GVHD Th S Đoàn Thục Quyên Khoá luận tốt nghiệp GVHD Đoàn Thục Quyên MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH TRONG DOANH NGHIỆP 3 1 1 Những vấn đề cơ bản về Tài sản cố định[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH
Những vấn đề cơ bản về Tài sản cố định hữu hình
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của Tài sản cố định hữu hình:
Tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò chủ đạo trong cơ cấu tài sản dài hạn của doanh nghiệp, thể hiện các nguồn lực kinh tế có giá trị lớn và tuổi thọ sử dụng lâu dài TSCĐ chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản dài hạn, phản ánh khả năng tạo ra giá trị và mở rộng hoạt động kinh doanh bền vững Việc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản cố định là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Tài sản cố định (TSCĐ) là nguồn lực kinh tế quan trọng thuộc tài sản dài hạn mà doanh nghiệp nắm giữ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ được ghi nhận phù hợp với các tiêu chuẩn kế toán và ghi nhận đúng giá trị để phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ giúp nâng cao năng lực sản xuất và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và tăng trưởng lâu dài của doanh nghiệp.
Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của TSCĐ hữu hình Chúng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị và phương tiện vận tải TSCĐ hữu hình đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững.
TSCĐ hữu hình được ghi nhận phải có đủ các điều kiện sau:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lại từ việc sử dụng tài sản đó;
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;
- Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm;
- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
Theo Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính, tiêu chuẩn giá trị của TSCĐ được quy định là từ 10.000.000 đồng trở lên, thể hiện tính đồng nhất trong quản lý tài chính Đặc điểm nổi bật của TSCĐ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, và trong quá trình sử dụng, giá trị của tài sản này bị hao mòn dần theo thời gian Khi sử dụng trong sản xuất, giá trị hao mòn của TSCĐ được phân bổ vào chi phí kinh doanh theo từng phần, giúp phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động Khác với lao động, TSCĐ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng, điều này ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức kế toán TSCĐ, từ khâu xác định giá trị đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Tương tự như vậy, TSCĐ hữu hình cũng có đầy đủ các đặc điểm nói trên, cụ thể như sau:
Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
Giá trị Tài sản cố định (TSCĐ) giảm dần trong quá trình sử dụng do hao mòn tích lũy, phản ánh sự xuống cấp và giảm giá trị của tài sản theo thời gian Quá trình hao mòn này được ghi nhận và chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh thông qua hình thức khấu hao TSCĐ, giúp phản ánh đúng hiệu quả sử dụng tài sản và tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí khấu hao đều đặn có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán lợi nhuận chính xác và quản lý tài chính hiệu quả của doanh nghiệp.
TSCĐ trải qua rất nhiều chu kỳ tái sản xuất kinh doanh mới hoàn thành đủ một vòng quay của số vốn ban đầu ứng ra mua sắm nó.
1.1.2 Phân loại TSCĐ hữu hình:
TSCĐ hữu hình có thể phân loại theo nhiều hình thức khác nhau Cụ thể như sau:
Phân nhóm theo đặc trưng kinh tế kỹ thuật của TSCĐ hữu hình : bao gồm các nhóm tài sản có tính chất sử dụng tương đồng với nhau:
Nhà cửa, vật kiến trúc: nhà làm việc, nhà ở, nhà kho, chuồng trại, cầu đường …
Máy móc thiết bị: máy móc thiết bị động lực, máy móc thiết bị công tác…
Phương tiện vận tải, truyền dẫn: ô tô, tàu thuyền, ca nô, hệ thống ống dẫn nước, hệ thống dây dẫn điện, hệ thống truyền thanh…
Thiết bị, dụng cụ quản lý: gồm các thiết bị sử dụng trong quản lý kinh doanh, dụng cụ đo lường, thí nghiệm…
Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu : căn cứ vào quyền sở hữu,
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp phân chia thành 2 loại là TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp và TSCĐ thuê ngoài.
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp là những tài sản cố định có hình thái rõ ràng, được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn chủ sở hữu hoặc nguồn vốn vay Những tài sản này thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp chiếm hữu, sử dụng và định đoạt (như cho thuê, nhượng bán hoặc thanh lý) theo đúng thủ tục pháp luật quy định This classification underscores the importance of tangible fixed assets in the operational and financial structure of a business.
TSCĐ thuê ngoài là loại tài sản cố định không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà chỉ được doanh nghiệp thuê và sử dụng trong thời gian quy định theo hợp đồng Doanh nghiệp không có quyền định đoạt hoặc sở hữu lâu dài đối với loại tài sản này Việc thuê ngoài TSCĐ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vốn và linh hoạt trong quản lý tài sản cố định TSCĐ thuê ngoài thường bao gồm các loại máy móc, thiết bị hoặc phương tiện vận chuyển, được ghi nhận dựa trên hợp đồng thuê và không yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư mua mới.
