Chuyên đề thực tập GVHD TS Phạm Thị Thủy TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TH[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ANH NGỌC
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất bao bì đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với chất lượng và độ bền của sản phẩm cuối cùng Công ty TNHH Đầu tư Thương mại chú trọng lựa chọn nguyên liệu đảm bảo tiêu chuẩn, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu và đáp ứng yêu cầu khách hàng Việc sử dụng nguyên liệu chất lượng cao không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất mà còn đảm bảo tính an toàn và thân thiện với môi trường của các sản phẩm bao bì.
Dịch vụ Anh Ngọc đáp ứng yêu cầu cao của thị trường hiện nay về chất lượng và mẫu mã bao bì Mẫu mã đẹp và bắt mắt giúp thu hút sự chú ý của người tiêu dùng, trong khi chất lượng bao bì tốt đảm bảo sự bền bỉ và uy tín của sản phẩm Ngoài ra, mức giá hợp lý giúp các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng dễ dàng đặt hàng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nguyên liệu túi dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lý không ổn định, đặc biệt do ảnh hưởng của điều kiện khí hậu Việt Nam, yêu cầu Công ty phải có hệ thống kho bảo quản và máy điều hòa nhiệt độ để duy trì tính chất cơ lý của túi, tránh hiện tượng co giãn gây ảnh hưởng đến chất lượng in ấn như hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè Do phần lớn túi dùng cho sản xuất là hàng nhập khẩu với giá trị cao, Công ty cần quản lý chặt chẽ hoạt động thu mua và bảo quản túi để đảm bảo hiệu quả, tránh lãng phí, giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, từ đó giúp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nguyên liệu sử dụng trong sản xuất bao gồm nhiều loại túi và các mức khác nhau, được nhập khẩu từ nhiều quốc gia khác nhau Để đảm bảo công tác hạch toán chính xác, kế toán của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Anh Ngọc phân loại nguyên vật liệu theo từng loại của từng nước nhằm quản lý tốt kho và theo dõi biến động của từng loại nguyên vật liệu Nhờ việc phân loại này, kế toán có thể theo dõi chính xác tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu, cung cấp thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu hiệu quả Dựa trên công dụng của kế toán, công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm chính để phục vụ công tác quản lý và hạch toán.
Nguyên liệu chính trong sản xuất màng nhựa là hạt nhựa các loại, đây là đối tượng lao động chủ yếu, đảm nhiệm vai trò cơ bản trong cấu thành sản phẩm Hạt nhựa có đặc điểm dễ bảo quản, chịu nhiệt tốt, ít bám bụi, rêu mốc, đồng thời có độ bóng cao và không bị biến dạng do khí hậu, chịu mối mọt, axít, không lão hóa do tia UV Các loại hạt nhựa đa dạng về kích thước, màu sắc, hoa văn và độ dày, gồm các loại như PC, PP, PV, Màng nhựa được tạo thành từ các lớp hạt nhựa liên kết chặt chẽ, giúp tăng độ dày, đảm bảo an toàn và bền bỉ cho sản phẩm Ngoài ra, màng nhựa còn đóng vai trò như lớp chắn chống xâm nhập từ bên ngoài, hạn chế tác động của nhiệt và tia UV có hại, đồng thời giữ chặt các mảnh vỡ sắc nhọn khi nhựa bị vỡ hoặc nứt Các loại màng nhựa phổ biến gồm PVC, PVP, PPS, đảm bảo tính linh hoạt, bền chắc và khả năng chống chịu tốt trong các ứng dụng công nghiệp.
Nguyên vật liệu phụ gồm nhiều loại khác nhau, mặc dù không trực tiếp tạo thành phần chính của sản phẩm, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo kiểu dáng và nâng cao chất lượng của bao bì Các loại nguyên vật liệu này giúp mẫu mã bao bì trở nên bắt mắt, chuyên nghiệp hơn, góp phần nâng cao giá trị và sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường Việc lựa chọn nguyên vật liệu phụ phù hợp không chỉ tăng tính thẩm mỹ mà còn bảo vệ sản phẩm, đảm bảo an toàn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Các loại mực được phân chia thành các nhóm dựa trên quốc gia sản xuất, mỗi nhóm lại bao gồm các loại mực phù hợp với từng đặc điểm và mục đích sử dụng Điều này giúp người tiêu dùng dễ dàng lựa chọn loại mực phù hợp, đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong ứng dụng Việc hiểu rõ các nhóm mực theo nguồn gốc giúp tối ưu hoá phương pháp sử dụng, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm chi phí cho người dùng.
- Nhóm mực Nhật: mực xanh, mực đỏ cờ, mực đỏ sen, mực vàng, mực đen.
- Nhóm mực Đức: các màu xanh, đỏ, vàng, đen.
Các dung dịch nước rửa (xylen, axít HF, sút), hóa chất đánh bóng (autosol, cồn 90 0 ):
Xylen là chất lỏng trong suốt, không màu, có khả năng hòa tan với cồn, ether, dầu thực vật và hầu hết các dung môi hữu cơ khác, nhưng không hòa tan trong nước Đây là một dung môi phổ biến được sử dụng để hòa tan nhựa tổng hợp, chất béo và sáp, góp phần vào nhiều ứng dụng công nghiệp và sản xuất.
- Axít HF là một axít vô cơ, lỏng, ăn mòn mạnh, độc tính cao, tan trong nước, bay hơi nhẹ trong tự nhiên, không màu, mùi hắc axít.
