TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT AN[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT AN THÁI
Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái.3 1 Danh mục hàng bán của Công ty
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái là một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học và viễn thông Công ty không ngừng hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ hậu mãi để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mang đến các sản phẩm công nghệ tiên tiến và chất lượng cao nhất Tất cả hàng hóa của công ty đều được nhập khẩu từ các nhà sản xuất uy tín trong và ngoài nước, qua quá trình kiểm tra kỹ lưỡng bởi bộ phận kỹ thuật để đảm bảo chất lượng Với phương châm phục vụ khách hàng tận tâm, công ty cam kết cung cấp các sản phẩm công nghệ đạt chuẩn, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của công ty, phản ánh uy tín và đa dạng sản phẩm mà công ty cung cấp.
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm phục vụ ngành xây dựng và điện lực, hướng đến các đơn vị thành viên trong ngành công nghệ thông tin như chi nhánh công nghệ các quận, huyện nội thành Hà Nội và các huyện lân cận như Hòa Bình, Hà Nam Các sản phẩm của công ty có giá trị sử dụng lâu dài, từ 10 đến 20 năm, với kỹ thuật cao đòi hỏi khắt khe trong quá trình sử dụng và bảo quản Hiện nay, công ty cung cấp hơn 100 mặt hàng khác nhau, được quản lý chặt chẽ thông qua phần mềm quản lý kho SDI, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác và kịp thời.
Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty
STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT THÔNG SỐ
I Nhóm hàng máy vi tính
1 Máy vi tính xách tay Chiếc Intel AMD
2 Máy vi tính thiết kế Chiếc Intel AMD
II Nhóm hàng điện thoại
III Nhóm hàng máy in
IV Nhóm hàng máy fax
1.1.2 Thị trường của Công ty
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái sở hữu danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng, đáp ứng phần lớn nhu cầu tiêu dùng tại thị trường Hà Nội Thị trường chính của công ty, chiếm khoảng 80% sản lượng tiêu thụ, là thành phố Hà Nội, được xem là thị trường truyền thống và thuận lợi nhất Các thị trường phụ như Ninh Bình, Hà Nam, Hưng Yên chiếm 20% còn lại, mang đến cơ hội mở rộng kinh doanh Hình thức phân phối chủ yếu là bán buôn cho các đại lý và công ty có nhu cầu lấy hàng về bán buôn, bên cạnh đó còn bán lẻ trực tiếp tại kho cho các công ty, doanh nghiệp và người dân, phục vụ các mục đích cá nhân Thị trường này có nhu cầu rất lớn và ổn định, đồng thời công ty có nhiều khách hàng lớn và tiêu biểu, góp phần duy trì sự phát triển bền vững.
- Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Thành Đạt;
- Công ty TNHH Anh Ngọc;
- Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh;
- Công ty CP Thương mại Bạch Đằng.
Ngoài ra, còn rất nhiều khách hàng khác mua không thường xuyên nhưng có số lượng lớn nữa như:
- Công ty CP Đầu tư Công nghệ Điện tử viễn thông;
- Công ty TNHH Thương mại Công nghiệp Dũng Hường;
- Công ty CP Dịch vụ Viễn Thông Số;
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ hoạt động giải trí và làm việc trong nền kinh tế quốc dân Công ty hướng tới khai thác thị trường tiềm năng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng trong ngành giải trí và công nghiệp Với uy tín và chất lượng dịch vụ đảm bảo, An Thái mở ra cơ hội phát triển bền vững trong thị trường hiện nay.
Công ty cần xây dựng các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả để đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết Đồng thời, doanh nghiệp nên đa dạng hóa phương thức bán hàng và thiết lập chính sách giá phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và xây dựng lòng tin thương hiệu.
Trong môi trường cạnh tranh của thị trường, doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới, sáng tạo để tối đa hóa doanh số và lợi nhuận Dựa vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và tính chất của sản phẩm, công ty áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và duy trì vị thế trên thị trường.
