Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh hoà phát

LỜI MỞ ĐẦU ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN MỤC LỤC Mục Lục Danh Mục Ký Hiệu Viết Tắt Danh Mục Bảng Biểu Danh Mục Sơ Đồ LỜI MỞ ĐẦU 01 CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG[.]

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là bộ phận thiết yếu, giúp kiểm soát và quản lý tồn kho, chi phí vật liệu một cách chặt chẽ và chính xác Để đảm bảo công tác kế toán vật liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm và tính chất của nguyên vật liệu được sử dụng, từ đó xây dựng hệ thống quản lý phù hợp và tối ưu hóa quá trình sản xuất.

Công ty TNHH Hoà Phát chủ yếu sản xuất gạch Block dùng trong xây dựng và dân dụng, với nguyên liệu chính gồm xi măng, cát, sỏi, đá mạt, nước, và bột màu, là những thành phần thiết yếu tham gia trực tiếp vào quá trình hình thành sản phẩm Nguyên vật liệu chủ yếu là chất rắn nhưng khi tiếp xúc với nước lại hoá lỏng, đòi hỏi phải bảo quản cẩn thận để duy trì chất lượng, như tránh ẩm ướt và nước mưa bằng cách xếp pallet và che phủ vật liệu Quản lý nguyên vật liệu tại công ty khá đơn giản nhưng yêu cầu phân loại rõ ràng theo từng nhóm như xi măng xám, xi măng trắng, cát vàng, cát trắng để đảm bảo sử dụng đúng với màu sắc và đặc tính sản phẩm Các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho diễn ra chủ yếu vào đầu và cuối tháng, giúp công ty dễ dàng áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và kiểm soát chi phí nguyên liệu Do thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh, việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và mở rộng thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp quản lý tốt nguồn nguyên liệu để đảm bảo cạnh tranh về giá thành.

Trong quá trình sản xuất gạch Block, công ty không cần sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, nhưng mỗi loại đều có đặc tính và vai trò riêng quan trọng Do đó, để nâng cao hiệu quả quản lý và hạch toán vật liệu, việc phân loại chi tiết nguyên vật liệu là rất cần thiết Phân chia nguyên vật liệu theo nhóm giúp kiểm soát tốt hơn lượng tiêu thụ và tối ưu hóa quá trình sản xuất Chính yếu tố này góp phần nâng cao năng suất và giảm thiểu thất thoát trong quá trình sản xuất gạch Block.

+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, chia nguyên vật liệu thành:

- Nguyên vật liệu chính: bao gồm xi măng xám, xi măng trắng, cát vàng, cát trắng

Vật liệu phụ gồm đá mạt, đá dăm có lẫn bột đá, sỏi keramzit, than xỉ, nước và bột màu dùng để hoàn thiện sản phẩm Những vật liệu này đóng vai trò quan trọng trong quá trình gia cố và tạo ra lớp mặt gạch hai lớp, đảm bảo độ bền và thẩm mỹ cho sản phẩm cuối cùng Việc sử dụng các vật liệu phụ phù hợp giúp nâng cao chất lượng và estetik của sản phẩm gạch, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu khách hàng.

- Vật liệu khác: bao gồm vật liệu phế thải rắn và các phụ gia.

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, nhớt, điện.

Toàn bộ những thứ nguyên vật liệu trên được đưa vào các kho sau:

Kho nguyên vật liệu chính gồm Kho 1, được xây dựng ngay sau phân xưởng sản xuất số 2 nhằm lưu trữ các nguyên vật liệu chính một cách an toàn và thuận tiện Vật liệu cát được bảo quản ngoài trời, nằm sau phân xưởng sản xuất số 2, đảm bảo sự dễ dàng trong quá trình vận chuyển và sử dụng trong sản xuất.

 Kho nguyên vật liệu phụ: Kho 2, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu, nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2

 Kho nguyên vật liệu khác: Kho 3, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu,nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2

 Kho nhiên liệu: Kho 4, kho được xây dựng ngay sau phân xưởng sản xuất số 2, cạnh kho số 1

Việc phân loại vật liệu giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu dễ dàng hơn, đặc biệt trong việc theo dõi số lượng nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ Nhờ đó, công ty có thể đưa ra các chiến lược tổ chức quản lý, bảo quản và sử dụng vật tư hiệu quả hơn, tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao năng suất sản xuất.

+ Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, toàn bộ nguyên vật liệu của công ty là do mua ngoài.

+ Cách thức mã hoá nguyên vật liệu:

STT Mã vật tư Vật tư Đơn vị tính

1 XM 02 Xi măng xám Kg

2 XM 03 Xi măng trắng Kg

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hoà Phát

1.2.1 Các phương thức hình thành Nguyên vật liệu:

Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty là do mua ngoài, việc mua bán trao đổi được dựa trên văn bản hợp đồng ký kết.

Các công ty là bạn hàng uy tín lâu năm của công ty:

- Công ty xi măng Bỉm Sơn ( Thanh Hoá)

- Công ty xi măng Nam Sơn (Thanh Sơn - Hà Nam)

- Công ty vật liệu xây dựng Thanh Hoá

- Công ty Xây dựng Tùng Lâm ( Xuân Trường - Nam Định)

Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong kỳ thường ít, giúp công tác kế toán nguyên vật liệu trở nên đơn giản hơn Tuy nhiên, quá trình nhập nguyên vật liệu yêu cầu sự chính xác và chặt chẽ từ khâu tìm nhà cung ứng, ký hợp đồng đến giao nhận hàng và lập chứng từ Việc xử lý chứng từ nhập nguyên vật liệu đúng quy trình đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.

Việc mua nguyên vật liệu đều phải dựa vào tình hình thực tế theo nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại công ty như sau:

Dựa vào tình hình sản xuất của các phân xưởng, quản lý sản xuất xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết như xi măng, cát, đá để đáp ứng đơn đặt hàng sản phẩm gạch Block hình sin không màu (39.5 viên/m2) Sau đó, họ lập biên bản giải trình tình hình sản xuất hiện tại gửi phòng cung ứng vật tư để xem xét Khi nhu cầu nguyên vật liệu hợp lý được xác nhận, phòng kinh doanh lập biên bản yêu cầu mua vật liệu gửi Giám đốc điều hành để phê duyệt Nếu vật liệu còn trong kho, thủ kho sẽ xuất kho cho phân xưởng; nếu thiếu hoặc hết, phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp để ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, đảm bảo có chữ ký của Giám đốc công ty Sau khi hợp đồng ký kết, nhà cung cấp xuất hàng theo đúng thỏa thuận, kiểm tra tại phòng kinh doanh, thủ kho nhập kho và chuyển hóa đơn cho phòng kế toán ghi sổ, đảm bảo quy trình mua bán nguyên vật liệu được thực hiện đầy đủ và chuyên nghiệp.