- Autosol không độc hại, an toàn với da tay, thân thiện với môi trường, dạng dung dịch dễ sử dụng, không dễ cháy.
Phụ tùng thay thế bao gồm các bộ phận và chi tiết của máy móc, thiết bị được sử dụng như bộ hơi, bánh răng hộp số, lá côn và trục cơ Việc lựa chọn phụ tùng chính hãng và phù hợp giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuổi thọ dài lâu cho thiết bị Phụ tùng thay thế là yếu tố quan trọng trong việc bảo trì, vận hành máy móc, giảm thiểu thời gian dừng máy và nâng cao năng suất làm việc Các loại phụ tùng này đóng vai trò thiết yếu trong việc sửa chữa, duy trì hiệu suất của hệ thống máy móc công nghiệp.
Nhiên liệu là vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như: xăng, dầu…
Việc phân loại nguyên vật liệu (NVL) dựa trên mục đích sử dụng giúp công ty dễ dàng ghi chép, theo dõi và quản lý NVL trên sổ sách cũng như trong các file Excel một cách khoa học Phân loại này phù hợp với đặc điểm hoạt động và vai trò của từng loại NVL, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đánh giá chính xác lợi ích đầu tư vào từng đơn hàng Việc theo dõi biến động của các loại NVL giúp công ty xác định phương pháp quản lý phù hợp, lên kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng hiệu quả hơn Tuy nhiên, các loại NVL như cát và sỏi ít khi được lưu trữ trong kho của công ty vì đặc điểm sử dụng và lưu trữ của chúng.
Tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc, nguyên vật liệu được mã hóa và phân chia theo từng nhóm để đảm bảo quản lý hiệu quả Các nguyên vật liệu chính sử dụng trong quá trình chế biến trực tiếp sản phẩm được xếp vào nhóm nguyên vật liệu chính, trong khi đó, các loại vật liệu phụ hỗ trợ hoàn thiện tính năng và chất lượng sản phẩm được phân loại vào nhóm nguyên vật liệu phụ Ngoài ra, những vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho máy móc cũng được xếp vào nhóm nhiên liệu để tối ưu hóa quá trình sản xuất Công ty còn sử dụng các chi tiết phụ tùng của máy móc, thiết bị, được xếp vào nhóm phụ tùng thay thế nhằm đảm bảo vận hành liên tục và hiệu quả.
Dưới đây là danh mục vật tư hiện đang sử dụng được tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc:
Biểu 1.1: Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty
STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
1 HATNHUA PC Hạt nhựa PC Kg
2 HATNHUA PV Hạt nhựa PV Kg
3 HATNHUA PP Hạt nhựa PP Kg
4 HATNHUA M Hạt nhựa màu Kg
5 MAG PVC Màng nhựa PVC M 2
6 MAG PVB Màng nhựa PVB M 2
7 MAG PPS Màng nhựa PPS M 2
8 KEOPOLY Keo dính & keo bịt lỗ Kg
16 BOT TI Bột Titan Kg
(Nguồn: Phòng Kế toán) 1.1.3 Tính giá NVL
Tính giá nguyên vật liệu (NVL) là công tác quan trọng trong hoạt động kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính công ty Kế toán NVL của doanh nghiệp tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, trong đó NVL luân chuyển trong công ty phải được định giá theo giá thực tế để phản ánh đúng giá trị thực của nguyên vật liệu Đặc biệt, việc tính giá NVL nhập kho cần được thực hiện chính xác, theo đúng hướng dẫn của chuẩn mực kế toán để đảm bảo tính hợp lý và đồng bộ trong báo cáo tài chính.
Giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) được xác định dựa trên từng nguồn nhập hàng, dựa trên các chứng từ phản ánh chi phí phát sinh thực tế Theo chuẩn mực kế toán số 02, giá thành NVL được tính theo giá gốc gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác nhằm đảm bảo hàng tồn kho ở trạng thái sẵn sàng sử dụng tại địa điểm phân bổ.
Các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài Theo đó công ty xác định giá trị thực tế NVL nhập kho theo công thức sau.
NVL Giá mua ghi trên +
Chi phí có liên quan -
Các khoản mua ngoài nhập kho hóa đơn (chưa có VAT) không được hoàn lại trực tiếp đến việc mua hàng giảm trừ
- Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức.
- Các khoản giảm trừ: bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Đối với NVL xuất kho
Công ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho Kế toán nguyên vật liệu phải chờ thủ kho xuất giấy tờ xuất kho cho từng lô hàng mua ngày nào, giá nào để có thể phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu trên sổ chi tiết Phương pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và chi phí sản xuất.
Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Và Dịch vụ Anh Ngọc
1.2.1 Quá trình thu mua NVL Để có thể tiến hành sản xuất thì bước đầu tiên là phải mua NVL Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của đơn đặt hàng Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua rất quan trọng, làm tốt khâu thu mua sẽ giúp cho việc tiến hành sản xuất chủ động, liên tục không bị gián đoạn.
