Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh kỹ thuật thương mại dịch vụ tin học t h l

LỜI MỞ ĐẦU TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T H L Họ t[.]

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

Đề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ

THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L

Giáo viên hướng dẫn : Th.s Mai Vân Anh

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L 3

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L 3

1.1.1 Danh mục hàng hoá, dịch vụ của Công ty 3

1.1.2 Thị trường của Công ty 4

1.1.3 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty 5

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L 9

2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 9

2.1.1 Tài khoản sử dụng 9

2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán 9

2.1.3 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng 15

2.1.4 Kế toán chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ 15

2.1.5 Kế toán tổng hợp về doanh thu 21

2.1.6 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 26

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 27

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 27

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 33

2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 40

2.3 Kế toán chi phí bán hàng 42

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 42

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 42

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 48

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L 50

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L 50

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.2 Nhược điểm 52

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L 55

3.2.1 Về phần mềm kế toán đang sử dụng 55

3.2.2 Về chứng từ, sổ sách kế toán 55

3.2.3 Về hệ thống tài khoản sử dụng 58

3.2.4 Về hệ thống báo cáo sử dụng 58

3.2.5 Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng 61

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp 62

3.3.1 Về phía Nhà nước 62

3.3.2 Về phía Công ty 63

KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 66

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 67

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

CKTĐT Các khoản tương đương tiền

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 2.1: Phiếu yêu cầu mua hàng 12

Biểu 2.2: Phiếu yêu cầu xuất kho 13

Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT (Liên 1) 14

Biểu 2.4: Sổ chi tiết bán hàng Giấy in mã vạch 102x152x150 16

Biểu 2.5: Sổ chi tiết bán hàng Camera quan sát AVC-761 17

Biểu 2.6: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng 18

Biểu 2.7: Hóa đơn GTGT (Liên 1) 19

Biểu 2.8: Sổ chi tiết doanh thu 20

Biểu 2.9: Sổ nhật kí chung 22

Biểu 2.10: Sổ cái TK 511 25

Biểu 2.11: Hóa đơn GTGT (Liên 2) 28

Biểu 2.12: Phiếu nhập kho 29

Biểu 2.13: Phiếu xuất kho số 5 31

Biểu 2.14: Phiếu xuất kho số 25 32

Biểu 2.15: Thẻ kho 35

Biểu 2.16: Sổ chi tiết hàng hóa 36

Biểu 2.17: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 37

Biểu 2.18: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 38

Biểu 2.19: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán 39

Biểu 2.20: Sổ cái tài khoản 632 41

Biểu 2.21: Hóa đơn GTGT (Liên 2) 43

Biểu 2.22: Phiếu chi 44

Biểu 2.23: Bảng thanh toán tiền lương tháng 3/2016 46

Biểu 2.24: Bảng khấu hao tài sản cố định tháng 3/2016 47

Biểu 2.25: Sổ Nhật ký chung 48

Biểu 2.26: Sổ cái tài khoản 6421 49

Biểu 3.1: Sổ Nhật ký bán hàng 56

Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền 57

Biểu 3.3: Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phí từng mặt hàng 60

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động kinh doanh thương mại vốn là một hoạt động kinh tế đặc thù, đóngvai trò lưu thông hàng hoá, đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng Phạm vi hoạtđộng của kinh doanh thương mại rất rộng, nó bao gồm cả buôn bán nội địa và buônbán quốc tế Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các nước đã từngbước xoá bỏ rào cản kinh tế, từ đó kích thích hoạt động thương mại quốc tế và tạođộng lực phát triển hoạt động kinh tế của mỗi nước Tuy nhiên với sự cạnh tranhgay gắt trên thị trường, không phải doanh nghiệp thương mại nào cũng đứng vững

Có những doanh nghiệp rất thành công, nhưng cũng không ít doanh nghiệp thươngmại sau một thời gian hoạt động thua lỗ nhiều dẫn đến phá sản

