss any issues and verify understanding of the require ments
¢ Agree on follow-up actions, monitoring methods, “red flags” to signa that help is needed
+ Communicate your availability (how, when,, where to reach you) ts provide any necessary support or assistance and your appreciation fe the help being provided
Just as the “proof is in the pudding,” the successful result of delegation is
in the follow-up It’s imperative that your delegated assignments not be lost in a black hole; you have a responsibility to establish monitoring and follow-up methods and to exercise them at the designated times While you might delegate interim reports as part of the assignment, you'll certainly want reminders to pop up on your calendar on the days reports are due Many of your technology options-such as voice mail, e-mail, fax, pa= ing, etc.-are wonderfully efficient ways to monitor delegated work and re ceive updates on progress How you track projects depends on your sy= tems; use your computer-based calendar, your paper tickler file, a gian:
Trang 1760 Thử thách công việc một cách
hiệu quả
Z=¿ thuộc khi bạn hoàn toàn cách biệt, hoặc là một người đóng góp cá nhân
°ẽng có quan hệ với bất cứ ai trong tổ chức, hoặc chỉ muốn tự giải quyết ngay
©Š =nững việc cỏn con nhất trong văn phòng của mình Còn thường thì công tác
= cha cho phép bạn được uỷ thác từ xa, bạn sẽ nhận thấy bản thân rất cần sự 9ss đỡ của mọi người (lời khuyên 56) và thấy việc uỷ thác kết hợp đem lại 6iều lợi ích cho công việc
Ủy thác công việc là trách nhiệm có thể làm một số người thấy yếu thế, đặc
9#: là những người kiểm soát mọi việc và chịu trách nhiệm về các chỉ tiết công 0ềc Những nhân viên làm việc từ xa bị tác động bởi sự cách xa, kéo theo cảm
62 thích sự kiểm soát thất vọng, và lo lắng Tuy nhiên, sự ủy thác công việc
9 Sng nhat thiét làm tăng tính rủi ro và rối rắm nếu bạn uỷ thác, và theo dõi một s$zn đúng đắn
Khi uy thác công việc hay trách nhiệm cho những người hỗ trợ, các thành
20 trong nhém, hay trong công ty là những người không báo cáo trực tiếp cho
en, thì hãy làm theo các hướng dẫn sau để thảo luận việc uỷ thác:
» Giải thích rõ công việc và trách nhiệm mà bạn đang uỷ thác và tầm quan trọng của nó đối với bạn, với tổ chức, khách hàng, hay dự án, v.v
~._ Hỏi ý kiến mối bận tâm và phản hồi của người khác liên quan đến phần
việc giao phó cũng như khí nào và làm cách nào để hoàn thành
* Thao luan và làm rõ mọi vấn đề của các yêu cầu công việc
* Thống nhất về các hành động, theo dõi các biện pháp giám sát, đánh dấu những điều cần giúp đỡ
* Nói rõ mọi người có thể liên lạc với bạn (khi nào, ở đâu, bằng cách nào) để
được giúp đỡ, hỗ trợ và bạn luôn sấn sàng giúp đỡ họ
Wee uỷ thác có thàah công hay không, phụ thuộc rất nhiều vào sự theo dõi
g để những việc mà bạn uÿ thác bị chìm vào quên lãng; bạn có trách nhiệm
9:2 ra các biện pháp giám sát theo dõi và kiểm tra định kỳ Bạn có thể yêu cầu
ssười được uỷ thác nộp các bảng báo cáo tạm thời và đánh giá trong lịch làm
se những ngày phải kiểm tra các báo cáo
mu
Những phương tiện kỹ thuật như thư thoại, email, fax, v.v la những cách
su quả nhất để kiểm tra công việc được ủy thác và nắm bắt diễn biến của
sông việc Việc làm thế nào để theo dõi các dự án phụ thuộc vào các hệ thống ela ban; hay st dung lich trong máy vi tính, các phiếu ghi, lịch bàn loại lớn, hay
Trang 18deskpad calendar, or a wall calendar that tracks work in progress How ever you choose to track and follow-up is fine, as long as it works and you use it faithfully It’s also imperative that you be relentless about follow-up,
or word will get out that your assignments really don’t need to be com
pleted on time since you're not likely to remember anyway This is deadly
to your effectiveness (not to mention your credibility), and makes deleg= tion a veritable waste of time
Review your project tracking method to ensure that it’s an airtight way = avoid drowning in a sea of delegated tasks Streamline your follow-up r= minders by creating simple formats in which you easily can insert the project name and report due Get in the habit of checking each day, as
of your daily planning, for any reports or updates due and fire off a m= minder before the close of business that day
Trang 19
Ie szờng để theo dõi diễn biến công việc Bất kể bạn dùng phương pháp nào
viec theo dõi là điều tốt, miễn là nó hoạt động và bạn sử dụng nó mội cách
thật Bên cạnh đó bạn phải theo dõi liên tục bằng không những việc bạn
=o ond sẽ không cần thiết phải được hoàn thành đúng han, do chính ban
Seg chang nhé đến chúng Điều này sẽ khiến bạn: đánh mất hiệu quả công
šc (đó là chưa kể đến vị tính bi mai một) và khiến cho việc ủy thác trở thành
š: sự lãng phí thời gian
ae
Asi khuyên
xét lại phương pháp theo đõi dự án của mình để đâm bảo không bị chết
= trong biển những công việc ủy thác Làm sao có thể nhắc nhở mình theo dién bién.cong việc bằng cách tạo ra các bảng đơn giản điền tên dự án, và
=g mục báo cáo Tập thói.quen kiểm tra các bảng nay mỗi ngày, như là một
săn chương trình làm việc của bạn, để xác định thời gian nộp báo cáo xác định
tin và xóa phần nhắc nhở trước khi hoàn tất:công việc trong ngày hôm đó
Trang 20Manage the Performance
Management Process
One of the strongast barriers to telecommuting is the lingering perceptic
by managers that it’s impossible to know if people are really working they z2 not on-site Of course, these are the same managers who often hay little measurable data to verify that on-site people are working (The: may also be a corresponding relationship to the widespread use of con puter games and popularity of Internet surfing during business hours!) Tz bottom line is this: Managers don’t know if on-site workers Ở telecommuters are getting their jobs done unless a meaningful performan: evaluation process is in place that measures more than “face time.” For a performance system to be worth the time, effort, money, az
agony it inherently catails, it must:
* Be easy to use (people, after all, tend to avoid complex, cumbersom and painful things)
* Establish clear goals that are measurable and attainable
© Provid+ for frequent feedback (that doesn’t consume inordinate amoun!