Phân loại TSCĐ hữu hình theo mục đích và tình hình sử dụng:
- TSCĐ hữu hình dùng cho mục đích kinh doanh: Là những TSCĐ hữu hình do doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
TSCĐ hữu hình dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng là những tài sản cố định vật chất do doanh nghiệp quản lý và sử dụng nhằm đáp ứng các hoạt động liên quan đến phúc lợi nhân viên, phát triển sự nghiệp, đảm bảo an ninh và quốc phòng của tổ chức.
Tài sản cố định hữu hình bảo quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ Nhà nước là loại tài sản mà doanh nghiệp thực hiện bảo quản hộ hoặc giữ hộ cho đơn vị khác, hoặc cất giữ hộ cho Nhà nước theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền Các hoạt động này đảm bảo an toàn và đúng quy trình, góp phần quản lý hiệu quả tài sản của Nhà nước Việc bảo quản, giữ hộ tài sản cố định hữu hình thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về quản lý tài sản nhà nước.
- TSCĐ hữu hình chờ xử lý: Là những TSCĐ hữu hình bị hư hỏng chờ thanh lý, TSCĐ không cần sử dụng, TSCĐ đang tranh chấp chờ giải quyết…
Tùy theo yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tự phân loại chi tiết hơn các TSCĐ hữu hình của mình trong từng nhóm cho phù hợp.
1.1.3 Đánh giá TSCĐ hữu hình
Trong mọi trường hợp, Tài sản cố định hữu hình cần được đánh giá dựa trên nguyên giá và giá trị còn lại, đảm bảo phản ánh chính xác các chỉ tiêu tài chính Việc ghi sổ kế toán phải phản ánh đầy đủ các yếu tố về nguyên giá, giá trị hao mòn, và giá trị còn lại của TSCĐ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Giá trị còn lại TSCĐHH = Nguyên giá của TSCĐHH - Giá trị đã hao mòn
1.1.3.1 Xác định giá trị ban đầu của TSCĐ hữu hình
Nguyên giá của TSCĐ bao gồm toàn bộ các chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để có được tài sản cố định, nhằm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Việc xác định chính xác nguyên giá giúp doanh nghiệp tính toán khấu hao hợp lý, kiểm soát chi phí và quản lý tài sản hiệu quả hơn Nguyên giá bao gồm các khoản chi phí như giá mua, thuế vận chuyển, phí lắp đặt, và các chi phí liên quan để đưa tài sản vào trạng thái hoạt động bình thường Do đó, việc ghi nhận đúng nguyên giá là yếu tố quan trọng trong việc phản ánh chính xác giá trị của tài sản cố định trên báo cáo tài chính.
* Nguyên giá của TSCĐ hữu hình :
Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua thực tế phải trả (chưa tính thuế GTGT đối với doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ hoặc đã gồm thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp), cộng thêm các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp đến mua sắm như lãi vay phát sinh trong quá trình đầu tư, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi phí sửa chữa và tân trang, được tính đến thời điểm TSCĐ sẵn sàng đưa vào sử dụng.
TSCĐ hữu hình mua trả chậm, trả góp được xác định theo nguyên giá, bao gồm giá mua trả tiền ngay cùng các khoản thuế không hoàn lại và chi phí liên quan trực tiếp như vận chuyển, bốc dỡ, nâng cấp, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá trả ngay được hạch toán vào chi phí tài chính theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi khoản chênh lệch đó được vốn hóa ngay vào nguyên giá TSCĐ hữu hình theo quy định.
Nguyên giá của TSCĐ hữu hình mua qua hình thức trao đổi với TSCĐ hữu hình không tương tự được xác định dựa trên giá trị hợp lý của TSCĐ nhận về hoặc giá trị hợp lý của tài sản trao đổi, cộng hoặc trừ các khoản phải trả hoặc phải thu liên quan Ngoài ra, nguyên giá còn bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí trực tiếp phát sinh để chuẩn bị TSCĐ sẵn sàng đưa vào sử dụng, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, nâng cấp, lắp đặt và lệ phí trước bạ.
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình được xác định dựa trên giá trị còn lại của tài sản khi được trao đổi Khi TSCĐ hữu hình được mua bằng phương thức trao đổi với một tài sản tương tự hoặc hình thành từ việc bán để đổi lấy quyền sở hữu của TSCĐ hữu hình khác, nguyên giá của tài sản mới sẽ phản ánh giá trị còn lại của tài sản cũ Việc xác định nguyên giá này đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận và phản ánh giá trị tài sản theo các nguyên tắc kế toán chung.
Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
Kế toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tồn tại và biến động của TSCĐ hữu hình, nhằm đảm bảo thông tin tài chính minh bạch và đúng chuẩn Việc này giúp đáp ứng các yêu cầu về quản lý tài sản cố định hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và cung cấp dữ liệu chính xác cho quá trình ra quyết định Quản lý TSCĐ hữu hình đúng quy trình còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Xác định đối tượng ghi TSCĐ hợp lý là yếu tố quan trọng trong công tác kế toán tài sản cố định Đối tượng kế toán TSCĐ bao gồm các tài sản riêng biệt, có kết cấu độc lập và đảm nhận chức năng cụ thể hoặc là tổ hợp liên kết nhiều bộ phận cùng thực hiện một nhiệm vụ Việc xây dựng số hiệu cho từng đối tượng TSCĐ dựa trên việc xác định chính xác đối tượng giúp thuận tiện trong quản lý và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình ghi chép kế toán.
Phân loại Tài sản cố định (TSCĐ) một cách khoa học giúp doanh nghiệp quản lý và kế toán hiệu quả hơn, vì TSCĐ có nhiều loại với đặc điểm, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau Để thuận tiện trong công tác quản lý và kế toán, cần sắp xếp, phân loại TSCĐ thành các nhóm dựa trên các đặc trưng như quyền sở hữu, nguồn hình thành, hình thái biểu hiện, đồng thời kết hợp với tính chất đầu tư Mỗi phương pháp phân loại mang lại các lợi ích khác nhau trong việc hỗ trợ công tác kế toán và quản lý TSCĐ của doanh nghiệp.
Xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ là bước quan trọng trong phản ánh chính xác giá trị tài sản cố định, bao gồm nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại Do TSCĐ có giá trị lớn và bị hao mòn dần theo thời gian sử dụng, kế toán cần đảm bảo cập nhật các chỉ tiêu này để cung cấp thông tin chính xác phục vụ công tác quản lý Để hỗ trợ hiệu quả cho quản lý TSCĐ, kế toán doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như xác định, theo dõi và phản ánh đúng giá trị của tài sản cố định này.
Ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời số lượng, giá trị của TSCĐ hiện có là yếu tố then chốt trong quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp Việc nắm rõ tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như từng bộ phận sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát liên tục về việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng tài sản Đồng thời, thông tin này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch đầu tư và đổi mới TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và kéo dài tuổi thọ của tài sản cố định trong doanh nghiệp.
Việc tính toán và phân bổ hợp lý mức khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) vào chi phí sản xuất, kinh doanh là rất quan trọng để phản ánh chính xác độ hao mòn của TSCĐ theo từng kỳ kế toán Phương pháp này giúp đảm bảo các doanh nghiệp tuân thủ đúng chế độ tài chính quy định, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tối ưu hóa chi phí sản xuất Việc áp dụng các quy định về khấu hao phù hợp sẽ cung cấp thông tin tài chính minh bạch, chính xác, hỗ trợ quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Tham khảo lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa Tài Sản Cố Định (TSCĐ) giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động Việc tập hợp chính xác các khoản chi phí sửa chữa đảm bảo dữ liệu tài chính rõ ràng và đáng tin cậy Đồng thời, phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh hỗ trợ đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, góp phần tối ưu hoá lợi nhuận doanh nghiệp.
Kế toán TSCĐ hữu hình
1.3.1 Chứng từ kế toán TSCĐ hữu hình
Khi doanh nghiệp đưa TSCĐHH mới vào sử dụng, họ phải thành lập Hội đồng giao nhận gồm đại diện bên giao, bên nhận và các ủy viên Hội đồng này sẽ lập Biên bản giao nhận TSCĐHH nhằm xác định tài sản sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, nhận vốn góp, nhận biếu, tặng, viện trợ, thuê ngoài hoặc bàn giao cho đơn vị khác theo quyết định hoặc hợp đồng Biên bản giao nhận TSCĐHH là căn cứ quan trọng để thực hiện giao nhận tài sản và ghi sổ kế toán, bao gồm thẻ TSCĐHH và các sổ kế toán liên quan.
Biên bản giao nhận TSCĐHH được lập thành 02 bản, mỗi phía giữ 01 bản để chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu hồ sơ, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ tài sản cố định Đối với từng TSCĐHH, hồ sơ gồm biên bản, hợp đồng, hóa đơn mua, cùng các tài liệu kỹ thuật liên quan, giúp kế toán mở thẻ TSCĐHH theo dõi chi tiết từng tài sản Thẻ chi tiết TSCĐ được dùng làm căn cứ để ghi vào “Sổ TSCĐHH”, quy chuẩn cho toàn doanh nghiệp, mỗi đơn vị sử dụng một quyển sổ riêng Khi tài sản cố định có sự giảm do các nguyên nhân như điều chuyển, góp vốn, nhượng bán hay thanh lý, doanh nghiệp phải lập các chứng từ phù hợp như biên bản giao nhận hoặc biên bản thanh lý, từ đó kế toán ghi giảm TSCĐHH trên sổ theo đúng chứng từ.