Thực tế tình hình kinh tế trong những năm vừa qua cho thấy, với sự xuất hiệnngày càng nhiều của các doanh nghiệp, việc cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắthơn Các doanh nghiệp muốn tồn tại và có chỗ đứng trong nền kinh tế phải nỗ lựchết mình, có tầm nhìn chiến lược và bước đi đúng đắn Cụ thể trong các doanhnghiệp thương mại, nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm,hàng hoá, đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắnkết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển Ngược lại, doanh nghiệpnào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bánhàng sẽ dẫn đến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng dẫn đến phá sản Vìthế để quá trình kinh doanh được diễn ra tốt đẹp theo kế hoạch thì các khâu trongchu kỳ kinh doanh đó phải diễn ra liên tục, nhịp nhàng và kiểm soát được Trong

đó, bán hàng là một khâu quan trọng của chu kỳ quyết định sự thành công hay thấtbại của doanh nghiệp

Do đó, để quản lý tốt công tác bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụquản lý kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng Tổ chức công tác hạch toán kếtoán bán hàng đúng đắn, hợp lý sẽ góp phần giúp các nhà quản lý phân tích, đánhgiá được hiệu quả hoạt động của công ty để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanhcho phù hợp

Xuất phát từ sự cần thiết và tầm quan trọng của kế toán trong việc hạch toánbán hàng, qua quá trình học tập nghiên cứu tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công

ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L, em đã quyết định đi sâu

vào nghiên cứu và tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L”.

Bài chuyên đề gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công tyTNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thươngmại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thươngmại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của giảngviên Th.s Mai Vân Anh cùng các anh, chị kế toán của Công ty TNHH Kỹ thuậtThương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Tuy nhiên do khả năng tìm hiểu về tình hìnhthực tế còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em mong nhậnđược những ý kiến đóng góp để em nâng cao kiến thức cho mình cũng như phục vụcho công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC

T.H.L

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

1.1.1 Danh mục hàng hoá, dịch vụ của Công ty

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L là một trongnhững đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiện, vật tư máy Photocopy -Máy In - Máy Fax…của các dòng máy có thương hiệu như Canon, Samsung, HP,Epson…tại thị trường Việt Nam

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty đều là những mặt hàng có tínhcông nghệ, kỹ thuật cao, cấu tạo phức tạp và tinh vi, có thể được nhập mua trongnước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài

Lĩnh vực hoạt động cụ thể của Công ty như sau:

1 Phân phối các loại máy văn phòng: máy in, scan, fax, photocopy của cácthương hiệu nổi tiếng thế giới như: Canon, HP, Kodak, Xerox, Panasonic, Epson,

2 Nhập khẩu và phân phối mực in, linh kiện, vật tư tiêu hao của máy in, máyvăn phòng

3 Dịch vụ cho thuê máy photocopy , máy chiếu, máy văn phòng ngắn vàdài hạn

4 Dịch vụ đổ mực, bảo trì, bảo dưỡng máy tính, máy văn phòng theo yêucầu

5 Tư vấn và triển khai các dự án công nghệ thông tin và truyền thông

6 Dịch vụ xử lý môi trường và kinh doanh kim loại màu

7 Đầu tư thương mại

1.1.2 Thị trường của Công ty

Để đáp ứng các nhu cầu hết sức đa dạng của con người, hàng loạt các sảnphẩm, hàng hóa đa dạng khác nhau được tạo ra, và muốn thực hiện được giá trị củachúng thì phải thông qua hoạt động bán hàng Bán hàng là quan hệ trao đổi gồm haimặt: một mặt doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn vớiphần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng; mặt khác được khách hàng thanh toánhoặc chấp nhận thanh toán

