Phân tích thiết kế hệ thống quản lý lương trong công ty cổ phần dược phẩm AT-IG

Ngày cuối cùng của tháng Đầu vào: bảng Công tác lưu trữ những ngày nhân viên đi công tácĐầu ra : Bảng Chấm công đầy đủ ngày đi làm và công tác của từng nhân viên Tần suất : vào ngày cuối

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU -2

Chương I: Mô tả hệ thống -3

I Mô tả nghiệp vụ hệ thống -3

II Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả sau khi khảo sát -12

Chương II: Mô tả hệ thống -26

I Sơ đồ phân rã chức năng -26

II Sơ đồ luồng dữ liệu -32

III Đặc tả chức năng -37

IV Kết chương -41

Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu -41

I Mô hình thực thể lien kết mở rộng -41

II Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển -46

III Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế -48

IV Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình thực thể quan hệ -51

V Kết chương -57

KẾT LUẬN -58

LỜI NÓI ĐẦU

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là bước đầu tiên cho việc bắt đầulàm một quy trình một hệ thống thông tin Phân tích và thiết kế là hai giai đoạntách rời

Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống,cho thấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập

là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao

Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định để cài đặt hệ thống, đểsao cho hệ thống thoả mãn được những yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa

ra, đồng thời lại thích ứng với các yêu cầu ràng buộc trong thực tế

Hai giai đoạn này giúp cho hệ thống thông tin được cấu trúc có logiccao, vừa giúp cho việc nâng cấp chỉnh sửa dễ dàng hơn, vừa tạo nên sự thốngnhất cao giữa những người tham gia xây dựng hệ thống Nếu thực hiện đầy đủ

và đúng các giai đoạn, sẽ mang lại hiệu quả cao cả về chất lượng, tiết kiệm thờigian, tăng giá trị kinh tế Trong đó, việc phân tích và thiế kế tốt đóng vai trò cốtlõi để đem lại hiệu quả cao cho hệ thống, tạo điều kiện vô cùng thuận lợi choviệc cài đặt, khai thác và bảo dưỡng sau này, nhất là trong các hệ thống lớn vàphức tạp thì việc phân tích và thiết kế hệ thống lại càng đóng vai trò quan trọngđặc biệt hơn

Trong bài tập lớn này tôi lấy hệ thống quản lý lương công ty cổ phần dược phẩm AT-IG làm ví dụ thực tế

đó và dựa trên quy định chung về quản lý lương trong công ty Việc trả lương

là vào một ngày đầu tháng (có thể là một ngày cố định trong tháng)

Hệ thống cần đạt được phải lập ra kế hoạch trả lương định kì, tính toánlương phải trả cho từng nhân viên trong công ty theo từng tháng một cáchnhanh chóng tự động

2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý lương nhân viên gồm có hai bộ phận sau:

+ Bộ phận chấm công:

Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi ngày đi làm, giờ công tác trongtháng, mức độ chuyên cần năng suất làm việc của nhân viên Đánh dấu vàobảng công tác và gửi danh sách cho bộ phận tính lương Ngoài ra bộ phận nàytổng kết lập báo cáo về tình trạng nhân viên trong công ty cho nhà quản lý

+ Bộ phận tính lương :

Dựa vào bảng chấm công, hay bảng theo dõi làm việc nhận được từ bộphận chấm công và bảng Công tác Tính số ngày công từ đó xác định số tiềnlương mà nhân viên được hưởng Trong đó có các tham số về khen thưởng kỷluật, tiền trợ cấp, tiền bảo hiểm… lập danh sách lương công ty phải trả chonhân viên, gửi cho bộ phận trả lương Sau đó làm báo cáo tổng hợp tình hìnhlương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập hàng tháng Bộ phận này phải tính toánthời gian trả lương cho các bộ phận nhân viên, tránh sai sót, tránh chậm trễ

3 Qui trình xử lý ( mô tả theo hệ thống)

+ Chấm công :

Theo dõi ngày đi làm, mức độ chuyên cần năng suất làm việc của nhân viên

và gửi danh sách cho bộ phận tính lương

Cụ thể như sau:

Hàng ngày bộ phận chấm công có nhiệm vụ lưu lại ngày mà nhân viên đilàm Việc này thực hiện nhờ thẻ nhân viên, nhân viên đi làm trước hết phảixuất trình thẻ nhân viên Có thể dùng máy quét mã vạch hay nhập vào mã nhânviên Dữ liệu sẽ được lưu vào bảng chấm công (theo từng tháng ) bằng cáchđánh dấu

Cuối mỗi tháng, bộ phận chấm công sẽ hoàn thiện bảng Chấm công nhờ vàobảng Công tác( gồm có Ngày đi, ngày về trong tháng ) Tính cả những ngàycông tác sẽ có tổng ngày công của nhân viên trong tháng

Thông tin Chấm công phải được lưu trữ riêng cho từng nhân viên, ngoài racòn có bảng ngày công của mỗi đơn vị Các bảng chấm công phải được in ra vàđược xác nhận ( chữ kí) của các bộ phận quản lý ( Người chấm công, Kế toántrưởng, giám đốc) Sau đó được lưu ở phòng kế toán

Tạm ứng:

Trong tháng, nếu có nhu cầu, nhân viên có thể tạm ứng trước một lầnmột khoản tiền trước kì phát lương Nhân viên sẽ phải làm phiếu đề nghị tạmứng ( gồm có: Số phiếu, Tên nhân viên, Chức vụ, Đơn vị, Số tiền, Ngày làmphiếu ) Chú ý là phiếu tạm ứng là duy nhất cho mỗi nhân viên Sau khi nộpphiếu đề nghị ( phiếu này sẽ được lưu trong phòng kế toán, nhân viên sẽ đượctrao cho phiếu tạm ứng được in ra Dữ liệu phiếu tạm ứng sẽ được lưu trongbảng Tạm Ứng

+ Tính lương :

Từ số liệu có được từ bộ phận chấm công Tính ra tiền lương cho từngnhân viên theo những công thức tính lương của công ty Tính động cho phépbảng chấm công có thể được thay đổi chi tiết hơn so với mặc định chỉ theo từngngày (ví dụ: theo buổi, giờ công ) Đối với một một hệ thống tính lương phứctạp, các công thức tính lương đôi khi có sự tham gia của nhiều tham số là các

biến có thể thay đổi giá trị mỗi khi tính lương Công thức tính lương phụ thuộcvào một hệ thống tính lương hoàn chỉnh, theo yêu cầu đặc thù của mỗi công ty

Cụ thể:

Bộ phận tính lương sẽ dựa vào các thông tin: Hệ số lương, lương cơ bản,tiền phụ cấp trách nhiệm, tiền thưởng, tiền phạt, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, ngày công đi làm, ngày công tác

Việc tổng hợp này sẽ căn cứ vào mã của từng nhân viên (tương ứng với mãthẻ nhân viên) Từ đó tìm ra mã chức vụ, số ngày công, số ngày công tác, mứctiền tạm ứng phụ cấp, tiền thưởng phạt, bảo hiểm Cuối cùng theo công thứctính lương sẽ tìm ra được lương của mỗi nhân viên trong tháng Đối với từngnhân viên, từng đơn vị sẽ có bảng lương riêng được in ra

+ Lập danh sách lên lương, trả lương:

Sau khi chức năng tính lương hoàn thành việc tính mức lương mà nhânviên được hưởng thì chức năng này có nhiệm vụ lập danh sách trả lương cụ thểcho từng bộ phận hoặc từng nhân viên Có thể trả lương theo nhiều thời giankhác nhau trong tháng nhưng phải hoàn thành trước khi hết tháng, tránh gâychồng lương giữa các tháng Tiếp nhận thông báo từ bộ phận kỷ luật khenthưởng về những trường hợp bị kỷ luật trừ lương, hay khen thưởng bằng cáchthăng chức hay tăng lương sẽ được bổ xung Lập danh sách nhân viên đượcnhận lương và nộp báo cáo đề nghị phòng tài chính xuất quỹ trả lương đúng kỳhạn Những nhân viên sau khi nhận lương sẽ được lưu danh sách gửi lên bộphận quản lý lương ( Bảng tổng hợp lương)

Cụ thể:

Để in ra Bảng tính lương theo đơn vị, nhân viên tính lương phải nhómtất cả các nhân viên theo từng đơn vị bằng cách đối chiếu mã nhân viên trongbảng lương với bảng NhânViên để lấy mã đơn vị , mã chức danh của nhân viên

đó

Mỗi đơn vị gồm nhiều nhân viên và ít nhất phải có một nhân viên Mộtnhân viên phải thuộc một và chỉ một đơn vị Bảng lương được in ra không còncác loại mã mà chỉ có tên, gồm tên Đơn vị, Tên nhân viên, tên chức danh vàcác thành phần lương (lương cơ bản, lương kinh doanh, tổng nhận, BHXH,thuế thu nhập, Thực lĩnh, tạm ứng) Muốn vậy, từ mã đơn vị vừa tìm được,

nhân viên tính lương đối chiếu với thông tin trong bảng Đơn vị để lấy tên đơn

vị tương ứng

Mỗi nhân viên chỉ có một chức danh và một chức danh có thể gắn vớimột hoặc nhiều nhân viên Các bảng Nhân viên, bảng chức danh, bảng đơn vịluôn được công ty cung cấp kịp thời hàng tháng (nếu có sự thay đổi) đảm bảocho việc quản lý lương được chính xác

Bảng lương được in ra trước hết phải có đủ chữ ký của người lập, Kếtoán trưởng, Giám đốc Việc lập ra phải được tiến hành xong trước ngày cấplương cho nhân viên

Tới ngày cấp lương cho nhân viên, khi một nhân viên có yêu cầu tiền lương,nhân viên đó trình thẻ cho nhân viên bộ phận Tính lương Nhân viên tính lương

sẽ đối chiếu các thông tin về nhân viên trong thẻ với thông tin nhân viên trongBảng lương theo và yêu cầu nhân viên tới nhận lương ký xác nhận vào bảnglương đã in Sau khi nhân viên này ký xong, nhân viên tính lương sử dụngchương trình “Tính lương” để in ra Phiếu phát lương và trao cho nhân viên tớinhận lương Mỗi nhân viên chỉ được nhận một phiếu phát lương và mỗi phiếuphát lương chỉ được dùng cho một nhân viên Các thông tin trong phiếu phátlương của mỗi nhân viên được lưu trong Bảng Phiếu lương

4. Qui tắc quản lý

+ Chấm công :

Được thực hiện nhờ vào việc theo dõi nhân viên trên các bảng đánh dấungày đi làm: O (vắng mặt), X (có mặt), XX (có mặt và tăng ca),P (nghỉ cóphép), DT (đi trễ)

+ Tính lương:

Việc tính lương thực hiện nhờ công thức sau:

Nếu số ngày công nhỏ hơn 20 ngày

Lương cơ bản = (lương cơ bản gốc /26) * ngày công

Nếu ngày công từ 20 trở lên thì

lương cơ bản = lương cơ bản gốc

Lương kinh doanh = hệ số lương kinh doanh * ngày công

Bảo hiểm xã hội = lương cơ bản gốc * 6%

Tổng lương và thu nhập được nhận (Tổng nhận) = Lương cơ bản + Lương kinh doanh + bảo hiểm xã hội.

Nếu tổng lương và thu nhập được nhận dưới 5 triệu đồng thì không phải nộp thuế thu nhập Nếu trái lại thì:

Thuế thu nhập (TTN) = (Tổng nhận - bảo hiểm xã hội – 5 triệu) * 10%

Thực lĩnh = Tổng nhận – BHXH – TTN – Tạm ứng

+ Xác nhận:

Tất cả các báo cáo bảng tổng hợp trước khi lưu lại phải có đủ xác nhận của các

bộ phận liên quan:

Bảng Chấm công, bảng Công tác, bảng Tổng hợp lương: cần có chữ

ký ( đóng dấu) của người lập, kế toán trưởng, giám đốc

Phiếu phát lương, phiếu tạm ứng lương: chữ ký (đóng dấu) củangười lập, thủ quỹ, người nhận tiền

5. Mẫu biểu

Ớ đây là các mẫu lấy từ hệ thống lương công ty cổ phần phát triển kinh tế hỗtrợ tài năng trẻ Việt Nam

Bảng chấm công:

Bảng Thống kê tổng hợp ngày công đơn vị của toàn công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AT-IG

THỐNG KÊ TỔNG HỢP NGÀY CÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AT-IG

BẢNG THỐNG KÊ TỔNG HỢP LƯƠNG TOÀN CÔNG TY

Tháng……….Năm………….

Người lập

(chữ ký)

Kế toán trưởng (chữ ký)

Giám đốc (chữ ký,đóng dấu)

STT Đơn vị

Tổng

Ngày…….Tháng……Năm………

Tổng nhận ĐV

BHXH ĐV

TTNhận ĐV

Trích nộp BHXH

Giữ BHXH

Công ĐV

Tạm ứng

Thực lĩnh ĐV

Thẻ nhân viên:

Công ty cổ phần dược phẩm AT-IG

THẺ NHÂN VIÊN

Họ tên: Nguyễn Thị An Ngày sinh: 23/1/1986 Chức danh: Nhân viên Đơn vị: Phòng tài vụ

6. Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (định nghĩa kí hiệu sử dụng, vẽ

mô hình)

Phần II: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát

1. Mô tả chi tiết công việc

Dự án Tiểu dự án Trang

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ngày Công việc: Đánh dấu ngày công Điều kiện: Trước giờ làm việc, nhân viên phải có mặt tại công ty

Đầu vào: mã nhân viên

Đầu ra: bảng Chấm công đã được đánh dấuTần suất: hàng ngày

Thời lượng: một tháng Quy tắc thủ tục: nhân viên chấm công đánh dấu ngày nhân viên đi làm trong tháng vào bảng Chấm công nhờ vào mã thẻ nhân viên

Công việc: Cập nhật thời gian công tác

Điều kiện: cuối tháng bảng chấm công đã được đánh dấu hết các ngày Ngày cuối cùng của tháng

Đầu vào: bảng Công tác (lưu trữ những ngày nhân viên đi công tác)Đầu ra : Bảng Chấm công đầy đủ ngày đi làm và công tác của từng nhân viên

Tần suất : vào ngày cuối cùng mỗi tháng

Thời lượng: 1 ngày

Qui tắc: Đánh dấu những ngày nhân viên đi công tác vào bảng Công tác

Công việc : Thống kê tổng hợp ngày côngĐiều kiện: bảng Chấm công đã được cập nhật đầy đủ

Đầu vào: bảng Nhân viên, Chấm công, Đơn vị

Đầu ra: bảng Tổng hợp ngày công toàn công ty

Lưu: phòng kế toán

Tần suất: ngày làm việc cuối cùng trong tháng

Thời lượng: 1 ngày

Qui tắc: bảng chấm công phải có đầy đủ chữ ký (của người lập, kế toán trưởng, giám đốc công ty)

Công việc: Lập phiếu tạm ứng lươngĐiều kiện: Giấy đề nghị tạm ứng lương của nhân viên

Đầu vào: mã nhân viên, số tiền tạm ứng

Đầu ra: Phiếu tạm ứng

Thời gian: từ sau ngày 15 hàng tháng

Thời lượng: trong nửa tháng cuối phải giải quyết xong mọi đề nghị tạm ứng

Qui tắc: phiếu đề nghị tạm ứng phải có chứ chữ ký của cấp trên trực tiếp (trừ giám đốc).

Công việc: Lập bảng tính lương cho mỗi bộ phận

Điều kiện: hoàn thành xong bảng tổng hợp ngày công đơn vị

Đầu vào: số ngày công tháng trước, mã nhân viên, mã đơn vị, hệ số lương

Đầu ra: Bảng lương nhân viên

Lưu: phòng kế toán

Thời gian: Ngày làm việc đầu tiên của tháng

Thời lượng: 1 ngày

Qui tắc: Bảng lương lập xong phải có xác nhận của người lập, kế toán trưởng, giám đốc công ty Lương được tính theo công thức của công ty

Công việc: lập phiếu phát lương

Điều kiện: nhân viên tới nhận lương và ký xác nhận vào bảng tínhlương

Đầu vào: Mã nhân viên

Đầu ra: Phiếu phát lương

Đối tượng sử dụng: nhân viên tới nhận lương

Thời gian: các ngày làm việc trong tuần đầu tiên của tháng

Qui tắc: chữ ký của nhân viên nhận lương Mỗi nhân viên chỉ có một phiếu phát lương

Công việc: Thống kê tổng hợp lương

Điều kiện: sau khi hoàn thành việc tính lương cho nhân viên

Đầu vào: bảng lương nhân viên, bảng đơn vịĐầu ra:bảng tổng hợp lương, bảng tổng hợp lương toàn công ty

Thời gian: tuần đầu tiên trong thángThời lượng: 1 tuần

Qui tắc: lương đơn vị bằng tổng lương nhân viên đơn vị

2 Mô tả chi tiết dữ liệu

Dữ liệu của hệ thống được tổ chức thành các bảng dữ liệu :

Ký tự, độ dài 3Duy nhất cho mỗi nhân viên trong công tyNv1

Ký tự, độ dài 4Duy nhất cho mỗi chức danhGĐ

Mã đơn vị

Số nguyên, 4 chữ số

< 3123

Định nghĩa

Ngày tạm ứngNgày nhân viên muốn tạm ứng, ghi trong phiếu yêu cầu tạm ứng

Định nghĩa

Cấu trúc

Ràng buộc

Ví dụ

Ngày công nhân viên

Số ngày trong tháng một nhân viên đi làm

Số nguyên, 4 ký tự

<3125

Số thực, 4 chữ số, đơn vị : triệu đồng

Số thực, 4 chữ số, triệu đồng7.5

Số thực, 4 chữ số0.5

Đầu tháng

Đầu tháng2/3/2008

Ký tự, dài tùy ý

< 50 ký tựNhân viên

Đầu tháng2/3/2008

Ký tự

< 30 ký tựPhòng kế toán

Định nghĩa

Cấu trúc

Ràng buộc

Số hiệu công tácĐánh số với mỗi lần đi công tác của mỗi người

Ký tự, 4 ký tựDuy nhất

Kiểu ngày/tháng /năm

Kiểu ngày/tháng /năm

Số thực , triệu đồng

Số thựcĐơn vị: triệu đồng19.7

Số thực,Đơn vị: triệu đồng

21.4

Liên tục trong ngàylàm việc cuối cùngcủa tháng

T3 Thống kê tổng

hợp ngày công

Bộ phận chấmcông, phòng kếtoán

Liên tục trongkhoảng thời giannhất định trong ngàylàm việc cuối cùngcủa tháng

D2,D4,D5 D6,D7,D8

T4 Lập phiếu tạm

ứng lương

Bộ phận tínhlương, phòng

kế toán

Thường xuyên khi

có yêu cầu, từ ngày

15 trở đến cuốitháng

T5 Lập bảng tính

lương

Bộ phận tínhlương, phòng

kế toán

Thường xuyên vàongày làm việc đầutiên của tháng

D2,D4,D5,D12,D13 D12,D14

T6 Lập phiếu

phát lương

Bộ phận tínhlương, phòng

kế toán

Thường xuyên trong

kỳ phát lương đầutháng

D1,D4,D12 D15,D16

T7 Thống kê tổng

hợp lương

Bộ phận tínhlương, phòng

kế toán

Thường xuyên vàotuần đầu tiên hàngtháng, sau khi đã in

D1 Thẻ nhân viên,

D2 Bảng chấm công, lưu thông tin chi tiết về ngày

công của các nhân viên trong một tháng T1,T2,T3,T5

D3

Bảng công tác, lưu khoảng thời gian đi công táctrong từng lần đi công tác của các nhân viên đicông tác trong tháng

T2

D4 Bảng đơn vị, lưu danh sách các đơn vị trong công

D5 Bảng nhân viên, lưu các thông tin cơ bản của từng

nhân viên trong công ty

T3, T5

D6

Bảng Chấm công theo đơn vị, lưu thông tin chitiết về công nhân viên trong tháng của từng đơnvị

T3

D7 Bảng Tổng hợp ngày công, lưu thông tin ngày

công các đơn vị trong toàn công ty T3

D8 Bảng Thống kê tổng hợp ngày công toàn công ty T3

D10

Bảng Phiếu tạm ứng lưu các thông tin tạm ứngcủa từng nhân viên trong tháng mỗi khi được giảiquyết

T4

D11 Phiếu tạm ứng, là chứng từ để nhân viên được

D12 Bảng Lương Nhân Viên, để lưu các thông tin chi

tiết về lương của mọi nhân viên trong công ty T5,T6,T7

D13 Bảng chức danh, lưu danh sách các chức danh

D15 Bảng phiếu lương, lưu thông tin trong phiếu phát

D17 Tổng hợp lương, lưu thông tin lương các đơn vị T7

trong toàn công ty

D18 Bảng Thống kê tổng hợp lương toàn công ty, trình

bày thông tin lương các đơn vị dưới dạng báo cáo T7

vực

Qui tắc/ ràngbuộc

8 Số phiếu tạm

9 Ngày tạm ứng Ngày 4 dd/mm/yyyy Kế toán dd >= 15

10 Số phiếu phát

11 Ngày phát lương Ngày 4 dd/mm/yyyy Kế toán dd<=7

24 Ngày về Ngày 4 dd/mm/yyyy Nhân sự

26 Hệ số lương

27 Ngày công đơn

Chương II: MÔ TẢ HỆ THỐNG

I. Sơ đồ phân rã chức năng

1 Xác định các chức năng chi tiết

Từ kết quả của quá trình khảo sát, ta ghi lại toàn bộ quá trình hoạtđộng của hệ thống:

Hàng ngày bộ phận chấm công dựa vào hệ thống chấm công đánh dấungày nhân viên đi làm, hay ghi chú lý do nhân viên đi làm muộn vào bảngChấm công (nhờ vào Thẻ hay mã nhân viên của từng nhân viên) Việc này

có thể làm bằng cách quét mã thẻ hay nhập trực tiếp bằng tay số thẻ.Cách mà hệ thống đánh dấu là đặt cho giá trị các cột Ngày i (i=1 31, chỉthứ tự ngày trong tháng) bằng 1 nếu đi làm, bằng 0 nếu không đi làm Ghichú lý do đi muộn vào cột ghi chú

Đến ngày làm việc cuối cùng trong tháng, nhân viên chấm công lấy cácthông tin từ trong bảng Công tác để cập nhật thời gian đi công tác trongtháng của các nhân viên tương ứng vào trong bảng Chấm công và tínhtổng ngày công cho mỗi người Nhân viên chấm công bây giờ phải tổnghợp ngày công của từng nhân viên; in ra Bảng Chấm công nhân viên theotừng đơn vị; thống kê tổng hợp ngày công trong tháng các đơn vị trongtoàn công ty và in ra Bảng Thống kê tổng hợp ngày công cho công ty.Bảng Chấm công và Bảng Thống kê tổng hợp ngày công được in ra, cần

có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, sau đó được lưu ởphòng Kế toán

Nhân viên tính lương có trách nhiệm lập Phiếu tạm ứng với số tiềnnhư trong giấy đề nghị tạm ứng lương Phiếu tạm ứng được in ra và đượctrao cho nhân viên có nhu cầu tạm ứng, còn giấy đề nghị tạm ứng đượclưu lại tại phòng Kế toán

Vào tuần đầu tiên hàng tháng, nhân viên tổ Tính lương dựa vào chươngtrình “Tính lương” để tính toán các thông tin chi tiết về lương nhân viênsau đó lưu các thông tin này vào tệp Lương nhân viên và in ra Bảng tínhlương theo từng đơn vị để nhân viên được biết về chi tiết lương của mình

Để tính được lương cho từng nhân viên, nhân viên tính lương trướchết phải căn cứ vào số thẻ (mã) nhân viên đó để tìm thông tin về mã chứcdanh của nhân viên đó trong bảng Nhân viên (bảng này được cung cấp bởi

bộ phận quản lý nhân sự hàng tháng) và tìm số ngày công mà nhân viên

đó làm trong tháng từ trong bảng Chấm công (bảng này được lấy từ kho

Dữ liệu của phòng kế toán); từ đó tìm được hệ số lương cho nhân viênnày Sau đó, áp dụng các qui tắc tính lương như trong chương I đã mô tả

Để in ra Bảng tính lương theo đơn vị, nhân viên tính lương phải gomnhóm tất cả các nhân viên theo từng đơn vị bằng cách đối chiếu mã nhânviên trong bảng Lương nhân viên với bảng Nhân viên để lấy mã đơn vịcủa nhân viên đó Bảng tính lương được in ra không còn các loại mã màchỉ có tên, gồm tên Đơn vị, Tên nhân viên, tên chức danh và các thànhphần lương (lương cơ bản, lương kinh doanh, PCTN, tổng nhận, BHXH,TTN, Thực lĩnh, tạm ứng) Muốn vậy, từ mã đơn vị vừa tìm được, nhânviên tính lương đối chiếu với thông tin trong bảng Đơn vị để lấy tên đơn

vị tương ứng Mỗi nhân viên chỉ thuộc một đơn vị, mỗi đơn vị có nhiều

nhân viên Từ mã nhân viên trong bảng Lương nhân viên với bảng Nhânviên để tìm mã chức danh và tên của nhân viên này Từ mã chức danh vừatìm được, đối chiếu với thông tin trong bảng Chức danh để lấy tên chứcdanh của nhân viên này.Việc lập ra Bảng tính lương phải được tiến hànhxong trước ngày cấp lương cho nhân viên

Tới ngày cấp lương cho nhân viên, khi một nhân viên có yêu cầu tiềnlương, nhân viên đó trình thẻ cho nhân viên tổ Tính lương Nhân viên tínhlương sẽ đối chiếu các thông tin về nhân viên trong thẻ với thông tin nhânviên trong Bảng tính lương theo và yêu cầu nhân viên tới nhận lương kýxác nhận vào Bảng tính lương đã in Sau khi nhân viên này ký xong, nhânviên tính lương sử dụng chương trình “Tính lương” để in ra Phiếu phátlương và trao cho nhân viên tới nhận lương Mỗi nhân viên chỉ được nhậnmột phiếu phát lương và mỗi phiếu phát lương chỉ được dùng cho mộtnhân viên Các thông tin trong phiếu phát lương của mỗi nhân viên đượclưu trong bảng Phát lương

Ngoài các việc trên, nhân viên tính lương còn có trách nhiệm làmThống kê tổng hợp lương các đơn vị trong toàn công ty Mỗi đơn vị cómột bản ghi mô tả tình hình lương trong toàn bộ đơn vị đó và được lưutrong bảng Tổng hợp lương

Tiến hành gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việccủa hệ thống Có thể coi các động từ đó cũng chính là các chức năng của

hệ thống Các chức năng đó là:

1> Đánh dấu ngày đi làm của nhân viên 2> Ghi chú lý do đi làm muộn (nếu có)3> Lấy thông tin từ bảng danh sách nhân viên đi côngtác

4> Cập nhật thời gian công tác 5> Tính tổng ngày công cho từng nhân viên6> In ra bảng chấm công cho từng nhân viên theo cácđơn vị

7> Thống kê ngày công cho toàn công ty8> In ra bảng ngày công tổng hợp toàn công ty

9> Xin xác nhận của các cơ quan (người lập, kế toántrưởng, giám đốc công ty)

10> Nhận phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên (lưu lạitrong phòng kế toán)

11> Cấp phiếu tạm ứng cho nhân viên12> Dựa vào mã nhân viên đối chiếu với bảng Nhânviên, Chức danh, Đơn vị, bảng Chấm công để xácđịnh tên nhân viên, tên chức danh, hệ số lương, sốngày công trong tháng

13> Tính lương cho từng nhân viên trong từng nhânviên

14> Lập bảng lương cho từng nhân viên15> In bảng lương cho mỗi nhân viên16> Lưu bảng lương nhân viên tại phòng kế toán17> Lập bảng lương cho từng đơn vị, (lưu lại phòng kếtoán)

18> Lấy chữ ký xác nhận cho từng nhân viên đến nhậnphiếu phát lương

19> In ra phiếu phát lương trao cho từng nhân viên20> Lập bảng thống kê lương nhân viên cho công ty21> Lưu bảng thông kê lương nhân viên trong phòng kếtoán

Trong số các chức năng được gạch chân, loại bỏ các chức năng trùnglặp:

Dựa vào hệ chương trình Chấm công, đánh dấu ngày mà nhân viên đilàm, nhập số thẻ nhân viên, quét số thẻ, nhập trực tiếp bằng tay số thẻ, đặtcho giá trị các cột Ngày i (i=1 31, chỉ thứ tự ngày trong tháng) , ghi chú

lý do đi làm muộn  Đánh dấu ngày công

Tính tổng ngày công, tổng hợp ngày công của từng nhân viên, in raBảng Chấm công nhân viên theo từng đơn vị, thống kê tổng hợp ngày