1.1.3.1 Phương thức bán buôn qua kho
Phương thức bán hàng này giúp tăng tốc tiêu thụ hàng hóa nhờ bán với số lượng lớn, giúp vốn quay vòng nhanh và tránh tồn kho tồn đọng Khách hàng trong nội thành Hà Nội nhận hàng trực tiếp tại kho và thanh toán ngay, trong khi khách hàng ngoài hà Nội phải chuyển khoản đặt cọc trước và thanh toán phần còn lại khi nhận hàng Phương thức này mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh, nâng cao quy mô, thị trường tiêu thụ và uy tín của công ty.
Phương thức bán hàng này được sử dụng để bán lẻ cho khách hàng là cá nhân và khách hàng có nhu cầu số lượng hàng ít
Hiện nay, phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vẫn là bán buôn qua kho, tập trung chủ yếu vào các khách hàng là tổ chức và doanh nghiệp lớn Phương thức này chiếm khoảng 70% tổng doanh thu bán hàng, trong khi các hình thức khác như giới thiệu sản phẩm qua mạng và bán lẻ tại trụ sở chính còn chiếm tỷ trọng rất nhỏ Mặc dù doanh thu từ bán buôn qua kho chiếm đa số, nhưng tỷ trọng của các phương thức bán hàng khác vẫn còn rất hạn chế.
1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty Đối tượng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường
- Đối với khách hàng quen thì công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là từ 5 đến 10 ngày kể từ ngày giao hàng).
Khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường sẽ áp dụng phương thức thanh toán chậm, trong đó có một khoảng thời gian nhất định để thanh toán sau khi giao hàng theo thỏa thuận hợp đồng Ngược lại, đối với khách hàng mua lẻ không thường xuyên, Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái sẽ tiến hành thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT AN THÁI
Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Doanh thu bán hàng tại công ty là số tiền thu được từ hoạt động bán hàng, phản ánh doanh thu chính của doanh nghiệp Trong đó, nếu công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, doanh thu bán hàng không bao gồm khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) Việc tách riêng doanh thu trước thuế giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch và đảm bảo tuân thủ quy định về thuế Điều này cũng hỗ trợ kế toán trong quá trình kê khai, nộp thuế GTGT chính xác và hiệu quả.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
+ Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng, đồng thời xác định chính xác các chi phí liên quan để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Hệ thống chứng từ bao gồm:
+ Giấy báo có của Ngân hàng.
Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên với màu sắc khác nhau: Liên 1 màu tím để lưu tại quyển hóa đơn; Liên 2 màu đỏ để giao cho khách hàng; và Liên 3 màu xanh để phòng Kế toán ghi sổ, bảo quản và lưu trữ Không được lập hóa đơn theo cách quyển hoặc bằng số thứ tự không đúng quy định, và các dòng không dùng đến trên hóa đơn phải được gạch chéo từ trái sang phải để tránh nhầm lẫn Thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán là các nội dung cần rõ ràng trên hóa đơn nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả người bán và người mua.
Sau khi hóa đơn được lập, nó sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán theo ủy quyền của Giám đốc Sau đó, hóa đơn được dán dấu treo vào góc trên bên trái và tiến hành giao cho khách hàng.
Khách hàng mang liên 2 hóa đơn đến kho để nhận hàng, và thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất Thủ kho ghi số lượng thực xuất vào cột thực xuất và vào thẻ kho, sau đó ký xác nhận Cuối cùng, liên 2 được giao lại cho khách hàng để hoàn tất thủ tục nhận hàng.
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái hàng ngày thực hiện nhiều nghiệp vụ bán hàng đa dạng Trong phạm vi chuyên đề thực tập ngành, tôi trình bày hệ thống hai nghiệp vụ bán hàng chính, dựa trên số liệu của tháng 8 năm 2016 Các nghiệp vụ này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Ví dụ 1 : Ngày 01 tháng 8 năm 2016 của Công ty có bán cho Công ty
TNHH Thương mại Nhật Minh cung cấp 8 chiếc máy in Samsung ML-1670 với giá chưa bao gồm thuế GTGT là 2.000.000đ mỗi chiếc Tổng giá trị đơn hàng, đã tính thuế GTGT 10%, là 17.600.000đ (Hóa đơn GTGT số 0035701) Công ty đã hoàn tất thanh toán đầy đủ cho đơn hàng này.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0035701
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Kí hiệu: AT/15P Số: 0035701 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Mã số thuế: 0104819322 Địa chỉ: Số 43, phố Tây Trà, phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Số tài khoản: 006597510001 tại ngân hàng TMCP Đông Á - CN Minh Khai Điện thoại: 04.382303030
Họ và tên người mua hàng: Đặng Xuân Hiển
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội
Số tài khoản: 03501012946113 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam
Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0102145364
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 16.000.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 1.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.2: Phiếu thu số 25, quyển 8 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái Địa chỉ: Số 43, phố Tây Trà, phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Họ và tên người nộp tiền: Đặng Xuân Hiển Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội
Nội dung nộp: Thanh toán tiền mua 8 chiếc Máy in Samsung ML-1670
(Viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./.)
