Thực hành xây dựng phần mềm kế toán bán hàng

Hướng dẫn chi tiết cách thức lập trình phần mềm kế toán doanh nghiệp, áp dụng ví dụ điển hình cho công ty Đức Linh. Tài liệu có mã nguồn kèm theo.Với tốc độ phát triển chóng mặt của hệ thống máy tính điện tử và ngành công nghệ thông tin thì việc thiết kế và cài đặt các trình ứng dụng cho người dùng là rất cần thiết. Ý tưởng quản lý bán hàng thông qua một hệ thống máy tính tự động tuy không mới mẻ nhưng cũng phần nào giúp khách hàng và doanh nghiệp có nhu cầu thuận tiện hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn trong việc quản lý hệ thống thông tin bán hàng vốn vô cùng phức tạp, lưu lượng thông tin lớn và hay biến đổi.

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ

CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 8

1.1 KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 8

1.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin tốt 8

1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 9

1.2 QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 10

1.2.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống 10

1.2.2 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống 10

1.2.3 Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu(Mô hình hóa quá trình xử lý) 11

1.2.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý 11

1.3 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 15

1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 15

1.3.2 Một số khái niệm liên quan 16

1.3.3 Hình thức kế toán sử dụng 19

1.3.4 Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng 28

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XÂY DỰNG ĐỨC LINH 36

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY ĐỨC LINH 36

2.1.1 Giới thiệu về công ty 36

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty 37

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 38

2.2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH38 2.2.1 Tổ chức bộ máy 38

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 39

2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 41

2.2.4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại công ty 42

2.3 Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục 42

2.3.1 Đánh giá hiện trạng 42

2.3.2 Giải pháp khắc phục 43

CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH 45 3.1 Phân tích hệ thống 45

3.1.1 Mục tiêu hệ thống 45

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 45

3.1.3 Dữ liệu vào và thông tin ra 47

3.1.4 Mô hình nghiệp vụ bài toán 49

3.1.5 Mô hình khái niệm logic 54

3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC LINH.66 3.2.1 Mô hình logic 66

3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 69

0

3.3 MỘT SỐ THUẬT TOÁN ĐÃ SỬ DỤNG 75

3.3.1 Thuật kiểm tra mật khẩu 75

3.3.2 Thuật toán nhập hóa đơn 76

3.3.3 Thuật toán tìm và sửa bản ghi 77

3.4 CHƯƠNG TRÌNH DEMO 78

3.4.1 Giao diện chương trình 78

3.4.2 Một số Form chính 81

3.4.3 Một số report 93

3.4.4 Một số code chương trình 96

NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG

TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Khái niệm hệ thống thông tin

HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữliệu, … để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tậphợp các ràng buộc gọi là môi trường

Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệuvào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra Đầu vào (Inputs)của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nócùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả chưa xử lý được chuyển đếncác đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store)

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin tốt

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựaphần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra

Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ lànguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thôngtin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin

cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạtcác vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác

Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết địnhhành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này sẽ gây tổn hạilớn cho tổ chức

Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc

khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sángsủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưahợp lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra cácthông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

2

Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì vậy

không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tin cầnđược bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sựthiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức

Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người

sử dụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là mộttrong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đócần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tíchthiết kế và cài đặt một HTTT

Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTTđóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT mới sửdụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý mộtcách hữu hiệu nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồntại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới

Phương pháp phát triển một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễquản lý hơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vàonguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để pháttriển HTTT Ba nguyên tắc đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình

vật lý trong và mô hình vật lý ngoài

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của sự

đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phảihiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển

từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:

a Khảo sát hiện trạng của hệ thống

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống

thông tin

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ

thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần

trải qua các bước sau:

1 Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

2 Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

3 Tổng hợp kết quả khảo sát

4 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức dạngtrực quan và có tính hệ thống hơn Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua

đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiệnthời

Các thành phần của một mô hình nghiệp vụ:

Biểu đồ ngữ cảnh

Biểu đồ phân rã chức năng

Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

Ma trận thực thể dữ liệu chức năng

Mô tả chi tiết chức năng lá trong biểu đồ phân rã chức năng

4

Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định phạm vimiền nghiên cứu phát triển hệ thống Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự

án về phát triển hệ thống thông tin, đưa ra yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng

Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu (Mô hình hóa quá trình xử lý)

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hìnhthức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Đến đây

ta được mô hình khái niệm của hệ thống Với mô hình này, một lần nữa kháchhàng có thể bổ sung làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểudiễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phânphối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống

và môi trường của nó

Thiết kế logic và thiết kế vật lý

Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xácđịnh ở bước phân tích Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phépđặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành cấu trúc chương trình, các chươngtrình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác Các công cụ ở đây bao gồm:

Mô hình dữ liệu quan hệ E_R, mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương phápđặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể

Thiết kế logic

 Mô hình thực thể mối quan hệ E_R (Entity- Relationship model)

Mô hình E_R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâmđến cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thựcđúng như nó tồn tại

Mô hình E_R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa cácthực thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

 Các bước phát triển mô hình E_R từ các hồ sơ dữ liệu

Gồm 4 bước:

Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.

Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu

Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đốitượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau.

Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (Loại mục tin lặp lại) loại đi mục tinkhông đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ cácmục tin đã chọn

Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:

Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể

Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, khôngmang tên thực thể khác và không chứa động từ

Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêmvào có tính chất như định nghĩa

Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:

Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏicủa các động từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho cái gì?, Ở đâu? Và tìm câu trả lời trongcác thực thể: Bằng cách nào? Khi nào?, Bao nhiêu? Như thế nào?

Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựavào ngữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc

Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.

dữ liệu như vậy người ta gọi là mô hình dữ liệu logic hay mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và cácthuộc tính của quan hệ (attributes)

6

Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là

thuộc tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi)

Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của

thuộc tính thuộc vào một miền xác định

Các chuẩn cơ bản:

Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhậnbiết được các cấu trúc đó

Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc

tính phụ thuộc vào một phần khóa

Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Chuẩn hóa:

Chuẩn hóa là 1 quá trình để chuyển 1 quan hệ thành những quan hệ đơngiản hơn và có thể có chuẩn cao hơn

Tiến trình chuẩn hóa như sau:

Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xácđịnh

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa.

Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vàokhóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

Thiết kế mô hình quan hệ

Đầu vào: Mô hình E_R

Vẽ biểu đồ:

Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tênquan hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùngdấu gạch chân)

Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóachính của quan hệ kia

Xác định bản số:

Kết quả Chuẩn 3NF

# khóa chính

Khóa ngoại

TÊN QUAN HỆ

# Khóa chính

Khóa ngoại

8

Thiết kế vật lý

 Xác định luồng hệ thống:

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

 Thiết kế các Giao diện nhập liệu.

Đầu vào: Mô hình E_R

Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện

 Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xácđịnh một giao diện xử lý

 Tích hợp các Giao diện.

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùnglặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diệncuối cùng

 Thiết kế kiến trúc.

Ký pháp:

Chỉ số

Tên màn hình Chỉ số màn hình quay về

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúccủa hệ thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mứcbiểu đồ tiếp theo.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tàisản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạtđộng kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữuích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạtđộng trong doanh nghiệp

Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanhnghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngàycủa doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kếtoán Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổnghợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phầnlớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặcchấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuấtkinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoásang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trìnhbán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanhvòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Kế toán bán hàng có nhiệm

vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sựbiến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng,chủng loại, giá trị Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lậpbáo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trìnhbán hàng

