ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 2 STT Họ tên Phụ trách Đánh giá 1 Nguyễn Thị Minh Ngọc Nội dung phần III.1, III.2.1 ~ III.2.4 2 Hà Hương Nhung Tổng hợp Word và Làm slide 3 Nguyễn Hồng Nhung Nội dung phần IV.1, IV.2.1 ~ IV.2.4 4 Trần Thị Quý Nội dung phần III.2.5 ~ III.2.9 5 Vũ Tuấn Tài Nội dung phần IV.2.5 ~ IV.2.9 6 Đinh Thị Diệu Thảo Nhóm trưởng Chỉnh sửa Word, Thuyết trình 7 Ngô Thị Thêu Nội dung Phần I.1, I.2, I.3.1 ~ I.3.5 8 Đoàn Thị Hồng Thu Nội dung Phần I.3.6 ~ I.3.9 Thuyết trình 9 Dương Thị Tuyến Nội dung phần II Đặt câu hỏi cho nhóm 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG VÀ
Khái quát chung về nhân sự
Nhân sự là nguồn nội lực quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nhân viên ở mọi vị trí đều đóng vai trò thiết yếu thúc đẩy sự tăng trưởng và cạnh tranh của doanh nghiệp Trí tuệ và sự sáng tạo của nhân viên là tài sản vô hình quý giá không thể thay thế, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh Nhân viên có tài năng và đạo đức giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, đồng thời sự nhạy bén và sáng tạo của đội ngũ, đặc biệt là nhân viên trẻ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật xu hướng mới và tiến bộ công nghệ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh ngày một khởi sắc.
Trong các doanh nghiệp, thứ tự ưu tiên hàng đầu là khách hàng, tiếp theo là nhân viên và cuối cùng là cổ đông, thể hiện vai trò trung tâm và đòn bẩy thúc đẩy tăng trưởng Nhân viên giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng lợi ích cho cổ đông nhỏ, mở rộng số lượng khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ Đội ngũ nhân viên chân thành, nhiệt tình hỗ trợ khách hàng sẽ tạo ấn tượng tích cực và thúc đẩy khách hàng quay lại, đồng thời giới thiệu thêm khách hàng mới Ngược lại, thái độ không tốt của nhân viên sẽ làm khách hàng không hài lòng và gây khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Việc doanh nghiệp bố trí nhân sự hợp lý và áp dụng chính sách quản lý nhân sự khoa học là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu quả làm việc Chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên giúp họ phát huy tối đa khả năng của bản thân, từ đó đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp Các chính sách nhân sự hợp lý không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy sự gắn bó và phát triển lâu dài cho nhân viên.
Khái quát chung về tiền lương
Tiền lương phản ánh mức độ đóng góp của người lao động trong quá trình sản xuất, kinh doanh, là nguồn thu nhập chính của họ và góp phần hình thành giá trị sản phẩm, dịch vụ Việc quản lý hiệu quả tiền lương giúp tối ưu hóa sử dụng sức lao động, tiết kiệm chi phí, tăng cường tích lũy cho doanh nghiệp và nâng cao thu nhập cho người lao động Tiền lương là vấn đề được quan tâm không chỉ bởi người lao động mà còn bởi người sử dụng lao động, công đoàn, cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước.
Các hình thức trả lương cơ bản gồm trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm, phù hợp với các bộ phận quản lý hoặc công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng Trả lương theo thời gian thường dành cho bộ phận quản lý, trong khi trả lương theo sản phẩm và doanh số phù hợp với nhân viên bán hàng hoặc công nhân sản xuất, giúp thúc đẩy năng suất làm việc Mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng, và trong thực tế, các doanh nghiệp thường kết hợp cả hai để tối ưu hiệu quả hoạt động Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể nhận lương theo thời gian cộng thêm thưởng doanh số khi đạt mục tiêu, giúp khuyến khích sự nỗ lực làm việc của nhân viên.
Tiền lương theo thời gian
Tiền lương theo thời gian là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc như ngày, tháng, quý, năm, không phụ thuộc vào khối lượng công việc hoàn thành Lương theo thời gian được tính dựa trên yếu tố thời gian làm việc, cấp bậc và hệ thống thang lương của doanh nghiệp Tùy theo yêu cầu của công việc và khả năng quản lý, các đơn vị có thể áp dụng hình thức trả lương theo thời gian hoặc kết hợp thêm phần thưởng theo thời gian.
Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhưng lại không gắn với chất lượng lao động hay kết quả cuối cùng Do đó, phương pháp này không thúc đẩy nâng cao năng suất và trở nên kém hiệu quả khi làm việc với nhiều nhân viên có trình độ khác nhau, vì dựa trên mức bình quân Để khắc phục nhược điểm này, các tổ chức thường đặt ra các định mức công việc, như số sản phẩm hoặc nhiệm vụ phải hoàn thành đạt tiêu chuẩn chất lượng trong ca làm việc, và áp dụng các đơn giá khác nhau phù hợp với mức độ thành thạo của từng người lao động.
Tiền lương theo sản phẩm
Lương theo hình thức này được tính dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành, giúp thúc đẩy năng suất làm việc Để xác định mức lương theo sản phẩm, doanh nghiệp cần xây dựng định mức hợp lý làm cơ sở để xác định đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm hoặc công việc Tùy thuộc vào yêu cầu và khả năng quản lý của từng đơn vị, việc trả lương theo sản phẩm có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với điều kiện hoạt động và mục tiêu sản xuất.
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương Hình thức này thường được áp dụng phổ biến để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất, nhằm thúc đẩy năng suất và đảm bảo công bằng trong thanh toán tiền lương.
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp là hình thức phổ biến để tính tiền công cho công nhân phụ trách các công việc như vận chuyển vật liệu, thành phẩm hoặc bảo dưỡng máy móc, thiết bị Phương pháp này giúp đảm bảo công nhân được trả lương dựa trên hiệu quả công việc phụ trợ trong quá trình sản xuất Áp dụng trả lương theo sản phẩm gián tiếp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí lương chính xác hơn và thúc đẩy năng suất lao động trong các công tác không trực tiếp sản xuất.
+ Tính lương theo sản phẩm có thưởng: Tiền lương được tính theo sản phẩm (trực tiếp hoặc gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.
Tính lương theo sản phẩm lũy tiến giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng suất lao động bằng cách trả thưởng dựa trên mức độ vượt định mức Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến để thưởng cho công nhân khi hoàn thành sản phẩm vượt mức định mức Phương pháp này khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc và đạt năng suất cao hơn, đồng thời đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng trong tiền lương.
+ Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: Tiền lương được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công đoạn cuối cùng.
Khoán quỹ lương là hình thức áp dụng cho các phòng ban trong đơn vị, dựa trên số lao động định biên hợp lý của từng bộ phận Quỹ lương hàng tháng được tính toán và phân bổ theo nguyên tắc hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo tính công bằng và minh bạch Mức quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc của từng phòng ban, khuyến khích thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả hơn.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm có ưu điểm là gắn thu nhập của người lao động với kết quả công việc, từ đó khuyến khích họ nâng cao phương pháp làm việc và tăng năng suất thực hiện Nó còn thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên và đảm bảo tính minh bạch trong việc chi trả lương Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là tính toán phức tạp và dễ dẫn đến hậu quả tiêu cực nếu không gắn với chất lượng: người lao động có thể chạy theo số lượng mà bỏ qua chất lượng sản phẩm, như bán hàng quá mức gây nợ khó đòi hoặc khai thác máy móc quá mức dẫn đến hư hỏng và tăng chi phí bảo trì.
Các hoạt động trong chu trình nhân sự - tiền lương và thanh toán với người
Tuyển dụng nhân sự là gì?
Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút và tìm kiếm nhân viên phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả Quá trình này bắt nguồn từ việc mở rộng, bổ sung hoặc thay thế nhân lực chưa đủ đáp ứng yêu cầu công việc Tuyển dụng không chỉ đơn thuần là tìm kiếm ứng viên có trình độ phù hợp mà còn bao gồm quá trình tuyển chọn kỹ lưỡng nhằm đảm bảo nhân sự phù hợp với vị trí công việc Hoạt động tuyển dụng nhân sự diễn ra qua hai giai đoạn chính là tuyển mộ nhân lực và tuyển chọn nhân lực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình.
Vì sao doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự?
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp, đảm bảo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và năng động Việc bổ sung nguồn lực đúng cách giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững Tuyển dụng hiệu quả không chỉ tăng cường năng lực nội bộ mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhờ vào đội ngũ nhân sự chất lượng Việc tuyển dụng đúng người, đúng thời điểm và đúng vị trí giúp bộ máy nhân sự hoạt động tối ưu, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các mục tiêu chiến lược đã đề ra, đảm bảo hướng phát triển bền vững và thành công dài hạn.
Cạnh tranh bền vững đòi hỏi doanh nghiệp phải tập trung phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Nhân sự mới tuyển dụng không chỉ có kỹ năng tốt mà còn gắn bó lâu dài, giúp doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh trên thị trường Việc xây dựng đội ngũ nhân sự có trình độ và kỹ năng vững vàng là yếu tố cốt lõi để thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ổn định lâu dài.
Hoàn thành kế hoạch đề ra là mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt khi cần đạt được các mục tiêu chiến lược Quá trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành các kế hoạch đã đề ra Việc tuyển dụng đúng người, đúng thời điểm sẽ đảm bảo năng suất làm việc cao, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, tập trung vào quy trình tuyển dụng chất lượng là yếu tố quyết định thành công trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Hoạt động tuyển dụng được lên kế hoạch khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả Việc tối ưu hóa ngân sách tuyển dụng không chỉ giảm thiểu chi phí, mà còn đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch đã đề ra một cách thành công.
Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng và cụ thể, giúp tiếp cận và chọn lựa ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển Một quy trình chuẩn không những giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí và thời gian Việc chuẩn bị kỹ lưỡng quy trình tuyển dụng là yếu tố then chốt để thu hút và chọn lọc những ứng viên xuất sắc, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Dù quy mô và chính sách tuyển dụng của từng tổ chức có khác nhau, mục tiêu cuối cùng vẫn là tuyển dụng hiệu quả, chọn lựa những nhân sự tài năng.
Trong quy trình tuyển dụng, việc soạn thảo mô tả công việc rõ ràng và chi tiết là yếu tố then chốt để thu hút ứng viên phù hợp Bản mô tả cần nêu rõ các nhiệm vụ cụ thể của vị trí, yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm tính cách phù hợp với công việc Việc này giúp đưa ra thông báo tuyển dụng chính xác, tiếp cận đúng ứng viên tiềm năng và nâng cao khả năng tuyển dụng thành công.
Bản mô tả công việc cần chi tiết để ứng viên hiểu rõ vị trí tuyển dụng và công việc phải đảm nhận, giúp giảm thiểu thời gian giải thích trong phỏng vấn Ngoài ra, mô tả rõ ràng còn giúp doanh nghiệp sàng lọc, tuyển chọn những ứng viên có năng lực và phẩm chất phù hợp, nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Tuyển dụng nội bộ là phương pháp phổ biến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian tuyển dụng hiệu quả Nhà tuyển dụng có thể tận dụng mối quan hệ và quen biết của nhân viên hiện tại để tìm kiếm ứng viên phù hợp cho các vị trí trống Đồng thời, việc đăng tuyển dụng lên bản tin nội bộ giúp toàn bộ nhân viên nắm bắt thông tin công việc, từ đó giới thiệu ứng viên phù hợp từ mạng lưới quen biết của họ, tăng khả năng tuyển dụng thành công nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Các nhà tuyển dụng thường liên kết với các trường cao đẳng, đại học để dễ dàng tìm kiếm và sàng lọc nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng yêu cầu công việc, từ đó giảm chi phí tuyển dụng Việc hợp tác với các trường đào tạo còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu tuyển dụng hiệu quả và gây ấn tượng với sinh viên – nguồn nhân lực chất lượng trong tương lai, đóng vai trò quan trọng trong chiến lược tuyển dụng.
Trong thời đại công nghệ 4.0, các nhà tuyển dụng có thể tận dụng các nền tảng mạng xã hội lớn như Google, Facebook, LinkedIn để tìm kiếm ứng viên phù hợp Một giải pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là nền tảng đăng tin tuyển dụng của TopCV, tích hợp trí tuệ nhân tạo và Recruitment Marketing để hỗ trợ toàn diện quá trình tuyển dụng Nền tảng này giúp doanh nghiệp tạo nguồn CV, sàng lọc hồ sơ, đánh giá ứng viên và đo lường hiệu quả tuyển dụng một cách chính xác và tối ưu.
Thông qua thông tin cá nhân như tên, tuổi, nghề nghiệp và sở thích, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn về ứng viên ngay từ những chi tiết nhỏ nhất Điều này giúp ứng viên dễ dàng tìm kiếm và phù hợp với công việc mong muốn, đồng thời doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng nhờ vào việc tiếp cận lượng lớn ứng viên tiềm năng một cách hiệu quả.
Tuyển dụng qua điện thoại là hình thức phổ biến trong thời đại công nghệ phát triển, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương thức này để đảm bảo tuyển dụng hiệu quả Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả doanh nghiệp và ứng viên, loại bỏ giới hạn về không gian và thời gian, có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi Tuy nhiên, để cuộc phỏng vấn qua điện thoại đạt hiệu quả cao, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ nội dung và câu hỏi phỏng vấn trước khi kết nối với ứng viên, từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Chọn lọc hồ sơ ứng viên là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhằm xác định những ứng viên có chất lượng cao, phù hợp với vị trí tuyển dụng Quá trình này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao hiệu quả tuyển dụng Việc phân chia các đợt lọc hồ sơ giúp sàng lọc kỹ lưỡng hơn, từ đó chọn ra ứng viên phù hợp nhất cho công việc.
I.3.2 Theo dõi hồ sơ nhân viên
Tại sao cần quản lý hồ sơ của nhân viên?
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG VÀ
Mục tiêu hoạt động
Việc tính toán và chi trả lương đúng kỳ, phù hợp với năng lực và đóng góp của người lao động là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh Chính sách lương công bằng, minh bạch và thanh toán đúng hạn không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực Ngược lại, mức lương thấp, chính sách không hợp lý hay việc trả lương trễ sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý người lao động, từ đó giảm năng suất làm việc, ảnh hưởng tới chất lượng và số lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
Việc trả lương không hợp lý có thể dẫn đến việc sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt đủ số lượng yêu cầu và không đảm bảo chất lượng Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả sản xuất và khả năng tiêu thụ của sản phẩm Chính sách lương không công bằng có thể làm giảm động lực làm việc của nhân viên, từ đó làm giảm năng suất và gây ra hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp Vì vậy, quản lý trả lương hợp lý là yếu tố quan trọng để đảm bảo sản phẩm chất lượng cao và tăng khả năng tiêu thụ trên thị trường.
Tiền lương bất hợp lý là nguyên nhân khiến nhiều nhân viên giỏi nghỉ việc, dẫn đến khủng hoảng nhân sự và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của doanh nghiệp Chính sách tiền lương cạnh tranh và hợp lý giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, thúc đẩy năng suất và đảm bảo đạt được mục tiêu về chất lượng và số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ Do đó, xây dựng chế độ lương phù hợp là yếu tố quyết định thành công và bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Hiệu năng và hiệu quả hoạt động của đơn vị cụ thể là:
Xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hợp pháp, hợp lệ và hợp lý trong chính sách tiền lương Việc này giúp doanh nghiệp duy trì sự công bằng và cạnh tranh trên thị trường lao động Mục tiêu của quá trình này không chỉ nhằm đáp ứng các quy định pháp luật mà còn phù hợp với tình hình thực tế và khả năng tài chính của công ty Đặt ra mức lương đúng đắn còn góp phần nâng cao sự hài lòng, gắn bó của nhân viên, thúc đẩy hiệu quả làm việc và phát triển bền vững doanh nghiệp.
- Tiền lương và các khoản thù lao của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Nhân sự đang nghỉ chế độ như thai sản hoặc ốm đau cần nhận được trợ cấp đầy đủ từ quỹ bảo hiểm xã hội thay cho quỹ tiền lương Việc này đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong thời gian nghỉ hưởng chế độ, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội Chính sách này giúp duy trì ổn định tài chính và hỗ trợ nhân viên vượt qua giai đoạn khó khăn khi không làm việc.
- Các khoản trợ cấp mà người lao động trong doanh nghiệp được hưởng để kịp thời thanh toán cho người nhận trợ cấp.
- Các trường hợp mới được tuyển dụng, chuyển công tác, ngừng việc, nghỉ việc phải được cập nhật kịp thời.
- Hệ số lương mới của các trường hợp mới được tuyển dụng, chuyển công tác, ngừng việc, nghỉ việc phải được cập nhật kịp thời.
- Danh sách nhân sự của doanh nghiệp luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trong hồ sơ nhân sự.
- Thời gian trả tiền lương của nhân viên toàn doanh nghiệp luôn đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Việc kiểm soát tốt nhân sự và tiền lương giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả sức lao động, tiết kiệm chi phí và tăng thu nhập cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động Nhà quản lý cần am hiểu về đặc điểm của lao động và tiền lương, các sai phạm thường gặp cũng như các thủ tục kiểm soát lao động và tiền lương để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Tiền lương của công ty được tính đầy đủ, chính xác và kịp thời dựa trên thông tin chấm công của nhân viên Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của doanh nghiệp, giúp duy trì hiệu quả lao động và nâng cao năng suất làm việc.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của nhiều đơn vị, phản ánh chi phí đầu vào và làm cơ sở xác định chi phí đầu ra Chi phí tiền lương liên quan chặt chẽ đến các nghĩa vụ pháp lý như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), nên bất kỳ sai phạm nào cũng có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng Những biến động lớn trong chi phí tiền lương hoặc vi phạm trong chu trình này là mối quan tâm hàng đầu của cả người quản lý đơn vị và cơ quan quản lý nhà nước, vì chúng ảnh hưởng đến tính chính xác của các khoản nộp ngân sách và các nghĩa vụ pháp lý liên quan.
Chu trình nhân sự- tiền lương liên quan đến nhiều khâu và người lao động, đồng thời còn thao tác với các tài sản nhạy cảm như tiền mặt và giấy tờ có giá trị, dễ gây ra sai sót hoặc tham ô Chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành của doanh nghiệp, nên các sai phạm trong quản lý tiền lương có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyết định sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp.
Mục tiêu báo cáo
Ghi nhận chính xác các nghiệp vụ liên quan đến tính và phân bổ tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả Việc này tạo điều kiện để đánh giá đúng chi phí phát sinh tại từng bộ phận, từ đó nâng cao khả năng lập báo cáo tài chính chính xác và minh bạch Áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp đảm bảo phản ánh đúng thực trạng hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý chi phí và ra quyết định chiến lược kinh doanh tối ưu.
Việc trình bày và báo cáo tiền lương cần chính xác, ngắn gọn, logic và dễ hiểu Các khoản mục trong báo cáo tài chính liên quan đến chu trình tiền lương phải trung thực và hợp lý, như chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý và chi phí bán hàng của doanh nghiệp Đặc biệt, theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 26, các khoản thu nhập của nhà quản lý cao cấp, như thành viên Hội đồng quản trị, cần được khai báo rõ ràng trong thuyết minh báo cáo tài chính do họ là các bên liên quan Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về công bố thông tin tài chính Ngoài ra, các báo cáo liên quan đến nhân sự, như số lượng lao động, giờ công, ngày công, cần đảm bảo độ tin cậy để phục vụ cho việc báo cáo tiền lương và thanh toán lương với người lao động Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống báo cáo nhân sự và tiền lương chính xác, minh bạch để đáp ứng yêu cầu quản lý và tuân thủ quy định pháp luật.
Kiểm soát nội bộ quy trình tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và minh bạch Quy trình tuyển dụng bao gồm nhiều bước từ xác định nhu cầu tuyển dụng, thu hút ứng viên, phỏng vấn, đến tuyển chọn và đưa nhân viên vào làm việc Mặc dù quy trình tuyển dụng không phải lúc nào cũng giống nhau, nhiều doanh nghiệp điều chỉnh phương pháp tuyển dụng phù hợp với từng vị trí khác nhau để tối ưu hóa kết quả Việc xây dựng và kiểm soát chặt chẽ quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài phù hợp, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Kiểm soát nội bộ quy trình sử dụng lao động là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong quản lý nhân sự Quy trình này bao gồm các bước chính như theo dõi lao động qua việc chấm công, đánh giá năng suất làm việc, điều chỉnh nhân sự như bổ nhiệm hoặc điều chuyển nhân viên, cập nhật chính sách lương phù hợp, và tổ chức đào tạo để nâng cao kỹ năng Việc theo dõi lao động giúp ghi nhận chính xác thời gian làm việc, thái độ và năng suất của công nhân viên, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Để kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương hiệu quả, bộ phận tính lương cần gửi phiếu lương đến email của nhân viên để xác nhận và đảm bảo bảng lương được phê duyệt bởi lãnh đạo cấp trên nhằm phòng tránh sai sót Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên phải ký xác nhận đã nhận tiền; còn đối với chuyển khoản, cần cập nhật chính xác thông tin tài khoản và có quy trình lập lệnh cùng duyệt bởi bộ phận kế toán Đồng thời, việc trả lương phải đúng thời hạn quy định để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình thanh toán.
Mục tiêu tuân thủ
Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và nội quy nội bộ liên quan đến tính lương và các khoản trích theo lương của người lao động Việc thực hiện đúng các quy định này là yếu tố bắt buộc để đảm bảo quyền lợi của nhân viên và tuân thủ pháp luật lao động Tuân thủ chính xác quy trình tính lương và các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Doanh nghiệp và người lao động đều phải tham gia đóng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật Cạnh đó, việc tính lương, phụ cấp và trợ cấp phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và nội dung trong hợp đồng lao động Thời gian thử việc được quy định dựa trên thỏa thuận giữa hai bên, căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc.
Ngoài ra, việc kiểm soát chu trình nhân sự, tiền lương và thanh toán với người lao động trong doanh nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý lao động mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy định pháp luật về nhân sự Điều này giúp doanh nghiệp giữ vững uy tín và tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh Việc xây dựng hệ thống kiểm soát chặt chẽ còn hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về tuân thủ quy định pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và đảm bảo quyền lợi tối ưu cho người lao động.
Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích thu hút nhân viên tài năng, vì người lao động thường gặp khó khăn trong việc so sánh mức lương, phúc lợi, cơ hội thăng tiến và tính thách thức của công việc Mức lương đề nghị khi tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quyết định của ứng viên, với mức lương càng cao thì khả năng thu hút nhân viên giỏi càng càng tăng.
Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm duy trì nhân viên giỏi bằng cách đảm bảo mức lương cạnh tranh và công bằng trong nội bộ doanh nghiệp Sự công bằng thể hiện qua việc phân công công việc, đánh giá hiệu quả công việc không phân biệt giới tính, dân tộc, màu da hay nguồn gốc gia đình Khi người sử dụng lao động thiếu công bằng, nhân viên sẽ cảm thấy khó chịu, ức chế, chán nản và dễ rời bỏ doanh nghiệp Đảm bảo công bằng trong quản lý lương và điều kiện làm việc góp phần thúc đẩy sự gắn bó và giữ chân nhân tài hiệu quả.
Thứ ba, hệ thống tiền lương được xây dựng đề nhằm một mục đích kích thích, động viên nhân viên.
Thứ tư, hệ thống tiền lương được xây dựng đề nhằm một mục đích đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
Trong quan hệ lao động theo quy định của Bộ luật Lao động, việc người sử dụng lao động thực hiện chi trả tiền lương đúng quy định là quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, thể hiện sự công bằng và tôn trọng lao động Người lao động đã bỏ ra nhiều công sức và trí tuệ để tạo ra lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, vì vậy, họ xứng đáng nhận được khoản tiền lương xứng đáng nhằm đền bù cho sự mệt mỏi, hao tổn về sức khỏe Việc chi trả lương không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đảm bảo quyền lợi và phúc lợi cho người lao động.
CÁC RỦI RO ĐỐI VỚI CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG VÀ
Xét theo phạm vi hình thành rủi ro
Rủi ro từ nội bộ doanh nghiệp xuất phát từ yếu tố con người như nhân viên, lao động và quản trị viên trong tổ chức Những yếu tố này có thể gây ra các vấn đề như thiếu chia sẻ tri thức hoặc hướng dẫn không đầy đủ từ nhà quản lý, dẫn đến công việc của nhân viên thực hiện không hiệu quả hoặc sai sót trong phối hợp các bộ phận Những rủi ro này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp.
Các rủi ro bên ngoài tổ chức xuất phát từ các yếu tố do con người bên ngoài như an ninh xã hội, môi trường làm việc không an toàn, cùng với cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài trong việc thu hút nhân lực Các doanh nghiệp nước ngoài thường cung cấp chế độ đãi ngộ cao để thu hút nhân tài, gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân sự, đồng thời làm gia tăng chi phí đào tạo và rủi ro về biến động lực lượng lao động.
Khi xảy ra rủi ro đối với nguồn nhân lực, doanh nghiệp đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng như hoạt động bị đình trệ, nguồn nhân lực biến động gây khó khăn trong vận hành Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tốn thêm chi phí tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân sự mới, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực Chảy máu chất xám và mâu thuẫn nội bộ có thể nảy sinh, ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc Thêm vào đó, các rủi ro pháp lý trong quá trình tuyển dụng, sử dụng hoặc sa thải nhân viên cũng có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Xét theo các hoạt động trong chu trình nhân sự - tiền lương và thanh toán với người lao động
III.2.1 Rủi ro trong hoạt động tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng sai người hoặc lựa chọn thời điểm không phù hợp gây ra rủi ro lớn, làm lãng phí thời gian và chi phí tuyển dụng Điều này còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc, đặc biệt đối với những người có tác động trực tiếp đến thay đổi quy trình, hệ thống và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tuyển chọn những ứng viên chưa phù hợp về năng lực và văn hóa doanh nghiệp gây ra nhiều rủi ro, dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí tuyển dụng cũng như đào tạo thích ứng văn hóa Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc và sự phát triển của tổ chức Chọn lựa đúng người phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Thiếu rõ ràng trong quy định về các vị trí cần tuyển dụng Điều này gây kéo dài thời gian tuyển dụng, thiếu hụt nhân sự.
Bó hẹp phạm vi tuyển dụng gây khó khăn trong việc tuyển dụng.
Việc chưa nhấn mạnh đặc trưng văn hóa doanh nghiệp có thể dẫn đến rủi ro tuyển dụng không phù hợp với văn hóa tổ chức Điều này xảy ra khi ứng viên chưa được giới thiệu hoặc tìm hiểu kỹ về đặc điểm văn hóa của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định Vì vậy, việc truyền tải rõ nét giá trị và văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phù hợp và gắn kết lâu dài giữa nhân viên và tổ chức.
Tuyển chọn theo cảm tính hoặc ấn tượng ban đầu dễ đưa đến những quyết định tuyển dụng sai lầm, thiếu cơ sở.
Khó đón nhận những nhân sự mới tinh từ bên ngoài vào tổ chức.
III.2.2 Rủi ro trong lưu hồ sơ của nhân sự
Hồ sơ nhân viên thiếu giấy tờ cần thiết, làm giảm khả năng xác định mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng Điều này ảnh hưởng đáng kể đến quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự chính xác và quản lý lý lịch nhân viên, đặc biệt đối với những vị trí yêu cầu bảo mật thông tin và bảo quản tài sản công ty Việc thiếu đầy đủ hồ sơ có thể gây ra rủi ro về an ninh và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Những nhân viên đã nghỉ việc nhưng hồ sơ nhân sự không cập nhật thông tin này nên phòng kế toán vẫn tiếp tục tính lương.
Những nhân viên được bổ nhiệm chức vụ mới, được tăng lương nhưng hồ sơ nhân sự không cập nhật kịp thời.
Những nhân sự nghỉ chế độ do ốm đau, thai sản không được theo dõi trong hồ sơ nhân sự.
III.2.3 Rủi ro trong theo dõi thời gian làm việc hay kết quả công việc hoàn thành
Xuất hiện bảng chấm công của nhân viên “ảo” nhằm mục đích tính lương cho các bảng chấm công “giả” này, gây thất thoát ngân sách công ty Các đối tượng phạm tội có thể dễ dàng bổ sung nhân viên ảo vào danh sách nhân viên, làm giả hồ sơ hợp đồng lao động, và không xóa tên người đã nghỉ việc để duy trì hoạt động gian lận Khi trưởng bộ phận sử dụng lao động là người gian lận, đồng phạm hoặc tắc trách trong công tác kiểm soát, việc phê duyệt bảng chấm công trở nên rất dễ dàng, gây ra những hệ lụy nghiêm trọng về tài chính và uy tín doanh nghiệp.
Một nhân viên trong bộ phận đã giả mạo chữ ký của trưởng bộ phận để sử dụng cho việc nộp bảng chấm công Hành động này nhằm mục đích gian lận trong hệ thống tính lương, tuy nhiên, không có sự tham gia của trưởng bộ phận sử dụng lao động trong quá trình này Việc làm này gây ra rủi ro về an ninh và tính minh bạch trong quản lý nhân sự của công ty.
Thay đổi số giờ công trên các bảng chấm công đã được phê duyệt trước khi chuyển tới bộ phận tính lương chỉ diễn ra khi người gian lận có khả năng tiếp cận với các bảng chấm công đã phê duyệt Quá trình này nhằm mục đích kiểm soát chặt chẽ hơn việc chỉnh sửa dữ liệu công việc trước khi thông tin chính thức chuyển sang bộ phận thanh toán lương Việc đảm bảo an toàn dữ liệu chấm công là yếu tố quan trọng để ngăn chặn hành vi gian lận và đảm bảo tính chính xác của hệ thống lương thưởng.
III.2.4 Rủi ro trong tính lương và các khoản phải trả người lao động
Việc tính lương sai, thiếu hoặc thừa so với số thực phải trả xảy ra khi công tác tính lương không phản ánh chính xác số giờ làm việc thực tế của nhân viên Ví dụ, trong trường hợp xưởng sản xuất làm thêm giờ ngày thường, hệ số làm thêm giờ đúng là 150%, nhưng bộ phận tính lương chỉ áp dụng hệ số 100%, dẫn đến tính sai lương và thiếu khoản tiền công đáng kể cho người lao động Do đó, việc xác định chính xác hệ số tính lương làm thêm giờ là phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tránh các sai sót trong kế toán lương.
Tính lương chậm trễ làm ảnh hưởng tới việc trả lương.
Cập nhật thiếu các khoản trợ cấp cho người lao động.
Không trừ các khoản trích theo lương theo đúng quy định hiện hành.
Kẻ xấu đánh cắp mật khẩu để truy cập vào hệ thống tính lương, sau đó thay đổi thông tin như giờ làm thêm hoặc doanh số để gian lận và nhận mức lương cao hơn Việc này gây mất an toàn dữ liệu cá nhân và ảnh hưởng nghiêm trọng đến an ninh lương thưởng trong doanh nghiệp Bảo vệ hệ thống tính lương bằng biện pháp bảo mật chặt chẽ là cần thiết để ngăn chặn hành vi giả mạo và đảm bảo tính chính xác của thông tin lương thưởng.
III.2.5 Rủi ro trong thanh toán các khoản cho người lao động và cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế
Việc thanh toán chậm tiền lương cho người lao động gây mất an tâm và bất bình trong môi trường làm việc Ví dụ, hợp đồng ký kết quy định ngày thanh toán lương là ngày 05 hàng tháng, tuy nhiên đến ngày này, công ty không có đủ nguồn tài chính để thanh toán đúng hạn Điều này ảnh hưởng đến đời sống và tâm lý của người lao động, gây ra sự không hài lòng và giảm sút năng suất làm việc Do đó, các doanh nghiệp cần đảm bảo thanh toán lương đúng hạn để duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Chậm thanh toán tiền bảo hiểm và thuế là vi phạm quy định pháp luật, ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan nhà nước Ví dụ, doanh nghiệp trích nộp tiền thuế TNCN và bảo hiểm xã hội cho nhân viên nhưng không thực hiện nộp đúng hạn lên cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội, gây rối loạn trong quản lý nghĩa vụ tài chính Việc nộp chậm không chỉ gây phạt hành chính mà còn tạo ra rủi ro về pháp lý cho doanh nghiệp Để đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần hệ thống hóa lịch trình thanh toán và nộp các khoản phí đúng thời hạn quy định của pháp luật.
- Không đủ tiền để thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động và cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế.
- Thanh toán tiền cho những người lao động “ảo” được thêm vào.
- Thanh toán tiền lương mà không trừ các khoản khấu trừ vào lương như tạm ứng quá hạn, tiền bồi thường trách nhiệm vật chất, vi phạm hợp đồng, …
- Thanh toán sai số tài khoản của người thụ hưởng.
III.2.6 Rủi ro trong ghi sổ kế toán và lập các báo cáo về nhân sự và tiền lương
Kế toán cần ghi chép kịp thời các chi phí nhân công vào đúng kỳ kế toán khi chi phí phát sinh để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp Nếu chỉ ghi nhận chi phí khi thanh toán tiền, sẽ làm sai lệch số liệu tài chính và ảnh hưởng đến báo cáo kết quả kinh doanh Việc ghi nhận đúng thời điểm giúp đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với nguyên tắc kế toán ghi nhận theo kỳ Do đó, kế toán cần theo dõi và phản ánh các chi phí nhân công ngay khi phát sinh để duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính.
- Kế toán không phân bổ chi phí lương cho các bộ phận sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Kế toán cần ghi tăng chi phí đối với tất cả các khoản thu nhập, tiền thưởng và trợ cấp mà người lao động nhận được, nhằm phản ánh đúng chi phí doanh nghiệp phát sinh Tuy nhiên, tiền thưởng trích từ quỹ khen thưởng phúc lợi không được ghi tăng chi phí mà phải điều chỉnh bằng cách ghi giảm quỹ này, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Việc này giúp kiểm soát và phản ánh đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến nhân sự, đồng thời tuân thủ quy định kế toán và các nguyên tắc ghi nhận chi phí hợp lý.
- Kế toán ghi tạm ứng lương vào sai tài khoản (tài khoản cần sử dụng là TK 334 thì kế toán lại ghi vào tài khoản 141).
Kế toán không nên treo các khoản phải trả cho người lao động trên tài khoản 334 để đảm bảo việc phản ánh chính xác các khoản thanh toán như thưởng, trợ cấp, phụ cấp từ BHXH Khi thanh toán các khoản này, cần ghi giảm tiền trực tiếp và ghi Nợ các tài khoản liên quan như quỹ khen thưởng và BHXH để thuận tiện trong công tác lập báo cáo về tình hình thu nhập của người lao động Việc xử lý đúng hạn các khoản phải trả giúp giảm thiểu khó khăn trong công tác kế toán và đảm bảo tính minh bạch, chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo thu nhập nhân viên.
- Kế toán không trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân lao động trực tiếp.
- Kế toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương không đúng quy định hiện hành.
- Kế toán không lập báo cáo về tình hình tăng giảm lao động và thay đổi nhân sự trong năm cho cơ quan bảo hiểm
Khi tuyển dụng nhân sự mới hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần lập báo cáo tăng giảm lao động để gửi đến cơ quan BHXH Mẫu báo cáo này nhằm cập nhật thông tin về việc tham gia hoặc chấm dứt tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động tại công ty Việc gửi báo cáo đúng thời hạn giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội.
III.2.7 Rủi ro trong đánh giá lao động
Không có căn cứ đánh giá nhân viên do không có các báo cáo, biên bản ghi lại tình hình thực hiện công việc của nhân viên.