LỜI MỞ ĐẦU TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT
Giảng viên hướng dẫn : TS Phạm Thị Thủy
Trang 2Hà Nội/2016
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU v
DANH MỤC SƠ ĐỒ vi
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT 2
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 2
1.1.1 Danh mục nguyên vật liệu 2
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu 4
1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 5
1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu 5
1.2.2 Hệ thống nhà kho chứa đựng nguyên vật liệu 7
1.2.3 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu sử dụng 7
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 8
1.3.1 Công tác thu mua và sử dụng nguyên vật liệu 8
1.3.2 Công tác phân bổ nguyên vật liệu 9
1.3.3 Công tác dự trữ và bảo quản 9
1.3.4 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT 12
Trang 42.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương
mại Và Nội thất Đại Phát 12
2.1.1 Chứng từ sử dụng 12
2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho 12
2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho 17
2.1.4 Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu 24
2.1.5 Quy trình ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu 24
2.1.5.1 Ở kho văn phòng 24
2.1.5.2 Ở phòng Kế toán tại Công ty 27
2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 31
2.2.1 Tài khoản sử dụng 31
2.2.2 Phương pháp ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu 32
2.2.3 Quy trình ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu 31
2.3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 38
2.3.1 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu 38
2.3.2 Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu 38
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT 40
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 40
3.1.1 Ưu điểm 40
3.1.2 Nhược điểm 42
Trang 53.1.3 Phương hướng hoàn thiện 43
3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát 45
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 45
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán .48
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 49
KẾT LUẬN 53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 55
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 56
Trang 6DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Giải thích ký hiệu viết tắt
Trang 7DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa, vật tư 3
Bảng 1.2: Danh mục nhà cung cấp nguyên vật liệu 6
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0231288 14
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm 15
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho 16
Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu 18
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho 20
Biểu 2.6: Thẻ kho - Nhôm chống trượt 3 ly gân nổi 26
Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật tư - Nhôm chống trượt 3 ly gân nổi 28
Biếu 2.8: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 29
Biểu 2.9: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 30
Biểu 2.10: Sổ nhật ký chung 35
Biểu 2.11: Sổ cái TK 152 37
Biếu 2.12: Biên bản kiểm kê 39
Biểu 3.1: Sổ nhật ký mua hàng 51
Trang 9LỜI MỞ ĐẦU
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu củaquá trình sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trongmột chu kỳ sản xuất kinh doanh và hình thái vật chất ban đầu của nguyên vậtliệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũngnhư mặt giá trị Do đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chiphí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm Muốn cho quá trình sản xuấtkinh doanh được thường xuyên liên tục, thu nhập đủ bù đắp chi phí sản xuất
và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải phấn đấu để làm sao tiết kiệm chí phí sảnxuất và hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện phápđồng bộ Trên góc độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ củamình thì việc quản lý, hạch toán chính xác nguyên vật liệu vào giá thành sảnphẩm là việc rất cần thiết và quan trọng
Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công tyTNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát, em đã đi sâu tìm hiểu vềcông tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dựa vào tình hình thực tế sảnxuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên ghế nhà
trường, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát” làm chuyên đề thực
tập chuyên ngành của mình
Ngoài lời mở đầu và kết luận thì gồm các ba chương chính sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
Trang 10CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI
PHÁT
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại
Và Nội thất Đại Phát