Dựa trên nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và nhu cầu cụ thể của từng phân xưởng, giám đốc công ty phân công các phần việc hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả Các nhiệm vụ được phân chia rõ ràng phù hợp với kế hoạch chung của công ty nhằm tối ưu hóa năng suất và đáp ứng yêu cầu thị trường Việc phân công này giúp các bộ phận nắm rõ trách nhiệm của mình, thúc đẩy tiến độ công việc phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
Phòng Thiết kế phối hợp với phòng Kế hoạch lập dự trù nguyên vật liệu cho từng đơn hàng hoặc tổ sản xuất, đảm bảo nguồn nguyên liệu phù hợp và đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất Quá trình này giúp tối ưu hoá quy trình sản xuất và kiểm soát chi phí hiệu quả Sau khi lập kế hoạch, dự trù nguyên vật liệu được trình Giám đốc công ty xem xét và ký duyệt để đảm bảo tính khả thi và chính xác của kế hoạch sản xuất Việc phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban này là bước quan trọng trong quản lý sản xuất, nâng cao năng suất và đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhân viên phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm gửi đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng và theo dõi quá trình vận chuyển nguyên vật liệu Họ thực hiện thủ tục mua hàng bao gồm tìm hiểu thị trường, lấy báo giá, thảo luận hợp đồng và trình ký chủ thể hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký, nhân viên phòng Kế hoạch phối hợp với nhân viên kho để nhận nguyên vật liệu, kiểm tra hồ sơ như hoá đơn GTGT và các chứng chỉ kỹ thuật (nếu có) Nguyên vật liệu sau khi kiểm nghiệm nhập kho, hồ sơ nhập kho sẽ được chuyển đến phòng Tài chính kế toán để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Doanh nghiệp thường mua số lượng nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất hoặc từng giai đoạn cụ thể, giúp hạn chế tồn kho lâu ngày gây giảm chất lượng sản phẩm và lãng phí vốn Việc kiểm soát lượng nguyên liệu mua vào giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu rủi ro hao hụt và tối ưu hóa chi phí lưu kho Sử dụng nguyên vật liệu phù hợp với nhu cầu sản xuất giúp duy trì chất lượng sản phẩm, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Nguyên vật liệu mua về trước khi nhập đều được kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách Ban kiểm nghiệm gồm có đại diện phòng
Kế hoạch, đại diện phòng Thiết kế kỹ thuật và Thủ kho.
Các loại nguyên vật liệu (NVL) được vận chuyển từ nhà cung cấp về kho của công ty chủ yếu bằng đường bộ, chiếm đa số các lô hàng Đối với một số loại NVL như cát, phương tiện vận chuyển chính là đường biển, giúp tiết kiệm chi phí và phù hợp với đặc tính hàng hóa Khi đến các bến đò, công ty sắp xếp xe đến tận nơi để nhận NVL, đảm bảo việc vận chuyển diễn ra thuận tiện; trong trường hợp thiếu xe, công ty sẽ thuê đơn vị vận tải ngoài để đảm bảo luồng cung ứng hàng hóa liên tục, đáp ứng yêu cầu sản xuất và kinh doanh.
1.2.2 Quá trình dự trữ NVL Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lý, tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.
Hệ thống kho của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc gồm hai kho chính: kho lưu trữ nguyên vật liệu và kho chứa thành phẩm đã sản xuất Nguyên vật liệu được lấy từ kho hàng, vận chuyển về phân xưởng và phân bổ cho các tổ sản xuất để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả.
Nguyên vật liệu sau khi mua về đều qua kiểm tra chất lượng bởi ban kiểm nghiệm và được đưa vào kho quản lý chặt chẽ Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm kết thúc trong quy trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu tuân thủ quy định trong quy chế quản lý kho chung của công ty Kho hàng được trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy chữa cháy và đảm bảo không gian thông thoáng để bảo vệ nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo từng khu riêng biệt, với nền và tường được cách nhau từ 25-30 cm để chống ẩm thấp và duy trì độ thông thoáng tối ưu.
Quản lý và bảo quản vật liệu tại kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa của công ty Các cán bộ, công nhân viên phải luôn chú trọng theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho để đảm bảo tính chính xác của số lượng thực tế Việc này giúp phát hiện kịp thời những sự cố như hư hỏng hoặc mất mát nguyên vật liệu, từ đó giảm thiểu thiệt hại và nâng cao hiệu quả quản lý kho Đặc biệt, kiểm soát chặt chẽ quá trình lưu chuyển vật liệu từ kho đến các phân xưởng sản xuất giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và giảm thiểu rủi ro trong kho lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động, các phòng ban và phân xưởng sản xuất thường phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu để duy trì hoạt động sản xuất hiệu quả Các cá nhân phụ trách tại mỗi bộ phận xác định chính xác loại và số lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên tình hình thực tế của bộ phận Sau đó, họ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên nhằm đảm bảo quá trình cung cấp nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ.
Phòng cung ứng vật tư
Kế toán phòng kế toán Sau khi được duyệt, các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận và phân xưởng phải tập trung vào tiết kiệm và hiệu quả, đảm bảo ghi chép đầy đủ để tránh mất mát Trong sản xuất, nguyên vật liệu được sử dụng theo các định mức tiêu hao do phòng kỹ thuật đề ra, nhằm tối ưu hóa nguồn lực Các thành viên trong công ty cần sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, dưới sự giám sát của quản lý từng bộ phận, để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm tối đa.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ANH NGỌC
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Giấy yêu cầu xuất vật tư
2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu nhập kho
Việc nhập kho nguyên vật liệu (NVL) của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc được theo dõi chặt chẽ bởi phòng Kế hoạch và thủ kho thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán, giám sát quá trình vận chuyển và thủ tục nhập kho Trước khi tiến hành nhập kho, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, quy cách, chủng loại và chất lượng NVL để đảm bảo phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng; chỉ khi các tiêu chuẩn này được xác nhận, thủ kho mới thực hiện nhập kho Việc lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn GTGT là bước quan trọng, và phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 liên để đảm bảo quản lý chặt chẽ hồ sơ nhập kho.
