Đề tài tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Đại học Kinh Tế Quốc Dân MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG S[.]
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Ngày 04/4/2008, Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103034001 cho Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Anh Linh, có trụ sở tại P312, nhà 5T1, tập thể khí tượng thủy văn phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội Để phù hợp với chiến lược phát triển, ngày 28/10/2010, Giám đốc công ty quyết định chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thành công ty Cổ Phần, dựa trên giấy phép số 0103034001 do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 24/12/2008, với vốn điều lệ 1.800.000.000 đồng.
Danh sách cổ đông sáng lập.
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú
812 Đường Láng-Láng thượng-Đống Đa-Hà Nội
312 nhà 5T1 tập thể khí tượng thủy văn, phường Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Số 7, tổ 31, phường Văn Đẩu, quận Kiến An, TP Hải Phòng
Dưới đây là đôi nét về Công ty:
Tên đầy đủ: Công Ty Cổ Phần Khoa Học Công Nghệ và Thương Mại Anh Linh.
Tên giao dịch: Anh Linh trading anh science technology corporation.
Tên viết tắt: Anh Linh st., corp.
Trụ sở chính: 812 – Đường Láng – Láng Thượng – Đống Đa – Hà Nội. ĐT: 043.7737 419 Fax: 043.7759 122
Email: anhlinh@anhlinh jsc.com Website: www.anhlinh jsc.com
Tài khoản: 1508201012942 tại NH Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn
Hà Nội – Chi nhánh Tam Trinh.
102010000702117 tại NH Công Thương VN – Chi Nhánh Ba Đình
Vốn điều lệ: 1.800.000.000 (Một tỷ tám trăm triệu đồng)
Vốn lưu động: 2.000.000.000 ( Hai tỷ đồng)
Công ty hoạt động chính trong lĩnh vực khoa học công nghệ và thương mại, với sản phẩm chủ đạo là thiết bị môi trường, thiết bị khí tượng và thiết bị công nghiệp Trong suốt quá trình hoạt động, công ty luôn nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ khách hàng trong và ngoài nước, với các sản phẩm được nhiều tổ chức quan tâm và tin dùng Điều này thể hiện cam kết của công ty về việc luôn tôn trọng và phục vụ khách hàng với uy tín và điều kiện tốt nhất Đội ngũ nhân viên và kỹ thuật viên của công ty được đào tạo bài bản, tận tâm, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kinh doanh thường xuyên nghiên cứu thị trường và xây dựng mối quan hệ với khách hàng Nhờ vậy, doanh thu của công ty ngày càng tăng trưởng đều đặn hàng năm.
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Công ty đã thực hiện hợp tác liên doanh với nhiều công ty và tổ chức trong nước nhằm mục đích chuyển giao công nghệ và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào đời sống Những hoạt động này góp phần nâng cao năng lực sản xuất, thúc đẩy phát triển công nghệ trong nước, và tạo ra các sản phẩm chất lượng cao phù hợp với nhu cầu thị trường Việc hợp tác đa dạng này giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, hợp tác chiến lược và nâng cao cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh
Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh Linh là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hợp pháp, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh được pháp luật bảo vệ Công ty đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ trọng tâm nhằm phát triển hơn nữa các hoạt động khoa học công nghệ và thương mại, góp phần thúc đẩy kinh tế bền vững Với tư cách pháp nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời mang lại lợi ích lâu dài cho cổ đông và khách hàng.
Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh có chức năng:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và chuyển giao công nghệ trong các lĩnh vực môi trường, khí tượng thủy văn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ môi trường Ngoài ra, công ty còn chuyên tư vấn và lập báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐMT), giúp các doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về môi trường Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ xuất nhập khẩu các mặt hàng Quế, chè, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mở rộng thị trường quốc tế.
+ Tư vấn, lắp đặt vật tư thiết bị khí tượng thuỷ văn, hải văn.
+ Tư vấn, cung cấp lắp đặt vật tư, thiết bị môi trường.
Chúng tôi thực hiện điều tra, khảo sát và cung cấp số liệu cơ bản về khí tượng bề mặt, khí tượng biển, thủy văn biển, môi trường không khí và môi trường nước để hỗ trợ phòng chống thiên tai hiệu quả Các dữ liệu này giúp phân tích các hiện tượng thời tiết nguy hiểm, góp phần đảm bảo an toàn cộng đồng và thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội bền vững.
+ In ấn, dịch vụ bản đồ.
+ Sản xuất, xuất khẩu dược liệu.
+ Tư vấn Đào tạo, chuyển giao công nghệkhí tượng thuỷ văn và môi trường.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra để đảm bảo hoạt động kinh doanh phù hợp với chính sách và chiến lược phát triển quốc gia Doanh nghiệp cần sản xuất, kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, tuân thủ các quy định pháp luật về lĩnh vực hoạt động Việc thực hiện mục tiêu và kế hoạch kinh doanh đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững của doanh nghiệp theo đúng mục đích thành lập.
Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà Nước là yếu tố bắt buộc trong quá trình quản lý sản xuất và hoạt động kinh doanh Việc tuân thủ các quy định pháp luật đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý Đồng thời, việc tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng kinh doanh với các đối tác trong và ngoài nước góp phần xây dựng uy tín và mối quan hệ hợp tác bền vững Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy sự phát triển bền vững trên thị trường trong nước và quốc tế.
Công ty phải chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà Nước về quyền bảo vệ người lao động, vệ sinh và an toàn lao động, cũng như bảo vệ môi trường sinh thái để đảm bảo phát triển bền vững Đồng thời, công ty cần thực hiện đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và các quy định liên quan đến hoạt động của mình để đảm bảo tuân thủ pháp luật Để nâng cao tính chủ động trong hoạt động kinh doanh, công ty được trao quyền hạn phù hợp nhằm thúc đẩy quá trình phát triển bền vững và đảm bảo các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Chủ động đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng sản xuất, kinh doanh là trách nhiệm của công ty Tổng giám đốc đáng đảm nhận vai trò người đại diện pháp luật, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của công ty theo quy định của pháp luật hiện hành.
-Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh như quảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng.
Các tổ chức hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và mở tài khoản tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông Thôn, đảm bảo quản lý tài chính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Triển Nông Thôn Hà Nội – Chi nhánh Tam Trinh và Công Thương VN – Chi Nhánh Ba Đình.
* Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:
Theo giấy phép kinh doanh số 0103034001 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là:
Bảng 1.1 Ngành nghề sản xuất kinh doanh tại Công ty
1 Tư vấn sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu, lắp đặt, sửa chữa, máy móc cho thuê thiết bị chuyên ngành khí tượng, thủy văn, hải văn, môi trường.
2 Tư vấn, cung cấp thiết bị,thi công hệ thống chống sét
3 Tư vấn, cung cấp, lắp đặt các thiết bị đo, kiểm tra và xử lý môi trường
Chuyên mua bán máy móc, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông, thiết bị y tế, văn phòng phẩm, đồ dùng cá nhân và đồ dùng gia đình Cơ sở cung cấp các sản phẩm hàng cơ khí, điện lạnh chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nhiều lĩnh vực Đảm bảo uy tín, giá cả cạnh tranh và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và sở hữu thiết bị phù hợp Với kho hàng phong phú và đội ngũ tư vấn tận tình, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp và cá nhân trong mua bán máy móc, thiết bị điện tử, điện lạnh và các mặt hàng tiêu dùng khác.
5 Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, trang trí nội, ngoại thất
6 Thu mua, chế biến nông, lâm sản (trừ loại lâm sản nhà nước cấm)
7 Sản xuất, mua bán quần áo, giầy dép, đồ gia thuộc, đồ thời trang.
8 Sản xuất, mua bán văn pòng phẩm, hàng công nghiệp thực phẩm, hàng tiêu dùng, đồ uống
10 Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng
11 Sản xuất, mua bán trang thiết bị bảo hộ lao động
12 Xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, các mặt hàng công ty kinh doanh
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cổ phần Khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh
1.2.2.1 Sản phẩm kinh doanh của Công ty.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
1.2.3 Bảng danh mục sản phẩm chính của Công ty:
Bảng 1.2 Danh mục sản phẩm chính của Công ty
1 Thiết bị phòng thí nghiệm
5 Thiết bị thuỷ văn - hải văn
6 Hệ thống cảnh báo sét tự động
(Nguồn hồ sơ công ty)
1.2.2.2 Các khách hàng của công ty:
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
1.2.2.3 Đặc điểm thị trường đầu vào thị trườnng tiêu thụ của Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh
- Trong nước: Bộ phận bán hàng của công ty sẽ chịu trách nhiệm thu mua hàng trong nước
+ Trường hợp mua hàng để bán lại theo hợp đồng đã ký:
Khi có đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng của công ty sẽ thu mua hàng hoá để bán theo hợp đồng đã ký.
+ Trường hợp mua hàng để nhập kho:
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của công ty, bắt đầu bằng việc ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài Sau đó, công ty mở L/C (thư tín dụng không thể huỷ ngang) dựa trên hàng hóa, số lượng và giá trị hàng hóa đã thỏa thuận Ngân hàng sẽ phát hành L/C sau khi công ty trích ký quỹ từ tài khoản tiền gửi Sau khi lấy hàng tại văn phòng đại diện ở Lạng Sơn, hàng sẽ được vận chuyển qua đường bộ về Hà Nội Tại Hà Nội, hàng có thể được chuyển trực tiếp cho khách hàng hoặc nhập kho để phục vụ các hoạt động kinh doanh tiếp theo.
Trong nước, bộ phận bán hàng của công ty chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng và tư vấn các offres phù hợp cho khách hàng, đồng thời chuyển hàng theo hợp đồng đã ký Công ty hiện có mối quan hệ thương mại quốc tế hợp tác với các hãng nổi tiếng trên thị trường toàn cầu, đảm bảo nguồn cung đa dạng và chất lượng cao cho khách hàng trong nước.
Bảng 1 3 Danh sách đ i tác c a Công ty: ố ủ
STT Tên hãng Nước sản xuất
Các sản phẩn của hãng
1 YSI Mỹ Thiết bị kiểm tra môi trường, phòng thí nghiệm
2 D&A Mỹ Thiết bị đo phù xa lơ lửng
3 Stevens Mỹ Thiết bị thủy văn, hải dương
4 Sontek Mỹ Thiết bị thủy văn, hải văn, môi trường
5 EEC Mỹ Ra đa thời tiết
6 DTT Đức Thiết bị thủy văn, quan sát nước ngầm
7 Lambrecht Đức Thiết bị khí tượng
8 Fischer Đức Thiết bị khí tượng, thiết bị trưng cất
9 Lincar Ý Thiết bị nhà bếp
10 LPI-Lightning protection in ternation
Australia Chống sét trực tiếp, chống sét lan truyền, hệ thống tiếp đất, hệ thống cảnh báo sét và giải pháp tổng thể phòng chống sét
Mỹ - Úc Chống sét trức tiếp, chống sét lan truyền, hệ thống tiếp đất
12 Hoa vân Trung Quốc TB khí tượng, thủy văn
Trung Quốc Sản xuất các loại nhiệt biểu
14 Nhà máy cao su số 11 Quảng
Trung Quốc Sản xuất các loại bóng thám không
15 Sanghai factory Trung Quốc Sản xuất máy khí tượng, thủy văn, hải văn
16 Young company Mỹ Máy khí tượng
17 Kipp Zonem Phần Lan Thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường
18 Vaisala Phần Lan Thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường
19 Topcom Nhật Máy toàn đạc, kinh vĩ
20 Furuno Nhật Máy đo độ sâu
21 JDJAJOO ấn độ Quế và dược liệu
22 Cosmos Nhật Quế và dược liệu
23 Sokkia Nhật Toàn đạc, kinh vĩ…(thiết bị đo)
24 TAMAYA Nhật Khinh vĩ, phục vụ cho ngành khí tượng, hàng không
25 NAGAKAWA Nhật Điều hòa nhiệt độ, hàng điện lạnh, điện tử, tiêu dùng
26 Honda Nhật Máy phát điện, máy cắt cỏ
27 Genesta Nhật Máy phát điện, máy cắt cỏ
Bảng 1.4 Danh sách các khách hàng trong n ướ c.