Biên bản thanh lý TSCĐHH là văn bản xác nhận việc thanh lý Tài sản cố định hữu hình và là căn cứ để ghi giảm TSCĐHH trên sổ kế toán Được lập bởi Ban thanh lý TSCĐHH, biên bản này gồm 2 bản để lưu trữ và xử lý hồ sơ thống nhất.
1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐHH.
Biên bản giao nhận TSCĐHH được lập theo Mẫu số 01-TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐHH được lập theo Mẫu số 02-TSCĐ.
1.3.2 Tài khoản kế toán TSCĐ hữu hình
Theo chế độ hiện hành, kế toán tình hình biến động TSCĐ hữu hình được theo dõi trên các tài khoản sau:
Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình” phản ánh nguyên giá của toàn bộ tài sản cố định hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hiện có Nội dung của tài khoản này bao gồm các biến động tăng giảm trong kỳ, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị của tài sản cố định hữu hình Kết cấu của TK 211 thể hiện rõ các khoản tăng giảm giá trị tài sản, góp phần quản lý và kiểm soát tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo nguyên giá (mua sắm, xây dựng, cấp phát …).
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo nguyên giá (thanh lý, nhượng bán, điều chuyển…).
Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có.
TK 211 chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 sau đây:
TK 2111 “Nhà cửa, vật kiến trúc” phản ánh các tài sản cố định hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, bến cảng, đường xá, cầu cống, các hạng mục này nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có giá trị lâu dài.
TK 2112 “Máy móc, thiết bị” phản ánh toàn bộ các loại máy móc, thiết bị sử dụng trong sản xuất kinh doanh, bao gồm máy móc chuyên dụng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và thiết bị động lực Đối tượng này giúp ghi nhận giá trị và tình trạng của các thiết bị, máy móc trong doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý và báo cáo tài chính Việc theo dõi máy móc, thiết bị theo TK 2112 là cần thiết để đánh giá chính xác tài sản cố định của doanh nghiệp SEO keywords: máy móc, thiết bị, quản lý tài sản cố định, sản xuất kinh doanh, dây chuyền công nghệ.
TK 2113 “Phương tiện, thiết bị vận tải, truyền dẫn” phản ánh các loại phương tiện vận tải như đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường không và hệ thống ống dẫn như hệ thống điện nước, băng tải Đây là các thiết bị và phương tiện quan trọng đảm bảo hoạt động giao thông vận tải hiệu quả, an toàn và liên tục trong nhiều lĩnh vực khác nhau Các phương tiện này không chỉ phục vụ vận chuyển hàng hóa, hành khách mà còn hỗ trợ truyền dẫn các nguồn năng lượng, dữ liệu, giúp nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
- TK 2114 “Thiết bị, dụng cụ quản lý”: Phản ánh các thiết bị, dụng cụ phục vụ quản lý như thiết bị điện tử, máy vi tính, fax…
Trong mục TK 2115 “Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm”, ghi nhận các loại cây lâu năm như chè, cao su, cà phê, cam nhằm phản ánh hoạt động nông nghiệp bền vững và phát triển kinh tế nông thôn Đồng thời, mục này cũng phản ánh các loại súc vật lao động như trâu, bò, ngựa giúp cày kéo nông nghiệp, góp phần nâng cao năng suất trồng trọt Ngoài ra, còn bao gồm các súc vật cho sản phẩm chủ lực như trâu, bò sữa sinh sản, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng thực phẩm và phát triển ngành chăn nuôi.
TK 2118 “TSCĐ khác” phản ánh các loại tài sản cố định chưa được ghi nhận trong các tài khoản khác, bao gồm TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý hoặc nhượng bán Ngoài ra, tài khoản này còn ghi nhận các tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn, tranh ảnh và các tài sản đặc thù khác chưa phân bổ hoặc chưa sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Việc phản ánh chính xác TK 2118 giúp doanh nghiệp quản lý tốt tình hình tài sản cố định chưa khai thác, hỗ trợ quá trình kiểm kê, thanh lý và đầu tư hiệu quả.
Tài khoản 214 “Hao mòn TSCĐ” là phần mềm kế toán dùng để theo dõi tình hình hiện có và các biến động về hao mòn của toàn bộ tài sản cố định trong doanh nghiệp, trừ TSCĐ thuê ngắn hạn TK 214 giúp quản lý rõ ràng lượng hao mòn tích lũy và đã phân bổ, đảm bảo đơn vị nắm rõ giá trị còn lại của TSCĐ qua từng kỳ kế toán Kết cấu và nội dung của tài khoản này bao gồm các thông tin về số dư ban đầu, các khoản hao mòn phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác sự giảm giá trị của tài sản cố định theo thời gian.
Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm trong kỳ.
Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ tăng trong kỳ.
Số dư Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có.
TK214 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 sau đây:
- TK 2141 “Hao mòn TSCĐ hữu hình”
- TK 2142 “Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính”
- TK 2143 “Hao mòn TSCĐ vô hình”
- TK 2147 “Hao mòn bất động sản đầu tư”
Trong quá trình hạch toán Tài sản cố định (TSCĐ), kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản khác nhằm phản ánh chính xác các khoản mục liên quan như tài khoản 001 "Tài sản thuê ngoài" và TK 331 "Phải trả cho người bán" Những tài khoản này giúp ghi nhận các khoản chi phí thuê ngoài và các khoản phải trả đối với nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Việc sử dụng các tài khoản phù hợp là cần thiết để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
TK 341”Vay dài hạn”, TK 342 “Nợ dài hạn”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112
1.3.3 Phương pháp kế toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
1.3.3.1 Kế toán tăng TSCĐ hữu hình
Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân như mua sắm mới, xây dựng hoặc cấp phát Kế toán cần xem xét từng trường hợp cụ thể để ghi sổ đúng quy định, đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc ghi nhận tăng tài sản cố định giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Tăng do mua sắm bằng vốn chủ sở hữu
Dựa trên các chứng từ liên quan, khi mua sắm tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, kế toán cần ghi sổ chính xác để phản ánh đúng giá trị tài sản và thuế GTGT đầu vào Việc ghi chép này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quỹ tài sản cố định, đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và hỗ trợ công tác kế toán tài chính hiệu quả Do đó, việc lập chứng từ, ghi sổ phù hợp là yếu tố quan trọng trong quá trình ghi nhận các khoản chi phí, tài sản cố định có liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 : Tổng số tiền chưa trả người bán
Có TK 111, 112: Thanh toán ngay (kể cả phí tổn mới)
- Kết chuyển tăng nguồn vốn tương ứng, ghi:
Nợ TK 414: Nếu dùng quỹ đầu tư phát triển để đầu tư
Nợ TK 353 (3532): Nếu dùng quỹ phúc lợi để đầu tư
Nợ TK 441: Đầu tư bằng nguồn vốn xây dựng cơ bản
Có TK 411: Ghi tăng NVKD (nếu TSCĐ đầu tư dùng cho HĐKD)
Khi doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn kinh doanh, kể cả nguồn vốn khấu hao, để mua sắm hoặc đầu tư TSCĐ, kế toán không ghi bút toán kết chuyển nguồn vốn vì nguồn vốn này không đổi Đối với các TSCĐ mua bằng quỹ phúc lợi và dùng cho hoạt động phúc lợi công cộng, kế toán cũng thực hiện các nghiệp vụ tương tự, nhưng nguyên giá của những TSCĐ này bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
Tăng do mua sắm bằng vốn vay dài hạn
Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng thêm
Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đầu vòa được khấu trừ
Tài khoản 341 phản ánh số tiền vay dài hạn để mua sắm tài sản cố định hoặc đầu tư phát triển Khi thực hiện thanh toán khoản vay dài hạn, kế toán tiến hành ghi nhận bút toán kết chuyển nguồn vốn phù hợp theo kế hoạch sử dụng nguồn vốn này Việc quản lý chính xác các khoản vay dài hạn và phản ánh đúng trên sổ sách giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán, hỗ trợ quyết định quản trị hiệu quả.
Tăng do mua sắm theo phương thức trả góp, trả chậm
Kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình
Khái niệm khấu hao TSCĐ :
Trong quá trình đầu tư và sử dụng, TSCĐ bị hao mòn do tác động của môi trường tự nhiên, điều kiện làm việc và tiến bộ kỹ thuật Hao mòn của TSCĐ xảy ra dưới hai dạng chính: hao mòn hữu hình do sự xuống cấp vật lý của thiết bị qua thời gian sử dụng, cùng với hao mòn vô hình do sự giảm giá trị của TSCĐ khi có các sản phẩm cùng loại mới có nhiều tính năng vượt trội, năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn.
Theo nguyên tắc phù hợp, phần giá trị hao mòn của TSCĐ phải được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh qua phương pháp trích khấu hao Hao mòn là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và khả năng sử dụng của TSCĐ, trong khi khấu hao là biện pháp quản lý chủ quan giúp phân bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí sản xuất một cách hệ thống trong thời gian sử dụng.