Liên 1: lưu tại quyển gốc
Liên 2: thủ kho sẽ giữ lại để ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.
Khi lập phiếu nhập kho, thủ kho ghi số lượng cần nhập vào cột số lượng yêu cầu và cập nhật số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho (PNK) và thẻ kho Sau đó, PNK được chuyển cho bộ phận kế toán nguyên vật liệu để định khoản “đơn giá” và “thành tiền” cùng các chứng từ liên quan Trong quá trình kiểm tra nguyên vật liệu (NVL) trước khi nhập kho, nếu phát hiện NVL thừa thiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, thủ kho phải báo ngay cho phòng Kế hoạch và kế toán nguyên vật liệu để lập biên bản xử lý, đảm bảo chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.
Quy trình luân chuyển PNK được diễn ra như sau:
- Người giao hàng đề nghị nhập kho
- Thành lập Ban kiểm nhận hàng: Đại diện phòng Thiết kế, Đại diện phòng
Kế hoạch và Thủ kho
- Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho
- Thành viên Ban kiểm nhận ký vào Biên bản kiểm nghiệm
- Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng, bố trí, sắp xếp NVL vào nơi quy định và ghi Thẻ kho.
- Sau đó 1 liên của Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán NVL ghi sổ và lưu trữ tại phòng kế toán.
Ví dụ 1: Theo hóa đơn GTGT số 0000188 ngày 11 tháng 04 năm 2017, công ty đã mua nguyên vật liệu các loại của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mora Việt Nam Công ty Mora Việt Nam đã tiến hành giao hàng trực tiếp tại địa điểm của công ty mua hàng Hóa đơn này thể hiện rõ các thông tin về số hóa đơn, ngày phát hành và nội dung mua hàng, góp phần xác định chính xác nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng phù hợp với quy định của pháp luật.
Vào năm 2017, Ban kiểm nhận đã lập biên bản kiểm nghiệm số 01/04 để xác định chất lượng nguyên vật liệu Dựa trên biên bản này, kế toán đã tạo phiếu nhập kho nguyên vật liệu chính của công ty, được thu mua từ bên ngoài vào ngày 11 tháng 04 năm 2017.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0000188(Kẹp chứng từ)
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 11 tháng 04 năm 2017
Số: 01 Căn cứ vào Hoá Đơn ( GTGT ) Số 0000188 ngày 11 tháng 04 năm 2017 của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mora Việt Nam.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1) Ông: Nguyễn Quang Long - Đại diện phòng Kế hoạch –Trưởng ban
2) Ông: Trần Văn Quý - Đại diện phòng Thiết kế - Ủy viên
3) Ông: Nguyễn Xuân Quảng - Thủ kho
Phương thức kiểm nghiệm: Đếm, cân
Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT SL
Ghi Đạt yêu chú cầu
Trưởng ban Ủy viên Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho(Kẹp chứng từ)
2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu xuất kho
Công ty hoạt động theo mô hình sản xuất hợp đồng, do đó ngay khi nhận được hợp đồng, công ty sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất Việc xuất kho nguyên vật liệu được tính toán dựa trên yêu cầu cụ thể của từng đơn hàng, bao gồm số lượng và chủng loại vật liệu phù hợp với yêu cầu của khách hàng Quản lý chặt chẽ việc xuất kho giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi, đáp ứng đúng tiến độ và chất lượng cam kết.
Khi phân đội hoặc tổ có nhu cầu sử dụng vật tư, họ sẽ gửi đơn đề nghị lĩnh vật tư đến bộ phận liên quan Đối với những vật tư có giá trị lớn, đơn đề nghị cần được Giám đốc ký duyệt để đảm bảo tính hợp lệ Trong trường hợp vật tư có giá trị nhỏ, không cần trình Giám đốc ký duyệt Sau khi được duyệt, đơn đề nghị sẽ được đưa lên bộ phận kế toán để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho (PXK) được lập thành 3 liên nhằm mục đích lưu trữ và quản lý chặt chẽ quá trình xuất kho vật tư.
Liên 1: lưu tại quyển gốc
Liên 2: giao cho đơn vị nhận vật tư
Liên 3: giao thủ kho Sau đó thủ kho chuyển lại lên phòng kế toán.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Tổ/đội viết giấy đề nghị xuất vật tư ( nếu vật tư có giá trị lớn)
- Chuyển phiếu đề nghị xuất lên giám đốc ký duyệt.
- Thủ kho lập phiếu xuất kho
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để giao vật tư chính xác, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và sử dụng phiếu này để cập nhật thẻ kho Việc này giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả và đảm bảo tính chính xác của số liệu Định kỳ, thủ kho cần chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư để nhập dữ liệu vào máy tính, góp phần quản lý kho hàng hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong công tác theo dõi vật tư.