1 Đài Khí Tượng Thủy Văn khu vực Đồng bằng Bắc Bộ - Hà Nội
2 Đài Khí Tượng Thủy Văn Khu Vực Đồng Bắc – Hải Phòng
3 Đài Khí Tượng Thủy Văn Khu Vực Viết Bắc – Phú Thọ
4 Đài Khí Tượng Thủy Văn Khu Vực Tây Bắc - Sơn La
5 Đài Khí Tượng Thủy Văn Khu Vực Tây Nguyên – Gia Lai
6 Đài Khí Tượng Thủy Văn Khu Vực Trung Trung Bộ - Đà Nẵng
7 Đài Khí Tượng thủy Văn Khu Vực Nam Bộ - TP HCM
8 Đài Khí Tượng Cao Không
9 Trung Tâm Khí Tượng Thủy Văn biển
10 Công ty than Mạo Khê
11 Công ty than Uông Bí
12 Công ty tư vấn xây dựng ( tập đoàn than và khoáng sản VN)
13 Trung tâm mạng lưới Khí Tượng Thủy Văn và Môi Trường
14 Ban quản lý dự án – bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn
15 Viện Khoa Học Năng Lượng (Viện Khoa Học và Công Nghệ VN)
16 Viện quy hoạch thủy lợi
17 Công ty tư vấn thiết kế - tập đoàn điện lưc VN
18 Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn các tỉnh
19 Trường ĐH Nông Nghiệp 1 Hà Nội
20 Sở Khoa Học Công Nghệ và Môi Trường các tỉnh
21 Sở Công Thương các tỉnh
22 Ban chỉ huy phòng chống bão lụt Trung Ương
23 Viện quy hoạch xây dựng
24 Viện khí tượng thủy văn Khoa Học và Môi Trường
Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh Linh không chỉ đáp ứng tốt nhu cầu trong nước mà còn mở rộng thị trường quốc tế Các sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang các thị trường khó tính như Châu Úc, Châu Âu và Đông Nam Á Nhờ chất lượng vượt trội và đa dạng sản phẩm, Anh Linh đã khẳng định uy tín trên thị trường quốc tế Công ty luôn nỗ lực đổi mới công nghệ và nâng cao tiêu chuẩn để phục vụ khách hàng trong và ngoài nước.
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH
1.3.1 Cơ cấu tổ chức của bộ máy
Trong bất kỳ tổ chức nào, cơ cấu là nền tảng vững chắc, đóng vai trò như bộ máy và bộ khung, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả Mỗi phòng, đơn vị đều có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt nhằm góp phần vào thành công chung của tổ chức Các phòng ban cần phối hợp chặt chẽ, thiết lập mối quan hệ rõ ràng để đạt được mục tiêu chung Người phụ trách từng bộ phận có trách nhiệm quản lý, duy trì sự liên hệ giữa các bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của toàn tổ chức.
Phân phối Kiểm tra Quản lý
Công ty cổ phần Khoa Học Công Nghệ Và Thương Mại Anh Linh tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, giúp tối ưu hóa trật tự, trách nhiệm rõ ràng và truyền tải thông tin chính xác trong tổ chức Mô hình này được thiết kế nhằm tránh sự rối loạn trong hoạt động, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo, gọn nhẹ và hiệu quả trong quản lý Việc sắp xếp hợp lý các phòng ban và bộ phận cùng với mối quan hệ giữa chúng góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty.
Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh
1.3.2 Chức năng của các phòng ban
*Nhiệm vụ chức năng của BGĐ (Ban giám đốc) và các phòng ban trong doanh nghiệp:
Công ty Cổ phần Khoa Học Công Nghệ và Thương Mại áp dụng chế độ quản lý tập trung dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty Anh Linh đảm nhận vai trò người đứng đầu trong hệ thống quản lý, đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và theo đúng chiến lược đã đề ra Phương pháp quản lý này giúp nâng cao hiệu quả công việc và duy trì sự thống nhất trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh Họ tổ chức thực hiện các quyết định của ban Giám đốc, xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư và đề xuất bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty Ngoài ra, giám đốc còn đảm nhận việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các quản lý trong công ty, đồng thời quyết định mức lương và phụ cấp cho nhân viên।
Phó Giám đốc ó giám đốc
Giúp việc cho Giám Đốc đảm nhận các công việc hành chính hàng ngày, đảm bảo hoạt động của các phòng ban diễn ra suôn sẻ Với nhiệm vụ quản lý và điều phối công việc giữa các bộ phận, người giúp việc đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong hoạt động điều hành của công ty Đồng thời, họ có trách nhiệm báo cáo kết quả và hoạt động của công ty lên Giám Đốc, giúp Ban lãnh đạo nắm bắt tình hình chính xác và kịp thời để đưa ra quyết định phù hợp.
- Phòng tài chính kế toán: Gồm các nhiệm vụ sau:
+ Lập kế hoạch tài chính theo từng năm kế hoạch của công ty
+ Quản lý và tính lương hàng tháng cho công nhân viên cũng như các khoản tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Thu thập đầy đủ số liệu kế toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả Điều này bao gồm ghi nhận chính xác các khoản thu, chi, thanh toán công nợ, quản lý tài sản, lương nhân viên, hàng tồn kho, doanh thu và nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan nhà nước Việc cập nhật số liệu kế toán đầy đủ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế.
