TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ PHƯƠNG NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI Họ tên sinh viên Nguyễn[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ PHƯƠNG NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI
Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam - Chi nhánh Hà Nội là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm văn hóa và truyền thông Trải qua quá trình phát triển lớn mạnh không ngừng, công ty đã đa dạng hóa các sản phẩm hàng hóa để phục vụ nhu cầu khách hàng ngày càng cao Danh mục hàng hóa của công ty bao gồm các sản phẩm văn hóa đa dạng, từ sách báo, đĩa nhạc cho đến các thiết bị truyền thông, góp phần thúc đẩy sự phát triển ngành truyền thông tại Việt Nam.
Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa tại Công ty
DANH MỤC HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Sách quốc văn Tổng hợp Băng đĩa Sách ngoại văn
Khoa học kỹ thuật Văn phòng phẩm Đĩa nhạc Thương mại kinh tế Sách chính trị xã hội Đồ chơi trẻ em Đĩa phim Y học
Sách kinh tế Học cụ dụng cụ Đĩa trắng các loại Khoa học kỹ thuật
Sách giáo khoa Ba lô, cặp Kiến trúc
Văn học Việt Nam Bưu ảnh bưu thiếp Sách thiếu nhi
Văn học nước ngoài Máy tính Tiểu thuyết
1.1.2 Thị trường của Công ty
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam hiện sở hữu hơn 40 nhà sách trải dài khắp các tỉnh thành lớn như TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Nha Trang và Đà Nẵng Tại Hà Nội, công ty đã mở 4 nhà sách tại các khu vực nội và ngoại thành, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Trong năm 2016, Phương Nam dự kiến sẽ khai trương thêm 2 nhà sách mới để mở rộng mạng lưới và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Chi nhánh Hà Nội đã xây dựng lòng tin vững chắc với khách hàng và mở rộng thị trường bán lẻ tại các địa điểm trung tâm, sang trọng, tạo lợi thế lớn trong việc thu hút đội ngũ khách hàng tiềm năng đông đảo.
+ Gian hàng S3-08 tầng 3 trung tâm thương mại Garden Mall, đường
Mễ Trì, xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội được khai trương ngày 09/07/2009
+ Gian hàng tại tầng 4 – TTTM Lotte center – 54 Liễu Giai – P Cống
Vị, Q.Ba Đình, TP.Hà Nội được khai trương vào 02/09/2015
+ Ô số 407-408 tầng 04 trung tâm thương mại tòa nhà Vincom 191 Bà Triệu, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
+Tháng 11/2015 CNHN đã khai trương thêm 1 nhà sách tại Trung tâm thương mại Vincom 54 Nguyễn Chí Thanh -Ba Đình – Hà Nội.
Khách hàng tại các nhà sách trong trung tâm thương mại chủ yếu là khách hàng có thu nhập cao và tập trung vào việc mua các sản phẩm cao cấp như văn phòng phẩm và đồ chơi trẻ em, trong khi sách vẫn bán theo giá bìa như các nhà sách thông thường Các nhà sách không nằm trong trung tâm thương mại mở rộng đối tượng khách hàng gồm học sinh, sinh viên và cả khách hàng có thu nhập thấp đến cao, giúp thu hút đa dạng đối tượng Nhìn chung, khách hàng quen tham quan và mua sắm tại các nhà sách của chi nhánh, đã dần hình thành nhóm khách hàng trung thành đáng tin cậy.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm phục vụ giải trí và học tập trong nền kinh tế quốc dân, tận dụng tiềm năng thị trường đang phát triển mạnh mẽ Để xây dựng thương hiệu vững mạnh, công ty cần đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả và đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết Đồng thời, công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng đa dạng và chính sách giá phù hợp với từng nhóm khách hàng nhằm thích ứng với những cơ hội và thách thức của thị trường.