Một số khái niệm liên quan

Phương pháp bán hàng

10

Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt “thươngtrường là chiến trường” để tiêu thụ nhanh hàng hóa, thành phẩm làm giảm thờigian chu chuyển của vốn các doanh nghiệp phải không ngừng tìm tòi, đổi mới,nghiên cứu đưa ra các phương thức bán hàng có tính cạnh tranh cao và hiệu quảđối với từng loại mặt hành, sản phẩm, từng loại khách hàng và khu vực tiêu thụ.Hiện nay các doanh nghiệp thường vận dụng các phương thức bán hàng chủ yếusau:

 Bán hàng theo phương thức gửi hàng:

Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàngtheo những thỏa thuận trong hợp đồng Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bánhàng đại hoặc là khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế Khi xuấtkho hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa, thành phẩm đóvẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn đồng thời 5 điềukiện để ghi nhận doanh thu Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanhtoán thì ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền

sở hữu hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng

 Bán hàng theo phương pháp trực tiếp

Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặclao vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấpnhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng

Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm :

Bán hàng thu tiền ngay

Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trả chậm).Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi cáckhoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại

Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:

Doanh thu thuần bán hàng và

Doanh thu bán hàng

Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia

Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác

Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:

b) Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận chodoanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bảnquyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thunhập khác”, nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu.c) Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

d) Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương

tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu

e) Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,từng sản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác địnhdoanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm…

để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáotài chính

 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàngbán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phươngpháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở đểtính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế toán Các khoản giảm trừdoanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản

kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính

Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá niêm yết

doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản

12

phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thươngmại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.

Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã

xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạmcác điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành,như: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại

Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho

bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất,không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng

Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT là

một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch

vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng

Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu

của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước khôngkhuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ thiết thực chonhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngoài rahàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp thuế GTGT)

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Là chi phí gián tiếp bao gồm chi phí hành chính, tổ chức và văn phòng màkhông thể xếp vào quá trình sản xuất hoặc quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ

Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành các yếu tố chi phí sau:Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chiphí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ muangoài, chi phí bằng tiền khác

CPBH và CPQLDN cuối kỳ cần được tính toán phân bổ, kết chuyển để xácđịnh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

14

Đối với DNTM có kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc có

ít doanh thu hoặc doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ thì cuối kỳ hạchtoán, phân bổ và kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng sang theodõi ở TK1422 – chi phí chờ kết chuyển tương ứng với số sản phẩm chưa được tiêuthụ theo công thức phân bổ CPBH, CPQLDN hàng còn lại cuối kỳ (được trình bày ởphần phương pháp tính giá vốn hàng bán)

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là

sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (địnhkhoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi SổCái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

Sổ Cái;

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

b) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theonội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổnghợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là cácchứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

Nhật ký - Sổ Cái;

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

c) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp

để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp baogồm:

Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đínhkèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng cân đối sổ phát sinh

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

tổng hợpchi tiết

Sổ, thẻ

kế toánchi tiết

Bảng tổng hợpchứng từ kế toáncùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

d) Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có củacác tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tàikhoản đối ứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản)

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lýkinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:Nhật ký chứng từ;

Bảng kê;

Sổ Cái;

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

20

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

e) Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kếtoán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kếtoán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại

sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghibằng tay

BÁO CÁO TÀICHÍNH

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

MÁY VI TÍNH

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng

Các tài khoản kế toán

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các

TK sau:

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 512 – Doanh thu nội bộ

TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 521 – Chiết khấu thương mại

TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại

TK 532 – Giảm giá hàng bán

TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu

TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau:

TK 641 – Chi phí bán hàng

TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:

TK 6411 – Chi phí nhân viên

TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì

TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý

 Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:

Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL)

Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 – GTTT – 3L)

Bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi (mẫu 01 – BH)

Thẻ quầy hàng (mẫu 02 – BH)

Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủynhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…)

Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…

 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ:

SƠ ĐỒ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ XUẤT SẢN PHẨM HÀNG HÓA

Chú thích:

24

1: Căn cứ vào nhu cầu xuất sản phẩm hàng hóa phòng cung tiêu hoặcphòng bán hàng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu).