Tổ chức quản lý công tác hoạt động tài chính trong quá trình kinh doanh dựa trên chế độ hiện hành, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách tài chính của nhà nước Quản lý tài chính được thực hiện trên cơ sở kế hoạch đã được giao, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Ngoài ra, công tác quản lý tài chính còn dựa trên các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đúng quy trình, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
+ Quan hệ với các ngân hàng, đảm bảo vốn hợp lý cho kinh doanh và đời sống công nhân viên.
Thông tin tài chính dành cho giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và hỗ trợ các quy định quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Những dữ liệu này giúp giám đốc đưa ra các quyết định chính xác về quản lý vốn và tài sản, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và an toàn Việc cập nhật thông tin tài chính định kỳ còn góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính toàn công ty, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững và bảo vệ tài chính công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
+ Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, làm việc với công ty và tổ chức bảo vệ hàng ngày.
+ Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng nghiệp vụ để lập báo cáo trình lên giám đốc
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có các nhiệm vụ sau:
+ Theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại.
+ Tổ chức các hoạt động kinh doanh XNK trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các quy định của công ty.
Xây dựng các phương án kinh doanh phù hợp và hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công trong lĩnh vực thương mại Tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ kinh doanh, như ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng quy định Đồng thời, thực hiện các thủ tục liên quan đến mua bán hàng hóa nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
+ Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp ở trong nước và nước ngoài.
Nhân viên phụ trách tìm kiếm bạn hàng và thu gom hàng hóa nhằm mở rộng mạng lưới đối tác của công ty Họ thực hiện các thương vụ XNK theo chỉ đạo của công ty để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả Ngoài ra, nhân viên cũng đại diện công ty trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán nợ và nghiên cứu thị trường để nâng cao chiến lược kinh doanh.
- Phòng dự án: Có các nhiệm vụ sau:
+ Chịu trách nhiệm theo dõi, tham gia các gói thầu.
+ Thực hiện các gói thầu, các dự án về Thiết bị khí tượng trong nước.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lắp đặt, sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị tại công ty, đảm bảo hoạt động của máy móc luôn hiệu quả Phòng này còn hỗ trợ phòng kinh doanh phân biệt dữ liệu để bán hàng và làm thầu, giúp tăng hiệu quả doanh số Ngoài ra, phòng kỹ thuật đảm nhận dịch vụ hậu mãi bao gồm bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị khi khách hàng báo sự cố Họ cũng hướng dẫn khách hàng cách sử dụng và vận hành máy móc đúng tiêu chuẩn, đảm bảo sự hài lòng và tối ưu hóa hiệu suất thiết bị sau khi mua hàng.
TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh hiệu quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ và hoạt động tài chính Chỉ tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh chính là yếu tố quan trọng để đo lường thành công của doanh nghiệp Việc tối ưu hoá hoạt động tiêu thụ giúp gia tăng doanh thu, từ đó nâng cao lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bảng 1.5 Kết quả kinh doanh ba năm của công ty 2010 - 2012:
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch Chênh lệch
2.Chi phí 6.715.060 8.918.552 11.849.386 2.203.492 32,81 2.930.834 32,86 3.Lợi nhuận trước thuế 1.441.357 1.548.576 1.637.975 107.219 7,44 89.399 5,77
TNDN 360.339,25 387.144 409.493,75 26.804,75 7,44 22.349,75 5,77 5.Lợi nhuận sau thuế 1.081.017,75 1.161.432 1.228.481,25 88.414,25 7,44 67.049,25 5,77 6.Số lao động bình quân(ngư ời) 90 142 183 52 24,41 41 15,47
7.Thu nhập bình quân/tháng 2.815 3.250 3.580 435 15,45 330 10,15
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh).
Trong những năm 2010-2012, các chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận của Công ty đều có xu hướng tăng trưởng rõ rệt, minh chứng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Cụ thể, doanh thu năm 2012 tăng 28,85% so với năm 2011, đạt 3.020.233 nghìn đồng, nhờ vào nỗ lực của công ty trong việc mở rộng hợp đồng kinh doanh và xây dựng uy tín về chất lượng sản phẩm Lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế đều tăng đáng kể, lần lượt là 5,77%, với lợi nhuận trước thuế tăng 89.399 nghìn đồng và lợi nhuận sau thuế tăng 67.049,25 nghìn đồng, cho thấy khả năng sinh lời của doanh nghiệp được cải thiện rõ rệt Tuy mức tăng của các chỉ tiêu năm 2012 không cao bằng so với năm 2011 so với 2010 do ảnh hưởng của biến động thị trường chung, nhưng điều này phản ánh ảnh hưởng khách quan của ngành thương mại, và không làm giảm đà phát triển tích cực của doanh nghiệp Sự mở rộng quy mô sản xuất cũng kéo theo số lượng công nhân viên tăng thêm 41 người so với năm 2011, góp phần nâng cao năng lực hoạt động và chất lượng dịch vụ Đồng thời, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên từ 3.250 nghìn đồng năm 2011 đã tăng lên 3.580 nghìn đồng năm 2012, tương ứng mức tăng 15,47%, phản ánh kết quả tích cực của chiến lược phát triển và sự ổn định của doanh nghiệp trong giai đoạn này.
Năm 2013, công ty đã tiếp tục đầu tư sâu vào mua sắm tài sản cố định mới nhằm đổi mới công nghệ và nâng cao chất lượng sản phẩm Công ty tăng ngân sách lao động để đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tập trung cải thiện quy trình sản xuất bằng cách tìm hiểu thị trường, áp dụng công nghệ mới và tăng vòng quay vốn Ngoài ra, công ty còn tiết kiệm chi phí, nhập hàng chất lượng cao, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên và mở rộng thị trường để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
* Tình hình tài chính của công ty:
Với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng nên tình hình tài chính của Công ty vẫn được duy trì ổn định Thể hiện:
Bảng 1.6 Tình hình tài chính của Công ty qua năm2010, 2011, 2012
I, Tài sản ngắn hạn 9.002 10.021 11.167 1.019 13,12 1.146 11,43 II,Tài sản dài hạn 8.437 9.142 9.783 705 8,36 641 7,01 Tổng tài sản 17.439 19.163 20.950 1.724 9,89 1.787 9,33 Nguồn vốn
I,Nợ phải trả 6.134 6.533 7.420 399 6,50 887 13,58 II,Vốn chủ sơ hữu 11.305 12.630 13.530 1.325 11,72 900 7,13 Tổng nguồn vốn 17.439 19.163 20.950 1.724 9,89 1.787 9,33 (Nguồn: Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh).