of time)
Ideally, performance appraisal systems should also be consistently us:
throughout the organization But we don’t often live in an ideal world, :
my advice is:
* If you are a telecommuter and don’t feel that your goals are clear established and understood consistently between you and your mai ager, initiate a goal-setting discussion and drive the effort to negoi
ate clear goals, tracking methods, and review dates Go a step furth:
and try to pin down the relationship between attainment of yai gcals and increases in your compensation and/or other rewards + Document and copy your manager on the goals you've agreed to, ‡ well as interim updates on progress toward your goals Since ga setting, update, and review discussions may be done by telephone, = critical that telecommuters clearly document these discussions az agreements Tracking progress toward goals may involve using stat dard documents supplied by the company or self-designed formats | systems you create, Avoid complexity and redundant systems-use yal monthly report data, your valendar system, or your project trackig reports to capture data that docurient your attainment of key resuii
+ Ifyou manage other telecommuters, establish a consistent performan) management system for your team Schedule goal-setting meetings wal
Trang 2161 Quản lý tiến trình thực hiện
công việc
WWG: trong những rào cần đối với công tác từ xa là việc các lãnh đạo thường có
'6=¬ kiến rằng không thể kiểm soát được người †a có thực sự làm việc hay
6
yêng khi không ở tại nhiệm sở Dĩ nhiên, đây cũng là những nhà lãnh đạo có
3ö liệu kiểm soát để xác định những người đang ở nhiệm sở có làm việc hay
Sông (những người này cũng có thể sử dụng các chương trình trò chơi máy vi
9e= hay truy cập mạng để tiêu khiển trong giờ làm việc) Tóm lại những nhã
tần lý sẽ không thể biết được các nhân viên làm việc tại nhiệm sở và các
'#=ãn viên làm việc tử xa có đang thực hiện công việc hay không nếu không có
St qui trình đánh giá năng suất rõ ràng
Để xứng đáng với thời gian, nỗ lực, tiền bạc, và cả những sự hao tâm tổn trí
46 tư vào nó Qui trình đánh giá đó phải thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Suy cho cùng người 1a thường tránh những việc rối ram, nặng nề và làm
cho họ khể sở
~ Đặt ra những mục tiêu rõ rằng và có thể đo lường
* Thường xuyên cung cấp thông tin phản hồi (và không tốn nhiều thời gian)
=°: nhất là hệ thống đánh giá này nên được sử dụng rộng rãi trong cơ quan (sưng crrttg ta không sống một thế giới hoàn hảo, nên tôi khuyên ban:
~._ Nếu bạn là một nhân viên làm việc từ xa và cảm thấy những mục tiêu
công việc của mình không rõ ràng, và không được hiểu đúng đắn giữa bạn và cấp trên *‡ãy đề xuất việc trao đổi để đề ra mục tiêu và cố gắng
thương lượng những mục tiêu rõ ràng Những giải pháp theo dõi và ngày duyệt lại Tiến xa hơn một bước, hãy trói chặt các quan hệ về việc đạt được các mục tiêu và sự tưởng thưởng mà bạn sẽ nhận được
» Hãy ghi lại và copy cho thủ trưởng của bạn các mục tiêu đã thống nhất, cùng những cập nhật nếu có trong quá trình hướng tới mục tiêu Người
được đề ra cập nhật, và xem xét lại các mục tiêu có thể được thực hiện qua điện thoại, nên những nhân viên làm việc từ xa nên ghi rõ lại những
điều thảo luận và đồng tình Việc kiếm tra các mục tiêu công việc có thể đòi hỏi những giấy tờ hợp lệ do công ty cung cấp hay do chính bạn soạn thảo Tránh sử dụng các hệ thống phức tạp và thừa thãi, dùng các dữ liệu báo cáo tháng và lịch làm việc, hay những báo cáo theo dõi dự án để nắm bắt dữ liệu cho thấy những hiệu quả mà bạn đạt được
» Nếu bạn quản lý các nhân viên làm việc từ xa khác, hãy thiết lập một hệ thống năng suất làm việc cho cả nhóm hợp với từng thành viên nhằm đề
Trang 22each team member to set goals, measurement methods, review date and rewards Document the agreements and manage the process Performance review systems tend to be like lots of those other best la plans-they can often dissipate, lose steam, get out of focus, and drop off tl
“radar screen” of priorities Whether you are a telecommuter or telemanager, it is absolutely in your best interest to manage performanc Don’t be intimidated by the complexity such an effort can entail Ye there: are very structured, complicated, timeconsuming ways to monit and manage performance On the other hand, a simple approach is bett than nothing at all And any telecommuter without some way to establis monitor, and measure negotiated.performance goals is at risk to: + Lose or have no focus
+ Invest time and energy in lower priority goals
¢ Fall short of expectations (which exist, whether they’re articulated not)
Are goals clearly defined and achievable?