2: Phiếu xuất kho được chuyển 2 liên xuống kho để làm thủ tục xuất sảnphẩm, hàng hóa

3: Thủ kho sau khi xuất sản phẩm, hàng hóa xong ghi số lượng và ký vào 2liên phiếu xuất kho (liên 2 và liên 3)

3: Sản phẩm, hàng hóa được chuyển đến người mua hoặc người nhậnhàng

4: Liên 3 phiếu xuất kho do người nhận hàng giữ

5: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng sản phẩm, hàng hóaxuất vào thẻ hoặc sổ kho

6: Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho

7 : Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã được hoàn chỉnh

để ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công)

7’: Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tính(nếu đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy)

8: Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan

9: Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liênquan

10: Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưugiữ (tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp)

Chú ý:

Trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chi nhánhhạch toán báo sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp thì

sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ"

Trường hợp xuất sản phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếuxuất kho hàng gửi đại lý"

SƠ ĐỒ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Ở BỘ PHẬN BÁN LẺ

thanh toán Kế toán trưởng Bộ phận kế toán liênquan

Thu tiền

Lập phiếu thu

( 3)

( 5)

( 2)

Bảng kê bán lẻ giấy nộp tiền Ghi sổ qũy

( 6)

Ký duyệt

bảng kê danh số bán hàng Hoá đơn bán lẻ bảng kê doanh

( 9)

Lưu chứng từ

B

( 10)

26

3: Người nộp tiền ký phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ

4: Thủ quỹ ghi sổ quỹ

5: Chuyển phiếu thu, bảng kê bán lẻ cho kế toán tiêu thụ

6: Kế toán tiêu thụ lập bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ

7: Chủ doanh nghiệp ký duyệt hóa đơn bán lẻ chuyển kế toán tiêu thụ8: Chuyển hóa đơn bán lẻ cho bộ phận quầy, cửa hàng ký

9: Bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan

10: Lưu hóa đơn

(B) Kết thúc

SƠ ĐỒ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HÓA ĐƠN THUẾ GTGT

Chú thích:

(A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ

liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo của ngân hàng, phiếu thu…)

1: Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán nhận các chứng từ thanh toán, viếthóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) - 3 liên

2: Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt hóa đơn

3: Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (ngườimua giữ liên 2, liên 1 lưu ở bộ phận bán hàng, liên 3 để thanh toán)

4: Kế toán tiêu thụ, thanh toán ghi sổ kế toán tiêu thụ

5: Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT)

6: Bộ phận kế toán thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT

7: Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan

8: Ghi sổ kế toán liên quan

9: Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng

(B) Kết thúc

Sơ đồ kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về bán hàng

28

hoa hồng 5a Thu tiền

lần đầu 5b định kỳthu tiền tra góp

5c

VAT t ơng ứng của hàng đã bán

bị tra lại

8

6b 6a

1: Doanh thu tiền ngay

2: Doanh thu bỏn hàng trả chậm khụng cú lói

3a: Doanh thu đổi hàng theo giỏ bỏn

3b: Vật tư, hàng húa nhập kho

4: Bỏn hàng qua đại lý

5a: Doanh thu bỏn hàng trả gúp

5b: Định kỳ thu tiền trả gúp

5c: Kết chuyển doanh thu tiền lói phự hợp

6a: Chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn, doanh thu hàng bỏn bị trảlại và cỏc khoản làm giảm trừ doanh thu khỏc

6b: Kết chuyển cỏc khoản giảm trừ doanh thu

6c: Giỏ vốn hàng bỏn bị trả lại nhập kho

7: Kết chuyển giỏ vốn để xỏc định kết quả

8: Thuế giảm trừ vào doanh thu

9 : Kết chuyển doanh thu thuần

10: Người mua thanh toán tiền.