Trong giai đoạn từ 2010 đến 2012, tổng tài sản và tổng nguồn vốn của công ty đều ghi nhận sự tăng trưởng, cho thấy quy mô kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và phát triển bền vững Mặc dù tốc độ tăng trưởng chưa cao, nhưng sự tăng trưởng đều đặn qua các năm là tín hiệu tích cực cho sự ổn định và tiến bộ của doanh nghiệp Thành quả này đạt được nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo cùng với tinh thần quyết tâm, nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Công ty đã phát triển vững chắc và duy trì vị thế trong cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường Thành công này cho thấy tiềm năng tăng trưởng bền vững và khả năng thích ứng linh hoạt của doanh nghiệp trong tương lai.
Trong năm 2012, công ty đã huy động được nhiều vốn hơn so với các năm 2010 và 2011 Cụ thể, số vốn huy động năm 2012 tăng 1.787 triệu đồng so với năm 2011, tương ứng với mức tăng trưởng 9,33% Đặc biệt, vốn Chủ sở hữu cũng ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn này, phản ánh khả năng huy động vốn hiệu quả của công ty trong năm 2012.
900 triệu đồng tương ứng 7,13 % Nợ phải trả tăng 887 triệu đồng (13,58 %).
So với năm 2009, vốn công ty tăng 1.724 triệu đồng, tương ứng 9,89%, trong đó Vốn chủ sở hữu tăng 1.325 triệu đồng, tương ứng 11,72% Nợ phải trả cũng tăng 399 triệu đồng, tương ứng 6,5%, cho thấy công ty đã giảm mức độ độc lập và tự chủ về tài chính, đồng thời tăng sự phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài Mặc dù đây không phải là biểu hiện tiêu cực, nhưng công ty cần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn để đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn từ nguồn vốn chiếm dụng.
Trong năm 2012, tổng tài sản của Công ty đã tăng 1.787 triệu đồng, tương ứng mức tăng trưởng 9,33% so với năm 2011 Trong đó, tài sản ngắn hạn ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ, tăng 1.146 triệu đồng, tương đương 11,43%, phản ánh khả năng thanh khoản tăng lên Tài sản dài hạn cũng có sự tăng trưởng 641 triệu đồng, tương đương 7,01%, cho thấy sự mở rộng về cơ sở hạ tầng và đầu tư dài hạn của công ty Sự gia tăng tổng thể về tài sản phản ánh sự phát triển ổn định của công ty trong năm 2012.
2010 số vốn tăng 1.724 triệu đồng tương ứng 9,89% trong đó Tài sản ngắn hạn tăng 1.019 triệu đồng tương ứng 13,12 % Tài sản dài hạn tăng 705 triệu đồng tương ứng 8,36%.
Trong những năm tới, Công ty cần nỗ lực hơn nữa để cải thiện tình hình tài chính chưa thực sự tốt của thời gian qua, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn để đảm bảo sự phát triển bền vững.
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ
THƯƠNG MẠI ANH LINH 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH.
Phòng kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng và được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm, nhằm xây dựng hệ thống kế toán linh hoạt và hiệu quả trong thời đại bùng nổ thông tin Các công ty cần tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị mình để phát huy tối đa vai trò của công tác kế toán Việc xây dựng hệ thống kế toán hiệu quả giúp nâng cao năng lực quản lý tài chính, tối ưu hóa quá trình ghi nhận và báo cáo dữ liệu tài chính, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị Việc tổ chức kế toán tập trung giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính nhất quán trong việc xử lý số liệu Điều này giúp công ty kiểm soát tốt hơn các hoạt động tài chính, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực Áp dụng mô hình kế toán tập trung là chiến lược phù hợp để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành công nghệ và thương mại.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán TSCĐ đảm nhận vai trò quản lý tài chính của doanh nghiệp và hướng dẫn công tác hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán của Nhà nước Nhiệm vụ chính của kế toán trưởng bao gồm kiểm tra, tổng hợp số liệu tài chính chính xác, duy trì hệ thống sổ sách kế toán phù hợp quy định, đồng thời đảm bảo các báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp Việc thực hiện đúng chuẩn mực kế toán và quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, minh bạch và tuân thủ pháp luật về tài chính.
+ Hướng dẫn và điều hành kế toán viên tập hợp số liệu để lên các báo cáo phục vụ cho việc quản trị nội bộ
+ Kiểm tra mọi hoạt động kinh tế ở đơn vị, phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm trong công tác quản lí kinh tế
+ Chịu trách nhiệm báo cáo giải trình trước ban giám đốc về các nghiệp vụ kế toán tài chính
+ Theo dõi các hợp đồng mua bán hàng hoá của công ty
+ Thực hiện các thủ tục pháp lí trong giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan hải quan, phòng đăng kí kinh doanh.
Chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch đầu tư, quản lý nguồn vốn quỹ và các chế độ phúc lợi nhằm nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Đồng thời, theo dõi biến động tài sản cố định, thực hiện các nghiệp vụ trích khấu hao, thanh lý, nhượng bán và cho thuê tài sản nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng và quản lý chặt chẽ tài sản của công ty.
Giúp việc cho kế toán trưởng là các chức năng, nhiệm vụ của kế toán viên.