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, kết thúcgiai đoạn này, doanh nghiệp sẽ có các khoản doanh thu, thu hồi vốn, kết thúc mộtvòng quay của vốn, đẩy nhanh quá trình bán hàng doanh nghiệp sẽ tăng nhanh vòngquay của vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Tiêu thụ sản phẩm là khâu đặc biệt quan trọng, có vai trò quyết định đến sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn có hiệu quả sảnxuất kinh doanh tốt thì phải tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm Nhất là tronggiai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo quy luật của cơ chếthị trường thì các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp càng đượcquan tâm nghiên cứu và triển khai cho phù hợp với tình hình hiện tại cũng nhưtrong tương lai của doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội, với nhu cầu ngày càng tăng

về các sản phẩm in ấn, in văn phòng, thêm vào đó là sự cố gắng vượt bậc của toànthể cán bộ công nhân viên, đến nay công ty đã tạo dung được uy tín, thương hiệu và

có chỗ đứng vững trên thị trường sản phẩm, hàng hoá phục vụ hiệu quả cho côngtác văn phòng Thị trường của Công ty mở rộng trên cả nước từ Hà Nội, Hải Phòng,Quảng Ninh đến Nghệ An, Hà Tĩnh, TP Hồ Chí Minh…Khách hàng của Công tyTNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L là các tổ chức và cá nhân cónhu cầu tư vấn và lắp đặt các sản phẩm, hàng hoá phục vụ cho công tác văn phòng.Một số khách hàng tiêu biểu của Công ty như:

Các ngân hàng lớn: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Nhà Hà Nội, Ngânhàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam,…

Các tổ chức, doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mạiHưng Phúc, Công ty Cổ phần Trung Việt Hưng, Công ty TNHH Thương Mại LinhDung, Công ty viễn thông Quân đội (Viettel) …

1.1.3 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty

 Phương thức bán hàng

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L hiện đang

hoạt động trên lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ côngtác văn phòng, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triểnmạnh mẽ Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnhnhững cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chínhsách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết,

có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượngkhách hàng

Hàng hóa của Công ty được bán ra theo phương thức bán buôn và bán lẻ trựctiếp qua kho Công ty có thị trường tiêu thụ tương đối rộng, phân bố ở nhiều tỉnh, thànhphố trong cả nước như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nghệ An,

Hà Tĩnh,… Nhưng hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vẫn là bánbuôn qua kho Khách hàng chủ yếu vẫn là các tổ chức, doanh nghiệp lớn, doanh số của

bộ phận này chiếm khoảng 80 – 85 % trong tổng doanh số bán hàng; bộ phận khách lẻcòn hạn chế, chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ

Ngoài ra, Công ty cũng đã và đang áp dụng một số phương thức bán hàngkhác như: giới thiệu sản phẩm qua mạng, bán lẻ cho khách hàng tại trụ sở chính…Song tỷ trọng của các phương thức này còn rất ít

 Phương thức thanh toán

Mỗi công ty đều đưa ra các biện pháp khác nhau để thu hút khách hàng và

mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa của mình, và một trong những chính sáchđược áp dụng một cách hiệu quả ở Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụTin học T.H.L chính là cách thức thanh toán linh hoạt đối với từng đối tượng kháchhàng

Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong khâu thanhtoán nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty để hai bên cùng có lợi Đểlàm được điều này, Công ty thực hiện phương thức thanh toán theo sự thỏa thuậngiữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết, có thể bằng tiền mặt hoặc thanh toánqua ngân hàng.