Trong lĩnh vực kinh tế, khấu hao giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị thực của tài sản, từ đó cung cấp thông tin tài chính trung thực và minh bạch Đồng thời, việc trích khấu hao cũng góp phần làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quyết định đầu tư và quản lý tài chính Chính vì vậy, khấu hao là công cụ quan trọng trong quá trình phân bổ chi phí và duy trì sự cân đối trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Về phương diện tài chính, khấu hao là một phương tiện tài trợ, giúp cho doanh nghiệp thu được bộ phận giá trị đã mất của TSCĐ.
Trong lĩnh vực thuế khóa, khấu hao là khoản chi phí hợp lệ được trừ vào lợi nhuận chịu thuế, giúp giảm thiểu số thuế phải nộp Việc tính khấu hao đúng quy định không những đảm bảo tính hợp pháp của chi phí kinh doanh mà còn tối ưu hoá nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp Do đó, khấu hao đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế.
- Về phương diện kế toán, khấu hao là việc ghi nhận sự giảm giá củaTSCĐ.
1.4.1 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình
1.4.1.1 Nguyên tắc tính khấu hao
- Các TSCĐ được tính khấu hao theo nguyên tắc tròn ngày.
Mọi tài sản cố định liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải trích khấu hao để phản ánh chính xác giá trị sử dụng của TSCĐ theo quy định của pháp luật Mức trích khấu hao này được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính Ngay cả khi TSCĐ đang trong tình trạng thế chấp, cầm cố hoặc cho thuê, doanh nghiệp vẫn phải trích khấu hao theo quy định, trừ những trường hợp không phải trích khấu hao theo Thông tư 203/2009/TT-BTC Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong việc phản ánh giá trị tài sản của mình trên báo cáo tài chính.
Phương pháp khấu hao đã được doanh nghiệp lựa chọn và đăng ký phù hợp với từng loại TSCĐ, cần thực hiện thống nhất và nhất quán trong suốt quá trình sử dụng Việc duy trì phương pháp khấu hao phù hợp giúp phản ánh chính xác giá trị tài sản và hỗ trợ quá trình lập báo cáo tài chính chính xác Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về phương pháp khấu hao đã đăng ký để đảm bảo tính minh bạch và hợp lý trong quản lý tài sản cố định.
Khi TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn được sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải trích khấu hao tiếp tục Trong trường hợp TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, hư hỏng không thể sửa chữa, doanh nghiệp xác định nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường của tập thể, cá nhân gây ra Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với số tiền bồi thường và giá trị thu hồi được (nếu có) sẽ được bù đắp từ Quỹ dự phòng tài chính; nếu quỹ không đủ, phần thiếu sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lý để xác định thuế thu nhập doanh nghiệp TSCĐ không tham gia hoạt động kinh doanh không phải trích khấu hao.
Các doanh nghiệp có thể tận dụng toàn bộ số khấu hao lũy kế của Tài sản cố định (TSCĐ) để tái đầu tư, thay thế hoặc đổi mới thiết bị mà không cần phải có nhu cầu đầu tư hoặc tái tạo ngay lập tức Quyền linh hoạt trong việc sử dụng khấu hao lũy kế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, phục vụ các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
1.4.1.2 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình
* Phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
Phương pháp này áp dụng mức trích khấu hao cố định theo thời gian sử dụng, còn gọi là phương pháp khấu hao đều hoặc khấu hao theo thời gian, giúp phân bổ giá trị tài sản một cách đều đặn hàng kỳ.
Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau:
- M i : Mức khấu hao bình quân năm của TSCĐ
- t i : Tỷ lệ khấu hao bình quân năm của TSCĐ i
- T i : Số năm dự kiến sử dụng của TSCĐ i
Dựa trên mức khấu hao bình quân năm của từng tài sản cố định, kế toán xác định mức khấu hao bình quân tháng của từng TSCĐ (mi), giúp đánh giá chính xác giá trị hao mòn hàng tháng Ngoài ra, kế toán còn tính tổng mức khấu hao của toàn bộ tài sản cố định cần trích trong tháng này (m), nhằm đảm bảo phản ánh đúng tình hình hao mòn và phân bổ chi phí phù hợp theo quy định kế toán Công thức tính toán này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí khấu hao hàng tháng, nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản cố định.
Theo chế độ hiện hành, việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ bắt đầu từ ngày trong tháng khi TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia hoạt động kinh doanh, dựa trên nguyên tắc tròn ngày Để đơn giản hóa công tác tính toán, nếu trong tháng trước không có biến động về tăng hoặc giảm TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện trích khấu hao TSCĐ chia đều cho các bộ phận sử dụng theo công thức đã quy định.