Does everyone understand and agree on the goals?
Are tracking and measurement methods functional?
Are rewards clearly established?
If you answered NO to any of these questions, schedule time to disow your concerns and recommendations with your manager Be prepar
propose goals, measurement methods, and rewards if these are not @
rently in place
Trang 23ra mục tiêu các biện pháp đánh giá, thời điểm xem xét, và tưởng thưởng
công lao Ghi lại những điểm thống nhất và quân lý tiến trình thực hiện
= théng đánh giá này cũng giống như các kế hoạch được đặt ra - chúng có '°ể tiêu tan thành mây khói, để loại khỏi trọng tâm, và những vấn để được ưu
§en trong công việc Dù bạn là nhân viên làm việc từ xa hay là người quản lý
==ân viên làm việc từ xa thì việc quần lý tiến trình thực hiện công việc là rất cần
si trong Idi ich của bạn Đừng bị sự phức tạp của công việc làm cho trùng
®ước, Vâng, quả là có nhiều cách phức tạp và tốn thời gian để giám sát và quản
1 hiệu quả công việc
hưng một cách đơn giản hơn vẫn tốt hơn là không có Và những nhân viên làm
.usc từ xa không có cách thiết lập, giám sát, và đo lường những mục tiêu thực
> Có nguy cơ đánh mất hoặc không có được sự tập trung
»_- Đầu tư thời giờ sức lực và những mục tiêu ít ưu tiên hơn
* Ít được tin cậy dù điều này người ta có nói ra hay không
»_ Cuối cùng là thất bại
2
x đời khuyên
Saánh giá tình trạng của tiến trình quản lý năng suất
Bạn có hệ thống đánh giá nào không?
*“ Các mục tiêu có được xác định rõ và khả thi không?
*“ Bạn tự có hiểu và tán đồng các mục tiêu đó không?
*ˆ Những biện pháp theo dõi và đo lường có thể thực hiện không?
»“ Đã đề ra các phần thưởng chưa?
ấu bạn trả lời không với bất ki câu hỏi nào, hãy dành thời gian trao đổi những
“=ế: bận tâm và những đề xuất của bạn với cấp trên Hãy chuẩn bị đề xuất mục 6¿ khi muốn thực hiện và các phần thưởng nếu hiện nay bạn chưa có
Trang 24E3 Reach Agreements that Foster
Commitment and Collaboration
Setting clear agreements regarding accountabilities and commitments with your boss, your co-workers, and your support staff will help you avoid 2 plethora of difficult, unpleasant, and time-consuming problems Withoui clear agreements, you run the risk of diminished work standards, missed
deadlines, delayed shipments, lack of follow-through, disappointed cus tomers, and increased stress and frustration on the part of everyone, a:
well as declines in your productivity and achievement of goals
As is sometimes typical, however, it seems there’s never enough tim:
to take care of something properly at the beginning, while we find lots a time to invest in fixing it later A major tenet of the quality movement is
DO IT RIGHT THE FIRST TIME, and this is a good rule of thumb & follow relative to setting expectations and putting agreements in plac with your colleagues: Since telecommuting also limits your ability to “tweak’ agreements and processes via impromptu meetings and informal face-te
face discussions, you'll need to be more structured and determined about
having clear agreements in place Both your success and your peace @ mind may depend upon it
Aside from difficulty in finding time to hold agreement-setting discussions there are other reasons we tend to overlook this Often we simply assume everyone has the same understanding, commitment, and objectives we do Ther: are endless ways people can interpret language, define roles, and reach diffe= ent conclusions from the same data; not all of your understandings will b inherently shared by others Commitment and motivation vary greatly among people, and your priorities may not be embraced enthusiastically by other peor
if you don’t make the effort to enlist their support Without the help and com, mitment of others, your own success is compromised So make it your habit a establish clear agreements and ensure that everyone is conscious of the agr ments and committed to working collaboratively to execute them Whe youre meeting face-to-face or facilitating an agreement-setting discussion m= motely, use this process to accomplish your objective:
Y Clearly state the needs and expectations
¥ Explain why they’re important and the consequences of not meeting them
% Describe how the agreement will look when it’s operating as needat
Y Ask about issues, concerns, additional information
¥Y Listen, reflect, discuss, summarize periodically
Trang 25“'=g sự căng thẳng và thất vọng của mọi người, khiến cho năng suất làm việc
%:a bạn bị suy giảm hoặc cần trở việc đạt được các mục tiêu
Dường như, đôi khi, chúng ta không có đủ thời gian để quan tâm đúng mực
#€¬ một vấn để nào đó ngay từ đầu nhưng lại có nhiều thời giờ để sửa chữa nó
sẽ sau Nguyên tắc quan trọng là hãy thực hiện tốt ngay từ đầu Điều này là một
se.yên tắc khi bạn để ra mục tiêu và những điểm chấm dứt cho các đồng
sz=iệp về công tác từ xa cũng giới hạn khả năng cắt bổ bớt những điểu thỏa
“soản, và các qui trình thông qua những cuộc họp ứng khẩu hay những cuộc
'+ss đổi không chính thức, nên bạn cần phải thật qui củ và quyết tâm khi đạt ra ing điều khoản đó Thành công và sự thanh thần của bạn có thể phụ thuộc
20 diéu nay
Ngoài khó khăn tìm ra thời gian để trao đổi đi đến thống nhất, cần có nhiều 3o khác khiến chúng ta bổ qua điều này, Thường thì chúng ta cho rằng ai siva có cùng sự hiểu biết những cam kết và những mục tiêu như chúng ta Sự
(6š: không phải như vậy, cùng một dữ liệu người ta có vô vàn cách diễn giải
gŠn ngữ xác định vai trò, và đi đến những quyết định khác nhau Huống hồ
(Sồng phải tất cả những gì bạn hiểu biết đều có thể được chia sẻ bởi người
6s Quyết tâm và động lực của từng người khác nhau, và chắc gì người khác
ăn mà với những điều mà bạn cho là ưu tiên nếu bạn không nỗ lực lôi kéo =ễ trợ của họ Nếu không có sự giúp đỡ vả quyết tâm của người khác, thành
g của bạn sẽ bị tốn hại Vì thế hãy tập thói quen đặt ra những thống nhất rõ
sg và hãy chắc chắn rằng mọi người ý thức được những điểm thống nhất đó
=g thời cam kết hợp tác để thực hiện dù bạn gặp gỡ trực tiếp hay thảo luận
«2, hay ting dung qui trình sau để đạt được mục tiêu:
Nêu rõ những nhu cầu và điều mong mỗi
Giải thích tại sao chúng lại quan trọng vả nếu không đạt được thì hậu quả
sẽ như thế nào
Mô tả điểm thống nhất sẽ như thế nào một khi được vận hành
Theo yêu cầu hồi về những vấn để, những điều e ngại, hay thông tin bổ
sung
Lắng nghe, phần hồi, thảo luận và thỉnh thoảng tóm tắt các vấn đề
Trang 26¥ Mutually agree to parameters, requirements, resolutions
¥ Document the agreements and distribute to everyone impacted
¥ Establish a follow-up time to review progress and revise the agree ment as required
©& Are there any areas of confusion, ambiguity, or wavering commitmen!
relative to the support you need from others to achieve your goals?
* Correct these situations or establish clear agreements on new assign:
ments by scheduling a discussion and using the process above
Trang 27+“ Thống nhất về các thông số, yêu cầu, giải pháp
* Ghi lại các điểm thống nhất và phát cho những người có liên quan:
~ patra thời gian theo dõi để xem xét lại tiến trình công việc và điều chỉnh những điều khoản thống nhất nếu cần thiết
SW,
`\/ đời khuyên
S Xem lại những việc ưu tiên va các yếu tố quan trọng đến việc đại được
các mục tiêu chính
Có điều gì gây bối rối, nhầm lẫn, liên quan đến sự hỗ trợ mà bạn cần có từ
những người khác để đạt được mục tiêu của mình
Hãy chấn chỉnh tình thể bằng cách đặt ra những thống nhất rõ ràng về vai
trò, nhiệm vụ mới thông qua việc lên kế hoạch cho việc thảo luận sử dụng
tiến trình kể trên,
Trang 2863 Resolve Conflicts Effectively
and Proactively
Conflicts are bound to arise in the course of your work with colleagues, co- workers, suppliers, and customers The source of conflicts may range from differences in beliefs, perspective, work methods, and interpersonal style to feelings of anger or resentment regarding your telecommuting arrangement (Tip 53) Conflict situations also are exacerbated by stress associated with
workloads, time constraints, resource limitations, and miscommunication
Youre in a unique situation as a telecommuter to be somewhat of a lightning rod for conflict due to your remoteness from the workplace, as well as any negative feelings people may have about your ability to telecommute Sometimes conflict lurks around you and takes form in indirect ways: deadlines missed, follow-through overlooked, meetings held without your knowledge, commitments not honored to send requested information or supplies, and a whole host of other passiveaggressive behaviors It often
manifests itself in flip remarks or body language you might miss as a
telecommuter UNLESS you stay very tuned in to what’s happening in the main office You can do this by staying well connected to your team (Tip 51), actively networking (Tip 54), and keeping your ear to the grapevine (or relying on someone else’s ear) Also, fine-tune your listening skills, since your ears must “see” so much for you when you work remotely Since conflict usually exists and percolates before someone brings it to your attention (or things blow up at some unfortunate, high-pressure, and inappropriate tne), I strongly advise taking the initiative to proactively address conflict situations This allows you to control how and when the matter is addressed, strengthens your skills in resolution and mediati-> (important skills in our world!) and ensures that the conflict situation doesn’t continue as a detriment to your own projects, accounts, and goals Also, planning a discussion to resolve conflict makes for a much calmer environment and facilitates the necessary objectivity to reach a satisfac- tory resolution
When you're fortunate enough to have the opportunity to be proactive about a conflict situation:
« Begin by outlining the concern or conflict
« Whether you're in a proactive or reactive mode, hundle the discussion
by using the guide below
+ Remember to ask plenty of questions about the circumstances (e.g., What's happening? How is this impacting you? How is this affecting other people and their work?)
Trang 2963 Giải quyết các mâu thuẫn
một cách chủ động và hiệu quả
lâu thuẫn thường nảy sinh trong quá trình làm việc với các đồng nghiệp, cộng
sự cung cấp, hay xhách hàng Nguyên nhân của mâu thuẫn có thể bắt nguồn từ
=nững sự khác biệt về niềm tin, về tầm nhìn đối với tương lai, phương pháp làm
sệc và phong cách giao tiếp cá nhân cho đến những cảm xúc giận dữ, oán ghét
=e iiên quan đến việc công tác từ xa (lời khuyên 53) Sự mâu thuẫn càng trở nên
=shiêm trọng do sự căng thẳng có liên quan đến khối lượng công việc, giới hạn
sẽ thời gian, những hạn chế về nguồn cung cấp, hay không thể liên lạc được
tặc bạn cung cấp từ xa khiến bạn trở thành trung tâm cho mọi sự chăm chích šên quan đến sự cách biệt của bạn ở nơi làm việc, cũng như những cảm giác
%&u cực của mọi người đối với khả năng làm việc từ xa của bạn
Đôi khi mâu thuẫn ẩn nấp chung quanh bạn và dần dần hình thành một cách
sin tiếp ví dụ như: khi bạn trễ hạn, không theo dõi sát sao công việc, không tham
#¿ các cuộc họp, không gởi các thông tin được yêu cầu, và có những hành vi tiêu
sưe Điều đó thường được biểu lộ bằng những cái búng tay hay những cử chỉ điệu
Sẽ mà bạn không thể trông thấy khi làm việc từ xa phụ thuộc khi bạn nắm bắt được
#ững gì đang xảy ra tại văn phòng chính Bạn có thể nắm bắt thông tin bằng cách
i#= hệ thường xuyên với nhóm của mình (lời khuyên 51), hoặc chủ động sử dụng zng (lời khuyên 54), hãy dồng tai nghe ngóng (hoặc trông cậy vào tai của một sười nào đó) Đồng thời, hãy nâng cao kỹ năng nghe của mình, vì tai của bạn shải nắm bắt thật nhiều thứ khi bạn làm việc từ xa
Thường thì mâu thuẫn thường tồn tại và lan tràn trước khi ai đó làm bạn chú
š đến nó (hoặc mọi thứ nổ tung vào một thời điểm cam go, căng thẳng, và không
Sich hợp), tôi mạnh dạn khuyên bạn chủ động đề cập đến các tình thế mâu thuần Thường điều này cho phép bạn kiểm soát việc đề cập đến vấn đề như thế sào và làm +ách nào, tăng cường các kỹ năng của bạn trong việc giải quyết và can xếp các vấn đề (đây là những kỹ năng quan trọng trong thế giới của chúng
sa) va dam bảo rằng tình thế mâu thuẫn sẽ không tiếp tục làm tổn hại đến các dự
án, khách hàng, và mục tiêu của bạn Tương tự, việc lên kế hoạch cho một cuộc thảo luận giải quyết vấn đề mâu thuẫn làm sho không khí trở nên trầm tĩnh hơn
và tạo ra sự thuận lợi cho việc đạt được một giải pháp thỏa đáng
Muốn bạn đủ may mắn có cơ hội chủ động và giải quyết một tình thế mâu thuẫn: + _ Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê các mối bận tâm và mâu thuẫn
+ Dù bạn trang thế chủ động hay phần ứng, hãy tiến hành thảo luận bằng
cách sử dụng hướng dẫn bên dưới
+ Hãy đặt ra thật nhiều câu hỏi về hoàn cảnh (điều gi đã xảy ra? Điều này đã
ảnh hưởng đến bạn như thế nào? Nó có ảnh hưởng như thế nào đối với người khé?: hoặc công việc của ho?)
Trang 30« Also ask questions about the feelings that have resulted (e.g., How are you feeling about this? What’s your major concern? What are your biggest frustrations?)
When you become aware of a conflict that’s impacting your work or team productivity, move quickly to meet with the key players Prior to the meet- ing, think about the solutions you'll propose and concerns/barriers you ex- pect others to raise Discuss the conflict ‘by following this guide:
* Clarify the conflict, concern or disagreement
* Listen and reflect; stay calm; summarize to confirm understanding
¢ Encourage sharing of information, feelings, recommendations
* Discuss proposed resolutions and agree on a solution
* Summarize actions, commitments, follow-up
* Document agreements and copy everyone impacted
Trang 31+ Đồng thời đặt ra các câu hồi về các cảm xúc của bạn (vì dụ Bạn đang cảm thấy như thế nào? Điều quan tâm nhất của bạn là gì? Điều thất vọng lớn nhất của bạn là gì?)
we,
”*/ đời khuyên
Theo bạn nhận biết một mối mâu thuẫn đang ảnh hưởng đến công việc và năng soất làm việc của nhóm, thì hãy nhanh chóng đối mặt với những người gây ra
âu thuẫn Trước cuộc gặp gỡ đó, hãy suy nghĩ về những giải pháp mà bạn sẽ
#Š xuất những bận tâm và các rào cần mà bạn mong đợi người khác gia tăng
T=ão luận về mối mâu thuẫn bằng cách thực hiện theo hướng dẫn sau:
Làm rõ mối mâu thuẫn, điều bận tâm, và những điểm bất đồng
Lắng nghe và phản hồi; giữ bình tĩnh; tóm tắt lại và xác định bạn đã hiểu đúng Khuyến khích việc chia sẻ thông tin và cảm xúc, và những lời khuyên Thảo luận về những giải pháp được đề xuất và thống nhất áp dụng một giải pháp
Tóm tắt các hành động, những điều cần phải làm, và theo dõi
Ghi nhận những điểm thống nhất và photo lại để phát cho mọi người có
Trang 32.Ñ Master the Fundamentals of
ity while wasting tremendous amounts of time, money, energy, and moti-
vation As a telecommuter, you’re sometimes spared the burden of partici- pating in boring and unnecessary meetings by virtue of your absence from the meeting location, although you also can be dragged into badly planned and poorly led meetings via a technological connection Meetings-produc- tive ones-are sometimes vital to your ability to activate project teams generate creative solutions, and efficiently communicate with your team Learning how to plan, lead, and participate in productive meetings, there- fore, can serve you extremely well
As much as people hate meetings, many organizational cultures en- courage the scheduling of a meeting without much thought as to the real need for a live meeting Sometimes this is done to perpetuate the sense of
involvement, even if decisions actually are made by a subset of the meet-
ing attendees and/or made outside of the meeting itself If you get the urge
