B¸o c¸o thùc tËp tæng hîp Chuyên đề tốt nghiệp GVHD TS Trần Trung Tuấn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH 2 1 1[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH
Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
1.1.1 Danh mục khách hàng Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì việc tồn tại và phát triển lâu dài trên thị trường đều là điều quan trọng Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải không ngừng giữ vững khách hàng và thu hút được thêm những khách hàng mới theo bảng 1.1 như sau:
Bảng 1.1: Danh mục một số khách hàng tiêu biểu của công ty
STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại
8 Công ty TNHH TM và Sản
0104786229 Khu Công Nghiệp Phùng, thị trấn
Phùng, Đan Phượng, Hà Nội
9 Công ty TNHH Cơ Khí
0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông
Anh, h Đông Anh, TP Hà Nội
10 Công ty TNHH Cơ Khí
0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ
Liêm, P Phương Canh, Q Nam Từ Liêm TP Hà Nội
11 Công ty CP Cơ Khí Chính
0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p Tây Mỗ, Q.
Nam Từ Liêm TP Hà Nội
12 Công ty TNHH Cơ Khí Việt Á
0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101
Khách hàng của công ty là những đối tác có mối quan hệ mật thiết, đáng tin cậy và chiếm vai trò chủ đạo trong chiến lược phát triển Họ bao gồm cả khách hàng hiện tại và tiềm năng, góp phần thúc đẩy sự ổn định và mở rộng hoạt động kinh doanh trong tương lai.
+ Là nguồn thu nhập chủ đạo và đảm bảo trong tương lai gần.
Công ty Nhật Anh có khả năng dự đoán chính xác ngày khách đến và đi dựa trên lịch sử giao dịch, giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhóm khách hàng lớn, quan trọng và có ảnh hưởng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Với mục tiêu “giữ chân” khách hàng, Nhật Anh luôn nỗ lực phục vụ tốt nhất cho các khách hàng này, đặc biệt là khách hàng thân thiết, những người thường xuyên nhận được nhiều ưu đãi hơn về giá cả, thời gian thanh toán và chất lượng dịch vụ.
- Giá Sơn tĩnh điện dành cho các khách hàng than thiết là : 3.540đồng/ kg sản phẩm, còn lại là :4.300đồng/ kg sản phẩm
- Thời gian thanh toán: công ty có thể cho nhóm khách hàng thanh toán chậm hoặc quá hạn trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chất lượng luôn được đảm bảo bằng các khâu sản xuất tỉ mỉ, đúng kỹ thuật và bằng các loại bột sơn mới, sạch, tốt…
Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ vận chuyển trong những trường hợp khách hàng xảy ra sự cố về vận chuyển và khó khắc phục……
Bảng 1.2: Khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh
STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại
1 Công ty TNHH Thiết bị y tế Phúc Linh
0103755877 Km32, KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
2 Công ty TNHH Cơ Khí
0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông
Anh, h Đông Anh, TP Hà Nội
3 Công ty TNHH Cơ Khí
0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ
Liêm, P Phương Canh, Q Nam Từ Liêm TP Hà Nội
4 Công ty CP Cơ Khí Chính
0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p Tây Mỗ, Q.
Nam Từ Liêm TP Hà Nội
5 Công ty TNHH Cơ Khí
0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101
6 Công Ty TNHH Cơ Điện
0104220306 Cụm 10, Xã Tân Lập, h Đan Phượng,
Khách hàng vãng lai ( khách lẻ):
Nhóm khách hàng này bao gồm những khách hàng mua số lượng ít, trong thời gian dài, không đặt lịch hẹn trước và khó dự đoán Dù không đóng vai trò chính trong doanh thu của công ty, nhưng nhóm khách hàng nhỏ lẻ này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các khoản thu nhập hàng ngày Hàng hóa được phân phối xen kẽ, phối hợp với các mặt hàng chủ đạo để đảm bảo máy móc và công nhân hoạt động hiệu quả tối đa, từ đó nâng cao năng suất sản xuất.
Khách hàng vãng lai luôn luôn phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng ( hay trước khi mang hàng ra khỏi khu vực của công ty)
Mặc dù khách hàng vãng lai không nhận được nhiều ưu đãi từ công ty do phần lợi nhuận còn hạn chế vì khối lượng đơn hàng nhỏ lẻ, nhưng quy trình sản xuất gia công vẫn được đảm bảo đầy đủ Hàng hóa của khách vãng lai thường được ghép chung với đơn hàng của các khách hàng khác để đủ một lô sản xuất, tối ưu hóa quy trình và chi phí Thời gian qua, nhiều khách hàng vãng lai đã trở thành khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh nhờ dịch vụ chất lượng và sự tận tâm.
Nhóm khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt là đối tượng chủ đạo của công ty, thực hiện thanh toán chậm trong phạm vi thời gian quy định trong hợp đồng kinh tế và được duyệt bởi ban giám đốc Những khách hàng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nguồn thu nhập chính cho công ty, có mối quan hệ mật thiết, qua đó xây dựng uy tín và tăng cường vị thế trên thị trường.
Nhóm khách hàng này có nguồn hàng lớn, ổn định và là những đơn hàng chủ đạo trong sản xuất
- Nhóm khách hàng thanh toán bằng tiền mặt:
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu là những khách thanh toán ngay sau khi nhận hàng, thường là nhóm khách không thường xuyên, khách vãng lai, gồm các công ty nhỏ và hộ kinh doanh cá nhân với số lượng hàng hóa hạn chế.
1.1.4 Mã hóa khách hàng của công ty
Công ty sử dụng phương pháp mã hóa nhà cung cấp bằng cách gán mã số riêng biệt cho từng nhà cung cấp, đảm bảo tối ưu quản lý dữ liệu trong phần mềm Excel Hệ thống mã này được áp dụng thống nhất trên tất cả các phòng ban trong công ty, giúp duy trì tính nhất quán và dễ dàng tra cứu thông tin Việc cập nhật hoặc tạo mã mới được thông báo kịp thời tới toàn bộ nhân viên để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và chính xác.
Cách mã hóa tên khách hàng của công ty:
Dùng tên ngắn gọn của khách hàng viết hoa không dấu làm mã khách hàng
Bảng 1.3: Bảng mã hóa các khách hàng của công ty
Tên công ty Cách mã hóa công ty
Công Ty TNHH Cơ Khí Việt Á VIETA
Công ty TNHH cơ khí An Khánh ANKHANH
Công ty TNHH MTV LIN LIN
Công ty CP Nội Thất và Dịch Vụ phòng thí nghiệm Phương Đông
Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Phúc Linh PHUCLINH
Công ty TNHH Cơ Khí Phương Mai PHUONG MAI
Công ty TNHH Đa Ngành Hải Đăng HAIDANG
Công Ty Cơ Khí Hào An HAOAN
Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
thiết bị Y tế Nhật Anh
Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt:
Thăng toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán đa dạng như thanh toán bằng tiền Việt Nam, các loại trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ các loại và các giấy tờ có giá trị như tiền, giúp đảm bảo linh hoạt và tiện lợi trong giao dịch tài chính.
Khi nhận được vật tư ,hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ trả trực tiếp cho người bán
Hình thức thanh toán này phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì các khoản mua có giá trị lớn thường làm cho quá trình thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn hơn Thông thường, phương thức này được áp dụng trong thanh toán với các khách hàng nhỏ lẻ, giúp đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả cho các giao dịch có quy mô nhỏ.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các ngân hàng trung gian, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiện lợi Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến bao gồm chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví điện tử và các dịch vụ thanh toán điện tử khác, góp phần thúc đẩy giao dịch số và tăng tính tiện lợi cho người tiêu dùng Áp dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt giúp hạn chế rủi ro về tiền mặt, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phù hợp với xu hướng hiện đại hóa ngân hàng và thương mại điện tử.
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản phát hành theo mẫu có sẵn đặc biệt của ngân hàng, dùng để yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của người phát hành để thanh toán cho đơn vị nhận hưởng Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc đúng mục đích và hợp pháp Séc chỉ có hiệu lực khi tài khoản của chủ tiền mở tại ngân hàng có số dư đủ để thanh toán.
Séc thanh toán bao gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Séc chuyển khoản được sử dụng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương, góp phần thúc đẩy giao dịch nội bộ hiệu quả Séc này có tác dụng chuyển khoản mà không có giá trị để lĩnh tiền mặt, đảm bảo tính an toàn và thuận tiện cho các giao dịch tài chính Ngoài ra, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời gian quy định, phù hợp với quy định pháp luật về thanh toán bằng séc.
Séc định mức là loại séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi trả tổng số tiền nhất định trong toàn bộ quyển séc, và có thể thanh toán tại cùng hoặc khác địa phương Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi hạn mức ngân hàng đảm bảo chi trả, và mỗi lần phát hành đều phải ghi rõ hạn mức còn lại phía sau tờ séc để kiểm tra Đơn vị bán khi nhận séc cần kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc để đảm bảo tính hợp lệ và đủ số tiền thanh toán.
Séc bảo chi là loại séc do ngân hàng bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc, nhằm xác nhận khoản thanh toán đã được đảm bảo Khi phát hành séc bảo chi, tổ chức phát hành sẽ mang séc đến ngân hàng để ngân hàng đóng dấu bảo chi, đảm bảo tính hợp lệ và khả năng thanh toán của séc Đây là hình thức thanh toán an toàn và đáng tin cậy, giúp người nhận có thể yên tâm về số tiền đã được xác nhận Séc bảo chi thích hợp cho các giao dịch lớn, đòi hỏi sự an toàn và xác thực cao trong quá trình thanh toán.
Ngành dịch vụ gia công sơn tĩnh điện chủ yếu tập trung vào các mặt hàng kim khí nặng và cồng kềnh, đòi hỏi kỹ thuật và trang thiết bị chuyên dụng Khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp địa phương và các tỉnh, thành phố lân cận, phù hợp với đặc điểm vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm Việc cung cấp dịch vụ gia công sơn tĩnh điện giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường và tối ưu hóa quy trình sản xuất Nhờ vào sự hiểu biết về đặc thù ngành nghề, công ty đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng và thời gian giao hàng, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp kim khí trong khu vực.
Công ty TNHH TM và Sản Xuất LIN ( Hà Nội)
Công ty TNHH Vico Steel… ( Vĩnh Phúc)
Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi thực hiện giao dịch bán hàng đến khi khách hàng thanh toán tiền Đối với các hợp đồng nhỏ hoặc với nhà cung cấp không thường xuyên, công ty thường thu tiền ngay sau khi bán hàng Trong khi đó, các công ty uy tín, hợp tác lâu dài với khối lượng hàng lớn và ổn định có thể được phép thanh toán chậm hơn, phụ thuộc vào quy định trong từng hợp đồng.
1.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng của công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý thanh toán khách hàng theo chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng, đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện nhanh chóng và chính xác Các kế toán viên trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến thanh toán với khách hàng, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong việc xử lý các khoản chi phí và thanh toán Việc tổ chức quản lý thanh toán một cách chuyên nghiệp giúp nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Sô đồ Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng:
Giám đốc Kể toán trưởng Thủ quỹ
Ghi chú chỉ đạo trực tiếp
Việc quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu do phòng tài chính kế toán đảm nhận Kế toán trưởng cùng các nhân viên thường xuyên theo dõi sổ chi tiết khách hàng, kiểm tra hóa đơn bán hàng về số liệu, thời hạn thanh toán và số ngày nợ quá hạn để đảm bảo việc thu tiền đúng hạn Quản lý chặt chẽ giúp phát hiện kịp thời các trường hợp phát sinh, từ đó đề xuất phương án xử lý hiệu quả để duy trì ổn định tài chính của doanh nghiệp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt bằng VNĐ, ngoại tệ để thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ để đảm bảo tính chính xác Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa thủ quỹ và kế toán, thủ quỹ cần tiến hành rà soát, xác định nguyên nhân và đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời.
Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động thanh toán của công ty để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính Thông qua việc yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán định kỳ, theo dõi nợ quá hạn và nợ khó đòi của khách hàng cũng như nhà cung cấp, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định phù hợp Các quyết định cuối cùng về xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi giúp công ty kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro tài chính và duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả với các đối tác.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH
Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng chủ yếu phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, khi khách hàng đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền Tại công ty Nhật Anh, tất cả các doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ đều được ghi vào sổ TK 131 để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng Đối với khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ chi tiết TK 131 rồi chuyển sang ghi sổ TK 111 để phản ánh tiền mặt thu ngay.
Công ty mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng làn thanh toán.
Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên có: Số tiền nhận trước, số đã thu nhiều hơn số phải thu
Ngoài ra, một số TK khác liên quan như:
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
- TK3331: Thuế GTGT phải nội
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách
- Giấy báo có của ngân hàng
Lên các sổ kế toán chi tiết:
(Nguồn Công ty TNHH TM và SX Thiết bị y tế Nhật Anh)
Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thể hiện qua sơ đồ hạch toán sau
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Bán hàng hóa chấận chiết khấu thanh toán
Thu nhập khi thanh lý, thuế GTGT đầu ra của hàng nhượng bán bán trả lại
Thuế GTGT đầu ra chấp nhận cho khách hàng trả lại
Giao hàng theo số tiền ứng khách hàng trả nợ hoặc ứng trước trước
Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời ghi chép theo từng lần thanh toán để đảm bảo quản lý chính xác Các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ gia công hàng sơn tính điện được xem là đối tượng phải thu Việc ghi nhận đúng đắn nợ phải thu giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả và tối ưu hoạt động tài chính.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1)Doanh thu của sản phẩm hoàn thành đã bàn giao được xác định là đã tiêu thụ, kế toán phản anh số tiền phải thu nhưng chưa thu ghi:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu chưa có thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
2) Số tiền nhượng bán TSCĐ chưa thu được ghi:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 711: Giá chưa có thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
3) Khi nhận được số tiền khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ ghi:
4) Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền ứng trước
Có TK 131: Phải thu khách hàng
1)Ngày 13/5/2016: Công ty xuất kho lô hàng đã nhận gia công với tổng giá trị chưa có thuế là 277,890,000 đồng cho Công ty TNHH MTV LIN, thuếGTGT 10%
2) Cũng trong ngày 13/5/2016 Xuất kho lô hàng đã nhận gia công của công ty Hào An, giá trị xuất kho chưa thuế là : 8.600.000đồng, thuế 10%, thanh toán ngay bằng tiền mặt
3) Ngày 14/5/2016 nhận được phiếu báo có của ngân hàng, công ty LIN thanh toán 200.000.000 đồng qua chuyển khoản Định khoản kế toán như sau:
Có TK 3331: 860.000 đồng b.ghi nhận đã thanh toán:
3) Nhận phiếu báo có của ngân hàng, kế toán ghi giảm công nợ :
Có TK 131: 200.000.000 đồng ( cty LIN)
Căn cứ vào các chứng từ liên quan và định khoản, kế toán tiến hành ghi sổ:
Bảng 2.1: Sổ kế toán chi tiết
Kế toán vảo sổ cái TK 131
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội
Sổ Chi Tiết Phải Thu Khách Hàng
NT Diễn giải Số phiếu Chiếc Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền
13/5/2016 Cty Hào An lấy hàng 4590 340 8.600.000 844.158.320
Cty Hào An thanh toán ngay PT 1378 9.460.000 853.618.320
14/5/2016 CTy LIN Thanh toán bằng CK BC2356 200.000.000 644.158.320
Và vào Đối chiếu công nợ khách hàng chi tiết từng khách hàng
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội
BẢNG ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
TK: 131 Tháng 5 năm 2016 Khách hàng: Công ty TNHH MTV LIN Địa chỉ: Kim Chung, Yên Bệ, Hoài Đức, Hà Nội
NT Diễn giải Số phiếu
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội
Sổ Quỹ Tiền Mặt TK: 111 Tháng 5 năm 2016 ĐVT : Đồng
NT Phiếu thu Phiếu Chi Diễn giải Thu Chi Còn tồn
12/5/2016 4593 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 500,000,000 1,028,925,700
13/5/2016 4594 Thu tiền hàng công ty Hào An 9,460,000 1,038,385,700
13/5/2016 5577 Chi trả tiền sơn Joturn 400,000,000 638,385,700
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP THANH TOÁN KHÁCH HÀNG - TK 131
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số phát sinh trong kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
LIN Công ty TNHH MTV LIN 0 0 724,330,000
VA Công ty TNHH Cơ Khí Việt Á 459,189,000
AK Công ty Cơ Khí An Khánh 147,277,0
Công ty TNHH Cơ Khí Phương
2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH
TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
2.3.1 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng, tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và tương tự như đối với tài khoản 331- Phải trả nhà cung cấp Công ty cũng không theo dõi khỏan phải thu ngắn hạn và dài hạn.
Từ hai nghiệp vụ lấy ở phần trên ta có số liệu được đưa vào các sổ Nhật ký chung và sổ cái như sau.
Bảng 2.3 : Sổ Nhật ký chung
( Nguồn Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh) Đơn vị: Công ty TNHH Sản Xuất và Thương
Mại Nhật Anh Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức -
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ
Năm: 2015 Đơn vị tính: đồng
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số hiệu TK đối ứng
Số trang trước chuyển sang
Xuất trả hàng công ty
Cộng chuyển sang trang sau
- Sổ này có 23… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 23
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Bảng 2.4: SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội
SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH MTV LIN
Chiế c Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền
(Nguồn Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh)
Các khoản phải thu bằng ngoại tệ cần được phản ánh chính xác dựa trên tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ phải thu liên quan đến ngoại tệ Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo kế toán phản ánh đúng giá trị các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo quy định.
Doanh nghiệp có ít nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ ghi nhận các giao dịch này theo tỷ giá thực tế Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ cần được ghi sổ đúng phương pháp hạch toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu tài chính Việc áp dụng tỷ giá thực tế giúp phản ánh chính xác giá trị ngoại tệ trên sổ sách kế toán Luôn tuân thủ các quy định về hạch toán ngoại tệ để đảm bảo minh bạch và đúng quy định của pháp luật.
Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu với khách hàng:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG CÔNG TY CÔNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty và phương hướng hoàn thiện
Bộ máy kế toán trong công ty được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán phù hợp với quy mô của tổ chức Đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán, có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng công việc Các cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức, với trình độ và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện nhiệm vụ Việc phân bổ người thực hiện công việc dựa trên độ phức tạp của nghiệp vụ và tính chất thường xuyên của công việc, đồng thời còn căn cứ vào năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân.
Hệ thống chứng từ và sổ sách của công ty tuân thủ đầy đủ các quy định, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác trong ghi nhận dữ liệu tài chính Mọi căn cứ ghi sổ đều dựa trên các chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo nguyên tắc chặt chẽ, giúp duy trì tính minh bạch và chính xác của sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách được tổ chức khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc lập các báo cáo tài chính cuối kỳ Nhờ ứng dụng phần mềm kế toán máy, hệ thống sổ sách của công ty trở nên gọn nhẹ, định kỳ và dễ dàng kiểm tra, ký duyệt, đồng thời được lưu trữ cẩn thận để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính.
Hệ thống tài khoản được thiết lập phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính hợp lý và chính xác Các tài khoản thường xuyên sử dụng được ghi nhận chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu quả Việc tổ chức hệ thống tài khoản theo đúng quy định giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính được lập đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của các cơ quan quản lý, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính doanh nghiệp Việc lập và nộp báo cáo tài chính đúng thời hạn giúp duy trì tuân thủ pháp luật và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Soạn thảo báo cáo tài chính đúng quy định không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả mà còn thúc đẩy sự minh bạch và tin tưởng từ các đối tác, cổ đông.
Việc đưa chương trình kế toán máy vào hoạt động là một lợi thế lớn của công ty trong thời đại bùng nổ thông tin và khi Việt Nam gia nhập WTO, giúp nâng cao khả năng cạnh tranh dựa trên công nghệ Sử dụng hệ thống kế toán máy giúp các công việc hạch toán trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu khối lượng tính toán và đảm bảo độ chính xác của số liệu Các thông tin được cung cấp từ hệ thống kế toán máy không những chính xác mà còn kịp thời, hỗ trợ đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Bên cạnh các ưu điểm chung về công tác kế toán tại công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh, vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:
Là sinh viên thực tập tại công ty TNHH TM & SX Thiết Bị Y Tế Nhật Anh, em nhận thấy công tác kế toán còn gặp một số khó khăn do kiến thức hạn chế Vì vậy, em đề xuất một số phương án nhằm cải thiện hiệu quả công tác kế toán, giúp tăng cường độ chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính của công ty Các phương án này sẽ góp phần tối ưu quy trình kế toán, nâng cao năng lực của nhân viên và hỗ trợ công ty phát triển bền vững hơn trong thời gian tới.
Trong công tác kế toán, từng nhân viên cần nâng cao nghiệp vụ để đảm nhận tốt nhiệm vụ của mình, đặc biệt khi công ty chưa thể xây dựng bộ máy kế toán đầy đủ do nhiều nguyên nhân, trong đó chi phí là một yếu tố chính Một nhân viên kế toán phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc, đòi hỏi kỹ năng chuyên môn vững vàng và khả năng quản lý công việc hiệu quả để đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp vẫn diễn ra thuận lợi và chính xác.
Hàng hóa xuất ra chỉ được kiểm tra về số lượng, chưa đánh giá chất lượng như màu sơn, độ sần, bóng,… để đảm bảo đạt tiêu chuẩn Vì vậy, vẫn có trường hợp hàng bị trả về để sơn lại nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Công ty thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng để làm căn cứ thu hồi công nợ trong tháng tiếp theo Mặc dù việc thu nợ chưa được tối ưu, dẫn đến một số khoản nợ đọng và khách hàng thanh toán chậm hơn hạn, nhưng các khoản công phải thu vẫn luôn đảm bảo Các trường hợp trả chậm chiếm tỷ lệ rất nhỏ, không ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của công ty.
Việc ghi chép giữa kho và kế toán bị trùng lặp gây ra sự không nhất quán trong dữ liệu và làm giảm hiệu quả quản lý kho Việc kiểm tra đối chiếu tập trung chỉ vào cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán, ảnh hưởng đến khả năng phản ứng nhanh với các biến động trong kho Điều này gây ra sự chậm trễ trong công tác kiểm soát số liệu và làm giảm tính chính xác của báo cáo tài chính Để nâng cao hiệu quả, cần thiết triển khai quy trình ghi chép tích hợp và thực hiện đối chiếu định kỳ, thay vì chỉ kiểm tra vào cuối tháng.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
- Về hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty:
Mặc dù hầu hết các chứng từ của Công ty được lập theo mẫu của TT200, tuy nhiên mẫu hóa đơn của Công ty vẫn giữ nguyên theo mẫu cũ do được cập nhật từ phần mềm máy tính Điều này có nghĩa là mẫu hóa đơn của công ty chưa kịp chuyển sang theo mẫu mới của TT200 Việc này có thể gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp với quy định mới về mẫu hóa đơn của cơ quan thuế Công ty cần cập nhật và điều chỉnh mẫu hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về hóa đơn mới nhất.
- Về hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty:
Tài khoản 3353 thể hiện rõ ý nghĩa của “quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” theo quy định, tuy nhiên, công ty lại sử dụng tài khoản số 351 để phản ánh quỹ này, gây ra sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc quản lý Việc sử dụng không đúng tài khoản theo chuẩn mực kế toán sẽ gây hiểu lầm cho các nhà quản lý Nhà nước, ảnh hưởng đến tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính Do đó, việc tuân thủ chính xác các quy định về tài khoản là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và tránh các sai sót trong quá trình lập báo cáo tài chính.
- Về hệ thống sổ sách:
Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh đã ứng dụng phần mềm kế toán MISA để đảm bảo tính chính xác và khoa học trong việc xử lý số liệu hệ thống sổ sách Việc sử dụng kế toán máy giúp hệ thống sổ sách được tính toán chính xác, đầy đủ theo hình thức kế toán nhật ký chung phù hợp với chế độ hiện hành Tuy nhiên, hệ thống sổ sách hiện tại gồm nhiều bảng biểu, nhưng các báo biểu không cung cấp thông tin chính xác hay mang tính vận dụng sáng tạo, thiếu sự đối chiếu logic giữa các báo biểu và các chỉ tiêu còn chung chung, dựa trên kinh nghiệm hoặc bản năng, ví dụ như các chỉ tiêu như doanh thu và chi phí.
… mà không có các chỉ tiêu cụ thể, do đó không có ý nghĩa trong quản trị, tra soát số liệu, khó phát hiện được các sai sót.
- Về bộ máy kế toán ở công ty:
Hiện nay, bộ phận kế toán của công ty vừa thiếu, vừa thừa: phần mềm kế toán giúp giảm đáng kể khối lượng công việc, chủ yếu kế toán chỉ cần cập nhật số liệu, trong khi các bước phân bổ và lập sổ đã được tự động hóa Tuy nhiên, công ty vẫn thiếu những kế toán có trình độ cao, có khả năng kiểm tra, soát xét số liệu chính xác và đưa ra những tham mưu chiến lược kịp thời cho lãnh đạo.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty Nhật
Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Cán bộ phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ phòng kế toán tài chính quản lý các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Việc cung cấp thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của các đối tượng thanh toán trên thị trường giúp đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra chính xác và hiệu quả Điều này còn giúp tăng cường khả năng dự đoán và kiểm soát các khoản chi phí, nâng cao khả năng quản lý tài chính của doanh nghiệp Hợp tác chặt chẽ giữa hai phòng không những tối ưu hóa các hoạt động thanh toán mà còn góp phần nâng cao sự uy tín và ổn định tài chính của công ty.
Để thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng hạn và trước hạn, công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích như tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán Việc này giúp đảm bảo nhu cầu về vốn của doanh nghiệp và xây dựng uy tín với khách hàng Tuy nhiên, chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu cần được tính toán hợp lý để đảm bảo vẫn giữ được lợi nhuận cho công ty.
Dưới đây là một vài kiến nghị cụ thể của em về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp:
Thiết lập hồ sơ khách hàng
Trong quá trình giao dịch kinh doanh giữa công ty và khách hàng, thông thường khách hàng mua hàng nợ trong một khoảng thời gian nhất định trước khi thanh toán Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như mua hàng và thanh toán ngay tại thời điểm giao hàng hoặc thanh toán trước để nhận hàng sau, phần lớn các hoạt động mua bán đều không thu được tiền ngay lập tức Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý công nợ hiệu quả để đảm bảo dòng tiền luôn ổn định và hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Việc thiết lập hồ sơ khách hàng là rất quan trọng nhằm thực hiện quản lý tốt khoản phải thu khách hàng.
Hồ sơ khách hàng tối thiểu phải có những tài liệu sau đây:
(2) Mẫu đăng ký chữ ký giao dịch;
Giấy đăng ký kinh doanh của khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hồ sơ khách hàng nhằm phân tích và xác định nhóm khách hàng giao dịch thường xuyên, có dư nợ lớn, chiếm khoảng 60-80% khoản phải thu của công ty Đối với các khách hàng nhỏ lẻ, không cần thiết phải lập hồ sơ để quản lý, thay vào đó nên hạn chế bán nợ cho các đối tượng này Việc đối chiếu công nợ là quá trình cung cấp thông tin chi tiết về khoản phải thu để khách hàng xác nhận số tiền còn nợ, là cơ sở để thu hồi nợ và thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn Thực hiện đối chiếu công nợ đúng quy trình giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và hỗ trợ hoạt động bán hàng ổn định.
Một số lưu ý trong việc đối chiếu công nợ khách hàng.
Thực hiện đối chiếu hàng tháng với nhóm khách hàng có dư nợ chiếm từ 70% đến 80% tổng dư nợ của công ty để kiểm soát các khách hàng có mức dư nợ lớn Quản lý chặt chẽ nhóm khách hàng này giúp đảm bảo ổn định tài chính và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ Việc theo dõi định kỳ giúp phát hiện kịp thời các khoản nợ quá hạn hoặc có dấu hiệu rủi ro cao, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp Đối chiếu hàng tháng đặc biệt quan trọng trong việc duy trì sự cân đối trong danh mục dư nợ và đảm bảo sự an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Một nhóm khách hàng bắt buộc phải đối chiếu hàng tháng là những khách hàng có công nợ báo động đỏ và nằm trong danh sách công nợ khó đòi, nhằm kiểm soát hiệu quả thu nợ Đối với nhóm khách hàng có dư nợ thấp, chiếm khoảng 20% tổng khoản phải thu, nên thực hiện đối chiếu một quý một lần để duy trì quản lý hiệu quả Để nâng cao hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường như tỷ lệ thu hồi công nợ, thời gian trung bình thu nợ, và tỷ lệ nợ quá hạn Hiện nay, các công ty thường dựa vào ba chỉ tiêu chính để đánh giá hiệu quả hoạt động thu nợ, giúp tối ưu quy trình quản lý công nợ và nâng cao dòng tiền doanh nghiệp.
Số ngày bình quân khoản phải thu đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý công nợ Thông thường, các công ty xác định danh giới cho khoản phải thu tốt hay xấu dựa trên số ngày quy chuẩn, ví dụ dưới 30 ngày được xem là kiểm soát tốt, phản ánh khả năng thu hồi công nợ nhanh chóng và ổn định Chăm sóc khoản phải thu trong khoảng thời gian hợp lý là yếu tố quan trọng để duy trì dòng tiền lành mạnh và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu là chỉ số quan trọng để đánh giá xu hướng hiệu quả của quản lý khoản phải thu Khi tỷ lệ này càng cao, đồng nghĩa với việc công ty bị chiếm dụng vốn nhiều hơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động tài chính Nếu tỷ lệ này vượt quá mức giới hạn do doanh nghiệp đề ra, Ban Giám đốc cần thiết lập các quy định chặt chẽ hơn để kiểm soát công nợ, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định.
Tuổi nợ là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định các khoản phải thu đang gặp vấn đề theo thời gian Việc phân tích tuổi nợ giúp công ty nhận diện sớm các khoản nợ đến hạn khó thu hồi, từ đó có thể đưa ra các hành động phù hợp để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ doanh thu hiệu quả Áp dụng phân tích tuổi nợ định kỳ không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát công nợ mà còn tăng cường quản lý tài chính, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
3.3.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Công ty nên mở chi tiết các tài khoản cấp 2, bao gồm tài khoản 131 – Phải thu khách hàng và tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp, để theo dõi các khoản thanh toán ngắn hạn và dài hạn Sau đó, tiến hành mở các tài khoản cấp 3 để quản lý chi tiết từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Ví dụ: TK 1311_Công ty TNHH MTV LIN: theo dõi khoản phải thu ngắn hạn của khách hàng Công ty LIN.
Việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi là cần thiết để phản ánh chính xác giá trị các khoản nợ không có khả năng thu hồi Công ty nên thiết lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn và nợ chưa quá hạn nhưng có nguy cơ không thu hồi được, dựa trên ước lượng tổn thất dự kiến và tuổi nợ Việc lập dự phòng này giúp đo lường chính xác mức độ tổn thất và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn được quy định rõ ràng, nhằm phản ánh đúng thực trạng các khoản nợ khó đòi của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu quá hạn được xử lý dựa trên thời gian quá hạn, với mức dự phòng là 30% cho khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% đối với khoản nợ từ 1 đến dưới 2 năm, và 70% cho khoản nợ từ 2 đến dưới 3 năm Đối với các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng gặp khó khăn như phá sản hoặc đang trong thủ tục giải thể, doanh nghiệp cần dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng phù hợp.
Khi có bằng chứng rõ ràng về khoản nợ phải thu có nguy cơ không thu hồi được, công ty cần tính toán số dự phòng phải thu cần lập để phản ánh chính xác tình hình tài chính Việc xác định dự phòng này giúp đảm bảo tính minh bạch và trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định kế toán liên quan Áp dụng các phương pháp phù hợp để ước tính dự phòng nhằm phản ánh đúng khả năng thu hồi của các khoản nợ phải thu, từ đó nâng cao sự chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý rủi ro của doanh nghiệp.
Cách 1: ước tính nợ khó đòi dựa vào khoản doanh thu bán chịu trong kỳ
Số dự phòng phải lập = doanh thu bán chịu x tỷ lệ nợ khó đòi
Tỷ lệ nợ khó đòi được xác định bằng trung bình của các tỷ lệ nợ khó đòi trong 3 năm trước để phản ánh chính xác xu hướng và đặc điểm của khoản nợ này Phương pháp này dựa trên giả định rằng một tỷ lệ nhất định trong doanh thu bán chịu sẽ không thu được tiền, và tỷ lệ nợ khó đòi ước tính dựa trên mối quan hệ giữa nợ khó đòi và doanh thu bán chịu trong các kỳ trước Điều này giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác hơn về khả năng thu hồi nợ và lập kế hoạch quản lý tài chính hiệu quả.
Doanh nghiệp thường ước tính rằng một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu vào cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi dựa trên kinh nghiệm thực tế của những năm trước và kiến thức từ các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực Tỷ lệ này giúp xác định chính xác chi phí nợ khó đòi cuối kỳ, từ đó nâng cao khả năng quản lý rủi ro tài chính Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc dự phòng các khoản phải thu không thu hồi được, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.