Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần đầu tư quốc tế và xnk dht

LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 3 1 1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK[.]

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 3

1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 3

1.1.1 Khái niệm Vốn bằng tiền 3

1.1.2 Phân loại vốn bằng tiền 3

1.1.3 Đặc điểm vốn bằng tiền 4

1.1.4 Cơ cấu Vốn bằng tiền của Công ty Cổ Phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 5

1.1.5 Các luồng tiền thu vào, chi ra của Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 5

1.2 Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 14

2.1 Thủ tục chứng từ 14

2.1.1 Đối với kế toán tiền mặt 15

2.1.2 Đối với tiền gửi ngân hàng 34

2.2 Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại công ty Cổ Phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 40

2.2.1 Kế toán chi tiết tiền mặt tại công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 40

2.2.2 Kế toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng tại công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 45

2.3: Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 49 2.3.1 Kế toán tổng hợp tiền mặt 49

2.3.2 Hạch toán tổng hợp tiền gửi Ngân hàng 54

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 58

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty và phương hướng hoàn thiện 58

3.1.1 Ưu điểm 58

3.1.2 Nhược điểm 58

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 59

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 60

3.2.1 Về công tác quản lý vốn bằng tiền 60

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 60

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 60

3.2.4 Về sổ kế toán tổng hợp 61

3.2.5 Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền 61

3.2.6 Điều kiện thực hiện giải pháp 62

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Biểu 2.1 Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn 16

Biểu 2.2 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 17

Biểu 2.3: Phiếu chi 18

Biểu 2.4: Phiếu đề nghị tạm ứng 19

Biểu 2.5: Phiếu thu 20

Biểu 2.7: Biên lai thu tiền 23

Biểu 2.8: Phiếu thu 24

Biểu 2.9: Biên lai thu tiền 26

Biểu 2.10: Phiếu thu 27

Biểu số 2.11: Giấy đề nghị tạm ứng 30

Biểu 2.12: Phiếu chi 31

Biểu 2.13: Giấy đề nghị thanh toán 32

Biểu 2.14: Phiếu chi 33

Biểu 2.15 Hoá đơn GTGT 35

Biểu 2.16: Giấy báo có 36

Biểu 2.17: Hoá đơn GTGT 37

Biểu 2.18: Giấy đề nghị thanh toán 38

Biểu 2.19: Uỷ nhiệm chi 39

Biểu 2.21: Sổ chi tiết TK tiền mặt 43

Biểu 2.22: Sổ tổng hợp chi tiết tiền mặt: 44

Biểu 2.23: Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 47

Biểu 2.24: Sổ tổng hợp chi tiết TK112 48

Biểu 2.25: Nhật ký chứng từ số 1 51

Biểu 2.26: Bảng kê số 1 52

Biểu 2.27: Sổ cái 53

Biểu 2.28: Nhật ký chứng từ số 2 55

Biểu 2.29: Bảng kê số 2 56

Biểu 2.30: Sổ cái 57

Sơ dồ:1.1 Các luồng tiền thu vào chi ra của công ty 6

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 9

Sơ đồ 2.1.1 Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu thu 15

Sơ đồ: 2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt 29

Sơ đồ 2.2.1 Sơ đồ Quy trình hạch toán chi tiết tiền mặt 41

Sơ đồ 2.2.2.Quy trình hạch toán chi tiết Tiền gửi Ngân Hàng 45

Sơ đồ 2.3.1: Quy trình ghi sổ tiền mặt 49

Sơ đồ 2.3.2 Quy trình hạch toán tổng hợp Tiền gửi Ngân hàng tại công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT 54

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào vấn đề tài chính cũng là một vấn

đề vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển Vốn đượcbiểu hiện bằng nhiều hình thức khác nhau: Vốn bằng tiền, Vốn bằng sức laođộng, Vốn bằng công nghệ kỹ thuật… Trong đó vốn bằng tiền giữ một vị tríhết sức quan trọng