TSCĐ phải trích tháng này ở bộ phận j
Mức khấu hao TSCĐ đã trích tháng trước ở bộ phận j
Mức khấu hao của những TSCĐ tăng thêm trong tháng này ở bộ phận j
Mức khấu hao của những TSCĐ giảm đi trong tháng này ở bộ phận j
Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả kinh tế cao có thể thực hiện khấu hao nhanh tối đa không quá 2 lần mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ Các loại tài sản cố định tham gia hoạt động kinh doanh được lại dụng để trích khấu hao nhanh bao gồm máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc, thiết bị đo lường, thí nghiệm, phương tiện vận tải, dụng cụ quản lý, súc vật, và vườn cây lâu năm Khi tiến hành trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp cần đảm bảo hoạt động kinh doanh có lãi, và phần trích vượt quá mức quy định (hơn 2 lần) sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập trong kỳ.
* Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh:
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, công nghệ mới có tốc độ hao mòn vô hình cao, đòi hỏi khấu hao, thay thế và đổi mới nhanh chóng để bắt kịp sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật Tài sản cố định tham gia hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh khi đáp ứng các điều kiện nhất định.
- Là TSCĐ đầu tư mới (chưa qua sử dụng)
- Là các loại máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm.
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo số dư giảm dần có điều chỉnh được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng của TSCĐ theo quy định tại Thông tư số 203/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Bước 2: Xác định mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ:
Trong đó: Tỷ lệ khấu hao nhanh xác định theo công thức sau:
Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ
= Giá trị còn lại của TSCĐ × Tỷ lệ trích khấu hao nhanh
Tỷ lệ khấu hao nhanh =
Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng × Hệ số điều chỉnh
Hệ số điều chỉnh được xác định dựa trên chu kỳ đổi mới của máy móc, thiết bị và thời gian sử dụng của TSCĐ, giúp đảm bảo chính xác trong quản lý và tính toán giá trị tài sản cố định Việc xem xét các yếu tố này theo quy định trong bảng hướng dẫn giúp điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn sở hữu và sử dụng TSCĐ Áp dụng hệ số điều chỉnh phù hợp sẽ tối ưu hoá quá trình đánh giá, duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp.
Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh (lần) Đến 4 năm (t ≤4 năm) 1,5
Trên 4 đến 6 năm ( 4 năm < t ≤ 6 năm) 2,0
Vững chắc về cách tính khấu hao cuối kỳ, khi mức khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần bằng hoặc thấp hơn bình quân giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại, từ đó, mức khấu hao hàng năm sẽ được xác định bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm còn lại của TSCĐ.
Mức trích khấu hao hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng.
* Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm:
Kế toán sửa chữa TSCĐ hữu hình
1.5.1 Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ
Sửa chữa thường xuyên TSCĐ là hoạt động duy tu, bảo dưỡng định kỳ nhằm duy trì và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định Các công việc sửa chữa nhỏ, không gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh, được kế toán ghi nhận ngay vào chi phí kinh doanh theo từng khoản phát sinh Việc thực hiện sửa chữa định kỳ giúp kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Nếu việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm, kế toán ghi:
- Trường hợp sửa chữa thường xuyên thuê ngoài, kế toán ghi:
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,…: Tổng số tiền phải trả.
1.5.2 Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
Sửa chữa lớn TSCĐ mang tính phục hồi là quá trình thay thế hoặc sửa chữa các bộ phận bị hư hỏng để đảm bảo TSCĐ hoạt động bình thường trở lại Chi phí sửa chữa lớn thường cao và thời gian thực hiện kéo dài, có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch tùy theo tình hình Toàn bộ chi phí sửa chữa được ghi nhận riêng theo từng công trình, sau khi hoàn thành, được xem như một khoản chi phí theo dự toán và phản ánh vào chi phí phải trả hoặc chi phí trả trước phù hợp với loại hình sửa chữa.
Kế toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi được tiến hành như sau:
- Tập hợp chi phí sửa chữa thực tế phát sinh (chi tiết theo từng công trình):
+ Nếu doanh nghiệp thuê ngoài:
Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có Tk 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng.
+ Nếu doanh nghiệp tự làm:
Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh
- Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành, tùy theo tính chất sửa chữa, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa lớn như sau:
Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa lớn trong kế hoạch
Nợ TK 242: Giá thành sửa chữa lớn ngoài kế hoạch (nếu lớn) hoặc
Nợ TK 627, 641, 642 …: Giá thành sửa chữa lớn ngoài kế hoạch
(nếu nhỏ, chỉ liên quan đến một năm tài chính)
Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa lớn.
