LỜI MỞ ĐẦU TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ MINH MOTOR Họ tên sin[.]
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor
Danh mục hàng hoá, dịch vụ của Công ty
Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor dẫn đầu trong lĩnh vực sửa chữa ô tô, phân phối phụ tùng và dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp Các mặt hàng chính của công ty đều có tính công nghệ cao, kỹ thuật phức tạp và tinh vi, được nhập khẩu trong nước hoặc từ nước ngoài Danh mục các sản phẩm hiện tại của Công ty thể hiện rõ qua Bảng 1.1, phản ánh sự đa dạng và chất lượng của các mặt hàng cung cấp.
Các linh kiện, phụ tùng nhập về sẽ qua quá trình kiểm tra khối lượng để đảm bảo chính xác trước khi chuyển đến phòng kỹ thuật Tại đây, nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra, xem xét từng linh kiện có vấn đề hay hỏng hóc gì không trước khi tiến hành lắp ráp Trong trường hợp phát hiện hàng bị hỏng, nhân viên sẽ báo cáo cấp trên để trả lại nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng sản phẩm Sau khi lắp ráp và kiểm tra hoàn chỉnh, sản phẩm sẽ được chuyển đến bộ phận kinh doanh để bán hoặc giới thiệu tới khách hàng Trong quá trình bán hàng hoặc giới thiệu sản phẩm, nếu cần vận chuyển đến địa điểm khách hàng yêu cầu, đội ngũ nhân viên vận chuyển sẽ đảm nhiệm công việc này, đảm bảo dịch vụ liên tục và chuyên nghiệp.
Để sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn, quá trình giao nhận hàng phải đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa nhà cung cấp và công ty Trong nội bộ công ty, sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận phòng ban là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình tiêu thụ sản phẩm Mục tiêu cuối cùng của toàn bộ quy trình là đưa sản phẩm đến khách hàng một cách hiệu quả nhất, đáp ứng nhu cầu về độ nhanh và đảm bảo chất lượng.
Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm, dịch vụ cung cấp tại Công ty
STT TÊN SẢN PHẨM, DỊCH VỤ ĐVT MÃ HIỆU
A Nhóm hệ thống điện và điều hòa
1 Bơm chân không xe Chiếc 2108002748
2 Bô bin đánh lửa Chiếc 06B910115R
4 Cảm biến tốc độ Chiếc 1410401209
5 Van đường nước sưởi Chiếc 0018301484
B Nhóm hệ thống nhiên liệu và làm mát
4 Bơm cao áp nhiên liệu Chiếc 13517616170
5 Cảm biến báo xăng Bộ 16146765825
6 Két nước + ống nước Bộ 17117559273
C Nhóm hệ thống động cơ và hộp số
1 Nắp đổ dầu máy Chiếc 026103485L
Thị trường sản phẩm, dịch vụ của Công ty
Công ty là đại lý cấp 1 của một số đơn vị sản xuất phụ tùng lớn như:
Ngoài ra với công ty cũng là nhà phân phối của một số đơn vị như:
- Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Dương Duy,
- Công ty CP Dịch vụ thương mại ô tô Thịnh Vượng,
- Công ty TNHH Một thành viên Thiên Tường,
- Công ty CP Nhập khẩu và Phân phối phụ tùng ô tô P.A.C,
- Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Xuất nhập khẩu Xuân Bảo,
- Công ty CP Phụ tùng ô tô ACB,
- Công ty CP Sản xuất phụ tùng ô tô và thiết bị công nghiệp JAT,
Với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và nhu cầu ngày càng tăng về sửa chữa, phân phối phụ tùng ô tô, Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor đã xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường Nhờ nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã mở rộng thị trường khắp cả nước từ Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh đến Nghệ An, Hà Tĩnh, TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lớn khác Khách hàng của công ty gồm các tổ chức và cá nhân có nhu cầu tư vấn, lắp đặt các sản phẩm và thiết bị phục vụ hoạt động đi lại của văn phòng Các khách hàng tiêu biểu của công ty bao gồm nhiều đơn vị lớn trong lĩnh vực ô tô và dịch vụ vận tải.
Các tổ chức và doanh nghiệp tiêu biểu như Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc, Công ty Cổ phần Trung Việt Hưng, Công ty TNHH Thương mại Linh Dung và Công ty viễn thông Quân đội (Viettel) đang góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh doanh và công nghiệp trong khu vực Những doanh nghiệp này hoạt động trong các lĩnh vực đa dạng, từ công nghệ, thương mại đến viễn thông, mang lại giá trị lớn cho nền kinh tế quốc gia Việc hợp tác với các đối tác chiến lược giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị trường và phát triển bền vững.
Các cao ốc nổi bật tại Hà Nội bao gồm đại sứ quán Nhật Bản, văn phòng công ty LG tại Việt Nam, và trụ sở Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, góp phần vào sự phát triển đô thị và thu hút đầu tư quốc tế tại thành phố.
Các ngân hàng lớn: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Nhà Hà Nội,Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Công thương ViệtNam,…
Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty
Trong nền kinh tế thị trường, nâng cao doanh thu tiêu thụ là yếu tố then chốt để tối đa hoá lợi nhuận Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor đã chủ động áp dụng nhiều chiến lược để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa, đồng thời tổ chức các phương thức bán hàng linh hoạt nhằm mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau:
Công ty áp dụng cả phương thức bán buôn và bán lẻ tại kho công ty, trong đó khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ, kế toán không lập hóa đơn GTGT trừ khi khách hàng yêu cầu Nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán lẻ cho khách hàng lẻ, căn cứ vào phiếu này, kế toán tiến hành ghi sổ và tính số thuế GTGT của số hàng bán lẻ vào ngày hôm sau.
Phương thức bán buôn chiếm ưu thế lớn, chiếm khoảng 80% tổng doanh thu tiêu thụ của công ty, giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng nhờ khối lượng lớn, giảm thiểu tồn kho Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh lập phiếu, chỉ đạo xuất và giao hàng theo hợp đồng đã ký, trong khi thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển để giao hàng cho khách Khách hàng ký nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán, và hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng Cuối ngày, thủ kho nộp phiếu giao hàng và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển cho phòng kế toán để ghi chép vào sổ sách.
Mỗi công ty đều áp dụng các biện pháp đa dạng để thu hút khách hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ Trong số những chính sách hiệu quả, Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ nổi bật với các chiến lược sáng tạo nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh và thúc đẩy doanh số bán hàng Chính sách này giúp công ty xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và nâng cao vị thế trên thị trường.
Hà Minh Motor chính là cách thức thanh toán linh hoạt đối với từng đối tượng khách hàng
Công ty cam kết tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng trong quy trình thanh toán, đồng thời đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp Để đạt được sự cân bằng này, công ty thực hiện hình thức thanh toán dựa trên thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết, đảm bảo quyền lợi của cả hai phía.
Sau khi hoàn tất quá trình bán hàng, khách hàng thực hiện thanh toán với công ty Hiện nay, công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán đa dạng để khách hàng lựa chọn, nâng cao trải nghiệm mua sắm tiện lợi và linh hoạt hơn Các phương thức thanh toán phổ biến bao gồm chuyển khoản ngân hàng, thanh toán bằng thẻ tín dụng/debit, thanh toán trực tuyến qua các cổng thanh toán điện tử và thanh toán khi nhận hàng Việc cung cấp nhiều lựa chọn thanh toán giúp tối ưu hoá sự thuận tiện, an toàn và nhanh chóng cho khách hàng trong quá trình giao dịch.