to schedule a meeting, therefore, keep these reminders handy to help you evaluate the real need for a meeting:
¢ The first rule of productive meetings is to hold a meeting only if it: necessary and it’s the best vehicle to accomplish the objective
¢ Use e-mail, voice mail, intranet, or individual discussions if a larger
group meeting isn’t vital
¢ Don’t hesitate to hold a meeting if you really need the input of your team or a cross-functional group of associates (for things like projex planning, project updates, strategy setting, and business planning)
¢ Don’t overlook the basic components of an effective meeting: agenda meeting leader, effective meeting management, etc
As a telecommuter, you'll often need to combine the use of different tech- nologies to facilitate productive meetings of geographical dispersed teams Survey participants to décermine the best way to get the agenda to them use videoconferencing if a visual component is necessary, use conference calling if voice-to-voice is sufficient, combine Internet conferencing
graphics with a conference call for the audio link, etc Remember, als:
that introducing meeting participants to technology for meetings (Tip 6š may require a focused effort on technical training and procedural issues
or basic etiquette for courtesy, offering input and asking questions Once
Trang 33
Các cuộc họp thường bao gồm những thứ mà người ta ghét nhất về công việc
sa mình (chẳng hạn các đồng nghiệp đáng ghét và hay xoi mói) Về bản chất srững cuộc họp có những thứ tạo ra ảo giác về sự liên quan và công sức trong
9=: 'àm tốn nhiều thời gian, tiền bạc, sức lực, và động lực làm việc Là một nhân
iẽn làm việc từ xa, đôi khi bạn được miễn tham gia các cuộc họp nhàm chán và
\=öng cần thiết vì sự vắng mặt của bạn tại nơi tổ chức cuộc họp, tuy vậy đôi khi Seo van bi lôi cuốn tại những cuộc họp như thế thông qua các phương tiện liên
's= Tuy vậy những cuộc họp thật hiệu quả lại rất quan trọng đối với khả năng s¿= bạn trong việc kết hợp với các dự án, đưa ra các giải pháp sáng tạo, và là
ss=¬ liên lạc hiệu quả với nhóm của mình Vì vậy việc nắm vững các tổ chức,
tẵ= dắt, và tham gia các cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích
Vì người ta thường ghét các cuộc hội họp, nên nhiều tổ chức khuyến khích việc -$= xế hoạch cho một cuộc họp mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp Đôi lúc điều này
‘Meee thực hiện nhằm khơi dậy cảm giác liên quan đến công việc, ngay cả khi các 'suyết định thật sự được đưa ra để những người tham dự cuộc họp hay những người
n ngoài Vì vậy nếu bạn được yêu cầu lên kế hoạch cho một cuộc họp , những
hc nhd b&n dưới sẽ giúp bạn đánh giá nhu cầu thật sự cho một cuộc họp:
* Nguyên tắc đầu tiên để các cuộc họp được hiệu quả là nếu tổ chức một
cuộc họp khi thật sự cần thiết và khi đó là phương tiện duy nhất để hoàn
thành một mục tiêu
Hãy sử dụng thư điện tử, thư thoại, mạng nội bộ, hay trao đổi cá nhân nếu thật sự không cần thiết phải gặp gỡ một nhóm nhiều người
Đừng chần chừ tổ chức một cuộc họp khi bạn cần ý kiến đóng góp của
nhóm hay một tổ cộng sự có chức năng chéo (cho những việc như lên kế
hoạch, dự án, cập nhật dự án, kết 'rợp chiến lược, và lên kế hoạch cho việc
kinh doanh)
Đừng bổ qua những yếu tố cơ bản dẫn đến một cuộc họp hiệu quả: như
chương trình nghị sự, người đứng đầu cuộc họp, quản lý cuộc họp đạt yêu
cau, viv
§ một nhân viên làm việc từ xa, bạn sẽ cần phải liên kết sử dụng các thiết bị
e nhau để tổ chức một cuộc họp hiệu quả khi các nhóm ở cách xa nhau Hãy
Šc luận với những người tham dự để quyết định cách tốt nhất trên chương le= nghị sự cho họ, sử dụng hội nghị qua video nếu một thiết bị điển hình là cần š: sử dụng điện thoại nếu cần nghe giọng nói của những người tham gia, hay
' sợp internet và điện thoại cùng một lúc, vxv Đồng thời bạn nên giới thiệu
những người tham gia các quí tắc chung đối với các cuộc họp (lời khuyên
¿§5) điều này có thể đòi hồi bạn phải cố gắng hướng dẫn về mặt kỹ thuật, các
Trang 34people are comfortable with the technology and their ability to use it (without looking foolish!), your virtual meeting productivity will be greatly
enhanced
In preparing for the next regular meeting you have with your team, your boss, or a project team, implement or suggest ways to improve the likeli hood of a productive meeting:
Plan the agenda and distribute it in.advance (via e-mail, intranet,
fax, or voice mail, if necessary)
Be clear about who’s responsible for what (meeting leadership, time keeper, note taker)
& Have available the necessary equipment, handouts, resource docu: ments, and contributors
Adhere to established times for starting, taking breaks, and endinz
Trang 35sấn để về thủ tục như phép xã giao, lịch sự, cách đưa ra nhận xé! và các câu Sẽ: trong cuộc họp Một khi mọi người đã nắm vững các qui tắc này và cĩ khả eng thực hiện chúng, thì hiệu quả của cuộc họp sẽ được tăng cường
aM,
NS đời khuyên
'V=ằm chuẩn bị cho cuộc họp thường kì sắp tới với nhĩm, với cấp trên, hay tổ dự
§= bạn hãy thực hiện những điều gợi ý dưới đây để cải thiện chất lượng của
#¿ưc họp:
Đánh nhanh chương trình nghị sự và phương pháp cho những người tham
gia trước (thơng qua email, mạng nội bộ, fax, thư thoại, nếu cần thiết) Nêu rõ ai chịu trách nhiệm về phần gì (ví dụ người đứng đầu cuộc họp, quản lý thời gian trong cuộc họp, người ghi chú, v.v )
Chuẩn bị sẵn các thiết bị cần thiết giấy tờ, tài liệu bổ sung, v.V
Xác định rõ thời gian bắt đầu, nghỉ giải lao,'và kết thúc cuộc họp:
sia từng người phải được già phĩ rõ rằng và những điểm lưu ý trong cuộc họp
gai dude phan phat nhanh chĩng Đề nghị một cách sử dụng phương tiện kĩ
'Euật nhằm tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng các cuộc họp sắp tới