Trong cơ chế thị trường, để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững, một yếu tố quan trọng là không ngừng năng động, sáng tạo trong hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa doanh số và lợi nhuận Dựa trên đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp và tính chất của sản phẩm, các công ty xây dựng các phương thức bán hàng đa dạng như bán hàng trực tiếp, bán hàng qua kênh phân phối, hay bán hàng trực tuyến để phù hợp với từng mục tiêu và thị trường hướng tới Việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Phương thức bán buôn thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng bằng cách bán số lượng lớn, giúp vốn quay vòng nhanh, giảm tồn kho và tăng khả năng mở rộng mạng lưới hợp tác kinh doanh Đây là chiến lược hiệu quả để mở rộng quy mô kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Phương thức bán lẻ là hình thức bán hàng được sử dụng để cung cấp phụ tùng cho khách hàng cá nhân và những khách hàng có nhu cầu mua số lượng nhỏ Phương thức này phù hợp với người tiêu dùng muốn mua lẻ hoặc những cửa hàng nhỏ lẻ, đảm bảo sự tiện lợi và nhanh chóng trong quá trình mua hàng Việc áp dụng phương thức bán lẻ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Phương thức bán hàng qua giới thiệu sản phẩm thông qua các showroom cho phép khách hàng trực tiếp xem xét mẫu mã và chất lượng sản phẩm Doanh thu được ghi nhận chỉ khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, xác nhận việc tiêu thụ hàng hóa Để thu hút khách, các showroom sử dụng linh hoạt mức giá bán dựa trên trị giá vốn hàng mua vào, nhằm bù đắp chi phí và đảm bảo lợi nhuận.
Hiện tại, phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vẫn là bán buôn qua kho, chủ yếu phục vụ các tổ chức và doanh nghiệp lớn, góp phần chiếm khoảng 70% doanh thu tổng thể Trong khi đó, bộ phận khách lẻ chỉ chiếm khoảng 30% doanh thu, phản ánh tỷ lệ doanh thu từ khách hàng cá nhân còn khá nhỏ Điều này cho thấy chiến lược bán buôn vẫn là trụ cột chính trong hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay.
Công ty đa dạng hóa các hình thức quảng cáo như phát tờ rơi tại khu dân cư, tòa nhà, bến xe và trung tâm thương mại để mở rộng thị trường tiêu thụ Đồng thời, đăng tin rao vặt trên mạng và đặt banner quảng cáo trên các trang web nhằm tăng cường tiếp cận khách hàng Những hoạt động này giúp công ty mở rộng thị trường và thúc đẩy sự phát triển bền vững, vì thị trường là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của công ty hiện nay.
1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty Đối tượng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường
- Đối với khách hàng quen thì công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là từ 5 đến 10 ngày kể từ ngày giao hàng).
Trong thị trường, công ty áp dụng phương thức thanh toán chậm đối với khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác Hình thức này khác biệt rõ rệt so với khách hàng quen thuộc, bởi vì từ thời điểm giao hàng đến khi thanh toán tiền có một khoảng thời gian nhất định đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Hệ thống chứng từ bao gồm:
+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế;
+ Giấy báo có của Ngân hàng.
Dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng mua lẻ, kế toán lập hóa đơn GTGT với đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Hóa đơn GTGT có thể được lập thủ công hoặc bằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau Không được lập hóa đơn theo quyển, theo số thứ tự, mà phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không sử dụng phải gạch chéo từ trái sang phải.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:
Sau khi hóa đơn được lập, nó sẽ được chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu hoặc lấy chữ ký của người bán (nếu có sự ủy quyền của Giám đốc), rồi đóng dấu treo vào góc trên bên trái của hóa đơn Cuối cùng, hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng, đảm bảo quy trình ký duyệt và xuất hóa đơn theo đúng quy định.
Khách hàng mang liên 2 hóa đơn tới kho để nhận hàng; thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, ghi số lượng thực xuất vào cột thực xuất và vào thẻ kho Sau khi xác nhận, thủ kho ký xác nhận và liên 2 được giao lại cho khách hàng, đảm bảo quy trình xuất kho chính xác và minh bạch.
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Hiện nay, tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội thì phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, kế toán dựa trên hóa đơn GTGT đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ Thông tin trên hóa đơn GTGT được nhập vào máy tính, giúp tự động ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng.