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc hóa đơn GTGT số 0035701
(Đã nhận đủ số tiền): Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./.
Vào ngày 03 tháng 8 năm 2016, Công ty TNHH Anh Ngọc đã gửi email đặt hàng 21 chiếc máy in Samsung ML-1670, trong đó phương thức thanh toán gồm 60% trả ngay sau khi nhận hàng và 40% sẽ được hoàn trả trong vòng 10 ngày sau khi hàng về kho và bên mua nhận hóa đơn GTGT.
Sau khi kiểm tra lượng tồn kho, Công ty đã tiến hành làm thủ tục xuất bán lô hàng theo đơn đặt hàng ngày 03/8/2016 Công ty TNHH Anh Ngọc đã chuyển 60% giá trị thanh toán vào tài khoản của công ty, và công ty đã nhận được giấy báo có từ ngân hàng xác nhận giao dịch thành công.
Theo yêu cầu của quản lý về hoạt động bán hàng, phương thức bán lẻ cho phép khách hàng mua hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc qua các cửa hàng giới thiệu sản phẩm mà không cần thủ tục giấy tờ phức tạp Trong khi đó, phương thức bán buôn đòi hỏi khách hàng phải ký hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng theo mẫu của công ty, có đầy đủ chữ ký và dấu đỏ của khách hàng, đồng thời có thể xác nhận trực tiếp tại công ty hoặc gửi bản scan qua fax để hoàn tất thủ tục.
Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT số 0035702
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Kí hiệu: AT/15P Số: 0035702 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Mã số thuế: 0104819322 Địa chỉ: Số 43, phố Tây Trà, phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Số tài khoản: 006597510001 tại ngân hàng TMCP Đông Á - CN Minh Khai Điện thoại: 04.382303030
Họ và tên người mua hàng: Phạm Văn Đức
Tên đơn vị: Công ty TNHH Anh Ngọc Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản: 010102559105 - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0104819322
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 42.000.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 4.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán 46.200.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.4: Giấy báo có của ngân hàng
Ngày: 03/8/2016 Số: 101048 Đơn vị chuyển tiền: Công ty TNHH Anh Ngọc Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Nội dung: Thanh toán 60% tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 0035702
Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bảy trăm hai mươi nghìn đồng./.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, kế toán bán hàng dựa trên hóa đơn GTGT đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Quá trình nhập liệu diễn ra bằng cách nhập các thông tin trên hoá đơn GTGT vào phần mềm kế toán và phần mềm sẽ tự động ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng Điều này giúp đảm bảo chính xác và hiệu quả trong quá trình ghi chép sổ sách kế toán.
Vào cuối tháng, phần mềm kế toán tự động tổng hợp sổ tổng hợp chi tiết doanh thu dựa trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng Mỗi dòng trong sổ tổng hợp thể hiện tổng doanh thu cuối tháng của các loại sản phẩm đã bán trong kỳ Quá trình này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý doanh thu một cách chính xác và hiệu quả.
Biểu 2.5: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái Địa chỉ: Số 43, phố Tây Trà, phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Đối tượng: Máy in Samsung ML-1670
Tháng 8 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng
Người mua chưa trả tiền Tổng cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.6: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái Địa chỉ: Số 43, phố Tây Trà, phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
TT Chứng từ Đối tượng Doanh thu Tổng cộng Thuế GTGT
SH NT TM TGNH PTKH
Máy in Samsu ng ML- 1670
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu
Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái diễn ra liên tục, thường xuyên, đòi hỏi kế toán phải theo dõi và hạch toán chính xác doanh thu bán hàng Để đảm bảo việc ghi nhận doanh thu hiệu quả, công ty đã sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp nhằm phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng Việc áp dụng các phương pháp hạch toán này giúp nâng cao tính minh bạch, tối ưu hóa quản lý tài chính và đáp ứng yêu cầu kiểm toán Do đó, việc sử dụng các tài khoản phù hợp là bước quan trọng trong công tác kế toán của công ty, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững.
TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT AN THÁI
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái được tổ chức theo hình thức tập trung nhằm tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, kiểm soát và chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc đối với toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh và công tác kế toán Hình thức tổ chức này thúc đẩy tính chuyên môn hóa, phân bổ công việc hợp lý, đồng thời tăng cường đối chiếu, kiểm soát chéo giữa các kế toán viên, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc Thiết kế bộ máy kế toán phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả, không trùng lặp hoặc chồng chéo công việc Kế toán trưởng có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực tế, trong khi các kế toán viên đều được đào tạo chính quy bài bản, có trình độ nghiệp vụ vững vàng và tinh thần làm việc nghiêm túc, góp phần nâng cao hiệu quả kế toán của công ty.
Công ty đã trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại cho phòng kế toán, bao gồm dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính kết nối mạng cài đặt phần mềm kế toán chuyên nghiệp Việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi hợp lý cùng không gian làm việc thoải mái đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên Môi trường làm việc thân thiện, mọi người quan tâm, hỗ trợ lẫn nhau đã nâng cao năng suất, hiệu quả và chất lượng công việc của phòng kế toán.
Về kế toán bán hàng:
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại đa dạng mặt hàng, các kế toán phải xử lý khối lượng công việc phức tạp liên quan đến nhiều chủng loại, quy cách và lượng khách hàng lớn Bộ phận kế toán bán hàng đã thực hiện tốt việc theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho, doanh thu, lãi lỗ của từng mặt hàng để đảm bảo quản lý chính xác Công tác quản lý công nợ với từng khách hàng cũng được thực hiện rõ ràng, minh bạch Sự phân công hợp lý trong bộ máy kế toán và nỗ lực không ngừng của các nhân viên đã đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính giá vốn hàng xuất kho, giúp xác định giá trị hàng bán ngay lập tức mà không cần đợi cuối tháng hoặc quý Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác, giảm tải công việc vào cuối kỳ báo cáo Công ty thực hiện mã hóa chứng từ, tài khoản, kho, khách hàng, hàng hóa và dịch vụ một cách chi tiết phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ tự động trong kế toán Nhờ đó, người dùng dễ dàng nhận diện, tra cứu nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm bộ nhớ máy tính Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng đều đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định, đã được chủ động in hóa đơn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập chứng từ và hồ sơ liên quan.
Về chứng từ sổ sách:
Công ty hoạt động với các nghiệp vụ phát sinh nhiều, yêu cầu theo dõi liên tục theo trình tự thời gian, vì vậy việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong công tác kế toán là phù hợp Hình thức này giúp giảm số lượng sổ sách kế toán phức tạp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức kế toán bằng máy tính, đảm bảo tổng hợp số liệu cuối kỳ đầy đủ, chính xác và kịp thời Việc sử dụng máy vi tính trong kế toán giúp giảm khối lượng công việc ghi chép, tính toán thủ công và nâng cao độ chính xác, đầy đủ của thông tin cung cấp cho Ban lãnh đạo Các máy tính cá nhân được trang bị mật khẩu nhằm phòng chống thất thoát và sửa chữa số liệu, tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái đã áp dụng các chế độ, chính sách kế toán thống nhất phù hợp với điều kiện hoạt động và quy mô doanh nghiệp, đảm bảo nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán Việc thực hiện đúng các nguyên tắc này là yếu tố then chốt giúp tăng tính pháp lý và hữu ích của thông tin kế toán đối với cơ quan chức năng và ban quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, với trình tự luân chuyển chứng từ chính xác, trung thực, khách quan từ khâu lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản Tất cả các chứng từ và nghiệp vụ phát sinh đều được ban lãnh đạo các phòng ban liên quan phối hợp chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính.
