Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân GVHD PGS TS Nguyễn Hữu Ánh MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠ[.]
Đặc điểm lao động của Công ty TNHH SVC Việt Nam
Đặc đểm lao động của công ty được thể hiện qua bảng 1-1:
Tình hình lao động của Công ty TNHH SVC Việt Nam
STT Chỉ tiêu Số lượng lao động(người)
2 Tính chất lao động ổn định 20 62,5%
Công ty TNHH SVC Việt Nam thành lập hơn 4 năm và đã xây dựng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao Dưới sự lãnh đạo của Hội đồng thành viên và Ban giám đốc, công ty đã từng bước phát triển và nhận được sự tin tưởng từ khách hàng Hiện tại, công ty có 32 thành viên bao gồm các bộ phận quản lý doanh nghiệp và các phòng ban nghiệp vụ, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong các dịch vụ khách hàng, phần lớn tập trung vào cuối năm và kỳ quyết toán Điều này khiến tỷ lệ lao động ổn định trong công ty đạt 62,5%, trong khi phần còn lại là lao động thời vụ Việc duy trì lực lượng lao động ổn định giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động xuyên suốt và giảm thiểu rủi ro về nhân sự trong những thời điểm cao điểm Luôn tối ưu hóa nguồn nhân lực theo mùa vụ và kỳ quyết toán là chiến lược hiệu quả để nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Phân loại lao động của Công ty TNHH SVC Việt Nam theo các tiêu thức
Theo tiêu thức giới tính, công ty ưu tiên tuyển dụng lao động nữ do đặc điểm và tính chất công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực Hiện tại, công ty có 25 lao động nữ chiếm 78,13%, trong khi đó số lao động nam là 7 người, chiếm 21,87%, nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công việc.
Theo tiêu chuẩn trình độ đào tạo, do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán và tư vấn thuế đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức sâu về luật thuế, kế toán Việt Nam và quốc tế, nên phần lớn nhân viên của công ty có trình độ đại học, chiếm 90,62% với 29 người, trong khi đó, nhân viên có trình độ thạc sĩ chiếm 9,38%.
Các hình thức trả lương của Công ty TNHH SVC Việt Nam 2
Chính sách lương linh hoạt phù hợp với khả năng của từng công ty và hoàn cảnh xã hội, không áp dụng công thức chung một cách máy móc Việc trả lương đa dạng và linh hoạt giúp các doanh nghiệp điều chỉnh phù hợp với điều kiện kinh doanh, trong khi nhiều công ty phối hợp nhiều phương pháp trả lương khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường.
* Chế độ tiền lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam:
Việc áp dụng chế độ tiền lương phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này giúp thúc đẩy công bằng trong phân phối thu nhập, đồng thời kết hợp chặt chẽ lợi ích của xã hội, doanh nghiệp và người lao động Nhờ đó, hệ thống lương thưởng phản ánh đúng giá trị công sức lao động, góp phần nâng cao năng suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chế độ tiền lương cấp bậc là hệ thống tiền lương áp dụng cho nhân viên trực tiếp làm việc trong Công ty, dựa trên số lượng, hiệu quả và chất lượng công việc của từng cá nhân Mục đích của hệ thống này là xác định và so sánh chất lượng lao động trong công ty với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực sản xuất, dịch vụ hoặc ngành nghề kinh doanh để đánh giá mức lương phù hợp Chế độ tiền lương cấp bậc gồm các yếu tố liên kết chặt chẽ như thang lương, tiêu chuẩn và trình độ, giúp đảm bảo công bằng và tính cạnh tranh trong chế độ đãi ngộ nhân sự.
- Chế độ lương theo chức vụ: Chế độ này được thực hiện thông qua thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên các quy định của
Nhà Nước ban hành Trong bảng lương này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lương cho từng nhóm.
Các công nhân lao động thời vụ được trả lương dựa trên khối lượng công việc hoàn thành Công ty xác định mức lương cụ thể cho từng nhân viên dựa trên bảng kết quả lao động đã được nhân viên xác nhận và ký nhận Nhân viên kế toán tiền lương sẽ tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban để lập bảng lương chính xác và minh bạch.
Chính phủ chỉ quy định mức lương tối thiểu, không giới hạn mức lương tối đa, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc trả lương cho người lao động Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mức lương tối thiểu để trả lương hợp lý và tăng lương cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi để công nhân yên tâm lao động Nhờ đó, doanh nghiệp góp phần phát triển bền vững và thúc đẩy sự thịnh vượng của công ty.
*Các hình thức trả lương được áp dụng tại Công ty TNHH SVC Việt Nam.
- Hình thức trả lương theo thời gian:
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho nhân viên làm việc tại Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng nghiệp vụ và Văn phòng công ty Hình thức này dựa trên thời gian làm việc thực tế của từng cán bộ, công nhân viên trong tháng, đảm bảo công bằng và minh bạch trong quá trình trả lương Mức lương của từng người phụ thuộc vào chức vụ, trình độ kỹ thuật và năng lực chuyên môn, được chia thành nhiều bậc lương khác nhau, mỗi bậc có mức lương cố định phù hợp với từng vị trí công việc Việc áp dụng lương theo thời gian giúp công ty quản lý chi phí hợp lý đồng thời thúc đẩy nhân viên nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.
Nhân viên có hiệu quả làm việc cao theo đánh giá của ban giám đốc sẽ nhận được thưởng để khích lệ và thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực hơn Chương trình thưởng này giúp nâng cao năng suất làm việc và tạo động lực cho cán bộ công nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình trong môi trường công ty.
Trích, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
Các quỹ được trích theo lương năm 2014 gồm có Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp
Quỹ Bảo hiểm xã hội: Là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ qui định là
Trong tổng số tiền lương thực tế phải trả cho nhân viên trong tháng, 26% được sử dụng để trang trải các khoản chi phí liên quan Trong đó, 18% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị sử dụng lao động, góp phần vào chi phí cố định và biến đổi của doanh nghiệp Phần còn lại, 8%, được trừ trực tiếp vào lương của người lao động như một khoản khấu trừ bắt buộc hoặc tự nguyện.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm mục đích hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi cho công nhân viên tham gia đóng góp, bao gồm trợ cấp trong trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp Quỹ còn đảm bảo các chế độ trợ cấp khi công nhân viên về hưu, mất sức lao động, đồng thời chi cho hoạt động quản lý và vận hành hiệu quả quỹ BHXH.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được hình thành từ việc trích 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng Trong đó, người sử dụng lao động chịu 3% và khoản này được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, còn người lao động đóng 1,5%, trừ vào thu nhập của họ Các phần trích này nhằm đảm bảo nguồn tài chính ổn định cho quỹ BHYT, góp phần bảo vệ sức khỏe người lao động hiệu quả.
Quỹ BHYT do Nhà nước tổ chức và giao cho một cơ quan quản lý thống nhất, có nhiệm vụ trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới y tế nhằm huy động đóng góp của cá nhân, tập thể và cộng đồng xã hội để nâng cao chất lượng khám chữa bệnh Do đó, khi xác định mức trích BHYT, các doanh nghiệp cần nộp toàn bộ số tiền này cho cơ quan BHYT theo quy định.
Quỹ Bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản chi phí khám bệnh, chữa bệnh, viện phí và thuốc thang cho người lao động khi họ ốm đau hoặc sinh đẻ Đây là nguồn lực tài chính quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi sức khỏe của người lao động, giảm gánh nặng tài chính khi gặp phải vấn đề về sức khỏe Việc sử dụng Quỹ Bảo hiểm y tế đúng mục đích góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và đảm bảo quyền tiếp cận chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được hình thành từ khoản trích 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng, trong đó người sử dụng lao động đóng 1% (được tính vào chi phí kinh doanh) và người lao động nộp 1% (trừ vào thu nhập) Quỹ BHTN đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người lao động gặp khó khăn khi mất việc làm và tăng tính ổn định trong thị trường lao động Các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về trích nộp BHTN để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như đảm bảo tính pháp lý của doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý lao động, tiền lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong công ty liên quan đến tuyển dụng , nâng bậc lương, kỷ luật lao động:
Văn phòng công ty chịu trách nhiệm tổng hợp và xây dựng định biên lao động hàng năm để đảm bảo lập kế hoạch nhân sự phù hợp Công tác phân tích tình hình nhân lực giúp đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và điều chỉnh khi cần thiết Đồng thời, văn phòng xây dựng đề án tổ chức lại lao động một cách hợp lý nhằm nâng cao năng suất làm việc Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp sử dụng lao động tối ưu đóng vai trò quan trọng trong phát triển nguồn nhân lực của công ty.
Công ty có trách nhiệm quản lý lao động thời vụ, bao gồm việc xem xét tổng hợp nhu cầu tuyển dụng và ký hợp đồng thời vụ với các lao động phù hợp Việc này chỉ được thực hiện khi có sự ủy quyền từ giám đốc, đảm bảo quy trình tuyển dụng đúng quy định và hiệu quả Quản lý chặt chẽ lao động thời vụ giúp công ty duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định và linh hoạt trong việc đáp ứng các nhu cầu ngắn hạn.
Phối hợp với các phòng ban trong công ty để xây dựng chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, danh mục nghề nghiệp và định mức lao động, đồng thời hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý nhân sự.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện thanh toán lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên lao động trong công ty.
Theo dõi và tổng hợp đề xuất về thời hạn nâng lương cho cán bộ công nhân viên đủ điều kiện xét nâng bậc phù hợp với mức lương cơ bản theo quy định tại nghị định 2005/2004 của chính phủ Các đề xuất này được trình lên ban giám đốc và hội đồng thành viên để xem xét, phê duyệt đảm bảo quy trình công bằng và đúng quy định pháp luật Việc thực hiện đầy đủ các bước này giúp đảm bảo quyền lợi và sự phát triển nghề nghiệp của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức.
Chúng tôi chuyên tiếp nhận và điều động nhân sự, đồng thời giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc, đảm bảo quyền lợi đầy đủ theo quy định Ngoài ra, công ty lập kế hoạch nâng lương cho cán bộ công nhân viên nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc Việc quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên được thực hiện chặt chẽ, chính xác, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật lao động.
- Công ty có thể nâng bậc lương trước thời hạn khi cán bộ công nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, trình độ nghiệp vụ tăng lên cao.
- Khi người lao động vi phạm kỷ luật lao động thì tùy thuộc vào từng mức độ phạm lỗi thì sẽ bị xử lý như sau:
+ Hình thức khiển trách bằng miệng hoặc bằng văn bản được áp dụngvớingười lao động phạm lỗi lần đầu tiên nhưng ở mức độ nhẹ.
Hình thức kéo dài thời hạn nâng bậc lương hoặc chuyển làm việc khác có mức lương thấp hơn trong tối đa sáu tháng, hoặc cách chức, được áp dụng khi người lao động bị khiển trách bằng văn bản và tái phạm trong vòng ba tháng kể từ lần khiển trách trước Các hành vi vi phạm đó phải phù hợp với nội quy lao động của doanh nghiệp Người sử dụng lao động căn cứ vào mức độ vi phạm, tình hình thực tế của doanh nghiệp và hoàn cảnh của người lao động để chọn một trong ba hình thức xử lý phù hợp.
+ Hình thức sa thải khi mắc lỗi quá nhiều lần.
Xây dựng, phê duyệt kế hoạch tiền lương, xây dựng đơn giá tiền lương, tính lương, tính thưởng và thanh toán với người lao động:
Doanh nghiệp dựa trên tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến việc trả lương để xác định phương án hiệu quả nhất Trong kế hoạch năm, doanh nghiệp đã lựa chọn nhiệm vụ cụ thể để xây dựng đơn giá tiền lương dựa trên tổng doanh thu Quỹ lương của công ty được tính bằng 22% của tổng doanh thu, đảm bảo quản lý chi phí hợp lý và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự.
Công ty đã xây dựng hệ thống thang bảng lương rõ ràng nhằm đảm bảo chi trả chính xác cho cán bộ, công nhân viên dựa trên thời gian làm việc (208 giờ/tháng) Quỹ lương còn thừa sẽ được cộng dồn lại đến cuối năm tài chính để tính thưởng cho nhân viên, thúc đẩy động lực làm việc và đảm bảo quản lý ngân sách hiệu quả.
- Hàng năm, công ty thưởng cho cán bộ công nhân viên vài các ngày nghỉ lễ, ngày thàng lập công ty và các ngày lễ của đất nước:
+ Thưởng ngày 08/3 cho các nhân viên nữ là 250.000 VNĐ/ Người.
+ Thưởng 30/4 và 01/5 cho các thành viên trong công ty là 1.000.000 VNĐ/người
+Thưởng 02/9 mỗi thàng viên trong công ty là 250.000 VNĐ/ Người.
+ Thưởng 20/10 cho các nhân viên nữ là 250.000 VNĐ/ Người.
+ Ngày 01/06 nếu cán bộ công nhân viên trong công ty có con nhỏ thì sẽ mỗi cháu có một bộ quần áo.
+ Rằm tháng 8 công ty tổ chức rằm trung thu cho các cháu nhỏ là con của cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Thưởng 01 tháng lương cho thành viên trong công ty vào dịp cuối năm.
Tại Công ty TNHH SVC Việt Nam, tiền lương của người lao động được thanh toán chậm nhất là mười ngày của tháng kế tiếp Công ty thực hiện trả lương qua hệ thống tài khoản của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam để đảm bảo tính an toàn và thuận tiện Trong trường hợp nhân viên gặp khó khăn, công ty sẵn sàng thực hiện tạm ứng tiền lương bằng tiền mặt để hỗ trợ kịp thời.
Hệ thống thang bảng lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam năm2014:
BẢNG 1 – 2: HỆ THỐNG THANG BẢNG LƯƠNG
Mức lương tối thiểu doanh nghiệp đang áp dụng: 2.000.000 Đồng/tháng.
II HỆ THỐNG THANG BẢNG LƯƠNG Đơn vị tính: VNĐ
HỆ THỐNG THANG BẢNG LƯƠNG
Mức lương tối thiểu doanh nghiệp đang áp dụng: 2,000,000 Đồng/ Tháng
II HỆ THỐNG THANG BẢNG LƯƠNG Đơn vị tính: VNĐ
I II III IV V VI VII VIII IX X
1 Đối tượng nâng bậc: Toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.
2 Điều kiện tiêu chuẩn nâng bậc và nâng bậc sớm: a Điều kiện định kỳ:
- Cán bộ công nhân viên không vi phạm kỷ luật, nội quy, quy chế của công ty.
Cán bộ công nhân viên luôn nỗ lực thực hiện đầy đủ mọi phần việc được giao, hoàn thành tốt các nhiệm vụ để đảm bảo hiệu quả công việc Những người có thành tích xuất sắc trong công việc sẽ đáp ứng điều kiện nâng lương sớm, thúc đẩy sự phát triển sự nghiệp và đóng góp tích cực cho tổ chức Việc duy trì hiệu suất làm việc cao và đạt thành tích nổi bật là yếu tố quan trọng giúp cán bộ, công nhân viên được xem xét nâng lương trước thời hạn.
3 Thời điểm xét nâng lương hàng năm: tháng 1 và tháng 7 hàng năm
4 Thời hạn nâng bậc với từng chức danh: Tất cả các chức danh trong công ty một (01) năm nâng một bậc
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam
- Giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ đặc biệt, nghỉ ốm.
- Phiếu xác nhận làm thêm giờ.
- Bảng theo dõi làm thêm giờ.
- Giấy đề nghị tạm ứng.
Dựa trên phiếu xác nhận làm thêm giờ, giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ đặc biệt và nghỉ ốm, kế toán cập nhật vào bảng chấm công và bảng theo dõi làm thêm giờ để tính lương chính xác cho cán bộ công nhân viên Quá trình này đảm bảo tính đúng đắn về thời gian làm việc và các khoản phụ cấp, giúp công ty duy trì hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định về lao động Phương pháp tính lương dựa trên dữ liệu chấm công và theo dõi làm thêm giờ đảm bảo minh bạch và công bằng trong chi trả cho nhân viên.
- Tổng thời gian làm việc của một người tạicông ty là 208 giờ/tháng
- Lương cơ bản của công nhân sang năm 2014 là 3.000.000VNĐ/người/tháng.
Lương ngày làm việc = Lương cơ bản
X Thời gian làm việc chớnh thức của một người
Tổng thời gian làm việc (208 giờ) Lương nghỉ phộp:
Lương nghỉ phộp = Lương cơ bản
X Thời gian nghỉ phộp của một người Tổng thời gian làm việc (208 giờ)
Lương nghỉ đặc biệt = Lương cơ bản
X Thời gian nghỉ đặc biệt của một người
Tổng thời gian làm việc dự kiến là 208 giờ Trợ cấp điện thoại được điều chỉnh dựa trên từng chức vụ, cụ thể như sau: Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc nhận mức trợ cấp 2.000.000 VND mỗi người mỗi tháng, Trưởng phòng nhận 1.000.000 VND, Phó phòng nhận 500.000 VND, trong khi các nhân viên và công nhân nhận mức trợ cấp 200.000 VND mỗi người mỗi tháng.
- Trợ cấp tiền ăn : 200.000VNĐ/người/tháng.
- Trợ cấp đi lại: 200.000VNĐ/người/tháng.
Trợ cấp chức vụ được xác định dựa trên từng vị trí công việc, với các mức trợ cấp khác nhau phù hợp với trách nhiệm và cấp bậc Cụ thể, Tổng giám đốc nhận trợ cấp 1.000.000 VNĐ, Phó tổng giám đốc là 700.000 VNĐ, Trưởng phòng nhận 500.000 VNĐ, và Phó phòng nhận 300.000 VNĐ Việc quy định rõ mức trợ cấp theo chức vụ giúp đảm bảo công bằng và thúc đẩy hiệu quả công việc trong công ty.
- Làm thêm giờ theo quy định của nhà nước.
+ Làm thêm giờ ngày thường:
Làm thờm giờ ngày thường = Lương cơ bản x 150%
208 + Làm thờm giờ ngày thường sau 10 giờ tối:
Làm thờm giờ ngày thường sau 10 giờ tối
+ Làm thờm giờ ngày nghỉ:
Làm thờm giờ ngày nghỉ = Lương cơ bản x 200%
208 + Làm thờm giờ ngày nghỉ sau 10 giờ tối:
Làm thờm giờ ngày nghỉ sau 10 giờ tối = Lương cơ bản x (200% + 30% x 100% +
208 + Làm thờm giờ ngày lễ:
Làm thờm giờ ngày lễ = Lương cơ bản x 300%
208 + Làm thờm giờ ngày lễ sau 10 giờ tối:
Làm thờm giờ ngày nghỉ sau 10 giờ tối = Lương cơ bản x (200% + 30% x 100% +
+ Bảng làm thờm giờ của Cụng ty TNHH SVC Việt Nam thỏng 10/2014
Tài khoản 3341 “Phải trả người lao động” dùng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động Nội dung của tài khoản này bao gồm các khoản lương, thưởng và các khoản phải trả cho nhân viên, giúp phản ánh chính xác nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với người lao động Sử dụng tài khoản 3341 là phương pháp quan trọng trong kế toán để quản lý và theo dõi các khoản phải trả liên quan đến nhân sự, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Các khoản bên Nợ bao gồm các khoản trích Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) mà người lao động phải đóng, cùng với các khoản thanh toán tiền lương, thưởng, và các khoản ứng trước cho người lao động.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thực tế phải trả cho người lao động.
Công ty còn sử dụng các tài khoản như TK 622 “Chi phí nhân công”, TK 6421 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”, TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”, TK 3384 “Bảo hiểm y tế”, TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp” và TK 3531 “Quỹ khen thưởng” Các tài khoản này giúp phản ánh đầy đủ các khoản chi phí nhân công, chi phí quản lý, nghĩa vụ thuế và các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, cũng như quỹ khen thưởng của doanh nghiệp Việc quản lý chính xác các khoản mục này là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
2.1.4 Quy trình kế toán tại Công ty TNHH SVC Việt Nam.
* Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam.
Sơ đồ 2-1: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tiền lương tại Cụng ty TNHH SVC Việt Nam.
Nhân viên trong công ty muốn nghỉ phép cần làm đơn xin nghỉ theo mẫu của công ty để đảm bảo thủ tục hợp lệ Đơn xin nghỉ phải kèm theo giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không phép hoặc nghỉ đặc biệt đã được đề nghị và có xác nhận của các trưởng phòng Trong quá trình làm thêm giờ, nhân viên sẽ hoàn thành các thủ tục cần thiết theo quy định của công ty.
Chứng từ gốc: Phiếu xỏc nhận là thờm giờ, Giấy đăng ký nghỉ phộp, nghỉ khụng phộp, nghỉ ốm, nghỉ đặc biệt.
Bảng theo dừi làm thờm giờ, Bảng chấm cụng
Bảng lương, Bảng lương chi tiết
Bảng cân đối số phỏt sinh
Sổ chi tiết TK 334 nhân viên kế toán tiền lương tổng hợp tất cả các chứng từ như Phiếu xác nhận làm thêm giờ, Giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ đặc biệt và nghỉ ốm Sau đó, kế toán lập Bảng theo dõi làm thêm giờ và Bảng chấm công để phản ánh chính xác thời gian làm việc của nhân viên Tiếp theo, kế toán sẽ xây dựng Bảng lương, trong đó bao gồm bảng lương chi tiết để tính toán các khoản thanh toán Dữ liệu từ bảng lương và bảng chấm công được ghi nhận vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 334 để theo dõi chính xác các khoản chi phí Cuối cùng, tất cả các số liệu sẽ được tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động
Sơ đồ 2 -2: Quy trình hạch toán tiền lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam
Thanh toỏn thu nhập cho NLĐ Tiền lương , tiền thưởng phải trả cho người lao động trực tiếp
Khấu trừ cỏc khoản tạm ứng thừa BHXH phải trả cho người lao động
Khấu trừ khoản phải thu khỏc Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhõn viờn QLDN
TK 353 Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động
Khi nhõn viờn xin nghỉ sẽ làm Giấy đăng ký nghỉ phộp, nghỉ khụng phộp, nghỉ đặc biệt, nghỉ ốm.
Biểu mẫu 2 – 1: Giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ đặc biệt, nghỉ ốm của Phũng nghiệp vụ.
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
GIẤY PHÉP ĐĂNG KÝ NGHỈ PHẫP, NGHỈ KHễNG PHẫP, NGHỈ ĐẶC BIỆT,
Nghỉ phộp Nghỉ khụng phộp
Nghỉ đặc biệt Nghỉ ốm
AM PM AM PM AM PM AM PM
Họ và Tờn: Đoàn Ngọc Trang
Họ và Tờn:Nguyễn Thế Bỉnh
Biểu mẫu 2 -2: Phiếu xỏc nhận làm thờm giờ Phũng nghiệp vụ
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam XÁC NHẬN LÀM THấM GiỜ
Ngày Nội dung cụng việc Dự ỏn Ngày thường Đêm ngày thườn g
Ngày nghỉ Đêm ngày nghỉ
Ngày lễ Đêm ngày lễ
24/11/2014 Lập bỏo cỏo tài chớnh thỏng 10/2014 Solder Coat
Lập bởi: Phờ duyệt bởi:
Họ và Tờn:Đinh Thị Thuần Họ và Tờn:Nguyễn Thế Bỉnh
Biểu mẫu 2 – 3: Bảng theo dừi làm thờm giờ Phũng Nghiệp vụ
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG THEO DếI LÀM THấM
N: Ngày làm việc bỡnh thường NN: Làm đêm ngày bỡnh thường H: Ngày nghỉ HN: Làm đêm ngày nghỉ
N NN N NN H HN N NN N NN N NN N NN N NN N NN H HN N NN N NN N NN N NN N NN
Lập bởi: Trưởng phũng: Giám đốc:
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm Họ và Tờn: Nguyễn Thế Bỉnh Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Biểu mẫu: 2 – 4: Bảng chấm cụng của Phũng nghiệp vụ
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
P: Nghỉ phộp U: Nghỉ không hưởng lương SP : Nghỉ đặc biệt Thỏng 11/2014
Biểu mẫu 2 – 5 : Bảng theo dừi làm thờm giờ Phũng hành chớnh – nhõn sự.
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG THEO DếI LÀM THấM
N: Ngày làm việc bỡnh thường NN: Làm đêm ngày bỡnh thường H: Ngày nghỉ HN: Làm đêm ngày nghỉ Thỏng 11/2014
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm
Họ và Tờn: Nguyễn Thu Võn
Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Biểu mẫu: 2 – 6: Bảng chấm cụng của Phũng Hành chớnh – nhõn sự
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG CHẤM CễNG
P: Nghỉ phộp U: Nghỉ không hưởng lương SP : Nghỉ đặc biệt Thỏng 11
Tờn nhõn viờn Phũ ng
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm
Họ và Tờn: Nguyễn Thu Võn
Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Mẫu 2 – 7: Giấy đăng ký nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ đặc biệt, nghỉ ốm của
Phũng Tài Chớnh – Kế Toỏn.
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
GIẤY PHÉP ĐĂNG KÝ NGHỈ PHẫP, NGHỈ KHễNG PHẫP, NGHỈ ĐẶC BIỆT,
Nghỉ phộp Nghỉ khụng phộp
Nghỉ đặc biệt Nghỉ ốm
AM PM AM PM AM PM AM PM
Họ và Tờn: Lờ Võn Bỡnh
Họ và Tờn: Cao Thị Duyờn Hải
Biểu mẫu 2 – 8: Bảng theo dừi làm thờm giờ Phũng Tài Chớnh – Kế Toỏn
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG THEO DếI LÀM THấM
Lập bởi: Trưởng phũng: Giám đốc:
N: Ngày làm việc bỡnh thường NN: Làm đêm ngày bỡnh thường H: Ngày nghỉ HN: Làm đêm ngày nghỉ
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm Họ và Tờn: Cao Thị Duyờn Hải Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Biểu mẫu: 2 – 9: Bảng chấm cụng của Phũng Tài Chớnh – Kế Toỏn
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG CHẤM CễNG
P: Nghỉ phộp U: Nghỉ không hưởng lương SP : Nghỉ đặc biệt
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm Họ và Tờn:Cao Thị Duyờn Hải Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Biểu mẫu 2 – 10: Bảng theo dừi làm thờm giờ Văn Phũng Cụng Ty
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG THEO DếI LÀM THấM
STT Mó nhõn viờn Tờn nhõn viờn Phũn g
Trần Thị Thu Trang VP
Lập bởi: Trưởng phũng: Giám đốc:
N: Ngày làm việc bỡnh thường NN: Làm đêm ngày bỡnh thường H: Ngày nghỉ HN: Làm đêm ngày nghỉ
Biểu mẫu: 2 – 11: Bảng chấm cụng của Văn Phũng Cụng Ty
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam BẢNG CHẤM CễNG
Tờn nhõn viờn Phũ ng
Lập bởi: Trưởng phũng: Giám đốc:
P: Nghỉ phộp U: Nghỉ không hưởng lương SP : Nghỉ đặc biệt
Họ và Tờn: Đinh Thị Thắm Họ và Tờn: Trần Thị Thu Trang Họ và Tờn: Khỳc Xuõn Ngà
Biểu mẫu 2-16: Bảng lương toàn Công ty Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
Thời gian làm việc và nghỉ trong thỏng
Làm thêm ngày thườ ng
Lương ngày làm việc và nghỉ hưởng lương Trợ cấp
Ng hỉ khô ng hưở ng lươ ng
Ngh ỉ ốm hưở ng bảo hiể m
Lư ơng ngh ỉ đặc biệt Tổng
Trợ cấp chức vụ Tổng
001 Khỳc Thị Ánh Tuyết AC 204
Sau khi tổng hợp từ bảng chấm công và phiếu làm thêm giờ của các phòng ban, kế toán tiền lương lập bảng lương tổng cho toàn bộ công ty Tiếp theo, kế toán chuyển bảng lương tổng thành bảng lương chi tiết cho từng nhân viên, lưu trữ trong các phong bì riêng Quá trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý lương thưởng của công ty.
Biểu mẫu 2-17: Bảng lương chi tiết của nhõn viờn tại Cụng ty
BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT Tháng 11 năm 2014 THễNG TIN CHUNG
1 Họ và tờn Trịnh Đỡnh Ba
2 Mó số nhõn viờn TM/1011-001
4 Tổng thời gian làm việc 208
T NỘI DUNG Cụng thức tớnh
PIT - Thuế thu nhập cỏ nhõn -
4.5.1 Làm đêm không chịu thuế
(IV - I) / 208*( Tổng số giờ làm thờm) -
V Lương thực nhận (I) + (II) + (III)-(IV) 12,676,500
Note: Nếu cú bất cứ những thắc mắc, Vui lũng liờn hệ tới phũng Tài chớnh - Kế toỏn trong vũng
01 tuần kể từ khi nhận được Bảng lương.
Khỳc Xuõn Ngà Trịnh Đỡnh Ba
BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT Tháng 11 năm 2014 THễNG TIN CHUNG
1 Họ và tờn Đặng Văn Cường
2 Mó số nhõn viờn TM/1203-005
4 Tổng thời gian làm việc 208
T NỘI DUNG Cụng thức tớnh
PIT - Thuế thu nhập cỏ nhõn -
4.5.1 Làm đêm không chịu thuế
(IV - I) / 208*( Tổng số giờ làm thờm) (46,154)
V Lương thực nhận (I) + (II) + (III)-(IV) 2,833,800
Note: Nếu cú bất cứ những thắc mắc, Vui lũng liờn hệ tới phũng Tài chớnh - Kế toỏn trong vũng 01 tuần kể từ khi nhận được Bảng lương.
Khỳc Xuõn Ngà Đặng Văn Cường
Kế toán tiền lương cần ghi nhận đúng số liệu sau khi lập Bảng lương và Bảng lương chi tiết cho từng công nhân viên, đảm bảo phản ánh chính xác quá trình tính lương Các số liệu này sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung để theo dõi và kiểm tra, sau đó sẽ được ghi vào sổ cối theo đúng quy trình kế toán Việc ghi chép chính xác vào sổ nhật ký chung và sổ cối giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý chi phí lương của công ty Áp dụng đúng nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản chi phí và tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế.
Biểu mẫu 2-18: Sổ nhật ký chung
CễNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
SỔ NHẬT Kí CHUNG Năm 2014 Đơn vị tính: Việt Nam Đồng
Diễn giải Đó gh i sổ cỏi
Số hiệu TK đối ứng
30/11 11 30/11 Lương tháng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng, cụng nhõn tại Cụng ty x 6421 25,000,000 x 6421 100,184,615 x 6421 7,300,000 x 622 162,689,070 x 3341 295,173,685
30/11 11 30/11 Trợ cấp điện thoại tháng
11 Ban giám đốc, nhân viên văn phũng, cụng nhõn tại Cụng ty x 6421 4,000,000 x 6421 8,200,000 x 6421 1,000,000 x 622 14,400,000 x 3341 27,600,000
30/11 11 30/11 Trợ cấp tiền ăn tháng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng, cụng nhõn tại cụng ty x 6421 400,000 x 6421 5,000,000 x 6421 200,000 x 622 14,400,000 x 3341 20,000,000
30/11 11 30/11 Trợ cấp đi lại tháng 11 của
Ban giám đốc, nhân viên văn phũng, cụng nhõn tại cụng ty x 6421 400,000 x 6421 5,000,000 x 6421 200,000 x 622 14,400,000 x 3341 20,000,000
30/11 11 30/11 Trợ cấp chức vụ thỏng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng x 6421 1,700,000 x 6421 2,000,000 x 6421 500,000 x 3341 4,200,000
Cộng số phỏt sinh chuyển trang sau
Diễn giải Đó gh i sổ cỏi
Số hiệu TK đối ứng
Số trang trước chuyển sang
30/11 11 30/11 Làm thêm giờ phải trả nhân viên văn phũng, X 6421 77,885
30/11 30/11 Khấu trừ tiền bảo hiểm của cỏn bộ cụng nhõn viờn (9,5%)
30/11 Thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên tại Công ty
Cộng số phỏt sinh chuyển trang sau
Biểu mẫu 2-19: Sổ cỏi TK 3341.
CễNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
TấN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG
Thỏng 11/2014 Đơn vị tính: VND
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ SỐ TIỀN
30/11 11 30/11 Lương tháng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng tại Cụng ty
30/11 11 30/11 Trợ cấp điện thoại tháng 11 Ban giám đốc, nhân viên văn phũng tại
30/11 11 30/11 Trợ cấp tiền ăn tháng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng tại cụng ty
30/11 11 30/11 Trợ cấp đi lại tháng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng tại cụng ty
Trợ cấp chức vụ thỏng 11 của Ban giám đốc, nhân viên văn phũng
Làm thêm giờ phải trả nhân viên văn phũng
Khấu trừ tiền bảo hiểm của cỏn bộ cụng nhõn viờn (10,5%)
30/11 Thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên tại công ty
Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty
- Thư gửi lờn Bảo hiểm xó hội huyện Thanh Trỡ (Mẫu số D01b-TS)
- Danh sách lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS)
- Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH
- Bảng phõn bổ cỏc khoản trích theo lương
Tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam gồm TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”, TK 3384 “Bảo hiểm y tế” và TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp” Các tài khoản này giúp ghi nhận và quản lý các khoản trích theo lương cho nhân viên một cách chính xác và hiệu quả Việc sử dụng đúng các tài khoản này đảm bảo quy trình kế toán liên quan đến bảo hiểm tuân thủ quy định pháp luật hiện hành tại công ty.
- TK 3383 “ Bảo hiểm xó hội”
Bờn Nợ: Bảo hiểm xó hội phải trả cho người lao động hay nộp cho cơ quan quản lý quỹ Bảo hiểm.
Bờn Cú: Trớch chi phớ BHXH vào chi phớ kinh doanh hay trừ vào thu nhập của người lao động.
Số dư bên Có: BHXH chưa nộp choc ho cơ quan quản lý hay chưa thanh toán cho người lao động
Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bự.
Bờn Nợ: BHYT nộp cho cơ quan quản lý.
Bờn Cú: Trớch chi phớ BHYT vào chi phớ kinh doanh hay trừ vào thu nhập của người lao động.
Số dư bên Có: BHYT chưa nộp cho cơ quan quản lý.
- TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp”
Bờn Nợ: BHTN nộp cho cơ quan quản lý.
Bờn Cú: Trớch chi phớ BHTN vào chi phớ kinh doanh hay trừ vào thu nhập của người lao động.
Số dư bên Có: BHTN chưa nộp cho cơ quan quản lý.
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng TK 622 “ Chi phớ nhõn cụng”, TK 6421 “ Chi phớ quản lý doanh nghiệp”
2.2.3 Quy trỡnh kế toỏn ghi sổ tại Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
Quy trình ghi sổ các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam bao gồm việc lập các chứng từ liên quan khi tuyển dụng nhân viên mới, gồm thư gửi đến Bảo hiểm xã hội huyện Thanh Trì, danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, và đề nghị tăng đóng bảo hiểm theo hợp đồng lao động Khi nhân viên nghỉ việc, công ty thực hiện các thủ tục như gửi thư đến BHXH huyện, lập danh sách đề nghị, kèm thẻ BHYT theo Quyết định nghỉ việc của nhân viên đó Các chứng từ này được cập nhật vào kế toán, ghi nhận các khoản trích theo lương vào bảng phân bổ các khoản trích và sau đó phản ánh vào Sổ cái TK 338 Cuối cùng, thông tin này được tổng hợp vào Báo cáo tài chính, đảm bảo minh bạch và chính xác trong ghi nhận các khoản trích theo lương.
Sơ đồ 2-3: Quy trỡnh ghi sổ cỏc khoản trớch theo lương tại công ty.
Hợp đồng lao động, thư gửi lờn BHXH Huyện Thanh Trỡ, danh sỏch đề nghị, danh sách lao động tham gia BHXH,
Bảng phõn bổ cỏc khoản trích theo lương
Bảng cân đối số phỏtsinh
Kế toỏn tổng hợp cỏc khoản trích theo lương tại Cụng ty:
Sơ đồ 2-4:Quy trỡnh hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương tại
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
Nộp BHXH, BHYT, BHTN Trớch BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý của nhõn viờn vào chi phớ
TK 3341 Trớch BHXH, BHYT, BHTN
BHXH phải trả cho người lao TK 6421 động trong Cụng ty Trớch BHXH, BHYT, BHTN của Ban giám đốc, NVVP vào CP
Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN vào tiền lương của NLĐ
Nhận tiền cấp bự của
Sau khi nhân viên nộp phiếu nghỉ phép hưởng BHXH, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tổng hợp dữ liệu để tính lương Quá trình này bao gồm việc ghi nhận các khoản trích theo lương, sau đó cập nhật vào Bảng phân bổ các khoản trích theo lương, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho các khoản chi trả cho người lao động.
Biều mẫu 2-20: Danh sách đóng bảo hiểm tháng 11 năm 2014
Cụng ty TNHH SVC Việt Nam
DANH SÁCH ĐÓNG BẢO HIỂM THÁNG 11 NĂM 2014
Bảo hiểm người lao động đóng Bảo hiểm công ty đóng
1 TM/1010-001 Khỳc Xuõn Ngà BOD 14,300,000 1,001,000 214,500 143,000 1,358,500 2,431,000 429,000 143,000 3,003,000
2 TM/1011-001 Trịnh Đỡnh Ba BOD 10,700,000 749,000 160,500 107,000 1,016,500 1,819,000 321,000 107,000 2,247,000
3 TM/1012-001 Cao Thị Duyờn Hải AD 7,300,000 511,000 109,500 73,000 693,500 1,241,000 219,000 73,000 1,533,000
4 TM/1101-004 Trần Văn Hải AD 7,300,000 511,000 109,500 73,000 693,500 1,241,000 219,000 73,000 1,533,000
5 TM/1102-001 Nguyễn Thu Võn AC 6,800,000 476,000 102,000 68,000 646,000 1,156,000 204,000 68,000 1,428,000
6 TM/1102-004 Nguyễn Thị Thắm AC 4,200,000 294,000 63,000 42,000 399,000 714,000 126,000 42,000 882,000
7 TM/1103-002 Đinh Thu Trang AC 4,200,000 294,000 63,000 42,000 399,000 714,000 126,000 42,000 882,000
8 TM/1104-001 Nguyễn Thế Bỉnh AC 6,800,000 476,000 102,000 68,000 646,000 1,156,000 204,000 68,000 1,428,000
9 TM/1104-003 Trần Thị Thu Trang AC 6,800,000 476,000 102,000 68,000 646,000 1,156,000 204,000 68,000 1,428,000
20 TM/1207-002 Khúc Đỡnh Toàn AC 3,300,000 231,000 49,500 33,000 313,500 561,000 99,000 33,000 693,000
21 TM/1209-001 Phạm Nghĩa Trọng AC 3,300,000 231,000 49,500 33,000 313,500 561,000 99,000 33,000 693,000
22 TM/1210-004 Trần Huy Trường AC 2,200,000 154,000 33,000 22,000 209,000 374,000 66,000 22,000 462,000
23 TM/1210-005 Đặng Thị Thủy AC 2,200,000 154,000 33,000 22,000 209,000 374,000 66,000 22,000 462,000
24 TM/1211-002 Nguyễn Văn Tuyến AC 2,200,000 154,000 33,000 22,000 209,000 374,000 66,000 22,000 462,000
Người lập biểu Tổng giám đốc
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xó hội
SỞ Y TẾ QUẬN HAI BÀ TRƯNG GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tờn: Nguyễn Văn Chưởng Đơn vị cụng tỏc: Cụng ty TNHH SVC Việt Nam Địa chỉ: Số 14, ngỏch 61/2 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Lý do nghỉ ốm: Ốm do bị tai nạn giao thụng
Số ngày nghỉ: 20 ngày (từ ngày 05/05/2014 đến ngày 25/05/2014)
Xỏc nhận của phụ trách đơn vị Ngày 10 tháng 06 năm 2014
Số ngày thực nghỉ: 20 ngày Bỏc sĩ (đó ký) (đó ký)
Biểu mẫu 2 – 21: Sổ nhật ký chung
CễNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
SỔ NHẬT Kí CHUNG Năm 2014 Đơn vị tính: Việt Nam Đồng
Diễn giải Đó gh i sổ cỏi
Số hiệu TK đối ứng
Số trang trước chuyển sang
Trớch BHXH (18%) của Ban giám đốc, NVVP, vào chi phí
Trớch BHYT (4.5%) của Ban giám đốc, NVVP, chi phí
Trớch BHTN (1%) của Ban giám đốc, NVVP, chi phí
-037 30/11 Đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN thỏng 11/2014 X
Cộng số phỏt sinh chuyển trang sau 5,862,415,765 5,862,415,765
Biểu mẫu 2-22: Sổ cỏi TK 338
CễNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
TấN TÀI KHOẢN: PHẢI TRẢ PHẢI NỘP KHÁC
Kí HIỆU: 338 Thỏng 11/2014 Đơn vị tính: Việt Nam Đồng
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
30/11 30/11 Trớch BHXH (18%) của Ban giám đốc, NVVP vào chi phí
30/11 30/11 Trớch BHXH (4.5%) của Ban giám đốc, NVVP vào chi phí
30/11 30/11 Trớch BHXH (1%) của Ban giám đốc, NVVP vào chi phớ
Khấu trừ tiền bảo hiểm của cỏn bộ cụng nhõn viờn (10,5%) 3341
Thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên tại công ty 1121
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG TY TNHH SVC VIỆT NAM
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH SVC Việt Nam, tôi đã tích lũy kiến thức và nhận thức về công tác kế toán tiền lương cũng như các khoản trích theo lương, đồng thời phân tích thực trạng hoạt động này tại công ty Công tác kế toán tiền lương tại công ty có những ưu điểm như đảm bảo chính xác và minh bạch trong ghi nhận các khoản lương thưởng, giúp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả Tuy nhiên, còn tồn tại một số nhược điểm như thiếu cập nhật các quy định mới và phương pháp xử lý chưa tối ưu, ảnh hưởng đến hiệu quả chung của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
3.1.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam.
Ban Giám đốc của Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi để phòng Tài chính - Kế toán hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả Họ đảm bảo xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh, đồng thời kịp thời đưa ra các chỉ thị và chỉ đạo rõ ràng để hỗ trợ phòng trong công việc Chính sự hỗ trợ của bộ máy quản lý giúp phòng Tài chính - Kế toán duy trì hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu công ty.
Công ty xây dựng mô hình tổ chức quản lý hiệu quả, gọn nhẹ và khoa học Các phòng ban được phân chia rõ ràng với nhiệm vụ chức năng cụ thể, đảm bảo sự hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ, đặc biệt với Phòng Tài chính – Kế toán để đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Các nhân viên kế toán đều có kinh nghiệm, trình độ cao và nhiệt tình trong công tác, đảm bảo sự trung thực và chính xác trong mọi nhiệm vụ Họ cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời nhằm hỗ trợ công tác quản lý và tham mưu cho Giám đốc trong các quyết định chiến lược Những đóng góp này có ý nghĩa quan trọng giúp Ban quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn.
Công ty TNHH SVC Việt Nam đã thiết lập bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, đảm bảo phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tăng cường khả năng kiểm soát chi phí.
Công ty đã tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phần hành kế toán một cách khoa học nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả Việc phân chia rõ ràng giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, tránh chồng chéo và nâng cao hiệu suất công việc Điều này hướng tới tối ưu hóa quy trình kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán đã thực hiện đúng chính sách và chế độ Nhà nước quy định về tiền lương cùng các khoản trích theo lương Việc hạch toán được thực hiện chính xác theo đúng tài khoản quy định, đảm bảo tính minh bạch và trung thực của các chứng từ gốc Quá trình tổ chức hạch toán ban đầu được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu cẩn thận, đảm bảo dữ liệu chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.
Đảm bảo phản ánh số liệu trên các Báo cáo tài chính một cách rõ ràng, trung thực, chính xác theo chế độ tài chính được phép Việc này giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cơ quan quản lý, cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
Công ty TNHH SVC Việt Nam đã sử dụng phần mềm FAST Accounting 2010 để tự động hóa quá trình hạch toán, giúp kế toán dễ dàng nhập liệu và truy xuất thông tin nhanh chóng từ máy in khi cần thiết Việc áp dụng phần mềm này giúp giảm khối lượng công việc thủ công đáng kể, nâng cao hiệu quả kiểm tra, rà soát số liệu và hạn chế lỗi phát sinh Đồng thời, công ty đã giảm thiểu các hoạt động lãng phí và rủi ro thất thoát tài sản, đảm bảo quản lý tài chính chính xác và an toàn hơn.
3.1.2 Những nhược điểm trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam.
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam vẫn đối mặt với một số tồn tại cần được khắc phục nhằm nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính Việc thiếu cập nhật thường xuyên các chính sách, chế độ lương thưởng đã ảnh hưởng đến tính minh bạch và công bằng trong phân phối thu nhập cho nhân viên Ngoài ra, quy trình ghi chép và xử lý các khoản trích theo lương còn gặp nhiều thiếu sót, gây ra sai sót trong số liệu và báo cáo tài chính Việc cải thiện công tác kế toán tiền lương là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Kế toán tiền lương thường xuyên xuống tận các phòng để giám sát, đôn đốc việc chấm công, đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu Tuy nhiên, hiện tại, hoạt động này chủ yếu dựa vào các phiếu nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm, nghỉ đặc biệt, phiếu làm thêm giờ, bảng chấm công và bảng làm thêm giờ các phòng nộp lên Vì vậy, việc không nắm bắt chính xác số ngày thực tế cán bộ công nhân viên đi làm dẫn đến chấm công và tính lương chưa thực sự chính xác Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và sự công bằng trong trả lương của nhân viên.
Tại Công ty, phương pháp tính lương theo thời gian chỉ phù hợp cho nhân viên văn phòng Đối với nhân viên phòng nghiệp vụ, nên áp dụng cách tính lương dựa trên khối lượng công việc hoàn thành để thúc đẩy năng suất làm việc Áp dụng lương theo giờ có thể khiến công nhân chỉ làm đủ giờ quy định mà chưa chú trọng đến hiệu quả công việc, dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao.
- Việc luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương còn chậm trễ nên gây ra thiếu chính xác đôi khi còn làm ẩu
Trong thời kỳ đổi mới, Nhà nước ta đã và đang ban hành các quy định, chế độ kế toán mới yêu cầu nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm trong quản lý Ngoài ra, họ cần có hiểu biết sâu rộng về luật pháp để đảm bảo thực hiện chính xác các nguyên tắc, chế độ và thể lệ tài chính Điều này giúp nâng cao chất lượng công tác kế toán và đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp và tổ chức.
Trong phòng cần thay thế một số máy vi tính cũ, nhằm nâng cao hiệu quả công việc của kế toán Máy vi tính là công cụ làm việc thiết yếu giúp kế toán thao tác nhanh, chính xác và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu việc lưu trữ các sổ sách, chứng từ phức tạp Việc sử dụng máy tính còn giúp hạn chế chi phí mua giấy, bút và giảm tải công tác lưu trữ tại nhà kho, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc của bộ phận kế toán.
Mức sống của xã hội ngày càng tăng nhưng lương của cán bộ công nhân viên không có sự thay đổi đáng kể, khiến đời sống vật chất của họ bị giảm sút Khi nhu cầu cuộc sống không được đảm bảo, họ buộc phải tìm kiếm thêm công việc ngoài để trang trải kinh tế cho bản thân và gia đình Điều này dễ dẫn đến những tác động tiêu cực trong công việc như chểnh mảng nhiệm vụ chính, giảm năng suất lao động và hiệu quả làm việc cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH SVC Việt Nam
3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương
- Về hình thức tiền lương
Công ty cần xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ nhằm đảm bảo công tác tiền lương được triển khai một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật Các quy chế này giúp các phòng ban, bộ phận chủ động trong việc thực hiện và quản lý công tác lương thưởng, tránh vi phạm các quy định về quản lý nhân sự Việc xây dựng các quy chế nội bộ rõ ràng và đầy đủ là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hợp lý trong quản lý lương thưởng của doanh nghiệp.
Chính sách quản lý và giám sát nhân viên trong công ty nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động thông qua quy định rõ ràng về quản lý thời gian làm việc Các quy định này cụ thể hóa việc khen thưởng những nhân viên tích cực, đồng thời xử phạt những trường hợp đi muộn, trốn giờ làm hoặc thiếu nỗ lực trong công việc Việc này giúp duy trì sự công bằng giữa các nhân viên và nâng cao năng suất làm việc chung của công ty.
Quy chế về phương pháp tính lương và thưởng đề cao việc xây dựng đơn giá tiền lương chính xác, rõ ràng cho từng phòng ban và nhân viên Hệ số lương được thiết lập dựa trên trình độ chuyên môn, tay nghề, số năm kinh nghiệm và trách nhiệm cụ thể của từng vị trí Việc này giúp đảm bảo công bằng trong chi trả lương, nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phòng Hành chính – Nhân sự chịu trách nhiệm chấm công hàng ngày chính xác cho từng nhân viên, đảm bảo dữ liệu chấm công đúng thời gian và thống nhất Cuối tháng, phòng sẽ tổng hợp và tính lương dựa trên số giờ công thực tế, đảm bảo tính chính xác cao nhất Công ty thực hiện trả lương đầy đủ và đúng hạn theo quy định, góp phần duy trì sự ổn định và hài lòng của nhân viên.
Xây dựng quy chế tiền thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất làm việc và nâng cao hiệu quả công việc Chính sách thưởng rõ ràng không chỉ khích lệ tinh thần nhân viên mà còn góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu phát triển một cách bền vững.
- Về phương pháp tính lương
Chúng tôi đang cập nhật và phát triển các phương pháp tính lương mới hiệu quả hơn để đánh giá chính xác chất lượng công việc của nhân viên, giúp tránh những hạn chế của phương pháp dựa trên khối lượng công việc Đồng thời, các phương pháp này còn giúp đơn giản hóa việc tính lương cho nhân viên Phòng nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo mức thu nhập ổn định và công bằng.
Để xây dựng danh sách lao động tham gia và không tham gia BHXH, cần tách biệt những người tham gia bảo hiểm xã hội nhằm xác định rõ đối tượng nộp BHXH Việc này giúp đơn giản hóa quy trình tính toán các khoản trích theo lương, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện Một bước quan trọng trong quản lý nhân sự là phân biệt rõ ràng các lao động có tham gia BHXH để đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo và nghĩa vụ đóng bảo hiểm.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Tài khoản của Công ty được sử dụng theo quy định của hệ thống tài khoản kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Trong đó, tài khoản 334 có thể được chia thành các tiểu khoản như lương cơ bản cho nhân viên, lương sản phẩm dành cho nhân viên, và lương chi trả cho cộng tác viên Việc phân chia này giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí lương một cách chi tiết, thuận tiện cho công tác kế toán và lập báo cáo tài chính Áp dụng quy định này phù hợp với các nguyên tắc kế toán Việt Nam, tối ưu hoá hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
TK 334 có thể được phân chia thành các tiểu khoản theo từng phòng ban cụ thể để thuận tiện trong việc theo dõi, phân tích các biến động về chi phí tiền lương giữa các bộ phận, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
+ TK 334 – Phòng Hành chính – Nhân sự
+ TK 334 – Phòng Tài chính Kế toán
+ TK 334 – Bộ phận quản lý
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Do công ty mới thành lập nên các chứng từ sử dụng còn ít và chưa đầy đủ, cần tiến hành lập thêm các chứng từ cần thiết để làm rõ nội dung nghiệp vụ Đối với phòng nghiệp vụ, bên cạnh bảng tổng hợp kết quả làm việc, cần lập bảng chấm công để làm căn cứ đánh giá thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó có cơ sở thực hiện khen thưởng hoặc kỷ luật phù hợp.
Đối với các đối tượng lao động tính lương theo thời gian, cần có hệ số lương cụ thể cho từng người để đảm bảo công bằng và chính xác trong tính toán Việc phân biệt rõ ràng giữa trưởng phòng và nhân viên giúp xác định mức lương phù hợp và đúng vai trò Áp dụng hệ số lương chi tiết theo từng vị trí và chức danh là yếu tố quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả và tuân thủ quy định về tiền lương.
Để đảm bảo tính minh bạch trong việc hạch toán và chi trả các khoản tạm ứng, tiền lương, và trợ cấp, nên sử dụng thêm các Giấy đề nghị thanh toán đính kèm với Phiếu chi, vì BHXH chưa ghi rõ số tiền phân bổ cho từng phòng ban Trong Giấy đề nghị thanh toán, cần ghi rõ mục đích thanh toán, số tiền dành cho từng phòng ban, và đối tượng nhận khoản thanh toán Việc này giúp rõ ràng, chính xác và thuận tiện trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Trong quá trình ghi sổ chi tiết về hạch toán tiền lương và các khoản trích tại công ty, trình tự thực hiện đã đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ Tuy nhiên, để nâng cao độ chính xác và rõ ràng, công ty cần hoàn thiện nội dung trên các chứng từ liên quan Đặc biệt, nên bổ sung các thông tin quan trọng vào Bảng chấm công như số công làm việc tiêu chuẩn trong tháng, số công hưởng BHXH, số công nghỉ việc hưởng % lương và số ngày nghỉ không được hưởng lương, nhằm đảm bảo việc quản lý lao động và thanh toán lương được chính xác hơn.
Bảng thanh toán lương cho nhân viên cần được cập nhật đầy đủ nội dung về số tiền phạt vi phạm trừ lương khi nhân viên vi phạm quy định của công ty Việc này đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương và giúp nhân viên nắm rõ các khoản bị trừ do vi phạm Bao gồm rõ ràng số tiền phạt theo quy định của công ty sẽ tạo thuận lợi trong việc quản lý và tránh tranh chấp không cần thiết.
Để đảm bảo tính chính xác trong quyết toán lương cho Phòng nghiệp vụ, cần đính kèm bảng thanh toán lương cùng với giấy tính lương Ngoài ra, cần cung cấp bảng tính % chiết khấu hoa hồng cho từng nhân viên, vì đây là bộ phận có phương pháp tính lương phức tạp và dễ gây ra sai sót Việc này giúp đảm bảo minh bạch, chính xác và thuận tiện trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu lương và hoa hồng.