Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Báo cáo thực tập: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Danh mục các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ 8

Lời cảm ơn 10

Lời mở đầu 11

Chương 1 Giới thiệu về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam và định hướng đề tài 12

I Tổng quan về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI) 12

1 Giới thiệu chung 12

2 Lĩnh vực kinh doanh 13

3 Mô hình hoạt động 14

3.1 Trung tâm đào tạo – Traning Center 14

3.2 Trung tâm phát triển phần mềm – Software Development Center 15

3.3 Trung tâm phát triển giải pháp – Solution Development Center 15

3.4 Trung tâm phát triển dịch vụ - Service Development Center 15

3.5 Trung tâm nghiên cứu – Research Development Center 15

3.6 Trung tâm phát triển nguồn nhân lực – HR Development Center 16

4 Cơ cấu tổ chức và chức năng của công ty 16

4.1 Cơ cấu tổ chức 16

4.2 Chức năng, nhiệm vụ 20

4.2.1 Phòng nghiên cứu và đào tạo 20

4.2.2 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực 21

4.2.3 Phòng kinh doanh 22

4.2.4 Phòng tài chính kế toán 23

4.2.5 Phòng công nghệ 23

4.2.6 Phòng phần mềm 24

4.2.7 Phòng điện tử 25

4.2.8 Phòng tư vấn và tuyển sinh 25

5 Đội ngũ nhân viên 25

6.1.3 Giải pháp tích hợp 27

6.2 Quan hệ đối tác của công ty 28

6.2.1 Hợp tác trong nước 28

6.2.2 Hợp tác quốc tế 29

II Về phòng phần mềm và định hướng đề tài 30

1 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận trong phòng phần mềm 30

2 Định hướng đề tài 32

2.1 Thực trạng hoạt động của Nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân 32

2.1.1 Giới thiệu chung về Nhà xuất bản 32

2.1.2 Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân33 2.1.3 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản 34

2.2 Nhu cầu của công ty AI 36

2.3 Định hướng đề tài 37

2.3.1 Định hướng đề tài 37

2.3.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài 37

Chương 2 Cơ sở lý luận và ngôn ngữ sử dụng để nghiên cứu đề tài 38 I Cơ sở lý luận về CSDL và Hệ thống thông tin Quản lý 38

1 Cơ sở lý luận về CSDL 38

1.1 Khái niệm CSDL và Hệ quản trị CSDL 38

1.2 Kiến trúc một Hệ CSDL 40

1.3 Lược đồ và mô hình dữ liệu 41

1.4 Các thuộc tính cần có và các yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị CSDL .44 1.4.1 Các thuộc tính cần có của một Hệ quản trị CSDL 44