Khách hàng ứng trước tiền cho công ty hoặc trả thừa tiền của các lần mua hàng trước thường xảy ra trong các tình huống thị trường khó khăn hoặc hàng hóa khan hiếm Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định trong điều kiện thị trường không thuận lợi Các khoản ứng trước này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý tài chính và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
Thanh toán ngay bằng tiền mặt là hình thức khách hàng thanh toán trực tiếp sau khi mua hàng, thường áp dụng trong bán lẻ và bán buôn trực tiếp Kế toán sẽ lập phiếu thu theo mẫu số 02 của Bộ Tài chính, ghi rõ số tiền khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt để đảm bảo chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thanh toán ngay bằng chuyển khoản là hình thức phổ biến trong bán buôn, giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và tiện lợi Kế toán sẽ xác nhận khoản tiền đã chuyển qua giấy lệnh chuyển khoản, đồng thời cập nhật số dư trong ngân hàng khi tiền của khách hàng đã được chuyển thành công Phương thức thanh toán này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch tài chính doanh nghiệp.
Bán chịu là phương thức thanh toán trong đó người mua không thanh toán ngay mà sẽ thực hiện thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định theo thỏa thuận trong hợp đồng Công ty chỉ chấp nhận bán chịu với các khách hàng quen biết, có mối quan hệ làm ăn lâu dài và đã xây dựng uy tín về việc thanh toán đúng hạn Phương thức này giúp thúc đẩy quan hệ kinh doanh bền vững và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tin cậy.
Chính sách thanh toán linh hoạt và đa dạng đã giúp Công ty thu hút nhiều khách hàng hơn và mở rộng thị phần hiệu quả Tuy nhiên, việc áp dụng nhiều phương thức thanh toán đòi hỏi công tác quản lý công nợ phải chặt chẽ và chính xác hơn để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ MINH MOTOR
Kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Doanh thu là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh quy mô hoạt động kinh doanh và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong đó doanh thu bán hàng là doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT Kế toán thực hiện hạch toán chi tiết cho từng loại hàng hóa và hạch toán tổng hợp cho toàn bộ các mặt hàng để đảm bảo chính xác và rõ ràng trong quản lý doanh thu.
Hệ thống chứng từ bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu yêu cầu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho.
Quy trình lập chứng từ:
Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc nhu cầu mua hàng lẻ của khách hàng, nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc xuất kho để đảm bảo cung cấp đúng số lượng hàng theo yêu cầu Sau khi có đủ hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT đầy đủ các chỉ tiêu như giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán, có thể thực hiện bằng tay hoặc máy in, đảm bảo nội dung đồng nhất trên các liên Hóa đơn cần ghi rõ các thông tin bắt buộc, không được phép lập theo cách quyển hoặc quy số, và các dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:
- Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn;
- Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng;
- Liên 3: Màu xanh, giao cho phòng tài chính - kế toán để ghi sổ và bảo quản, lưu trữ.
Sau khi hóa đơn được lập, nó sẽ được chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán (nếu có sự ủy quyền từ Giám đốc) Hóa đơn sau đó cần đóng dấu treo vào góc trên bên trái để hoàn tất thủ tục.
Nhân viên phòng Kinh doanh mang liên 2 hóa đơn đến kho hàng để nhận hàng ký gửi Thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, ghi rõ số lượng thực xuất tại cột thực xuất và cập nhật vào thẻ kho để đảm bảo theo dõi chính xác Sau đó, thủ kho ký xác nhận vào hóa đơn, và liên 2 được giao lại cho khách hàng, hoàn tất quy trình xuất kho.
Vào ngày 03 tháng 3 năm 2015, Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor đã bán 10 Camera quan sát AW18L cho Công ty CP Thương mại và Phát triển Dũng Phú, với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 75.000.000đ mỗi chiếc Dịch vụ lắp đặt hệ thống Camera cũng đi kèm với giá chưa thuế GTGT là 17.150.000đ Tổng giá trị đơn hàng, đã tính thuế GTGT 10%, là 843.865.000đ theo hóa đơn GTGT số 0081577 Hiện tại, Công ty CP Thương mại và Phát triển Dũng Phú chưa thanh toán số tiền này cho Công ty Hà Minh Motor.
Trong hoạt động bán hàng của công ty, phương thức bán lẻ cho phép khách hàng mua trực tiếp tại kho hoặc các cửa hàng giới thiệu sản phẩm mà không cần thủ tục giấy tờ phức tạp, tạo sự tiện lợi và nhanh chóng Ngược lại, phương thức bán buôn yêu cầu khách hàng ký hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng theo mẫu của công ty, đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng trong giao dịch Khách hàng cần phải cung cấp đầy đủ chữ ký và dấu đỏ, có thể đến trực tiếp xác nhận tại công ty hoặc gửi bản scan qua fax để hoàn tất thủ tục xác nhận hợp đồng.
Biểu số 2.1: Hợp đồng kinh tế
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAMNAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Căn cứ bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại của Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào khả năng, nhu cầu và thoả thuận của hai bên.
Hôm nay, ngày 03 tháng 3 năm 2015 tại văn phòng Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor, chúng tôi gồm có:
BÊN BÁN (BÊN A): CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ
HÀ MINH MOTOR Địa chỉ: Phú Mỹ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
Tài khoản: 102010001078862 tại NH TMCP Công thương Việt Nam Đại diện: Ông Đặng Hoài Nam
BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN DŨNG PHÚ Địa chỉ: Số 135, Tổ 40, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
Tài khoản: : 010102559105 tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Đại diện: Ông Bùi Xuân Phương
Sau khi đã thoả thuận hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng mua bán sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG HOÁ – QUI CÁCH - GIÁ CẢ
Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua 100 chiếc Camera quan sát AW18L với chi tiết giá cả như sau:
STT Tên hàng hoá Số Lượng Đơn giá Thành tiền
Giá thanh toán: Bảy trăm sáu mươi bảy triệu, một trăm năm mươi nghìn đồng./.
(Giá trên chưa bao gồm 10% thuế GTGT) ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
- Bên B thanh toán 100% giá trị của đơn hàng như tại điều 1 đã nêu trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên ký kết hợp đồng này.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ĐIỀU 3: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG
- Thời gian giao hàng: Bên A giao hàng cho bên B trong khoảng 10 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng.
- Địa điểm giao hàng: Tại kho của bên A. ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
Chúng tôi cam kết giao hàng đúng số lượng, thông số và đặc tính kỹ thuật theo yêu cầu của nhà sản xuất, đồng thời xuất hóa đơn GTGT cho bên B phù hợp với quy định tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng.
- Cử cán bộ trực tiếp xem xét kiểm tra hàng.
- Thanh toán cho bên B theo đúng điều 2 của Hợp đồng này.
- Không nhận hàng khi bên A giao không đúng nội dung tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng này. ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình thực hiện, mọi thay đổi hoặc bổ sung sẽ được thống nhất bằng văn bản, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng Trong trường hợp phát sinh tranh chấp mà hai bên không thể hòa giải, vụ việc sẽ được giải quyết tại Toà Án Kinh Tế, với phán quyết của Toà Án là quyết định cuối cùng và bắt buộc các bên thi hành.
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của đại diện Bên A và Bên B được thực thi đầy đủ theo quy định pháp luật.