1.1.1 Danh mục nguyên vật liệu
- Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát được thành lậptheo mô hình Công ty cổ phần, được tổ chức và hoạt động theo luật Doanhnghiệp Công ty là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập, tự chủ về tàichính, bảo toàn và phát triển vốn, tự bù đắp chi phí và tự chịu rủi ro Công ty
có tài khoản riêng, có con dấu riêng được sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Hà Nội cấp giấy phép hoạt động và được đăng ký kinh doanh theo luật định
Là đơn vị hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực thi công các công trình giaothông, thủy lợi, dân dụng Ngoài ra, công ty còn tham gia thiết kế - kiến trúc -quảng cáo và sản xuất, lắp đặt và thi công thực hiện các sản phẩm liên quanđến nội thất
- Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau,thì Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát cần phải sửdụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như nhôm chống trượt, tấm nhômhợp kim Alumax, van gạt, sơn chống gỉ,…nếu các loại nguyên vật liệu trênkhông được bảo quản tốt, không nhà kho thì sẽ làm cho vật liệu trên han, gỉ,gây khó khăn trong quá trình sản xuất sản phẩm
Danh mục bộ mã vật tư vật liệu hiện đang sử dụng được thể hiện trongBảng 1.1 dưới đây:
Trang 11Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa, vật tư
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
TRÍCH DANH MỤC HÀNG HÓA, VẬT TƯ
TK Vật tư
TK Giá vốn
TK Doanh thu
1 ALUMEX_BAC Nhôm Alumex 3
ly màu nhũ bạc
tấm 1521 6212 5112
2 BANG_GIAY_3F Băng dính giấy cuộn 1522 6212 5112
3 BANG_DINH_DIEN Băng dính điện cuộn 1522 6212 5112
4 BANG_GHE_DO Băng ghế phòng
chờ Hoà Phát màu đỏ
băng 1521 6212 5112
5 NHOM_CHONG_TRU
OT
Nhôm chống trượt gân dày 3 ly
tấm 1521 6212 5112
12 CUT_VUONG_15 Cút vuông ren
trong phi 15
chiếc 1522 6212 5112
13 VAN_GAT_15 Van gạt Nam
Triều Tiên phi 15
Trang 121.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo điều kiệncho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì tạiCông ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát đã tiến hànhphân loại nguyên vật liệu ra thành những loại sau:
Ở Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát hiệnnay toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành:
Nguyên vật liệu chính:
Là loại nguyên vật liệu được dùng trực tiếp cho sản xuất, đây là nhữngloại nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm ở Công tybao gồm các loại: nhôm chống trượt, tấm nhôm hợp kim Alumex, ống hút khí
xả cao su, quạt hút khí xả, cuộn xốp,…
Nguyên vật liệu phụ:
Là những loại nguyên vật liệu dùng làm tăng chất lượng sản phẩm hoặchoàn thành sản phẩm, nó không cấu thành thực thể sản phẩm Bao gồm: sơn,keo, đinh, ốc vít, van gạt, đầu ga, kép đúc, cút vuông, gen gà, băng dính điện,băng dính giấy,…
Nguyên vật liệu của bộ phận XDCB: bao gồm các loại
Gạch lát nền, gạch xây, sắt hộp, xi măng, cát,…
Nhiên liệu: bao gồm các loại
Xăng, dầu, axêton, sơn PU
Như vậy, việc phân loại NVL ở Công ty TNHH Xây dựng Thương mại
Và Nội thất Đại Phát nói chung là phù hợp với đặc điểm và vai trò tác dụngcủa mỗi loại NVL trong sản xuất kinh doanh, để giúp cho các nhà quản lý,quản lý được dễ dàng hơn Đồng thời dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công
ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu của bộphận XDCB, nhiên liệu, từ đó đề ra phương thức quản lý cho phù hợp
Trang 131.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu
- Tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát nguồn nhậpnguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu tự chế và thuê giacông không có, nguyên vật liệu nhận từ các đơn vị tham gia liên doanh cũngkhông có
- Tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát nhậpnguyên vật liệu chủ yếu từ nguồn mua ngoài Công ty sử dụng nhiều loạinguyên vật liệu khác nhau nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày diễn
ra thường xuyên, kế toán sử dụng giá trị thực tế để ghi sổ và giá thực tế củanguyên vật liệu nhập kho được xác định trên cơ sở hoá đơn giá trị gia tăngcủa đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu mua, hao hụt trong định mức trongquá trình vận chuyển Ghi trên phiếu nhập kho nguyên vật liệu của công ty làgiá nhập thực tế Vì công ty áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ nên giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuếgiá trị gia tăng
- Với những nhà cung cấp thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán Công
ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theophương thức trả tiền ngay
- Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải cóhoá đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp muacủa nhà cung cấp lẻ không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biênnhận (hóa đơn lẻ của cửa hàng) ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá,thành tiền