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho một doanh nghiệp hình thành, tồntại và phát triển, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụcũng như mục tiêu của mình Quy mô và kết cấu vốn bằng tiền rất lớn vàphức tạp do chúng tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, được hình thành từ nhiềunguồn khác nhau Mặt khác vốn bằng tiền lại là công cụ giúp nhà lãnh đạoquản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh Do nó có chức năng cung cấpthông tin chuẩn xác nhất, bởi vậy công tác kế toán vốn bằng tiền cũng nhưquản lý kế toán vốn bằng tiền là vấn đề then chốt doanh nghiệp nào cũng phảiquan tâm và giải quyết sao cho hiệu quả cao nhất

Nhận thức được tầm quan trọng của vốn bằng tiền trong mỗi doanh nghiệp,với sự hướng dẫn của Cô giáo – TS Tạ Thu Trang em đã chọn đề tài Kế toánvốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT làm đề tàicho Chuyên đề thực tập của mình

Chuyên đề thực tập của em bao gồm các nội dung sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Quốc tế và XNK DHT

Chương 2: Thực trạng kế toán Vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Đầu tưQuốc tế và XNK DHT

Chương 3: Hoàn thiện kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đầu tưQuốc tế và XNK DHT.

Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt làkinh nghiệm phân tích đánh giá của em chưa được sâu sắc Vì vậy trong báocáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong các thầy cô giáo góp ý,sửa chữa để em hoàn thành công việc một cách tốt đẹp hơn

Nhân dịp này em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạoCông ty Cổ phần Đầu tư và XNK DHT đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trongthời gian thực tập tại công ty Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anhchị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em về mặt thực tiễn và cung cấp cho

em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề, giúp em hoànthành báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Kinh tếQuốc dân và đặc biệt là cô giáo – Ths Tạ Thu Trang đã tận tình hướng dẫn,dạy bảo, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề này

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

1.1.1 Khái niệm Vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu tồn tạidưới hình thức giá trị, thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quátrình sản xuất kinh doanh của là oanh nghiệp Vốn bằng tiền là loại tài sản màdoanh nghiệp nào cũng cần và sử dụng cho sự tồn tại và phát triển của mình

1.1.2 Phân loại vốn bằng tiền

Căn cứ vào tình hình tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền Việt Nam: là một loại tiền phù hiệu Đây là loại tiền giấy do Ngânhàng Nhà nước Việt Nam phát hành hay còn gọi là Ngân hàng Trungương ( NHTW) và chỉ có NHTW độc quyền phát hành Tiền Việt Namđược sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu Đây là loại tiền giấy không phải doNHTW Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trênthị trường Việt Nam như đồng đô la Mỹ, Bảng Anh, Franc Pháp, YênNhật…

- Vàng bạc, đá quý, kim khí quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên đượclưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thườngkhác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh

Căn cứ vào trạng thái tồn tại, Vốn bằng tiền của doanh nghiệp baogồm:

- Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp: Bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ,vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu… đang được lưu giữ tại kétbạc của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi, tiêu trực tiếp hàng ngàycủa doanh nghiệp

- Tiền gửi Ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc,

đá quý, kim loại quý, ngân phiếu… mà doanh nghiệp đã mở tài khoảntại ngân hàng để phục vụ cho việc giao dịch, trong việc thanh toántrong quá trình sản xuất kinh doanh

- Tiền đang chuyển: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng,Kho bạc nhà nước hoặc chuyển qua bưu điện để chuyển qua ngân hànghay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho cácđơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hoặc sao kê của ngânhàng Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ

có thể chuyển đổi để dùng thành các loại tài sản khác, tính luân chuyển cao

Do nó cũng chính là đối tượng của sự gian lận, tham ô và tiêu cực trongdoanh nghiệp Bởi vậy, vốn bằng tiền cần được quản lý hết sức ch và chặt chẽ

và cần được hạch toán theo ngyên tắc, chế độ cuả hệ thống kế toán Việt Nam

1.1.4 Cơ cấu Vốn bằng tiền của Công ty Cổ Phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

Vốn bằng tiền ở công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT bao gồm:

- Tiền mặt tại công ty ( TK 111)

- Các khoản tiền gửi ngân hàng( TK 112

Hiện nay công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển

Tiền mặt của công ty được tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ Thu – chi tiềnmặt đều căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ chứng minh tất cả các khoản thu– chi tiền mặt thì được phản ánh vào tài khoản 111

Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà công ty kýgửi tại ngân hàng Việc rút hoặc trích để chi trả bằng tiền gửi ngân hàng phải

có chứng từ nộp, lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thứcthanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánhvào tài khoản 112 Tài khoản này phản ánh tình hình tăng, giảm và còn lại củatất cả các khoản tiền mà công ty gửi tại ngân hàng

1.1.5 Các luồng tiền thu vào, chi ra của Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT hoạt động trong rấtnhiều lĩnh vực và địa bàn hoạt động cũng rất đa dạng như: Sản xuất côngnghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu, dịch vụ tổng hợp Bởi vậy, lương tiền luânchuyển trên tài khoản Vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú Do hoạtđộng của công ty đa dạng, liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nên lượnglưu chuyển vốn bằng tiền trong công ty diễn ra như sau:

Số dư

cuối kỳ

Hoạt động đầu tư tài chính

+ Dòng thu+ Dòng chi

Hoạt động đầu tư+ Dòng thu+ Dòng chi

Hoạt động xuất nhập khẩu

+ Dòng thu+ Dòng Chi

Hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Dòng thu+ Dòng Chi

Sơ dồ:1.1 Các luồng tiền thu vào chi ra của công ty

- Thu từ nợ phải thu

- Các khoản thu khác

 Dòng chi

- Các khoản phải trả cho người bán

- Các khoản phải trả cho công nhân viên

- Các khoản phải trả cho nhà nước

- Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu

- Các khoản thuế phải nộp

- Các khoản nợ phải trả

- Các khoản phải trả khác

 Hoạt động đầu tư

 Dòng thu

- Thu hồi từ các khoản đầu tư

- Lãi đầu tư vào các đơn vị khác

- Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định…

- Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu

- Chi hoạt động tài chính

1.2 Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế

và XNK DHT

Công tác quản lý vốn bằng tiền có vai trò hết sức quan trọng đối với cáccông ty trong hoạt động kinh doanh Nếu công tác quản lý vốn kịp thời vàđúng đắn sẽ là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất góp phần nâng caohiệu quả sử dụng vốn cũng như kết quả kinh doanh của DN

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đó, Công ty CP Đầu tưQuốc tế và XNK DHT đã xây dựng một bộ máy quản lý vốn bằng tiền vớichức năng riêng của từng cá nhân, từng phòng ban trong hoạt động của Công

Phòng tàichính kế toán

Phòng kế hoạch thị

trường

Phòng tổ chứchành chính

Giám đốc là người có nhiệm vụ điều hành, chỉ đạo toàn bộ các hoạt độngliên quan đến vốn bằng tiền của Công ty Bên cạnh đó 2 phó giám đốc cótrách nhiệm điều hành các phần hành có liên quan, cũng như có thể kỹ thaykhi được ủy quyền của giám đốc Ban giám đốc là người đưa ra những địnhhướng, tiêu chuẩn kiểm soát đối với tất cả các phần hành nói chung và phầnhành vốn bằng tiền nói riêng.