1.4.2 Yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị CSDL 47

2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Quản lý 49

2.1 Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý 49

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 49

2.1.2 Phân loại Hệ thống thông tin 52

2.1.3 Nhiệm vụ, chức năng của Hệ thống thông tin quản lý đối với tổ chức 54

2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 55

2.2 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Quản lý 59

2.3 Đánh giá hoạt động của một Hệ thống thông tin Quản lý 61

II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 64

1 Mục đích và phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 64

2 Quy trình phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý 65

2.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 65

2.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết 66

2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế Logic 67

2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp 67

2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài 68

2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống 68

2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 69

3 Một số phương pháp và công cụ sử dụng phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin quản lý 70

3.1 Các phương pháp mã hóa dữ liệu 70

3.1.1 Phương pháp mã hóa phân cấp 70

3.1.2 Phương pháp mã hóa liên tiếp 70

3.1.3 Phương pháp mã hóa tổng hợp 71

3.1.4 Phương pháp mã hóa theo xeri 71

3.1.5 Phương pháp mã hóa gợi nhớ 71

3.1.6 Phương pháp mã hóa ghép nối 71

3.2 Các phương pháp thu thập thông tin 71

3.2.1 Phỏng vấn 71

3.2.2 Nghiên cứu tài liệu 72

3.2.3 Sử dụng phiếu điều tra 72

3.2.4 Quan sát 73

3.3 Các công cụ mô hình hóa 73

3.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 73

3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 74

3.3.3 Các phích vật lý 76

3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 77

3.3.5 Các phích logic 78

3.4 Các phương pháp thiết kế CSDL 81

3.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra 81

3.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa 82

III Tổng quan về ngôn ngữ sử dụng và công nghệ mã số vạch 87

1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 87

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 88

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 88

4 Tổng quan về công nghệ mã số vạch 91

4.1 Giới thiệu chung về công nghệ mã số vạch 91

4.2 Lịch sử ứng dụng công nghệ mã số vạch tại Việt Nam 92

4.3 Cơ chế hoạt động của máy đọc mã vạch 93

4.4 Lợi ích việc ứng dụng công nghệ mã vạch đem lại 94

Chương 3 Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân 96

I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 96

1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản 96

2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản 97

2.1 Quy trình lên báo cáo 97

2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo 99

2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo 99

2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản 100

II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 101

1 Xác định yêu cầu hệ thống 101

1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống 101

1.1.1 Phỏng vấn 101

1.1.2 Nghiên cứu tài liệu 103

1.1.3 Quan sát người sử dụng 104

1.2 Yêu cầu chức năng hệ thống 105

2 Mô hình hóa yêu cầu hệ thống 106

2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 107

2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 108

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 109

2.3.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 109

2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0 110

III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 111

1 Thiết kế CSDL 111

1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) 111

1.2 Cơ sở dữ liệu 113

1.2.1 Bảng khách hàng 113

1.2.2 Bảng nhà cung cấp 113

1.2.3 Bảng Sách 114

1.2.4 Bảng nhóm sách 114

1.2.5 Bảng người sử dụng 115

2 Thiết kế giải thuật 115

2.1 Các phương pháp thiết kế giải thuật 115

2.2 Một số giải thuật quan trọng 118

2.2.1 Giải thuật đăng nhập 118

2.2.2 Giải thuật thêm một bản ghi 120

2.2.3 Giải thuật xoá một bản ghi 121

2.2.4 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng đầu sách 122

2.2.5 Giải thuật tính tổng doanh thu bán sách theo thời gian 124

3 Thiết kế giao diện 125

3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện 125

3.2 Một số giao diện chính và chức năng 126

3.2.1 Giao diện kết nối CSDL 126

3.2.2 Giao diện đăng nhập 127

3.2.3 Giao diện chính của chương trình 128

3.2.4 Giao diện danh sách nhân viên 129

3.2.5 Giao diện tạo tài khoản mới 130

3.2.6 Giao diện thay đổi thông tin tài khoản 131

3.2.7 Giao diện xem danh khách hàng 132

3.2.8 Giao diện cập nhật danh mục sách 133

3.2.9 Giao diện cập nhật hoá đơn bán sách 134

3.2.10 Giao diện tìm kiếm thông tin sách 135

3.2.11 Giao diện hiện báo cáo doanh thu bán sách theo tháng 136

4 Thiết kế báo cáo 137

4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo 137

4.2 Một số báo cáo 139

4.2.1 Báo cáo bán sách theo thời gian 139

4.2.2 Báo cáo bán sách theo khách hàng 140

4.2.3 Báo cáo doanh thu bán sách theo thời gian 141

4.2.4 Báo cáo doanh thu bán sách theo nhóm sách 142

4.2.5 Báo cáo hàng tồn kho 143

5.5 Mã nguồn form cập nhật hóa đơn bán sách có sử dụng máy đọc mã vạch 170 5.6 Mã nguồn form tìm kiếm thông tin sách 198

Kết luận 201 Danh mục tài liệu tham khảo 203

Danh mục các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ

Hinh1 Mô hình hoạt động công ty AI 14

Hình2 Cơ cấu tổ chức công ty AI 17

Hình3 Cơ cấu tổ chức phòng phần mềm 30

Hình4 Quy trình hoạt động của NXB trường Đai học Kinh tế Quốc Dân 33

Hình 5 Quan hệ giữa CT ứng dụng, Hệ quản trị CSDL và CSDL 39

Hình 6 Khung nhìn một Hệ CSDL 41

Hình 7 Các thuộc tính cần có của một Hệ quản trị CSDL 44

Hình 8 Thông tin trong quản lý 51

Hình 9 Hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp 54

Hình 10 Các bộ phận cấu thành Hệ thống thông tin quản lý 56

Hình 11 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin quản lý 60

Hình 12 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin 74

Hình 13 Các mẫu phích vật lý trong sơ đồ luồng thông tin 76

Hình 14 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu 78

Hình 15 Các phích Logic sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu 79

Hình 16 Một số kí pháp sử dụng trong mô hình quan hệ thực thể: 84

Hình 17 Sơ đồ luồng thông tin 107

Hình 18 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 108

Hình 19 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 109

Hình 20 Sơ đồ DFD mức 0 110

Hình 21 Sơ đồ quan hệ thực thể 112

Hình 22 Bảng khách hàng 113

Hình 23 Bảng nhà cung cấp 113

Hình 24 Bảng sách 114

Hình 25 Bảng nhóm sách 114

Hình 26 Bảng người sử dụng 115

Hình 27 Sơ đồ phân rã Modun 116

Hình 28 Giải thuật đăng nhập 118

Hình 29 Giải thuật thêm một bản ghi 120

Hình 30 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian của từng đầu sách 121

Hình 31 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng đầu sách 123

Hình 32 Giải thuật tính tổng doanh thu theo thời gian 124

Hình 33 Giao diện kết nối CSDL 126

Hình 34 Form đăng nhập 127

Hình 35 Giao diện chính của chương trình 128

Hình 36 Form xem danh sách nhân viên 129

Hình 37 Form tạo tài khoản mới 130

Hình 38 Form thay đổi thông tin tài khoản 131

Hình 39 Form xem danh mục sách 132

Hình 40 Form cập nhật danh mục sách 133

Hình 41 Form cập nhât hoá đơn bán sách 134

Hình 42 Form tìm kiếm thông tin sách 135

Hình 43 Form xem báo cáo bán sách theo thời gian 136

Hình 44 Báo cáo bán sách theo thời gian 139

Hình 45 Báo cáo bán sách theo khách hàng 140

Hình 46 Báo cáo doanh thu bán sách theo thời gian 141

Hình 47 Báo cáo doanh thu bán sách theo nhóm sách 142

Hình 48 Báo cáo hàng tồn kho 143

Lời cảm ơn

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học Kinh tế Trường Đại học Kinh tế quốc dân là những người đã trang bị cho em những kiến thức nền tảng và những kinh nghiệm quý báu trong cuộc sống, giúp em đủ

-tự tin để khẳng định mình trong công việc tại nơi thực tập.