Vào ngày 13/04/2017, phân xưởng sản xuất số 1 của Công ty TNHH Kỹ thuật và Sản xuất Toàn Việt đã yêu cầu xuất vật tư để phục vụ đơn đặt hàng Ban kiểm nhận đã đồng ý duyệt yêu cầu này, đảm bảo quy trình kiểm tra và phê duyệt rõ ràng Thủ kho dựa trên phiếu yêu cầu xuất vật tư để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu, đảm bảo đúng số lượng và chủng loại cần thiết cho hoạt động sản xuất Quá trình này đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác, phù hợp với quy định quản lý vật tư và giúp nâng cao hiệu quả sản xuất.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì, trong đó vật liệu xuất kho chủ yếu phục vụ các đơn đặt hàng của khách hàng tại các phân xưởng Việc xác định giá trị vật liệu xuất kho được thực hiện dựa trên "Giá thực tế đích danh", phản ánh đúng đơn giá thực tế của vật liệu nhập theo từng lô và lần nhập cụ thể Giá trị xuất kho được tính dựa trên đơn giá thực tế của từng đợt nhập kho và số lượng vật liệu xuất theo từng lần nhập đó, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Biểu 2.6: Giấy yêu cầu xuất vật tư
GIẤY YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Họ và tên: Lê Quốc Cường
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất số 1
Diễn giải: Phục vụ sản xuất đơn đặt hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật và Sản xuất Toàn Việt
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Duyệt
Người yêu cầu Giám đốc
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp
2.1.4 Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện đồng bộ giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho của từng loại NVL Phương pháp hạch toán chi tiết được áp dụng tại công ty là phương pháp thẻ song song theo sơ đồ đã thiết lập, giúp quản lý NVL chính xác và hiệu quả hơn Việc này giúp nâng cao tính minh bạch và kiểm soát tốt nguồn nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Sơ đồ 2.1: Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Ghi định kỳ: Đối chiếu:
(Nguồn: phòng Kế toán ) 2.1.5 Quy trình ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Nhiệm vụ của thủ kho là bảo đảm nguyên vật liệu luôn giữ nguyên số lượng và chất lượng, đồng thời nắm vững tình hình về số lượng, chủng loại và chất lượng của các loại vật tư tại mọi thời điểm Thủ kho phải sẵn sàng cung cấp thông tin chính xác để hỗ trợ các tổ đội sản xuất hoạt động hiệu quả hoặc thông báo cho phòng cung ứng vật tư để lên kế hoạch thu mua và dự trữ phù hợp Việc quản lý tốt kho vật tư giúp đảm bảo tiến độ sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí dự trữ.
Việc hạch toán chi tiết vật tư được thực hiện trên thẻ kho, riêng cho từng loại vật tư để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho Thẻ kho giúp xác định số tồn kho dự trữ và trách nhiệm của thủ kho Hàng ngày, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập xuất rồi ghi vào thẻ kho dựa trên thông tin đó Định kỳ 7 ngày, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ, cuối tháng thủ kho tổng hợp và đối chiếu số liệu về nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại vật tư để đảm bảo tính chính xác.
Kế toán nguyên vật liệu tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu trên file Excel để ghi chép chính xác sự biến động về nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu, bao gồm cả hiện vật và giá trị Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập khẩu và xuất kho do thủ kho cung cấp, kế toán kiểm tra và ghi nhận đơn giá, tính thành tiền, đồng thời phân loại chứng từ để cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu, đảm bảo ghi nhận chính xác các biến động tồn kho và giá trị vật liệu trong doanh nghiệp.
Vào cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp thực hiện cộng sổ trên Excel để tính toán số tồn kho cho từng loại vật liệu Đồng thời, quá trình đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết vật liệu và thẻ kho đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho Dựa trên các sổ kế toán chi tiết, bộ phận kế toán tổng hợp số liệu nhập xuất tồn vật liệu vào bảng tổng hợp cuối tháng, giúp quản lý vật tư hiệu quả và minh bạch.
Biểu 2.8: Thẻ kho Hạt nhựa PC
Ngày lập thẻ: từ ngày 01/04/2017 đến ngày 30/04/2017
- Kho: Hạt nhựa - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Hạt nhựa PC
- Đơn vị tính: Kg - Mã số: HATNHUA PC
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận
2 02/04 418/NK Nhập kho hạt nhựa HĐ 0000023 02/04 3.000 3.000
3 04/04 415/XK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 04/04 3.00
4 11/04 420/NK Nhập kho hạt nhựa HĐ 0000188 11/04 980 1.100
5 13/04 417/XK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 13/04 125 975
6 15/04 418/NK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 13/04 200 775
Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.9: Sổ chi tiết vật liệu Hạt nhựa PC
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)
Vào năm 2017, công ty đã ghi nhận mã tài khoản 1521 tại kho công ty để quản lý số lượng nguyên liệu, vật liệu và dụng cụ Nguyên liệu chính được lưu trữ là hạt nhựa PC, với đơn vị tính là kilogam (Kg) Việc tổ chức kho và theo dõi các sản phẩm, hàng hóa như hạt nhựa PC giúp đảm bảo việc kiểm soát tồn kho chính xác, tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Tài khoản đối ứng Đơn giá
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Nhập kho hạt nhựa HĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 621-VT
Nhập kho hạt nhựa HĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 621-NĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 632
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 04 năm 2017 Đơn vị tính: Đồng
STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
6 Ngươi lập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vi
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc không ngừng phát triển lớn mạnh qua từng giai đoạn, với bộ máy quản lý chặt chẽ và tổ chức các phòng ban theo phương pháp khoa học, rõ ràng về nhiệm vụ và chức năng Công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ngày càng hoàn thiện, đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao và khắt khe, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ đó, công ty duy trì vị thế vững chắc trong nền kinh tế và khẳng định uy tín của mình trên thị trường.
Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán tài chính của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc, tôi đã có cơ hội tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán nguyên vật liệu Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty có nhiều ưu điểm nổi bật giúp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và tối ưu hóa chi phí, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các khoản mục kế toán Điều này góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển bền vững.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty sản xuất bao bì đã khẳng định vị thế trên thị trường nhiều năm qua, bất chấp những biến động của nền kinh tế và tình hình kinh tế suy thoái gần đây Công ty liên tục đổi mới công tác quản lý, đặc biệt trong quản lý nguyên vật liệu, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng uy tín với khách hàng Hệ thống quản lý nguyên vật liệu được xây dựng phù hợp với đặc điểm kinh doanh, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng, đảm bảo hiệu quả và an toàn Đội ngũ nhân viên hiểu rõ thị trường cùng hệ thống kho bãi khoa học, trang thiết bị hiện đại giúp công ty kiểm soát tốt quá trình bảo quản, kiểm kê và xuất kho nguyên vật liệu Việc kiểm tra nghiêm ngặt trong quy trình xuất kho đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả nhất, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu, đội ngũ nhân viên tại phòng Kế hoạch và phòng thiết kế nhạy bén với biến động giá cả thị trường, đảm bảo cung cấp đầy đủ về số lượng và chất lượng với giá cả hợp lý Nguyên vật liệu nhập mua đều đi kèm hóa đơn, chứng từ đầy đủ, đảm bảo đúng yêu cầu của các bộ phận sử dụng Việc duy trì mức tồn kho phù hợp theo định mức giúp quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, tránh lãng phí vốn, từ đó giúp công ty hoàn thành đúng hạn các đơn hàng và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu phải trải qua kiểm tra chất lượng bởi Ban kiểm nghiệm vật tư để đảm bảo đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại, kích cỡ, quy cách và các thông số kỹ thuật liên quan Nếu phát hiện sai lệch lớn so với yêu cầu mua, nguyên vật liệu có thể bị từ chối nhập kho hoặc yêu cầu giảm giá phù hợp Chỉ những nguyên vật liệu đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn mới được phép nhập kho, giúp đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, tránh ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm và quá trình sản xuất Quy trình kiểm tra này còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hao hụt trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng.
Công ty đã phân loại và xây dựng hệ thống kho hợp lý để đáp ứng tiêu chuẩn bảo quản nguyên vật liệu (NVL), đặc biệt là NVL thép nhằm duy trì chất lượng nguyên liệu Nguyên vật liệu thép được bố trí trên các kệ kéo dài và cao hơn mặt đất, kết hợp với máy nâng để thuận tiện trong công tác lưu trữ, phù hợp với đặc điểm kỹ thuật và tính năng lý hóa của từng loại NVL.
Việc sử dụng nguyên vật liệu (NVL) phải đúng mục đích sản xuất và dựa trên định mức tiêu hao đã được xác định trước khi xuất kho Các bộ phận cần có đề xuất gửi lên phòng Giám đốc để được ký duyệt trước khi sử dụng NVL nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ về nguồn lực Quản lý NVL trong sản xuất và bán hàng tuân thủ nghiêm ngặt, giúp duy trì quá trình sản xuất liên tục, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa giá thành sản phẩm.
Về tổ chức chứng từ trong phần hành kế toán nguyên vật liệu
Để đảm bảo quản lý kho hiệu quả, các chứng từ nhập, xuất kho và liên quan cần được thiết lập đầy đủ, chính xác theo quy định của công ty và chế độ kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ và các thủ tục nhập, xuất phải được thiết kế hợp lý, logic, đảm bảo đúng trình tự và thẩm quyền của các cá nhân liên quan Ví dụ, để nhập kho nguyên vật liệu, cần có đầy đủ chứng từ như Hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sau đó kế toán thực hiện nhập kho và lập Phiếu nhập kho theo đúng quy trình đã đề ra.
Về công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu đã tiến hành hạch toán chi tiết dựa trên bộ chứng từ gốc ban đầu theo đúng trình tự và quy định Phương pháp hạch toán thẻ song song giúp dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra và tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo việc theo dõi, quản lý công tác kế toán của các nhà quản lý cấp cao được thường xuyên và liên tục Nhờ đó, công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu ngày càng trở nên hoàn thiện hơn.
Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý Việc này đảm bảo nguyên vật liệu không bị thiếu hụt hoặc ứ đọng trong quá trình sản xuất Những ưu điểm của phương pháp này là phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty, đồng thời, hình thức nhật ký chung giúp đơn giản hóa công tác kế toán.
Về việc tính giá nguyên vật liệu
Giá nguyên vật liệu nhập kho phản ánh giá thực tế đã được xác định phù hợp với các nguyên tắc và chế độ hiện hành, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý Trong khi đó, giá nguyên vật liệu xuất kho là giá thực tế đích danh, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí Phương pháp tính giá nguyên vật liệu này khá đơn giản và dễ hiểu, phù hợp với nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý giá thành hiệu quả.
Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu (NVL) cho sản xuất đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện các đơn đặt hàng Phòng thiết kế của công ty đã thực hiện tốt công tác thiết lập định mức NVL, giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ lượng NVL sử dụng Việc xác định rõ định mức NVL cho các đơn hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các trường hợp vượt mức, từ đó phân tích nguyên nhân có thể là do giảm chất lượng NVL hoặc do phân xưởng sản xuất khai khống chi phí NVL để trục lợi.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu như đã trình bày, tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục Việc xác định các mặt còn tồn tại giúp chúng ta có thể đề xuất các biện pháp cải thiện phù hợp Cần ưu tiên nâng cao tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán nguyên vật liệu để đảm bảo quản lý hiệu quả hơn Việc khắc phục các tồn tại này sẽ góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính và tối ưu hóa sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Thứ nhất, về việc phân loại nguyên vật liệu
Việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty dựa trên vai trò và công dụng của chúng là cần thiết để phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu và hệ thống kế toán Tuy nhiên, thực tế tồn tại những nguyên vật liệu không còn sử dụng vẫn còn trong danh mục hoặc có những đặc tính riêng biệt nhưng không được cập nhật đầy đủ trên hệ thống Danh mục vật tư, hàng hóa, gây khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán Điều này cho thấy hệ thống danh mục chưa được quan tâm đúng mức và chưa được cập nhật thường xuyên, ảnh hưởng tiêu cực đến việc theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ liên quan Hơn nữa, công ty còn thiếu những quy định hoặc phương pháp phù hợp để cập nhật dữ liệu về nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời, làm giảm hiệu quả trong quản lý kho và kế toán nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm vật tư thống nhất.
Thứ hai, về việc sử dụng tài khoản
Trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty không sử dụng tài khoản
Kế toán nguyên vật liệu chỉ ghi nhận khi nguyên vật liệu thực tế đã nhập kho, dẫn đến việc chưa phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu thuộc sở hữu của công ty Trong thực tế, thường xuyên xảy ra trường hợp nguyên vật liệu đang vận chuyển hoặc đã về kho nhưng chưa được kiểm nghiệm bởi ban kiểm tra vật tư Việc này cho thấy sự thiếu linh hoạt của kế toán trong việc cập nhật giá trị nguyên vật liệu, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
Thứ ba, về công tác tính giá nguyên vật liệu
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Kế toán tại công ty mang lại nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn Tuy nhiên, công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn tại một số hạn chế do nguyên nhân chủ quan và khách quan Để nâng cao hiệu quả, cần khắc phục những tồn tại này và hoàn thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu một cách tích cực.
3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc, tôi đã tích lũy nhiều kiến thức về hạch toán kế toán nguyên vật liệu nhờ vào sách vở và hướng dẫn từ thầy cô Tôi xin góp ý nhằm hoàn thiện công tác ghi chép và quản lý nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty Đề xuất của tôi tập trung vào việc cải thiện quy trình kê khai, kiểm tra tồn kho và theo dõi chi phí nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao tính chính xác của dữ liệu tài chính.
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liệu
Mặc dù đã xây dựng Danh mục vật tư, hàng hóa, nhưng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý ngày càng cao trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Do đó, việc mở “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” thống nhất và áp dụng toàn công ty là cần thiết để mọi người có thể dễ dàng hiểu và sử dụng, đồng thời nâng cao hiệu quả cập nhật dữ liệu Sổ danh điểm nguyên vật liệu được tổ chức theo tên gọi và quy cách của nguyên vật liệu, mỗi mặt hàng sẽ được gắn mã số riêng, sử dụng mã vật tư hiện tại của công ty, kèm đơn vị tính và giá hạch toán Để đạt được điều này, công ty cần xác định danh mục vật tư thống nhất toàn hệ thống và giao nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân quản lý để cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết Việc quản lý nguyên vật liệu theo hệ thống giúp đảm bảo tính đồng bộ, chặt chẽ, dễ dàng tra cứu, so sánh và phát hiện sai sót nhanh chóng, nâng cao hiệu quả kiểm soát tồn kho và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu xây dựng cung cấp thông tin chính xác về giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán, giúp giảm thiểu nhầm lẫn ngày xuất, đặc biệt khi có nhiều nghiệp vụ liên quan Phương pháp này giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán, cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác cho quản lý Việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu giúp thuận tiện trong việc sử dụng phần mềm kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng như sau:
Biểu 3.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Nhóm Danh điểm VL Tên vật liệu ĐVT ĐG Ghi chú
Phụ tùng thay thế Vòng bi
Má phanh Vật liệu khác
Bu long Ê cu Phế liệu thu hồi Hạt nhựa
Thứ hai, về phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Phương pháp tính thực tế đích danh đang được áp dụng để xác định giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty một cách đơn giản và dễ thực hiện Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây nhầm lẫn khi số lượng nguyên vật liệu tăng lên và tần suất nhập xuất kho cao Do đó, việc quản lý và tính toán chính xác cần có hệ thống phù hợp để đảm bảo độ chính xác trong quá trình ghi nhận và báo cáo kho.
Dựa trên đặc điểm biến động liên tục của nguyên vật liệu và tần suất nhập xuất tại công ty, đề xuất sử dụng phương pháp tính giá theo phương pháp giá bình quân theo mỗi lần nhập để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho Phương pháp này giúp giá nguyên vật liệu xuất kho được tính toán ngay sau mỗi lần nhập, đảm bảo phản ánh chính xác tại thời điểm xuất kho mà không cần chờ đợi phiếu nhập theo ngày Thực tế, phương pháp này là biến thể của phương pháp giá bình quân gia quyền cho cả kỳ, phù hợp với đặc điểm biến động giá nhanh chóng của nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Cụ thể phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập được thực hiện như sau:
Cứ sau mỗi lần nhập, kế toán sẽ tính ra giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Đơn giá bình quân NVL xuất kho
Giá TT NVL tồn cuối lần nhập (n-1) + Giá TT NVL nhập lần (n)
Số lượng NVL tồn cuối lần nhập (n-1) + Số lượng NVL nhập lần (n)
Giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính như sau:
Giá thực tế NVL xuất
= Đơn giá bình quân x Số lượng NVL thực tế xuất kho
Phương pháp tính giá này phức tạp hơn so với phương pháp giá thực tế đích danh đang áp dụng tại công ty, có thể tăng khối lượng công việc kế toán Tuy nhiên, nó giúp phản ánh chính xác và kịp thời hơn về biến động nguyên vật liệu, đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc thực hiện phương pháp này ngày càng dễ dàng và hiệu quả hơn, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng
Công ty nên sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” để phản ánh hàng mua chưa về cuối tháng, dù hóa đơn đã nhận được Mặc dù nghiệp vụ này hiếm khi xảy ra, nhưng vẫn cần thiết để phản ánh chính xác hàng chưa kiểm nghiệm Tài khoản 151 giúp ghi nhận số hàng đang trên đường vận chuyển, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng tồn kho cuối kỳ Việc sử dụng tài khoản này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho và tuân thủ chuẩn mực kế toán.
Thứ tư, về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hiện tại, công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu (NVL) Tuy nhiên, để thuận tiện trong việc theo dõi hàng tồn kho và tra cứu các chứng từ liên quan đến nhập, xuất NVL vào các ngày cụ thể, kế toán kho cần mất nhiều thời gian để tìm kiếm và cung cấp thông tin chính xác Do đó, tôi đề xuất công ty nên bổ sung chứng từ bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để dễ dàng kiểm soát tồn kho NVL và tăng hiệu quả tra cứu, tìm kiếm các chứng từ PNK, PXK.
Biểu 3.2: Bảng kê phiếu nhập (xuất) kho
BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP (XUẤT) KHO
Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
Biểu 3.3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT SL Lý do( còn sử dụng hay trả lại)
Các biểu mẫu chứng từ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành là phần quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp Công ty cần tuân thủ đúng các mẫu biểu phù hợp với chế độ kế toán áp dụng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ tài chính Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ giúp dễ dàng quản lý, kiểm soát các hoạt động tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán hiện hành.
Quá trình luân chuyển chứng từ và phiếu nhập kho của công ty còn đơn giản, nhưng do các lô hàng có giá trị lớn và đa dạng chủng loại, cần có bước kiểm nghiệm nguyên vật liệu để đảm bảo chất lượng Công ty nên thực hiện kiểm nghiệm và lập biên bản theo mẫu, đảm bảo ban kiểm nghiệm độc lập với bộ phận thu mua để giữ tính khách quan trong kết quả.
Biểu 3.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
……… Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
STT Tên vật tư Mã số
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Thứ năm, về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc xác định chính xác giá trị nguyên liệu nhập kho gặp nhiều khó khăn do nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, khiến giá cả liên tục biến động theo thị trường Để đảm bảo ổn định tài chính và tránh những biến động lớn về giá, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giúp bình ổn giá trị nguyên vật liệu và giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, việc này còn giúp giảm lợi nhuận hiện tại của doanh nghiệp, từ đó tích lũy nguồn tài chính chưa phân chia, đem lại lợi ích lâu dài Mặc dù đã có quy trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nhưng bộ phận kế toán vẫn chưa thực hiện đúng thực tế do chưa quan tâm đúng mức, đặc biệt khi giá trị nguyên vật liệu có biến động lớn Do đó, cần thiết phải nâng cao nhận thức và chú trọng hơn trong công tác này để tận dụng hiệu quả các lợi ích từ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ nguyên tắc không vượt quá lợi nhuận thực tế phát sinh sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích trước đó, đồng thời phải có bằng chứng rõ ràng về việc giảm giá của hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính Trước khi thực hiện dự phòng, cần thành lập hội đồng thẩm định để đánh giá mức độ giảm giá của nguyên vật liệu tồn kho Dự phòng được lập cho từng loại nguyên vật liệu riêng biệt, và kế toán sẽ tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Các khoản dự phòng này sau đó được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Biểu 3.5: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL
BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị tính: VNĐ
TT Tên vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường
Thứ sáu, về báo cáo kế toán liên quan đến NVL
Ban quản trị và bộ phận kế toán cần tập trung phát triển kế toán quản trị để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình tài chính và kinh tế của doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau, giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đạt kết quả tốt nhất Các báo cáo quản trị nội bộ nên được lập định kỳ, đặc biệt tập trung vào lĩnh vực xây dựng cơ bản như báo cáo thanh toán công nợ, theo dõi tiến độ sản xuất và biến động nguyên vật liệu, phục vụ cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc.
Biểu 3.6: Báo cáo tình hình biến động NVL
BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG NGUYÊN VẬT LIỆU
KH mua TH mua Thực xuất trong kì TK đầu kì
Thứ bảy, mở sổ nhật ký mua hàng
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu theo phương thức trả sau Điều này tạo điều kiện thuận lợi để Công ty dễ dàng mở sổ Nhật ký mua hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận các khoản chi phí Việc sử dụng sổ Nhật ký mua hàng giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, hỗ trợ kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.