Phó giám đốc kinh doanh là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinhdoanh của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động và phươnghướng kinh doanh của toàn doanh nghiệp Thực hiện công tác tiếp thị, vậnchuyển, tiêu thụ sản phẩm, thu mua vật tư,… ký xác nhận về thu và chi liênquan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Được giám đốc Ủy quyền

ký thay các hợp đồng hàng hóa có giá trị nhỏ

Phó giám đốc tài chính: chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạtđộng tài chính của công ty đồng thời thực hiện chức năng hành chính quản trịtrợ giúp giám đốc việc tiếp khách, sắp xếp nơi làm việc, hội họp… Có nhiệm

vụ xây dựng dự toán trình giám đốc kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.Được giám giám đốc ủy quyền ký các phiếu thu, chi tiền mặt và các chứng từngân hàng với mệnh giá nhỏ Ở Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHTcũng là kế toán trưởng của công ty

Phòng kế hoạch thị trường: Thực hiện công tác, tiếp thị, vận chuyển, tiêuthụ sản phẩm, thu mua vật tư…phục vụ hoạt động kinh doanh Chịu sự giámsát của Phó giám đốc kinh doanh về hoạt động, chiến lược kinh doanh củacông ty Từ đó lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm báo lại phòng kế toán có kếhoạch nhập hàng và cân đối tiền trong doanh nghiệp

Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng hành chính như muasắm, cấp phát văn phòng phẩm, tổ chức ăn uống hoạt động của doanh nghiệp,

từ đó tập hợp chi phí phát sinh chuyển phòng kế toán lập chứng từ thanh toán

và theo dõi

Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động về lĩnh vựctài chính của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự giám sát của phó giám đốchành chính Đưa ra những chiến lược về tài chính cho người quản lý cóphương án hoạt động và vận hành nguồn vốn hiện tại được tối ưu và chínhxác nhất

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK

DHT

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cơ quanpháp luật về toàn bộ công việc liên quan đến vốn bằng tiền của công ty Làngười có trách nhiệm hướng dẫn chung và kiểm tra các công việc của cácnhân viên kế toán cũng như kế toán thanh toán và công nợ tại công ty

Kế toán tổng hợp là người trực tiếp ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đếnvốn bằng tiền, hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Có

Kế toán trưởng

trách nhiệm theo dõi kịp thời các khoản thu, chi tiền mặt cũng như tiền gửingân hàng của công ty Sau đó kế toán tổng hợp sẽ có trách nhiệm báo cáotình hình thu chi cho kế toán trưởng.

Thủ quỹ: là người trực tiếp thu, chi tiền tại công ty Hàng ngày thủ quỹphải đối chiếu số tồn quỹ thực tế và số ghi trên sổ sách của kế toán tổng hợpcũng như sổ quỹ của thủ quỹ để sớm phát hiện những sai sót và xử lý kịp thờiđảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách

Cụ thể công tác tổ chức quản lý vốn bằng tiền sẽ được tiến hành theotrình tự:

+ Khi có nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt, sau khi người nộp tiền đềnghị nộp tiền kế toán sẽ là người lập phiếu thu Nếu là số tiền thu lớn, mangtính chất trọng yếu thì sau khi kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt thì thủquỹ mới được tiến hành thu tiền, kế toán tổng hợp dựa vào phiếu thu đó đểtiền hành ghi sổ liên quan, và tổ chức bảo quản, lưu trữ phiếu thu đó Ngượclại, nếu là số tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên thì thủ quỹ có thể tiếnhành thu tiền mà không cần có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc; Kếtoán tổng hợp sử dụng phiếu thu tiến hành ghi sổ liên quan Sau khi tập hợpcác phiếu thu trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt sẽ tổ chức bảoquản và lưu trữ phiếu thu đó

+ Khi có nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, sau khi người có nhu cầu

đề nghị chi tiền, kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi, Kế toán tổng hợp tiếnhành lập phiếu chi Nếu là số tiền chi lớn, mang tính chất trọng yếu sau khi kếtoán trưởng và giám đốc ký duyệt thì thủ quỹ mới được tiến hành chi tiền, sau

đó kế toán tổng hợp sử dụng phiếu chi đó để ghi sổ liên quan, tổ chức bảoquản Tương tự như thu tiền nếu là số tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên

thì thủ quỹ có thể tiến hành xuất quỹ chi tiền mà chỉ cần có chữ ký của kếtoán trưởng hoặc giám đốc; Kế toán tổng hợp sử dụng phiếu chi đó tiến hànhghi sổ liên quan Sau khi tập hợp các phiếu chi trình lên kế toán trưởng vàgiám đốc ký duyệt sẽ tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu thu đó.

- Đối với các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền gửi ngân hàng Saukhi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến công ty là các giấy báo

nợ, báo có hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từgốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sec chuyển khoản, kế toán tổnghợp phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theosau đó tiền hành ghi sổ và tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ đó

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VÀ XNK DHT 2.1 Thủ tục chứng từ

Chứng từ kế toán là căn cứ đầu tiên, là phương tiện chứng minh bằngvăn bản cụ thể của nghiệp vụ phát sinh Mọi hoạt động kinh tế, tài chính trongdoanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu vàphương pháp tính toán, nội dung ghi chép theo quy định Một chứng từ hợp lệphải đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theođịa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế khách quan

- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của những người thực hiện nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đó để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm vật chất khicần thiết

- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng tìnhhình hiện có, tình hình biến động của các doanh nghiệp, của tài sản giúpcho việc quản lý điều hành hoạt động kinh tế , tài chính được kịp thời.Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ vàchính xác là về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty là căn

cứ để ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm:

- Thông tư kèm theo hợp đồng, biên bản thanh toán, biên bản thanh lý

- Giấy để nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng

- Các văn bản đã được ký duyệt về việc chi trả, thanh toán kèm theochứng từ, hóa đơn liên quan

Người

nộp

tiền

Ký phiếu thu

Ký phiếu thu

KT thanh toán

Ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

Thu tiền

Thủ quỹ thanh KT

toán

Lưu trữ, bảo quản

2.1.1 Đối với kế toán tiền mặt

 Trình tự luân chuyển phiếu thu

Sơ đồ 2.1.1 Sơ đồ trình tự luân chuyển phiếu thu

- Khi phát sinh một nghiệp vụ thu tiền mặt, người nộp tiền đề nghịnộp,kế toán thanh toán lập phiếu thu đối với những khoản tiền thu liênquan đến số tiền 20 triệu đồng trở lên thì sau khi lập phiếu thu, Kế toánthanh toán chuyển cho kế toán trưởng ký phiếu thu

- Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền nhập quỹ bằng chữ và kývào phiếu thu và ghi sổ quỹ

- Cuối ngày thủ quỹ giao 1 liên phiếu thu lại cho kế toán nơi lập phiếu đểghi sổ Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và đưa vào lưu trữ, bảoquản Đối với các nghiệp vụ thu liên quan đến số tiền nhỏ dưới 20 triệuđồng thì cuối ngày kế toán tập hợp lại chuyển lên kế toán trưởng hoặcgiám đốc ký một lần, sau đó tiền hành bảo quản lưu trữ chứng từ

Ví dụ minh họa nghiệp vụ thực tế tại công ty cho nghiệp vụ thu tiền mặt:

NV1: Ngày 5/8/2012 anh Nguyễn Văn Nam đề nghị hoàn ứng số tiền

đã mua 10 tấn sắn nguyên liệu theo phiếu chi 412 tạm ứng ngày26/7/2012, số tiền 10.000.000 VNĐ

- Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của anh Nguyễn Văn Nam

Biểu 2.1 Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

BẢNG KÊ THU MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO

KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

(Ngày 28 tháng 7 năm 2012 )

- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

- Địa chỉ: P311- Nhà C9B, Hoàng Ngọc Phách- Đống Đa- Hà Nội

- Địa chỉ tổ chức thu mua: khu sản xuất nông sản địa bàn xã Minh Khai,Dương Liễu

- Người phụ trách đi mua: Nguyễn Văn Nam

Sốlượng Đơn giá

Tổng thanhtoán5/7 Nguyễn

Tuấn Minh

Minh Khai

Sắn nguyênliệu

3.000 6.000 18.000.000

5/7 A.Lâm Minh

Khai

Sắn nguyênliệu

2.500 6.000 15.000.000

6/7 Chú Giang Dương

Liễu

Sắn nguyênliệu

4.000 6.000 24.000.000

6/7 Gom lẻ Dương

Liễu

Sắn nguyênliệu

500 6.000 3000.000

Tổng giá trị hàng hóa mua vào:….60.000.000VNĐ….

Ngày 28 tháng 7 năm 2012

Biểu 2.2 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

P311, nhà C9B Hoàng Ngọc Phách, P.Láng

Hạ, Đống Đa, Hà nội

Mẫu số: 04 – TT

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006

Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

1 Số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 0

2 Số tiền tạm ứng kỳ này: 70.000.000

- Phiếu chi số… 412…ngày 28/7 70.000.000

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người đề nghị thanh toán

(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)

+ Đối chiếu biểu phiếu chi số 412 và giấy đề nghị tạm ứng ngày 26/7/2012

Biểu 2.3: Phiếu chi

Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

P311 Nhà C9B Hoàng Ngọc Phách, P Láng

Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Mẫu số 02 – TT

(Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

Kèm theo……… chứng từ gốc

Ngày 26 tháng 7 năm 2012

Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận (Ký, đóng dấu, trưởng phiếu tiền

họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.4: Phiếu đề nghị tạm ứng

Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

P311, nhà C9B Hoàng Ngọc phách, P Láng

Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Mẫu số 03 – TT

(Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 26 tháng 7 năm 2012

Số:…1115…

Kính gửi: Ban giám đốc công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

Tên tôi là:…… Nguyễn Văn Nam………Địa chỉ:P311, nhà C9B Hoàng Ngọc Phách, P Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Đề nghị tạm ứng số tiền: 70.000.000 VNĐ……… Viết bằng chữ: ……….Bảy mươi triệu đồng chẵn………

Lý do tạm ứng:……… Mua 10 tấn sắn nguyên liệu………Thời gian thanh toán: ………… Ngày 5/8/2012………

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Kế toán thanh toán lập phiếu thu 01 – TT, ban hành theo QDD15 của BTC,phiếu thu được lập thành 3 liên qua giấy than như sau:

Biểu 2.5: Phiếu thu

Công ty CP Đầu tư quốc tế và XNK DHT

Phòng 311, nhà C9B Hoàng Ngọc Phách,

P.Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Mẫu số: 01 – TT

(Ban hành theo QĐsố: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU

Quyển số:………

Ngày 5 tháng 8 năm 2012

Số: PT 498 Nợ: 1111 Có: 141

- Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Nam

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

NV2: Ngày 10/8 Anh Nguyễn Tuấn Anh phòng Kinh doanh đề nghị nộp số

tiền 19.250.000 VNĐ thu tiền bán vỏ chai oxy của công ty CP Nhôm và Cơkhí xây lắp Việt Pháp theo hóa đơn số 280, biên lai thu tiền số 136 ngày 10/8,phiếu xuất kho số 312 Số lượng là 10 vỏ chai oxy, giá bán 1.750.000VNĐ/1

vỏ chai, VAT 10%

- Căn cứ vào yêu cầu nộp tiền của Anh Nguyễn Tuấn Anh, hóa đơnGTGT số 280, biên lai thu tiền số 136 ngày 10/8 kế toán thanh toán lậpphiếu thu 531, lập thành 3 liên theo mẫu sau:

Biểu 2.6: Hoá đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11p

Liên 1: Lưu tại quyển Số: 0000280

Số tiền viết bằng chữ: Mười chin triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn/.Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họtên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Biểu 2.7: Biên lai thu tiền

Đơn vị: Cty CP Đầu Tư Quốc tế

và XNK DHT

Bộ phận:……….

