Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tại công ty cổ phần xây dựng số 1 hải dương

MỤC LỤC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD TS Nguyễn T hị Thu Liên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG 3 I Đặc điểm ng[.]

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG 3

I Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần số 1 Hải Dương 31.1 Đặc điểm NVL – CCDC 31.2 Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 HảiDương 31.3 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương 81.3.1 Phân loại nguyên vật liệu 81.3.2 Phân loại công cụ dụng cụ 91.4 Mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 HảiDương 10

II Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty 112.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương 112.2 Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương 132.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu của Công ty cổphần xây dựng số 1 Hải Dương 14III Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty 143.1.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu chung tại Công ty cổ phần xây dựng số

1 Hải Dương 143.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến kế toán nguyên vậtliệu 16

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG 19

I Kế toán chi tiết NVL 19

1.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng 20

1.2 Hệ thống sổ kế toán chi tiết và quy trình ghi sổ kế toán chi tiết 22

1.3 Các tài khoản sử dụng và các mẫu sổ 24

1.4 Trình tự kế toán 25

II Kế toán NVL tổng hợp 47

CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG 53

I Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty và phương hướng hoàn thiện 53

1.1.Một số ưu điểm 53

1.2.Nhược điểm 54

1.3 Phương hướng hoàn thiện 55

II.Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại cty 55

2.1 Công tác quản lý nguyên vật liệu 55

2.2.Phương pháp đánh giá NVL, CCDC tại đơn vị 60

2.3.Chứng từ và luân chuyển chứng từ 60

2.4 Sổ kế toán chi tiết 61

2.5 báo cáo kế toán lien quan đến nguyên vật liệu 61

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trựờng và xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, cácdoanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đã và đang nỗ lực vươn lên đểgiành vị thế của mình Để đạt được điều đó mỗi doanh nghiệp phải thựchiện tốt nhiệm vụ và chức năng của mình Doanh nghiệp xây dùng víichøc n¨ng x©y dùng c¸c c«ng tr×nh vµ là tiền đề cho sự pháttriển của xã hội Do đặc thù riêng của mình ngành xây dựng hoạt độngxây dựng cơ bản tạo ra hàng loạt những sản phẩm là các công trình lớn nhỏ

có giá trị về nhiều mặt Cấu thành giá của các công trình bao gồm rất nhiềuyếu tố Trong đó nguyên vật liệu (NVL) là cơ sở vật chất cấu thành 70 đến80% tổng giá trị công trình Vì thế NVL đóng vai trò rất quan trọng đối vớihoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết, để tiến thành hoạt động sản xuất kinh doanhcần thiết phải có 3 yếu tố cơ bản đó là: Tư liệu sản xuất , sức lao động ,yếu tố lao động Trong doanh nghiệp xây dựng, NVL chính là đối tượnglao động, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm côngtrình Do đó NVL là yếu tố không thể thiếu nhằm duy trì hoạt động củadoanh nghiệp xây dựng diễn ra liên tục và đạt hiệu quả Công việc quản lýNVL cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc chính xác và có hệthống nhằm sử dụng tiết kiệm NVL đồng thời mang lại kết quả sử dụngcao nhất hay nói cách khác, làm tốt công tác quản lý NVL là nhân tố quyếtđịnh hạ thấp chi phí, giảm giá thành và tạo ra lợi nhuận cao nhất cho doanhnghiệp giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển, thực hiện tốt các nghĩa vụ vớinhà nước, cải thiện đời sống công nhân viên… Chính vì vậy rất cần thiết

và thiết thực trong việc tổ chức quản lý, hạch toán NVL mà kế toán NVL,công cụ dụng cụ (CCDC) là một công cụ đắc lực, hữu hiệu giúp cho doanhnghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh của mình

Từ thực tế trên cho ta thấy các doanh nghiệp xây lắp nói chung công

ty cổ phần xây dựng Số 1 Hải Dương nói riêng nên chú trọng tới việchạch toán NVL để phục vụ sản xuất kinh doanh tạo được hiệu quả caonhất Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của việc hoàn thiện công tác kế toánvật liệu, công cụ dụng cụ, kết hợp với những kiến thức đã học đặc biệt làdưới sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của toàn thể cán bộ phòng kế toáncủa công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương, em đã đi sâu nghiên cứu đề

tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tại công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương”.

Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề của em gồm 3 chương:Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty

cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương

Chương 2: Thực Trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương

Chương 3 : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương

CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG

I Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần số 1 Hải Dương

1.1 Đặc điểm NVL – CCDC

- Đặc điểm của NVL

Là tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo ra SP.Khi tham gia vào sảnxuất thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu Giá trị được chuyển toàn bộ mộtlần vào chi phí SX

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng

lao động Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã thể hiện dướidạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trongdoanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệpmay mắc… Đối với Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương thì nguyênvật liệu được thể hiện dưới dạng thiết bị vật liệu XDCB phục vụ cho hoạtđộng xây lắp

Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sảnxuất-kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung, với Công ty cổ phần xâydựng số 1 Hải Dương nói riêng Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một

tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh, vì vậy, quản lý tốtkhâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết đểđảm bảo chất lượng công trình, tiết kiệm, tiết kiệm chi phí…

Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu Tại cácdoanh nghiệp xây dựng, vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khốilượng lớn, vật liệu có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng Đểtránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trướchết công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểmcho nguyên vật liệu Dưới đây là danh mục nguyên vật liệu của công ty

Bảng 1.1: Bảng danh mục nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xây dựng

số 1 Hải Dương

Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách

Giá hạchtoán

GhichúLoại Nhóm Thứ

1521 Nguyên liệu,vật liệu chính

1.3 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau và đáp

ứng nhu cầu thị trường, công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vậtliệu rất lớn bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu

có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xácnguyên vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu nguyên vật liệumột cách khoa học và hợp lý Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếpnguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm căn cứ vào tiêu thức nhất địnhnào đó để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán

*Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sảnxuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà vật liệu đượcchia thành những loại sau:

1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu chính: là những thứ vật liệu tham gia vào quá trìnhSXsẽ là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thực thể SP Ví dụ: si măng,sắt,thép,gạch, cát,sỏi…

- Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào SX không cấuthành lên thực tế SP nhưng có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trìnhSX

Ví dụ: Sơn, đinh, vôi…

- Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận của máy móc thiết bị mà doanhnghiệp mua về để phục vụ cho việc thay thế các bộ phận máy móc thiết bị

Ví dụ: Vòng bi chạy máy khoan, máy dầm, ổ trục chạy máy…

- Nguyên liệu: Là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năngtrong quá trình SX.

Ví dụ: Xăng, dầu, mỡ bôi trơn máy…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị được sử dụng cho côngviệc cơ bản Đó là những thiết bị có thể không cần lắp ráp và cần lắp ráp

Ví dụ: Hệ thống điện nước, thiết bị vệ sinh, cột thu lôi, điều hoà nhiệtđộ…

- Vật liệu kết cấu: Là những bộ phận của DN xây dựng cơ bản dởdang tự SX được mua của DN khác để lắp ráp vào công trình

1.3.2 Phân loại công cụ dụng cụ.

Giống như NVL, khi sử dụng công cụ dụng cụ các DN cũng phân loại

nó để sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả Nó được chia thành các loạisau:

- Dụng cụ quản lí

- Quần áo bảo hộ lao động, gang tay, nón, mũ, giầy dép

- Dụng cụ,đồ nghề: Xô, bay, cốt pha, búa giàn giáo…

* Ngoài cách phân loại nguyên vật liệu như trên còn có thể phân loại căn

cứ vảo một số tiêu thức khác như:

-Căn cứ vào nguyên vật liệu nhập trong nước, nhập nước ngoài

-Căn cứ vào vào mục đích cũng như nội dung qui định phản ánh các chiphí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanhnghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công côngtrình, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu như quản lý phân xưởng, bán hàng,

quản lý doanh nghiệp.

Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty

đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học

- Khuôn mẫu đúc sẵn

- Lán trại cho công nhân

- Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá

1.4 Mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương.

Để quản lý từng loại nguyên vật liệu, Công ty đã lập các danh mụcnguyên vật liệu, đã được mã hoá trên máy vi tính đến từng danh điểm Cácdanh mục này kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chitiết từng loại nguyên vật liệu Khi nhập dữ liệu, kế toán nhất thiết phải chỉ

ra được danh điểm nguyên vật liệu để tăng cường tính tự động hoá, chínhxác của thông tin.Vấn đề mã hóa nguyên vật liệu của Công ty dựa trên tiêuthức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa nguyên vậtliệu này với nguyên vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty Mã hóanguyên vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán nguyên vậtliệu ở Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương được thống nhất, dễdàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó, đócũng là cơ sở để tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kếtoán bằng máy vi tính

Với cách phân loại như trên sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý nguyênvật liệu của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác và nhanhchóng đáp ứng kịp thời phục vụ cho mọi yêu cầu công tác nguyên vật liệutại công ty như kiểm kê, kiểm tra tình hình biến nguyên vật liệu hàng ngày

Để mã hoá nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có

dự trữ để bổ sung mã nguyên vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý,Công ty có thể xây dựng bộ mã hoá vật liệu như sau:

sổ danh điểm nguyên vật liệu

II Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty

2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu của Công ty

cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương.

Do công ty có nhiều dự án, công trình nằm rải rác trên toàn quốc vì thế

kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó, vì vậy kế hoạch mua sắm nguyênvật liệu phải có sự kết hợp giữa các phòng ban và có kế hoạch lâu dài.Nguyên vật liệu của công ty là loại dễ mua, dễ kiếm nguồn hàng cung cấptrên thị trường

- Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu.

Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắtđược giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụcho công tác xây dựng thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chấtlượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công

ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho khôngcần thiết

Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựatrên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch dự toán) đồng thời dựa trên địnhmức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm Do vậy hàng tháng, quý căn

cứ vào khả năng hợp đồng của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịpthời cho thi công Trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt cứ và kế hoạchcủa tháng quý, phòng kế hoạch dự toán tìm kiếm nguồn cung cấp thíchhợp, đám bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý vềgiá cả

- Nguồn cung cấp nguyên vật liệu

Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đềcần quan tâm ở Công ty, vì nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở

xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trảkhoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thànhcủa sản phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợinhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làmcho cán bộ công nhân viên Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phíliên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của các công trình lên, công ty không

đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng Công tykhông được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình

quân người/tháng giảm xuống.Vì vậy Công ty đã có những hợp đồng dàihạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như Công ty cổ phầnGang thép Thái Nguyên và những công ty vật liệu khác Việc này cũngtránh được hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biếnđộng khi khan hiếm.

Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán,Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khimua theo phương thức trả tiền ngay Theo quy định của Công ty, khi muanguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT kèm theo, trong íttrường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viếtgiấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền.Ngoài những đơn vị bạn hàng kể trên, Công ty còn có quan hệ mua bán vớimột số bạn hàng khác Tuy nhiên, các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chấtlượng và số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thìtrước khi tiến hành xây dựng Công ty sẽ mua ngoài thị trường

2.2 Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương.

Ở Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương, nguyên vật liệu xuấtkho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thicông Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thờitheo từng đội xây dựng công trình, tới trong công ty, đảm bảo chính xác chiphí nguyên vật liệu trong toàn bộ chi phí sản xuất Công ty đã xây dựngđược hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu Nhờ đó vật liệu đượcxuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu địnhtrước Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xinlĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch dự toán Sau khi xem xét tính hợp lý,

hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt.Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tình trạnghao hụt, mất mát lãng phí vật liệu.

2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương.

Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quảnhợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư Hệ thống kho tàngrộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập,xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực vềmặt số lượng và giá trị Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán vàquản lý nguyên vật liệu công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoahọc Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, cònphải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xâydựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập,xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho

Ngoài ra công ty còn bố trí thuê những bãi dự trữ nguyên vật liệuphục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân củatừng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó Công tybảo quản vật liệu trong bãi dự trữ theo mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệukhông bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng Công tyxác định mức dự trữ cho thi công, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trìnhvận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch dự toánđưa ra

III Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty

3.1.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu chung tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương.

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công

nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục côngtrình có quy mô lớn và kết cấu phức tạp, thường cố định ở nơi sản xuất (thicông) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.

Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng, làm cho công tác quản lý sử dụngnguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoàinên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế.Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phươngpháp quản lý cũng khác nhau

Hiện nay, nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sởthoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong

xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngàycàng được coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất

cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất.Công việc hạch toán vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toángiá thành, vì vậy để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thìtrước hết phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác

Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu, đòi hỏi công ty cổ phầnxây dựng số 1 Hải Dương phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua,bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Trong khâu thu mua nguyên vật liệuphải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phíthu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với

kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Phòng kế toán - tài chínhcần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư,địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là

về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biếnđộng về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thíchứng Đồng thời, thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá

mua nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồngcủa người bán vật tư, người vận chuyển Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãithực hiện đúng theo chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh

hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầuquản lý nguyên vật liệu Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xácđịnh được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi côngxây lắp được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứngvật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều

Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chiphí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thànhsản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho công ty Do vậy, trongkhâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuấtnguyên vật liệu đúng trong sản xuất kinh doanh Định kỳ tiến hành việcphân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu cũng là những khoản chi phívật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đếntăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khíchviệc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tậndụng phế liệu…

Nói chung, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ,

sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản

lý luôn được công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương quan tâm

3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến kế toán nguyên vật liệu

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để điềuhành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, các nhà lãnh đạo phải thường xuyênnắm bắt được các thông tin về thi trường, giá cả sự biến động của các yếu

tố đầu vào và đầu ra một cách chính xác đầy đủ và kịp thời Những số liệu

của kế toán có thể giúp cho lãnh đạo đưa ra những chỉ đạo đúng đắn trongchỉ đạo, sản xuất kinh doanh Hơn nữa, hạch toán kế toán nói chung vàhạch oán nguyên vật liệu nói riêng trong công ty nếu thực hiện đầy đủ,chính xác và khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sảnphẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá tri công trìnhđược xây dựng

Với mỗi công ty cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghềqui mô mà lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổsách, chứng từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp với phương pháp ấy.-Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua,xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau

-Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kếtoán hàng tồn kho của công ty để ghi chép phản ánh tạap hợp số liệu vềtình hình hiện có và sự biến đọng của nguyên vật liẹu nhằm cung cấp choviệc tâpj hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

*Kho

- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong

kỳ hạch toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợpchi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm

-Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và công ty nhằm phục

vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảoquản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm

-Giám sát và kiểm tra chế đọ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vậtliệu nhằm ngăn ngừa và sử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kémphẩm chất tính toán chính xác giả trị vật liệu đưa vào sử dụng

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG

I Kế toán chi tiết NVL

Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải theo dõiphản ánh chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từngchỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ởtừng nơi bảo quản Để việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đáp ứng đượcyêu cầu này, thủ tho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệm trongviệc quản lý vật tư hàng hoá, giữa thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phốihợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiếtvật tư hàng hoá theo phương pháp phù hợp Bằng việc tổ chức kế toán chitiết nguyên vật liệu, Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 sẽ đápứng được nhu cầu này Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợpgiữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hìnhnhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chấtlượng, chủng loại và giá trị

Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn khonguyên vật liệu được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho

* Tại kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất,tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Số liệu của lấy từ cácchứng từ nhập, xuất hàng ngày Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng vàđược thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trongcông tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vậtliệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi

số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho Sau khi sử dụng các chứng

từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đócho phòng kế toán

* Tại phòng kế toán:

Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vàchuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và kếtoán nguyên vật liệu cùng ký vào phiếu giao nhận này Khi nhận được cácchứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đóđối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻkho Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượngghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho Cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu đốichiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho, từ đó lấy

số liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

1.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng.

Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tưlà phải theo dõiphản ánh chặt chẽ từng thứ, từng loại về số lượng và giá trị Để cótổ chứcđược toàn bộ công tac kế toán vật tư nói chung, kế toán NVL nói riêngtrước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp

vụ liên quan tới Nhập - Xuất kho vật tư Những chứng từ kế toán này là cơ

sở pháp lý để ghi sổ kế toán thực tế tại công ty Những chứng từ kế toánđược sử dụng trong phần mềm kế toán bao gồm:

+Phiếu nhập kho

+Phiếu xuất kho

+Bảng kiểm kê hàng hoá.

Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế bộ phận kỹthuật đưa vào công trình để bóc tách vật liệu theo định mức bộ phận vật tưdựa vào hạn mức làm giấy xin mua vật tửtình lên giám đốc ký duyếtau đó

cử người đi mua Thườngvật tư của công ty có kèmtheo hợp đồng giữa haibên về cácđiều khoảnnhư số lượng, chủng loại, chất lượng và quy trình về

kỹ thuật

* Chứng từ nhập kho

Nếu vật tư nhập kho thì thủ kho là đại diện phòng vật tư kiểm tratrước khi nhập vật tư, nếu vật tư để tại chân công trìnhthì việc kiểm tra là

do giám sát về kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận

Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liên:

Liên 1: Lưu

Liên 2:Giao cho khách hàng

Liên 3:Dùng để thanh toán

Khi nhập vật tư thủ kho ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghitrên phiếu nhập kho để vào thẻ kho Các loại vật tư mua về được nhậpkhotheo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các vật tư một cáchkhoa học, hợp lý,tiện cho việc kiểm tra và nhập, xuất NVL, CCDC

* Chứng từ xuất kho:

Khi có yêucầu sử dụng xuất dùng, bộ phận vật tu viết phiếu xuất khotheo hạn mức(đối với vật tư để tại chân công trình thì bộ phận vật tư làmphiếu xuất cùng một lúc)

Phiếu xuất kho Được lập làm 2 liên:

Liên 1: Chuyển cho phòng kế toán vật tư

Liên 2: Đội trưởng SX mang đến kho đưa phiếu xuất kho cho thủ kho

Ghi chú: - Ghi hàng ngày

- Ghi đối chiếu kiểm tra

- Ghi cuối tháng, quý

1.2 Hệ thống sổ kế toán chi tiết và quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Hệ thống sổ kế toán chi tiếtcủa công ty đang sử dụng gồm:

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ chi tiết tiền vay

Phiếu xuất kho

Hoá đơn GTGT

Sổ chi tiết

vật tư

Chứng

từ ghi sổ

Sổ đăng

ký C.từ ghi sổThẻ kho

Sổ cái

Bảng kê xuất

vật tư

- Sổ theo số lượng hàng năm

- Sổ chi phí và quản lý DN

Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC Mỗi phương pháp

có ưu điểm và nhược điểm không giống nhau Tại công ty Cổ phần xâydựng số 1 - Hải Dương áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL,CCDC theo phương pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp N-X-T

Kế toán tổng hợp vật tư

- Ở kho: thủ kho mở một thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất vậtliệu, CCDC theo từng thứ vật liệu, CCDC về mặt số lượng và tính giá tồnkho cuối ngày, mỗi thẻ kho phản ánh một thứ vật liệu, CCDC.

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng thứ vậtliệu, CCDC kế toán phản ánh cả về mặt số lượnglấn giá trị của vật liệu,CCDC

+ Tại công ty ổ phần xây dựng số 1 - Hải Dương hàng ngayg căn cứvào phiếu xuất kho, nhập kho.Thủ kho ghi chép về mặt số liệu và tính ratồn cuối ngày

+ Sau khi thủ kho đã căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho sẽchuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán lièn kiểm tra và hoànchỉnh nốt số chứng từ sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật tư,CCDC cả về số liệu và giá trị

+cuối tháng căn cứ vào sổ hoặc thẻchi tiết vật tư, CCDC kế toán lậpbảng nhập-xuất-tồn Kế toántiến hành tổng hợp vật tư, định kỳ kế toán tiếnhành kiểm tra đối chiếu giữa thẻ kho với sổ hoặc thẻ chi tiết Đồng thờikiểm tra đối chiéu giữa bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn với kế toán tổng hợpvật tư

1.3 Các tài khoản sử dụng và các mẫu sổ.

* Các tài khoản sử dụng

+ TK 152 + TK 133 + TK 153 + TK 621 + TK 111 + TK 627 + TK 331 + TK 642

* Các mẫu sổ:

+ Sổ chi tiết vật liệu, CCDC

+ Bảng kê xuất vật tư, CCDC

+ Bảng kê nhập-xuất-tồn vật liệu, CCDC

* Số dư đầu tháng 12/2011 tại công trình trường tiểu học Tuấn Hưng:

TK 152:13.540.000đ(xi măng Hoàng Thạch, SL:20 tấn, đơngiá:677.000đ)

TK 153: 555.000đ

Chi tiết: Quần áo bảo hộ lao động, SL: 10 bộ, đơn giá: 45.000đ

Bút bi, SL: 5 chiếc, đơn giá: 20.000đ

* Trong tháng có một số nghiệp vụ phát sinh:

NV1: PNK số 01 ngày 01/12, hoá dơn GTGT số 0070161, mua vật

liẹu của DN tư nhân Hải Đăng nhập kho đã thanh toán bằng tièn mặt(thuếGTGT 10%)

ST

T Tên vật tư

ĐVT

Sốlượng

Đơn giá(chưa thuế)

NV5: PNK số 05 ngày 07/12, hoá đơn GTGT số 0067235, mua

CCDC của công ty Hải Nam nhập kho, đã trả bằng tiền mặt ( thuế GTGT10%)

STT Tên vật tư ĐVT Số

lượng

Đơn giá(chưa thuế)

Thành tiền

2 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 100 45.000 4.500.000

3 Găng tay bảo hộ Đôi 100 3.000 300.000

NV12: PXK số 05 ngày 18/12 xuất CCDC cho phân xưởng SX:

- Mũ bảo hiểm:100 chiếc

- Quần áo bảo hộ LĐ: 100 bộ

- Găng tay bảo hộ: 100 đôi

Quần áo bảo hộ LĐ: 4.500.000

Găng tay bảo hộ: 300.000

Quần áo bảo hộ LĐ: 4.500.000

Găng tay bảo hộ: 300.000

Liên 2 giao cho khách hàng

Ngày 01 tháng 12 năm 2011

N0:0070161

Đơn vị bán: DNTN Hải Đăng

Địa chỉ: 52 - Tiền Phong – Quang Trung - Hải Dương

Họ tên người mua hàng: Trần Quang Minh

Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 - Hải Dương

Địa chỉ:Số 6 – Lê Thanh Nghị - TPHD

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Viết bằng chữ: Sáu mươi triệu bảy trăm ba mươi mốt nghìn đồng chẵn

NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2 giao cho khách hàng

Ngày 07 tháng 12 năm 2011

N0:0067235

Đơn vị bán: Công ty TNHH Nam Hải

Địa chỉ: 79A Phạm Ngũ Lão - TPHD

Họ tên người mua hàng: Tiêu Năng Dũng

Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 1 - Hải Dương

Địa chỉ:Số 6 – Lê Thanh Nghị - TPHD

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Tên hàng hoá-dịch vụ ĐVT lượngSố Đơn giá Thành tiền

1 Mũ bảo hiểm chiếc 100 20.000 2.000.000

2 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 100 45.000 4.500.000

3 Găng tay bảo hộ Đôi 100 3.000 300.000

Viết bằng chữ: Bảy triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn

NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Họ, tên người giao hàng: Trần Quang Minh

Theo HĐGTGT số: 0070161 ngày 01 tháng12 năm 2011 của DNTN HảiĐăng

Nhập tại kho; Vật liệu – Công ty

ST

T Tên nhãn hiệu

Mãsố

ĐVT

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

TheoCT

Thựcnhập

0

Nhập, ngày 01 tháng 12 năm 2011

Phụ trách cung

tiêu

(Ký, họ tên)

Người giao hàng

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị

Quyển: 01 Số: 05 Nợ: 152 Có: 111

Mẫu số: 02-TT

1141-TC/QĐ/CĐK T

Ngày 01/11/1995 của BTC

Họ, tên người nhận tiền: Tiêu Năng Dũng

Địa chỉ: DNTN Hải Đăng

Lý do chi: Chi trả tiền hàng

Số tiền: 60.731.000đ(bằng chữ: sáu mươi triệu bảy trăm ba mươi mốt nghìnđồng chẵn)

Kèm theo: 1 hoá đơn… đã nhận đủ số tiền(bằng chữ: sáu mươi triệu bảytrăm ba mươi mốt nghìn đồng chẵn)

(ký, họ tên)

Người lập biểu

(ký, họ tên)

Thủ quỹ

(ký, họ tên)

Người nhận tiền

(ký, họ tên)

Ngày 07 tháng12 năm 2011

Mẫu sồ:01-VT

1141-TC/QĐ/CĐKTNgày 01 tháng11 năm1995

Nợ: TK 153

Có: TK 111

Họ, tên người giao hàng: Tiêu Năng Dũng

Theo HĐGTGT số: 0067235 ngày 07 tháng12 năm 2011 của Công tyTNHH Nam Hải

Nhập tại kho: Vật liệu – Công ty

ST

T Tên nhãn hiệu

Mãsố

ĐVT

Số lượng

Đơngiá

Thànhtiền

TheoCT

Thựcnhập

c 100 100 20.000

2.000.000

2 Quần áo bảo hộ

Thủ kho

(ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn

vị