- Công ty mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng các mã số riêng rồi vào sổ chitiết cho từng đối tượng thanh toán
Trang 14Bảng 1.2 là một số các nhà cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên choCông ty:
Bảng 1.2: Danh mục nhà cung cấp nguyên vật liệu
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
TRÍCH DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU
1 NCC_001 Cửa hàng Hà Thu 103 Thuốc Bắc - HN Vật liệu nội thất
147 Giảng Võ - HN Vật liệu nước
4 NCC_0022 Công ty TNHH Lê
Minh Hoa (cung cấp kính )
P187 – Thanh Xuân Bắc – HN
Vật liệu kính
5 NCC_0033 Công ty CP TM Quốc
tế Á Châu
P2505 toà nhà M3/4 Nguyễn Chí Thanh HN
Mica, giấy dán tường …
6 NCC_0036 Công ty TNHH TM và
sản xuất Duy Đức
94/18 Hồ Văn Tư –
P Trường Thọ - Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh
Ống hút khí xả cao su
Trang 151.2.2 Hệ thống nhà kho chứa đựng nguyên vật liệu
Do điều kiện của nền kinh tế thị trường nên Công ty TNHH Xây dựngThương mại Và Nội thất Đại Phát có nhiều thuận lợi như trong việc thu muacác loại nguyên vật liệu Công ty đã bố trí một hệ thống nhà kho để tập kếtnguyên vật liệu mua về Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sảnphẩm được sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợinhuận, thì nhân tố nhà kho cũng tác động đến chất lượng của sản phẩm đượcsản xuất ra Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư làđiều kiện cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp nào ỞCông ty có 2 kho phục vụ trực tiếp cho sản xuất là:
- Kho Văn phòng: Bao gồm các nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất, đisản xuất lắp ráp, thi công các công trình
- Kho Xưởng mộc: Bao gồm các NVL phục vụ cho việc sản xuất trực tiếp đồnội thất tại xưởng của Công ty
1.2.3 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu sử dụng
Phòng Kế hoạch kỹ thuật, phòng Vật tư đã định mức tiêu hao vật tư chođúng loại sản phẩm Từ đó làm căn cứ xác định số lượng nguyên vật liệu xuấtcho sản xuất Các nguyên vật liệu của Công ty thường được xuất thẳng phục
vụ cho công trình hoặc xuất cho bộ phận Xưởng mộc để thi công sản xuất, lắpráp các sản phẩm Nguyên vật liệu được xuất sử dụng đúng yêu cầu, đúngmục đích sử dụng, hiệu quả để tranh gây thất thoát, lãng phí,…
Bộ phận thi công sản xuất sau khi nhận bản vẽ, tài liệu công trình đọc vàlên dự toán để lập đề xuất nguyên vật liệu cung cấp thực hiện công trình.Việc
sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty cũng thường hoàn thành tốt so với kếhoạch Chi phí về nguyên vật liệu giảm tương ứng với tổng chi phí giảmnhưng tổng giá trị sản lượng thực tế tăng so với kế hoạch chứng tỏ hiệu quả
Trang 16sử dụng nguyên vật liệu được nâng lên.
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
1.3.1 Công tác thu mua và sử dụng nguyên vật liệu
Công ty yêu cầu bộ phận phụ trách phải thường xuyên tiến hành thu muanguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm
và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Công ty đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ
về khối lượng, quy cách chủng loại và giá cả
Các hoá đơn vật tư hàng hoá mua về đều có hoá đơn đỏ của Bộ Tàichính, một số mặt hàng không có hóa đơn đỏ thì phải có hóa đơn bán lẻ,…Tuỳ từng loại vật liệu mà có những hình thức cân, đong, đo đếm khác nhau.Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từngoài vào trong Trước hết, nhân viên tiếp nhận phải xem xét kích thước,tình trạng vật tư có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồnggiao hàng hay không Do có sự thống nhất trong hợp đồng nên khi giao hàngdiễn ra hết sức thuận lợi
Công ty cũng yêu cầu bộ phận Kế toán tính toán đầy đủ, chính xác, kịpthời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy, trong khâu
sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sửdụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm,hiệu quả, không lãng phí, sử dụng đúng mục đích
Việc tổ chức xuất kho nguyên vật liệu chính xác, kịp thời sẽ đảm bảocho sản xuất của Công ty tiến hành nhịp nhàng, góp phần nâng cao năng suấtlao động, giảm giá thành sản phẩm, tiết kiệm được nguyên vật liệu và nângcao được sức cạnh tranh của sản phẩm
Công ty còn định mức tiêu hao vật tư, và đây cũng là biện pháp quantrọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Phòng Cung ứng nguyên vật liệu
Trang 17và phòng Sản xuất thi công sẽ kết hợp cùng với phòng kế toán có nhiệm vụnghiên cứu và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, các sảnphẩm dựa vào định mức kinh tế kỹ thuật đã quy định chung của Nhà Nước.Nhận thức được tầm quan trọng đó Công ty luôn đảm bảo xuất kho cácloại nguyên vật liệu cho các đội thi công sản xuất được đồng bộ, đủ số lượng,đúng quy cách, phẩm chất và kịp về thời gian.
Việc tổ chức xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theođịnh mức Thủ kho có trách nhiệm xuất kho nguyên vật liệu theo đúng sốlượng, chủng loại, chất lượng đã ghi theo giấy đề xuất nguyên vật liệu sửdụng công trình
1.3.2 Công tác phân bổ nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thấtĐại Phát có rất nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nêntại phòng Kế toán tiến hành phân bổ một lần vào chi phí sản xuất công trình,thành phẩm Còn có những loại giá trị lớn, thời gian sử dụng dài nên phòng
Kế toán tiến hành phân bổ nhiều lần vào chi phí sản xuất công trình, thànhphẩm
Tuy nhiên, cũng có một số loại nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhưng lạicần thiết trong cả quá trình sản xuất, thi công Do vậy, việc phải quản lý tốtnguyên vật liệu ở tất cả các bộ phận từ sản xuất, thi công và phòng Kế toán tạiCông ty trong quá trình sản xuất thi công là rất cần thiết Có như vậy mới đảmbảo cho quá trình sản xuất thi công diễn ra được liên tục và nhanh chóng
1.3.3 Công tác dự trữ và bảo quản
Để quá trình sản xuất được liên tục Công ty yêu cầu bộ phận Kho phải
dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũngkhông được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồngthời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật
Trang 18Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máymóc, dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất,…Do tính chất đa dạng và phứctạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của Công ty được xây dựng phù hợpvới nhiều loại nguyên vật liệu Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng
để đảm bảo gìữ gìn giữ toàn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên vật liệu
Công tác sắp xếp nguyên vật liệu: Công ty được dựa vào tính chất, đặc
điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyênvật liệu một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện choviệc xuất nhập kiểm kê Vì vậy, công ty phải phân khu, phân loại kho, đánh
số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý
Bảo quản nguyên vật liệu: Phải thực hiện đúng theo quy trình, quy phạm
Nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu Xây dựng
và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảoquản nguyên vật liệu
1.3.4 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Tất cả nguyên vật liệu định kỳ mua vào đầu năm và cuối năm tổ chứckiểm kê ở kho để kịp thời phát hiện ra những nguyên vật liệu bị mất phẩmchất, hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời đối với nguyên vật liệu đó, khôngđưa nguyên vật liệu bị kém chất lượng và mất phẩm chất vào sản xuất thicông Có như vậy, Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất ĐạiPhát mới luôn sản xuất thi công ra những công trình có chất lượng cao, giảmbớt chi phí sản xuất thi công, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao uy tín củaCông ty
Ngoài ra, trong quá trình sản xuất thi công, các đội thi công đã tổ chứccông tác thu hồi phế liệu các loại như các đầu sắt, thép, gỗ không sử dụng, vỏ
Trang 19bao xi măng,…nhằm góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhậpcho Công ty.