Mặt khác, để có thể hoàn thành tốt giai đoạn thực tập này, em xin gửi lời

cảm ơn chân thành tới thầy Đoàn Quốc Tuấn – người đã tận tình giúp đỡ, chỉ

bảo và hướng dẫn em thực hiện báo cáo này, cũng như giúp em định hướng trong việc xác định đề tài thực tập tốt nghiệp.

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới ban lãnh đạo Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, đặc biệt là anh Nguyễn Mạnh Trường, trưởng phòng lập trình- nơi em thực tập

Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, cũng như kiến thức còn hạn chế nên trong báo cáo Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em không thể tránh được những thiếu sót Vì vậy, em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo trong khoa, cũng như các cán bộ nhân viên làm việc trong công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Hạnh

Lời mở đầu

Người ta chia lịch sử phát triển nhân loại thành ba giai đoạn chính

 Nền văn minh nông nghiệp

 Nền văn minh công nghiệp

 Nền văn minh thông tin

Trong mỗi giai đoạn sẽ có những tổ chức sản xuất phù hợp Trước giai đoạn văn minh nông nghiệp nền kinh tế chủ yếu dựa trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu của từng tập hợp người Trong nền văn minh nông nghiệp đã bước đầu hình thành các cơ cấu tổ chức sản xuất tuy chưa hẳn mang dáng dấp các doanh nghiệp như hiện nay Sau khi xuất hiện máy hơi nước và các máy móc thiết bị khác là giai đoạn bước sang nền văn minh công nghiệp với cơ cấu là các doanh nghiệp theo đúng nghĩa của nó Bắt đầu vào những năm 80 của thế kỷ trước nhân loại bước vào nền văn minh thông tin (nền kinh tế thông tin) với đặc trưng

cơ bản là các doanh nghiệp tin học có vai trò đặc biệt quan trọng Hiện nay, các doanh nghiệp tin học không những chiếm một tỷ lệ lớn trong hệ thống các doanh nghiệp mà còn là nơi tạo ra nguồn doanh thu khổng lồ của thế giới

Chính vì vậy, với tư cách là sinh viên khoa Tin Học Kinh Tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em rất mong muốn trong thời gian thực tập sẽ được học tập và rèn luyện trong môi trường năng động và chuyên nghiệp của các doanh nghiệp tin học Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu, em đã lựa chọn được nơi thực tập phù hợp với khả năng và mong muốn của mình Đó chính là Công

ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam - viết tắt là AI.

Chương 1 Giới thiệu về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam và định hướng đề tài

I Tổng quan về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI)

1 Giới thiệu chung

Công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (Artificial Intelligence Co., Ltd) viết tắt

là AI được thành lập ngày 24/10/2003 với mục tiêu đem trí tuệ của mình để làmgiàu chính đáng cho bản thân và cho xã hội thông qua việc cung cấp các dịch vụcông nghệ thông tin có uy tín và chất lượng cao

 Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH Trí tuệ nhân tạo Việt Nam

 Tên giao dịch quốc tế: Artificial Intelligence Co., Ltd

 Tên viết tắt: AI

 Giám đốc: Ông Hoàng Ngọc Trung

 Địa chỉ: Tòa nhà CT2B, Lê Đức Thọ, Cầu Giấy, Hà Nội

 Website: http://aivietnem.net

Ngay từ những ngày đầu, với những nỗ lực không ngừng của tập thể cán

bộ, nhân viên trong công ty, AI đã khẳng định được vị trí của mình trong cộngđồng CNTT Việt Nam Chỉ trong một thời gian ngắn, bằng năng lực thực sự, AI

đã nhanh chóng làm tăng số lượng khách hàng thường xuyên, được rất nhiều các

cơ quan nhà nước cũng như tư nhân khẳng định và thừa nhận năng lực chuyênmôn, trong đó có FPT, Vietsoftware, CMC, Toyota Vietnam, Bộ Lao động

Thương binh và Xã hội, Đài tiếng nói Việt Nam và một số cơ quan báo chí uytín…

2 Lĩnh vực kinh doanh

Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam có lĩnh vực kinh doanh rộng, đặc biệtchuyên sâu vào các lĩnh vực tin học và đào tạo nguồn nhân lực

 Sản xuất và gia công các sản phẩm phần mềm

 Đào tạo và hỗ trợ đào tạo

 Cung cấp các hệ thống phần mềm phục vụ đào tạo

 Nghiên cứu, phát triển và tư vấn giải pháp công nghệ

 In ấn, xuất bản tài liệu công nghệ thông tin

 Cung cấp các dịch vụ trực tuyến

 Sản xuất, sửa chữa các thiết bị điện, điện tử

3 Mô hình hoạt động

Hinh1 Mô hình hoạt động công ty AI

3.1 Trung tâm đào tạo – Traning Center

Trung tâm đào tạo thực hiện và ứng dụng các công nghệ mới nhất vào quátrình giảng dạy của mình Với đội ngũ giáo viên là những người có trình độchuyên môn cao, tâm huyết, có nhiều kinh nghiệm, có khả năng xác định nhữngbước đi cần thiết để đảm bảo sự tiến bộ của học viên trong quá trình học và thựchiện tốt mục tiêu đào tạo

