oa - chương 3 tổ chức công tác kiểm toán hoạt động

tới tổ chức kiểm toán tiếp Trong mỗi đơn vị, hoạt động được kiểm toán gồm nhiều loại khác nhau nên:  Kiểm toán có thể thực hiện toàn diện hoặc chọn điển hình để thực hiện  Phương phá

3 Tổ chức công tác kiểm

toán hoạt động

Phan Trung Kiên

ĐH Kinh tế quốc dân

Mục tiêu của Chương 3:

 Nắm được đặc điểm chung trong tổ chức kiểm toán hoạt động

 Lập kế hoạch trong kiểm toán hoạt động

 Thực hiện kế hoạch kiểm toán trong kiểm toán hoạt động

 Kết thúc kiểm toán và thực hiện các công việc sau kiểm toán.

kiểm toán hoạt động

 Đảm bảo những nguyên tắc chung của tổ chức kiểm toán: chuẩn bị - thực hiện - kết thúc kiểm toán

 Đặc điểm riêng của kiểm toán họat động:

 Đối tượng kiểm toán

 Quan hệ chủ thể và khách thể trong thực hiện kiểm toán

 Lĩnh vực hành chính - tập trung vào hiệu quả sử dụng ngân sách

 Hoạt động sự nghiệp - mục tiêu, phạm vi và cách thức cần xác định cụ thể trong mỗi cuộc kiểm toán

tới tổ chức kiểm toán (tiếp)

 Trong mỗi đơn vị, hoạt động được kiểm toán gồm nhiều loại khác nhau nên:

 Kiểm toán có thể thực hiện toàn diện hoặc chọn điển hình

để thực hiện

 Phương pháp vận dụng: áp dụng phương pháp chọn mẫu

để lựa chọn đối tượng cụ thể thực hiện kiểm tra

 Mục tiêu kiểm toán: cần được xác định theo yêu cầu quản lý cụ thể (có thể gồm cả hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng

 Phạm vi thực hiện: thực hiện kiểm toán trên toàn bộ đơn

vị hoặc một số đơn vị (mang tính điển hình)

 Phương thức thực hiện: kết hợp với kiểm toán tài chính hoặc thực hiện kiểm toán hoạt động một cách độc lập

 Kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạt động:

 Kinh nghiệm và kỹ năng của kiểm toán viên trong lĩnh vực được kiểm toán;

 Yêu cầu về trình độ và cơ cấu của đội ngũ chuyên gia trong bộ máy kiểm toán cụ thể.

3 Quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán

ảnh hưởng tới thực hiện kiểm toán (tiếp)

 Kiểm toán hoạt động có thể được tổ chức thực hiện theo:

 Theo chức năng: gắn với những hoạt động chức năng của đơn vị

 Theo tổ chức: mối quan hệ phối hợp trong thực hiện các chức năng khác nhau của đơn vị

 Theo nhiệm vụ đặc biệt: kiểm toán hoạt động có thể được tổ chức xuất phát từ những phát hiện của nhà quản lý của đơn vị

Lập kế hoạch kiểm toán

Thực hiện kế hoạch kiểm toán

Tổng hợp và báo cáo

Theo dõi việc thực hiện kết luận kiểm toán

Thu thập thông tin

Tổng hợp việc nghiên cứu sơ bộ

và lập kế hoạch kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán hoạt động có qui mô nhỏ

- Tìm hiểu hoạt động được kiểm toán

 Thu thập thông tin hiện có về đơn vị, đặc biệt là về hoạt đông được kiểm toán để nắm thông tin tổng quát về đối tượng và khách thể kiểm toán;

 Tiếp xúc bước đầu với đơn vị được kiểm toán nhằm trao đổi cùng lãnh đạo chủ chốt của đơn vị những vấn

đề đặt ra và tiếp nhận những thông tin chung về đơn vị đồng thời thống nhất chương trình tham quan đơn vị;

 Tham quan để có nhận thức rõ hơn tính chất của các vấn đề và những khó khăn riêng của đơn vị trong hoạt động được kiểm toán;

mô nhỏ - Thu thập thông tin

 Tiếp cận được một số tài liệu về quản lí và điều hành trong đơn vị cần cho công việc kiểm toán như: Các văn bản về mục tiêu được kiểm toán; các sơ đồ và qui chế tổ chức; các trình tự ra quyết định và lân chuyển thông, chứng từ; các ngân quĩ và bảng khai tài chính; các báo cáo nội bộ hoặc với bên ngoài về những hoạt động có liên quan v.v.

 Trong trường hợp đã có cuộc kiểm toán trước đó với hoạt động này, việc khảo sát, thu thập thông tin ban đầu có thể được thay thế bằng việc cập nhật những thông tin mới vào hồ sơ kiểm toán lần trước

Lập kế hoạch kiểm toán hoạt động có qui mô nhỏ

- Tổng hợp việc nghiên cứu sơ bộ và lập kế hoạch kiểm toán

 Xác định lĩnh vực phải đi sâu

 Xây dựng kế hoạch kiểm toán:

 Kế hoạch cần dự kiến tầm rộng của những công việc phải làm đối với mỗi lĩnh vực phải phân tích sâu, tính chất của công việc

và người phụ trách

 Kế hoạch nên được xem xét từ mức độ phức tạp qua tính chất của các tiêu chuẩn đến khả năng thu thập thông tin và đo lường theo các mục tiêu kiểm toán

 Kế hoạch cần dự kiến các trắc nghiệm về tính kịp thời và hiệu lực của thông tin được cung cấp cho việc lượng hóa các mục tiêu cần đo lường

 Trong trường hợp yêu cầu lượng hóa không thể thực hiện được cần lựa chọn thủ tục phân tích quá trình quản lì làm giải pháp thay thế

Khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá

sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ

Khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá

sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ

Xác định mục tiêu kiểm toán

Xây dựng hệ thống tiêu chí và mức tiêu chuẩn đánh giá hoạt động

Xây dựng chương trình kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán có qui mô lớn

Khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ hệ thống

kiểm soát nội bộ

 Muc tiêu: kiểm toán viên và đoàn kiểm toán có được hiểu biết đầy đủ về hoạt động cùng những giao dịch chính và thu thập được những tài liêu cần thiết ban đầu để lựa chọn phương thức tổ chức cùng thủ tục kiểm toán

 Hướng thu thập: tập trung vào mục tiêu kiểm toán và đảm bảo hiệu quả qua lợi ích của thông tin cho kết quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán

3 Khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ hệ thống Lập kế hoạch kiểm toán có qui mô lớn

kiểm soát nội bộ

 Các thông tin chủ yếu cần thu thập ở bước này gồm:

 Những hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được kiểm toán trong quan hệ với hoạt động cần kiểm toán;

 Mục tiêu chung của hoạt động và mức cụ thể của chương trinh thuộc đối tượng kiểm toán;

 Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm giải trình của đơn vị được kiểm toán;

 Tác động từ bên trong và bên ngoài đối với kiểm soát hoạt động được kiểm toán;

 Nguồn lực phân bổ cho hoạt động cùng qui trình kĩ thuật

và quản lí hoạt động

Lập kế hoạch kiểm toán có qui mô lớn

Xác định mục tiêu kiểm toán

 Thông thường mỗi cơ quan hoặc tổ chức kiểm toán (cơ quan kiểm toán nhà nước hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ) đều đưa ra mục tiêu kiểm toán trong văn bản chính thức về kế hoạch kiểm toán năm hoặc trong một quyết định cụ thể về kiểm toán hoạt động

 Mục tiêu này cần được cụ thể hóa từng bước theo những hướng khác nhau

 Mục tiêu kiểm toán cần phải rõ ràng

Xác định vấn đề trọng tâm của cuộc kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán có qui mô lớn

Xây dựng hệ thống tiêu chí và mức tiêu chuẩn đánh giá

hoạt động

 Đoàn kiểm toán cần xây dựng hệ thống tiêu chí cùng mức tiêu chuẩn đánh giá hoạt động theo mục tiêu đã xác định

 Hệ thống tiêu chí kèm theo mức tiêu chuẩn này cần được thảo luận với đơn vị được kiểm toán

để xác định yêu cầu và khả năng đo lường cùng

tổ chức tính toán hoặc xác định

Xây dựng chương trình kiểm toán

 Mục tiêu của một chương trình kiểm toán hoạt động gồm:

 Thiết lập mối quan hệ giữa mục tiêu kiểm toán với nội dung và phương pháp kiểm toán cần sử dụng;

 Trên cơ sở quan hệ giữa mục tiêu với nội dung, phương pháp kiểm toán cần xây dựng hệ thống thủ tục kiểm toán thích ứng với từng nội dung kiểm toán;

 Tạo lập cơ sở để giám sát và đánh giá chất lượng kiểm toán.

Lập kế hoạch kiểm toán có qui mô lớn

Xây dựng chương trình kiểm toán

 Nội dung của một chương trình kiểm toán hoạt động gồm:

 Mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán

 Phạm vi kiểm toán

 Yêu cầu về chuyên gia và dịch vụ tư vấn (nếu có);

 Hệ thống tiêu chí cùng tiêu chuẩn đánh giá

 Chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị được kiểm toán

 Mô tả và đánh giá sơ bộ về kiểm soát nội bộ

 Nội dung cụ thể của chương trình: Những việc cần kiểm toán với các thủ tục tương ứng cùng thời gian và người thực hiện

 Kế hoạch hội thảo, trao đổi (nếu có), hội nghị thống nhất kết luận kiểm toán với đơn vị được kiểm toán

 Kiểm toán viên có thể tiếp cận kiểm toán như thế nào?

 Bắt đầu nghiên cứu hiệu quả, phát hiện những bất thường, nghiên cứu "kiểm soát nội bộ" để giải thích nguồn gốc các chênh lệch và đề xuất giải pháp tương ứng;

 Bắt đầu phân tích "kiểm soát nội bộ quản trị" sau đó mới nghiên cứu hiệu quả

 Đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: kiểm toán viên sẽ cố gắng đánh giá những nghiệp vụ thực hiện từ những tiêu chuẩn khách quan và có thể lượng hoá

3 Thực hiện kiểm toán hoạt động có qui mô nhỏ

Nghiên cứu kiểm soát quản trị nội bộ

 Đánh giá ban đầu về kiểm soát nội bộ:

 Khẳng định hiệu lực của kiểm soát nội bộ qua áp dụng thường xuyên: Sử dụng trắc nghiệm tần suất (về tính thường xuyên)

 Kết luận về những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ để hình thành báo cáo tổng hợp

trong kiểm toán hoạt động

Những điểm mạnh của hệ thống KSNB

3 Thực hiện kiểm toán hoạt động có qui mô nhỏ

Đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí

 Nghiên cứu những tiêu chuẩn hiện có và đánh giá các tiêu chuẩn này

 Xác định các tiêu chuẩn có thể áp dụng:

 Các tiêu chuẩn cần đơn giản, dễ hiểu, vừa đủ

 Tiêu chuẩn cần tính đến các phần hành và cần xây dựng trên các yếu tố mà đơn vị có thể làm chủ

 Tiêu chuẩn do kiểm toán viên xây dựng phải được đơn vị chấp nhận.

 Tiêu chuẩn một mặt phải tính đến những phương tiện vật tư, tài chính và nhân lực và mặt khác phải tính đến những mục tiêu phải đạt và những ràng buộc riêng ở tại đơn vị được kiểm toán.

 Kiểm toán viên thường lập các chùm tiêu chuẩn phụ phục vụ cho việc đánh giá.

 Đánh giá thông tin và cách thức xác định tiêu chuẩn: quan tâm tới

độ tin cậy trong quan hệ với kết quả nghiên cứu kiểm soát nội bộ quản trị

 Đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí

với cuộc kiểm toán có qui mô lớn

 Kiểm toán hoạt động cần thực hiện nhiều công việc trên phạm vi rộng với khối lượng dữ liệu lớn chứa đựng nhiều mối quan hệ kinh tế - xã hội khác nhau

 Mỗi thủ tục kiểm toán đã xác định trong chương trình kiểm toán đều cần được thực hiện thận trọng từ thống nhất kế hoạch đến tổ chức phối hợp trong thu thập dữ liệu cũng như trong

đo lường đến nhận xét, kiến nghị

kế toán và thực hiện thủ tục kiểm soát

 Đánh giá hiệu lực của các qui định và các trình tự trọng yếu

đã lựa chọn nghiên cứu

 Với mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí, đặc thù của công việc thể hiện trên hai mặt chủ yếu:

 Đo lường hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí

 Phân tích kết quả đo lường

 Tập hợp thông tin theo kế hoạch tổng thể;

 Soạn thảo báo cáo với những đánh giá kiểm toán và những bình luận của nhà quản lí;

 Trao đổi với đơn vị được kiểm toán về các phát hiện kiểm toán, thống nhất các kết luận và kiến nghị hoặc những thông tin cần bổ sung;

 Hoàn tất báo cáo và chuyển đến đúng địa chỉ theo phương thức đã xác định.

Tổng hợp và báo cáo (tiếp)

 Báo cáo thường do kiểm toán viên chịu trách nhiệm về cuộc kiểm toán soạn thảo

 Nội dung cơ bản của báo cáo gồm:

 Báo cáo về các mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán;

 Tóm tắt chung về các công việc đã hoàn thành trong cuộc kiểm toán;

 Tóm tắt những phát hiện từ cuộc kiểm toán;

 Kiến nghị để cải thiện tình hình;

 Bình luận của khách thể kiểm toán.

kiến nghị kiểm toán (tiếp)

 Chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ số 440 của Viện Kiểm toán nội bộ (IIA):

“Các kiểm toán viên nội bộ nên thực hiện các công việc để chắc chắn rằng những biện pháp phù hợp đã được đề cập tới trong báo cáo liên quan tới các phát hiện của kiểm toán viên"

 Xem xét những hoạt động kiểm toán cơ bản

 Xem xét những khía cạnh cụ thể của hoạt động nghiệp vụ

 Xem xét hoạt động nghiệp vụ

 Đánh giá toàn bộ hiệu quả

 Các hoạt động chuẩn bị - ở bộ phận điều hành

 Bàn bạc tính toán về thời gian, quy mô và kế hoạch kiểm tra với người nhận báo cáo kiểm toán; Xem xét và đưa ra quyết định khi có bất kỳ một câu hỏi hay gợi ý nào.

 Xem xét các báo cáo, giấy tờ có liên quan, và cập nhật những đánh giá cuối cùng vào tài liệu kiểm tra.

 Quyết định về nội dung công việc cá nhân phải thực hiện: liên lạc với ai, tiếp xúc khi bắt đầu việc kiểm tra thực tế như thế nào,…; Xem xét và đưa ra quyết định khi có bầt

kỳ một câu hỏi hay gợi ý nào.

 Bố trí, xắp xếp công việc kiểm toán phù hợp với hoạt động (kể cả các hoạt động trợ giúp) tại đơn vị được kiểm toán

 Các hoạt động chuẩn bị - ở bộ phận quản lý

 Giải thích về quy mô kế hoạch kiểm tra

 Xác định các quan điểm về các hoạt động, vai trò, mục tiêu và các vấn đề nảy sinh trong quản lý

 Xem xét và đưa ra quyết định khi có bất kỳ một câu hỏi hay gợi ý nào

2 Thi t l p các phòng ban đ c l p v i ho t đ ng khác có liên quan (Ví d : b ế ậ ộ ậ ớ ạ ộ ụ ộ

ph n “cung c p đ u vào”, b ph n “tiêu th đ u ra” cho b ph n này) ậ ấ ầ ộ ậ ụ ầ ộ ậ

3 Nh n th c và đánh giá đ y đ nhi m v , m c tiêu t ch c, và nh ng chính ậ ứ ầ ủ ệ ụ ụ ổ ứ ữ sách chính có liên quan đ n các phòng ban ế

4 Các phòng ban đã nh n th c rõ trách nhi m đ i v i các ho t khác nhau ậ ứ ệ ố ớ ạ ở

m c đ nào? ứ ộ

5 Các thành viên ho c các b ph n khác c a t ch c th c hi n nh ng chính ặ ộ ậ ủ ổ ứ ự ệ ữ sách ki m tra m c đ nào? ể ở ứ ộ

6 Phân chia ch c năng cho nh ng b ph n khác nhau cùng v i ch c năng báo ứ ữ ộ ậ ớ ứ cáo trách nhi m cho b ph n qu n lý m c đ nào? Nh ng nhi m v có rõ ệ ộ ậ ả ở ứ ộ ữ ệ ụ ràng không? S ph i h p c n thi t gi a các b ph n có th c hi n đ y đ ự ố ợ ầ ế ữ ộ ậ ự ệ ầ ủ không?

1 Nhận và xem xét sơ đồ tổ chức các phòng ban; xem xét

trách nhiệm qui định có rõ ràng và thích hợp với kiểm soát nội bộ không?

2 Xem xét trong trường hợp phòng ban được phân quyền

kiểm tra và đánh giá theo những nội dung theo nhiệm

vụ được phân công hoặc phối hợp

3 Kiểm tra và đánh giá đầy đủ hình thức của các hoạt

động hỗ trợ

4 Kiểm tra và đánh giá đẩy đủ của các chính sách và thủ

tục hướng dẫn

Xem xét hoạt động nghiệp vụ

 Xem xét hoạt động nghiệp vụ:

 Tuỳ theo yêu cầu, đánh giá hoạt động nghiệp vụ phải được phát triển cho từng hoạt động riêng

 Kiểm tra các báo cáo đã phát hành

 Đánh giá đầy đủ về quy mô

 Xác định sự chính xác về mặt số liệu của các bản báo cáo

 Thông tin bổ trợ đối với kết quả (báo cáo)

 Xem xét các chương trình, mục tiêu

 Có đầy đủ chương trình để có thể thiết lập và đổi mới các mục tiêu hành động?

 Có thể tiếp tục đạt được các mục tiêu dự định

 Có thể tiếp tục huy động các nguồn lực một cách tốt nhất

Đánh giá toàn bộ hiệu quả (tiếp)

 Quan hệ với hoạt động khác trong đơn vị

 Có phối hợp đầy đủ với những hoạt động khác trong đơn

vị để đạt được hiệu quả trong hoạt động và tối đa hoá lợi ích?

 Có tồn tại mối quan hệ giữa hoạt động được kiểm toán với

bộ máy quản lý cấp cao để có thể tối đa hoá sự trợ giúp cho toàn bộ kế hoạch và quá trình thực hiện?

 Quan hệ với bên ngoài đơn vị

 Có tồn tại mối liên hệ hiệu quả với các thành viên bên ngoài đơn vị đối với những hoạt động hiện tại?

 Có thể để khai thác lợi ích lớn hơn trong dài hạn từ việc duy trì quan hệ này?

 Đánh giá việc huy động các nguồn lực

 Lợi ích mang lại

 Tình trạng “đạo đức” của nhân viên

 Thực thi luật pháp, nguyên tắc và hiệu quả

 Chi phí hoạt động

 Sử dụng đúng năng lực, trình độ nguồn nhân lực

 Hiệu quả họat động của những cá nhân “chủ chốt”Xem xét các chương trình, mục tiêu