1.3.5 Biện pháp quản lý nguyên vật liệu
Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán và hạch toánchi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh, Công ty đã sử dụng mã bộ danh mục vật tư theo chương trình kế toánmáy quy định Trên cơ sở nguyên vật liệu đã phân nhóm, loại Công ty đã
“Danh mục hàng hóa, vật tư” nhằm thống nhất tên gọi, ký hiệu - mã hiệu, quycách, đơn vị tính của từng loại vật liệu Kế toán tiến hành mã số từng loạinguyên vật liệu để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, điều này cũng rất phù hợp vớiphần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng Số liệu vào các sổ liên quan đềudựa trên mã số, khi cần kiểm tra đối chiếu chỉ cần truy cập vào mã số đã có tựđộng máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng cần tìm
Trang 20CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT
2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
2.1.1 Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho (Biểu 2.3)
- Phiếu xuất kho (Biểu 2.5)
- Thẻ kho (Biểu 2.6)
- Hóa đơn GTGT (do bên bán cung cấp) (Biểu 2.1)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Biểu 2.2)
2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho
2.1.2.1 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Giá thưc tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn GTGT (không
có VAT) + Chi phí thu mua (Nếu có) + Các khoản thuế không hoàn lại (Nếu
có) + Các khoản giảm giá, chiết khấu (Nếu có)
Chi phí thu mua được phân bổ vào chi phí sản xuất trong kỳ Do chi phíthu mua thường nhỏ hoặc không có do giá trị của nguyên vật liệu mua là giágiao tại kho của Công ty, nên các chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các chi phíkhác có thể do bên bán chịu hoặc tính luôn và giá nguyên vật liệu
2.1.2.2 Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho
Trang 21Ở Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát, nguyênvật liệu chủ yếu là mua ngoài, chỉ có một phần nhỏ thu hồi từ sản xuất (Công
ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Như vậy nếu NVL đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho, nguyên vậtliệu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại nhà cung cấp, NVL không đúng quy cáchphẩm chất đã ghi trên hợp đồng thì trả lại nhà cung cấp hoặc yêu cầu giảm giá
lô hàng nhập, trường hợp xảy ra thừa thiếu NVL thì tuỳ theo từng nguyênnhân để xử lý Khi NVL được chấp nhận nhập kho thì phòng vật tư lập phiếunhập kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ các sổ kế toán tương ứngthông qua nhập chứng từ trên máy Công ty TNHH Xây dựng Thương mại VàNội thất Đại Phát đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuấtkho NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích để nhằm tạo điều kiện thuậnlợi cho quá trình luân chuyển chứng từ như sau:
Phòng Vật tư (bộ phận Kho) căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật tư dophòng Kế hoạch lập đã được Giám đốc Công ty ký duyệt Để mua sắm vật tưcho sản xuất và dự trữ Cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị mua hàng(đã được trưởng phòng Vật tư và Giám đốc duyệt) chuyển sang phòng Kếtoán để tạm ứng chi phí
Trong quá trình thực hiện mua sắm, Công ty căn cứ vào báo giá do cácnhà cung cấp đã báo để xét duyệt đồng thời hai bên cũng đã có ký kết “Hợpđồng nguyên tắc” trong việc đặt hàng, báo giá NVL Khi NVL về cán bộ vật
tư phải cùng thủ kho nhập hàng cân, đo, đong, đếm tuỳ theo tính chất củatừng loại NVL Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán, kiểm tra sốhàng thực nhập về và viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập 02 liên:
- 01 liên lưu tại phòng Vật tư (bộ phận Kho giữ) để ghi thẻ kho;
Trang 22- 01 liên chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán nhập vào máy (đây là liêngốc) và đó là một trong những chứng từ gốc dùng làm căn cứ để hạch toán chitiết mua NVL.
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0231288
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MH/15P
Liên 2: (Giao khách hàng) 0231288
Ngày 16 tháng 01 năm 2016
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH PHƯƠNG MỸ HẠNH
Địa chỉ: 218 Lý Thường Kiệt - Phường 18 - Quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 0303535413
Họ tên người mua hàng: Bùi Minh Kết
Đơn vị: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ NỘI THẤT ĐẠI PHÁT Địa chỉ: Số nhà 281 đường Nguyễn Hoàng Tôn, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0102596769
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT lượng Số Đơn giá Thành tiền
1 Nhôm chống trượt 3 ly gân nổi Tấm 100 1.100.000 110.000.000
2 Nhôm Alumex nhũ bạc 3 ly Tấm 90 650.000 58.500.000
Cộng tiền hàng: 168.500.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 16.850.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 185.350.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi lăm nghìn, ba trăm năm mươi nghìn đồng/.
Trang 23(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)(K(( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá )
Ngày 16 tháng 01 năm 2016
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0231288 ngày 16/01/2016 của Công ty
TNHH Phương Mỹ Hạnh
- Thành phần Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Tài Trường Thủ kho
Trang 24Biểu 2.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 16 tháng 01 năm 2016
Số: 440
Người giao hàng : Hồ Thị Lan
Địa chỉ : 218 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Q.Tân Bình, TP HCM
Số hoá đơn : 0231288 Seri: MH/15P Ngày: 16/01/2016
Nội dung : Nhập mua NVL phục vụ cho các công trình
Tài khoản có : 331 - Phải trả người bán
Trang 262.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho
2.1.3.1 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuấtkhác nhau thì tại Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
áp dụng giá xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế theo phương pháp nhậptrước, xuất trước
Khi xuất hết số lượng của lần nhập kho trước thì số lượng còn lại tínhtheo giá thực tế của lần nhập kho tiếp theo của lần nhập nguyên vật liệu đó
2.1.3.2 Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và khảnăng thực hiện, bộ phận thi công sản xuất kết hợp với phòng Kế toán, phòngcung ứng vật tư phải lập kế hoạch sử dụng vật tư Trường hợp xuất kho vật tưngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của Giám đốc Công ty Căn cứ vào kếhoạch sử dụng vật tư đã được duyệt và giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu sửdụng từng công trình, bộ phận thi công viết phiếu xuất kho Phiếu xuất khophải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thủ kho, người nhận hàng, phụ trách bộphận sử dụng, phụ trách cung tiêu
Phiếu xuất kho được viết làm 03 liên,
- 01 liên lưu bộ phận kho để làm căn cứ vào thẻ kho;
- 01 liên giao cho bộ phận Kế toán kèm theo giấy đề xuất nguyên vật liệu sửdụng công trình;
- 01 liên giao cho người trực tiếp nhận hàng
Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất và ký vào phiếu xuất kho, số lượngnày sẽ không được lớn hơn số lượng yêu cầu nhưng có thể nhỏ hơn nếu thực
tế không đủ đáp ứng Thủ kho dùng phiếu xuất kho làm căn cứ vào thẻ khosau đó chuyển 01 liên gốc cho bộ phận kế toán vật tư khoảng 5 ngày 1 lần
Trang 27Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
GIẤY ĐỀ XUẤT NGHỊ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
xoay văn phòng chiếc 3
3 FILE – File tài liệu Bộ 1
Trang 282 Nhân viên: Đoàn Văn Đức
3 Nhân viên: Ngô Gia Tiến
4 Nhân viên : Vũ Văn Thắng
Trang 29Biểu 2.5: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thất Đại Phát
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 tháng 01 năm 2016
Số: 354
Người nhận hàng : Lý Đức Huệ - NVTC
Nội dung : Xuất kho NVL thi công YAMAHA tại showroom 3S tại
Hoằng Hóa – Thanh Hóa
_VP
BANG_GHE_D
O - Băng ghế chờ Hoà Phát màu đỏ
6212 1521 băng 3 635 000 1 905 000
_VP
GHE_XOAY - Ghế xoay văn phòng
000
Trang 305 KHO
_VP
XOP_3 LY - Xốp tạo phẳng dày 3 ly
11 KHO
_VP
KEO_DEN – Keo Silicon đen
12 KHO
_VP
KEO_VANG – Keo vàng Titebol
Trang 31_VP ren trong
15 KHO
_VP
VAN_GAT 15 – Van gạt Nam Triều Tiên phi 15
6212 1522 chiếc 15 55 000 825 000
16 KHO
_VP
DAU_GA – Đầuga
17 KHO
_VP
BANG_TAN – Băng tan
18 KHO
_VP
QUAT_HUT – Quạt hút khí xả
6212 1521 chiếc 1 820 000 820 000
19 KHO
_VP
ONG_XA - Ống hút xạ cao su
21 KHO
_VP
GEN_GA - Gen ruột gà phi 20
22 KHO
_VP
ATTOMAT_16 Attomat 16A
Trang 32Bằng chữ: Tám mươi hai triệu, một trăm mười hai nghìn đồng chẵn./
Người giao hàng PT bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho
Trang 332.1.4 Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Để bảo quản, quản lý và theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồnnguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán Công ty TNHH Xây dựng Thươngmại Và Nội thất Đại Phát thực hiện phương pháp ghi thẻ song song Đặc điểmcủa phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán các nghiệp vụ kếtoán của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng Kế toán và trên cơ sở đó
mà giám sát được tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng nguyên vậtliệu của Công ty tại các công trình
Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song
song tại Công ty
2.1.5 Quy trình ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Theo phương pháp ghi thẻ song song này thì quy trình hạch toán chitiết nguyên vật liệu của Công ty TNHH Xây dựng Thương mại Và Nội thấtĐại Phát như sau:
Kế toán tổng hợp