Mẫu số: 06 – TT (Ban hành theo QĐ số:

15/2006/QĐ-BTNgày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC

BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày 10 tháng 8 năm2012

Quyển số: 09…

Số:… 136…

- Họ và tên người nộp tiền:Công ty CP Nhôm và Cơ khí xây lắp Việt Pháp

- Địa chỉ: Đường TS 10/8, KCN Tiên Sơn, Hoàn Sơn, Tiên Du, Bắc Ninh

- Nội dung: Thu tiền bán Vỏ chai oxy theo HĐ số 280……….

- Số tiền thu:…….19.250.000… (Viết bằng chữ): Mười chin triệu hai trăm

Biểu 2.8: Phiếu thu

-KTTT lập phiếu thu theo mẫu:

Công ty CP Đầu tư quốc tế và XNK DHT

Phòng 311, nhà C9B Hoàng Ngọc Phách,

P.Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Mẫu số: 01 – TT

(Ban hành theo QĐsố: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU Quyển số:………

Ngày 10 tháng 8 năm 2012

Số: PT 531 Nợ: 1111 Có: 131

- Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Tuấn Anh

- Địa chỉ: Phòng kinh doanh

- Lý do nộp: Thu tiền vỏ chai oxy của công ty CP Nhôm và Cơ khí xây

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

- Sau khi lập phiếu thu xong, KTTT chuyển phiếu thu lên cho kế toántrưởng ký phiếu thu, sau đó KTTT xé 2 liên phiếu thu, giao 1 liên chothủ quỹ thu tiền, 1 liên giao cho anh Nguyễn Tuấn Anh phòng KinhDoanh.

- Thủ quỹ kiểm tiền, nhận tiền, xác nhận số tiền, ký và xác nhận vàophiếu thu, vào sổ quỹ tiền mặt

- Cuối ngày thủ quỹ tập hợp toàn bộ phiếu thu giao lại cho KTTT ghi sổ

và bảo quản lưu trữ

NV3: Ngày 15/8, Anh Phạm Văn Long phòng Kinh doanh đề nghị nộp số

tiền thu từ Công ty TNHH Jafa Comfeed Long An, ứng trước số tiền200.000.000 đ , tiền mua 40 tấn Dicacium phosphate với giá bán8.100.000đ/tấn, theo hợp đồng kinh tế số 812, đã ký giữa phòng kinhdoanh với công ty TNHH Jafa Comfeed Long An Ngày 1/7/2012, Biên laithu tiền số 213 ngày 15/8

Biểu 2.9: Biên lai thu tiền

+ Biên lai thu tiền

Công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

Bộ phận:………

Mẫu số: 01 – TT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày 15 tháng 8 năm 2012

Quyển số:……… Số:……213…….

- Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH Jafa Comfeed Long An

- Địa chỉ: Xã Nhựt Chánh, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An

- Nội dung thu:……….Ứng trước tiền hàng HĐ số 812………

- Số tiền thu:……… 200.000.000….(Viết bằng chữ): Hai trăm triệuđồng chẵn

- Căn cứ vào HĐKT số 812, biên lai thu tiền số 213 và yêu cầu nộp tiềncủa anh Phạm Văn Long phòng kinh doanh, Kế toán thanh toán lậpphiếu thu theo mẫu:

- KTTT lập phiếu thu theo mẫu:

Biểu 2.10: Phiếu thu

Công ty CP Đầu tư quốc tế và XNK DHT

Phòng 311, nhà C9B Hoàng Ngọc Phách,

P.Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Mẫu số: 01 – TT

(Ban hành theo QĐsố: BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

15/2006/QĐ-PHIẾU THU Quyển số:………

Ngày 15 tháng 8 năm 2012

Số: PT 548 Nợ: 1111 Có: 131

- Họ tên người nộp tiền: Phạm Văn Long

- Địa chỉ: Phòng kinh doanh

- Lý do nộp: Thu tiền ứng trước của công ty TNHH Jafa Comfeed Long

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ):Mười chín triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