- Kế toán thanh toán (kiêm kế toán lương, kế toán thuế):
Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả từ từng đối tượng giúp đảm bảo công tác quản lý tài chính hiệu quả Việc nhập số liệu chính xác vào máy tính là bước quan trọng để duy trì dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục Lập các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết không những hỗ trợ theo dõi các khoản tạm ứng mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tài chính, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa dòng tiền doanh nghiệp.
+ Có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu của công ty và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ doanh thu.
24 người lao động trong công ty.
+ Hạch toán và lên các báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Kiêm kế toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận)
+ Theo dõi mọi hoạt động thu chi quỹ tiền mặt.
+ Theo dõi TGNH, giao dịch với các ngân hàng để đảm bảo vốn lưu động cho công ty.
+ Thực hiện các lệnh chuyển tiền, thanh toán với các công ty qua ngân hàng.
+ Thu chi tiền mặt theo các chứng từ thu chi khi có đầy đủ các thủ tục hợp lí (chữ kí của kế toán trưởng, giám đốc…)
Để đảm bảo chính xác trong công tác kế toán, phòng kế toán gồm 4 người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh phù hợp với quy mô công ty, với từng phần hành được phân công rõ ràng Các nhân viên trong phòng đều có kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ thành thạo và nhiệt tình trong công việc Hàng ngày, công tác ghi sổ quỹ theo các chứng từ thu chi và tính số dư tồn quỹ, cuối tháng tiến hành kiểm quỹ, đối chiếu số tồn quỹ trên sổ sách kế toán với thực tế và số dư tiền mặt, TGNH nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu Trong quá trình, các phần mềm kế toán đã hỗ trợ đắc lực, giúp nâng cao năng suất lao động, đồng thời đảm bảo cung cấp số liệu kế toán nhanh chóng và chính xác để phục vụ công tác quản lý Ngoài ra, công tác trả lương, thưởng và các khoản liên quan cho nhân viên cũng được thực hiện đúng quy trình, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH
TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Công ty áp dụng đầy đủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan của báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính của công ty được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn và chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo minh bạch và phù hợp với các quy định pháp luật về kế toán.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung (Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting)
- Kỳ kế toán và niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm, Niên độ kế toán của công ty là 1 năm dương lịch.
- Công ty sử dụng Đồng Việt Nam (VNĐ) làm đơn vị tiền tệ để hạch toán kế toán và lập Báo cáo Tài chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho quy định rằng giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua cộng với các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho là rất quan trọng để phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp Các chi phí này có thể bao gồm phí vận chuyển, phân bổ chi phí đóng gói và các khoản phí khác liên quan đến quá trình vận chuyển và nhập kho hàng hóa Việc ghi nhận đúng giá trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế đích danh.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên giá.
Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản.
- Phương pháp kế toán ngoại tệ: Sử dụng tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
- Hệ thống báo cáo: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Hình thức Nhật ký chung là phương pháp kế toán phổ biến, sử dụng các loại sổ như sổ Nhật ký chung, sổ Cái, cùng với các sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng và sổ thẻ kế toán chi tiết để ghi chép và theo dõi các hoạt động tài chính Việc sử dụng các loại sổ này giúp doanh nghiệp đảm bảo ghi chép chính xác, đầy đủ các giao dịch phát sinh, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ các quy định kế toán Các sổ kế toán này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác và rõ ràng phục vụ công tác lập báo cáo tài chính và kiểm tra, kiểm toán.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh Linh phải được phản ánh trung thực, kịp thời vào chứng từ kế toán, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh, chứa đựng các chỉ tiêu rõ ràng, không tẩy xóa hay sửa chữa, và số tiền ghi bằng chữ phải khớp với số tiền ghi bằng số, đảm bảo tính chính xác của hồ sơ Trong trường hợp viết sai, chứng từ phải được huỷ bỏ cẩn thận mà không xé rời, và phải có đủ các liên theo quy định cùng chữ ký của người có thẩm quyền Tất cả chứng từ, dù do doanh nghiệp tự lập hay từ bên ngoài chuyển đến, cần được tập trung để kiểm tra tính hợp pháp trước khi đưa vào sổ sách kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ và là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp, do đó sau khi hoàn thành kỳ hạch toán, chứng từ được phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và lưu trữ tại phòng kế toán để đảm bảo tính an toàn Việc theo dõi quá trình lưu trữ chứng từ được thực hiện qua “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ”, trong đó ghi rõ các loại chứng từ, ngày tháng lưu trữ và các thông tin liên quan Khi chứng từ hết hạn lưu trữ theo quy định, chúng sẽ được đem đi hủy một cách cẩn thận và đúng quy trình để đảm bảo tính bảo mật và phòng tránh rủi ro.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán của Công ty được tổ chức vận dụng theo Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và phù hợp trong công tác kế toán Áp dụng đúng chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nội bộ và tuân thủ luật pháp.
Bảng 2.1 Danh mục chứng từ Công ty áp dụng
Tên chứng từ Mã số
3.Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4.Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5.Biên lai thu tiền 06-TT
6.Bảng kiểm kê quỹ 08a-TT
7.Bảng kê chi tiền 09-TT
3.Biên bản kiểm nghiệm vật tư, CCDC, sản phẩm, hàng hoá
5.Bảng kê mua hàng 06-VT
6.Bảng phân bổ NVL, CCDC 07-VT
III.Lao động tiền lương
GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng)
Kế toán định khoản, vào sổ Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái,…
Chứng từ kế toán phiếu thu, chi, nhập, xuất…)
2.Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3.Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4.Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
6.Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
7.Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương 10-LĐTL
8.Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 11-LĐTL
IV.Tài sản cố định
1.Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2.Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3.Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4.Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5.Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ
1.Hóa đơn GTGT 01GTKT-3LL
2.Hóa đơn bán hàng thông thường 02GTTT-3LL
Ngoài ra, công ty còn xử lý các chứng từ liên quan khác Đối với các chứng từ từ bên ngoài, công ty tổ chức tiếp nhận đầy đủ và chuyển cho các bộ phận liên quan để đảm bảo quá trình xử lý diễn ra thuận tiện và hiệu quả.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Các tài khoản Công ty đang sử dụng được áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, ngày 20/03/2006 gồm 10 loại trong đó :
- TK loại 1,2 là TK phản ánh tài sản
- TK loại 3,4 là TK phản ánh nguồn vốn
- TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh nguồn vốn
Trong hệ thống tài khoản, TK loại 9 gồm các tài khoản dùng để phản ánh kết quả kinh doanh, trong đó duy nhất là TK 911 thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Ngoài ra, còn có nhóm TK loại 0, thuộc nhóm tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán, giúp phản ánh các khoản mục không nằm trong tài sản, nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu Việc understanding rõ các loại tài khoản này là cấp thiết để theo dõi và tổng hợp kết quả tài chính chính xác, đảm bảo phù hợp với các quy định kế toán và chuẩn mực tài chính hiện hành.