1.5.3 Kế toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ
Sửa chữa nâng cấp TSCĐ nhằm kéo dài tuổi thọ, nâng cao năng suất và tính năng của tài sản cố định thông qua các hoạt động như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung bộ phận mới Kế toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ được xử lý như sửa chữa lớn mang tính phục hồi, với chi phí phát sinh được tập hợp riêng theo từng công trình qua tài khoản 241 (2413) Sau khi hoàn thành và bàn giao công trình sửa chữa, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, phản ánh chính xác trong sổ sách kế toán để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ chuẩn mực kế toán.
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ (giá thành sửa chữa thực tế)
Tài khoản 241 (2413) ghi nhận giá thành thực tế của công tác sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định Đồng thời, khoản chi phí này cần thực hiện kết chuyển nguồn vốn, nếu sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu, theo quy định tương tự như các trường hợp khác để phản ánh đúng giá trị và nguồn vốn đầu tư.
Hệ thống sổ kế toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
1.6.1.1 Nguyên tắc, đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.6.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Mỗi ngày, dựa trên các chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ, các nghiệp vụ phát sinh trước tiên được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu đã ghi trong sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ này được phản ánh vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng đồng thời được ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan để đảm bảo ghi chép chính xác và đầy đủ.
Các đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt cần ghi nhận hàng ngày dựa trên chứng từ phù hợp để phản ánh nghiệp vụ phát sinh Định kỳ hoặc cuối tháng, cần tổng hợp dữ liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt, loại bỏ các số trùng lặp do nghiệp vụ ghi vào nhiều sổ cùng lúc, rồi nhập số liệu vào các tài khoản trên Sổ Cái phù hợp với khối lượng công việc.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu từ Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) là căn cứ quan trọng để lập báo cáo tài chính chính xác Việc đối chiếu số liệu giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính doanh nghiệp Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết là phần mềm quản lý dữ liệu tài chính giúp tổng hợp thông tin từ các sổ, thẻ kế toán một cách hệ thống Dữ liệu đã xác nhận đúng đắn sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản của kiểm toán là tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh trên sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ các trùng lặp Điều này đảm bảo tính chính xác và đối chiếu của hệ thống sổ sách kế toán trong cùng kỳ.
1.6.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký -
Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
1.6.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để xác định các tài khoản cần ghi Nợ và Có Việc này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi sổ kế toán hàng ngày.
Sổ Nhật ký và Sổ Cái là các phần quan trọng trong hệ thống kế toán, ghi nhận số liệu của từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp được ghi trên một dòng trong cả hai phần Nhật ký và Cật, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng tra cứu Việc cập nhật dữ liệu đúng theo quy trình này giúp tăng cường công tác hạch toán chính xác, phù hợp với các quy định về kế toán và kiểm toán Quản lý sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong việc theo dõi các hoạt động tài chính doanh nghiệp một cách rõ ràng, minh bạch.
Sổ Cái là bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, được lập để ghi chép các chứng từ phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc theo chu kỳ từ 1 đến 3 ngày Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý các hoạt động tài chính, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kế toán hàng ngày Việc lập Sổ Cái đảm bảo tính hệ thống, minh bạch và dễ kiểm soát các chứng từ kế toán, hỗ trợ quá trình tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính chính xác.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại sau khi đã ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái được sử dụng để ghi chép vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan Các chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán của doanh nghiệp Việc tổng hợp và lưu giữ các chứng từ kế toán giúp đảm bảo sự thống nhất và dễ dàng tra cứu thông tin tài chính khi cần thiết.
Vào cuối tháng, kế toán đã phản ánh đầy đủ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết để đảm bảo ghi nhận chính xác các nghiệp vụ Sau đó, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh trong phần Nhật ký và các cột liên quan nhằm tổng hợp dữ liệu chính xác cho báo cáo tài chính tháng Việc hạch toán đúng quy trình giúp đảm bảo tính minh bạch và đúng pháp luật trong công tác kế toán cuối kỳ.
Trong phần Sổ Cái, các khoản Nợ và Có của từng tài khoản được ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng để phản ánh chính xác hoạt động tài chính Việc căn cứ vào số phát sinh các tháng trước cùng với số phát sinh của tháng hiện tại giúp tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng, đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính Dựa trên số dư đầu tháng (hoặc đầu quý) và các số phát sinh trong tháng, kế toán xác định được số dư cuối tháng (hoặc cuối quý) của từng tài khoản, từ đó phản ánh đúng tình hình tài chính trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản
Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần phải được khóa sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, Có và tính số dư cuối tháng của từng đối tượng Dựa trên dữ liệu đã khóa sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản để phản ánh chính xác các số liệu tài chính Cuối cùng, số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” phải được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của mỗi tài khoản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Sau khi khóa sổ, số liệu từ Nhật ký - Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết cần được kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình lập báo cáo tài chính cuối kỳ.
1.6.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.