3.2 Trung tâm phát triển phần mềm – Software Development Center

Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các côngnghệ then chốt, đồng thời vững về quy trình nghiệp vụ, trung tâm phát triển phầnmềm tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và đem lại giá trị sửdụng đích thực cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước

3.3 Trung tâm phát triển giải pháp – Solution Development Center

Trung tâm có nhiệm vụ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện nhưphần mềm quản lý và hỗ trợ đào tạo, phần mềm y tế, phần mềm quản lý doanhnghiệp, giải pháp về thương mại điện tử…

3.4 Trung tâm phát triển dịch vụ - Service Development Center

Trung tâm phát triển dịch vụ phát triển các giải pháp phần mềm dịch vụtrực tuyến như thi trắc nghiệm (http://test.aivietnam.net), học trực tuyến(http://school.aivietnam.net), du lịch (http://didulich.net), y tế với mục tiêucung cấp cho số lượng lớn người sử dụng lên đến hàng triệu người

3.5 Trung tâm nghiên cứu – Research Development Center

Tìm kiếm và nghiên cứu công nghệ mới nhất để tổng hợp thành bản tincông nghệ AI-TECH-NET hỗ trợ sinh viên và các doanh nghiệp CNTT, giúp họtiếp cận nhanh nhất với công nghệ mới

3.6 Trung tâm phát triển nguồn nhân lực – HR Development Center

Trung tâm phát triển nguồn nhân lực là chiếc cầu nối giữa sinh viên và cácdoanh nghiệp trên cả nước Trung tâm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêuchuẩn chất lượng nhân lực được các doanh nghiệp phần mềm công nhận và hỗtrợ, đồng thời xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực hỗ trợ các doanh nghiệpCNTT và quy trình giới thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ cho sinh viên CNTT

4 Cơ cấu tổ chức và chức năng của công ty

4.1 Cơ cấu tổ chức

Với phương châm “Tổ chức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả”, trong nhữngnăm vừa qua, Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam không ngừng đổi mới và hoànthiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa ra một mô hình hợp lý nhất nhằm đạt đượcmục tiêu “Phục vụ khách hàng một cách tốt nhất” Các phòng ban trong công tyđược tổ chức theo sự chuyên môn hóa cao để phù hợp với sự phát triển, lớnmạnh của mình và hơn thế là để phục vụ khách hàng tốt hơn cũng như cạnh tranhhơn

Cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát trong sơ đồ sau:

Hình2 Cơ cấu tổ chức công ty AI

 Phòng nghiên cứu và đào tạo

Phòng nghiên cứu đào tạo là phòng nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu về các công nghệ tiên tiến trên thế giới để biến nó thành của mình Sau

đó sẽ đưa vào ứng dụng thực tế và giảng dạy cho học viên của công ty

Phòng nghiên cứu và đào tạo bao gồm hai bộ phận:

 Bộ phận nghiên cứu - Research

 Bộ phận đào tạo - Training

 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực

Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực là phòng nghiệp vụ có chức năng phát triển nguồn nhân lực đồng thời cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho các công ty khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

 Phòng công nghệ

Phòng công nghệ là phòng nghiệp vụ có chức năng hỗ trợ về công nghệ cho toàn bộ các phòng ban của công ty Đồng thời đảm bảo cho hệ thống mạng, máy tính và các thiết bị liên quan khác hoạt động tốt, không ảnh hưởng tới quy trình sản xuất phần mềm của công ty

 Phòng phần mềm

Phòng phần mềm là phòng nghiệp vụ có chức năng gia công, chế tác các sản phẩm phần mềm phục vụ kinh doanh Phòng phần mềm là một trong những phòng chức năng quan trọng nhất, là bộ khung hoạt động của toàn bộ công ty Phòng phần mềm có 6 bộ phận:

 Bộ phận phát triển giải pháp – Solution Developing

 Bộ phận phân tích thiết kế - Analysis & Designing

 Bộ phận lập trình – Programming & Developing

 Bộ phận kiểm soát chất lượng - SQA

 Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng – Deploy & Customer

Phòng tư vấn và tuyển sinh là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tư vấn và đưa ra các giải pháp về nhân lực cho khách hàng Và hằng năm tổ chức các đợt tuyển sinh, nhằm thu hút sinh viên đến học tập và nghiên cứu tại công ty

để bổ sung thêm nguồn nhân lực của mình cũng như cung cấp nhân lực cho các công ty khác

4.2 Chức năng, nhiệm vụ

Các chức năng và nhiệm vụ của công ty là:

 Chịu trách nhiệm nộp các loại thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theoquy định của luật pháp

