Cài đặt và thiết kế chương trình quản lý tuyển sinh

Báo cáo thực tập: Cài đặt và thiết kế chương trình quản lý tuyển sinh

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

I.1 Hiện trạng của hệ thống quản lý tuyển sinh cũ 4

I.2 Quy trình nghiệp vụ tuyển sinh 6

I.2.1 Thi tuyển sinh và tuyển sinh 6

I.2.2 Điều kiện dự thi 7

I.2.3 Chính sách ưu tiên trong tuyển sinh 8

I.2.4 Thủ tục đăng ký dự thi và đăng ký xét tuyển 11

I.2.5 Chấm thi 12

I.2.6 Quy định về việc xây dựng điểm trúng tuyển 14

-I.2.7 Các quy định về sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong công tác tuyển sinh 17

I.3 Yêu cầu hệ thống quản lý tuyển sinh 18

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 25

II.1 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống 26

II.2 Lý thuyết phân tích 27

II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 27

II.2.1.1 Phân tích hệ thống về chức năng 27

II.2.1.2 Biểu đồ phân rã chức năng 28

II.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 28

II.3 Phân tích hệ thống về chức năng quản lý 32

II.3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tuyển sinh 32

II.3.2 Phân tích chức năng 34

II.3.3 Sơ dồ luồng dữ liệu 46

II.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 46

II.3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 47

II.3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 47

CHƯƠNG III THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 54

III.1 Lý thuyết 54

III.1.1 Xác định các thực thể 55

III.1.2 Quan hệ và kiểu quan hệ 55

III.1.3 Xác định các thuộc tính 56

III.2 Thiét kế cơ sở dữ liệu 57

III.2.1 Các thực thể 57

III.2.2 Kiểu liên kết giữa các thực thể 57

III.2.3 Mô hình thực thể liên kết ER 60

III.2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 61

-CHƯƠNG IV – MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ -CHƯƠNG TRÌNH - 64

IV.1 Môi trường cài đặt 64

IV.1.1 Yêu cầu hệ thống 64

IV.1.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 64

IV.1.3 Cơ sở dữ liệu Access 65

IV.2 Thiết kế chương trình 66

KẾT LUẬN 78

-2

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay cùng với sự phát triển của xã hội, kinh tế, giáo dục…thì công việcquản lý ngày càng khó khăn và phức tạp Công việc quản lý ngày càng đóng gópmột vai trò quan trọng trong các công việc của các cơ quan, công ty, xí nghiệp trêntất cả các lĩnh vực Việc áp dụng khoa học nói chung và thành tựu công nghệ thôngtin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển Công tác quản lý ngàycàng được các cơ quan và đơn vị quan tâm nhưng quản lý thế nào và quản lý làmsao cho đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất, bảo mật nhất… lại là một vấn đề cầnnghiên cứu Để giải quyết vấn đề trên thì chúng ta đều có thể nhờ đến những thànhtựu của ngành công nghệ thông tin, đó là những phần mềm trợ gúp quản lý thay chotệp hồ sơ dầy cộp, những ngăn tủ hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể mất nhiềuthời gian để tìm kiếm dữ liệu

Trước những ảnh hưởng to lớn của công nghệ thông tin vào công việc quản

lý mà Bộ giáo dục và đào tạo cũng đã nhanh chóng áp dụng để xây dựng lên phầnmềm Quản Lý Tuyển Sinh cho các trường, các bậc học Nhưng quy chế tuyển sinhĐại học và Cao đẳng trong những năm gần đây thường xuyên thay đổi liên tụckhiến cho việc quản lý tuyển sinh gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức và xử

lý Để làm sao thực hiện đúng quy chế của Bộ thì chương trình Quản lý tuyển sinhcũng phải được thay đổi theo Mặt khác, ở mỗi trường lại có một đặc thù riêng nênthường tự viết chương trình riêng cho mình hoặc vẫn xử lý thủ công ở một số khâugây lên rất nhiều vất vả và khó khăn Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó tôi đã xâydựng chương trình Quản Lý Tuyển Sinh cho trường Đại học Ngoại thương - nơi màtôi đang thực tập cũng rất cần một phần mềm mới trong mùa tuyển sinh tới Phầnmềm này giúp cho việc xử lý, truy nhập thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

và hiệu quả Nhờ đó mà tránh được sự mất mát dữ liệu và công tác tuyển sinh được

tổ chức an toàn hơn, thuận lợi hơn, tốn ít thời gian và nhân lực hơn

3

Để hoàn thành được báo cáo thực tập tốt nghiệp này, trước hết tôi xin gửi lờichân thành cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn của mình – th.s Tống Thị Minh Ngọc,cùng các thầy cô trong phòng Đào tạo của trường Đại học Ngoại Thương đã hướngdẫn tôi hết sức tận tình và tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành đồ án thực tập này.

Trong khuôn khổ điều kiện và thời gian còn hạn chế nên việc xây dựngchương trình cũng chưa thật sự hoàn Vì vậy tôi mong được sự góp ý của các thầy

cô để chương trình của tôi được hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I - KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I.1 Hiện trạng của hệ thống quản lý tuyển sinh cũ

Công tác tuyển sinh vào Đại học và Cao đẳng (ĐH & CĐ) diễn ra hàng năm

để tuyển chọn học sinh cho các trường ĐH & CĐ Tuyển sinh liên quan đến rấtnhiều các đối tượng, các đơn vị và yêu cầu được tổ chức chặt chẽ, chính xác, đòi hỏi

sự phối hợp đồng bộ giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo các Sở Giáo dục - Đào tạo, hộiđồng tuyển sinh các trường đại học cùng các ban, ngành liên quan

Trong trường Đại Học Ngoại Thương Hà Nội cũng như các trường ĐH &

CĐ khác trong cả nước hàng năm có một lượng lớn thí sinh tham gia dự thi vàotrường Vì vậy công tác tuyển sinh là công việc đầu tiên và là một nhiệm vụ quantrọng để lựa chọn những người có đủ tiêu chuẩn vào trường Trước đây hệ thốngquản lý tuyển sinh cũ chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào công táctuyển sinh, các công đoạn thực hiện thủ công hết sức vất vả và không tránh khỏi saisót không đáng có Việc xử lý thông tin, hồ sơ của các thí sinh dự tuyển là rất phứctạp Bộ phận tuyển sinh cũ quá cồng kềnh chiếm nhiều nhân lực và kinh phí phải bỏ

ra là quá lớn, làm công việc kém hiệu quả trong khâu quản lý và xử lý hồ sơ, lậpdanh sách phòng thi, quản lý số phách, bài thi và lên kết quả thi, điểm chuẩn, giấygọi nhập học…tốn rất nhiều thời gian và công sức Thực tế, do qui chế tuyển sinhthay đổi hàng năm nên dẫn đến các quy chế và chương trình phục vụ tuyển sinh của

Bộ cũng thay đổi thường xuyên Trong những năm gần đây Bộ Giáo Dục và ĐàoTạo ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống tuyển sinh của các trường ĐH &

CĐ, nhằm mục đích nâng cao chất lượng công tác tuyển sinh Tuy nhiên vẫn chưa

ổn định, chất lượng chưa cao, rất phức tạp và phải thay đổi hàng năm nên gây khókhăn cho người sử dụng (ví dụ: khi muốn thay đổi một số chức năng, hoặc điềuchỉnh, thêm mới, tính toán, sửa các biểu mẫu, chọn điểm chuẩn,… theo đặc thù củatừng trường, từng ngành thì chương trình khó đáp ứng được với yêu cầu) do viết

5

cho trường hợp tổng quát Ở Đại học Ngoại Thương cũng như các trường đại họckhác công tác tuyển sinh có một số đặc thù riêng mà chương trình tuyển sinh của

Bộ chưa xử lý, chưa theo yêu cầu riêng của từng trường Ở hầu hết các trường đềucho rằng: “Hàng năm, chúng tôi sử dụng chương trình của Bộ cho những khâuchính như nhập hồ sơ, in các báo cáo theo biểu mẫu của Bộ, nhưng chúng tôi phải

tự viết chương trình để xử lý các công đoạn khác như phân chia địa điểm và phòngthi, dồn túi và đánh phách, v.v…Chính vì lý do này mà nhiều trường tự xây dựngchương trình tuyển sinh riêng phù hợp yêu cầu tuyển sinh của trường mình”

Dựa trên đặc thù riêng của trường Đại học Ngoại Thương là một trường đàotạo nhiều ngành nghề kinh tế, nhiều hệ khác nhau và hàng năm cũng có số lượngkhông ít các thí sinh đăng ký dự thi Trước đây các công việc như: nhập hồ sơ,chỉnh sửa hồ sơ, lên phách, nhập điểm, lên danh sách, báo cáo…đều được thực hiệnbằng tay hay chỉ mang tính chất lưu giữ trên máy dưới dạng các tệp văn bản Vì vậycông tác quản lý tuyển sinh là rất phức tạp và khó khăn Việc xây dựng phần mềmtrong công tác quản lý tuyển sinh là việc cần thiết hỗ trợ cho công việc này trở lênđơn giản hơn Đồng thời đảm bảo tính bảo mật thông tin trong quá trình tuyển sinh

