Phân tích và thiêt kế hê thống xuất và nhập hàng trong kho hàng

Thành lập hoá đơn nhập cùng bộ phận tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn nhập, và lập danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập nhật v

MỤC LỤC

Contents

Contents 1

Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này 3

Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG 4

Phần 1: Mô tả nghiệp vụ 4

Phần 2: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 14

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 20

Kết luận 46

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 47

I/ Mô hình thực thể liên kết mở rộng 47

II/ chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 51

III/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 53

IV/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình thực thể quan hệ 55

CHƯƠNG IV/ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 62

I/Thiết kế tổng thể 62

II/ Thiết kế giao diện 68

Lời nói đầu

Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người Việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến Các phần mềm tin học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động vào quá trình lao động của con người, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai trò công cụ, phương tiện không thể thiếu trong hầu hết các ngành nghề Trên lĩnh

vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩm máy tính được đặt lên hàng đầu Đó là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượng cao trong quản lí, kinh doanh.

Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thụng tin với khối lượng thông tin khổng lồ và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian đôi khi hiệu quả công việc hoàn thành lại không như mong muốn Vì vậy, để phục

vụ cho các đòi hỏi trên nghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiều phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh vực, nhưng các chương trình này ứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảy sinh một số vấn đề mới mà chưa kịp đáp ứng kịp thời Do đó, cần phải có các chương trình quản lí riêng cho từng chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơ quan

Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống Người ta định nghĩa "Hử thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm hoạt động tốt nhất Hệ thống quản lí xuờt nhập hàng

là mẫt hệ thống hết sức phức tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà

nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của tổ chức Kinh tế - Xã hội Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thống thông tin Quản lí được Tin học hóa mang lại kết quả tốt nhất Muốn đạt được các yêu cầu trên thì ngoài các yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp

Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập mụn Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài: "Phân tích và thiêt kế hê thống

xuất và nhập hàng trong kho hàng" Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu

rõ hơn về Công nghệ thông tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói

riêng

Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát, phân tích em đã xây dựng nên môt hệ thống xuờt và nhập hàng của một kho hàng

Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này

2 Tổ chức và phân công trách nhiệm

Tổ chức: quản lý kho gồm có 3 bộ phận: nhận hàng, xuất hàng, tồn kho, mua hàng

Chức năng( Phân công trách nhiệm)

Nhận hàng: Tiếp nhận hàng đến kho, quản lý việc nhập hàng vào kho, lập hoá đơn nhập và theo dõi quá trình hoàn thành hoá đơn nhập, cập nhật hàng cho bộ phận tồn kho

Xuất hàng: Quản lý việc xuất hàng ra cho bộ phận bán hàng, thành lập hoá đơn xuất, lưu giữa và quản lý hoá đơn, cập nhập số lượng vào trong bộ phận tồn kho

Tồn kho: hàng được nhập vào trong kho để với thời gian khá dài, trong quá trình đó có thể xẩy ra hư hao thất thoát, do đó bộ phận tồn kho có nhiệm vụ quản lý số lượng hàng thực có trong kho, chất lượng tình trạng của hàng, nơi cất giữ bảo quản hàng Thông báo cập nhật hàng cho bộ phận bán hàng, và nhu cầu hàng cho bộ phận mua hàng (để bộ phận mua hàng tổ chức đặt mua hàng về)

3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý

Bộ phận nhận hàng tiếp nhận phiếu đặt hàng của bộ phận mua hàng,khi đã tiếp nhận phiếu đặt hàng, tức là có thể nhận hàng bất cứ khi nào nhà cung cấp chuyển hàng đến Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận nhận hàng tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp Thành lập hoá đơn nhập cùng bộ phận tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn nhập, và lập danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập nhật vào trong phiếu đặt hàng Trong suốt quá trình nhập số lượng, và nơi cất luôn được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.Trong ngày và trong tháng bộ phận nhận hàng phải tổng hợp thống kê hàng nhập trong ngày, tháng và theo yêu cầu trong khoảng thời gian nhất định, gửi thống kê đó lên cho bộ phận tài vụ

Bộ phận tồn kho quản lý hang thực, nơi lưu trữ và chất lượng hàng trong kho hàng, công việc này yêu cầu thương xuyên kịp thời, và có khi hàng trong kho nhỏ hơn lượng hàng định mức thì tiến hành lập phiếu dự trù gửi lên cho bộ phận mua hàng các mặt hàng để bộ phận mua hàng tổ chức mua hàng tránh tình trạng hàng không có trong kho, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty Bộ phận này theo cập nhập và gửi báo cáo thống kê về lượng hàng thực trong kho và

nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường làm khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng trong kho bị hỏng Thống kê hàng

bị hỏng và gửi lên cho bộ phận mua hàng và bộ phận xuất để tiến hành xuất hàng không bị hỏng gửi lại nhà cung cấp xử lý tiếp.Tất cả các báo cáo thống kê đều được gửi lên cho bộ phận tài vụ Bộ phận này làm việc khá thủ công phải đi trực kiểm tra hàng kiểm định lại chất lượng

Bộ phận xuất hàng, theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.Bộ phận xuất hàng nhận yêu cầu xuất (yêu cầu là đối thoại bằng lời giữ bộ phận bán hàng và xuất hàng)của bộ phận bán hàng cho xuất hàng và thành lập hoá đơn xuất lưu giữ và quản lý hoá đơn xuất, hoá đơn này tương ứng với hoá đơn của bộ phận bán hàng.Theo định kỳ hàng tuần xuất hàng bị hỏng cho bộ phận mua hàng, lập hoá đơn xuất hàng thanh lý Có trách nhiệm tổng hợp thống kê hàng xuất hàng ngày, hàng tháng, và thống kê theo yêu cầu các mặt hàng xuất trong một khoảng thời gian nhất định Gửi thống kê hàng xuất lên bộ phận tài vụ số lượng và nơi cất được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn

4 Quy tắc xử lý.

Nhập:

- Không nhập hàng đột xuất không có trong kế hoạch, tức là không

có trong đơn đặt hàng của bộ phận mua hàng

- Không cho nhập hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng có ghi trong hoá đơn đặt hàng mà bộ phận mua hàng gửi cho bộ phận nhận hàng

- Cho nhập hàng liên tục trong thời gian quy định trong hoá đơn đặt hàng Khi bên cung cấp không thực hiện đúng bộ phận nhập phải báo cáo ngay cho bộ phận mua hàng

Tồn kho:

- Quản lý lượng hàng trong kho, yêu cầu cập nhật kịp thời, một tuần kiểm tra ít nhất là 4 lần, không kể các lần vào để nhập hàng, xuất hàng cùng bộ phận nhập và xuất

- Không được để tình trạng trong kho không có hàng

- Lập danh sách yêu cầu mua hàng, trước khi hàng hết ít nhất một tuần

Thời hạn: từ ngày: _, tới ngày: _

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị

tính Đơn giá Thành tiển

+ Báo cáo thống kê hàng nhập trong ngày:

Tên mặt hàng số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền

+ Báo cáo thống kê nhập trong khoảng thời gian( có thể thực hiện thống kê theo tuần, tháng, hay bất kỳ yêu cầu nào).

Từ ngày: _, tới ngày:

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiển

Đơn giá Nơi cất

+ yêu cầu đặt hàng(gửi lên cho bộ phận mua hàng).

C«ng ty TNHH th¨ng long

B×nh giang-H¶i D¬ng

§iÖn tho¹i:0320647444

PHIẾU DỰ TRÙSố:

Ngày:

Hạn cuối: _

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính

+Thống kê hàng hoá không đạt tiêu chuẩn trong kho(hàng hoá bị hư hại).

C«ng ty TNHH th¨ng long

B×nh giang-H¶i D¬ng

§iÖn tho¹i:0320647444

Số hiệu phiếu yêu cầu xuất:

Ngày:

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính

+ Thống kê xuất trong ngày.

+Thống kê xuất theo yêu cầu trong khoảng thời gian.

Từ ngày: _, Tới ngày: _

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính

6 Mô hình tiến trình nghiệp vụ.

Phần 2: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.

1 Mô tả chi tiết công việc.

• Điều kiện bắt đầu:

- Khi đã tiếp nhận phiếu đặt hàng từ bộ phận mua hàng

- Nhà cung cấp giao hàng đến kho

• Đầu vào: Phiếu đặt mua hàng, phiếu giao hàng, hàng

• Đầu ra: Hoá đơn nhận hàng, danh sách hàng về và gởi đi, thông tin cập nhật cho bộ phận tồn kho

- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do giám đốc tài chính hay giám đốc ký

- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p – 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p

Loại: Phân tích hiện

trạng

Tiểu dự án: QL hàng tồn Sô tt: 2

Ngày: 02/03/08

Công viêc: Thống kê lượng hàng trong kho

• Điều kiện bắt đầu:

- Khi có yêu cầu của quản lý kho

- Theo định kì hàng tuần, trong tuần

- Khi có sự thay đổi trong kho

• Đầu vào: Thông tin hàng thực trong kho

• Đầu ra: Bản thống kê lượng hàng trong kho

• Nơi sử dụng: Bộ phận bán hàng, quản lý kho

- Quy tắc quản lý: Cập nhật cho bộ phận bán hàng và xuất kho.

- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p – 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p

Công việc: Thống kê hàng hư hại trong kho

• Điều kiện bắt đầu:

- Theo định kỳ trong tuần

• Đầu vào: thông tin hàng hư hại trong kho

• Đầu ra: bản thống kê lượng hàng haị trong kho, yêu cầu thanh lý

- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: Nộp lên cho bộ phận mua hàng

- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p – 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p

Công việc: Lập phiếu dự trù

• Điều kiện bắt đầu:

- Khi hàng trong kho có dấu hiệu hết

• Đầu vào: Danh sách các mặt hàng sắp hết

• Đầu ra: Yêu cầu mua hàng

• Nơi sử dụng: Bộ phận mua hàng

• Thời lượng: 10 phút lập và gởi đi

• Tần xuất: tuỳ vào các ngày trong tuần

- Thứ 2,3: không có

- Thứ 4: 0-3 lần

- Thứ 5,6: 0-5 lần

• Các quy tắc:

- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: gởi phiếu dự trù lên cho bộ phận mua hàng

- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p – 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p

Loại:Phân tích hiện trạng Tiểu dự án: QL xuất Số tt:3

Ngày: 02/03/08Công việc: Lập phiêu xuất hàng

• Điều kiện bắt đầu:

- Khi có yêu cầu nhập của BP phận bán hàng

- Có yêu cầu của quản lý kho

• Đầu vào: yêu cầu xuất hàng

• Đầu ra: hàng và phiếu xuất hàng

• Nơi sử dụng: Bộ phận xuất hàng.

• Thời lượng: 20 phút

• Tần xuất: một ngày 15-30 lần, tất cả các ngày trong tuần

• Các quy tắc:

- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: Cập nhật thông tin cho bộ phận hàng tồn

- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p – 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p

Tên dữ liệu: Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là tổ chức cung cấp hàng hoá cho công ty.Kiểu ký tự gồm 40-50 ký tự.một số chữ đầu thường hay viết tắt viết hoa

Sơ cấp(dữ liệu gốc)

100 nhà cung cấp(mức tối đa)

Công ty TNHH HOÀNG LONGViết tắt: HOÀNG LONG

Tên nhà cung cấp thường viết có tên đầy đủ và tên viết tắt

Tên dữ liệu: Hoá đơn nhập

Là những thông tin cần thiết trong giao dịch nhập hàng.Kiểu ký tự gồm 20-30 ký tự, một số ký tự viết tắt hay viết hoa

Không sơ cấp

Phát sinh trong quá trình giao dịch.50000(mức tối đa)

Tên dữ liệu : Mã hoá đơn nhập

Sơ cấpHộp.

Tên dữ liệu: Ngày

Chỉ các ngày diễn ra giao dịch

Tên dữ liệu: Hoá đơn xuất

Thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch xuất hàng

Tên dữ liệu: Mã hoá đơn xuất

Ký hiệu hoá đơn xuấtKiểu ký tự gồm 6 ký tựKhông sơ cấp

X00001Phát sinh trong quá trình giao dịch 50000 tối đa

2 Tổng hợp các xử lý.

STT Mô tả công việc Vị trí làm

việc Tần xuất Hồ sơ vào Hồ sơ ra

hàng nhập theo yêu cầu

Bộ phận nhận hàng

1 lần / một tháng

T4 Kiểm hàng trong kho Bộ phận

tồn kho 4 lần/ tuần(không kể lúc

xuất hàngT8 Lập báo cáo thống kê

hàng xuất trong ngày Bộ phận xuất kho 1 lần/ 1 ngày D12 D13T9 Lập báo cáo hàng xuất

theo yêu cầu

Bộ phận xuất kho

D2 Phiếu giao hàng của nhà cung cấp gửi đến cùng hàng, để đảm

bảo là giao đúng với phiếu đặt mua hàng T1

D3 Hoá đơn nhập hàng chứa các thông tin cần thiết tong giao

D4 Danh sách hàng về cập nhật danh sách hàng đã được cung cấp

và gửi lên cho bộ phận mua hàng

T1

D5 Báo cáo thống kê hàng nhập trong ngày chứa tất cả thông tin

D6 Báo cáo thống kê hàng nhập trong tháng(theo định kỳ) chứa

tất cả các thông tin về các mặt hàng đã nhập về trong tháng

phục vụ cho công việc kiểm tra

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I/Sơ đồ phân rã chức năng.

1 Xác định chức năng chi tiết.

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta gạch chân các động

từ cộng bổ ngữ, liên quan đến công việc của hệ thống như sau

Quy trình xử lý:

Bộ phận nhận hàng tiếp nhận phiếu đặt hàng của bộ phận mua hàng,khi

đã tiếp nhận phiếu đặt hàng, tức là có thể nhận hàng bất cứ khi nào nhà cung cấp chuyển hàng đến Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận nhận hàng tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp Thành lập hoá đơn nhập cùng

bộ phận tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn nhập, và lập danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập nhật vào trong phiếu đặt hàng Trong suốt quá trình nhập số lượng, và nơi cất luôn được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.Trong ngày và trong tháng bộ phận nhận hàng phải tổng hợp thống kê hàng nhập trong ngày, tháng và theo yêu cầu trong khoảng thời gian nhất định, gửi thống kê đó lên cho bộ phận tài vụ.

Bộ phận tồn kho quản lý hang thực, nơi lưu trữ và chất lượng hàng trong kho hàng, công việc này yêu cầu thương xuyên kịp thời, và có khi hàng trong kho nhỏ hơn lượng hàng định mức thì tiến hành lập phiếu dự trù gửi lên cho bộ phận mua hàng các mặt hàng để bộ phận mua hàng tổ chức mua hàng tránh tình trạng hàng không có trong kho, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty Bộ phận này theo cập nhập và gửi báo cáo thống kê về lượng hàng thực trong kho và nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường làm khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng trong kho bị hỏng Thống kê hàng bị hỏng và gửi lên cho bộ phận mua hàng và bộ phận xuất để tiến hành xuất hàng không bị hỏng gửi lại nhà cung cấp xử lý tiếp.Tất cả các báo cáo thống kê đều được gửi lên cho bộ phận tài vụ Bộ phận này làm việc khá thủ công phải đi trực kiểm tra hàng kiểm định lại chất lượng.

Bộ phận xuất hàng, theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.Bộ phận xuất hàng nhận yêu cầu xuất (yêu cầu là đối thoại bằng lời giữ bộ phận bán hàng và xuất hàng)của bộ phận bán hàng cho xuất hàng và thành lập hoá đơn xuất lưu giữ

và quản lý hoá đơn xuất, hoá đơn này tương ứng với hoá đơn của bộ phận bán hàng.Theo định kỳ hàng tuần xuất hàng bị hỏng cho bộ phận mua hàng, lập hoá đơn xuất hàng thanh lý Có trách nhiệm tổng hợp thống kê hàng xuất hàng ngày, hàng tháng, và thống kê theo yêu cầu các mặt hàng xuất trong một khoảng thời gian nhất định Gửi thống kê hàng xuất lên bộ phận tài vụ số lượng và nơi cất được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.

8 - Thống kê báo cáo hàng nhập trong ngày.

9 - Thống kê báo cáo hàng nhập trong tháng

10 - Lập phiếu dữ trù

11 - Thống kê hàng thực trong kho

12- Thống kê hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho

13 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý

14 - Nhận yêu cầu xuất

15 – xuất hàng

16 - Lập hoá đơn xuất

17 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý

18 - Cập nhật lại hàng tồn hàng tồn

19 - Thống kê hàng xuất trong ngày

20 – Báo cáo thống kê hàng nhập trong tháng Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ các chức năng trùng lặp:

Các chức năng ở trên ta thấy có các chức năng 7 và 18 ; 16 và 17 trùng nhau: đều là bộ phận Tồn kho cập nhật lại hàng tồn, bộ phận xuất hàng thành lập hoá đơn

vậy còn lại các chức năng:

11 -Thống kê hàng thực trong kho

12- Thống kê hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho

13 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý

14 - Nhận yêu cầu xuất

15 –Xuất hàng

16 - Lập hoá đơn xuất

17 – Thông kê hàng xuất trong ngày.

18 – Thống kê hàng xuất trong tháng

Bước 3: Trong các chức năng xác định ở mức 2, ta thực hiện gom những chức năng đơn giản do một người làm:

9 - Lập danh sách hàng thực trong kho

10 - Danh sách hàng không đủ tiêu chuẩn trong kho’

11 - Xuất hàng:

- Nhận yêu cầu xuất

- xuất hàng

- Lập hoá đơn xuất

12 - Thống kê hàng xuất trong ngày

13- Thống kê hàng xuất trong tháng

Bước 4: Trong các chức năng ở bước 3, thực hiện loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống:

8 - Lập danh sách thống kê hàng thực trong kho

9 - Lập danh sách hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho

10 - Xuất hàng

11 - Thống kê hàng xuất trong ngày

12 - Thống kê hàng xuất trong tháng

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên của các chức năng ở bước 4

1.Tiếp nhận phiếu đặt hàng

2.Lập hoá đơn nhập

3.Lập danh sách hàng về

4 cập nhật hang tồn

5 Thống kê hàng nhập trong ngày.

6 Thống kê hàng nhập trong tháng

7.Lập phiếu dự trù

8.Thống kê hàng thưc trong kho

9.Thống kê hàng thanh lý

10.Lập hoá đơn xuất

11.Thống kê hàng xuất trong ngày

12.Thống kê hàng nhập trong tháng

2 Gom nhóm chức năng.

Gom nhóm các chức năng trên thành các chức năng lớn hơn của hệ thống.Để gom nhóm chính xác ta dựa vào cơ cấu tổ chức của kho, gồm 3 bộ phấn sau

3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng.

II/ Sơ đồ luồng dữ liệu.

1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ.

 Tiến trình (Chức năng )

Định nghĩa : Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin , bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.Nếu trong tiến trình không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là tiến trình trong DFD

Tên gọi : Duy nhất dưới dạng Động từ + bổ ngữ

Lưu ý : Trong thực tế thì tên tiến trình phải trùng với tên chức năng trong sơ đồ phân rã chức năng

Biểu diễn : Hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn hay hình Oval (Như hình vẽ dưới đây)

 Luồng dữ liệu

Định nghĩa : Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình

Tên gọi : Danh từ + tính từ

Biểu diễn : Là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Tên gọi : Là Danh từ + tính từ Chỉ nội dung dữ liệu trong kho

Biểu diễn : Là cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất giữ

Quan hệ giữa kho dữ liệu , chức năng và luồng dữ liệu

Và vì lý do trình bày thì một tác nhân ngoài có thể xuất hiện ở nhiều nơi

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống

Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống

Sơ đồ:

3 Sơ đồ mức 1.

4 Sơ đồ mức 2.

 Nhận hàng

 Tồn kho.

 Xuất hàng.

5 Đặc tả chức năng chi tiết.

 Bộ phận nhận hàng:

 Tiếp nhận phiếu đặt hàng

Đầu vào: phiếu đặt hàng

Đầu ra: Bộ phận nhận hàng sẵn sàng nhận hàng với số hiệu phiếu giao hàng trùng với số hiệu phiếu đặt hàng

Thân: Bộ phận mua hàng chuyển phiếu đặt hàng, cho bộ phận nhận hàng, bộ phận nhận hàng tiếp nhận và lưu gữi

Các tiến trình:

 Lập hoá đơn nhập hàng.

Đầu vào: Hàng + phiếu giao hàng + phiếu đặt hàng.Đầu ra: hoá đơn nhận hàng

Thân: khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, cùng với phiếu giao hàng,

bộ phận nhận hàng so sánh số hiệu của phiếu giao hàng với số hiệu của các phiếu đặt hàng đang lưu giữ nếu trùng thì tiếp nhận và lập hoá đơn, nếu không thì thông báo là không tiếp nhận và đơn vị chuyển hàng đã nhầm địa chỉ

Các tiến trình:

 Lập danh sách hàng về

Đầu vào : hoá đơn nhập hàng

Đầu ra: danh sách hàng về.

Thân: liệt kê lại các mặt hàng đã nhập từ hoá đơn sang một danh sách mới

Các tiến trình:

 Thống kê hàng nhập trong ngày

Đầu vào: các hoá đơn nhập

Đầu ra: Bản báo cáo thống kê hàng đã nhập trong ngày , tháng hay theo định kỳ

Thân: dùng một bộ lọc, lọc các hoá đơn thoả mãn điều kiện về ngày

Và thống kê

nếu ngày lập hoá đơn từ dd/mm/yy đến ngày DD/MM/YY thì lấy tất

cả các mặt hàng

 Thống kê hàng nhập trong tháng.

 Bộ phận tồn kho:

 Cập nhật hàng tồn.

Đầu vào : hàng nhập , hàng xuất

Đầu ra: lượng hàng trong kho được cộng thêm hay trừ đi

Thân: lấy lượng hàng nhập vào cộng với lượng hàng đã có trong kho hay lấy lượng hàng trong kho trừ đi lượng hàng xuất