Sau khi việc bán hàng được thực hiện, khách hàng tiến hành thanh toán vớicông ty Hiện nay, công ty có những phương thức thanh toán sau cho khách hànglựa chọn:

Thanh toán ngay bằng tiền mặt: sau khi mua hàng, khách hàng trả ngay bằngtiền mặt Trường hợp này thường xảy ra với phương thức bán lẻ và bán buôn trực tiếp.Trong trường hợp này, kế toán tiến hành lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng đãthanh toán theo mẫu số 02 của Bộ tài chính ban hành

Thanh toán ngay bằng chuyển khoản: hình thức này thường xảy ra trong bán

buôn Kế toán sẽ nhận được giấy lệnh chuyển có, xác nhận tiền của công ty trongngân hàng đã tăng lên do khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản

Bán chịu: người mua không thanh toán ngay mà sau một khoảng thời gianmới thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán sau này đều đã được hai bênthỏa thuận trong hợp đồng Công ty chỉ đồng ý bán chịu với những khách hàng quenbiết, có quan hệ làm ăn lâu dài và có uy tín trong việc thanh toán với công ty

Khách hàng ứng trước: trong một số trường hợp khách hàng có thể ứng

trước tiền cho công ty hoặc trả thừa tiền của lần mua trước Việc khách hàng ứngtiền trước để mua hàng thường xảy ra trong điều kiện thị trường khó khăn, hàng hóakhan hiếm

Chính sách thanh toán linh hoạt, đa dạng này đã và đang góp phần thu hútkhách hàng, mở rộng thị phần cho Công ty Tuy nhiên, tính đa dạng của phươngthức thanh toán này cũng đòi hỏi công tác tổ chức quản lý công nợ phải chặt chẽhơn, chính xác hơn

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển tiêu thụhàng hóa, mở rộng thị phần, việc quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóangày càng trở nên quan trọng Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòngban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty đòi hỏi phải cụ thể, chính xác;

và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện như sau:Ban Kinh doanh gồm phòng Kinh doanh phân phối và phòng Kinh doanh dự

án trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vậnchuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, các dự án lớn củacông ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán để theo dõihàng hóa xuất bán;

Trung tâm Dịch vụ-Kỹ thuật có nhiệm vụ triển khai thực hiện dự án, lắp đặt

hệ thống, cung cấp các dịch vụ bảo hành cho khách hàng;

Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ theo dõi về mặt tài chính liên quan đếnhoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:

 Dựa vào các chứng từ mua hàng, kế toán ghi chép số lượng, giá mua hànghoá và chi phí thu mua, các loại thuế …;

 Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồncuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ;

 Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng vàcác chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán ( giá vốn hàng bán, doanh thuthuần, thuế tiêu thụ…);

 Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảonguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng

ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn;

 Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán;

 Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo

cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa;

 Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp;phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủnghĩa vụ với Nhà nước

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT

THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L

2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

TK511.03: Doanh thu bán linh kiện máy văn phòng

TK511.04: Doanh thu bán vật tư tiêu hao của máy in

TK511.05: Doanh thu bán vật tư tiêu hao của máy văn phòng

tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là doanh thu chưathuế GTGT Kế toán tiến hành hạch toán chi tiết cho từng hàng hóa và hạch toántổng hợp cho tất cả các loại hàng hóa.

 Hệ thống chứng từ bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu yêu cầu xuấtkho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho

 Quy trình lập chứng từ:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ,nhân viên phòng kỹ thuật hoặc nhân viên phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu muahàng (nếu trong kho chưa có hàng) hoặc viết phiếu yêu cầu xuất kho (nếu trong kho đã

có hàng) để yêu cầu số hàng cần cung cấp cho hợp đồng hoặc khách hàng Sau khi đã

có đủ lượng hàng theo yêu cầu, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầuxuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT ,thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Hóa đơn có thể được lập bằng tay hoặcbằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau Không được lậpcách quyển, cách số thứ tự hóa đơn, ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; nhữngdòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:

 Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn;

 Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng;

 Liên 3: Màu xanh, giao cho Phòng Tài chính Kế toán để ghi sổ và bảoquản, lưu trữ

Sau khi hóa đơn được lập xong, hóa đơn được chuyển cho Giám đốc hoặc Kếtoán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán (nếu được sự ủy quyềncủa Giám đốc) và đóng dấu treo vào góc trên bên trái hóa đơn