Những hạn chế của hệ thống cũ

Vì công tác tuyển sinh của trường còn nhiều thao tác làm thủ công, quản lý

hồ sơ bằng sổ sách, ngăn tủ, bằng các file Word, Excel… Cho nên hệ thống quản lýtuyển sinh còn gặp nhiều khó khăn:

- Tốn nhiều thời gian cho việc truy xuất cơ sở dữ liệu

- Dễ bị nhầm lẫn trong công tác nhập điểm và lên danh sách

- Không đảm bảo an toàn dữ liệu, tính bảo mật của thông tin

- Cần nhiều cán bộ tham gia nên gây nhiều khó khăn trong chỉ đạo thực hiệncông việc

- Phải chi những khoản chi phí không đáng có…

Tóm lại:

6

Việc quản lý tuyển sinh còn nhiều thao tác thủ công trong hệ thống, khôngphù hợp với đòi hỏi công việc và quy chế tuyển sinh mới hiện nay nữa Vì vậy, việcxây dựng lại hệ thống quản lý tuyển sinh là rất cần thiết.

I.2 Quy trình nghiệp vụ tuyển sinh

I.2.1 Thi tuyển sinh và tuyển sinh

Theo quy chế tuyển sinh ĐH & CĐ hệ chính quy, ban hành theo quyết định

số 05/2008/QĐGDĐT ngày 5/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đãđưa ra những quy định chung như sau:

- Hằng năm, các trường được Nhà nước giao chỉ tiêu tuyển sinh ĐH, CĐ hệchính quy tổ chức tuyển sinh một lần và được Bộ giáo dục và Đào tạo (GD &ĐT) tổchức biên soạn đề thi chung

- Đối với các ngành năng khiếu của các trường và một số trường tổ chức thituyển sinh theo đề thi riêng của trường mình, hiệu trưởng các trường chịu tráchnhiệm tổ chức thực hiện các khâu như: ra đề thi, tổ chức kỳ thi, chấm thi và phúckhảo; xét tuyển và triệu tập thí sinh trúng tuyển

- Những trường không tổ chức thi tuyển sinh được lấy kết quả thi tuyển sinh

ĐH theo đề thi chung của thí sinh cùng khối thi, trong vùng tuyển quy định củatrường để xét tuyển Hiệu trưởng các trường này chịu trách nhiệm tổ chức thựchiện việc xét tuyển và triệu tập thí sinh trúng tuyển

- Các trường có chỉ tiêu tuyển sinh đào tạo CĐ không tổ chức kỳ thi tuyểnsinh riêng vào hệ này mà lấy kết quả thi tuyển sinh ĐH cùng khối thi theo đề thichung của thí sinh trong vùng tuyển của trường để xét tuyển Hiệu trưởng cáctrường chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc xét tuyển và triệu tập thí sinh trúngtuyển

I.2.2 Điều kiện dự thi

Mọi công dân không phân biệt dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng, giới tính, nguồngốc gia đình, địa vị xã hội hoặc hoàn cảnh kinh tế, nếu có đủ các điều kiện sau đâyđều được dự thi tuyển sinh ĐH, CĐ:

7

a) Đã tốt nghiệp trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp, trung cấpnghề (sau đây gọi chung là trung học);

b) Có đủ sức khoẻ để học tập theo quy định hiện hành

c) Trong độ tuổi quy định đối với những ngành có quy định hạn chế tuổi; d) Đạt được các yêu cầu sơ tuyển, nếu dự thi vào các trường có quy định sơtuyển;

đ) Trước khi dự thi có hộ khẩu thường trú thuộc vùng tuyển quy định, nếu

dự thi vào các trường có quy định vùng tuyển;

e) Nộp đầy đủ, đúng thủ tục, đúng thời hạn các giấy tờ và lệ phí đăng ký dựthi, lệ phí dự thi theo quy định của Bộ GD&ĐT;

g) Có mặt tại trường đã đăng ký dự thi đúng lịch thi, địa điểm, thời gian quyđịnh ghi trong giấy báo dự thi;

h) Quân nhân hoặc công an nhân dân tại ngũ chỉ được dự thi vào nhữngtrường do Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an quy định sau khi đã được cấp có thẩmquyền cho phép đi học;

Quân nhân tại ngũ sắp hết hạn nghĩa vụ quân sự theo quy định, nếu được Thủtrưởng từ cấp trung đoàn trở lên cho phép, thì được dự thi theo nguyện vọng cánhân, nếu trúng tuyển phải nhập học ngay năm đó, không được bảo lưu sang nămhọc sau

i) Người bị khiếm thính, nếu sức khoẻ phù hợp với ngành nghề đào tạo, Hiệutrưởng quyết định việc tổ chức tuyển sinh (môn thi, cách thức tổ chức thi và côngnhận trúng tuyển);

I.2.3 Chính sách ưu tiên trong tuyển sinh

I.2.3.1 Chính sách ưu tiên theo đối tượng

a) Nhóm ưu tiên 1 (UT1) gồm các đối tượng:

- Đối tượng 01: Công dân Việt Nam có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểusố

8

- Đối tượng 02: Công nhân trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trởlên trong đó có ít nhất 2 năm là chiến sĩ thi đua được cấp tỉnh trở lên công nhận vàcấp bằng khen.

- Đối tượng 03:

+ Thương binh, bệnh binh, người có “Giấy chứng nhận người được hưởngchính sách như thương binh”;

+ Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ

từ 12 tháng trở lên tại khu vực 1;

+ Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ

+ Con thương binh mất sức lao động 81% trở lên;

+ Con bệnh binh mất sức lao động 81% trở lên;

+ Con của người được cấp “Giấy chứng nhận người hưởng chính sách nhưthương binh“, làm suy giảm khả năng lao động 81% trở lên;

+ Con của Bà mẹ Việt Nam anh hùng, con của Anh hùng lực lượng vũ trang,con của Anh hùng lao động

+ Con của người hoạt động cách mạng trước ngày 01/01/1945 hoặc con củangười hoạt động cách mạng từ ngày 01/01/1945 đến trước Tổng khởi nghĩa19/8/1945

+ Con đẻ của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hoá học làngười được Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh công nhận bị dị dạng, dị tật, suy giảm khảnăng tự lực trong sinh hoạt, học tập do hậu quả của chất độc hoá học

b) Nhóm ưu tiên 2 (UT2) gồm các đối tượng:

- Đối tượng 05:

+ Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học;

9

+ Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụdưới 18 tháng không ở khu vực 1;

- Đối tượng 06:

+ Con thương binh mất sức lao động dưới 81%;

+ Con bệnh binh mất sức lao động dưới 81%;

+ Con của người được cấp “Giấy chứng nhận người hưởng chính sách nhưthương binh“, làm suy giảm khả năng lao động dưới 81%;

- Đối tượng 07:

+ Người lao động ưu tú thuộc tất cả các thành phần kinh tế được từ cấp tỉnh,thành phố trực thuộc TW (gọi chung là cấp tỉnh), Bộ trở lên công nhận danh hiệuthợ giỏi, nghệ nhân, được cấp bằng hoặc huy hiệu Lao động sáng tạo của Tổng Liênđoàn Lao động Việt Nam hoặc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh;

+ Giáo viên đã giảng dạy đủ 3 năm trở lên thi vào các ngành sư phạm;

+ Y tá, dược tá, hộ lý, kỹ thuật viên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã công tác đủ 3năm trở lên thi vào các ngành y, dược

Thời hạn tối đa được hưởng ưu tiên đối với quân nhân, công an phục viên,xuất ngũ, chuyển ngành dự thi là 18 tháng kể từ ngày ký quyết định xuất ngũ đếnngày dự thi

Người có nhiều diện ưu tiên theo đối tượng chỉ được hưởng một diện ưu tiêncao nhất

I.2.3.2 Chính sách ưu tiên theo khu vực

a) Thí sinh học liên tục và tốt nghiệp trung học tại khu vực nào thì hưởng ưutiên theo khu vực đó Nếu trong 3 năm học trung học có chuyển trường thì thời gianhọc ở khu vực nào lâu hơn được hưởng ưu tiên theo khu vực đó Nếu mỗi năm họcmột trường hoặc nửa thời gian học ở trường này, nửa thời gian học ở trường kia thìtốt nghiệp ở khu vực nào, hưởng ưu tiên theo khu vực đó Quy định này áp dụngcho tất cả thí sinh, kể cả thí sinh đã tốt nghiệp từ trước năm thi tuyển sinh;

b) Các trường hợp sau đây được hưởng ưu tiên khu vực theo hộ khẩu thườngtrú:

10

- Học sinh các trường phổ thông dân tộc nội trú;

- Học sinh các trường, lớp dự bị ĐH;

- Học sinh các lớp tạo nguồn được mở theo quyết định của các Bộ, cơ quanngang Bộ hoặc UBND cấp tỉnh

- Quân nhân, công an nhân dân được cử đi dự thi, nếu đóng quân từ 18 tháng

trở lên tại khu vực nào thì hưởng ưu tiên theo khu vực đó hoặc theo hộ khẩu thườngtrú trước khi nhập ngũ, tùy theo khu vực nào có mức ưu tiên cao hơn; nếu dưới 18tháng thì hưởng ưu tiên khu vực theo hộ khẩu thường trú trước khi nhập ngũ;

c) Các khu vực tuyển sinh được phân chia như sau:

- Khu vực 1 (KV1) gồm:

Các địa phương thuộc miền núi, vùng cao, vùng sâu, hải đảo, trong đó cócác xã thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định củaChính phủ

- Khu vực 2 - nông thôn (KV2-NT) gồm:

Các địa phương không thuộc KV1, KV2, KV3

I.2.4 Thủ tục đăng ký dự thi và đăng ký xét tuyển

I.2.4.1 Đăng ký dự thi (ĐKDT) và đăng ký xét tuyển (ĐKXT)

a) Thí sinh dự thi tại trường nào thì làm hồ sơ ĐKDT vào trường đó;

b) Thí sinh đã dự thi đại học theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT, nếu khôngtrúng tuyển nguyện vọng 1 đã ghi trong hồ sơ đăng ký dự thi, có kết quả thi từ điểmsàn trở lên, được sử dụng giấy chứng nhận kết quả thi ngay năm đó để nộp hồ sơĐKXT vào các trường còn chỉ tiêu xét tuyển hoặc không tổ chức thi tuyển sinh, cócùng khối thi và trong vùng tuyển quy định Thí sinh đã trúng tuyển vào một trường

11

(hoặc một ngành, nếu trường xét tuyển theo ngành) không được xét tuyển vàotrường khác (hoặc ngành khác).

Thí sinh có nguyện vọng 1 học tại trường không tổ chức thi tuyển sinh hoặc

hệ CĐ của trường ĐH phải nộp hồ sơ ĐKDT và dự thi tại một trường ĐH tổ chứcthi theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT có cùng khối thi; đồng thời nộp 1 bảnphotocopy mặt trước phiếu ĐKDT số 1 cho trường không tổ chức thi tuyển sinhhoặc hệ CĐ của trường ĐH Những thí sinh này chỉ được xét tuyển theo nguyệnvọng 1 vào trường không tổ chức thi hoặc hệ CĐ của trường ĐH;

c) Thí sinh dự thi vào các trường tổ chức thi theo đề thi riêng, chỉ được xéttuyển vào trường đó, không được đăng ký xét tuyển vào các trường khác;

d) Thí sinh dự thi vào ngành năng khiếu, nếu không trúng tuyển vào trường

đã dự thi, được đăng ký xét tuyển vào đúng ngành đó của những trường có nhu cầuxét tuyển, nếu đúng vùng tuyển quy định của trường và có các môn văn hoá thi theo

đề thi chung của Bộ GD&ĐT

e) Thí sinh dự thi cao đẳng theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT, nếu khôngtrúng tuyển nguyện vọng 1 đã ghi trong hồ sơ đăng ký dự thi, có kết quả thi từ mứcđiểm quy định trở lên (không có môn nào bị điểm 0), được sử dụng giấy chứngnhận kết quả thi ngay năm đó để nộp hồ sơ đăng ký xét tuyển vào các trường caođẳng còn chỉ tiêu xét tuyển, cùng khối thi và trong vùng tuyển quy định

I.2.4.2 Hồ sơ ĐKDT và ĐKXT

a) Hồ sơ ĐKDT gồm có:

- Một túi hồ sơ và 2 phiếu ĐKDT có đánh số 1 và 2

- Ba ảnh chụp theo kiểu chứng minh thư cỡ 4x6cm có ghi họ, tên và ngày,tháng, năm sinh của thí sinh ở mặt sau (một ảnh dán trên túi đựng hồ sơ, hai ảnhnộp cho trường)

- Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận là đối tượng ưu tiên (nếu có)

- Ba phong bì đã dán sẵn tem và ghi rõ địa chỉ liên lạc của thí sinh để các sởGD&ĐT gửi giấy báo dự thi, giấy chứng nhận kết quả thi (hoặc giấy báo điểm) vàgiấy báo trúng tuyển

12

Riêng các môn năng khiếu và các môn thi theo phương pháp trắc nghiệm cóthể theo thang điểm khác, nhưng điểm toàn bài phải quy về thang điểm 10 Việctính hệ số do máy tính thực hiện;

b) Chỉ các môn năng khiếu và ngoại ngữ mới nhân hệ số Trong Giấy chứngnhận kết quả thi, chỉ ghi điểm môn thi chưa nhân hệ số Khi thông báo điểm trúngtuyển (tổng điểm 3 môn thi), phải nói rõ môn nào nhân hệ số và hệ số mấy;

c) Cán bộ chấm thi phải chấm bài thi đúng theo thang điểm và đáp án chínhthức đã được Chủ tịch HĐTS phê duyệt (đối với các trường tự ra đề thi) hoặcTrưởng ban Đề thi của Bộ GD&ĐT phê duyệt (đối với các trường dùng chung đềthi của Bộ GD&ĐT)

Khi chấm thi không quy tròn điểm từng bài thi Việc quy tròn điểm do máytính tự động thực hiện theo nguyên tắc: Nếu tổng điểm 3 môn thi có điểm lẻ từ 0,25đến dưới 0,5 thì quy tròn thành 0,5; có điểm lẻ từ 0,75 đến dưới 1,0 thì quy trònthành 1,0

Những bài làm đúng, có cách giải sáng tạo, độc đáo khác với đáp án có thểđược thưởng điểm Mức điểm thưởng do cán bộ chấm thi đề xuất và do Trưởngmôn chấm thi trình Trưởng Ban chấm thi quyết định, nhưng không vượt quá 1điểm

13

Sau khi chấm thi xong tất cả các môn, các trường công bố điểm thi của thísinh trên mạng Giáo dục (www.edu.net.vn ) và trên các phương tiện thông tin đạichúng, chậm nhất là ngày 5/8 hằng năm, đồng thời truyền dữ liệu về Bộ GD&ĐT.

Tất cả các tài liệu liên quan đến điểm thi đều phải niêm phong và do Trưởngban Thư ký trực tiếp bảo quản

I.2.5.2 Xử lý thí sinh vi phạm quy chế

Các thí sinh vi phạm quy chế tùy mức độ nặng nhẹ có thể đình chỉ hoặc trừđiểm bài thi Ban Thư ký, Ban Chấm thi có trách nhiệm phát hiện và báo cáoTrưởng ban Chấm thi những bài thi có biểu hiện vi phạm Quy chế cần xử lý, ngay

cả khi không có biên bản của Ban Coi thi Sau khi Trưởng ban Chấm thi đã xem xét

và kết luận về các trường hợp vi phạm thì xử lý theo các hình thức

1 Trừ điểm đối với bài thi những bài thi bị nghi vấn có dấu hiệu đánh dấu thi tổchức chấm tập thể, nếu đủ căn cứ xác đáng để các cán bộ chấm thi và Trưởng mônchấm thi kết luận là lỗi cố ý của thí sinh thì bị trừ 50% điểm toàn bài

2 Cho điểm (0) đối với những phần của bài thi hoặc toàn bộ bài thi

a) Chép từ các tài liệu mang trái phép vào phòng thi;

b) Những phần của bài thi viết trên giấy nháp, giấy không đúng quy định; c) Nộp hai bài cho một môn thi hoặc bài thi viết bằng các loại chữ, loại mựckhác nhau

3 Huỷ bỏ kết quả thi của cả 3 môn thi đối với những thí sinh

a) Phạm các lỗi quy định tại Khoản 2 Điều này nhưng từ hai môn thi trở lên; b) Viết vẽ những nội dung không liên quan đến bài thi;

c) Nhờ người khác thi hộ hoặc làm bài hộ cho người khác dưới mọi hìnhthức; sửa chữa, thêm bớt vào bài làm sau khi đã nộp bài; dùng bài của người khác

để nộp

4 Đối với những bài thi nhàu nát hoặc nghi có đánh dấu (ví dụ: viết bằnghai thứ mực hoặc có nếp gấp khác thường) thì tổ chức chấm tập thể Nếu Trưởngmôn và hai cán bộ chấm thi xem xét kết luận có bằng chứng tiêu cực thì trừ điểm

14

theo quy định Nếu do thí sinh khác giằng xé làm nhầu nát thì căn cứ biên bản coithi, tiến hành chấm bình thường và công nhận kết quả.

5 Đối với các môn thi có phần chung cho tất cả thí sinh và phần riêng chothí sinh học theo chương trình trung học phân ban thí điểm hoặc thí sinh học theochương trình trung học không phân ban Thí sinh chỉ được làm một phần riêng thíchhợp Thí sinh nào làm cả hai phần riêng (dù làm hết hay không hết, dù làm đúng haykhông đúng) bài làm coi như phạm quy và không được chấm điểm phần riêng Phầnchung vẫn được chấm điểm

I.2.6 Quy định về việc xây dựng điểm trúng tuyển

I.2.6.1 Khung điểm ưu tiên theo đối tượng và khu vực tuyển sinh

a) Mức chênh lệch điểm trúng tuyển giữa hai nhóm đối tượng kế tiếp là 1,0(một điểm), giữa hai khu vực kế tiếp là 0,5 (nửa điểm);

b) Đối với các trường đóng tại vùng dân tộc thiểu số, mức chênh lệch điểmtrúng tuyển giữa các nhóm đối tượng được phép lớn hơn 1,0 điểm nhưng không quá2,0 điểm để số thí sinh trúng tuyển là người dân tộc thiểu số đạt tỷ lệ cần thiết;

c) Đối với các trường ĐH, CĐ được giao chỉ tiêu tuyển sinh đào tạo theođịa chỉ sử dụng và đối với những trường có nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho địaphương được phép định điểm trúng tuyển theo tỉnh, huyện, vùng với mức chênhlệch điểm giữa các tỉnh, huyện (điểm chênh lệch khu vực) lớn hơn 0,5 nhưng khôngquá 2,0 điểm để tuyển đủ chỉ tiêu đã được giao

Như vậy điểm trúng tuyển của thí sinh được tính như sau:

Tổng điểm = điểm môn1 + điểm môn 2 + điểm môn 3 + điểm ưu tiên

Trong đó, điểm ưu tiên sẽ được cộng theo điểm ưu tiên cho từng đối tượng

và khu vực đã được nêu ở trên

Những thí sinh đã dự thi đủ số môn quy định và đạt điểm trúng tuyển dotrường quy định cho từng đối tượng, theo từng khu vực, không có môn nào bị điểmkhông (0) thì thuộc diện trúng tuyển

I.2.6.2 Trình tự xây dựng điểm trúng tuyển

a) Nguyên tắc chung

15

- Các trường căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được xác định, sau khi trừ số thísinh được tuyển thẳng (kể cả số sinh viên dự bị của trường và sinh viên các trường

Dự bị đại học được phân về trường), căn cứ vào thống kê điểm do máy tính cungcấp đối với các đối tượng và khu vực dự thi, căn cứ vào quy định về khung điểm ưutiên và vùng tuyển; căn cứ điểm sàn do Bộ GD&ĐT quy định, Ban Thư ký trìnhHĐTS trường xem xét quyết định phương án điểm trúng tuyển, để tuyển đủ chỉ tiêuđược giao

- Các trường xây dựng điểm trúng tuyển chung, theo khối thi hoặc theongành đào tạo thích hợp

b) Quy định cụ thể

- Đối với những trường sử dụng chung đề thi đại học của Bộ GD&ĐT hoặcchung kết quả thi đại học để xét tuyển

+ Căn cứ kết quả thi đại học của thí sinh, Bộ GD & ĐT sẽ xác định và công

bố điểm sàn hệ ĐH, hệ CĐ đối với từng khối thi A, B, C, D Điểm sàn không nhân

hệ số

+ Điểm trúng tuyển của các trường không được thấp hơn điểm sàn

+ Thí sinh có kết quả thi thấp hơn điểm sàn không được tuyển vào cáctrường sử dụng kết quả thi theo đề chung để xét tuyển

+ Căn cứ nguyên tắc chung và quy định nói trên, các trường xác định điểmtrúng tuyển đối với các nguyện vọng theo quy định: điểm trúng tuyển nguyện vọngsau không thấp hơn nguyện vọng trước, bảo đảm tỷ lệ trúng tuyển hợp lý giữa cácnguyện vọng

+ Trước ngày 20/8 hằng năm, các trường phải công bố điểm trúng tuyển đợt1; trước ngày 25/8 công bố chỉ tiêu và điều kiện xét tuyển đợt 2; trước ngày 15/9công bố chỉ tiêu và điều kiện xét tuyển đợt 3 (nếu còn chỉ tiêu để xét tuyển), gửi các

Sở GD&ĐT giấy triệu tập trúng tuyển, trong đó ghi rõ kết quả thi của thí sinh; giấychứng nhận kết quả thi số 1 và số 2 (có đóng dấu đỏ của trường) cho các thí sinh cókết quả thi từ điểm sàn cao đẳng trở lên, phiếu báo điểm cho thí sinh có kết quả thi

16

dưới điểm sàn cao đẳng, kể cả thí sinh thi năng khiếu (có đóng dấu đỏ của trường)

để các Sở chuyển cho thí sinh

- Đối với các trường cao đẳng có tổ chức thi tuyển sinh theo đề thi chung của

Bộ GD&ĐT và các trường tổ chức thi tuyển sinh theo đề thi riêng, căn cứ nguyêntắc chung, xây dựng điểm trúng tuyển chỉ đối với thí sinh đã dự thi vào trườngmình

- Đối với thí sinh có nguyện vọng 1 (NV1) học tại trường không tổ chức thi,trường tổ chức thi có nhiệm vụ: in và gửi giấy báo dự thi, coi thi, chấm thi nhưngkhông xét tuyển trong đợt 1 Trước ngày 15/8 hằng năm, in và gửi Giấy chứng nhậnkết quả thi có đóng dấu đỏ của trường, Phiếu báo điểm và dữ liệu kết quả thi chotrường không tổ chức thi để các trường này xét tuyển thí sinh trong đợt 1, gửi Giấytriệu tập thí sinh trúng tuyển, Giấy chứng nhận kết quả thi, Phiếu báo điểm cho SởGD&ĐT

- Những trường có ngành năng khiếu, nếu không tổ chức thi vào nhữngngành này, được xét tuyển thí sinh trong vùng tuyển, đã dự thi vào ngành đó tạitrường khác nếu các môn văn hoá thi theo đề thi chung của Bộ GD &ĐT

- Bộ GD&ĐT xem xét chỉ đạo cụ thể một số trường và ngành đặc thù trongviệc xây dựng điểm trúng tuyển và xét tuyển nhằm bảo đảm yêu cầu chất lượng và

tỷ lệ trúng tuyển hợp lý giữa các nguyện vọng của thí sinh

I.2.6.3 Công bố điểm trúng tuyển

Căn cứ bảng điểm trúng tuyển do Ban Thư ký HĐTS trường dự kiến, HĐTSquyết định điểm trúng tuyển sao cho số thí sinh trúng tuyển đến trường nhập họckhông vượt chỉ tiêu được giao Nếu định điểm trúng tuyển không hợp lý dẫn đếnvượt chỉ tiêu, Bộ GD&ĐT sẽ yêu cầu HĐTS định lại điểm trúng tuyển và sẽ xemxét, xử lý theo quy định tại Điều 40 của Quy chế này Điểm trúng tuyển phải báocáo Bộ GD&ĐT và thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng

I.2.7 Các quy định về sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong công tác tuyển sinh

17

Các trường, các sở GD&ĐT phải cử cán bộ đủ trình độ làm chuyên tráchcông nghệ thông tin, chuẩn bị đủ máy vi tính, máy in, lập địa chỉ e-mail; thực hiệnđúng phần mềm tuyển sinh ĐH, CĐ của Bộ GD&ĐT (về cấu trúc, quy trình, thờihạn xử lý dữ liệu tuyển sinh) trong các khâu công tác sau đây:

1 Nhập dữ liệu tuyển sinh từ hồ sơ ĐKDT của thí sinh và truyền dữ liệu cho

Bộ GD&ĐT và các trường

2 Đánh số báo danh và lập danh sách thí sinh dự thi

3 Lập danh sách phòng thi căn cứ tên thí sinh theo vần A, B, C theo từngkhối, ngành Tuyệt đối không được xếp phòng thi theo cách gom học sinh từng địaphương vào các số thứ tự gần nhau

4 In giấy báo thi cho từng thí sinh (có thể kết hợp dùng làm thẻ dự thi)

5 Lập các biểu mẫu thống kê về số lượng thí sinh dự thi theo khối ngành,theo tỉnh và đối tượng rồi truyền về Bộ GD&ĐT trước ngày 30/5 hằng năm

6 Công bố trên mạng Giáo dục (www.edu.net.vn) và trên các phương tiệnthông tin đại chúng: đề thi, đáp án, thang điểm và hướng dẫn chấm theo quyết địnhcủa Bộ GD&ĐT

8 Sau khi có kết quả chấm thi

a) Trước ngày 5/8 hàng năm, gửi dữ liệu kết quả chấm thi cho Bộ GD&ĐTtheo đúng cấu trúc quy định;

b) Lập thống kê điểm theo đối tượng, khu vực, ngành học để xây dựng điểmtrúng tuyển;

c) Công bố kết quả thi của thí sinh trên mạng Giáo dục (www.edu.net.vn) vàtrên các phương tiện thông tin đại chúng sau khi chấm thi xong tất cả các môn;

d) In Giấy báo trúng tuyển cho thí sinh trúng tuyển, trong đó ghi rõ kết quảthi của thí sinh;

đ) In Giấy chứng nhận kết quả thi cho thí sinh không trúng tuyển nhưng cókết quả thi bằng hoặc cao hơn điểm sàn hệ CĐ

Giấy chứng nhận kết quả thi chỉ cấp một lần và đóng dấu đỏ của trường.Trường hợp thí sinh để mất thì không cấp lại mà chỉ cấp giấy xác nhận điểm thi;

18

e) In Phiếu báo điểm cho thí sinh có kết quả thi thấp dưới điểm sàn hệ CĐ;g) In Sổ điểm.