Về hệ thống sổ sách sử dụng:
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung rất lớn Trong doanh nghiệp thương mại, kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng, yêu cầu theo dõi thời hạn các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán theo từng đối tượng cụ thể Tuy nhiên, thực tế công tác kế toán của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này, gây khó khăn trong quản lý tài chính hiệu quả.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái theo dõi hàng hóa qua nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 nhưng không chi tiết để phân bổ riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định Công ty không sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa, mặc dù trong quá trình nhập hàng, các chi phí phát sinh vẫn được ghi nhận vào tài khoản 156 cho từng mặt hàng Thực tế, mỗi đợt nhập hàng thường chỉ liên quan đến một loại hàng hóa, nên chi phí thu mua có thể không cần phân bổ riêng biệt Tuy nhiên, nhiều chi phí như điện thoại liên lạc với đối tác hoặc lương nhân viên mua hàng lại không thể phân bổ trực tiếp cho từng đợt mua mà sẽ được gom chung vào các chi phí tổng hợp Hiện nay, việc hạch toán các chi phí này vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp chưa hợp lý theo quy định.
Trong nền kinh tế hiện nay, hoàn thiện hệ thống kế toán và tối ưu hóa toàn bộ bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt để đáp ứng yêu cầu đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Các nhà quản lý kinh tế luôn coi việc cải tiến quy trình kế toán là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính và thúc đẩy phát triển bền vững của doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết này, Công ty TNHH tập trung vào việc hoàn thiện các phần hành kế toán nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn mới và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Kỹ thuật An Thái luôn đề cao việc hoàn thiện bộ máy kế toán, đặc biệt là phần hành kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả bán hàng Việc này cần dựa trên các quy tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, phù hợp với thực tế công ty Quá trình hoàn thiện bắt đầu từ hạch toán ban đầu, kiểm tra thông tin chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán để hệ thống hóa thông tin chính xác và hiệu quả.
Hệ thống sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin tài chính một cách hệ thống và chính xác Việc tổ chức này giúp cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông qua việc lập các báo cáo kế toán phù hợp Đồng thời, công tác phân tích doanh thu và kết quả bán hàng tại công ty không chỉ giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái đã áp dụng đúng quy định chế độ kế toán về bán hàng, giá vốn và chi phí, từ việc hạch toán ban đầu đến lập báo cáo kết quả kinh doanh Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Việc duy trì những ưu điểm này sẽ giúp công ty nâng cao khả năng quản lý tài chính và ra quyết định chính xác hơn.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái đang áp dụng hình thức ghi sổ hóa diễn ra thường xuyên, liên tục, do đó nên sử dụng các Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt khối lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung Việc này giúp giảm sự dày đặc và khó theo dõi của Nhật ký chung, đồng thời mang lại lợi ích cho các đối tượng liên quan trong việc theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hàng ngày của công ty.
Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chính xác và chi tiết, Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái nên sử dụng Nhật ký thu tiền kết hợp với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp công nợ Các sổ này cần có các khoản mục phản ánh rõ hạn thanh toán của các khoản phải thu và phải trả theo từng khách hàng và nhà cung cấp, giúp kế toán dễ dàng tính toán và theo dõi đúng thời hạn thanh toán của các khoản công nợ.
Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái
Chứng từ Diễn giải Ghi
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.3.2 Về tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty TNHH Kỹ thuật An Thái nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.
Tài khoản 1561 phản ánh giá thực tế nhập kho và xuất kho của hàng hóa, trong đó giá nhập kho được xác định dựa trên hóa đơn mua vào, còn giá xuất kho được tính theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước Tài khoản 1562 dùng để ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa; khi có chi phí mới phát sinh trong kỳ, kế toán sẽ tập hợp vào TK 1562 thay vì ghi vào TK 156 như trước đây Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng này cho lượng tồn kho cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ, đảm bảo phản ánh chính xác chi phí và giá trị tồn kho.