Nhân viên của phòng Kinh doanh mang liên 2 hoá đơn tới kho hàng hoá đểnhận hàng Thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, ghi số lượng thực xuất vào cộtthực xuất, vào thẻ kho, ký xác nhận Liên 2 giao cho khách hàng

Ví dụ 1: Ngày 23 tháng 03 năm 2016 của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương

Hùng Minh 62 cuộn Giấy in mã vạch 102x152x150 với đơn giá chưa có thuế GTGT

là 346.000đ/cuộn Thuế suất, thuế GTGT là 10% Tổng giá bán của đơn hàng baogồm 10% thuế GTGT là 23.597.200đ (Hóa đơn GTGT số 0081601) Công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Minh đã thanh toán bằng chuyển khoản Kếtoán Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đã nhận đượcgiấy báo có của ngân hàng

Sau đây là mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng, Phiếu yêu cầu xuất kho và phiếuxuất kho của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L:

Biểu 2.1: Phiếu yêu cầu mua hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Họ và tên người yêu cầu: Trần Hữu Hoàng

Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối

Lý do yêu cầu: Mua để cung cấp cho khách hàng

vị

Dự trù

Ghi chú

Số lượng Đơn giá

Thành tiền

1 Giấy in mãvạch

102x152x150 102X152X150 Cuộn 100

Ngày 18 tháng 3 năm 2016 Người duyệt Người lập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.2: Phiếu yêu cầu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

Họ và tên người yêu cầu: Trần Hữu Hoàng

Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối

Tên khách hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Minh

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất kho ngày 23 tháng 3 năm 2016 trên đây, kếtoán tiến hành lập hóa đơn GTGT như sau:

Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT (Liên 1)

Kẹp chứng từ

2.1.3 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng

Trong nghiệp vụ hạch toán doanh thu bán hàng, hằng ngày khi phát sinhnghiệp vụ bán hàng hóa, dựa trên hóa đơn bán hàng đã được kiểm tra dùng làm căn

cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên hoá đơn vào máy vi tính Phần

mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết bán hàng

Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, phần mềm kế toán sẽ tự độngtổng hợp nên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng cho từng loại hàng bán trong tháng.Mỗi dòng trên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng là dòng tổng cộng cuối tháng của sổchi tiết bán hàng của loại hàng hóa được bán trong kỳ

Sau đây là mẫu sổ chi tiết bán hàng và sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng của một

số loại hàng hóa:

Cuối tháng, căn cứ vào số tổng trên sổ Chi tiết bán hàng và sổ Chi tiết giávốn hàng bán, phần mềm máy tính sẽ tổng hợp nên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng(Biểu 2.8) Sổ này cho biết doanh thu thuần và lợi nhuận gộp của từng loại hànghóa, để thấy được mặt hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất Dựa trên những thôngtin này Ban lãnh đạo Công ty đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp vớitừng loại mặt hàng

2.1.4 Kế toán chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ

Khi Công ty cung cấp các mặt hàng có tính chất kỹ thuật cao cho khách hàng,đòi hỏi phải có nhân viên kỹ thuật lắp đặt hệ thống dây chuyền thiết bị, do vậy phátsinh doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống thiết bị cho khách hàng Khi phát sinhcác nghiệp vụ này, dựa trên hóa đơn cung cấp dịch vụ, kế toán tiến hành nhập thông tinvào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ

Ví dụ, hóa đơn số 81577, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụTin học T.H.L bán Camera quan sát cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Thươngmại Hưng Phúc, đi kèm doanh thu bán hàng là doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt

hệ thống camera:

Biểu 2.4: Sổ chi tiết bán hàng Giấy in mã vạch 102x152x150

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tháng 3 năm 2016

Tên hàng hóa: Giấy in mã vạch 102x152x150

Mã hàng: 102X152X150 Đơn vị tính: Cuộn

22/3 81598 22/3

Bán hàng cho Cty Cổ phần Trung Việt Hưng 131-VH 80 346.000 27.680.000

Biểu 2.5: Sổ chi tiết bán hàng Camera quan sát AVC-761

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tháng 3 năm 2016

Tên hàng hóa: Camera quan sát AVC-761

Mã hàng: AVC761 Đơn vị tính: Cái

Doanh thu Các khoản giảm trừ

Biểu 2.6: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

Doanh thuthuần

Giá vốn hàngbán Lãi gộp

1

Giấy in mã vạch

102x152x150 49.132.000 49.132.000 28.360.000 20.772.000

2 Camera quan sát AVC-761 60.000.000 60.000.000 46.948.000 13.052.000

3 Máy in Canon Pixma IX 4000 4.440.000 4.440.000 3.680.500 759.500

Biểu 2.7: Hóa đơn GTGT (Liên 1)

Kẹp chứng từ

Biểu 2.8: Sổ chi tiết doanh thu

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT DOANH THU

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

Nhân công lắp đặt camera 131-HP 1.715.000

K/c doanh thucung cấp dịch

vụ 911 64.856.868

Tổng phát sinh Nợ: 64.856.868 Tổng phát sinh Có: 64.856.868

Số dư cuối kỳ: 0

Ngày 31 tháng 3 năm 2016

2.1.5 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L, kế toántổng hợp về doanh thu được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung Căn cứ vàocác hóa đơn bán hàng được lập hàng ngày, kế toán tiến hành nhập các thông tin vàomáy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các dữ liệu này vào sổ Nhật kýchung và vào sổ Cái TK 511

Trình tự ghi sổ nghiệp vụ bán hàng có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Kế toán nhập số liệu và máy tính xử lý hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Máy vi tính xử lý

Nhật ký chung

Sổ Cái TK 156, 632, 511,

131, 111, 112, 911…

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

Sổ chi tiết bán hàng, GVHB,hàng hóa, công nợ

Sổ tổng hợp bán hàng, GVHB

Việc ghi sổ tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hóa đơn số 0081601được định khoản như sau:

Nợ TK 131-HM: 23.597.200

Có TK 5111: 21.452.000

Có TK 33311: 2.145.200 Các định khoản này đã được kế toán tổng hợp thực hiện khi nhập thông tinvào máy tính, máy tính tự động vào sổ Nhật ký chung

Sau đây là trích sổ Nhật ký chung một số nghiệp vụ phát sinh tháng 3/2016:

Biểu 2.9: Sổ nhật kí chung

Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

và Thương mại Hưng Phúc)Phải thu KH: hoạt dộng SXKD

nghệ và Thương mại Hưng Phúc)Phải thu KH: hoạt động SXKD

Doanh thu cung cấp dịch vụ 5113 1.715.000Phải thu KH: hoạt động SXKD

nghệ và Thương mại Hưng Phúc)Phải thu KH: hoạt động SXKD

mại Linh Dung)

phần Trung Việt Hưng)

và DV Hùng Minh)

Từ sổ Nhật ký chung, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Cái TK 511

Sổ Cái TK 511 được dùng để so sánh, đối chiếu số liệu với sổ chi tiết bán

hàng và sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng mà kế toán tổng hợp đã lập

Biểu 2.10: Sổ cái TK 511 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Ngày 31 tháng 3 năm 2016

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.1.6 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình bán hàng công ty thường phát sinh các khoản giảm trừ doanhthu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Các khoảngiảm trừ doanh thu không được kế toán phản ánh vào sổ và thường được ghi giảmtrực tiếp trên doanh thu bán hàng

 Kế toán chiết khấu thương mại

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L có quan hệkinh doanh với nhiều khách hàng lớn do đó để giữ khách hàng và thu hút nhữngkhách hàng mới trước sự cạnh tranh của các đối thủ khác, công ty đã thực hiệnnhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn đối với những khách hàng mua hàng với sốlượng lớn hoặc đạt đến một số lượng nhất định Công ty hạch toán giá bán trên hóađơn là giá đã được chiết khấu