11: Chiết khấu thanh toán cho người mua được hưởng

30

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XÂY DỰNG ĐỨC LINH

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY ĐỨC LINH

Giới thiệu về công ty

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ xây dựng Đức Linh

Tên tiếng Anh: Duc Linh Trading And Construction Service Company Limited Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Vân

Điện thoại: 84-04-3634.1760

Fax: 84-04-3634.1761

Trụ sở chính: Cụm công nghiệp thị trấn Quốc Oai-Hà Nội

 Ngành nghề kinh doanh (theo đăng kí kinh doanh) :

Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi vừa và nhỏ.Sản xuất, gia công vật tư cho lĩnh vực khảo địa chất, kinh doanh xuất nhậpkhẩu hàng hóa liên quan đến lĩnh vực sản xuất của công ty

Buôn bán, cho thuê các loại máy móc, thiết bị xây dựng, phương tiện vận tảicác loại

Tư vấn lắp đặt thiết bị cho các công trình xây dựng

Nhận thi công, lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiêp, thuỷ lợi, bưuđiện, thông tin liên lạc…

Sản xuất gạch không nung

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ dây dựng Đức Linh được thành lậptheo giấy chứng nhận đăng ky kinh doanh lần đầu tiên 04/11/2000 Với vốn điều

lệ là 9.000.000.000 VNĐ(Chín tỷ đồng) Công ty kinh doanh chủ yếu lĩnh vực sảnxuất, gia công vật tư cho lĩnh vực khả sát địa chất, xây dựng các công trình dândụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi vừa và nhỏ Ngoài ra công ty còn kinhdoanh một số lĩnh vực khác như: Kinh doanh dịch vụ sinh thái, lắp đặt, chuyểngiao công nghệ máy móc, thiết bị liên quan đến ngành nghề Công ty kinh doanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty

GIÁM ĐỐC

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

Giám đốc công ty: Là người điều hành hoạt động chung của công ty, trực

tiếp liên quan đến mảng hoạt động: nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản,buôn bán vật liệu xây dựng,…chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc kinhdoanh của công ty

Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và trực tiếp giúp giám đốc quản lý

về lĩnh vực xi măng, sắt, thép, vật tư nước

Các phòng ban tham mưu cho giám đốc và giám đốc: Tổ chức hành chính

và tài chính kế toán, kỹ thuật, kinh doanh, vật tư tổng hợp Mối quan hệ giữa các

bộ phận này là mối quan hệ ngang cấp

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

KếKế

Kế toán

Kế toánKế

Kế toán trưởng

32

Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH

Tổ chức bộ máy

Năng lực đội ngũ cán bộ công nhân viên

01 Nguyễn Văn Vần Giám đốc công ty-Kỹ sư chế tạo máy

02 Trần Quốc Ái Phó giám đốc công ty-Phụ trách thi công

03 Phạm Minh Tuấn Phó giám đốc công ty-Phụ trách hành chính

06 Nguyễn Văn Bảo Kỹ sư địa chất công trình-Kỹ sư thi công

07 Trần Quang Dự Kỹ sư địa chất công trình-Kỹ sư thi công

KếKế

Kế toán

Kế toánKế

Cơ sở vật chất

Hiện tại các phòng ba đều được trang bị một hệ thống máy tính làm việccho các nhân viên Do đó công việc quản lý của công ty cũng như công việc kế toán

của bộ phận kế toán đã được thực hiện trên máy Hệ thống kế toán của công ty

đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel

Ngoài ra công ty cũng đã xây dựng hệ thống nhà kho chứa hàng hóa, cácmáy in, fax,… phục vụ nhu cầu quản lý, phát triển của công ty

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phùhợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vàocác chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kýđặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượngnghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cáctài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụđược ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cânđối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái

và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng đểlập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phátsinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệtsau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

34

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Công ty nộp thuế GTGT theo hình thức khấu trừ

Tài khoản kế toán sử dụng

Công ty đã sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp theo đúng QĐ48/2006của Bộ tài chính

Công ty đã nghiên cứu sử dụng các tài khoản chi tiết cho các tài khoảntổng hợp theo từng loại mặt hàng hóa như:

TK 131 – Đã chi tiết cho công nợ của từng mặt hàng

TK 1311 – Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan

TK 13111 – Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan Nippon Shrayo

TK 13112 - Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan Hitachi

TK 1312 – Phải thu khách hàng nhóm Máy Bơm Bùn

TK 1313 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan

TK 13131 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1500

TK 13132 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1200

TK 13133 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1000

TK 1314 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét

TK 13141 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1500

TK 13142 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1200

TK 13143 – Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1000

TK 1315- Phải thu khách hàng nhóm Gạch các loại

…

TK 511 – Đã chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng

TK 511-111 – Doanh thu bán hàng nhóm Máy khoan Nippon Shrayo

TK 511-112 – Doanh thu bán hàng nhóm Máy khoan Hitachi

TK 511-12 – Doanh thu bán hàng nhóm Máy bơm bùn

TK 511-131 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1500

TK 511-132 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1200

TK 511-133 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1000

TK 511-141 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1500

TK 511-142 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1200

36

TK 511-143 – Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1000.

TK 511-15 – Doanh thu bán hàng nhóm Gạch các loại

…

TK 156 không chi tiết cho từng loại hàng hóa mà quản lí hàng hóa dựa vàotên từng hàng hóa

Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại công ty

Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theođúng QĐ48/2006 của Bộ tài chính

a) Chứng từ sử dụng

Hóa đơn giá trị gia tăng

Phiếu xuất kho

Phiếu nhập kho

Phiếu thu

Phiếu chi

Thông báo công nợ

b) Các sổ và báo cáo đưa ra

Sổ nhật ký bán hàng

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết các tài khoản

Báo cáo bán hàng

Báo cáo công nợ khách hàng

Báo cáo doanh thu bán hàng

Bản kê hóa đơn bán ra

Bảng liệt kê công nợ khách hàng

Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục

Đánh giá hiện trạng

Từ hiện trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng của công ty đã nêutrên Đồng thời hiện nay hệ thống kế toán bán hàng của công ty đang dùng phầnmềm Exel Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:

Ưu điểm:

Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợpvới doanh nghiệp vừa và nhỏ Các chương trình tính toán quản việc bán hàngđược xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ít.

Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sửdụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm này hiệnnay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thờidoanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm này

Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theoquy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…)

Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng cónhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụngphần mềm Visual Foxpro Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấyrất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại Vậynhững khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:

Nhược điểm

Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thếkhông đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốtchẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sótthông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủcông

Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị canthiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ranhững thiệt hại khôn lường

Việc tính toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày,

sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh

là không kịp thời

Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị

Giải pháp khắc phục

Với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển

hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty Qua đồ án em đưa ragiải pháp như sau:

Về hình thức kế toán

Việc nhập chứng từ vào máy được thực hiện như sau:

38

Việc tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại vẫn được thực hiện thủ công ởbên ngoài nhưng không làm căn cứ để nhập vào máy, việc nhập vào máy phải thựchiện trực tiếp từ chứng từ kế toán, trên phần mềm máy tính sẽ tự động in ra bảngtổng hợp kế toán cùng loại như đã lập thủ công, sau đó nhân viên kế toán so sánhđối chiếu với bảng in ra từ máy và bảng lập thủ công để tìm ra sai sót sửa chữa.Trình tự được thực hiện trên sơ đồ sau:

`

Sơ đồ kế toán bằng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu giaohàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…

Đưa ra được các báo cáo về bán hàng của công ty tương đối đầy đủ

Về quy trình luôn chuyển chứng từ

Bộ phận bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng khi đã kí kết hợp đồng vớikhách hàng phải chịu trách nhiệm về mức giá đã bán Sau khi làm hợp đồng trìnhgiám đốc kí duyệt Do đó bộ phận kế toán bán hàng chuyên trách vào công việc kếtoán của mình

BẢNG TỔNG HỢPCHỨNG TỪ KẾTOÁN CÙNGLOẠI

PHẦN MỀM KẾTOÁNCHỨNG TỪ

KẾ TOÁN