 Chịu trách nhiệm trước nhà nước về hoạt động kinh doanh của công ty

 Đảm bảo quyền lợi và phúc lợi đối với nhân viên trong công ty

 Cung cấp các dịch vụ và sản phẩm phần mềm chất lượng cao đến taykhách hàng

 Cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho xã hội

 Đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững của công ty

4.2.1 Phòng nghiên cứu và đào tạo

Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam ra đời với mong muốn trở thành mộttrong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam.Quan điểm của công ty là “Không chạy theo công nghệ mà đón đầu công nghệ”.Chính vì vậy, bên cạnh hoạt động kinh doanh thì công tác nghiên cứu và đào tạocũng là một mảng quan trọng không thể thiếu trong toàn bộ hoạt động của côngty

Phòng nghiên cứu và đào tạo có chức năng nghiên cứu những công nghệmới nhất phục vụ cho đào tạo và sản xuất phần mềm bằng cách chuyển hoá

những công nghệ tiên tiến của thế giới thành công nghệ của mình đồng thời ứngdụng nó vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Phòngnghiên cứu và đào tạo có chức năng và nhiệm vụ:

 Nghiên cứu các công nghệ mới nhất từ các nước trên thế giới

 Cung cấp kiến thức về công nghệ cho sinh viên và những người làmviệc trong lĩnh vực công nghệ thông tin

 Tổng hợp các thông tin thu được thành bản tin công nghệ NET để chuyển tới những người muốn tìm hiểu

:AI-TECH- Xây dựng các chương trình, nội dung đào tạo để thực hiện đào tạo sinhviên và những người có nhu cầu

 Tạo ra các tài liệu nghiên cứu để cung cấp cho các tổ chức đào tạo cácdoanh nghiệp công nghệ thông tin

 Xây dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồng côngnghệ thông tin

 Ứng dụng các công nghệ mới nhất vào trong quá trình giảng dạy củamình

4.2.2 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực

Với sự phát triển như vũ bão trong ngành công nghệ thông tin như hiệnnay thì nhu cầu về nhân lực công nghệ thông tin đang là một trong những vấn đềđược đặt lên hàng đầu Tuy nhiên thực tế cho thấy, mặc dù số lượng sinh viên tốtnghiệp từ các ngành công nghệ thông tin không phải là ít, nhưng hầu hết khinhận vào làm việc các công ty đều phải đào tạo lại từ đầu Việc đó lãng phí rất

tâm huyết và sức lực của mình để làm chiếc cầu nối giữa sinh viên và các doanhnghiệp

Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin ra đời cónhiệm vụ:

 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng nhân lực được các doanhnghiệp phần mềm trong nước công nhận và hỗ trợ

 Xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực

 Hỗ trợ các doanh nghiệp công nghệ thông tin và quy trình giới thiệuviệc làm, thực tập hỗ trợ sinh viên công nghệ thông tin

4.2.3 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có vị trí rất quan trọng trong công

ty, và cũng là phòng mà bất kỳ công ty nào khi xây dựng cũng cần có Đối vớiCông ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, phòng kinh doanh có ảnh hưởng thực sựđáng kể tới sự tồn tại và phát triển của công ty Các nhiệm vụ và chức năng cụthể của phòng kinh doanh là:

 Nghiên cứu, xây dựng các chiến lược kinh doanh của công ty theotháng, quý và năm

 Là đầu mối nghiên cứu thị trường và khách hàng: Tổ chức thực hiệncác chương trình tiếp thị sản phẩm cũng như tìm kiếm khách hàng mớicủa công ty

 Là đầu mối thu thập thông tin về các hoạt động của công ty, cácchương trình kế hoạch cũng như tiến độ thực hiện các dự án

 Tổ chức nghiên cứu, xây dựng đề án triển khai các sản phẩm, dịch vụmới

 Chủ trì lập các dự án đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi để Giám đốcxem xét quyết định.

 Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp đểnâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ

4.2.4 Phòng tài chính kế toán

Cũng giống như phòng kinh doanh, phòng kế toán cũng đóng một vai tròđăc biệt trong công ty Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty, nhưngphòng kế toán lại không thể thiếu được vì nó cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Thực hiện công tác hạch toán kế toán các hoạt động của công ty theoquy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và pháp luật hiện hành

 Lập bảng cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính Đồng thời xây dựng

và trình giám đốc công ty ban hành các quy định, chế độ, quy trìnhnghiệp vụ về hạch toán kế toán áp dụng tại công ty

 Phối hợp với phòng kinh doanh để xây dựng các kế hoạch tài chínhđịnh kỳ cho công ty

 Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạtđộng kinh doanh

 Tham mưu cho giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợinhuận, sử dụng các quỹ, phân phối tiền lương

4.2.5 Phòng công nghệ

AI là một công ty chuyên sản xuất phần mềm ứng dụng trên Web cho cácdoanh nghiệp trong và ngoài nước Do vậy các trang thiết bị phải luôn đảm bảo

 Hỗ trợ về công nghệ cho tất cả các bộ phận trong công ty

 Đảm bảo cho hệ thống các thiết bị điện tử trong công ty hoạt động tốt

 Đảm bảo công ty luôn được tiếp cận với những công nghệ tiên tiếnnhất

4.2.6 Phòng phần mềm

Với mong muốn đem những ưu thế vượt trội của CNTT thay thế các thaotác nghiệp vụ thủ công, tiếp cận các phương pháp quản lý hiện đại nhằm nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh, vì vậy đội ngũ nhân viên phầnmềm của AI không ngừng nâng cao trình độ, đưa ra những giải pháp và hướngphát triển mới đối với các sản phẩm phần mềm của mình nhằm đáp ứng tốt nhấtnhu cầu của khách hàng Bằng khả năng kết hợp hoàn hảo giữa tri thức và côngnghệ hiện đại, AI tự tin đem đến cho khách hàng những giá trị sử dụng đíchthực

 Học tập, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ tiên tiến của thế giớivào quy trình sản xuất phần mềm tin học

 Xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển các sản phẩm phần mềm tinhọc

 Triển khai các dự án về công nghệ thông tin của công ty

 Lưu trữ, quản lý và bảo mật các dữ liệu thông tin

 Quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ tin học của công ty

 Hướng dẫn và đào tạo sinh viên thực tập tại công ty

4.2.7 Phòng điện tử

AI không giống như những công ty phần mềm thông thường Ngoài việcsản xuất các sản phẩm phần mềm phục vụ cho các doanh nghiệp, công ty còn cómột đội ngũ nhân viên chuyên về chế tác và sửa chữa các thiết bị phần cứng Vớimong muốn có thể tự lực trong các lĩnh vực khác nhau, do đó phòng điện tử đã

ra đời với các chức năng và nhiệm vụ:

 Tìm hiểu, nghiên cứu các công nghệ điện tử mới

 Chế tác các thiết bị điện tử phục vụ cho bản thân công ty

 Nghiên cứu và chế tạo các thiết bị điện tử phục vụ cho quân sự và dânsự

 Cung cấp và sửa chữa các thiết bị điện tử trong lĩnh vực công nghệthông tin

4.2.8 Phòng tư vấn và tuyển sinh

Một trong những thế mạnh của AI là khả năng cung ứng nguồn nhân lựccho các doanh nghiệp khác Để có thể làm được điều đó, AI đã xây dựng phòng

tư vấn và tuyển sinh với nhiệm vụ:

 Tư vấn và đưa ra các giải pháp nhân lực cho khách hàng

 Tư vấn nghề nghiệp cho sinh viên

 Hằng năm tổ chức các đợt tuyển sinh nhằm thu hút nguồn nhân lực làsinh viên năm cuối tại các trường đại học trên cả nước

5 Đội ngũ nhân viên

Chính vì vậy mà AI luôn nhận được sự ủng hộ và tín nhiệm của nhiều bạn bètrong và ngoài nước trong các dự án xây dựng và gia công phần mềm.

6 Các sản phẩm chính và quan hệ đối tác

6.1 Các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty

6.1.1 Dịch vụ

 Dịch vụ đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực CNTT

Hàng năm AI tiến hành đào tạo hàng nghìn sinh viên công nghệ thông tinnăm cuối của rất nhiều trường đai học Nhờ vậy mà AI không những đã cung cấpmột lượng lao động đông đảo mà còn có chuyên môn và chất lượng cao cho cácdoanh nghiệp và công ty trong cả nước

 Dịch vụ đào tạo trực tuyến

Với mong muốn đem tri thức đến cho toàn xã hội, AI đã không ngừngnghiên cứu và tìm cách hỗ trợ những người không có khả năng đi học, nhưng lại

có lòng đam mê học hành bằng dịch vụ “Đào tạo trực tuyến” Được sự hỗ trợ vềcông nghệ (Rich Media) từ phía đối tác Brainsonic của Pháp nên dịch vụ đào tạotrực tuyến của AI đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường công nghệthông tin

 Dịch vụ tư vấn giải pháp

 Dịch vụ truyền thông ứng dụng giải pháp Rich Media và WebTV của Brainsonic (Pháp)

 Dịch vụ du lịch

6.1.2 Phần mềm

 Hệ thống các phần mềm giáo dục – đào tạo

o Phần mềm quản lý đào tạo

o Học trực tuyến và thi trực tuyến

o Thư viện điện tử

 Hệ thống phần mềm thương mại điện tử

o Cổng thông tin công nghệ thông tin

o Sàn giao dịch thương mại điện tử cho các doanh nghiệp

o Website cho doanh nghiệp

o Giải pháp quản lý doanh nghiệp trên môi trường Web

6.1.3 Giải pháp tích hợp

 Giải pháp phần mềm

6.2 Quan hệ đối tác của công ty

6.2.1 Hợp tác trong nước

 Hợp tác với Đài tiếng nói Việt Nam để xây dựng giải pháp “Trườnghọc tiếng việt trực tuyến” cho người nước ngoài và công đồng ngườiViệt sinh ra tại nước ngoài

 Cung cấp nhân lực cho các công ty phần mềm lớn và uy tín trong nướcnhư FPT Software, CMC, Vietsoftware, Luvina

 AI hợp tác với VITEC để xây dựng và phát triển hệ thống sát hạchcông nghệ thông tin chuẩn quốc gia

 Là đơn vị được Tổng cục Du lịch Việt Nam lựa chọn trong việc xâydựng và triển khai kênh truyền hình du lịch trên Internet để quảng báhình ảnh Việt Nam

 Hợp tác với Tổng cục Du lịch Việt Nam, các tổ chức du lịch, kháchsạn, nhà hàng trong việc xây dựng và triển khai dự án “Hỗ trợ pháttriển du lịch Việt Nam”

6.2.2 Hợp tác quốc tế

 AI được coi là đối tác vàng và chính thức trở thành đại diện của hãngtruyền thông Brainsonic của Pháp để triển khai giải pháp Rich Media

và WebTV tại thị trường Châu Á

 AI cũng hợp tác với Đại sứ quán Đức trong việc xây dựng và triển khaicổng thông tin Công nghệ thông tin

 Hợp tác với tổ chức du lịch Hà Lan là U.I.T và công ty Nhật Bản I-Rtrong việc xây dựng và triển khai dự án “Cổng thông tin du lịch”

 Hợp tác đào tạo từ xa với trường Đại học Drenthe của Hà Lan

II Về phòng phần mềm và định hướng đề tài

1 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận trong phòng phần mềm

Phòng phần mềm gồm có năm bộ phận chính, các bộ phận này có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống thống nhất

Hình3 Cơ cấu tổ chức phòng phần mềm

 Bộ phận phát triển giải pháp – Solution Developing

Bộ phận này sẽ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như:

 Phần mềm quản lý đào tạo và hỗ trợ đào tạo

 Phần mềm y tế

 Phần mềm quản lý doanh nghiệp

 Các ứng dụng thương mại điện tử

 Bộ phận phân tích thiết kế - Analysis & Designing

Bộ phận phân tích và thiết kế sẽ thực hiện công việc phân tích và thiết kế các dự án của khách hàng, đưa ra giải pháp phù hợp, đồng thời đề xuất các phương án tốt nhất để hỗ trợ khách hàng trong việc xác định yêu cầu và mục tiêu của dự án.

 Bộ phận lập trình – Programming & Developing

Đây là một trong những bộ phận quan trọng trong phòng phần mềm, tiến hành thực hiện xây dựng phần mềm dựa trên bản vẽ thiết kế đã có sẵn từ bộ phận phân tích thiết kế Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các công nghệ then chốt đồng thời vững về qui trình nghiệp vụ, công

ty đã tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và có giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong nước và nước ngoài.

 Bộ phận kiểm soát chất lượng - SQA

những sản phẩm phần mềm có chất lượng cao Đây là công việc rất quan trọng của quá trình sản xuất phần mềm

 Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng – Deploy & Customer Support

Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng có chức năng triển khai, bảo trì

và hỗ trợ khách hàng, đồng thời đảm bảo đưa sản phẩm phần mềm đến với khách hàng nhanh nhất, đáp ứng các nhu cầu thay đổi của khách hàng một cách nhanh chóng.

 Bộ phận thiết kế đồ họa - Graphical Designer

Với đội ngũ thiết kế đồ họa chuyên nghiệp, bộ phận thiết kế đồ hoạ có chức năng cung cấp cho khách hàng những sản phẩm phần mềm có giao diện hiện đại và ấn tượng, phù hợp với môi trường hoạt động của phần mềm.

2 Định hướng đề tài

2.1 Thực trạng hoạt động của Nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân

2.1.1 Giới thiệu chung về Nhà xuất bản

 Là một đơn vị thuộc trường ĐH KTQD với 3 chức năng chính: xuấtbản, in ấn và phát hành sách

o QL quy trình in ấn

o QL Kho

o QL bán sách

2.1.2 Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Hình4 Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc Dân

Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ có được quyết định xuấtbản Lúc này, Ban giám đốc của nhà xuất bản sẽ đưa ra quyết định xuất bản đầusách đó, với số lượng là bao nhiêu, trong thời gian như thế nào Quyết định nàycùng với bản thảo sẽ được đem đến xưởng in Sách từ xưởng in và từ các nhàxuất bản khác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một quá trìnhkiểm tra, sau đó thông qua phòng phát hành để biết được kế hoạch phát hành nhưthế nào Cuối cùng, sách được đem đến kho sách để cất giữ Khi cần xuất bánbuôn hoặc cửa hàng cần thì sách sẽ được xuất từ kho đi

2.1.3 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản

 Thực trạng hoạt động

Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học Kinh TếQuốc dân, em thấy hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra trongngày vẫn còn là thủ công và tin học hoá không đồng bộ Cho nên việc phản ánhlượng sách bán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từngngày thế nào đối với mỗi đầu sách, cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịpthời để lên báo cáo Bên cạnh đó, việc bộ phận kế toán thực hiện kế toán thủcông cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí làtrong vài tháng

Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiếnhành công việc lên báo cáo của mình theo cách thủ công, tin học hoá không đồng

bộ và chưa có sự liên kết giữa các bộ phận làm cho hoạt động của NXB luôntrong tình trạng thụ động

 Yêu cầu đặt ra với nhà xuât bản

Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại Học Kinh Tế Quốc dân nên cần

có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB Các vấn đề đặt ra hiện tại màNXB đang phải đối mặt như sau :

 Phải liên kết về mặt dữ liệu giữa các bộ phận lại với nhau, mà cụ thể làdựa trên ứng dụng hệ thông mạng LAN của NXB

 Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụngcập nhật tự động Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc

mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in

mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng

 Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bánbuôn Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khácnhau cho từng đối tượng cụ thể