Trang 36Ga Make Everyone Skilled and
Comfortable in Virtual
Meetings
Virtual meetings offer some unique challenges for both meeting leader and meeting participants While telecommuting, you'll find yourself par
ticipating in meetings remotely and connecting to the meeting via variow
types of technology You have a responsibility to contribute and participat
in a way that makes your participation valuable, justifies your investmen
of time, and helps other participants get the most from your contributions Also, as a telecommuter (and sometimes as the only virtual participant u meetings), you may need to be a “champion” for effective skills and tech niques necessary for successful virtual meetings
Some people are initially uncomfortable with alternative technologie for conducting meetings If they’re not busily worrying about how they lool
on the videoconference screen, they’re fretting about how to interject ;
“question during a conference call As a result:
® They tend to withdraw and say nothing
@® They completely forget you're at the other end of the phone line a=
start talking about a graphic on the screen only those in the meetin room can see
® Everyone talks at once and you're totally confused about what’s bein said and who’s saying it
Before using technological applications for meetings, it’s a good idea = formulate some guidelines and give people some hands-on experience wit tle‘equipment prior to any actual meetings Some organizations are dij gent about this anu provide structured training available on a juct-in-tig
or independent basis (I can recall creating a mini training module ig users cf an early electronic blackboard system in the early 1980s Every one was more comfortable participating in actual meetings after a brid time of training and practice.)
When participating in a conference call, videoconference, Web conferenzs
or any other kind of distance dialog involving a group of people, be sure to:
«+ Encourage everyone to introduce themselves at the beginning of t meeting and to identify themselves every time they speak (unless th video allows everyone to see clearly who’s speaking or the group is} well-established one and voices are recognizable)
Trang 373 Làm cho mọi người thấy thoải
mdi va di chuyén sau vao van dé
trong các cuộc hội thảo
Các cuộc họp ảo tức là các cuộc họp thông qua các phương tiện kĩ thưật nghe
=hìn đặt ra một số thử thách cho cả người chủ trì cuộc họp và những người tham
sự Trong khi công tác tại nhà, bạn sẽ thường phải tham gia các cuộc họp từ xa sẵng cách nối thông qua một số phương tiện kĩ thuật Bạn có trách nhiệm làm
=ế nào để sự tham gia đóng góp của mình có giá trị xứng đáng với thời gian cả
SỐ ra, và có lợi cho những người tham dự Là một nhân viên làm việc từ xa (và
Sôi khi là một người tham dự ảo duy nhất trong cuộc họp), bạn phải nắm vững
các kĩ năng cần thiết cho việc thành công của những cuộc họp ảo như thế này Một số người thoạt đầu không thấy thoải mái với những phương tiện kỹ
“uuật để tiến hành các cuộc họp Nếu không phải vì họ lo lắng b2 aang cla
mình khi xuất hiện trên màn hình hội nghị, thì họ thấy bối rối vì nỗi không biết
äm thế nào để khỏi xen vào trong cuộc hội nghị qua điện thoại Kết quả là:
9 Họ có xu hướng rút lui và chẳng nói năng gì
® Ho tiên đoán và bạn đang ở đầu dây bên kia và bắt đầu trao đổi về một
minh họa bằng đồ thị trên màn hình mà chỉ có những người có mặt trong phòng họp mới thấy được
® Mọi người cùng nói một lúc và bạn thấy bối rối không biết họ đang nói về điều gì và ai đang nói
Trước khi sử dụng các thiết bị kỹ thuật dành cho cuộc họp, tốt hết bạn nên
“ướng dẫn và truyền tất cả các kinh nghiệm sử dụng thiết bị đó cho họ trước khi
suộc họp diễn ra Một số tổ chức vẫn thường xuyên thực hiện điều này và họ
Shực hiện những khóa huấn luyện cấp tốc hoặc riêng biệt cho nhân viên (tôi
¬hớ lại hổi những năm 1980 tôi đã tạo ra một chương trình huấn luyện nho nhỗ sho những người sử dụng hệ thống bảng điện tử đầu tiên Sau một thời gian
huấn luyện và thực tập ngắn mọi người đã thấy thoải mái hơn trong khi tham gia
Khi dự một hội nghị qua điện thoại, qua video, mạng, hay bất kì dạng đối
thoại từ xa nào liên quan đến một nhóm người, hãy chắc chắn những việc sau: + _ Khuyến khích mọi người tự giới thiệu ở phần đầu cuộc họp và cố gắng nhận ra họ mỗi khi họ phát biểu (trừ khí bạn có thể nhìn thấy người đó đang nói trên màn hình hay nhóm của bạn rất gần gũi và những thành viên trong nhóm có thể nhận ra giọng nói của nhau),
Trang 38s Establish protocols for encouraging and simplifying involvement by all participants The meeting leader should pause periodically to sum- raarize and ask for questions, corrections, clarification, or sugges- tions (During one of my corporate telecommuting jobs, we introduced videoconferencing and used it extensively for team meetings and ex- ecutive meétings Because of the audio delay, it was difficult to inter-
rupt the conversation when multiple locations were connected So we
devised a system of small hand-held cards to hold up which visually prompted the meeting leader to pass the “floor” to the location hold- ing up a card We used visually appropriate cards to indicate the nature of the comment; question mark for questions; a light bulb for
an idea or suggestion; a smiley face to indicate agreement with the discussion or proposal We often used the smiley faces or just a visual
“thumbs up” when a vote was needed, since communicating visually
‘was easier than audio transmissions because of the delay and faster because we could see everyone’s vote on the multi-frame screen.)