Vào cuối tháng, máy vi tính tự động tổng hợp sổ tổng hợp chi tiết doanh thu các loại sản phẩm dựa trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng Mỗi dòng trên sổ tổng hợp thể hiện tổng doanh thu cuối tháng của các mặt hàng đã bán trong kỳ Quá trình này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và tổng hợp doanh thu một cách nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay, hàng ngày Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh
Trong tháng 5 năm 2015, tại Hà Nội diễn ra nhiều hoạt động nghiệp vụ bán hàng phong phú, tuy nhiên trong phạm vi đề tài thực tập tốt nghiệp, tôi sẽ tập trung trình bày một cách hệ thống hai nghiệp vụ bán hàng chính Các nghiệp vụ này góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Thông qua việc phân tích số liệu cụ thể, các nghiệp vụ bán hàng này sẽ giúp làm rõ quy trình và chiến lược bán hàng tại đơn vị Đề tài nhằm cung cấp những kiến thức thực tế và ứng dụng cao trong lĩnh vực bán hàng tại thị trường Hà Nội.
Ngày 02 tháng 05 năm 2015 của Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam- Chi nhánh Hà Nội có bán cho Công ty TNHH Thương mại Cường Thịnh theo danh mục bảng kê hàng hóa như sau:
- Giấy A4 Aplus: số lượng 20g, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 68.000đ
- Giấy A4 Aplus: số lượng 100g, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 68.000đ/1gam
- Giấy A4 Office: số lượng 100g, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 48.000đ/1gam
- Túi My Clear Bag: số lượng 500 chiếc, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 2.800đ/1chiếc
Thuế suất, thuế GTGT là 10%
Tổng giá bán của đơn hàng bao gồm 10% thuế GTGT là 14.300.000đ (Hóa đơn GTGT số 0002265)
Công ty TNHH Thương mại Cường Thịnh đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội đã lập phiếu thu số 35.
Ngày 03 tháng 05 năm 2015, Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
Hà Nội đã gửi email đến Công ty đặt hàng về phương thức thanh toán, gồm 60% thanh toán ngay khi nhận hàng và 40% sẽ được hoàn trả trong vòng 10 ngày sau khi hàng về kho và bên mua nhận được hóa đơn GTGT của lô hàng.
Sau khi kiểm tra lượng hàng tồn kho, công ty đã tiến hành làm thủ tục xuất bán lô hàng theo đơn đặt hàng ngày 03 tháng 5 năm 2015 Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Hà Nội đã chuyển 60% giá trị thanh toán vào tài khoản của công ty, đồng thời đã nhận được giấy báo có từ ngân hàng xác nhận giao dịch thành công.
Sau đây là mẫu hóa đơn GTGT, phiếu thu, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ tổng hợp chi tiết doanh thu.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0002265
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 02 tháng 5 năm 2015
Kí hiệu: PN/15P Số: 0002265 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Mã số thuế: 0301860552-007 Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 800 000 010 301 000 01 - NH TMCP Đại Dương Điện thoại: (84-4) 35527337
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tùng
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Cường Thịnh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội
Số tài khoản: 03501012946113 mở tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0103428575
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
3 Túi My Clear Bag Chiếc 500 2.800 1.400.000
Cộng tiền hàng 13.000.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 1.300.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.2: Phiếu thu số 35 Đơn vị: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Tùng Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Cường Thịnh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội
Nội dung nộp: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm
(Viết bằng chữ: Mười bốn triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn./.)
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc hóa đơn GTGT số 0002265
(Đã nhận đủ số tiền): Mười bốn triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn./.
Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT số 0002266
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 03 tháng 5 năm 2015
Kí hiệu: PN/15P Số: 0002266 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Mã số thuế: 0301860552-007 Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 800 000 010 301 000 01 - NH TMCP Đại Dương Điện thoại: (84-4) 35527337
Họ và tên người mua hàng: Tống Ngọc Tuân
Tên đơn vị: Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Hà Nội Địa chỉ: Số 3 ngõ 65 phố Phúc Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 010102559105 - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0103428573
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
3 Túi My Clear Bag Chiếc 1.000 2.800 2.800.000
5 Hộp ghim tài liệu Hộp 1.000 2.500 2.500.000
Cộng tiền hàng 65.100.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 6.510.000 Tổng cộng tiền thanh toán 71.610.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu, sáu trăm mười nghìn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.4: Giấy báo có của ngân hàng
Ngân hàng TMCP Đại Dương
Vào ngày 03/05/2015, Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Hà Nội có địa chỉ tại số 3 ngõ 65 phố Phúc Xá, quận Ba Đình, Hà Nội đã thực hiện một giao dịch chuyển tiền thành công, số hiệu giao dịch là 101048.
