MỤC LỤC Phần thứ nhất 3 MỞ ĐẦU 3 I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN 3 II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN 4 III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4 Phần thứ hai 6 NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN 6 I CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 6 II QUAN ĐIỂM,[.]
Trang 1MỤC LỤC
Phần thứ nhất 3
MỞ ĐẦU 3
I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN 3
II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN 4
III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4
Phần thứ hai 6
NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN 6
I CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 6
II QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7
III NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN 9
IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 12
V DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 17
Phần thứ ba 20
KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 20
I KIẾN NGHỊ 20
II KẾT LUẬN 20
Phụ lục 1 21
TỔNG HỢP DỰ TOÁN 21
Phụ lục 2 22
TỔNG HỢP DỰ TOÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 22
Phụ lục 3 23
BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ CHI TIẾT 23
Phụ lục 4 26
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ XÂY LẮP 26
Phụ lục 5 27
BẢNG DỰ TOÁN CÁC HẠNG MỤC XÂY LẮP 27
Phụ lục 6 28
BẢNG DỰ TOÁN VẬT TƯ, THIẾT BỊ LẮP ĐẶT 28
Phụ lục 7 31
Trang 2DỰ TOÁN KINH PHÍ CHUYỂN ĐỔI THÔNG TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 31
Trang 3Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang trực tiếp quản
lý trên 254 mét giá tài liệu, với 07 Phông tài liệu lưu trữ, được hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của tỉnh từ năm 1933 đến 2007
Đa phần tài liệu được hình thành là văn bản hành chính, có độ chính xác và độtin cậy cao Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ hiện lưu trữ, bảo quản bằng các hìnhthức truyền thống nên chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị lãohóa theo thời gian, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc docác tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được Mặt khác,việc tổ chức lưu trữ như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm tài liệu vìkhối lượng tài liệu ngày một nhiều và không được tổ chức khoa học Như vậy,xác định số hóa tài liệu lưu trữ và để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại
do tác động của lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năngtiếp cận tài liệu của công chúng là rất cần thiết Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tàiliệu số hóa đó là tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu quý, hiếm có tình trạng vật lýkém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực, thờigian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa Việc ứng dụng CNTTtrong hoạt động số hóa tài liệu phải được thực hiện với những nội dung: Xây
Trang 4dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin; xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữliệu; xây dựng các biểu mẫu trao đổi trên môi trường mạng; cung cấp, chia sẻthông tin với cơ quan của Nhà nước và nhân dân về tra cứu, sử dụng tài liệu lưutrữ của tỉnh; thực hiện việc cung cấp dịch vụ công trên môi trường mạng về tàiliệu lưu trữ sử dụng rộng rãi; xây dựng thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng caonhận thức và trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức, viên chức trongcông tác số hóa tài liệu
Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, việc hoàn thiện cơ sở hạ tầng thôngtin (bao gồm hệ thống máy chủ, các trang thiết bị lưu trữ, bảo mật và các trangthiết bị mạng); xây dựng (mua sắm) chương trình phần mềm: Quản lý số hóatài liệu, trang web khai thác tài liệu; triển khai phần mềm và chuyển giao côngnghệ: Quản lý số hóa tài liệu, trang web khai thác tài liệu; thiết bị và hạ tầngdùng cho việc số hóa tài liệu: Máy chủ Database
II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN
1 Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.
2 Nội dung nghiên cứu:
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn về hồ sơ, tài liệu lưu trữ
- Phân tích, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Xây dựng mục tiêu, phương hướng, giải pháp bảo quản, khai thác hồ sơ,tài liệu lưu trữ
3 Không gian nghiên cứu: Tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh
4 Thời gian nghiên cứu:
- Đề án nghiên cứu thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sửcủa tỉnh giai đoạn 1933-2007; xây dựng phương hướng, giải pháp quản lý, khaithác hồ sơ tài liệu lưu trữ đến năm 2020
- Thời gian thực hiện đề án: Từ tháng 1/2014 đến tháng 12/2018
Trang 5III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1 Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập các văn bản về chủ trương,
chính sách của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương và địaphương về công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong việcquản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
2 Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả,
phương pháp phân tích theo phông hồ sơ tài liệu, phương pháp phân tích tổnghợp để đánh giá hiện trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tỉnh, rút ra những kết quảđạt được, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân Trên cơ sở đó xây dựng mụctiêu, phương hướng và giải pháp thực hiện việc quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệulưu trữ đạt hiệu quả
Trang 6Phần thứ hai NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN
lý, được nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của phápluật
2 Cơ sở pháp lý
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốchội khoá 11;
- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phêduyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt độngcủa cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 993/QĐ-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 về việc Công
bố định mức tạm thời về chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư ứng dụngcông nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn nhà nước
Trang 7- Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chínhhướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thườngxuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;
- Quyết định số 2151/QĐ-UBND ngày 07/9/2013 của UBND tỉnh TháiBình về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Bình năm 2013, giai đoạn2013-2015;
- Quyết định số 2552/QĐ-UBND ngày 28/10/2014 của UBND tỉnh vềviệc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm
2020, tầm nhìn đến năm 2030
3 Cơ sở thực tiễn
Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng đang bảoquản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, như: Nghị định của toàn quyền ĐôngDương về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các văn bản quy phạm pháp luật
do UBND tỉnh ban hành từ năm 2007 trở về trước; các bản đồ địa giới hànhchính thời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập, chia tách, sápnhập, giải thể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giao đất, cấpgiấy chứng nhận đầu tư…
Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy,tài liệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu cótình trạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ
ốp - ti -ma, chữ mờ khó đọc Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý cótốt hơn song nếu điều kiện bảo quản không tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bịdòn, phai mực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc Mặt khác,
có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hư hỏng như: do chất liệu và quátrình chế tác, do điều kiện tự nhiên, do sự xâm hại của các loài sinh vật và visinh vật và do chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu…
Trang 8II QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1 Quan điểm xây dựng đề án:
Trong xu thế phát triển chung của nhân loại, việc áp dụng công nghệthông tin truyền thông nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một tấtyếu khách quan
Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyềnthống như hiện nay yêu cầu về một giải pháp hệ thống CNTT nhằm quản lýkhoa học, hiện đại, thân thiện với người sử dụng, có khả năng quản lý một cáchtổng thể, đa chiều, trên một quy mô lớn các hồ sơ, tài liệu, có khả năng cung cấpnhanh chóng các thông tin cho các cấp, các ngành, người dân, nâng cao chấtlượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian đi lại, hỗ trợ ra quyết định cho các cấplãnh đạo trong công tác quản lý, chỉ đạo thực sự trở nên cấp thiết
2 Mục tiêu của đề án
2.1 Mục tiêu chung:
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữhiện đại - Lưu trữ điện tử
- Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống các phần mềm phục
vụ quản lý điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ nhân dân
- Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cáchnhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng
- Cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhànước trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả
2.2 Mục tiêu cụ thể:
- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảmbảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc bảo hiểm,kiểm soát tài liệu
Trang 9- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thácdưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanhchóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng caohoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tàiliệu lưu trữ
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc dophải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng
- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân cónhu cầu cung cấp thông tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sửcủa tỉnh
- Xây dựng và phát triển hệ thống dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử củatỉnh, các công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu quả
- Quá trình số hoá tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trungthực của hồ sơ; tuân thủ các qui trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp
- Kết xuất các loại Báo cáo tự động, nhanh chóng, chính xác
III NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN
1 Bối cảnh thực hiện đề án
1.1 Thuận lợi:
- Đảng, Nhà nước và các cấp, các ngành trong tỉnh ngày càng quan tâmđến công tác lưu trữ Coi công tác lưu trữ không thể tách rời trong hoạt độngquản lý nhà nước
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhànước được ưu tiên nhiều hơn so với thời kỳ trước
1.2 Khó khăn:
- Cơ sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế
Trang 10- Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong một giai đoạn lịch sửdài, hồ sơ, tài liệu được hình thành rất lớn
- Hồ sơ tài liệu đa phần là tài liệu giấy, chữ mờ, khó đọc
2 Đánh giá thực trạng Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh
2.1 Thực trạng về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 07 phông tài liệu, gồm: PhôngHĐND và UBND tỉnh giai đoạn từ năm 1946 đến năm 2007: 154 mét giá(17625 hồ sơ); Phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh: 80 mét giá (4270 hồ sơ);Phông Ban Tổ chức chính quyền (Sở Nội vụ): 12 mét giá (427 hồ sơ); PhôngCục thuế tỉnh: 2 mét giá (1551 hồ sơ); Phông Sở Tài nguyên và Môi trường: 4mét giá; Phông Sở xây dựng: 1 mét giá (15 hồ sơ); Phông Kho bạc Nhà nướctỉnh: 1 mét giá (44 hồ sơ)…
2.2 Thực trạng về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mới được đầu tư một số trang thiết bịbảo quản tài liệu lưu trữ ban đầu như: Giá, hộp đựng tài liệu; mặt khác cơ sở vậtchất, trang thiết bị chưa phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 của Bộ Nội vụ về Kho lưu trữ chuyên dụng.Như vậy, cơ sở vật chất và kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu của một kho lưutrữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm và phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ còn rất nhiều hạn chế
2.3 Thực trạng về nhân sự, máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất
Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện có 20 người, trong đó có 12 công chức, 5viên chức Kho lưu trữ và 1 viên chức Kế toán, 2 hợp đồng 68 Cơ sở vật chấtchật chội, máy móc, thiết bị tin học còn ít, hiện tại chỉ có 10 máy tính phục vụcho công việc chuyên môn được trang bị đã lâu hiện đã lạc hậu và 1 máy in đachức năng Hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 1 phòng khoảng hơn 17m2
Trang 11(trước đây dùng để đặt trạm biến áp của Sở Thông tin và Truyền thông), dự kiến
sẽ được cải tạo cho phù hợp để đặt hệ thống máy chủ quản lý tài liệu số hóa
2.4 Thực trạng khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
2.4.1 Những kết quả đạt được
Trong những năm qua, việc khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các cơ quan,
tổ chức, công dân được Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo quy định, sốlượng tổ chức, công dân đến khai thác hồ sơ, tài liệu ngày một tăng lên do nhucầu công việc, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc giải quyết các công việc chínhđáng khác Những hồ sơ, tài liệu đưa ra khai thác, sử dụng như các quyết địnhcủa UBND tỉnh về cho thuê đất, thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan, giấychứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ, các quyếtđịnh về bổ nhiệm cán bộ
Có những tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng thường xuyên để phục vụđộc giả như hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ cấp giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đuakhen thưởng chống Pháp và chống Mỹ, nếu cứ thường xuyên đưa ra phục vụ độcgiả sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi thọ của tài liệu
2.4.2 Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân
* Về tồn tại, hạn chế:
-Việc khai thác sử dụng tại liệu lưu trữ chưa được chủ động trong nhiềulĩnh vực như: Công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bảnsách chỉ dẫn các phông lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Công cụ quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu còn thủ công như: Mục lục hồ
sơ, sổ đăng ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nêncòn nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu
* Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những nguyên nhân khách quan (như: Cơ sở vật chất, kĩ thuậtcòn kém, khối lượng hồ sơ tài liệu nhiều, tài liệu đa phần là tài liệu giấy, tình
Trang 12trạng tài liệu mờ, khó đọc ), còn có nguyên nhân chủ quan như: Tình trạngquản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyềnthống, chưa đáp ứng được yêu cầu chung theo tinh thần của Chỉ thị số05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ là việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, chưa đạt yêu cầu vềphát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội của địaphương.
3 Các nội dung cụ thể cần thực hiện
3.1 Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin
- Đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác
số hóa tài liệu lưu trữ gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và cácthiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệuquả
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin và hoàn thiện hệ thống mạng tạiChi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
3.3 Nhân lực
Đào tạo, bồi dưỡng và chuyển giao công nghệ; tập huấn cho công chức,viên chức thực hiện số hóa tài liệu
Trang 13- Đầu tư mua sắm trang thiết bị Công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóatài liệu lưu trữ gồm: Máy tính, máy chủ, máy quét văn bản và các thiết bị cần thiếtkhác nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả.
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin, lưu trữ thông tin và hoàn thiện hệ thốngmạng tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Đầu tư phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai tháccác loại tài liệu đã được số hóa với nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo tính bảo mậtcao, khai thác tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường Internet hoặc mạng nộibộ
- Nâng cấp trang thông tin điện tử nhằm cung cấp thông tin về tài liệu lưutrữ lịch sử của tỉnh, tích hợp được phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, chophép các cơ quan, tổ chức có thể theo dõi, khai thác các tài liệu lưu trữ đượcthuận lợi
1.2 Giải pháp đảm bảo công tác bảo mật, an toàn thông tin, tài liệu lưu trữ
a) An toàn, bảo mật mức hệ thống
Chống sét cho nguồn điện, đường tín hiệu
Dùng UPS để tránh mất điện đột ngột
Đầu tư hệ thống lưu trữ dự phòng dữ liệu;
Sao lưu thường xuyên: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày, hạn chếnhững mất mát khi hệ thống gặp sự cố
Trang 14 Thiết bị dự phòng: bao gồm các công nghệ RAID, clustering cho hệthống máy tính, hệ thống lưu trữ dữ liệu Ngoài ra còn cần dự phòng cho cácthiết bị mạng, UPS hay thậm chí cả đường truyền;
Cài đặt Firewall (gồm cả thiết bị bảo mật Firewall và phần mềm kèmtheo), bao gồm cả lọc gói (packet Filter) và các dịch vụ đại diện (proxyservices) tại các điểm kết nối;
Sử dụng các giao thức bảo mật (HTTPS, SSL) khi truyền những dữ liệuquan trọng trên mạng công cộng;
Hệ thống phát hiện truy nhập trái phép (Intrusion Detection System):phân tích tất cả các gói tin và có khả năng phát hiện những thao tác bị nghi lànguy hiểm đối với hệ thống;
Hệ thống đánh giá an toàn (Vulnerability Assessment System): thực hiệnviệc dò tìm các lỗ hổng bảo mật của hệ điều hành và các phần mềm sử dụng.Đưa ra những gợi ý cho việc tối ưu hoá hệ điều hành hay những phần mềm đãqua kiểm tra
Mạng riêng ảo (VPN): mọi dữ liệu trên đường truyền đều được mã hoá
và xác thực;
b) Quản lý người sử dụng ở mức hệ điều hành:
Nhằm ngăn ngừa sự cố xoá các tập tin cơ sở dữ liệu Hệ điều hành UNIX,Windows 200x/NT đều có một user có quyền tối cao để thực hiện các thao tácquản trị tài nguyên hệ thống Nếu mật khẩu của user này được đảm bảo bí mậtthì cũng có nghĩa loại trừ được các rủi ro với các tập tin dữ liệu Biện phápquản lý bao gồm cả biện pháp hành chính và biện pháp kỹ thuật:
Biện pháp hành chính: Lập biên bản bàn giao trách nhiệm sử dụng mậtkhẩu user tối cao của hệ điều hành cho người phụ trách tin học của đơn vị.Trong biên bản ghi rõ nguyên tắc sử dụng và quản lý mật khẩu của user tối cao,đồng thời xác định những thao tác mà người quản trị hệ thống có thể thực hiện.Biên bản có chữ ký của lãnh đạo đơn vị và người được giao nhiệm vụ
Trang 15 Biện pháp kỹ thuật: thực hiện bằng cách đặt qui chế sử dụng mật khẩucho user tối cao (thông qua các chức năng của hệ điều hành) Mỗi mật khẩu chỉđược sử dụng trong một thời gian, độ dài của mật khẩu phải lớn hơn độ dài tốithiểu đã qui định (ví dụ: mật khẩu chỉ sử dụng trong 10 ngày, và phải có độ dàitối thiểu là 10 kí tự).
c) Bảo mật mức ứng dụng
Ứng dụng được xây dựng dựa trên vai trò của từng đối tượng tham giavận hành và có hệ quản trị người sử dụng đáp ứng việc cung cấp username vàmật khẩu, phân quyền người dùng
Sử dụng cơ chế phân quyền truy cập của Hệ quản trị cơ sở dữ liệu để đảmbảo an toàn ở mức dữ liệu
Mỗi cán bộ tham gia hệ thống sau khi được cấp username và mật khẩu sẽthực hiện đổi mật khẩu theo chức năng có sẵn của hệ thống và tự quản lý mậtkhẩu của mình
Quy tắc đặt mật khẩu: hãy đặt mật khẩu phức tạp Mật khẩu nên có
cả các ký tự chữ hoa và chữ thường, kết hợp chữ và số, không được quá ngắn,
và phải nhớ thay đổi mật khẩu thường xuyên Không được viết ra mật khẩu,không được nói cho bất kỳ ai về mật khẩu của bạn
1.3 Chuyển đổi, cập nhật dữ liệu hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ chủ yếu là do cán bộ, công chức, viên chứccủa Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp thực hiện; ngoài ra có thể huy động cán
bộ lưu trữ của Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng UBND tỉnh khi cần thiết; nhằmđảm bảo hiệu quả, tiến độ, bảo mật thông tin, tiết kiệm, đúng quy định và đượchưởng kinh phí thực hiện số hóa theo quy định
1.4 Về đào tạo, bồi dưỡng
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng để đảm bảo cho đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức thực sự hiểu rõ công việc, thạo việc và chuyên môn hóa cao theo cácnội dung sau:
Trang 16- Đào tạo cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả ứng dụng côngnghệ thông tin vào thực tế công tác và giải quyết công việc thường ngày.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức vận hành thành thạocác hệ thống phần mềm, cập nhật dữ liệu và khai thác có hiệu quả các tính năngcủa phần mềm
2 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án
2.1 Sở Nội vụ: Chủ trì, phối hợp với các Sở: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Tài
chính, Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của
Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn kiểm tra, giám sát và đề racác giải pháp triển khai thực hiện đề án đạt hiệu quả;
- Phối hợp với cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệcho đội ngũ công chức, viên chức quản lý - kỹ thuật vận hành hệ thống số hoá
- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp triển khai thực hiện Đề ántiết kiệm, có hiệu quả, đúng tiến độ theo kế hoạch được duyệt
- Định kỳ hàng năm đánh giá kết quả thực hiện, báo cáo UBND tỉnh;
2.2 Sở Kế hoạch và Đầu tư: Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Tài chính
thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí đầu tư để thực hiện Đề án;
2.3 Sở Tài chính: Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình
UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện Đề án; hướng dẫn
Sở Nội vụ thực hiện đúng các qui định về thanh, quyết toán kinh phí liên quancủa Đề án
2.4 Sở Thông tin và Truyền thông: Thẩm định cơ sở vật chất trang bị
phần cứng, phần mềm và các danh mục dụng cụ khác nhằm thực hiện tốt việc sốhóa và tiếp cận công nghệ mới tiên tiến, hiện đại phù hợp với thực tiễn số hóa tàiliệu lưu trữ ở Việt Nam; Phối hợp với Sở Nội vụ tập huấn chuyên môn nghiệp
vụ cho công chức, viên chức thực hiện Đề án
2.5 Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Hàng năm, căn cứ vào Đề án được duyệt,
triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo kế hoạch và tiến độ được duyệt
Trang 17- Bố trí nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện thành công Đề án.
3 Tiến độ thực hiện đề án
3.1 Trong giai đoạn 2015-2016:
- Thực hiện mua sắm, lắp đặt trang thiết bị, sửa chữa cải tạo cơ sở vật chấtđặt máy chủ lưu trữ, xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu, đào tạo vàchuyển giao công nghệ; tập huấn cho công chức, viên chức thực hiện số hóa
- Số hóa tài liệu phông phông UBND tỉnh giai đoạn 2000-2007, phông Thiđua khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ, phông Ban Tổ chức Chính quyền(Sở Nội vụ) với hơn 5.689 hồ sơ bao gồm hơn 1.144.112 trang văn bản, khổgiấy A4
3.2 Trong giai đoạn 2017 -2018
- Tiến hành số hóa hồ sơ, tài liệu phông UBND tỉnh giai đoạn 1933-2000với hơn 8.738 hồ sơ bao gồm 513.948 trang văn bản, khổ giấy A4
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được nêu trong Đề án
4 Kinh phí thực hiện đề án:
- Tổng kinh phí để thực hiện đề án là: 6.051.065.000 đồng
Trong đó:
+ Vốn xây dựng cơ bản: Cho việc sửa chữa, cải tạo phòng đặt máy chủ;
chi phí xây lắp; mua sắm phần cứng và phần mềm; chi phí quản lý dự án;chi phí
tư vấn; chi phí khác;chi phí dự phòng là: 2.517.114.000 đồng
+ Kinh phí sự nghiệp: Cho việc nhập và chuyển đổi dữ liệu là:
3.533.951.000 đồng.
Gói 1: Trang bị hạ tầng phần cứng, phần mềm - Quản lý dự án
(Gồm: Chi phí cải tạo sửa chữa + Chi phí xây lắp + Mua sắm phần
cứng và phần mềm + Chi phí quản lý dự án + Chi phí tư vấn +
Chi phí khác )
2.277.217.000
Trang 18Gói 2: Chuyển đổi dữ liệu 3.533.951.000
746.379.50 0
613.639.50 0
6.051.065.00
0 I
Trang 19- Nguồn vốn đầu tư: Ngân sách tỉnh cấp.
V DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN
1 Ý nghĩa thực tiễn của đề án:
Đề án sau khi được thực hiện sẽ đem lại hiệu quả to lớn trong việc quản
lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cấp các, các ngành và người dân,đem lại hiệu quả to lớn về mặt kinh tế, xã hội, cụ thể:
a) Về kinh tế:
- Đơn giản hoá qui trình, giảm thời gian xử lý công việc; tiết kiệm chi phíhành chính và quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục góp phần nâng caohiệu quả của công tác cải cách hành chính
- Việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưutrữ
- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
- Chia sẻ thông tin nhanh chóng
- Tránh việc làm hư hại, thất lạc, mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình khaithác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