9 Tiến hành kiểm tra, đối chiếu điểm đã nhập vào máy, đã in trên Giấy báotrúng tuyển, Giấy chứng nhận kết quả thi và Sổ điểm với điểm đã ghi ở Biên bảnchấm thi Nếu có sai sót phải sửa ngay

Người thực hiện khâu kiểm tra này phải ký biên bản xác nhận và chịu tráchnhiệm về công tác kiểm tra

10 Công bố danh sách thí sinh trúng tuyển trên mạng Giáo dục

I.3 Yêu cầu hệ thống quản lý tuyển sinh

Vào đầu năm học các trường Đại học, Cao đẳng nói chung và truờng NgoạiThương nói riêng phải thực hiện công tác tuyển sinh Đây là khâu đầu tiên có tínhquyết định trong công tác đào tạo của mỗi nhà trường Qua kết quả bài thi của mỗithí sinh đã dự thi mà hội đồng tuyển sinh lựa chọn những thí sinh đủ điểm vàotrường, đảm bảo cho chất lượng đào tạo sau này

Trong giai đoạn đầu tuyển sinh mỗi thí sinh phải làm thủ tục sau: Đăng ký

dự tuyển, nộp hồ sơ, lý lịch Các thông tin về hồ sơ được thống nhất theo mẫuchung của Bộ giáo dục và đào tạo quy định trước Thông tin hồ sơ bao gồm cácthông tin như: Tên trường đăng ký dự tuyển, mã ngành dự tuyển, họ tên thí sinh,ảnh…và các thông tin cá nhân khác ( như: địa chỉ, đối tượng dự thi, ngày tháng nămsinh… )

Nhận hồ sơ: Bộ phận tuyển sinh của trường có nhiệm vụ nhận hồ sơ trực tiếp

từ các thí sinh hoặc thông qua Sở giáo dục và đào tạo Sau đó tiến hành kiểm tra cácthông tin trong hồ sơ của các thí sinh gửi đến và dựa vào điều kiện dự thi, quy địnhcủa Bộ giáo dục và đào tạo để loại bỏ các hồ sơ không hợp lệ Qua đó thống kêđược thí sinh tham gia dự thi để tiến hành giai đoạn tiếp theo

Xử lý hồ sơ: Sau khi hết hạn nộp hồ sơ thì bộ phận tuyển sinh nhập và lưucác thông tin đã hợp lệ của các thí sinh vào máy tính Dựa vào các thông tin đó để

bộ phận quản lý tuyển sinh thực hiện đánh số báo danh, chia phòng thi cụm thi…

19

Việc chia phòng thi, cụm thi phải dựa vào hướng dẫn của Bộ giáo dục và đào tạo vàđặc điểm của từng địa điểm thi (số lượng phòng thi, số thí sinh có thể có trong mộtphòng thi) Đồng thời phải in phiếu báo dự thi và gửi tới các thí sinh để thông báocho thí sinh biết về số báo danh, địa điểm thi của mình và các yêu cầu khi tham dựthi.

Danh sách thí sinh trong phòng thi tại các cụm thi được in theo mẫu sau:

DANH SÁCH PHÒNG THI P01

STT Số báo danh Họ tên Ngày sinh Giới tính Địa chỉ

2 NTHA000002 Nguyễn Mạnh Chiến 11/11/1989 Nam Nam Định

Thẻ dự thi hay giấy báo thi của thí sinh được in theo mẫu sau

Tốt nghiệp THPH hoặc tương đương tại khu vực: KV2

Số báo danh : NTHA000087 Khối thi: AXin mời anh(chị) đúng 08 giờ ngày 03 tháng 07 năm 2008Đến tại phòng thi: P07

Địa chỉ: Trường PTCS Thăng Long – 40 Nghĩa Tân - Quận Cầu Giấy - Hà Nội

Để làm thủ tục dự thi và nộp lệ phí thi

Hội đồng tuyển sinh trườngẢnh

Tiến hành tổ chức thi và xử lý bài thi: Tổ chức cho thí sinh dự thi Sau khi thixong, các bài thi được gom lại và được sắp xếp theo hướng dẫn của hội đồng

tuyển sinh Dựa vào số bài thi của những thí sinh đã tham gia dự thi mà bộphận quản lý tuyển sinh thống kê được số các thí sinh đã tham gia dự thi và loại bỏcác thí sinh không tham gia dự thi để đánh số phách cho từng bài thi theo từng mônthi, rồi rọc phách Số phách được lập ngẫu nhiên, không theo một quy luật nhất địnhnào và được in ra chỉ gồm thông tin về số báo danh và số phách Số phách đượcđánh theo từng số báo danh cho từng môn thi được ghi lại Bài thi đã rọc pháchđược chuyển cho giáo viên chấm thi

Lên điểm theo số phách: Bài thi đã chấm xong được ghi lại điểm cho từngphách, theo từng môn thi Lên điểm theo phách, lên điểm thi theo số báo danh vàđưa kết quả thi của từng thí sinh Dựa vào kết quả thi của các thí sinh đó, đối chiếuvới chỉ tiêu xét tuyển của từng ngành đào tạo để đưa ra điểm chuẩn cho mỗi ngành.Qua đó đưa được danh sách về các thí sinh đã tham gia trúng tuyển

Danh sách điểm được in theo mẫu sau

DANH SÁCH ĐIỂM CỦA CÁC THÍ SINH

21

Danh sách trúng tuyển được đưa ra theo mẫu sau

DANH SÁCH TRÚNG TUYỂN

Khi đã có kết quả thi tuyển thì ban quản lý tuyển sinh in giấy báo điểm chotất cả các thí sinh đã tham gia dự thi và giấy báo nhập học tới các thí sinh trúngtuyển Viêc thông báo kết quả thi cho thí sinh dựa vào địa chỉ liên lạc để thông báotrực tiếp hoặc gửi thông báo qua Bộ giáo dục và đào tạo Thông tin cần thông báogồm có các thông tin của thi sinh và điểm từng môn, tổng điểm Đối với các thí sinhkhông đủ điểm xét tuyển vào ngành của trường mà thí sinh đã đăng ký ở nguyệnvọng 1 thì thí sinh có thể đem giấy báo điểm này dự tuyển vào nguyện vọng 2.Đồng thời đối với các thí sinh đã trúng tuyển sẽ được gửi các thông tin yêu cầu củanhà trường về thời gian nhập học và các quy trình khi nhập học

Phiếu báo điểm dược in theo mẫu sau

22

Ngoại Thương Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

GIẤY BÁO ĐIỂM

Họ và tên: Ngô Thị Vóc

Ngày sinh: 6/11/1989 Mã cụm: Cụm 01

Số Báo danh: NTHA000031 Mã phòng : P08

Địa chỉ: Hải Hậu – Nam Định

Đã đạt kết quả như sau:

Điểm Toán: 7.5 Điểm Hóa : 5

Điểm Lý : 4.5 Điểm ĐT : 1

Tổng điểm đạt được: 18

Sau khi các thí sinh đã trúng tuyển tới trường để làm thủ tục nhập học thìthông tin về các thí sinh đó sẽ được chính thức đưa vào hệ thống quản lý đào tạocủa nhà trường và được lưu trong hồ sơ lưu trong thời gian yêu cầu của hệ thốngquản lý nhà trường.

