ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THÁI BÌNH, GIAI ĐOẠN 2016 2020 Phần 1 MỞ ĐẦU 1 1 Lý do lựa chon đề án Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những p[.]
Trang 1ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THÁI BÌNH, GIAI ĐOẠN 2016-2020
Phần 1 MỞ ĐẦU
1.1 Lý do lựa chon đề án
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghitin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây,vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ranhững phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn Một trong nhữngphương tiện đó là tài liệu bằng giấy Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhànước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất
và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cầnthiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chéplại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu
đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyềnđạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việcghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thểhiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạtthông tin quan trọng nhất Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiệnkhông thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Văn bản được sử dụng để ghichép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở đểđiều hành và quản lý xã hội Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vaitrò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữtài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá
Trong xu thế phát triển chung của nhân loại, việc áp dụng công nghệ thông tintruyền thông nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một tất yếu khách
Trang 2quan Nghị quyết 30C của Chính phủ đã xác định: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệthông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đếnnăm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hànhchính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chứcthường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện
tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các
cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọinơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ côngđược cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ởmức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọilúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau”
Nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” đề ra trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội
X của Đảng Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyềnthống như hiện nay tại Kho Lưu trữ lich sử tỉnh Thái Bình yêu cầu về một giảipháp hệ thống công nghệ thông tin nhằm quản lý khoa học, hiện đại, thân thiện vớingười sử dụng, có khả năng quản lý một cách tổng thể, đa chiều, trên một quy môlớn các hồ sơ, tài liệu, có khả năng cung cấp nhanh chóng các thông tin cho cáccấp, các ngành, người dân, nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian đilại, hỗ trợ ra quyết định cho các cấp lãnh đạo trong công tác quản lý, chỉ đạo thực
sự trở nên cấp thiết Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình, giai đoạn 2016- 2020” làm đề án bảo vệ tốt nghiệp chương trình Cao cấp lý luận chính trị tại Học
viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
1.2 Mục tiêu của đề án
a) Mục tiêu chung
- Nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc: Đây chính là giải phápcủa quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ hiện nay
Trang 3- Đồng nhất các loại hình tài liệu: Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữtruyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loạihình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tàiliệu ghi âm , vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sángkhác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khácnhau Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạothuận lợi cho người sử dụng.
- Quản lý, khai thác tập trung: Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên,toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vậtmang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sửdụng Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào kho bảoquản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một khônggian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Từ đó,các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệuđược nhanh chóng, chính xác và tiện lợi
b) Mục tiêu cụ thể
- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo
có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc duy tu, bảo dưỡng,kiểm soát tài liệu
- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thácdưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanhchóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng caohoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệulưu trữ
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phảilưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng
Trang 4- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhucầu cung cấp thông tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử củatỉnh.
- Xây dựng và phát triển hệ thống dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh,các công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu quả
1.3 Nhiệm vụ của đề án
- Tiến hành khảo sát toàn bộ khối hồ sơ, tài liệu và sự cần thiết phải tiến hành
số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình
- Đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sửtỉnh Thái Bình trong những năm qua
- Những nhiệm vụ và giải pháp cần thiết trong việc số hóa tài liệu lưu trữ tạiKho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020
1.4 Giới hạn của đề án
- Phạm vi đối tượng: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
số hóa tài liệu của 3 phông lưu trữ bao gồm: Phông hồ sơ, tài liệu của UBND tỉnhgiai đoạn 2000 đến 2007; phông hồ sơ, tài liệu Thi đua khen thưởng chống Pháp vàchống Mỹ; Phông Ban Tổ chức Chính quyền (Sở Nội vụ)
- Về không gian: Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình thuộc Chi cục Vănthư - Lưu trữ
- Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 sẽ tiến hành số hóa 30%tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ lịch sử
Trang 5Phần 2 NỘI DUNG
2.1 Căn cứ xây dựng đề án
2.1.1 Căn cứ khoa học, lý luận
2.1.1.1 Một số khái niệm
- Tài liệu: Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu, song từ phân tích sự
phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính không tách rời của vậtmang tin và của thông tin ghi trên nó Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấnmạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất - vật mang thông tin, còn những định nghĩamuộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70
“Văn thư và công tác lưu trữ Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đãđược định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện,hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”
Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thôngtin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối vớicông tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạngđược thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tựđược thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu)
Có thể nói, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa Thứ nhất, thông tinchứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệuphản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản làtập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó
Trang 6Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằngchứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý vàhoạt động cá nhân Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu”được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhânnhư là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý.Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng vềhoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội.
Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” là thuật ngữ tiếng Anh
“record” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài khác với định nghĩa củathuật ngữ chung hơn “document” Và trong khi bất cứ tài liệu nào đều là bản ghi,thì không phải bản ghi nào cũng là tài liệu
Thuật ngữ “tài liệu” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với nó được chấp nhận là
“document”) được định nghĩa như là thông tin (dữ liệu có giá trị) và vật mang tintương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang Dạng chung củatài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – là tài liệu chứa đựngcác kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành.
Việc sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “bản ghi” như vậy có thể coi là có saisót Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin (hay đối tượng) đã ghi
có thể được coi là một đơn vị riêng (đơn vị nguyên vẹn) Đặc điểm cơ bản của bảnghi là tính linh hoạt của nó Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồntại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trìnhthời gian khác nhau
Đặc điểm then chốt của tài liệu là tính bất biến của nó Kinh nghiệm thế giớichỉ ra rằng tài liệu khác biệt với bản ghi bởi nó là bằng chứng về hoạt động của tổchức hoặc cá nhân trong xã hội, có sức mạnh pháp lý.
Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thôngtin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu quản lý”.Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh:documentation)
Trang 7Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự
án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản,dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảotác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viếttay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”
- Tài liệu lưu trữ: Đó là tài liệu cần lưu giữ cho các công dân, xã hội và quốc
gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin Các cơ quan, tổ chức nhànước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn các tài liệu lưutrữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những mức độ thời hạn bảo quản
tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của toàn xã hội Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằngbản sao hợp pháp
Tài liệu lưu trữ ra đời song song với quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức Do tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ nên trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức cần phải được bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quảđảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quákhứ, có độ tin cậy và chính xác cao, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp những hoạtđộng của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn lịch sử Tài liệu lưu trữ có thông tin
Trang 8cấp một, do Nhà nước thống nhất quản lý, được nhà nước đăng ký, bảo quản, khaithác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Từ khi hình thành tài liệu lưu trữ, thì công tác lưu trữ luôn được coi như mộtmắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời
là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước nói chung Cùngvới sự nghiệp phát triển và bảo vệ đất nước, do những yêu cầu mới của công tácquản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ ngày càng có vị trí, vai trò đặcbiệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựngnhững thông tin quá khứ, có độ tin cậy và chính xác cao, có tính lịch sử, phản ánhtrực tiếp những hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong một giai đoạn lịch
sử Tài liệu lưu trữ có thông tin cấp một, do Nhà nước thống nhất quản lý, đượcnhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tàiliệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bảnchính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
tại Điều 13 của Luật Lưu trữ do Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
- Tài liệu điện tử: Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những
năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm
1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực Tới thời điểm đó, trong các sách trongnước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc đượcbằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tínhdẫn hướng” và “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vậtmang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tàiliệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lýthông tin của nó bằng máy tính điện tử”
Trang 9Cần chỉ ra rằng bất cứ tài liệu điện tử nào cũng đều là tài liệu đọc được bằngmáy, song không phải cứ mỗi tài liệu đọc được bằng máy lại là tài liệu điện tử Sựphát triển của công nghệ máy tính vào những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tàiliệu đọc được bằng máy” và đặc điểm cơ bản của nó - tiện lợi cho máy đọc trởthành không còn khả năng tồn tại: trong các điều kiện đương đại, thông tin từ bất
kỳ tài liệu giấy nào đều có thể đọc bằng máy (quét hình) Xuất hiện nhu cầu vềkhái niệm mới liên quan tới tài liệu ở tất cả các giai đoạn vòng đời của nó - từ tạolập tới hủy - dưới dạng điện tử “Tài liệu điện tử” đã trở thành khái niệm như vậy.Nhiều định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử” hiện có đang nhấn mạnh sựgiống nhau của các khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử” Ở đây điểm nhấnđược dành cho thành tố thông tin của khái niệm
Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở Luậtliên bang về “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của
nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số” Định nghĩa này không ràng buộc kháiniệm “tài liệu điện tử” với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như máy tính) lẫncác phương tiện bảo mật thông tin và chứng nhận tác giả (ví dụ như chữ ký điện tửsố), nó còn tạo sự nhấn mạnh cơ bản vào phương pháp diễn đạt thông tin
Thuật ngữ trao đổi thông tin điện tử đã có sự khẳng định pháp lý trong tiêuchuẩn GOST R 52292-2004 “Trao đổi thông tin điện tử Các thuật ngữ và địnhnghĩa” thuộc tập các tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” do Bộ Công nghệ thông tin
và liên lạc Liên bang Nga soạn thảo
Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa “tài liệu điệntử” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tạicác loại tài liệu dưới dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử như dạng đặc biệt củatài liệu
Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thông tin của nó được trình bày dướidạng “điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợgiúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích Mặc dù vậy, tàiliệu điện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu
Trang 10truyền thống Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, trongđịnh nghĩa các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành chohình thức của các tài liệu mà cho các chức năng của chúng.
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứađựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tínhnào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ
sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “tất cả các tưliệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc được và các bản viết khác không phụthuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng, được xây dựng và tiếp nhận bởi
cơ quan liên bang của Mỹ theo pháp luật liên bang hoặc để thực hiện hoạt độngcủa nhà nước và được lưu giữ ở cơ quan đó hoặc đơn vị có quyền thừa kế chúng đểlàm bằng chứng về hoạt động (về tổ chức, các chức năng, quy định, giải pháp, thủtục, hành động hay những thứ khác) của chính quyền liên bang hoặc vì giá trịthông tin của các dữ liệu” Ở đây, không nằm trong khái niệm “tài liệu” là các tưliệu thư viện, bảo tàng được xây dựng hay tiếp nhận và lưu giữ vì mục đích tra cứuhoặc triển lãm, những bản sao bổ sung tài liệu được bảo quản để thuận lợi cho tracứu cũng như những tuyển tập các ấn phẩm phát hành và các sưu tập những tư liệuviết đã được lựa chọn
Song, khác với những tài liệu truyền thống, đặc trưng của tài liệu điện tửkhông phải là tính nguyên vẹn vật lý mà là tính nguyên vẹn logic Chính dấu hiệunguyên vẹn logic phải được chú ý khi nhận dạng tài liệu điện tử trong nhữngtrường hợp với các cơ sở dữ liệu, với các tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng biểu, đaphương tiện
Ưu điểm của việc sử dụng tài liệu điện tử là:
a) vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận đượcthông tin;
b) dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đưa vào những sửa đổi;
c) phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bảnsao tài liệu bằng giấy;
Trang 11d) có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;
e) có thể đơn giản và hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tàiliệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bảnchính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
- Số hóa tài liệu: Thuật ngữ “số hóa” theo tiếng Anh là: Digitization được
dùng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin truyền thống sang thông tin số Thôngtin truyền thống bao gồm các dạng tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình,băng ghi âm…
Tài liệu số hóa không đồng nhất với tài liệu điện tử Tài liệu số hóa trở thànhtài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu Đây là quá trình chuyển các dạng dữliệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữliệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là
số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu sốhóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệutrên máy tính và được máy tính nhận biết
2.1.1.2 Nội dung công tác số hóa tài liệu
- Tổ chức, hệ thống hoá, số hoá tài liệu lưu trữ trong kho một cách khoa học,giảm bớt các khâu nghiệp vụ, tăng năng suất, hiệu quả công việc, tạo môi trườnglàm việc mang tính hiện đại
- Lập bản sao tài liệu để đưa vào sử dụng đối với tài liệu đang được bảo quảntại Chi cục nhằm bảo toàn giá trị thông tin tài liệu lưu trữ, phòng ngừa các nguy cơhuỷ hoại tài liệu do thiên nhiên hay do con người gây ra
- Hạn chế nguy cơ huỷ hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ đối với tài liệu cónguy cơ hư hỏng và có giá trị cao, có tần suất khai thác, sử dụng nhiều
Trang 12- Tìm kiếm; quản lý; thống kê số lượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu một cáchnhanh chóng, chính xác, phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
- Tạo cơ sở để phát triển công tác triển lãm, phục vụ cho công tác triển lãm,trưng bày giới thiệu những tài liệu trong quá trình lưu trữ đặc biệt là những tài liệumang tính chất lịch sử, quá trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh
- Xây dựng cơ sở dữ liệu thông qua Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
để phục vụ quản lý, tìm kiếm và khai thác tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác
và hiệu quả
Theo đó, tài liệu sau khi số hóa xong sẽ được biên mục và phân loại lưu theoPhông, năm tài liệu, loại tài liệu (Công văn, Quyết định, Báo cáo…) và được nhập,đính kèm vào cơ sở dữ liệu của phần mềm đã xây dựng
2.1.2 Căn cứ chính trị, pháp lý
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hộikhoá 11;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chitiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Nghị định 102/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việcquản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhànước;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Trang 13- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phêduyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 2151/QĐ-UBND ngày 07/9/2013 của UBND tỉnh Thái Bình
về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạtđộng của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Bình năm 2013, giai đoạn 2013-2015;
- Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình
về kế hoạch cải cách hành chính tỉnh Thái Bình giai đoạn 2012 – 2015; Quyết định số141/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND tỉnh V/v phê duyệt kế hoạch công tác cảicách hành chính tỉnh Thái Bình năm 2013
2.1.3 Căn cứ thực tiễn
Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng đang bảoquản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, như: Nghị định của toàn quyền Đông Dương
về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các văn bản quy phạm pháp luật do HĐND
và UBND tỉnh ban hành từ năm 2007 trở về trước; các bản đồ địa giới hành chínhthời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập, chia tách, sáp nhập, giảithể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giao đất, cấp giấy chứngnhận đầu tư…
Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy, tàiliệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có tìnhtrạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ ốp - ti -
ma, chữ mờ khó đọc Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có tốt hơnsong nếu điều kiện bảo quản không tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị dòn, phaimực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc Mặt khác, có rất nhiềunguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hư hỏng như: do chất liệu và quá trình chế tác, do
Trang 14điều kiện tự nhiên, do sự xâm hại của các loài sinh vật và vi sinh vật và do chế độbảo quản và sử dụng tài liệu…
2.2 Nội dung cơ bản của đề án
2.2.1 Thực trạng của vấn đề cần giải quyết mà đề án hướng đến
Thái Bình là một tỉnh ven biển ở Đồng bằng sông Hồng, thuộc hạ lưu haicon sông lớn của miền Bắc là sông Hồng và sông Thái Bình Phía Bắc, TâyBắc và Đông Bắc giáp các tỉnh: Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng; phía Tây
và Tây Nam giáp các tỉnh: Nam Định và Hà Nam; phía Đông giáp biển Vớidiện tích đất tự nhiên 1.546 km2, đường bờ biển dài 54 km, có 5 cửa sông, TháiBình nằm trong vùng ảnh hưởng của trọng điểm tam giác phát triển kinh tế ở Đồngbằng Bắc Bộ, nơi có quốc lộ 10 và quốc lộ 39 đi qua nối liền với các tỉnh: NamĐịnh, Hải Phòng, Hưng Yên, Hải Dương Thái Bình là tỉnh có diện tích vào loạitrung bình so với cả nước nhưng mật độ dân cư cao, chỉ sau Hà Nội và Thành phốHồ Chí Minh, dân số hiện nay trên 1,8 triệu người Toàn tỉnh có 7 huyện, 1 thànhphố, 286 xã, phường, thị trấn với 1.976 thôn, tổ dân phố
Chi cục Văn thư-Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ Thái Bình có chứcnăng tham mưu cho Giám đốc Sở về quản lý công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếpquản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn trên địa bàn tỉnh Trong những nămqua, ngoài chức năng hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ trênđịa bàn tỉnh, Chi cục đã phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức
và cá nhân
Tuy còn khó khăn về cơ sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu như kho lưu trữcòn bố trí tạm thời, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế, song với sựquan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và các cấp các ngành trong tỉnhtrong thời gian qua Chi cục Văn thư-Lưu trữ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dântỉnh và Sở Nội vụ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu của các sở, ngành thuộc nguồnnộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Việc khai thác hồ sơ, tài liệu từ trướcđến nay mặc dù đã khai thác mục lục hồ sơ trên máy song vẫn phải vào kho để
Trang 15khai thác tài liệu do đó mỗi lần khai thác hồ sơ, tài liệu sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọcủa tài liệu.
a) Thực trạng về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
Tài liệu lưu trữ tỉnh Thái Bình được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức, địa phương, nhiều nhất là từ năm 1950 Hiện nay, tại KhoLưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 07 phông tài liệu, gồm: Phông HĐND vàUBND tỉnh giai đoạn từ năm 1946 đến năm 2007: 154 mét giá (17625 hồ sơ);Phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh: 80 mét giá (4270 hồ sơ); Phông Ban Tổchức chính quyền (Sở Nội vụ): 12 mét giá (427 hồ sơ); Phông Cục thuế tỉnh: 2 métgiá (1551 hồ sơ); Phông Sở Tài nguyên và Môi trường: 4 mét giá; Phông Sở xâydựng: 1 mét giá (15 hồ sơ); Phông Kho bạc Nhà nước tỉnh: 1 mét giá (44 hồ sơ)…Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng, như: Nghịđịnh của toàn quyền Đông Dương về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các vănbản quy phạm pháp luậtt do UBND tỉnh ban hành giai đoạn 2000- 2007; các bảnđồ địa giới hành chính thời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập,chia tách, sáp nhập, giải thể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giaođất, cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư…
Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy, tàiliệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có tìnhtrạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ ốp- ti -
ma, chữa mờ khó đọc Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có tốt hơnsong nếu điều kiện bảo quản không tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị dòn, phaimực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc Nguyên nhân dẫn đếntài liệu bị hư hỏng do một số nguyên nhân chính sau:
Thứ nhất, do chất liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đa phần được ghi chép trên vậtmang tin là giấy và bằng các loại mực khác nhau Mỗi loại tài liệu có đặc điểmriêng, nên cần có sự bảo quản khác nhau, dù làm bằng chất liệu gì thì bản thân vật