30 công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện.
+ TK 1561: Thiết bị môi trường.
+ TK 1562: Thiết bị chống sét.
+ TK1563: Thiết bị thuỷ văn - hải văn.
+ TK1564: Thiết bị khí tượng.
Hệ thống tài khoản cấp 3 của công ty được thiết kế linh hoạt phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó các nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên Hệ thống này dựa trên nền tảng của tài khoản cấp 2 và được bổ sung mã số lô hàng để phản ánh chính xác các giao dịch Điều này giúp quản lý dữ liệu chi tiết, tối ưu hóa quá trình kiểm soát tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
+ TK 1561: Thiết bị môi trường
TK 15611: Thiết bị cầm tay
TK 15612: Thiết bị phòng thí nghiệm
Thiết bị xử lý rác thải TK 15613 là một sáng tạo linh hoạt và tiện ích trong công tác kiểm tra, đối chiếu dữ liệu Chỉ cần nhập mã hàng, máy sẽ nhanh chóng xác định và cung cấp các thông tin cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và xử lý rác thải một cách dễ dàng và chính xác.
SHTK TÊN TK SHTK TÊN TK
111 Tiền mặt 3352 Quỹ phúc lợi
112 Tiền gửi ngân hàng 3353 Qũy phúc lợi đã hình thành
131 Phải thu của khách hàng 3384 Bảo hiểm y tế
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
138 Phải thu khác 411 Nguồn vốn kinh doanh
139 Dự phòng phải thu khó đòi 421 Lợi nhuận chưa phân phối
141 Tạm ứng 5111 Doanh thu bán hàng hóa
151 Hàng mua đang đi đường 515 Doanh thu hoạt động tài chính
156 Giá mua hàng hoá 521 Chiết khấu thương mại
157 Hàng gửi đi bán 531 Hàng bán bị trả lại
159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 532 Giảm giá hàng bán
211 Tài sản cố dịnh hữu hình 632 Gía vốn hàng bán
214 Hao mòn TSCĐ 635 Chi phí hoạt động tài chính
244 Ký quỹ, ký cược dài hạn 641 Chi phí bán hàng
331 Phải trả người bán 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
3331 Thuế GTGT phải nộp 711 Thu nhập hoạt động tài chính
3341 Phải trả công nhân viên 811 Chi phí hoạt động tài chính
344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 821 Chi phí thuế TNDN
3351 Quỹ khen thưởng 911 Kết quả hoạt động kinh doanh
Hệ thống tài khoản được sử dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
Công ty mở chi tiết: Tài khoản 131; 331 mở chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp cụ thể.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh Linh đã áp dụng kế toán máy tính và hình thức kế toán "Nhật ký chung" để đáp ứng nhu cầu quản lý và sản xuất trong doanh nghiệp hiện nay Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi nhận trên sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế, sau đó dữ liệu này được chuyển sang Sổ Cái để phục vụ công tác lập báo cáo tài chính Bộ máy kế toán của công ty hoạt động theo mô hình tập trung, đảm nhận chức năng hạch toán và cung cấp thông tin kế toán tài chính chính xác, kịp thời cho ban giám đốc, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán - kế toán trưởng.
Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý tài chính và kiểm soát hoạt động kinh doanh thông qua các báo cáo và phân tích hàng tháng hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nhân sự phù hợp nhằm đạt năng suất cao nhất và tiết kiệm chi phí Một nhiệm vụ quan trọng khác là xây dựng hệ thống hoạt động của bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý và thuận tiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán đảm nhiệm chức năng chính là ghi chép, hạch toán và kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác và hiệu quả Các hoạt động này giúp đảm bảo việc lập báo cáo tài chính phù hợp với quy định của luật kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành Việc thực hiện đúng các nhiệm vụ này đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin tài chính minh bạch, chính xác, hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép vào sổ
Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính phản ánh các nghiệp vụ kế toán đã được định khoản chính xác, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình ghi nhận số liệu Dữ liệu từ các sổ Nhật ký được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh, giúp tổng hợp và phản ánh đầy đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc ghi nhận đúng đắn các nghiệp vụ kế toán theo định khoản là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ chuẩn mực kế toán.
Hàng ngày, nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ đã kiểm tra, sau đó được cập nhật vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Đối với các đơn vị mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, nghiệp vụ còn được ghi cùng lúc vào các sổ, thẻ liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của số liệu kế toán Ngoài ra, các đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt sẽ ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ, và cuối tháng tổng hợp dữ liệu từ các sổ này để cập nhật vào Sổ Cái, đồng thời loại trừ các trùng lặp do cùng nghiệp vụ ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và minh bạch.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH.
2.3.1 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền
Các loại chứng từ sử dụng trong quản lý tài chính gồm có phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ và giấy báo có Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, lưu trữ và theo dõi các giao dịch tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
* Tài khoản sử dụng: để hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng công ty sử dụng các tài khoản:
TK 111: chi tiết thành TK 1111: Tiền mặt Việt Nam
TK 112: chi tiết thành TK 1121: Tiền gửi Việt Nam
Sổ quỹ tiền mặt là phần mềm quản lý thu chi hàng ngày dựa trên phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan, được thủ quỹ ghi chép thường xuyên Việc ghi sổ quỹ phải thực hiện hàng ngày để đảm bảo số liệu chính xác và chuyển chứng từ gốc cho kế toán ghi sổ Vào cuối ngày, thủ quỹ phải cộng sổ và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tiền mặt, đồng thời kiểm tra và xử lý các chênh lệch phát sinh để duy trì tính chính xác của sổ quỹ.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: mở chi tiết cho từng ngân hàng mà doanh nghiệp có giao dịch và mở chi tiết cho từng loại tiền gửi
Cơ sở để ghi 2 sổ này là các PT, PC, GBN, GBC và các chứng từ khác liên quan.
*Hạch toán tổng hợp: quá trình hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty được cụ thể hóa bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Hàng ngày, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền và các sổ Nhật ký chung dựa trên phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ kế toán liên quan Cuối tháng hoặc cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký để ghi vào các tài khoản phù hợp trên hệ thống kế toán, đảm bảo chính xác và đầy đủ dữ liệu tài chính doanh nghiệp.
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112
Bảng cân đối phát sinh
42 tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.3.2 Tổ chức hạch toán bán hàng và thanh toán với khách hàng
- Phiếu xuất kho thành phẩm
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 156: Giá mua hàng hoá
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Các Tk Giảm trừ doanh thu: TK 531,532
(1b) VAT phải nộp Theo phương pháp khấu trừ
(2) Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
(1a) Doanh thu, thu nhập phát sinh phải thu trong kỳ hoặc trừ vào số đã nhận trước
(3a) Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
(4) Thu nợ hoặc nhận trước của khách hàng
(5) Thanh toán cho khách hàng số tiền nhận trước còn thừa
(3b) VAT phải nộp Giảm tương ứng
(6a) Điều chỉnh thanh toán khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ do tỷ giá hối đoái thay đổi
(4) Chiết khấu thương mại giảm giá được hưởng và tài sản đã mua trả lại người bán
(1) Giá trị tài sản mua chịu hoặc trừ vào số đã trả trước
(3) Chiết khấu thanh toán được hưởng
(2) Các khoản chi phí chưa thanh toán
(5) Trả nợ hoặc trả trước cho người bán (6) Nhận lại số tiền trả trước ăn thừa từ người bán
(7a) Điều chỉnh thanh toán với người bán có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ do tỷ giá hối đoái thay đổi
Sơ đồ 2.7 Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, các chứng từ như Phiếu Xuất Kho, bảng kê bán hàng, hóa đơn và phiếu thu được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung Dựa trên số liệu đã ghi trong sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kế toán được chuyển sang ghi vào sổ cái các tài khoản như TK 155, 156, 632, 511, 131, 531, 532, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán doanh nghiệp.
PXK, bảng kê bán ra, hóa đơn, phiếu thu
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK
Bảng cân đối số phát sinh
Mỗi ngày, kế toán dựa trên các chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký bán hàng Sau đó, các nghiệp vụ trùng lặp được loại trừ, đảm bảo ghi đúng vào các sổ nhật ký phù hợp và cập nhật chính xác vào các sổ cái như TK 155, 156, 632, 131, 511, 531, 532 Việc ghi chép đúng quy trình giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hệ thống kế toán doanh nghiệp.
Vào cuối tháng, doanh nghiệp cần lấy số liệu từ sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp các tài khoản như TK 632, 511, 531 Sau đó, dựa trên số liệu trên sổ cái của các tài khoản như TK 155, 156, 632, 131, 511, 531 để lập Bảng cân đối số phát sinh Việc kiểm tra, đối chiếu khớp số liệu giữa Bảng tổng hợp TK và Bảng cân đối số phát sinh là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác trước khi lập báo cáo tài chính.
2.3.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tài khoản tổng hợp: Tk 334, Tk 338
TK334 gồm: Tk 3341” Phải trả công nhân viên” ,Tk 3342” Phải trả người lao động khác”.
TK338 gồm các khoản mục quan trọng như TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”, TK 3382 “Kinh phí công đoàn”, TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”, TK 3384 “Bảo hiểm y tế”, TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện” và TK 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp” Những tài khoản này phản ánh các khoản mục tài chính và các khoản dự phòng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định về kế toán và bảo vệ quyền lợi người lao động Việc quản lý chính xác các khoản mục này đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ và Thương mại Anh Linh sử dụng các chứng từ quan trọng để quản lý nhân sự và tài chính, bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng Những chứng từ này đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và hợp pháp trong hoạt động nhân sự cũng như quản lý tài chính của công ty Việc sử dụng các mẫu biểu như hợp đồng lao động, bảng chấm công và các bảng thanh toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các Tk 334, Tk 338.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái Tk 334, Tk 338.
Khái quát nội dung hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản tại Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh:
Sơ đồ 2.8 Sơ đồ tài khoản hạch toán tài khoản nghiệp vụ tiền lương tại Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh:
Thanh toán lương tạm giữ hộ Ps lương tạm giữ hộ
Tính ra tiền lương, tiền ăn ca phải trả người lao động Thanh toán lương
Trợ cấp BHXH, BHTN Phải trả, trợ cấp NLĐ
Tiền lương lấy từ quỹ
LĐ phúc lợi phải trả
Các khoàn khấu trừ Vào thu nhập
Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Trích BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định (23%)
BHXH, BHTN Phải trả NLĐ
PS lương tạm giữ hộ
Nhận tiền cấp bù Thanh toán từ quỹ BHXH
Chi tiêu KPCĐ Tại đơn vị
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Chứng từ gốc về lao động, tiền lương và chứng từ thanh toán
Bảng phân bổ tiền lương và
Bảng tổng hợp chi tiết TK
Bảng cân đối số phát sinh