 Quản lý kho một cách tối ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho củaNXB Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn khođịnh kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng

và chính xác

 Đề xuất ý kiến

Căn cứ vào các vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động của nhà xuất bản,

em thấy cần phải xây dựng một Hệ thống thông tin phục vụ cho việc bán hàng vàlưu kho tại nhà xuất bản dựa trên ứng dụng công nghệ mã vạch Theo đó hệ

dụng Client/Server, cập nhật dữ liệu tự động bằng mã vạch, trợ giúp công tácquản lý bán hàng và lưu kho…

Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽ đượcthực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch Bên cạnh

đó do có sự liên kêt về mặt dữ liệu giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thểnhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sách còn tồntrong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lực cho việc raquyết định của ban giám đốc Hơn nữa, do việc bán hàng và quản lý kho sử dụng

mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ công và độ chính xác trong côngviệc được cải thiện đáng kể Ngoài ra hệ thống còn giúp cho khách hàng có được

sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽ được phục vụ bằng phong cách bánhàng hiện đại, đối với khách buôn sẽ được tính chiết khấu tự động Có thể nóilợi ích của hệ thống là rất to lớn, phục vụ đắc lực cho sự phát triển của nhà xuấtbản

2.2 Nhu cầu của công ty AI

Trong thời kỳ Việt Nam gia nhập WTO như hiện nay, thì nền kinh tế thịtrường sẽ càng trở nên sôi động Các cửa hàng có xu hướng ngày càng mở rộngquy mô Khi đó các giao dịch sẽ tăng lên nhanh chóng, khiến cho người quản lýkhông thể nào tính toán thủ công mà cần được sự hỗ trợ của tin học hoá Mặtkhác khi các giao dịch quá nhiều thì công tác nhập liệu cũng gặp khó khăn Vấn

đề đặt ra là làm sao vừa giải quyết được khó khăn của công tác nhập liệu, vừa trợgiúp người quản lý tính toán đưa ra được các con số chính xác, trong thời giannhanh nhất

Đây không phải là vấn đề được đặt ra cho một cửa hàng cụ thể nào đó mà

là vấn đề chung cho hầu hết các cửa hàng hiện nay Đặc biệt đối với các siêu thị,

hệ thống giao dịch rất lớn, yêu cầu về tốc độ xử lý nhanh và tránh nhầm lẫn Mặtkhác, trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế phát triển như vũ bão, thì hệ thốngcác cửa hàng và siêu thị cũng mọc lên nhanh chóng Điều này mở ra một thịtrường kinh doanh rộng lớn cho công ty Xuất phát từ lý do đó mà công ty muốnphát triển một giải pháp phần mềm có thể triển khai ứng dụng tại các cửa hàng

và siêu thị vừa và nhỏ trên cả nước Phần mềm này sẽ trợ giúp công tác nhập liệu

và lên báo cáo cho người dùng theo ngày, tháng, quý , năm

2.3 Định hướng đề tài

2.3.1 Định hướng đề tài

Từ thực tế hoạt động Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân vànhu cầu xây dựng giải pháp phần mềm cho các cửa hàng và siêu thị trên cả nước

của Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế

hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân”

2.3.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài

Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu

kho bằng máy đọc tại nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được

ứng dụng và triển khai ngay tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.Ngoài ra Công ty Trí tuệ nhân tạo cũng muốn triển khai phần mềm tại một số

Chương 2 Cơ sở lý luận và ngôn ngữ sử dụng để nghiên cứu đề tài

I Cơ sở lý luận về CSDL và Hệ thống thông tin Quản lý

Việc sử dụng CSDL sẽ đem đến cho chúng ta một số lợi ích như:

 Giảm sự trùng lặp thông tin đến mức thấp nhất và do đó sẽđảm bảo được tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu

 Đảm bảo cho việc truy xuất dữ liệu theo những cách khácnhau

 Trợ giúp khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người dùng vànhiều chương trình ứng dụng khác nhau

 Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất

 Truy xuất dữ liệu theo một cách thống nhất

Các chương trình ứng dụng không nhận được dữ liệu cần thiết trực tiếp từthiết bị nhớ điện tử Trước hết, nó đặt yêu cầu truy cập dữ liệu từ Hệ quản trịCSDL, sau đó Hệ quản trị CSDL sẽ tiến hành tìm kiếm dữ liệu từ CSDL bằngcách sử dụng từ điển dữ liệu và gửi trả dữ liệu tìm được cho chương trình ứngdụng Các chương trình ứng dụng sẽ sắp xếp các mục dữ liệu tìm được theo mộtkhuôn mẫu báo cáo định trước Như vậy, Hệ quản trị CSDL hoạt động như mộttrung gian giữa CSDL và chương trình ứng dụng

Hình 5 Quan hệ giữa CT ứng dụng, Hệ quản trị CSDL và CSDL

Chương trình ứng dụng

Hệ quản trị

Quan hệ giữa Chương trình ứng dụng,

Hệ quản trị CSDL và CSDL

 Phần CSDL vật lý (mức vật lý): Là các tệp dữ liệu theo một cấu trúc

nào đó được lưu trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như đĩa từ, băng từ, )

 CSDL mức khái niệm: Là một sự biểu diễn trừu tượng của CSDL vật

lý (còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm)

 Các khung nhìn (view): Là cách nhìn, là quan niệm của từng người sử

dụng đối với CSDL mức khái niệm Sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn.