Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng văn hóa

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD TS Lê Kim Ngọc Trêng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n VIỆN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN  CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PH[.]

- -CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 3

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa 4

1.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu 4

1.2.2 Quá trình thu mua nguyên vật liệu đến nhập kho 4

1.2.3 Quá trình dự trữ, bảo quản: 5

1.2.4 Quy trình xuất nguyên vật liệu đến khi tham gia vào quá trình sử dụng (sản xuất, cho QLDN,…): 5

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 6

1.4 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA 12

2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 12

2.1.1.Chứng từ và thủ tục luân chuyển các chừng từ nguyên vật liệu: 12

2.1.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 27

2.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 37

2.2.1.Quy trình ghi sổ tổng hợp: 37

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA 43

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện : 43

3.1.1 Ưu điểm: 43

3.1.2 Nhược điểm: 47

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện: 49

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: 51

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu: 51

3.2.2 Về tài khoản sử dụng 53

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

BTC : Bộ Tài chính GTGT : Giá trị gia tăng NVL : Nguyên vật liệu

QĐ : Quyết định

XN : Xí nghiệp

HĐSX : Hợp đồng sản xuất STT : Số thứ tự

CK : Chuyển khoản

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Danh mục nguyên vật liệu của Công ty CP Xây dựng Văn hóa 4

Bảng 1-2 : Bảng kế phiếu xuất 11

Bảng 2-1 : Hóa đơn GTGT 15

Bảng 2-2 : Hóa đơn GTGT 16

Biểu 2-3 : Biên bản kiểm nghiệm 17

Biểu 2-4 : Biên bản kiểm nghiệm 18

Bảng 2-5: Phiếu nhập kho 19

Bảng 2-6: Phiếu nhập kho 20

Bảng 2-7 : Kế hoạch cấp vật tư 23

Bảng 2-8 : Kế hoạch cấp vật tư 24

Bảng 2-9 : Phiếu xuất kho 25

Bảng 2-10: Phiếu xuất kho 26

Bảng 2-11 : Thẻ kho 29

Bảng 2-12 : Bảng kê phiếu nhập 32

Bảng 2-13 : Bảng kê phiếu xuất 32

Bảng 2-14: Sổ chi tiết vật tư 33

Bảng 2-15 : Tổng hợp phát sinh nhập 34

Bảng 2-16 : Tổng hợp phát sinh xuất 35

Bảng 2-17: Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng 36

Bảng 2-19 : Nhật ký chung 41

Bảng 2-20 : Sổ cái tài khoản 42

Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu 14

Sơ đồ 2-2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu 22

Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi thẻ kho 27

Sơ đồ 2-4 : Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán NVL 37

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay đặc biệt là trongmôi trường cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tìm mọi cách để không chỉtồn tại mà còn phải đứng vững và phát triển Mục đích chung của các doanhnghiệp đó là lợi nhuận Lợi nhuận càng lớn chứng tỏ các biện pháp, chínhsách của doanh nghiệp là đúng đắn Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơitrực tiếp là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra cácbiện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó tăng tíchluỹ và mở rộng sản xuất Một trong những biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệuquả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặtchẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toánnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho có thể quản lý tổng thể toàn bộnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà còn có thể quản lý chi tiết tới từng loại

cả về số lượng và giá trị của chúng Kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi có thủthục chặt chẽ, đúng đắn từ khâu thu mua đến lập chứng từ, đảm bảo cho xuấtdùng kịp thời, đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như vào sổ sách

và lên các báo cáo Việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động củanguyên vật liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh, tránh được hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phầnnâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuậncho Công ty

Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ và trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa,

em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được

coi trọng và tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán vềNVL.

Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty Cổ phần Xâydựng Văn hóa Với sự hướng dẫn của cô giáo - Ths Hàn Thị Lan Thư và

phòng TC - KT đã giúp em hoàn thành tốt đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa” Nội dung của đề

tài này bao gồm 3phần:

Chương 1: Đặc điểm tổ chức và quản lý NVL tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa.

Chương 2: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa.

Chương 3: Đánh giá chung về thực trạng kế toán NVL tại Công ty

Cổ phần Xây dựng Văn hóa và phương hướng hoàn thiện.

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA

1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa:

Do công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi nhiều công đoạnhoàn thành đồng thời số nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thành phẩmtương đối nhiều…dẫn đến quá trình quản lý nguyên vật liệu sử dụng, tham giavào quá trình sản xuất tương đối khó Để phục vụ cho quá trình hạch toáncũng như quá trình kiểm tra, kiểm soát nguyên vật liệu được dễ dàng, đảmbảo tính minh bạch và nguyên vật liệu được bảo quản tốt nhất, Công ty phânloại nguyên vật liệu thành các nhóm sau:

- Nguyên vật liệu chính: Vì ngành nghề tham gia là xây dựng nên nguyên

vật liệu chính cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm các loại như: Ximăng, Cát, gạch, sắt…

- Nguyên vật liệu phụ: Tuy không đóng vai trò quan trọng đặc biệt như

nguyên vật liệu chính nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quátrình hoàn thành công trình, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiếnhành bình thường bao gồm: gỗ lót, cọc…được kết hợp với vật liệu chính đểhoàn thiện công trình

- Phế liệu: Đặc trưng của ngành xây dựng là trong quá trình sản xuất

- Vật liệu khác : Những nguyên vật liệu ít đóng vai trò trong sản xuất

được phân trong nhóm vật liệu khác.Cụ thể bao gồm: xăng, dầu…

Bảng 1.1: Danh mục nguyên vật liệu của Công ty CP Xây dựng Văn hóa

1.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu

- Do đặc trưng ngày xây dựng phát triển mạnh và chiếm tỷ trọng lớntrong nền kinh tế nên những ngành phụ trợ đi kèm cũng phát triển theo để đápứng nhu cầu thị trường Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho ngành xây dựngluôn phong phú và kịp thời Do sản xuất những công trình trong thành phố HàNội là chủ yếu nên Công ty có những bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu quenthuộc như Công ty xây dựng Bạch Đằng, Công ty xây dựng cơ sở hạ tầng U

& I

1.2.2.Quá trình thu mua nguyên vật liệu đến nhập kho

Sau khi căn cứ theo định mức vật liệu cho từng công trình, khố lượng vật

tư sử dụng, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng kếhoạch tiến hành kí kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận thu muacủa Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra

Bên cung cấp căn cứ theo hợp đồng tiến hành xuất nguyên vật liệu giaocho bên thu mua của công ty theo tiến độ công trình.

Nguyên vật liệu được vận chuyển đến kho của Công ty, trước khi nhậpkho NVL được ban kiểm nghiệm ( gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật ) xác địnhphẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểmnghiệm

Sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra quy cách NVL nếu NVL đảm bảo yêucầu thì vật liệu sẽ được nhập kho dưới sự giám sát của thủ kho Đối với nhữngNVL không đúng yêu cầu đã thỏa thuận thì tiến hành được lập biên bản kèmtheo, không được nhập vào kho và chờ xử lý của lãnh đạo Công ty

1.2.3.Quá trình dự trữ, bảo quản:

- Đặc thù nguyên vật liệu của ngành xây dựng là bền bỉ, có khả năng chịuthời tiết tốt, không hao mòn nên quá trình dự trữ cũng như bảo quản tương đốiđơn giản Các nguyên vật liệu chính như cát, đá được thu mua theo tiến độcông trình nên thời gian dữ trữ, bảo quản tương đối ngắn Riêng nguyên vậtliệu tái chế như cọc, gỗ thì được luân chuyển giữa các công trình và có khoriêng để bảo quản tránh mất mát và mối mọt

1.2.4 Quy trình xuất nguyên vật liệu đến khi tham gia vào quá trình sử dụng (sản xuất, cho QLDN,…):

Dựa theo dự toán công trình do phòng kĩ thuật cung cấp và nhu cầu thực

tế sản xuất giám đốc phê duyệt đồng ý xuất NVL

Khi qua phòng kế toán kiểm tra số lượng nguyên vật liệu đảm bảo trongkho lớn hơn số cần xuất trong phiếu đề xuất sẽ lập các giấy tờ cần thiết( phiếu xuất kho ) giao cho bên sử dụng nguyên vật liệu

Thủ kho nhận xuất nguyên vật liệu ra khỏi kho khi được lệnh

Yêu cầu trong quá trình sử dụng : nguyên vật liệu được sử dụng hiệuquả, tiết kiệm, tránh lãng phí, sử dụng dựa theo định mức đã đề ra

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa:

Việc quản lý nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng Nguyên vật liệukhông chỉ cần được bảo đảm về số lượng mà còn cần đảm bảo về chất lượng,

…phục vụ tốt cho quá trình xây dựng Giá trị nguyên vật liệu cũng là phầnchính trong chi phí sản xuất tại doanh nghiệp, càng tiết kiệm được khoản nàythì lợi nhuận ròng càng cao Chính vì lẽ đó, vai trò của những cá nhân thamgia vào quá trình quản lý nguyên vật liệu vô cùng quan trọng Nó đòi hỏikhông chỉ kiến thức mà còn đòi hỏi tinh thần trách nhiệm rất cao Tùy theocác quy trình trong quá trình quản lý nguyên vật liệu, công việc sẽ được phânchia cho các cá nhân thực hiện một cách hợp lí nhằm mang đến nguyên vậtliệu tốt nhất phục vụ cho quá trình sản xuất Tại Công ty Cổ phần Xây dựngVăn hóa công việc được phân công như sau để nguyên vật liệu được sử dụngmột cách hiệu quả nhất:

 Quá trình thu mua : Trong quá trình thu mua này có hai bộ phậntham gia chủ yếu là bộ phận kĩ thuật và bộ phận thu mua

 Bộ phận kĩ thuật : do nhiệm vụ sản xuất của công ty gồm nhiều

công trình thực hiện đồng thời nên ứng với mỗi công trình bộ phận kĩ thuật sẽxây dựng dự toán và xác định một định mức sử dụng nguyên vật liệu riêng

Sau khi bộ phận kĩ thuật xây dựng xong định mức sẽ chuyển kết quả về

số lượng, quy cách,chất lượng… cần thiết sử dụng NVL trong kì cho

bộ phận thu mua phận thu mua

 Bộ phận thu mua: Sau khi bộ phận kỹ thuật gửi dự toán công

trình cho bộ phận thu mua, bộ phận thu mua tiến hành tìm kiếm thị trườngnguyên vật liệu phù hợp yêu cầu đặt ra Như đã nhắc đến ở trên, bộ phận thumua xét đến các nhà cung cấp quen thuộc nhằm thu mua được nguyên vật liệu

tốt và giá cả hợp lí Khi các nhà cung cấp này không đáp ứng được yêu cầuđặt ra bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm trên thị trường tự do.

Bộ phận thu mua xác định được nhà cung cấp, giá thành nguyên vật liệu,báo cáo lên giám đốc để lập hợp đồng thu mua nguyên vật liệu

 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu và bảo quản : nhắc đến quy trìnhnày không thể không nhắc đến bộ phận thủ kho và ban kiểm nghiệm

 Ban kiểm nghiệm: đóng vai trò kiểm tra nguyên vật liệu trước khi

nhập kho Đúng vậy, khi hợp đồng đã được kí kết, nguyên vật liệu đượcchuyển đến từng công trình hoặc kho tổng của Công ty Ban kiểm điểm kiểmtra nguyên vật liệu được giao đã phù hợp theo hợp đồng về chủng loại, sốlượng, chất lượng, … chưa Khi đã kiểm kê phân loại những vật liệu khôngphù hợp yêu cầu đưa ra quyết định không nhập kho Với những NVL phù hợp

sẽ giao nhận lại cho bộ phận thủ kho tiến hành nhập kho bảo quản hoặcchuyển trực tiếp đến công trình tham gia vào quá trình xây dựng

 Thủ kho : Thủ kho không những đóng vai trò kiểm kê, kiểm soát

nguyên vật liệu nhập kho mà còn tham gia quá trình bảo quản và kiểm soátnguyên vật liệu xuất kho

+ Thủ kho tiến hành nhập dự trên biển bản kiểm nghiệm củaban kiểm nghiệm và vận chuyển đến khu dự trữ phù hợp

+ Cuối tháng tiến hành kiểm tra, ghi chép tình hình nguyênvật liệu, điều kiện bảo quản tại kho Khi có trường hợp bất thường kịp thờibáo lên cấp trên xử lý

 Quá trình xuất kho sử dụng NVL :

 Thủ kho: kiểm soát số NVL xuất kho cho công trình Những ghi

chép này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát việc tính giánguyên vật liệu cấu thành nên giá thành công trình của bộ phận kế toán

 Bộ phận vận chuyển: do đặc trưng của Công ty là công ty có

nhiều công trình nên có nhiều nơi sản xuất, kho và phân xưởng không cùngmột khu vực Chính lẽ đó, bộ phận vận chuyển đảm nhận nhiệm vụ chuyểnNVL từ kho đến công trình xây dựng Bộ phận này đóng vai trò quan trọngảnh hưởng đến định mức nguyên vật liệu Chất lượng, số lượng hỏng hóc,kích thước chịu tác động rất lớn trong quá trình này Nên yêu cầu đặt ra là bộphận máy móc sử dụng và cá nhân tham gia vận chuyển cần lao động có tinhthần trách nhiệm hiệu quả nhằm tránh tiêu hao NVL tối đa

 Quá trình sử dụng NVL : Quản đốc công trình so sánh giữa địnhmức, chất lượng,… được xác định bởi phòng kĩ thuật và nguyên vật liệu nhậnđược từ bộ phận vận chuyển tiến hành nhận nguyên vật liệu đưa vào quá trìnhsản xuất

1.4 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa:

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán chínhxác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tínhthống nhất và trung thực

Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóacác nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên, giá của nguyên vật liệutrong mỗi lần nhập là khác nhau Việc xác định đúng đắn giá trị NVL xuấtdùng là rất cần thiết, vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giánguyên vật liệu và được tiến hành như sau:

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho:

 Nguyên vật liệu mua vào: Nơi giao nhận hàng mua vào là tạikho của công ty hoặc tại công trình Phương pháp tính thuế GTGT cho cácmặt hàng của Công ty là phương pháp được khấu trừ nên giá NVL nhập kholà:

- Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do

Giám đốc Công ty quyết định, căn cứ theo giá nhập kho gần nhất của NVL

- Đối với nguyên vật liệu xuất kho: do giá của NVL trong mỗi lần nhập

có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất khoNVL kế toán tính toán thực tế NVL theo phương pháp đơn giá bình quân giaquyền sau mỗi lần nhập trước khi xuất kho Theo phương pháp này kế toántiền hành thực hiện như sau:

- Trước mỗi lần xuất : Vì công ty sử dụng kế toán máy vào quá trình

hạch toán kế toán nguyên vật liệu nên các bước tính giá nguyên vật liệuxuất sẽ được phần mềm kế toán tính toán Quy trình được diễn ra nhưsau:

+ Đầu tiên kế toán viên nguyên vật liệu thực hiện nhập số liệutrên các hóa đơn GTGT theo ngày nguyên vật liệu được mua nhập kho

+ Tại ngày tiến hành xuất nguyên vật liệu, số lượng xuất kho sẽđược kế toán cập nhật trên phần mềm Sau đó, thực hiện việc tính giá nguyênvật liệu xuất bằng cách vào “ Kế toán hàng tồn kho”, “Cập nhật số liệu”, vìcông ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền saumỗi lần nhập nên ta vào phần “Tính gia trung bình di động theo ngày” để thựchiện tính giá xuất kho Khi thực hiện xong quy trình này phần mềm sẽ tựđộng cập nhập giá xuất nguyên vật liệu và giá trị xuất nguyên vật liệu vàophiếu xuất kho

+ Do cách tính giá nguyên vật liệu xuất theo bình quân giaquyền mỗi lần nhập nên để xem giá xuất kho ta vào bảng kê phiếu xuất để cậpnhật được số liệu giá xuất kho nguyên vật liệu như sau : “Kế toán hàng tồn

+ Các bước được tiến hành tương tự cho mỗi lần tiến hành xuấtkho nguyên vật liệu trong kỳ

Dưới đây là ví dụ về quy trình tính giá nguyên vật liệu xuất kho của Công ty:

Ví dụ 1:Tính giá thực tế xuất kho gạch 6 lỗ

Tồn đầu tháng 01/2015 : 50.000 Đơn giá Giá trị : 1.600.000.000Ngày 02/01 xuất : số lượng 15.000

Ngày 09/01 nhập : số lượng 170.000 32.000 Giá trị : 5.400.000.000 Ngày 09/01 xuất : số lượng 15.000

Ngày 15/01 xuất : số lượng 65.000

Ngày 22/01 nhập : số lượng 100.000 32.000 Giá trị : 3.200.000.000

Bảng 1-2 : Bảng kế phiếu xuất

lượng

Đơn giá Thành tiềnNgày SỐ

5

PX37

Công trình Đại Mỗ

G6L-Gạch 6 lỗ 65.000 32.000

2.080.000.00

0 Cộng:

2.080.000.00

0

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa:

2.1.1.Chứng từ và thủ tục luân chuyển các chừng từ nguyên vật liệu:

2.1.1.1.Chứng từ nhập:

Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu liên quan đến nhiều chứng từ kế

toán khác nhau, bao gồm những chứng từ bắt buộc lẫn những chứng từ cótính chất hướng dẫn hoặc tự lập Các mẫu chứng từ công ty áp dụng theoquyết định 15/2006/ QĐ-BTC ban hành vào ngày 20 tháng 03 năm 2006 Tuynhiên theo thông tư 153/2010/TT – BTC ban hành ngày 28/9/2010 thì có một

số thay đổi trong mẫu chứng từ và được áp dụng từ tháng 7/2011 Nhìnchung, hệ thống chứng từ liên quan đến công tác quản lý NVL bao gồm:

Sử dụng các chứng từ sau

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL theo QĐ 15 và mẫu01GTTKT3/001 theo thông tư 153) hoặc Hóa đơn bán hàng thôngthường (mẫu số 02GTKT-3LL): Đơn vị bán lập hóa đơn GTGT dựa trên sốlượng, đơn giá, số tiền đơn hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Sau khi ban kiểm nghiệm thực hiện kiểmtra nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn so với dự toán sẽ được ghi vào biên bảnkiểm nghiệm vật tư (theo mẫu số 03-VT)

- Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) Phiếu nhập kho được

lập thành 2 liên, có đầy đủ chữ ký của người lập, người giao hàng, thủ kho và

kế toán trưởng

Liên 1: Giao cho thủ kho, lưu vào thẻ kho Sau đó chuyển lên cho kếtoán NVL dùng làm căn cứ ghi sổ

Liên 2: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở đối chiếu công nợ thanhtoán.

Phòng kế hoạch căn cứ theo định mức vật liệu cho từng công trình, tìnhhình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty để tiến hành ký kết hợp đồngkinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu của Công ty đi mua theo kế hoạch đề

ra Bên cung cấp sẽ viết hóa đơn và giao một liên cho Công ty là Hóa đơnGTGT Khi vật liệu đến kho Công ty, trước khi nhập kho thủ kho báo cáo choban kiểm nghiệm ( gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật ) để xác định phẩm chất,chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm.Nếu nguyên vật liệu đảm bảo về yêu cầu thì thủ kho kiểm tra về số lượng vậtliệu mua về và ghi hóa đơn thực nhập Căn cứ vào hóa đơn kinh doanh tiếnhành lập báo cáo vật liệu thành 2 liên và được người phụ trách ghi rõ họ tên,trên phiếu đều được ghi ngày tháng của hóa đơn, kho nhập vật liệu, tên vậtliệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng vật liệu mua về vào cột lượng theo chứng

từ Sau khi xác định số liệu vào cột số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhậpkho Thủ kho cùng người nhập kí tên vào phiếu Thủ kho gửi một liên cùngbiên bản thừa, thiếu ( nếu có ) kèm theo hóa đơn của người cung cấp để làmcăn cứ thanh toán Trường hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về khôngđúng yêu cầu đã thỏa thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bảnkiêm nghiệm Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết củalãnh đạo Công ty

Có thể khái quát quy trình luân chuyển của các chứng từ nhập qua sơ đồsau:

Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu

Hợp đồng

kinh tế

Hóa đơn mua hàng

Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho

Nhập NVL, ghi thẻ kho

Ghi sổ và bảo quản

Ví dụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0047251 ngày 09 tháng 01 năm

2015,Công ty tiến hành mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Xây dựng vàDịch vụ Làm Sạch Toàn Cầu và hóa đơn GTGT 0046995 ngày 22 tháng 01năm 2015, mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụLàm Sạch Toàn Cầu Các chứng từ liên quan như sau:

Kế toán NVL

Kế toán

Hội đồng kiểm nghiệm

Bộ phận cung ứng

Phòng kế

hoạch

Thủ kho

Họ và tên người mua hàng : Chị Hòa

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa

Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội Số TK:

0

0

0

Số tiền viết bằng chữ : Ba tỷ, năm trăm hai mươi triệu đồng

Người mua hàng(ký họ tên)

Người bán hàng(ký họ tên)

Họ và tên người mua hàng : Chị Hòa

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa

Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội Số TK:

0

Số tiền viết bằng chữ : Năm tỷ, chín trăm bốn mươi triệu đồng

Người mua hàng(ký họ tên)

Người bán hàng(ký họ tên)

Biểu 2-3 : Biên bản kiểm nghiệm

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

( Vật tư, hàng hóa )

Ngày 09 tháng 01 năm 2015

Căn cứ vào HĐ 0047251 ngày 09 tháng 01 năm 2015 của Công ty TNHH

Xây dựng và Dịch vụ Làm Sạch Toàn Cầu

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông /bà : Trần Văn Minh – Phòng kỹ thuật – Chất lượng

Ông /bà : Tô Thị Kim Tuyến – Kế toán

Ông /bà : Trần Đức Anh – Thủ kho

Đã kiểm nghiệm các loại:

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách phẩm chất

SL không đúng quy cách phẩm chất

Ý kiến của ban kiểm nghiệm : Số vật tư đủ điều kiện để nhập kho

Đại diện kỹ thuật

( ký, ghi rõ họ tên )

Thủ kho( kỹ, ghi rõ họ tên )

Trưởng ban( ký, ghi rõ họ tên )

Biểu 2-4 : Biên bản kiểm nghiệm

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

( Vật tư, hàng hóa )

Ngày 22 tháng 01 năm 2015

Căn cứ vào HĐ 0046995 ngày 22 tháng 01 năm 2015 của Công ty TNHH

Xây dựng và Dịch vụ Làm Sạch Toàn Cầu

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông /bà : Trần Văn Minh – Phòng kỹ thuật – Chất lượng

Ông /bà : Tô Thị Kim Tuyến – Kế toán

Ông /bà : Trần Đức Anh – Thủ kho

Đã kiểm nghiệm các loại:

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách phẩm chất

SL không đúng quy cách phẩm chất

Ý kiến của ban kiểm nghiệm : Số vật tư đủ điều kiện để nhập kho

Đại diện kỹ thuật

( ký, ghi rõ họ tên )

Thủ kho( kỹ, ghi rõ họ tên )

Trưởng ban( ký, ghi rõ họ tên )

Bảng 2-5: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần

Xây dựng Văn hóa

Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà

Nội

Mẫu số 01 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 09 tháng 01 năm 2015

Nợ TK: 1521Có TK: 331

Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Làm Sạch Toàn Cầu

Theo hóa đơn số 00047251 ngày 09 tháng 01 năm 2015 MS:

Nhập kho tại: ĐA

ĐV T

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

0

32.000

5.400.000.000

0

Cộng thành tiền viết thành chữ: Năm tỷ, bốn trăm triệu

Ngày 09 tháng 01 năm 2015Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

Ngày 22 tháng 01 năm 2015

Nợ TK: 1521Có TK: 331

Họ tên người giao hàng: Công ty

Theo hóa đơn số 00046995 ngày 22 tháng 01 năm 2015 MS:

Nhập kho tại: ĐA

STT

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư hàng hóa

Mã

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Cộng thành tiền viết thành chữ: Ba tỷ, hai trăm triệu

Ngày 22 tháng 01 năm 2015Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

+ Liên 3: Giao cho công trình sử dụng.

Việc xuất nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho công trình, một số ítđược dùng cho QLDN, chi phí sản xuất chung

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế của các công trình và dự toán vật tư

do phòng kỹ thuật cung cấp và ban giám đốc xí nghiệp dựa vào quản đốc cácphân xưởng liệt kê các loại nguyên vật liệu cần dùng trình lên ( bao gồm cả sốlượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại ) phòng kế hoạch vật tư và lập phiếu

đề xuất vật tư trình lên giám đốc Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vàophiếu đề xuất cấp vật tư, kế toán vật liệu sẽ căn cứ vào đó và căn cứ vào sốlượng vật tư còn trong kho vẫn đảm bảo chất lượng lập phiếu xuất kho nếutrong kho không còn vật tu phòng kế hoạch sẽ cử cán bộ thu mua đi mua về

Kế toán nguyên vật liệu chỉ lập phiếu xuất kho khi trong kho có nguyên vậtliệu đảm bảo chất lượng

Phiếu xuất kho được xác lập thành ba liên và có chữ kỹ của phụ tráchcung tiêu, phụ trách đơn vị sử dụng Sau đó đơn vị sử dụng vật liệu xuốnglĩnh vật liệu Thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ghi số lượng thực xuất vàophiếu, thủ kho gửi một liên cho phòng kế hoạch, liên hai sau khi vào thẻ khođược chuyển cho kế toán vật liệu làm cơ sở đề ghi sổ sách kế toán, thủ kho

Có thể khái quát quy trình luân chuyển của các chứng từ nhập qua sơ

đồ sau:

Sơ đồ 2-2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu

Ví dụ 3: Căn cứ vào nhu cầu xuất NVL cần cho quá trình sản xuất Vào ngày

02/01/2015 và ngày 09/01/2015 các phân xưởng đề nghị xuất nguyên vật liệu tại kho ĐA Quá trình sử dụng các chừng từ sau:

Duyệt xuất kho

Lập phiếu xuất kho

Xuất NVL,ghi thẻ kho

Ghi sổ, bảo quản

Kế toán

Giám đốc

Phân xưởng sản xuất

Kế

hoạch

sản xuất

Kế toán NVL Thủ

kho

KẾ HOẠCH CẤP VẬT TƯ NĂM 2015

Căn cứ cấp vật tư phục vụ công trình Áng

Cấp cho đơn vị: công trình Áng

Kho : ĐA

STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm

Ghi chú

Bảng 2-8 : Kế hoạch cấp vật tư

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội ngày 09 tháng 01 năm 2015

KẾ HOẠCH CẤP VẬT TƯ NĂM 2015

Căn cứ cấp vật tư phục vụ công trình Áng

Cấp cho đơn vị: công trình Áng

Kho : ĐA

STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm

Ngày 09 tháng 01 năm 2015 Lãnh đạo duyệt Lãnh đạo phòng Cán bộ kế hoạch

Bảng 2-9 : Phiếu xuất kho

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa

Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội

Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 02 tháng 01 năm 2015

Số : 03Căn cứ cấp vật tư phục vụ công trình Áng

Cấp cho đơn vị: công trình Áng

Xuất kho tại ĐA

ST

T

Tên, nhãn hiệu quy

cách phẩm chất vật tư

M ã số

ĐV T

Số lượng Đơn

giá

(đồng)

Thành tiền Tổng

(đồng)

Yêu cầu

Thực xuất

0

15.000

Bảng 2-10: Phiếu xuất kho

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa

Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội

Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 01 năm 2015

Số : 05Căn cứ cấp vật tư phục vụ công trình Áng

Cấp cho đơn vị: công trình Áng

Xuất kho tại ĐA

ĐV T

giá Thành tiền

(Tổng) Yêu

cầu

Thực xuất

2.1.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa:

2.1.2.1.Phương pháp lập và luân chuyển thẻ kho:

Do Công ty hoạt động với quy mô lớn, lượng nguyên vật liệu nhập xuấttrong tháng tương đối lớn để quá trình kiểm soát NVL dễ dàng, nhanh chóngCông ty áp dụng quy trình ghi thẻ kho là : Sổ đối chiếu luân chuyển Nó đượcthể hiện cụ thể qua sơ đồ:

Sơ đồ: Sơ đồ kế toán sổ chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luânchuyển tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa

Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi thẻ kho

Phương pháp lập và trình tự luân chuyển Thẻ kho: Mỗi loại vật liệu đượctheo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhấtđịnh giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi

Phòng kế toán lập thẻ kho, ghi các chỉ tiêu: Tên, mã hiệu, quy cách, đơn

Thẻ kho

Phiếu nhập

Phiếu xuất Bảng kê xuất

Sổ luân chuyển

Bảng kê nhập

Bảng tổng hợp