Biểu 2.2 : Phiếu yêu cầu xuất kho
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO
Họ và tên người yêu cầu: Phạm Minh Vũ
Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối
Tên khách hàng: Công ty CP Thương mại và Phát triển Dũng Phú
Lý do xuất: Xuất kho bán buôn cho khách hàng
Xuất tại kho: kho Công ty
TT Tên vật tư Mã số Đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor
Họ tên người mua hàng: Trần Hữu Thành Đơn vị: Công ty CP Thương mại và Phát triển Dũng Phú
Xuất tại kho: kho Công ty
STT Tên, mã vật tư, hàng hóa Đơn vị tính
Thủ trưởng đơn vị Người nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT (Liên 1)
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 1: Lưu HM/15P Ngày 03 tháng 3 năm 2015 0081577 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor Địa chỉ: Phú Mỹ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: MST: 0102901363
Họ và tên người mua hàng: Trần Hữu Thành
Tên đơn vị: Công ty CP Thương mại và Phát triển Dũng Phú Địa chỉ: Số 135, Tổ 40, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0102737233
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Chi phí nhân công lắp đặt Camera 17.150.000 17.150.000
Cộng tiền hàng: 767.150.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 76.715.000 Tổng tiền thanh toán: 843.865.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm bốn mươi ba triệu, tám trăm sáu mươi năm nghìn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ngày 23 tháng 3 năm 2015, Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor đã bán 72 chiếc lọc dầu cho Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Nhật Minh với đơn giá chưa có thuế GTGT là 346.000 VNĐ/chiếc Tổng giá trị đơn hàng bao gồm thuế GTGT 10% là 27.403.200 VNĐ, được thể hiện rõ trên hóa đơn GTGT số 0081601.
Vì hàng hóa này không có sẵn trong kho của Công ty, anh Phạm Minh Vũ, nhân viên bộ phận kinh doanh phân phối, lập Phiếu yêu cầu mua hàng Sau khi sản phẩm được nhập về kho, anh Phạm Minh Vũ tiếp tục lập Phiếu yêu cầu xuất kho Khi nhận được phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT số 0081601.
Biểu 2.5 : Phiếu yêu cầu xuất kho
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO
Họ và tên người yêu cầu: Phạm Minh Vũ
Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối
Tên khách hàng: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Nhật Minh
Lý do xuất: Xuất bán hàng
Xuất tại kho: kho Công ty
TT Tên vật tư Mã số Đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Xuân Minh Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Nhật Minh
Xuất tại kho: kho Công ty
STT Tên, mã vật tư, hàng hóa Đơn vị tính
Thủ trưởng đơn vị Người nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Hóa đơn GTGT (Liên 1)
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Ngày 23 tháng 3 năm 2015 0081601 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor Địa chỉ: Phú Mỹ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: MST: 0102901363
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Xuân Minh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Nhật Minh Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0101330453
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 24.912.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.491.200 Tổng tiền thanh toán: 27.403.200
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bốn trăm linh ba nghìn, hai trăm đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Nghiệp vụ bán hàng của công ty diễn ra thường xuyên liên tục, yêu cầu công tác hạch toán doanh thu một cách chính xác và hiệu quả Để thực hiện việc này, kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản phù hợp để ghi nhận doanh thu bán hàng, đảm bảo phản ánh đầy đủ và rõ ràng hoạt động kinh doanh Việc sử dụng các tài khoản này giúp công ty theo dõi doanh thu một cách chính xác, hỗ trợ công tác quản lý tài chính và lập báo cáo tài chính đúng chuẩn.
TK511 phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ từ hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, bao gồm các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ Đây là tài khoản quan trọng giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán cụ thể.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ MINH MOTOR
Đánh giá chung về kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ
Hà Minh Motor đã tiến hành đánh giá thực tế công tác kế toán của công ty dựa trên kiến thức đã học tại trường, từ đó nhận xét về các tồn tại và hạn chế trong công tác kế toán bán hàng Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor cần cải thiện quy trình kế toán bán hàng để nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Để hoàn thiện hệ thống kế toán bán hàng, Hà Minh Motor đề xuất áp dụng các phương pháp hiện đại, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tăng cường đào tạo nhân viên kế toán Nhờ đó, công ty có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực công nghệ.
* Về công tác quản lý bán hàng:
Công ty đã áp dụng các biện pháp quản lý bán hàng phù hợp với thực tế, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận và phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả công tác bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Một quy trình bán hàng hợp lý bắt đầu từ khâu mua hàng, giúp đảm bảo nguồn cung cấp chất lượng và giá cả cạnh tranh Tiếp đến, việc tìm kiếm thị trường phù hợp giúp mở rộng khách hàng và tăng doanh số hiệu quả Kế đến, ký hợp đồng rõ ràng và chặt chẽ mang lại sự minh bạch và bảo vệ lợi ích của các bên liên quan Tất cả những bước này tạo ra quy trình bán hàng thuận lợi, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
Việc áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung tại công ty mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp giảm thiểu công việc ghi chép trùng lặp và nâng cao năng suất lao động Đồng thời, phương pháp này còn thúc đẩy sự sáng tạo và phát huy tối đa năng lực của nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định nên trong công tác hạch toán các nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn.
Việc áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên giúp ghi chép nhanh chóng, chính xác và kịp thời, thuận tiện cho công việc kiểm tra, đối chiếu sau này Do đặc thù kinh doanh với nhiều chủng loại hàng hóa và đối tượng khách hàng đa dạng, các nghiệp vụ phát sinh cũng nhiều Vì vậy, sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kiểm kê kho, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.
- Kế toán giá vốn hàng bán theo giá đích danh đảm bảo tính chính xác.
* Về chứng từ và sổ sách kế toán:
Công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ, đảm bảo quy trình luân chuyển rõ ràng và không chồng chéo Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ và hạch toán chính xác Hệ thống lưu trữ chứng từ được thực hiện khoa học theo đúng quy định, giúp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
- Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp rõ ràng, phản ánh chứng từ một cách đầy đủ.
Ngoài những ưu điểm đã đề cập, công tác quản lý bán hàng và quy trình ghi sổ, hạch toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor còn gặp phải một số hạn chế Các vấn đề này ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát doanh thu và tối ưu hóa quy trình bán hàng của công ty Việc khắc phục các hạn chế này cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của doanh nghiệp.
* Về công tác tổ chức quản lý bán hàng và kế toán bán hàng:
Lực lượng lao động chưa ổn định, thường xuyên đối mặt với tình trạng thừa hoặc thiếu nhân viên, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi dễ thay đổi công việc hoặc phải di chuyển đến các tỉnh khác làm việc, khiến lực lượng lao động không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp Mặc dù không phải ngành nghề mang tính mùa vụ, nhưng tính chất biến động của nguồn nhân lực vẫn gây ra những khó khăn trong quản lý nhân sự.
Trong đội ngũ kế toán chủ yếu là nữ trẻ, often đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân sự do các nhân viên xin nghỉ vì lý do gia đình hoặc nghỉ sinh, gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty Chính vì vậy, phòng nhân sự cần xây dựng chính sách tuyển dụng và sử dụng nhân sự phù hợp để đảm bảo hoạt động ổn định và liên tục của doanh nghiệp.
* Công tác hạch toán doanh thu:
Khi hạch toán các khoản doanh thu, Công ty ít xảy ra các khoản giảm trừ doanh thu do sản phẩm đảm bảo về thông số kỹ thuật và kèm dịch vụ bảo hành Hầu như không có hàng bán bị trả lại; trong trường hợp có, kế toán bán hàng sẽ ghi giảm trực tiếp doanh thu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp về doanh thu Vì vậy, Công ty không cần mở sổ chi tiết theo dõi khoản hàng bán bị trả lại.
Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán không được kế toán theo dõi trên sổ sách, đồng thời không được trừ vào doanh thu cuối cùng để tính ra doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng Thay vào đó, các khoản này được ghi nhận vào chi phí bán hàng của lượng hàng bán ra, dẫn đến việc làm tăng chi phí của hoạt động bán hàng và không phản ánh chính xác bản chất của nghiệp vụ bán hàng Đây là một nhược điểm của phương pháp kế toán bán hàng hiện tại, gây ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh thực sự của doanh nghiệp.
* Về hình thức sổ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung nhưng quy trình ghi sổ còn thiếu chặt chẽ, không tuân thủ đầy đủ các bước và không sử dụng đầy đủ chứng từ, sổ sách theo quy định Việc này có thể gây ra rủi ro trong kiểm tra, đối chiếu số liệu và ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, công ty cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình ghi sổ kế toán, sử dụng đầy đủ chứng từ, và tuân thủ các quy định về kế toán Nhật Ký Chung.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor
3.2.1 Về công tác quản lý
Chất lượng của tổ chức công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào đội ngũ nhân viên kế toán, do đó việc hoàn thiện bộ máy kế toán là bước đầu tiên và quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động Để nâng cao trình độ của nhân viên kế toán, các công ty cần thực hiện các biện pháp như đào tạo chuyên sâu, cập nhật kiến thức mới và áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại vào công tác kế toán Việc này không những đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Chương trình đào tạo kế toán viên được thiết kế tích hợp kiến thức về kế toán tài chính, kế toán thuế và kế toán quản trị nhằm nâng cao năng lực chuyên môn Đặc biệt, chương trình còn chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán để tăng hiệu quả và chính xác Đây là bước đột phá giúp các kế toán viên phát triển toàn diện kỹ năng và đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động hiện đại.
Thỉnh thoảng, các kế toán viên thay đổi phần hành công việc cho người khác để mở rộng kiến thức và hiểu biết về các lĩnh vực kế toán Điều này giúp họ có cái nhìn tổng thể hơn về quy trình kế toán, nâng cao kỹ năng và hiểu sâu những công việc cụ thể Khi quay trở lại với phần hành cũ, các kế toán viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và đảm nhận trách nhiệm tốt hơn nhờ kiến thức tích lũy được.
Nhà quản lý và cấp lãnh đạo cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của kế toán quản trị liên kết chặt chẽ với kế toán tài chính, nhằm xây dựng các định hướng chiến lược rõ ràng Việc gắn kết giữa kế toán quản trị và kế toán bán hàng giúp phân tích chính xác và định hướng hoạt động bán hàng một cách cụ thể, hiệu quả hơn Điều này góp phần nâng cao năng lực quản lý, tối ưu hóa quy trình bán hàng, và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chúng tôi hỗ trợ xây dựng phần mềm kế toán tích hợp các chức năng quan trọng như kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán thuế và phân tích hoạt động kinh doanh Các giải pháp của chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả ra quyết định và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế hiện hành Với phần mềm kế toánSince nhiều tính năng đa dạng, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và phân tích các hoạt động kinh doanh một cách chính xác và nhanh chóng.
3.2.2 Về hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại, sổ tổng hợp chi phí bán hàng được trình bày theo nội dung khoản mục chứ không theo từng tài khoản chi tiết, gây khó khăn trong việc theo dõi Để nâng cao khả năng đối chiếu và kiểm soát, công ty cần chỉnh sửa sổ tổng hợp chi phí bán hàng theo hướng cụ thể hóa bằng cách phân chia theo các khoản mục tài khoản phù hợp Việc này sẽ giúp dễ dàng tra cứu và quản lý chi phí bán hàng một cách chính xác hơn trong quá trình kiểm toán và lập báo cáo tài chính.
Công ty cần hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chu trình và trình tự ghi sổ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Việc mở đủ các loại sổ, không làm tắt các bước ghi chép là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định kế toán Ngoài ra, công ty cần mở thêm các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết phù hợp với mẫu quy định nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Biểu 3.1: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor Địa chỉ: Phú Mỹ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tài khoản 632 Tên sản phẩm, hàng hóa: …
Diễn giải TK đối ứng
SH NT Tổng số tiền
Số phát sinh trong kỳ
Cộng số PS trong kỳ Ghi có TK
Kế toán trưởng ĐVT: Đồng
Biểu 3.2: Sổ chi tiết chi phí hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor Địa chỉ: Phú Mỹ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản 641 Tên sản phẩm, hàng hóa: …
Diễn giải TK đối ứng
SH NT Tổng số tiền
Số phát sinh trong kỳ
Cộng số phát sinh trong kỳ
Kế toán trưởng ĐVT: Đồng
3.2.3 Về tài khoản kế toán
Về kế toán chiết khấu thanh toán:
Chiết khấu thanh toán là công cụ thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Hà Minh Motor chưa tận dụng tối đa lợi ích của chính sách chiết khấu để tăng doanh thu và giảm rủi ro chiếm dụng vốn từ khách hàng Để nâng cao hiệu quả, công ty cần đánh giá chính xác chính sách chiết khấu, từ đó xây dựng các hình thức chiết khấu linh hoạt nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và tối ưu hóa lợi nhuận.
Công ty cần xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, đồng thời có thể đề xuất các khoản doanh số cụ thể đi kèm với tỷ lệ chiết khấu tương ứng Do công ty hiện phải vay vốn ngân hàng và trả lãi để mở rộng kinh doanh, việc xây dựng mức chiết khấu thanh toán cần dựa trên các yếu tố như chi phí vay vốn, lãi suất ngân hàng, và mục tiêu tăng doanh thu Việc định hướng phù hợp mức chiết khấu sẽ giúp công ty cân bằng giữa lợi ích khách hàng và khả năng tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Tỷ lệ lãi vay ngân hàng.
- Số tiền lãi công ty phải thanh toán cho ngân hàng hàng tháng.
- Khả năng thanh toán của khách hàng có số hàng mua ổn định.
Hạch toán chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 111,112,131: Số chiết khấu giành cho khách hàng.
Dựa trên nghiệp vụ phát sinh, các khoản chi phí được nhập vào phần mềm kế toán để cuối tháng lập sổ cái tài khoản 635, qua đó xác định tổng chi phí hoạt động tài chính cũng như kết quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp Việc cập nhật chính xác các nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả phân tích, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Lập sổ cái TK 635 định kỳ là bước quan trọng trong quá trình tổng hợp dữ liệu tài chính, đảm bảo minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Về kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Hiện nay, kế toán bán hàng của Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ
Hà Minh Motor chưa sử dụng tài khoản 5211 và 5213 để hạch toán trong quá trình bán hàng, điều này cho thấy công ty chưa có chính sách khuyến khích riêng trong hoạt động bán hàng Mặc dù trong kỳ công ty không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản này, xét về mặt thuần túy nghiệp vụ vẫn không sai Tuy nhiên, theo ý kiến, công ty nên sử dụng tài khoản 5211 và 5213 để việc bán hàng và thu hồi vốn trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán là các công cụ hỗ trợ thúc đẩy mua hàng số lượng lớn và giải quyết hàng tồn kho nhanh chóng, đặc biệt trong những trường hợp hàng hóa kém chất lượng hoặc không đúng quy cách Việc giảm giá hàng bán giúp công ty linh hoạt hơn trong tiêu thụ hàng hóa và cần nghiên cứu phương thức giảm giá phù hợp để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được tiến hành như sau:
Nơ TK 5211: Chiết khấu thương mại
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tương ứng
Khi có các tài khoản 111, 112, 131, tổng số tiền giảm sẽ được ghi nhận vào cuối tháng để kết chuyển sổ tiền chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán sang tài khoản 5111 Quá trình này giúp xác định chính xác doanh thu thuần theo quy định kế toán, đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong báo cáo tài chính doanh nghiệp Việc phân bổ các khoản giảm giá hàng bán này theo đúng định khoản góp phần phản ánh chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ.
Nợ TK 5111: Doanh thu bán hàng
Có TK 5211: Chiết khấu thương mại
Có TK 5213: Giảm giá hàng bán