- KTTT chuyển 1 liên giao cho thủ quỹ và 1 liên giao cho người nộp tiềngiữ, thủ quỹ kiểm tiền, thu tiền và xác nhận, ký phiếu thu Cuối ngàygiao lại cho KTTT vào sổ KTTT vào sổ, rồi chuyển cho Giám đốchoặc KTT ký duyệt

+ Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt

 Chứng từ phản ánh số tiền chi: Phiếu chi

- Trách nhiệm lập phiếu chi:

 Phiếu chi do KTTT lập làm 2 liên, đối với các nghiệp vụ phát sinhvới số tiền lớn hơn 20 triệu đồng, sau khi lập phiếu chi KTTT trìnhlên Giám đốc hoặc KTT ký duyệt Sau khi phiếu chi được ký duyệt,KTTT giao 1 liên phiếu chi cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền Đối vớicác nghiệp vụ chi thường xuyên liên quan đến số tiền nhỏ, dưới 20triệu đồng thì KTTT tập hợp laị cuối ngày trình lên cho Giám đốchoặc KTT ký duyệt 1 lần

 Phiếu chi được đóng thành quyển và được đánh số quyển theo thứ

tự từ 1 đến n trong một năm

Người

nhận

tiền

Lập phiếu chi

Ký phiếu chi

Giám đốc, KTT

Ghi sổ

KT Thanh toán

Giám đốc, KTT

Chi tiền

Thủ quỹ

KT thanh toán

Lưu trữ, bảo quản

 Số phiếu chi cũng được đánh dấu từ 1 đến n và mang tính nối tiếp từquyển này sang quyển khác

Sơ đồ: 2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt

- Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi tiền, người nhận tiền làmgiấy đề nghị chi, Giám đốc hoặc KTT ky giấy duyệt chi

- Căn cứ vào chứng từ duyệt chi KTTT lập phiếu chi sau đó trình lênGiám đốc hoặc KTT ký phiếu chi

- Căn cứ vào phiếu chi, thủ quỹ chi tiền Yêu cầu người nhận tiền xácnhận và ký vào phiếu chi Cuối ngày thủ quỹ tập hợp phiếu chi trongngày đưa lại cho KTTT làm căn cứ để ghi sổ và lưu trữ

+ Đối với các nghiệp vụ chi tiền mang tính thường xuyên, phát sinh quy

mô nhỏ thì sau khi KTTT lập phiếu chi sẽ giao luôn cho thủ quỹ làm căn

cứ chi tiền, người nhận tiền ký xác nhận đã nhận đủ số tiền Cuối ngày thủquỹ tập hơn toàn bộ phiếu chi giao lại cho KTTT, KTTT tập hợp lại vào sổ

và trình lên Giám đốc hoặc KTT ký phiếu chi

NV4: Ngày 6/8 chị Nguyễn Thu Hoa đề nghị ứng tiền để mua văn phòng

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 6 tháng 8 năm 2012

Số:… 125…

Kính gửi: Ban giám đốc công ty CP Đầu tư Quốc tế và XNK DHT

Tên tôi là:…… Nguyễn Thu Hoa………Địa chỉ: P311, nhà C9B Hoàng Ngọc phách, P Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Đề nghị tạm ứng số tiền: 8.000.000 VNĐ……… Viết bằng chữ: ……….Tám triệu đồng chẵn……….

Lý do tạm ứng:……… Mua văn Phòng Phẩm……….Thời gian thanh toán: ………… Ngày 15/8/2012………

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

- Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã được giám đốc phê duyệt, KTTTlập phiếu chi, giao cho thủ quỹ 1 liên làm căn cứ chi tiền