Thủ kho có trách nhiệm nhập kho chính xác các vật tư mua về và sắp xếp đúng vị trí theo quy định của kho Việc này nhằm đảm bảo yêu cầu bảo quản vật liệu, giữ chất lượng vật tư luôn trong tình trạng tốt nhất Đồng thời, sắp xếp vật tư hợp lý giúp thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và xuất dùng vật liệu khi cần thiết Việc quản lý kho đúng quy trình là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động lưu trữ vật tư hiệu quả, tránh thất thoát hoặc mất mát trong quá trình sử dụng.

Trong trường hợp sai sót về số lượng, ban kiểm nghiệm của phòng kinh doanh sẽ lập biên bản báo cáo và gửi cho bên bán để xử lý theo quy định hợp đồng Nếu hàng hóa có sai sót về chất lượng hoặc không đạt đủ quy cách phẩm chất, khách hàng phải trả lại cho người bán và không được làm thủ tục nhập kho, trừ khi công ty chấp nhận một mức giảm nào đó để nhập kho bình thường.

Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho

Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Thủ kho Phòng kế toán Giám đốc

Hợp đồng mua NVL( lập, ký)

Xuất hàng theo hợp đồng

Kiểm nhận Hàng về nhập kho

Các nguyên vật liệu của công ty được nhập khẩu từ nguồn bên ngoài, vì vậy kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá trị hàng tồn kho Việc này giúp đảm bảo độ chính xác của báo cáo tài chính và phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất Áp dụng giá vốn thực tế còn hỗ trợ kiểm soát chi phí hợp lý và nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi của doanh nghiệp.

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, và thuế không được hoàn lại (nếu có) Nếu các chi phí vận chuyển và bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế chỉ gồm giá mua ghi trên hóa đơn chưa VAT cộng thuế không được hoàn lại (nếu có).

Vào ngày 08/03/2010, công ty đã nhập kho 85 tấn xi măng xám loại XM 02 từ công ty Xi măng Nam Sơn, Thanh Sơn, Hà Nam, theo phiếu nhập kho số 25 Đơn giá mua là 9.506 đồng/kg và hóa đơn GTGT số 02415 (ngày 07/03/2010) thể hiện rõ các thông tin về mua hàng này.

Giá bán chưa có thuế : 80.801.000 đồng

Thuế GTGT (thuế suất 5%) : 4.4040.050 đồng

Tổng giá thanh toán : 84.841.050 đồng

Theo điều 6 của hợp đồng mua bán số VCT0124307K ngày 06/03/2010, toàn bộ chi phí vận chuyển và bốc xếp sẽ do bên bán chịu Dựa trên tài liệu này, công ty xác định trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu xi măng xám loại XM 02 như sau, đảm bảo minh bạch và đúng quy định.

Trị giá vốn thực tế nhập kho của nguyên vật liệu là 84.841.050 đồng, bằng giá mua chưa gồm VAT Nếu công ty chịu toàn bộ chi phí vận chuyển, trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua trên hóa đơn (chưa có VAT) cộng thêm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ và thuế không được hoàn lại (nếu có).

1.2.2 Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu:

Để sản xuất sản phẩm thành công, bộ phận sản xuất cần có phiếu yêu cầu nguyên vật liệu chính xác và đầy đủ, gửi cho bộ phận xuất kho Yêu cầu nguyên vật liệu phải đáp ứng đúng quy cách, phẩm chất và số lượng theo định mức do phòng kế hoạch đề ra Việc này đảm bảo nguyên vật liệu phù hợp, giúp quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả và đạt tiêu chuẩn chất lượng.

502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared

Liên 2 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và cuối ngày chuyển cho kế toánNguyên vật liệu để ghi vào cột đơn giá, cột thành tiền của phiếu xuất kho rồi ghi vào sổ kế toán

Liên 3 : Người nhận nguyên vật liệu giữ để lưu vào sổ kế toán bộ phận sử dụng Đối với loại nguyên vật liệu mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít không thường xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ phận lập phiếu xuất kho lập thành 2 bản. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, thủ kho xuất kho và ghi số lượng xuất vào phiếu người nhận, và thủ kho ký vào 2 liên

Liên 1: Giao cho người nhận vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ để ghi sổ

Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho

502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared

Ví dụ: trong tháng 03/2010, công ty có các tài liệu sau về vật liệu xi măng xám loại XM 02:

+ Tồn ngày 01/03: SL:4.500kg, ĐG:9.456 đồng/kg TT:42.552.000 đồng

Phòng vật tư ký xác nhận

Nhu cầu cần vật tư ở phân xưởng

Lập phiếu xin vật tư cần dùng

Quản lý sản xuất lý

+ Nhập ngày 08/03: SL:8.500 kg, ĐG: 9.506 đồng/kg TT: 80.801.000 đồng + Xuất ngày 10/03: SL: 10.000kg

Vào ngày 25/03, công ty đã ghi nhận việc xuất kho 15.000 kg nguyên liệu xi măng xám loại XM 02 với đơn giá 9.800 đồng/kg, trị giá thành phẩm là 147.000.000 đồng Dựa trên dữ liệu này, công ty đã tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu xi măng xám loại XM 02 trong tháng theo từng phiếu xuất, đảm bảo chính xác theo các số liệu đã ghi nhận.

Phiếu xuất số PX 34 ngày 05/03 2.000x9.456 = 18.912.000

Phiếu xuất số PX39 ngày 10/03/2010 2.500x9.456+7.500x9.506 = 94.935.000

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến bãi tại công ty TNHH Hoà Phát:

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hóa tại công ty, cần kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua hàng và tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng Đồng thời, việc này giúp đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời hỗ trợ công tác hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý kho và dự trữ vật tư của doanh nghiệp.

Trong quá trình dự trữ và bảo quản, doanh nghiệp đã thiết lập hệ thống kho tàng, bến bãi đảm bảo an toàn và hiệu quả Họ tuân thủ đúng chế độ bảo quản, xác định rõ mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm thiểu hư hỏng và mất mát Việc quản lý chặt chẽ giúp giữ vững chất lượng nguyên vật liệu, đảm bảo nguồn cung ổn định và hỗ trợ hoạt động sản xuất hiệu quả.

Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí Điều này giúp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu, các phòng ban trong công ty đã thực hiện tốt các chức năng liên quan đến việc kiểm soát, theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả.

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý số lượng và chủng loại nguyên vật liệu (NVL), tổ chức thu mua hiệu quả để đảm bảo nguồn cung ổn định Kho hàng chịu trách nhiệm quản lý mặt tồn kho NVL về trạng thái vật chất và số lượng chính xác Trong khi đó, phòng kế toán quản lý NVL về cả số lượng lẫn giá trị, thực hiện hạch toán nhập – xuất – tồn đầy đủ và kịp thời để cung cấp thông tin quản lý chính xác và minh bạch.

Dựa trên yêu cầu của sản xuất, phòng kinh doanh lập biên bản đề nghị mua vật liệu gửi lên giám đốc điều hành để xem xét và ký duyệt Sau khi có phê duyệt từ giám đốc, phòng kinh doanh cử đại diện liên hệ với nhà cung cấp để thực hiện hợp đồng mua bán, dựa trên đầy đủ chữ ký của giám đốc, đại diện phòng kinh doanh và nhà cung cấp Nguyên vật liệu mua về phải qua kiểm tra, xác minh thông tin tên vật tư, mã số vật tư, số lượng thực tế trước khi nhập kho Trước khi đưa vào sản xuất, nguyên vật liệu cần được kiểm tra về quy cách, mẫu mã, và phải nhập kho dựa trên hóa đơn GTGT mua hàng Trong trường hợp hàng về chưa có hóa đơn, cán bộ mua vật tư sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” đã được ký duyệt của giám đốc, phòng kế toán và thủ kho để làm chứng từ nhập kho.

Phiếu đề nghị nhập kho là thủ tục bắt buộc trong trường hợp hàng về mà không kèm hóa đơn, nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ vật tư nhập kho Tuy nhiên, thủ tục này khá nguyên tắc và nghiêm ngặt, yêu cầu cán bộ vật tư phải hoàn tất phiếu đề nghị và có đầy đủ chữ ký phê duyệt trước khi nhập kho Nếu không tuân thủ quy trình này, nguyên liệu có thể bị ảnh hưởng tiêu cực, gây ảnh hưởng đến quá trình nhập kho và chất lượng bảo quản của vật liệu.

Nguyên vật liệu xuất kho cần có giấy đề nghị xuất kho từ quản lý phân xưởng và được xét duyệt bởi Giám đốc điều hành dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh lập Việc này đảm bảo quy trình kiểm soát chặt chẽ, dựa trên dự toán chi phí sản xuất mà phòng kinh doanh cung cấp Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký phê duyệt và được phân chia thành các liên khác nhau để giao cho các phòng ban liên quan, giúp quản lý tồn kho chính xác và minh bạch.

Việc kiểm kê nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện bởi kế toán NVL và thủ kho phối hợp chặt chẽ để xác định chính xác số lượng tồn kho dựa trên số lượng thực tế tại mặt bằng và các chứng từ kế toán NVL hàng ngày Quá trình này giúp đánh giá xem có mất mát hay hao hụt nào trong nguyên vật liệu đã qua sử dụng hay chưa Sau khi hoàn tất kiểm kê, kế toán và thủ kho cần lập biên bản báo cáo tình hình kiểm kê rõ ràng Quá trình đánh giá còn bao gồm ý kiến của trưởng bộ phận và giám đốc điều hành sản xuất để đảm bảo tính khách quan và chính xác của kết quả kiểm kê.

Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục về giá cả, công ty chỉ dự trữ nguyên vật liệu (NVL) đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất, tránh dự trữ vượt quá mức để giảm thiểu rủi ro giảm chất lượng do tồn kho lâu và chi phí bảo quản tăng cao Công ty có quy chế linh hoạt trong việc sử dụng NVL, cho phép tận dụng NVL của đơn đặt hàng cho các đơn hàng khác khi cần thiết và có thể bán phần tồn kho không còn phù hợp, nhằm tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tồn kho bất lợi.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoà Phát

2.1.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu :

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc lập chứng từ đầy đủ, đúng chế độ quy định là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu diễn ra chính xác và hiệu quả Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nhập, xuất kho cần được thực hiện kịp thời và đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của số liệu kho bãi Việc tuân thủ quy định về chứng từ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguyên vật liệu, hạn chế rủi ro tiêu thất và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15 năm 2006 của

Bộ tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm:

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá

Các chứng từ kế toán luôn được lập kịp thời, đảm bảo đầy đủ và đúng theo quy định về mẫu biểu và nội dung Việc tuân thủ phương pháp lập chứng từ đúng quy trình giúp đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Điều này góp phần nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

* Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu

Sau khi đơn đặt hàng được ký kết, bộ phận sản xuất có trách nhiệm lên kế hoạch sản xuất, xác định số lượng, quy cách và chủng loại nguyên vật liệu cần thiết để trình giám đốc phê duyệt Dựa trên kế hoạch đó, giám đốc xem xét và chỉ đạo phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp, tiến hành ký kết hợp đồng mua bán để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu ổn định cho sản xuất Ví dụ minh họa về quá trình nhập kho nguyên vật liệu xi măng xám loại XM 02 từ nhà cung cấp thể hiện rõ quy trình này.

Hóa đơn số 02415 ngày 07/03 năm 2010, công ty mua 85 tấn xi măng xám loại

XM 02 nhập kho, đơn giá mua là 9.506 đồng/kg, thuế GTGT 5% của công ty xi măng Nam Sơn chưa thanh toán tiền, phiếu nhập kho số 25 ngày 08/03 năm 2010, số lượng 85 tấn.

Ngày 02/03/2010, bộ phận sản xuất đã đề nghị nhận vật tư để sản xuất sản phẩm, trong khi quản lý phân xưởng làm giấy đã lập đơn đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kế hoạch Quá trình này thể hiện rõ ràng quy trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, đảm bảo việc cung ứng vật tư theo kế hoạch và yêu cầu sản xuất Việc gửi đề nghị mua vật tư từ phân xưởng làm giấy lên phòng kế hoạch giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng đáp ứng tiến độ sản xuất.

Công ty TNHH Hoà Phát

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ

Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Hoà Phát Đồng kính gửi: Phòng kinh doanh

Tên tôi là: Nguyễn Hải Hà

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất số 1– Tổ trạm trộn Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm.

STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú

1 Xi măng xám loại XM 02 Tấn 85

Lý do : Phục vụ cho sản xuất.

Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán.

Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hoá đơn GTGT.Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi về phòng kế toán.

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ

Bên mua có nhu cầu mua hàng hoá từ bên bán, theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng Bên bán sẵn sàng cung cấp hàng hoá cho bên mua dựa trên các thoả thuận đã ký kết Việc ký hợp đồng mua bán hàng hoá thể hiện cam kết của hai bên về việc thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi của cả hai phía.

1 Đơn đặt hàng của bên mua số : BSP0321006D

2 Hàng hoá: Xi măng xám theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2000, loại XM.

Stt Tên hàng Số lượng

Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: Tám tư triệu tám trăm bốn mốt nghìn không trăm năm mươi đồng chẵn.

… Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện 2 bên tham gia đồng ý ký hợp đồng này

Công ty TNHH Nam Sơn

Phạm Cường Dũng Trần Văn Vịnh

Bảng Số: 3 (Hoá đơn giá trị gia tăng nguyên vật liệu mua về)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 07/03/2010 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Nam Sơn Địa chỉ: Thanh Sơn-Hà Nam Điện thoại:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Bích

Tên đơn vị: Cty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Mua chịu MST: 0700012213

TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 8500 9.506 80.801.000

Thuế suất GTGT(5 % ) Tiền thuế GTGT 4.040.050

Số tiền viết bằng chữ: Tám tư triệu tám trăm bốn mươi mốt nghìn không trăm năm mươi đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Khi nhận được các chứng từ liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hoá và hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu để xác định tính hợp lệ và chính xác của chứng từ Dựa trên kết quả đối chiếu, kế toán sử dụng các chứng từ này làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, cũng như bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa Việc kiểm tra và đối chiếu chứng từ đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho vận, hỗ trợ hoạt động kiểm soát tồn kho hiệu quả Đây là bước quan trọng trong quy trình kế toán kho, giúp đảm bảo cập nhật đầy đủ và minh bạch dữ liệu kho hàng theo đúng quy định.

Trong quá trình mua hàng, khi hàng chuẩn bị về đến doanh nghiệp, người nhận hàng sẽ thông báo cho công ty, giúp phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho gồm 3 liên để giao cho thủ kho Đối với các hàng hóa có giá trị lớn hoặc nhiều chủng loại, sẽ tiến hành kiểm tra trước khi nhập kho, do cán bộ kỹ thuật sản xuất, thủ kho và phòng kinh doanh phối hợp kiểm nghiệm vật tư Sau khi hàng hóa được nhập kho, thủ kho cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, trong đó Liên 1 gửi lại cho phòng kinh doanh, Liên 2 dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán, còn Liên 3 giữ làm bằng chứng Quy trình này đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và minh bạch trong quản lý vật tư kho.

CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT Mẫu số: 03 - VT

Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

- Ông/Bà: Ngô Xuân Phúc - Đại diện phòng Kinh Doanh : Trưởng Ban

- Ông/Bà: Trương Văn Thường - Đại diện phòng Kỹ thuật : Uỷ Viên

- Ông/Bà: Nguyễn Phúc Hữu - Thủ kho : Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư

Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

… … … …… … … … … …. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Họ tên người giao hàng: Trần Văn Nghĩa

Theo HĐ số 02415 ngày 07 tháng 03 năm 2010 của công ty xi măng Nam Sơn

Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính) Địa điểm: công ty TNHH Hoà Phát

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT

Theo chú Chứng từ Thực nhập

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 8500 8500 9.506 80.801.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): tám mươi triệu tám trăm linh một nghìn đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập, Ngày 08 tháng 03 năm 2010

Phiếu nhập kho sau khi về phòng kế toán được kiểm tra và hoàn chỉnh dựa trên hoá đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan để xác định chính xác đơn giá và thành tiền Phiếu nhập kho đã hoàn chỉnh được sử dụng để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, giúp theo dõi tồn kho chính xác Cuối kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ nguyên vật liệu nhập trong kỳ vào “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá”, cung cấp thông tin về số lượng và giá trị của từng nguyên vật liệu tại các thời điểm đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ, hỗ trợ quản lý kho hiệu quả.

Ví dụ 2: minh hoạ về nhập kho cát vàng loại CV 09 mua ngoài: PNK 27, ngày

Vào ngày 09/03, công ty đã nhập kho 750 m³ cát vàng loại CV09 mua từ Công ty Xây dựng Tùng Lâm, kèm theo hóa đơn GTGT số 01457 ngày 08/03 Đơn hàng đã được xác nhận qua GBN số 129 của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Nam Định.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu cát vàng loại CV 09 diễn ra tương tự như quy trình nhập kho xi măng xám loại XM, giúp đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong quản lý kho Việc áp dụng quy trình này phù hợp với tiêu chuẩn nghiệp vụ, đảm bảo nhập kho chính xác và nhanh chóng Áp dụng thủ tục nhập kho đúng quy trình giúp tối ưu hóa công tác kiểm soát nguyên vật liệu, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả vận hành kho.

Bước 2 đã nêu ở trên, bộ phận sản xuất sẽ làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh Phòng kinh doanh dựa trên giấy đề nghị này để tìm kiếm nhà cung cấp, cụ thể là công ty xây dựng Tùng Lâm, và lập hợp đồng mua bán Sau khi hợp đồng được ký kết, hóa đơn GTGT sẽ được lập và gửi về phòng kế toán cùng với hợp đồng để hoàn tất thủ tục mua vật tư.

Bảng Số: 6 ( Hoá đơn GTGT nguyên vật liệu mua về)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 08/03/2010 Đơn vị bán hàng: Công ty xây dựng Tùng Lâm Địa chỉ: Xuân Trường-Nam Định Điện thoại:

Họ và tên người mua hàng:Hoàng Văn Sang

Tên đơn vị: Cty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Mua chịu MST: 0700012213

TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 6.375.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi triệu một trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn.

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Sau khi nhận được các chứng từ này, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

Họ tên người giao hàng: Hoàng Trung Hiếu Địa chỉ: Công ty xây dựng Tùng Lâm

Theo HĐ số 01457 ngày 08 tháng 03 năm 2010 của công ty xây dựng Tùng Lâm

Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính) Địa điểm : Công ty TNHH Hoà Phát

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT

( VNĐ ) Thành tiền Ghi chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi ba triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập, Ngày 09 thang 3 năm 2010

(Đã ký) Người giao hàng

(Đã ký) Kế toán trưởng

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Vào ngày 10/03, tại tổ trạm trộn của phân xưởng sản xuất, nhu cầu sử dụng 10 tấn nguyên vật liệu xi măng xám loại XM 02 được xác định để duy trì quá trình sản xuất Tổ trạm trộn sẽ thông báo cho quản đốc phân xưởng biết về lượng vật tư cần thiết Quản đốc sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư theo mẫu quy định, đảm bảo quá trình cung ứng nguyên liệu diễn ra liên tục và hiệu quả.

Bộ phận: Phân Xưởng sản xuất ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ

Họ và tên Tên vật tư Mục đích sử dụng

Yêu cầu Thực xuất Nguyễn Huy

Xi măng xám loại XM 02 sản xuất gạch Block hình sin màu

Người đề nghị Phụ trách BP Trưởng phòng kinh doanh

( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên )

Nguyễn Huy Chức Nguyễn Hải Hà Ngô Xuân Phúc

Sau khi yêu cầu được cấp trên phê duyệt sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: phòng kinh doanh

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Huy Chức Đơn vị: tổ trạm trộn

Lý do xuất kho: sản xuất sản phẩm

Xuất tại kho : Kho 1 Địa điểm: Công ty TNHH Hoà Phát

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá

Theo CT Thực xuất chú

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 2500

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín tư triệu chín trăm ba lăm nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 3 năm 2010

Ngày 15/03, quản đốc xác định nhu cầu vật liệu để sản xuất sản phẩm và lập phiếu yêu cầu xuất vật tư theo mẫu quy định Sau đó, ông lập phiếu xuất kho để chuyển cho thủ kho ký duyệt, đảm bảo việc xuất hàng ngày 16/03 Cuối cùng, đã xuất 240 m³ cát vàng loại CV 09 để phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm.

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: phòng kinh doanh PHIẾU XUẤT KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tài Đơn vị: tổ trạm trộn

Lý do xuất kho: sản xuất sản phẩm

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá

( VNĐ ) Thành tiền Ghi chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 16 tháng 3 năm 2010

(Đã ký) Người giao hàng

(Đã ký) Kế toán trưởng

(Đã ký ) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

2.1.2 Quy trình ghi sổ kế toán:

2.1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu về mặt hiện vật, giúp xác định chính xác lượng tồn kho dự trữ Quản lý này đảm bảo kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu và hỗ trợ quá trình lập kế hoạch mua sắm phù hợp Đồng thời, thẻ kho còn giúp xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho trong việc quản lý và bảo vệ hàng hóa, nâng cao ý thức trách nhiệm và tính minh bạch trong quản lý kho.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

Tại Công ty TNHH Hoà Phát, công tác kế toán vật liệu hiện nay được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đảm bảo cập nhật số liệu chính xác Phương pháp này giúp ghi nhận các chứng từ và doanh số liên quan đến vật liệu một cách kịp thời, chính xác Việc ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đảm bảo minh bạch và thuận tiện trong việc truy xuất, đối chiếu số liệu kế toán vật liệu hàng ngày Đây là phương pháp quản lý hiệu quả giúp kiểm soát vật tư, giảm thiểu rủi ro sai sót trong công tác kế toán.

Kế toán vật liệu không chỉ thực hiện ghi sổ chi tiết về số lượng và giá trị vật liệu nhập xuất mà còn lập sổ kế toán tổng hợp để phản ánh tình hình tồn kho, giá trị thực tế vật liệu nhập kho và xuất kho theo từng đối tượng sử dụng Việc này giúp cung cấp số liệu chính xác để phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế Đồng thời, hệ thống kế toán vật liệu đảm bảo theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán với nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và kiểm soát chi phí.

2.2.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:

Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán.

- Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu.

Trong công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng các loại chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu chi tiền và séc chuyển khoản để ghi nhận các giao dịch một cách chính xác và minh bạch Các tài khoản liên quan giúp theo dõi lượng vật liệu nhập kho và các khoản chi phí liên quan, đảm bảo quy trình kế toán được thực hiện đúng chuẩn Việc sử dụng các chứng từ và tài khoản này là phần thiết yếu trong quản lý tài chính và kiểm soát tồn kho của doanh nghiệp.

- Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”.

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thục tế Kết cấu của TK 152:

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm các khoản mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, hoặc được cấp từ các nguồn khác Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tồn kho và giá thành sản phẩm Việc xác định chính xác giá nguyên vật liệu nhập kho giúp tối ưu hoá quản lý chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất Đánh giá giá nguyên vật liệu từ các nguồn đa dạng là phần quan trọng để đảm bảo tính cạnh tranh và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn đầu tư.

+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Và mở các tài khoản cấp 2:

- TK 331 “ phải trả cho người bán” và được mở chi tiết cho từng người bán.

- TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

- TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ.

Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty được tiến hành như sau:

Dựa trên các chứng từ như hóa đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho và các chứng từ kế toán ghi sổ, kế toán sẽ cập nhật thông tin vào sổ sách, bao gồm sổ cái tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản liên quan để đảm bảo ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kế toán.

Dựa vào hoá đơn bán hàng của người bán, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho để ghi nhận hàng hóa mới nhận Các chứng từ ghi sổ được lập một lần vào cuối mỗi tháng, giúp đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và minh bạch Quá trình này là bước quan trọng trong quản lý tồn kho và lưu trữ hồ sơ kế toán hiệu quả.

- Chứng từ ghi sổ: ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Công ty TNHH Hoà Phát Mẫu số: S02a-DN

11/17 Trần Tế Xương Nam Định (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)

Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Đơn vị: Đồng

Số Hiệu Tài Khoản Số Tiền Ghi Chú Ngà y SH Nợ Có

5 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Nam Sơn 1521 331 80.801.000

7 Nhập cát vàng CV 09 của Công ty xây dựng Tùng Lâm 1521 112 63.750.000

Nhập cát vàng CV 09 của công ty Cát vàng Thanh Hoá 1521 111 36.550.000

Nhập xi măng trắng XM 03 của công ty xi măng Nam Sơn 1521 331 332.000.000

4 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Bỉm Sơn 1521 331

Nhập cát trắng CT 05 của công ty xây dựng Tùng Lâm 1521 331 84.500.000

Kèm theo: 18 chứng từ gốc

Người lập Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Số Hiệu Tài Khoản Số Tiền Ghi Chú Ngà y SH Nợ Có

3 Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

9 Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

2 Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

7 Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:

Quản lý vật liệu không chỉ bao gồm thu mua, bảo quản và dự trữ mà còn phải quản lý quá trình xuất dùng, đây là khâu cuối cùng rất quan trọng để chuyển toàn bộ giá trị vật liệu vào giá trị sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm, do đó kế toán vật liệu cần xác định, theo dõi và phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng Đồng thời, việc tính toán phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng cũng rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xác định chi phí.