Trong trường hợp số lượng thí sinh đã làm thủ tục nhập trường mà nhỏ hơnchỉ tiêu cần lấy vì các lý do khác nhau thì bộ phận quản lý đào tọa sẽ thông báo choban quản lý tuyển sinh biết về số lượng thí sinh cần phải tuyển thêm Khi đó, hộiđồng quản lý tuyển sinh sẽ tiếp tục nhập thêm chỉ tiêu và xét tuyển thêm các lần tiếptheo Sau khi đã xét tuyển lần tiếp theo xong thì tiếp tục in giấy gọi nhập học tới cácthí sinh đã trúng tuyển

Giấy nhập học được in theo mẫu sau

- Căn cứ vào chỉ tiêu đào tạo năm 2008

- Căn cử vào kết quả kỳ thi tuyển sinh ngày 4,5 tháng 7 năm 2008 và điểm xét tuyển vào trường đại học

HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI THÔNG BÁO

Anh(chị): Nguyễn Mai Trang ngày sinh: 05/05/1989

Thường trú tại: Quận Cầu Giấy – Hà Nội

Đã trúng tuyển vào học đại học hệ chính quy ngành Thương Mại Điện Tử

Khóa 46 năm học 2007-2008 của trường đại học Ngoại Thương Hà Nội thời gian đào tạo 4 năm

Đúng 8 giờ ngày 5 tháng 9 năm 2008 Anh(chị) có mặt tại trường

Địa điểm: Số 91 Phố Chùa Láng – Quận Đống Đa – TP Hà Nội để làm thủ tục nhập học

Khi đi mang theo:

1- Giấy triệu tập nhập học

2- Hồ sơ trúng tuyển có dán ảnh đóng dấu giáp lai của cơ quan, UBND xã, phường, bản sao bằng tốt nghiệp THPT, bản sao học bạ, bản sao giấy khai sinh (các bản sao đều phải có công chứng của nhà nước)

3- Phiếu báo thay đổi nhân khẩu do công an nơi ở cấp (Nếu là học sinh ở các tỉnh)

TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ

24

Đ

S S

Đ

Kết quả tuyển sinh

Đánh SBD, phân phòng thi

Xử lý hồ sơ

Xử lý bài thi

Tra cứu, tìm kiếm

Thống kê, báo cáo

In kết quảQuản lý

Hình 1 - Tiến trình nghiệp vụ tuyển sinh

- Tra cứu và tìm kiếm thông tin

- Thống kê, báo cáo

2 Mô hình nghiệp vụ

Hình 2 – Mô hình nghiệp vụ

25

Hệ thống tuyển sinh

Hồ sơ

Thí sinh

Thống kê, báo cáoPhiếu báo dự thiPhiếu báo điểmPhiếu báo nhập học

CHƯƠNG II - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

II.1 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Với sự phát triển của công nghệ phần mềm, nhiều công cụ lập trình đã đượcphát triển và có khả năng hỗ trợ mạnh cho người sử dụng, giảm thiểu được công sứccủa lập trình viên khi xây dựng chương trình Khi triển khai tin học hoá các bài toántrong thực tế, chúng ta không còn gặp nhiều khó khăn ở khâu viết chương trình màvấn đề chính là ở khâu thực hiện phân tích, thiết kế hệ thống cho bài toán đó Việchiểu biết một cách tổng quan bài toán tuyển sinh là rất quan trọng và cần phải có sựPTTKHT một cách rõ ràng

Đã có nhiều phương pháp PTTKHT đang được sử dụng hiện nay phươngpháp MERISE (Méthode pour Rassembler des Idées Sans Effort - Phương pháp đểtập hợp các ý tưởng không cần nỗ lực), phương pháp MCX (Méthode de XavierCastellani )… Và phổ biến hơn cả là hai phương pháp được nhiều người sử dụng làphương pháp phân tích có cấu trúc như: SADT (Structured Analysis and DesignTechnique - Kỹ thuật Thiết kế và Phân tích cấu trúc) và phân tích thiết kế hướng đốitượng UML Mỗi phương pháp có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề màtôi ưu tiên khi chọn lựa một phương pháp PTTKHT là gần gũi, phổ biến và dễ hiểu.Chính vì thế tôi đã chọn Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (SADT-Structured Analysis and Design Technique-Kỹ thuật phân tích và thiết kế có cấutrúc): Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng mô đun hoá Nộidung của phương pháp thiết kế này như sau: trước hết người ta xác định các vấn đềchủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán.Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn tức làchuyển dần từ mô đun chính đến cấc mô đun con từ trên xuống dưới, do vậy

26

phương pháp có tên thiết kế “từ đỉnh xuống” (Top – Down Design) SADT đượcxây dựng dựa trên 7 nguyên lý sau:

● Sử dụng một mô hình

● Phân tích kiểu Top-down

● Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm (còn được gọi là

“mô hình thiết kế” để mô tả hệ thống

● Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống

● Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ

● Phối hợp các hoạt động của nhóm

● Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết

Công cụ để phân tích:

● Sử dụng sơ đồ chức năng công việc BFD (Business Function Diagram) vàlưu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

● Mô hình dữ liệu (Data Modes)

● Ngôn ngữ có cấu trúc SL (Structured Language)

● Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

● Bảng và cây quyết định (Warnier/orr)

● Đặc tả các tiến trình (Process Specification)

Phương pháp phân tích thiết kế SADT có ưu điểm là dựa vào nguyên lý phântích có cấu trúc, thiết kế theo lối phân cấp, bảo đảm từ một dữ liệu vào sản xuấtnhiều dữ liệu ra Nhược điểm của phương pháp này là không bao gồm toàn bộ cáctiến trình phân tích do đó nếu không thận trọng có thể đưa đến tình trạng trùng lặpthông tin

II.2 Lý thuyết phân tích

II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

II.2.1.1 Phân tích hệ thống về chức năng

27

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết

kế vật lý Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kếvật lý

Đường lối thực hiện:

 Phân tích trên xuống (top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thểhiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ởbiểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

 Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

 Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic

Có một số công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống:

+ Biểu đồ phân rã (phân cấp) chức năng (BPC) hay còn gọi là biểu đồchức năng nghiệp vụ

+ Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

II.2.1.2 Biểu đồ phân rã chức năng

Biểu đồ phân rã chức năng BPC (Tiếng Anh là Business Functional

Diagram-BFD) là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng từmức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và cuốicùng ta thu được một cây chức năng Cây chức năng xác định một cách rõ ràng,

dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

Thành phần của biểu đồ gồm:

+ Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật có đặt tên (nhãn)

+ Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký

hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới các chức năng “con”

II.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu các mức

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả

một quá trình XLTT với các yêu cầu sau:

28Tên (nhãn của chức năng)

+ Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà

bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”

+ Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lýcần mô tả

+ Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đóphần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

Mục đích của BLD là diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối

quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau Mục đích của BLD là giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xẩy ra trong hệ thống (cái bản chất ), làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết

cho quản lý

Mỗi biểu đồ BLD gồm năm thành phần sau đây:

Tên thành phần Ký Hiệu Biểu Diễn

Chức năng xử lý

Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong

<tên tác nhân>

<tên chức năng>

+ Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng diễn đạt các thao tác, nhiệm

vụ hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng này là biến đổi thông tin

+ Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình tròn hay hình ô van, bên trong có ghi nhãn (tên) của chức năng

+ Nhãn (tên) chức năng: Bởi vì chức năng là các thao tác nên tên phải

được dùng là một “Động từ” cộng với “Bổ ngữ”

 Luồng dữ liệu (Data Flow)

+ Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức

năng xử lý Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thànhphần của biểu đồ

+ Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có

hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo Mũi tên để chỉhướng của luồng thông tin

+ Nhãn (tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là

“Danh từ” cộng với “Tính từ” nếu cần thiết

 Kho dữ liệu (Data Store)

+ Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một

khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhântrong khai thác và sử dụng

+ Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu

hay như một cặp đoạn thẳng song song trong đó ghi nhãn của kho

+ Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là “Danh từ” kèm

theo “Tính từ” nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giámang thông tin

 Tác nhân ngoài (External Entity)

+ Khái niệm: Tác nhân ngoài còn được gọi là Đối tác (External Entities)

là một người, nhóm hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thốngnhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống

30

+ Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật, có gán nhãn (tên) bên trong.

+ Nhãn (tên) là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác (tác nhân ngoài

là ai, hoặc là gì (con người, tổ chức, thiết bị, tệp, ))

Chú ý:

- Trong BLD không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

- Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chứcnăng quản lý

 Tác nhân trong (Internal Entity)

+ Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của

hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ

+ Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và

trong có ghi nhãn (tên tác nhân trong này)

+ Nhãn (tên) tác nhân trong: Được biểu diễn bằng “Động từ” kèm “ Bổ

ngữ”

Chú ý:

1 Trong một BLD, một đối tác (tác nhân ngoài) cũng như một kho dữliệu hay một tác nhân trong có thể được vẽ lặp lại, mà vẫn được hiểu như là một,chỉ vì lý do trình bày nhằm tránh sự chồng chéo của các luồng dữ liệu Tuy nhiêncác chức năng xử lý và các luồng dữ liệu thì không được vẽ lặp lại

2 Trong các BLD thì mọi thông tin xuất hiện (tức là các luồng dữ liệu vàcác kho dữ liệu) đều là những thông tin thuộc lĩnh vực ứng dụng Tuyệt nhiênkhông có mặt các thông tin điều khiển

Một kỹ thuật khá phổ biến để phân rã (decompose) biểu đồ là kỹ thuật phân mức Kỹ thuật phân mức hay còn gọi là “Phân tích từ trên xuống” (top-

down analysis) tiến hành sự phân tích chức năng của hệ thống bằng cách đi dần

từ một mô tả đại thể đến những mô tả chi tiết thông qua nhiều mức

Có ba mức cơ bản được ứng dụng:

BLD mức ngữ cảnh (mức 0) là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, taxem cả hệ thống như một chức năng Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một

31

chức năng Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhânngoài đến hệ thống được xác định.

BLD mức đỉnh (mức 1) gồm nhiều chức năng được phân rã từ BLD mứcngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 1 của biểu đồ phân rã chứcnăng BPC (hoặc BFD) Các nguyên tắc phân rã:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn.

- Các tác nhân ngoài bảo toàn.

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu.

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.

BLD mức dưới đỉnh (mức 2) phân rã từ BLD mức đỉnh Các chức năngđược định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trườnghợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau:

+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dướithấp hơn

+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn), ở mức dưới thìphân rã, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêmvào kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới khôngthêm gì cả

II.3 Phân tích hệ thống về chức năng quản lý

II.3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tuyển sinh

32

Hình 4 – Sơ đồ chức năng

33

II.3.2 Phân tích chức năng

Trong hệ thống Quản Lý Tuyển Sinh có 6 chức năng: Quản lý hồ sơ, Xử lý

hồ sơ, Xử lý bài thi, In kết quả, Tra cứu và tìm kiếm, Thống kê báo cáo

1.1- Nhập hồ sơ

Sau khi ban tuyển sinh nhận hồ sơ từ các thí sinh sẽ dựa vào điều kiện dự thi,quy định hướng dẫn của Bộ giáo dục và đào tạo để kiểm tra các thông tin của thísinh ghi trong túi hồ sơ có hợp lệ hay không Từ đó loại bỏ những hồ sơ không hợp

lệ Tiếp đó chức năng nhập hồ sơ sẽ cho phép nhập thông tin này vào tệp “hồ sơ”trong cơ sở dữ liệu của trường Trong quá trình nhập thông tin hồ sơ phải tuân thủchặt chẽ theo quy định, thống nhất dữ liệu khi nhập, đảm bảo tính chính xác và hợp

lý Chức năng này cho phép kiểm tra khi nhập các thông tin trong hồ sơ của thí sinh

có giá trị nhập vào thỏa mãn kiểu dữ liệu, thỏa mãn số lượng ký tự tối đa cho phépcủa mỗi trường hay không Khi nhập họ đệm và tên thì thông tin nhập vào sẽ chuẩnhóam tức là giữ các từ chỉ có một dấu cách, không có dấu cách ở đầu hoặc cuối xâu

và đầu mỗi từ phải được chuẩn banừg chữ hoa Khi nhập xong thông tin hồ sơ củathí sinh thì thông tin hồ sơ các thí sinh dự thi sẽ được cập nhật mã hồ sơ Mã hồ sơ

của mỗi thí sinh là do máy tự động cập nhật dựa vào quy định dựa vào quy địnhhướng dẫn của hội đồng tuyển sinh, bao gồm các chữ cái và chữ số ( ví dụNTHA0000001 - Thông tin hồ sơ nào được nhập trước sẽ được đánh mã hồ sơtrước, tức là mã hồ sơ sẽ tự động tăng lên trong quá trình nhập hồ sơ Muốn cậpnhật được mã hồ sơ thì thông tin cập nhật vào trong bảng phải đầy đủ, nếu trườnghợp nhập thông tin không đầy đủ thì sẽ không thể cập nhật được mã hồ sơ Trongkhi nhập các thông tin hồ sơ nếu bị bỏ trống hay nhập sai kiểu dữ liệu mặc định thìchương trình nhập sẽ đưa ra thông báo lỗi, yêu cầu nhập lại Nếu không nhập đúnggiá trị thì chương trình sẽ dừng lại và không cho phép người nhập nhập tiếp cácthông tin tiếp theo.

hồ sơ mà chỉ cho phép sửa các thông tin của mã hồ sơ đó Thông tin sau khi sửađược cập nhật lại vào tệp “Hồ sơ: Việc sửa thông tin hồ sơ của thí sinh phải có yêucầu chỉ đạo của hội đồng tuyển sinh, không cho phép làm tùy tiện để trách gian lạntrong tuyển sinh và sai lạc, mất mát thông tin

1.3- Xóa hồ sơ

Có nhiệm vụ loại bỏ các thông tin hồ sơ của thí sinh như: không thỏa mãnđiều kiện thi, đăng ký không đũng trường, đăng ký không đúng ngành… hay do

35

người nhập sai, hoặc do thí sinh nộp thiếu giấy tờ liên quan… Tuy nhiên việc xóathông tin hồ sơ không làm tùy tiện mà phải có yêu cầu chỉ đạo của hội đồng tuyểnsinh Đồng thời ở chức năng này cũng chỉ cho phép những người có quyền đăngnhập mới được thực hiện xóa hồ sơ để đảm bảo đúng quy chế tuyển sinh và tránhgian lận, làm đảo lộn và mất mát thông tin Khi cần xóa hồ sơcủa thí sinh nào thì ta

có thế kích vào thí sinh đó trên ban ghi hoặc nhập tên thí sinh, mã hồ sơ để tìm ra

hồ sơ cần xóa Sau khi đã tìm được hồ sơ cần xóa ta kích vào nút “Xóa” lúc đóchương trình sẽ tự động xóa bỏ những thông tin của các thí sinh này trong tệp “Hồsơ”

1.4- Tìm kiếm hồ sơ

Có nhiẹm vụ tìm kiếm các thông tin về cá nhân theo các điều kiện tìm kiếmnhư theo Mã hồ sơ, số báo danh, Họ tên, nhóm nghành đăng ký dự thi Từ đó biếtđược số lưọng thí sinh dự thi để thuê địa điểm thi và bố trí phòng thi Ở đây ta chỉ

có thể xem thông tin các thí sinh cần tìm kiếm chứ không thể sửa xóa bát kỳ mộtthông tin nào của thí sinh đó chức năng tìm kiếm hồ sơ đáp ứng yêu cầu tra cứunhanh thông tin của các thí sinh đã đăng ký dự tuyển

2- Xử lý hồ sơ

Sau khi hết hạn thí sinh nộp hồ sơ dự thi Căn cứ vào thông tin hợp lệ về thí

dự thi đã được nhập và lưu trong các cơ sở dữ liệu của trường Hệ thống quản lýtuyển sinh thống kê được tổng số thí sinh dự thi, từ đó hệ thống tiến hành đánh sốbao danh cho từng thí sinh và bố trí phân phòng thi, cụm thi, in danh sách phòngthi, in thẻ dự thi… Trong chức năng xử lý hồ sơ gồm có chức năng con nhằm thựchiện tốt công tác xử lý hồ sơ dự thi các thí sinh, đó là:

2.1- Đánh số báo danh

Sau khi nhập hồ sơ xong thì tiến hành sắp xếp danh sách hồ sơ thí sinh theotên thí sinh dựa vào bảng anphabel từ trên xuống và tiến hành đánh số báo danh Sốbáo danh của thí sinh được đánh tự động và tăng dần theo tên thí sinh sau khi đã sắpxếp tên thí sinh theo bảng Anphabel Số báo danh gồm: mã trường dự thi + khối thi+ số thứ tự của thí sinh trong danh sách sau khi đã sắp xếp theo tên, Quy định số thứ

tự của thí sinh trong số báo danh la sáu ký tự Ví duk như thí sinh có số thứ tự là 5thí sẽ có số báo danh là NTHA000005 Nếu các số nhở hơn sáu số thì các số 0 thỏamãn sẽ được chèn vào trước nó Việc đánh số thí sinh do máy tự động thực hiện.

2.2- Chia phòng thi theo cụm

Sau khi thống kê được tổng số thí sinh dự thi sẽ tiến hành chia phòng thi theotừng cụm thi Việc chia phòng thi theo các cụm thi phải dựa trên thực tế đặc điểm

số phòng thi hiện có ở mỗi cụm thi, các cụm thi được đánh số theo thứ tự (cụm 01,cụm 02…) Việc phân phòng thi sẽ phải dựa vào hướng dẫn của Bộ giáo dục vàđào tạo, cum thi sẽ có số phòng thi và số lượng thí sinh theo từng phòng ở mỗi cumkhác nhau Trong cùng một cụm thi, số lượng thí sinh của từng phòng là như nhau

và số lượng thí sinh chia theo phòng phải theo hướng dẫn của Bộ giáo dục và đàotạo nhằm tránh tình trạng thí sinh quá đông trong một phòng, gây nhiều bất cậptrong vấn đề coi thi và điều kiện làm bài của hí sinh

2.3-Phân phòng

Sau khi đã thực hiện xong đánh số báo danh cho từng thí sinh và đã có thôngtin về các phòng thi, cụm thi Ta tiến hành phân phòng thi cho các thí sinh theo từngcụm thi Chương trinh thiện chia thí sinh ở các phòng thi, cụm thi theo số báo danh

đã đựoc đánh tăng dần Các thí sinh sẽ được sắp xếp lần lượt vào các phòng thiđược đánh số phòng tăng dần của các cụm đánh số cụm tăng dần Khi số lượng thísinh đã đủ một phòng thì máy sẽ tự động nhảy sang phòng tiếp theo và khi số lượngthí sinh đã đủ trong một cụm thĩ cũng sẽ tự động nhảy sang cụm tiếp theo đã đượcđánh số Số lượng thí sinh ở từng phòng khoảng 25 – 60 người tuy nhiên phải dựavào hướng dẫn của Bộ giáo dục, Hội đồng quản lý tuyển sinh hay tình hình thực tếtại địa điểm phòng thi để sắp xếp phòng thi, số lượng thí sinh trong một phòng hợp

lý, đảm bảo chất lượng, điều kiện dự thi Việc phân phòng thi do chương trinh máytính tự động thực hiện

2.4-In danh sách thí sinh

Sau khi đánh số báo danh và phân các thí sinh cho từng phòng thi, cụm thithì chức năng này có nhiệm vụ in danh sách thí sinh từng phòng thi để phục vụ khi

37

thi tuyển Danh sách thí sinh trong từng phòng thi dựa trên quy định hướng dẫntuyển sinh, gồm những thông tin số phòng thi, địa điểm thi, ngày thi… và thông tincủa các thí sinh dự thi như: Số báo danh, Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ… Sau

đó các danh sách này được in thành nhiều bản theo quy định tuyển sinh, một bản sẽđược niêm yết trước phòng thi tại các địa điểm thi Các bản khác làm biên bản thi

để thí sinh ký nhận số tờ trong bài thi, chữ ký xác nhận đã thi Danh sách được inmột loạt và chia theo từng cụm thi với đủ thông tin rõ ràng, chính xác

Dựa vào danh sách các thí sinh từng phòng thi, ban tuyển sinh có thể tổnghợp được số lượng thí sinh đã dự thi, những số báo danh bỏ thi để từ đó thông kê,báo cáo được số thí sinh đã tham gia dự thi, số bài thi, số tờ thi, các số báo danhvắng cho ban quản lý tuyển sinh Từ các thông tin đó ban tuyển sinh sẽ lọc từ cácbảng cơ sở dữ liệu lấy thông tin về các số báo danh thí sinh đã tham gia dự thi đểđánh số phách cho các bài thi theo từng môn thi

2.5- In thẻ dự thi

Chức năng này có nhiệm vụ in giấy báo dự thi kiêm thẻ dự thi gửi cho các thísinh theo địa chỉ liên lạc trong hồ sơ theo đường bưu điện hoặc thông qua Sở giáodục đào tạo tới các ban tuyển sinh của các tỉnh, thành phố Thẻ dự thi bao gồm đầy

đủ các thông tin theo hướng dẫn của hội đồng tuyển sinh và của Sở giáo dục đào tạonhư: mã ĐKDT, tên trường, họ tên thí sinh, nơi tốt nghiệp THPT, số báo danh củathí sinh, ngành thi, phòng thi, địa điểm thi, ngày giờ thi…và các yêu cầu khi thí sinhtham gia dự thi như: giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp, lệ phí thi,chứng minh thư nhân dân… Chức năng in thẻ dự thi, giấy báo dự thi cho phép in sốlượng lớn theo số báo danh từng thí sinh Đặc biệt cho phép in bổ xung khi việc inchưa đủ, cần in thêm hoặc gặp trục trạc khi tiến hành in, khi in bổ xung phải có yêucầu của ban tuyển sinh

3- Xử lý bài thi

Sau khi tổ chức cho các thí sinh xong thì tiến hành xử lý bài thi bao gồmnhiều bước công việc Dựa vào biên bản thi của từng phòng thi, từng cum thi và củahội đồn tuyển sinh để thống kê được số thí sinh dự thi, bỏ thi Từ đó loậi bỏ thông

tin các thí sinh không dự thi hoặc vi phạm quy chế thi bị đuổi khỏi phòng thi, chỉlọc lấy các thí sinh có số báo danh hợp lệ, có đủ bài thi để tiến hành đánh số pháchcho từng bài thi cho từng môn, rồi dọc phách Sau khi bài thi đã được dọc phách đãđược chấm điểm, ta tiến hành lên điểm theo phách, lên điểm theo số báo danh Đây

là khâu quan trọng nhất của công tác tuyển sinh, bước này đòi hỏi độ chính xáctuyệt đối và đặc biệt là tính bảo mật cao Chức năng xử lý bài thi được chia làmnăm chức năng con, đó là:

3.1- Loại bỏ những thí sinh không dự thi

Dựa trên biên bản thi của hội đồng tuyển sinh, các báo cáo thống kê về sốbáo danh đã tham gia dự thi và bỏ thi sau khi tổ chức thi tuyển sinh cho các thí sinhxong chúng ta sẽ loại bỏ những thí sinh không dự thi khỏi bảng cơ sở dữ liệu cầnduyệt khi đánh số phách để chỉ đánh số phách cho các bài thi của những số báodanh đã dự thi Form thực hiện chức năng loại bỏ những thí sinh không dự thi chophép đánh dấu (đánh “-1”) vào trường “dự thi” trong bảng thí sinh để đánh dấu các

số báo danh các thí sinh không dự thi

3.2- Đánh số phách

Sau khi bỏ thí sinh không tham gia thi thì bài thi của thí sinh sẽ được gomlại, sắp xếp lại và tiến hành đánh số phách cho từng bài thi của từng môn thi Sốphách được in tương ứng với số báo danh và tương ứng với các bài thi đã được sắpxếp theo hướng dẫn của hội đồng tuyển sinh Sau khi lập phách, số phách sẽ đượclưu lại trong bảng chỉ gômg số báo danh và số phách Việc lập số phách đượcchương trình thực hiện tự động Số phách tương ứng với số báo danh được lấy ngẫunhiên, không tuân theo một quy luật nhất định nào sao cho không thể đoán được sốphách, nhằm tránh tình trạng gian lận trong tuyển sinh Khi đánh số phách cho bàithi có thể đánh bằng tay hoặc có thể in các số phách trên các mẩu giấy có thể xé,dán vào từng bài thi Như vậy số phách sẽ được đánh chính xác, tránh tình trạng sốphách không rõ ràng gây nhầm lẫn Sau khi bài thi đã được đánh số phách tiến hànhrọc phách Bài thi có số phách được chuyển cho hội đồng tuyển sinh và chuyển chogiáo viên chấm thi

39

3.3- In phách

Chức năng in phách cho phép in phách của các môn thi trên một mẫu giấyđặc biệt có thể xé, dán lên từng bài thi Việc in phách đảm bảo tính bảo mật, antoàn, nhanh, chính xác và không trùng lặp Chức năng này có thể được xử dụnghoặc không cần sử dụng đến, nhưng khuyến cáo là nên áp dụng phương pháp này sẽtốt hơn

3.4- Lên điểm theo phách

Sau khi bài thi đánh phách đã được chấm và có biên bản chấm thi bao gồmthông tin về số phách và điểm tương ứng của từng số phách Biên bản chấm thi làtài liệu để cán bộ chấm thi ghi lại kết quả thi, trên biên bản phải ghi cả hai phần chữ

và số Dựa vào biên bản chấm thi mà bọ phận tuyển sinh thực hiện lên điểm theophách: Nhập điểm thi của từng bài thi tương ứng từng số phách vào bảng sơ sở dữliệu gồm điểm thi, số phách và được lưu vào kho “ phách/điểm”

3.5- Lên điểm theo số báo danh

Sau khi ghép phách và lên điểm theo số phách ta tiến hành lên điểm theo sốbáo danh tương ứng với từng số phách cho từng thí sinh…Từ việc kết nối hai bảnggồm số phách, số báo danh và bảng môn, số báo danh ta được bảng mới với đầy đủthông tin về điểm, số báo danh, môn và kết quả được lưu vào kho “Môn/ Điểm/SBD”

Việc lên điểm theo số báo danh còn phải thực hiện cập nhật điểm ưu tiênchotừng thí sinh dự thi dựa vào đối tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên… Từ cập nhật điểm

ưu tiên cho từng thí sinh, chức năng này sẽ lên điểm từng môn thi, tổng điểm chotừng số báo danh và còn bao gồm đày đủ các thông tin khác như mã hồ sơ, họ tênthí sinh, ngày sinh,…

4- In kết quả

Trong các chương trình cần kết quả cuối cùng là phải đưa ra các báo cáo, kếtquả để phục vụ cho công việc giao sịch thuận tiện và chủ động Đặc biệt việc thểhiện các thông tin dữ liệu trên giấy giúp cho công tác tuyển sinh được thuận lợi,