Nội dung: Thanh toán 60% tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 0002266
Bằng chữ: Bốn mươi hai triệu, chín trăm sáu mươi sáu nghìn đồng./.
Biểu 2.5: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Đối tượng: Giấy A4 Aplus Tháng 05 năm 2015 Đơn vị tính: Đồng
Người mua chưa trả tiền Tổng cộng
2265 02/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2266 03/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2273 10/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2291 25/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.6: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Đối tượng: Giấy A4 Office Tháng 05 năm 2015 Đơn vị tính: Đồng
Người mua chưa trả tiền Tổng cộng
2265 02/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2266 03/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2273 10/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2290 24/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.7: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Đối tượng: Túi My Clear Bag Tháng 05 năm 2015 Đơn vị tính: Đồng
Người mua chưa trả tiền Tổng cộng
2265 02/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2266 03/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2273 10/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
2280 23/05 Xuất bán hàng cho khách hàng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.8: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu các loại sản phẩm Đơn vị: Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số 108 đường Trường Chinh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU CÁC LOẠI SẢN PHẨM
STT Chứng từ Đối tượng
SH NT Nợ Có TM TGNH PTKH
2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu
Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh
Hà Nội diễn ra thường xuyên, liên tục Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán của Công ty đã sử dụng những tài khoản sau:
TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này chi tiết theo doanh thu của các loại hàng hoá như sau:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng văn phòng phẩm
TK 51111: Doanh thu bán Giấy A4 Aplus
TK 51112: Doanh thu bán Giấy A4 Office
TK 51113: Doanh thu bán Túi My Clear Bag
2.1.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Về chứng từ sổ sách:
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam - Chi nhánh Hà Nội đã áp dụng các chế độ, chính sách kế toán thống nhất phù hợp với điều kiện thực tế về loại hình hoạt động và quy mô của doanh nghiệp Việc thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán là yếu tố then chốt giúp tăng tính hợp pháp và giá trị hữu ích của các thông tin kế toán Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan quản lý cũng như nhà quản trị doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh nhiều nghiệp vụ phát sinh và cần theo dõi liên tục theo trình tự thời gian, việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong công tác kế toán là phù hợp Hình thức sổ kế toán này giúp hạn chế số lượng sổ sách phức tạp và tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán bằng máy tính Nhờ đó, việc tổng hợp số liệu cho Ban lãnh đạo chính xác, đầy đủ và kịp thời hơn Mỗi máy tính cá nhân đều được cài đặt mật khẩu để đảm bảo an toàn và phòng tránh thất thoát hoặc sửa chữa số liệu, phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo chuẩn mực hiện hành.
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành để đảm bảo tính chính xác và khách quan trong quá trình xử lý Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng quy trình từ lập, kiểm tra đến lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ban lãnh đạo các phòng ban và phòng Kế toán kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Về kế toán bán hàng:
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam - Chi nhánh Hà Nội áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước trong tính giá vốn hàng xuất kho, giúp xác định giá vốn hàng xuất bán ngay lập tức mà không cần chờ đến cuối tháng hay quý Phương pháp này cho phép cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác hơn, giảm tải công việc vào cuối kỳ kế toán Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi lượng hàng tồn kho và chi phí hợp lý hơn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày Việc áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho và độ chính xác của số liệu tài chính.
Công ty chuyên thực hiện mã hóa chứng từ, tài khoản, kho, khách hàng, hàng hóa và dịch vụ một cách chi tiết, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu chung về tự động hóa trong công tác kế toán Việc mã hóa này giúp người dùng dễ dàng nhận diện và tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác Đồng thời, công nghệ mã hóa còn góp phần tối ưu hóa bộ nhớ máy tính, nâng cao hiệu quả vận hành hệ thống kế toán tự động.
Bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng đã đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định, đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong công tác kế toán Công ty đã chủ động in hóa đơn, giúp đơn giản hóa quá trình lập chứng từ và tiết kiệm thời gian khi xử lý số lượng lớn chứng từ bán hàng Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý và lưu trữ hồ sơ, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán doanh nghiệp.
Doanh nghiệp kinh doanh đa dạng mặt hàng và phục vụ nhiều khách hàng lớn đòi hỏi bộ phận kế toán bán hàng phải xử lý công việc phức tạp, bao gồm theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn kho, doanh thu, lợi nhuận từng mặt hàng Họ cũng đảm nhận việc quản lý công nợ của từng khách hàng một cách chính xác và chặt chẽ Nhờ vào sự phân công hợp lý trong hệ thống kế toán và nỗ lực của các kế toán viên, công tác kiểm soát số liệu và quản lý tài chính đạt hiệu quả cao.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Thực tế tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội, TK
Hàng hóa được phân chia thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi từng loại hàng hóa, nhưng không theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định Công ty không sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa, và trong quá trình mua hàng, kế toán luôn định khoản vào tài khoản 156 cho từng mặt hàng khi phát sinh chi phí Thực tế, mỗi đợt nhập hàng thường chỉ liên quan đến một loại hàng hóa, nên chi phí thu mua của mỗi đợt có thể không cần phân bổ riêng biệt Tuy nhiên, vẫn có các chi phí không thể phân bổ trực tiếp cho từng đợt mua hàng, chẳng hạn như chi phí điện thoại liên lạc với đối tác hay chi phí lương của nhân viên phụ trách mua hàng, đây là các chi phí tổng hợp từ nhiều lần mua hàng khác nhau.
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến khối lượng ghi chép nhiều Kế toán thanh toán là một phần quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, yêu cầu theo dõi thời hạn các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán theo từng đối tượng cụ thể Tuy nhiên, thực tế công tác kế toán của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội hiện đang ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung nhưng chưa sử dụng Nhật ký đặc biệt Để phù hợp với tính chất của doanh nghiệp thương mại, nơi các nghiệp vụ mua bán diễn ra liên tục, công ty nên áp dụng Nhật ký bán hàng và Nhật ký thu tiền nhằm giảm tải khối lượng nghiệp vụ ghi chép trong sổ Nhật ký chung Việc này giúp giảm sự dày đặc và dễ dàng theo dõi các nghiệp vụ, đồng thời cung cấp rõ ràng doanh thu bán hàng và dịch vụ hàng ngày của công ty qua sổ Nhật ký bán hàng.
Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chi tiết và chính xác hơn, Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam - Chi nhánh Hà Nội nên sử dụng Nhật ký thu tiền cùng với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp công nợ Các sổ này cần phản ánh rõ các khoản mục về hạn thanh toán của các khoản phải thu và phải trả theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp, giúp kế toán dễ dàng tính toán và kiểm soát thời hạn thanh toán của công nợ.
Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh Hà Nội
Chứng từ Diễn giải Ghi
Số trang trước chuyển sang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.2.3 Về tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty TNHH Bán lẻ Phương Nam-Chi nhánh
Hà Nội nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.
TK 1561 thể hiện giá thực tế nhập kho và xuất kho của hàng hóa, trong đó giá nhập kho được xác định theo hóa đơn mua vào và giá xuất kho dựa trên phương pháp Nhập trước – xuất trước TK 1562 được sử dụng để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, và các chi phí này sẽ được tập hợp vào TK 1562 thay vì chung vào TK 156 như trước đây Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng từ TK 1562 cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ, đảm bảo phản ánh chính xác chi phí và giá trị hàng hóa.
3.2.3 Về luân chuyển chứng từ
Công ty cần tăng cường việc ghi chép chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Thay vì để bộ phận bán hàng viết hết hóa đơn rồi chuyển sang bộ phận kế toán, nên dựa vào tình hình bán hàng hàng ngày để xác định thời gian chuyển chứng từ phù hợp, giúp kế toán nắm bắt kịp thời tình hình tiêu thụ và ghi nhận doanh thu đúng hạn Việc này còn giúp tránh tình trạng tồn đọng công việc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản lý doanh thu của công ty.
Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận mua hàng để sử dụng mã hàng hóa thống nhất và đơn giản, giúp quản lý kho dễ dàng và chính xác hơn Việc này còn giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình hạch toán hàng hóa, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho hàng.