« insure that the use of any visual or graphic resources can be distrib- uted “real-time” to everyone (via electronic white board, e-mail intranet, Internet, fax, etc.)
¢ Everyone should be reminded to speak slowly, clearly, and in the direction of microphones or speakerphones If you didn’t hear some- thing, ask that it be repeated This reminds people of your “presence” and lets them know you're really interested in their comments
comfortable, and improve your own contributions and level of participe
tion? Iden ‘tify:
3 Problems you’ve experienced as a virtual meeting participant
2 Advanced planning or meeting preparation steps you can take to elim> nate these problems
1 Action you can take during the next meeting to improve effectiveness
of the meeting
Trang 39ny đời khuyên
Tạo ra những cách nhằm động viên và giảm sự rắc rối gây ra cho những
người tham dự Thỉnh thoảng người chủ trì cuộc họp nên dừng lại để tóm
lược và yêu cầu mọi ngừơi trình bày những thắc mắc, điều chỉnh làm rõ,
hay đề nghị (trong quá trình thực hiện một trong những công việc làm từ xa
của mình, chúng tôi ứng dụng hội nghị qua video để tổ chức những cuộc họp nhóm và trong ban chấp hành Vì âm thanh truyền đi chậm, nên rất khó chen ngang cuộc đối thoại khi có nhiều bên liên kết Vì thế chúng tôi nghĩ ra việc giơ những chiếc thẻ nhỗ để ra hiệu người chủ trì nhường sang cho bên người giơ thẻ lên Chúng tôi sử dựng những chiếc thẻ thích hợp và
dễ thấy để thể hiện cách nhận xét: dấu chấm hỗi tượng trưng cho các câu hỏi, bóng đèên tượng trưng cho một ý kiến hay để nghị; vẻ mặt tươi cười thể hiện sự tán đồng điều thảo luận hay đề xuất Chúng tôi thường dùng nét mặt tươi cửơi hay chỉ một dấu hiệu tán đồng khi cần biểu quyết, vì việc liên
lạc qua hình ảnh thì dễ dàng hơn do âm thanh thường bị trì hoãn, việc liên
lạc bằng hình ảnh cần nhanh hơn thì chúng tôi có thể nhìn thấy lá phiếu
củz nhau qua màn hình) !
Hãy đảm bảo việc sử dụng những thiết bị hình ảnh hay đồ họa được truyền đi cho mọi người (một cách nhanh chóng thông qua bảng điện tứ,
email, mạng nội bộ, internet, fax, V.V ):
Nhắc nhổ mọi người nói chậm rãi, rõ ràng, đúng hướng đi, hay lo điện
thoại Nếu bạn không nghe thấy gì, hãy yêu cầu người nói lặp lại Điều
này nhắc nhở mọi người về sự hiện diện của bạn và cho thấy bạn quan
tâm đến những nhận xét của họ
Xem lại những kĩ thuật khác nhau mà bạn đang sử dụng để tham gia các cuộc
=ep Bạn có thể làm gì để các buổi họp được hiệu quả hơn, cũng như làm cho
ọi người cảm thấy thoải mái, đồng thời:
3 Cải thiện những tham gia đóng góp của mình, hãy xác định ba vấn đề mà bạn đang đương đầu
Khi tham dự những cuộc họp hay kế hoạch bạn có thể chuẩn bị giải quyết những vấn đề đó
hoạt động bạn có thể thực hiện trong cuộc họp tới để cải thiện chất lượng
cuộc họp
Trang 40Gi Just Say “No”
We’re all surrounded with multiple opportunities to be distracted from our key focus areas For many people, it’s a daily challenge to avoid tasks events, projects,.as well as involvement in interesting and meaningful activities that will slowly erode energy and focus Telecommuters face 2 unique challenge in this regard and one you should remain alert to You're more vulnerable to requests or expectations from family friends, and cc- workers due to misperceptions about your availability
When you telecommute, it’s much easier for family members not only
to interrupt you but to ask for your help, involvement, and input After ali you're right there it won’t take that long and isn’t more time with your family one of the reasons you're a telecommuter?! Conversely, team members may think that telecommuting leaves you with lots of spare time
on your hands or that you relish any opportunity for more involvement
with your colleagues While involvement-with both family and co-workers-
is good, it’s critical that you resist any temptation or pressure to be in-
volved at the expense of your productivity At the same time, you must be careful not to turn down every request for help, especially from co-workers
whiose help you may count on at times
When faced with a request, demand, decision, or opportunity to in- volve yourself in anything that may detract from your major areas of focus use the following screening guidelines to help you decide the best course of action:
* If the activity is insignificant in importance and unrelated to your priorities, just say “No!”
+ Ifthe request for your involvement results in time out of your office during established work hours, just say “No!”
+ If the event or activity could cccur at a more appropriate or conve- nient time, just say “No!”
+ IF it’s a classic “nice to do” but not necessary or valuable to either your personal or professional objectives, just say “No!”
+ Ifthe request or demand is rooted in an intended guilt trip, just say “No™
« If someone else is available to do it or can do it better than you, just say “Nol!”
+ Ifthe investment of your time has no payoff in terms of your current or future career goals and holds no intrinsic personal reward, just say “No! + If you'll be miserable the whole time you're doing it, just say “No!” + If you'll hate yourself for agreeing to do it, just say “No!”