Dựa trên giấy đề nghị xuất kho và biên bản giao nhận vật liệu, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và sổ chi tiết vật liệu Sau đó, họ lập tờ kê chi tiết xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng để quản lý chính xác lượng vật tư đã xuất Cuối cùng, kế toán ghi nhận các chứng từ này vào sổ sách để đảm bảo đầy đủ và minh bạch trong việc theo dõi nguyên vật liệu.

Ví dụ: Trong tháng 03 xuất nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ cho phân xưởng I để sản xuất sản phẩm được phản ánh như sau:

Dựa trên các giấy đề nghị xuất kho, biên bản giao nhận vật tư, và các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng, kế toán tiến hành lập tờ kê chi tiết cho từng đối tượng sử dụng để đảm bảo quản lý tồn kho chính xác, giúp theo dõi xuất nhập vật tư hiệu quả và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng.

Dùng cho: Phân xưởng I Đơn vị: Đồng

STT Nội dung Ghi nợ TK

1 Xuất xi măng xám XM

2 Xuất xi măng trắng XM

3 Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất

4 Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 97.750.000 97.750.000

5 Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất

6 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 253.200.000 253.200.000

Ngày 31 tháng 03 năm 2010 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Người lập biểu Kế toán trưởng

- Tiếp đó kế toán lập chứng từ ghi sổ

Xuất xi măng xám XM 02 cho sản xuất 621 1521 18.912.000

Xuất xi măng xám XM 02 cho tổ trạm trộn để sản xuất 621 1521 94.935.000 16/0

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất

Xuất xi măng trắng XM 03 cho sản xuất 621 1521 248.680.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất

Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất

Cộng 526.049.000 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

0 Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 1522 117.380.000

5 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 1522 129.000.000

Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 1522

2 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 1522 124.200.000

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Tên TK: Nguyên Vật Liệu

Số hiệu: 152 Chứng từ ghi sổ

Ngày Số hiệu Nợ Có

31/03 CTGS 15 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Nam Sơn đã mua sản phẩm xi măng trắng XM 03 với giá trị 332.000.000 đồng, thể hiện sự đầu tư vào chất lượng vật liệu xây dựng Ngoài ra, công ty còn nhập cát vàng CV 09 từ Công ty xây dựng Hùng Phát với số lượng 112 theo giá trị 63.750.000 đồng, nhằm phục vụ các dự án xây dựng trọng điểm Đồng thời, công ty cũng nhập cát vàng CV 09 từ Cát vàng Thanh Hoá với 111 đơn vị, trị giá 36.550.000 đồng để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật xây dựng Thêm vào đó, công ty đã nhập khẩu xi măng xám XM 02, góp phần đa dạng hóa sản phẩm vật liệu xây dựng phục vụ các công trình.

Công ty xi măng Bỉm Sơn 331 147.000.000 Nhập cát trắng CT 05 của công ty

Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

Phát 331 138.000.000 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Xuất xi măng xám XM 02 cho sản xuất 621 18.912.000

Xuất xi măng xám XM 02 cho tổ trạm trộn để sản xuất 621 94.935.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 20.400.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 47.600.000

Xuất xi măng trắng XM 03 cho sản xuất

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 29.750.000 Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất 621 65.772.000

Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 117.380.000

Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 129.000.000

Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 54.000.000

Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 124.200.000

Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo theo dõi chính xác lượng vật tư sử dụng trong sản xuất Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp vật liệu là công cụ không thể thiếu để tổng hợp và phân tích dữ liệu vật tư một cách hiệu quả Cả hai công tác kế toán này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo tính chính xác trong công tác kiểm soát tồn kho.

Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ là phương pháp kế toán được công ty áp dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Việc áp dụng đúng quy trình ghi sổ theo chứng từ ghi sổ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tuân thủ quy định của pháp luật kế toán và tối ưu hóa công tác kế toán tại công ty.

Phiếu Nhập kho Phiếu Xuất kho

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinhCHỨNG TỪ GHI SỔ ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Quan hệ đối chiếu kiểm tra :

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ

Dựa trên Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, kế toán lập Chứng từ ghi sổ để ghi nhận các giao dịch liên quan Chứng từ ghi sổ sau đó được ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và tiếp tục chuyển sang ghi vào Sổ Cái để tổng hợp dữ liệu Từ Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh nhằm xác định chính xác các biến động tài khoản Sau khi hoàn thành, Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho còn được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác dữ liệu Định kỳ, kế toán phải đối chiếu giữa Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu để kiểm tra sự phù hợp Cuối năm, dựa trên Sổ cái TK 152, Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính để phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu

Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu nhằm xác nhận chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm kê Quá trình này giúp công ty theo dõi và đánh giá tình hình bảo quản nguyên vật liệu, đồng thời phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng hoặc mất mát kịp thời Việc kiểm kê kho nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quản lý tồn kho chính xác, nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo theo dõi chặt chẽ tài sản của công ty.

Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ mỗi 3 tháng tại tất cả các kho Mỗi kho thành lập ban kiểm kê gồm ba thành viên: thủ kho, đại diện phòng kinh doanh và đại diện phòng tài chính kế toán Kế toán so sánh sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho để xác định nguyên nhân tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, có thể do khí hậu, thời tiết hoặc cân đo đong đếm Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ, sau đó biên bản được gửi lên phòng kế toán để tập hợp số liệu, xác định chênh lệch giá trị và tính toán giá trị chênh lệch theo từng loại vật tư.

Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản:

+ TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác

Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ.

* Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê:

Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác

Nợ TK138(1) - Phải thu khác

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Ban kiểm kê gồm: Ông: Ngô Xuân Phúc – Đại diện phòng kinh doanh: Trưởng Ban

Đại diện phòng Tài Chính Kế Toán, ông Đỗ Hồng Phúc, đã tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu cùng ông Nguyễn Hữu Phúc – Thủ kho Quá trình kiểm kê đã xác nhận các mặt hàng trong kho bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu đa dạng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý Đây là bước quan trọng để đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn đủ số lượng cần thiết cho sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

STT Mã số Tên quy cách ĐVT Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm cấp

SL TT SL TT SL TT Còn tốt Kém Mất

1 Xi măng xám XM 02 Kg 16.000 16.000 X

2 Xi măng trắng XM 03 Kg 8.200 8.000 X X

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Trường Đại Học Kinh T ế Quốc Dân Khoa Kế Toán

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát và phương pháp hoàn thiện

Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và lợi nhuận Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả giúp các doanh nghiệp kiểm soát chi phí, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp như Công ty TNHH Hòa Phát cần áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa công tác kế toán vật liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hướng tới mục tiêu tăng lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hòa Phát, tôi đã tìm hiểu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh và công tác kế toán, đặc biệt là lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu Qua quá trình vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn, tôi nhận thấy công tác tổ chức kế toán tại công ty đạt được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ dữ liệu Tuy nhiên, cũng còn một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu, từ đó đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp.

Ban giám đốc công ty đặc biệt quan tâm đến tổ chức và bộ máy kế toán, thường xuyên chỉ đạo sát sao để đảm bảo hoạt động hiệu quả Nhân viên kế toán có năng lực và trình độ chuyên môn cao, áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đầy đủ và chính xác Các chứng từ ban đầu được sử dụng làm căn cứ để hạch toán, đảm bảo phù hợp với chế độ quy định Công tác kế toán vật liệu hiệu quả giúp lãnh đạo có phương hướng và biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, hệ thống kế toán cung cấp số liệu chính xác về nhập, xuất vật liệu và đối tượng sử dụng, phục vụ tốt công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Khoa Kế Toán vật liệu nổi bật với phương pháp ghi chép đơn giản và dễ kiểm tra đối chiếu Trong kỳ, các nghiệp vụ nhập xuất vật tư ít, giúp hạn chế sai sót và tăng tính chính xác của công tác kế toán Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm như quản lý dễ dàng, nâng cao hiệu quả công việc kế toán vật liệu.

Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và thủ kho là yếu tố then chốt Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chi tiết nguyên vật liệu trên các thẻ kho, trong khi kế toán ghi chép chi tiết trên các sổ nguyên vật liệu Hàng tuần, nhân viên kế toán đều đặn xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nguyên vật liệu.

Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán nguyên vật liệu được thực hiện định kỳ hàng tháng để đảm bảo dữ liệu chính xác và minh bạch Cuối mỗi tháng, kế toán nguyên vật liệu đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ trên thẻ kho nhằm phát hiện và điều chỉnh các sai sót kịp thời Ngoài ra, việc so sánh giữa sổ cái TK152 và bảng tổng hợp vật tư, sản phẩm, hàng hóa giúp đảm bảo tính nhất quán trong ghi nhận số liệu, nâng cao độ tin cậy của hệ thống kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Trong kỳ, công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, do lượng nhập xuất nguyên vật liệu không lớn Phương pháp này giúp cung cấp thông tin về tình hình sử dụng nguyên vật liệu một cách thường xuyên và kịp thời, vì công ty có thể tính trị giá xuất kho cho từng phiếu xuất ngay sau khi ra hàng Nhờ đó, quản lý nguyên vật liệu trở nên chính xác hơn, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên các hợp đồng kinh tế đã ký kết và đơn đặt hàng của khách hàng, giúp xác định chính xác khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất Điều này đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá lớn, ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu tối ưu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt nguyên liệu trong sản xuất.

Công ty đã tiến hành hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến chi phí vật liệu, đảm bảo phản ánh chính xác trên hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp Điều này thể hiện sự quản lý chặt chẽ, hiệu quả về nguyên vật liệu, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và lập báo cáo tài chính chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý cao cấp.

Công ty sở hữu hệ thống kho bãi hiện đại và tổ chức nguyên vật liệu một cách hợp lý, phù hợp với đặc tính lý hóa của từng loại vật liệu Hệ thống này giúp việc quản lý nguyên vật liệu trở nên dễ dàng hơn, đồng thời đảm bảo cung cấp đủ nguồn nguyên liệu để đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất.

- Về việc lập định mức chi phí nguyên vật liệu.

Việc lập định mức trong công ty TNHH Hoà Phát là yếu tố được quan tâm hàng đầu để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Hệ thống định mức sử dụng vật tư được điều chỉnh linh hoạt dựa trên sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế, giúp đảm bảo tính phù hợp, chính xác và khách quan Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu mà còn thúc đẩy quá trình kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất của công ty.

- Về việc thu mua, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu.

Có thể đánh giá công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hoà Phát được thực hiện tương đối tốt.

Kết quả đạt được là nhờ vào sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ nhân viên kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu Cùng với sự phát triển vượt bậc của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính đã không ngừng được hoàn thiện và cập nhật, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh.

Mặc dù Công ty TNHH Hoà Phát đã đạt được những kết quả tích cực trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, tuy nhiên trong quá trình hạch toán, công ty chưa mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Việc không mở sổ đăng ký này có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, thiếu minh bạch và dễ gây nhầm lẫn trong quản lý số liệu kế toán Thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ ảnh hưởng đến khả năng tra cứu, đối chiếu và tăng nguy cơ mất kiểm soát các chứng từ kế toán quan trọng Vì vậy, việc xây dựng và thực hiện sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.

- Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi vào sổ.

- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu bị hạn chế khi có những sai sót khó phát hiện.

Vào thứ hai, để phân loại vật liệu, công ty đã chia thành nhiều nhóm như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, nhằm phù hợp với đặc điểm của từng loại và đáp ứng yêu cầu quản lý Tuy nhiên, công ty chưa mở sổ danh điểm vật liệu cho từng nhóm, gây khó khăn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Việc phân loại đúng đắn và quản lý chặt chẽ các loại vật liệu là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm soát hàng tồn kho và kế toán vật liệu.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu

* Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư:

Vật tư hàng hoá, đặc biệt là nguyên vật liệu, cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho để đảm bảo hàng phù hợp với điều khoản trong hợp đồng mua hàng, tránh nhập kho các hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc thiếu số lượng Để đảm bảo quy trình kiểm tra đạt hiệu quả, công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư hàng hoá gồm ít nhất một đại diện phụ trách bộ phận mua hàng, thủ kho và đại diện phụ trách bộ phận kỹ thuật Thành viên trong ban kiểm nghiệm cần thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng hóa để thực hiện việc kiểm tra chính xác Sau khi kiểm nhận, ban kiểm nghiệm cần lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá” theo mẫu đã ban hành để lưu trữ và làm căn cứ xác nhận chất lượng hàng nhập kho.

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Khoa Kế Toán nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm nghiệm các chuyến hàng mua về có giá trị lớn và nhiều chủng loại trước khi nhập kho Việc kiểm tra trước giúp đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá đúng theo đơn đặt hàng Sau khi kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm để làm hồ sơ chứng minh và kiểm soát hàng hoá hiệu quả Điều này đảm bảo quản lý kho bãi chặt chẽ, hạn chế rủi ro mất mát hoặc sai sót trong quá trình nhập kho.

Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng về số lượng, quy cách hoặc phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, cần lập thêm một liên và gửi kèm các chứng từ liên quan đến đơn vị bán hàng để giải quyết nhanh chóng và chính xác Việc này giúp đảm bảo kiểm soát chất lượng hàng hoá, tránh nhầm lẫn và thúc đẩy quá trình giải quyết các sai sót nhanh chóng Đáp ứng yêu cầu này còn giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và chính xác trong hạch toán, phù hợp với quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán.

3.2.2 Về phương pháp kế toán:

Trong trường hợp còn lại nguyên vật liệu thừa để tiếp tục sản xuất kỳ sau, quản đốc lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ gồm 2 liên: liên 1 lưu lại và liên 2 gửi lên phòng kế toán Dựa vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ thông qua công thức và bút toán điều chỉnh để phản ánh chính xác chi phí sản xuất.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ =

Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ

- Trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )

Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu phản ánh giá trị vật liệu thừa cuối kỳ Đồng thời, cần mở sổ chi tiết theo dõi chi phí cho kỳ tiếp theo để đảm bảo quản lý chính xác các khoản mục chi phí Ghi nhận bút toán phù hợp giúp phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, tối ưu hóa công tác kế toán và lập báo cáo tài chính chính xác.

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )

Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu ( trị giá vật liệu thừa cuối kỳ )

3.2.3 Về tài khoản sử dụng:

Công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư để quy định các ký hiệu cho từng loại vật tư một cách khoa học và phù hợp, giúp dễ nhớ, dễ nhận diện và dễ kiểm tra Mặc dù hiện nay số lượng nguyên vật liệu của công ty chưa lớn, nhưng trong chiến lược phát triển sản xuất và mở rộng quy mô hoạt động, việc xây dựng danh điểm vật tư sẽ trở nên cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát vật tư.

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Khoa Kế Toán nhận thức rõ rằng việc xây dựng danh điểm vật tư phù hợp là yếu tố quyết định trong quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Nếu không có hệ thống danh điểm vật tư chính xác, sẽ gặp nhiều khó khăn trong kiểm tra, hạch toán và kiểm soát nguyên vật liệu Mặt khác, các công ty thường xuyên sản xuất theo đơn đặt hàng, mỗi đơn hàng có yêu cầu về kích cỡ, chủng loại và chất lượng khác nhau của nguyên vật liệu Vì vậy, việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư giúp tránh nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu của các đơn hàng, đảm bảo chính xác trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Để xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, bạn có thể mở các tài khoản chi tiết dựa trên nội dung kinh tế của nguyên vật liệu đó Việc này giúp phân loại và theo dõi nguyên vật liệu một cách chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và chi phí Áp dụng phương pháp này sẽ tối ưu hóa quy trình kiểm soát nguyên vật liệu, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.

TK 152 - nguyên liệu, vật liệu, các tài khoản chi tiết cho tài khoản này như:

TK 1522 – vật liệu phụ Đối với NVL chính ở công ty có thể quy định các danh điểm vật liệu như sau:

Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 Tàikhoản cấp

Khi xây dựng danh điểm vật tư và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu Việc này giúp tối ưu hóa quy trình theo dõi tồn kho, kiểm soát chi phí và nâng cao độ chính xác trong hạch toán nguyên vật liệu Áp dụng hệ thống dữ liệu điện tử vào quản lý vật tư còn giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.

3.2.4 Về phương pháp tính giá:

Phương pháp tính giá tại công ty đang áp dụng rất phù hợp với cách thức sản xuất kinh doanh mặt hàng của công ty

3.2.5 Về luân chuyển chứng từ:

Các lãnh đạo công ty có phương pháp quản lý rõ ràng, sát sao, tạo ra sự nhất quán trong quá trình thực thi Việc luân chuyển chứng từ không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố phát sinh, góp phần đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp Quá trình này bao gồm phân công công việc rõ ràng và cách thức làm việc hợp lý cho nhân viên Đồng thời, liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, thủ kho, thống kê và các phòng ban khác trong quản lý tài sản của công ty là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.

3.2.6 Về áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại công ty:

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ngày càng phát triển, mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp Tuy nhiên, công tác kế toán tại các công ty vẫn còn nhiều hạn chế do phần lớn công việc vẫn diễn ra thủ công, khối lượng công việc lớn và việc cung cấp báo cáo số liệu còn chưa hiệu quả Để phù hợp với xu hướng phát triển hiện tại, doanh nghiệp cần nâng cao trình độ của nhân viên kế toán và trang bị hệ thống máy tính hiện đại cho phòng kế toán Điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán tổng thể và kế toán vật liệu, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3.2.7 Về sổ sách kế toán:

Trong công tác kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, công ty cần mở thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào cuối tháng để ghi chép, quản lý và kiểm tra đối chiếu số liệu các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu khi so sánh với bảng đối chiếu số phát sinh Tuy nhiên, việc lập chứng từ cuối tháng gây ùn tắc công tác kế toán do tập trung quá nhiều nhiệm vụ vào cuối kỳ Vì vậy, công ty nên điều chỉnh thời gian tập hợp chứng từ ghi sổ, ví dụ thực hiện từ 5 đến 10 ngày định kỳ để giảm tải công việc và tăng tính chính xác của dữ liệu kế toán.

Nếu làm được như vậy công việc kế toán sẽ được trải đều trong tháng tránh dồn vào cuối tháng.

Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:

11/17 Trần Tế Xương Nam Định

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số tiền Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

Luỹ kế từ đầu năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Định dạng
Số trang	71
Dung lượng	354,87 KB