Trình tự hạch toán:

Các khoản chiết khấu thương mại của công ty thường xảy ra đối với nhữnghợp đồng mua hàng số lượng lớn và được ghi rõ thành điều khoản “chiết khấuthương mại” trong hợp đồng kinh tế Khi hạch toán doanh thu, kế toán căn cứ vàohợp đồng kinh tế phần trăm chiết khấu thương mại để tiến hành hạch toán Khoảnchiết khấu này không được kế toán phản ánh trên tài khoản 521

Khi tiến hành nhập số liệu trên phần mềm máy tính, giá bán trên hóa đơnđược nhập liệu là phần giá đã được trừ đi chiết khấu thương mại Các thao tác, quytrình xác định doanh thu vẫn được thực hiện bình thường như trong bán hàng thôngthường

 Kế toán hàng bán bị trả lại

Với phương châm phục vụ tốt nhất cho khách hàng, từ chính sách của Công ty,hiện nay công ty không phát sinh các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Trước khi hàng đếntay khách hàng luôn có bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa,đảm bảo cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt nhất Khách hàng mua hàng tại công ty

sẽ được bảo hành trong thời gian lâu dài tương ứng với giá trị hàng hóa khách hàngmua Do đó, kế toán không hạch toán các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L nhập muahàng hoá từ các doanh nghiệp đầu mối chuyên nhập khẩu và phân phối hàng hoáphục vụ công tác văn phòng Vì vậy chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo nhưcam kết, đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng Dựa vào hóa đơn mua hàng,biên bản kiểm nhận hàng hóa sau khi phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa,thủ kho tiến hành nhập hàng hóa vào kho và viết phiếu nhập kho.

Sau đây là mẫu Hóa đơn GTGT mua hàng trong nước (Liên 2) và mẫu phiếunhập kho:

Biểu 2.11: Hóa đơn GTGT (Liên 2)

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao cho khách hàng AA/16P

Ngày 22 tháng 3 năm 2016 0068901

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Lê Bảo Minh

Địa chỉ: 10A Trần Hưng Đạo, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: MST: 0308783233

Họ và tên người mua hàng: Phan Anh Hải

Tên đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

2 Giấy in mã vạch 102x152x150 Cuộn 100 180.000 18.000.000

3 Mực in mã vạch 110x300mét Cuộn 50 165.000 8.250.000

Cộng tiền hàng: 34.950.000Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.495.000

Tổng tiền thanh toán: 38.445.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, bốn trăm bốn mươi lăm nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.12: Phiếu nhập kho

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 22 tháng3 năm 2016

Số : 38

Họ tên người bán hàng: Nguyễn Hữu Phước

Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Lê Bảo Minh

Nhập tại kho: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

STT Tên, mã vật tư, hàng hóa ĐVT

1 Giấy in mã vạch 104x147x150 Cuộn 30 30 290.000 8.700.000

2 Giấy in mã vạch 102x152x150 Cuộn 100 100 180.000 18.000.000

3 Mực in mã vạch 110x300mét Cuộn 50 50 165.000 8.250.000

Thủ trưởng đơn vị Người nhận hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Chứng từ và thủ tục xuất kho hàng hóa

Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho đã đượclập, nhân viên kỹ thuật hoặc thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất, sốlượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho Phiếu xuất khođược lập thành 3 liên (đặt giấy than ghi 1 lần):

 Liên 1: Lưu tại quyển;

 Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán bán hàng ghivào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và ghi sổ kế toán;

 Liên 3: Giao cho khách hàng

Sau đây là mẫu phiếu xuất kho cho lô hàng Máy in Canon Pixma IX 4000bán cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc ngày 03/3/2016sau khi kế toán bán hàng đã ghi cột đơn giá, thành tiền, tính ra tổng tiền thanh toán

và làm căn cứ ghi sổ: