TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐỀ TÀI Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T Giáo viên hướng dẫn TS[.]
Trang 1
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
ĐỀ TÀI:
Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại
Công ty TNHH Quảng cáo M & T
Trang 2DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
1.1 Đặc điểm khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M
& T 21.1.1 Đặc điểm khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 21.1.2 Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 41.2 Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHHQuảng cáo M & T 51.2.1 Đặc điểm thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo
M & T 61.2.2 Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảngcáo M & T 61.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công tyTNHH Quảng cáo M & T 7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M
& T 9
Trang 32.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH
Quảng cáo M & T 14
2.1.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 24
2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 31
2.2.1 Chứng từ, thủ tục luân chuyển chứng từ: 31
2.2.2 Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 32
2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 38
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T 46 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 46
3.1.1 Ưu điểm 46
3.1.2 Nhược điểm 47
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 48
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T 49
3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp 49
Trang 4cung cấp 513.2.5 Các giải pháp khác 51
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 5Ký hiệu Viết đầy đủ Ký hiệu Viết đầy đủ
BIDV Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Việt Nam
HĐ-II Hợp đồng in ấn
Trang 6Bảng 1.1: Danh mục những khách hàng chính của Công ty TNHH Quảng cáo
M & T 3
Bảng 1.2: Danh mục những nhà cung cấp chính của Công ty TNHH Quảng cáo M & T 5
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp 16
Biểu mẫu 2.2: Phiếu nhập kho 17
Biểu mẫu 2.3: Ủy nhiệm chi 18
Biểu mẫu 2.4: Giấy báo nợ 19
Biểu mẫu 2.5: Giấy đề nghị thanh toán 20
Biểu mẫu 2.6: Phiếu chi 21
Biểu mẫu 2.7: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 22
Biễu mẫu 2.8: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán 23
Biểu mẫu 2.9: Nhật ký mua hàng 27
Biểu mẫu 2.10: Sổ Cái TK 331 28
Biểu mẫu 2.11: Thư xác nhận công nợ 30
Biểu mẫu 2.12: Hóa đơn GTGT của Công ty 34
Biểu mẫu 2.13: Giấy báo có 35
Biểu mẫu 2.14: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng 36
Biễu mẫu 2.15: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng 37
Biểu mẫu 2.16: Nhật ký bán hàng 41
Biểu mẫu 2.17: Sổ Cái TK 131 42
Biểu mẫu 2.18: Biên bản đối chiếu công nợ 44
Biểu mẫu 2.19: Ủy nhiệm thu 50
Trang 7Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán trả
trước bằng chuyển khoản 10
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
ngay bằng tiền mặt 12
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán chậm bằng chuyển khoản 13
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp 14
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp thanh toán 25
với nhà cung cấp 27
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ 31
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng 32
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng 39
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
Kết thúc công trình học tập trên ghế nhà trường, chúng em bước vào một kỳ thực tập cuối khóa Đơn vị mà em lựa chon và xin thực tập là Công ty TNHH Quảng cáo M & T Thời gian thực tập tại đây, em đã tìm hiểu thực trạng kế toán tại Công ty Trong đó, em đã đi sâu vào tìm hiểu thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty Thực tế cho thấy, ngoài những vấn đề
mà Công ty quan tâm như chi phí, giá vốn, doanh thu, lợi nhuận thì cácnghiệp vụ thanh toán cũng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó thể hiệnmối quan hệ giữa Công ty với các đối tác tiêu thụ và các nhà cung cấp Tìnhhình thanh toán của Công ty không chỉ là mối quan tâm của các bên đối tác
mà còn là mối quan tâm của các nhà đầu tư, các ngân hàng và các tổ chức, cánhân muốn có quan hệ hợp tác, kinh doanh, đầu tư với Công ty Nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán, em đã tìm hiểu vànghiên cứu đề “Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty TNHH quảng cáo M & T”
Nội dung chính của Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba chương:
- Chương I: Đặc điểm và tổ chức thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty TNHH quảng cáo M & T
- Chương II: Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty TNHH quảng cáo M & T.
- Chương III: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty TNHH quảng cáo M & T.
Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn – TS Lê Kim Ngọc, các phòng ban trong Công ty, các CBNV trong Phòng Kế toán cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành xong bài báo cáo Xong do kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi
Trang 9những thiếu sót, khuyết điểm Vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để báo cáo của em hoàn thiện hơn
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T.
1.1 Đặc điểm khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M
& T.
Nhận thức được rằng, sự chủ động quan hệ hợp tác với các đối tác làmột trong những yếu tố quyết định thành công nên Công ty đã liên tục tìmkiếm và mở rộng hợp tác quan hệ với các đối tác Nhờ sự cởi mở và hợp táctrên quan điểm các bên cùng có lợi nên tuy mới thành lập từ năm 2007 nhưngđến nay Công ty đã có được nhiều sự ủng hộ hợp tác từ các đối tác
1.1.1 Đặc điểm khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
Công ty TNHH quảng cáo M & T hoạt động trong lĩnh vực in ấn vàquảng cáo Trong đó, hoạt động chính của Công ty là in ấn các loại sản phẩmtrên chất liệu giấy Do đó, khách hàng của Công ty cũng là những Công ty cónhu cầu in sổ sách, sổ tay, catolo …
Công ty có quan hệ hợp tác với các khách hàng chủ yếu ở miền Bắcnhưng các Hợp đồng in ấn được ký kết lại trải khắp cả nước Chính vì vậy
mà Công ty càng nhận được nhiều sự quan tâm và hợp tác từ các khách hàng.Hiện nay Công ty đang mở rộng tìm kiếm, hợp tác với các khách hàng trongnước và cả khách hàng nước ngoài
Công ty phân nhóm khách hàng thương xuyên và khách hàng khôngthường xuyên
* Nhóm khách hàng thường xuyên, khách hàng chính của Công ty:
Trang 10Bảng 1.1: Danh mục những khách hàng chính của Công ty TNHH quảng cáo M & T
In sổ tay dùng đểtặng khách hàng
Số 200, NguyễnSơn, Long Biên,
Hà Nội
Làm các quyểnFORM dùng trênmáy bay
In sổ tay giả da caocấp và procher
6 Văn phòng chính
phủ
218, Đội Cấn, BaĐình, Hà Nội
Làm sổ văn phòng
Trang 11(Nguồn: Công ty TNHH quảng cáo M & T)
* Nhóm khách hàng không thường xuyên của Công ty:
+ Công ty quảng cáo và truyền thông MV CORP (MV CORP)+ Công ty TNHH TM – DV quảng cáo Niềm Tin Việt ( VIFAT)+ Công ty CP truyền thông đa phương tiện VINACO (VINACO)+ Công ty CP in Long Việt ( LONG VIET)+ Công ty Điện lực Thái Bình (ĐLTB)+ Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt (SENVIET)
………
1.1.2 Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực in ấn và sản xuất các loại sổsách theo yêu cầu nên Công ty có các đối tác cung cấp nguyên liệu, thiết bịphục vụ cho quá trình in ấn
Công ty đã tìm kiếm các nhà cung cấp theo hướng tốt nhất với Công ty
về khoảng cách, giá cả, chất lượng…để tạo mối quan hệ thân thiết trong cáchoạt động mua bán Khi có quan hệ thân thiết và sự hợp tác tin tưởng lẫn nhauthì Công ty có thể mua chịu được nguyên liệu, thiết bị khi chưa xoay đủ đượcvốn hoặc có thể chiếm dụng được một khoản nợ làm vốn đầu tư kinh doanhsản xuất trong một thời gian cho phép
Mỗi loại nguyên liệu, thiết bị Công ty lại tìm một nhà cung cấp chuyên
về loại nguyên liệu, thiết bị đó Cụ thể như sau:
Trang 12Bảng 1.2: Danh mục những nhà cung cấp chính của Công TNHH
Quảng cáo M& T
7
Xí nghiệp Nhựa XN 181 Lạc Long
Quân, Tây Hồ, HàNội
Cung cấp da
(Nguồn: Công ty TNHH Quảng cáo M & T)
1.2 Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
Trang 131.2.1 Đặc điểm thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo
M & T.
* Phương thức thanh toán với khách hàng tại Công ty:
- Khách hàng thanh toán theo 2 lần Lần đầu là thanh toán tạm ứng 30 -50 %tổng giá trị hợp đồng, lần 2 sau khi bên mua nhận hàng đầy đủ về số lượng,đảm bảo quy cách về chất lượng của sản phẩm thì sẽ thanh toán nốt giá trị cònlại của hợp đồng theo như thời gian quy định trong hợp đồng
- Đa phần những khoản thanh toán đều có giá trị hợp đồng trên 20 triệuđồng nên đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng
* Chính sách bán hàng tại Công ty:
- Sau khi có các thông tin chính xác về khách hàng cũng như thông tin
về các dự án thì Công ty sẽ tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng in ấn
- Khi hoàn thành công tác nghiệm thu sản phẩm thì Công ty sẽ giao chokhách hàng Hóa đơn GTGT hợp lệ của nhà nước và các chứng từ có liênquan
- Sau khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng thì Công ty phải có tráchnhiệm bảo hành sản phẩm cho khách hàng trong vòng 1 tháng vì đây là sảnphẩm in ấn nên thời gian bảo hành này hợp lý
* Chính sách tín dụng tại Công ty:
Công ty có chính sách tín dụng thương mại với khách hàng dưới hìnhthức cho khách hàng trả sau hay nhận nợ Chính sách tín dụng thương mại củaCông ty như một hình thức khuyến mại đối với khách hàng, sẽ thu hút được
sự quan tâm của nhiều khách hàng, cải thiện được mối quan hệ với kháchhàng và tạo ấn tượng tốt với khách hàng
1.2.2 Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
* Phương thức thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty:
Trang 14- Sau khi ký Hợp đồng mua bán nguyên liệu, hàng hóa thì Công ty sẽtạm ứng một phần hoặc trả trước toàn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp bằngtiền mặt hoặc qua chuyển khoản ngân hàng.
- Với những hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ (dưới 20.000.000 đồng) thì Công
ty sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt
- Với những nhà cung cấp có quan hệ thân thiết thì Công ty có thể hợpđồng trả chậm , thanh toán qua chuyển khoản Ngân hàng
* Chính sách tín dụng tại Công ty:
Công ty có quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp nên thường đượchưởng chính sách tín dụng thương mại dưới hình thức mua chịu nguyên liệu.Khi đó Công ty sẽ tận dụng việc mua chịu như một nguồn tài trợ ngắn hạn và
có thể hưởng lợi từ khoản chiết khấu nếu thanh toán trước thời hạn hoặc cóthể chiếm dụng được một khoản vốn trong một thời hạn cho phép với một chiphí hợp lý
1.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công
ty TNHH Quảng cáo M & T.
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công tyđược thực hiện chủ yếu bởi Phòng Kế toán, trong đó vai trò quan trọng là Kếtoán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và TGNH Bên cạnh đó còn cóvai trò của các bộ phận và cá nhân khác như Phòng Kinh doanh, Phòng Thiếtkế
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung toàn Công ty, có nhiệm vụ tổchức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật; chịu trách nhiệm vềtoàn bộ công tác kế toán tài chính của đơn vị trong đó có các nghiệp vụ kếtoán thanh toán; kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện công tác kế toán của các
phần hành đảm bảo đúng quy định; kiểm tra và ký xác nhận vào các Giấy đề nghị
thu chi của các bộ phận hoặc Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi do Kế toán tiền
Trang 15- Kế toán công nợ hay kế toán thanh toán có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên, liên tục các khoản phải thu của khách hàng và khoản phải trả nhà cung cấp; lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ; thực hiện công việc đề nghị thanh toán để trình Giám đốc duyệt chi thanh toán; theo dõi các khoản thu chi của Công ty; đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Kế toán viên phụ trách mảng kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng có nhiệm vụ đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu chi; theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt; tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng.
Kế toán công nợ và Kế toán tiền mặt, TGNH trực tiếp liên quan tới công tác giao dịch, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
Kế toán tổng hợp kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác
kế toán trong Công ty, trong đó có kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
- Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ đặt ra các chỉ tiêu tháng, quý, năm, xây dựng phương án kinh doanh Đồng thời, tìm nguồn khách hàng để ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng giao nhận sản phẩm, giao dịch đàm phán với đối tác.
- Phòng Thiết kế có nhiệm vụ thiết lập các mẫu mã theo đúng yêu cầu của đối tác Luôn sáng tạo và kiếm tìm ý tưởng để làm hài lòng khách hàng Đảm bảo hợp đồng tiến hành đúng quy định, chuẩn mực, chịu trách nhiệm về chất lượng của các sản phẩm.
Tất cả các công tác thu chi trong Công ty đều phải trình qua Giám đốc xét duyệt Các đề nghị thu chi hợp lý, hợp lệ sẽ được xét duyệt; các đề nghị chi không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ, bổ sung chứng từ liên quan.
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty luôn được giao dịch, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch tới chứng từ,
sổ sách quản lý, thông suốt từ nhân viên thu mua, các phòng ban liên quan, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm chính tới Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung và
sự xét duyệt của Giám đốc Công ty.
Trang 16CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M&T.
2.1 Thực trạng thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
2.1.1 Chứng từ, thủ tục luân chuyển chứng từ:
* Chứng từ sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng mua bán nguyên liệu
- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty làm căn cứ đểthanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
- Giấy đề nghị thanh toán
- Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi
- Giấy báo nợ
- Bản sao kê báo nợ của Ngân hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu hàng hóa
- Biên bản giao nhận nguyên liệu hàng hóa
- Phiếu đề nghị mua nguyên liệu hàng hóa…
* Thủ tục luân chuyển chứng từ:
- Với phương thức thanh toán trả trước bằng chuyển khoản qua Ngân hàng:
Trang 17Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
trả trước bằng chuyển khoản
LậpKiểm tra, ký duyệt
+ Khi Phòng Kinh doanh ký kết một hợp đồng in ấn với khách hàng thìđồng thời Phòng Thiết kế cũng phải soạn thảo ngay một hợp đồng mua bánnguyên liệu với nhà cung cấp Phòng Thiết kế giao cho nhân viên thu muanguyên liệu viết phiếu đề nghị mua nguyên liệu phục vụ cho hợp đồng trên đểtrình lên Giám đốc ký duyệt
+ Sau khi hợp đồng mua bán nguyên liệu, phiếu đề nghị mua nguyên liệuđược ký duyệt thì nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị thanh toán
Đề nghị chi ( Hợp đồng mua bán, Phiếu đề nghị mua nguyên liệu, Giấy
đề nghị thanh toán…)
Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu đề nghị mua nguyên liệu
UNC
Kế toán trưởng
Nhân viên thu mua ngân hàngKế toán Giám đốc
cấp
Biên nghiệm thu
sản phẩm, biên bản
bàn giao…
Trang 18+ Kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị chi với những chứng từ kèm theonhư: Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán, Phiếu đề nghị mua nguyênliệu… và đối chiếu các chứng từ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ; sau đóchuyển cho Kế toán trưởng xem xét.
+ Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào giấy đề nghị thanh toán và cácchứng từ liên quan sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt
+ Khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán ngân hàng lập “Ủy nhiệmchi” chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt
+ Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, Kế toán ngân hàng sẽ nộp “Ủy nhiệm
chi” cho Ngân hàng Kế toán ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết
tiền gửi Ngân hàng và Nhật ký chi tiền Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ ứng trước tiền hàng vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
+ Sau khi xác nhận tiền đã chuyển vào tài khoản, nhà cung cấp sẽ giaohàng kèm hóa đơn chứng từ (Hóa đơn GTGT )
+ Sau khi kiểm nghiệm nguyên liệu, đại diện hai bên ký “Biên bản bàngiao nguyên vật liệu” Nguyên vật liệu sau đó sẽ được nhập kho kèm theo
“Phiếu nhập kho” hoặc đưa thẳng tới khu sản xuất để tiến hành sản xuất kèm
theo “Biên bản bàn giao nguyên liệu sử dụng trong in ấn” Kế toán công nợ
- Với phương thức thanh toán trả ngay bằng tiền mặt (áp dụng với các hóađơn mua hàng nhỏ lẻ, dưới 20.000.000 đồng):
Trang 19Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
ngay bằng tiền mặt
Lập
Kiểm tra, ký duyệt
+ Khi tiếp nhận đề nghị chi, Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và
đề nghị chi rồi chuyển cho Kế toán trưởng xem xét Kế toán trưởng kiểm tralại và ký vào “Đề nghị thanh toán” và các chứng từ liên quan, sau đó trình lênGiám đốc phê duyệt
+ Khi đề nghị chi được phê duyệt , Kế toán tiền mặt lập và in “Phiếuchi” rồi chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho Thủ quỹ
+ Thủ quỹ phải:
Kiểm tra số tiền, nội dung ghi trên “Phiếu chi” có phù hợp vớichứng từ gốc, ngày tháng lập “Phiếu chi” và chữ ký của người có thẩm quyền;kiểm tra số tiền chi ra có chính xác để xuất quỹ tiền mặt
Người nhận tiền ký vào “Phiếu chi”, Thủ quỹ ký vào “Phiếu chi”
và giao cho người nhận tiền một liên Sau đó Thủ quỹ căn cứ vào “Phiếu chi”
để ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và giao hai liên còn lại của “Phiếu chi” cho Kế
toán tiền mặt Kế toán tiền mặt ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền mặt
Trang 20- Với phương thức thanh toán chậm, chuyển khoản qua Ngân hàng:
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
chậm bằng chuyển khoản
Lập
Kiểm tra, ký duyệt
+ Khi có chứng từ mua hàng (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT do
nhà cung cấp giao…) thì Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ mua hàng chưa
thanh toán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
+ Sau khi tiếp nhận đề nghị chi với những chứng từ kèm theo như:Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT do nhà cungcấp giao… Kế toán Ngân hàng đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi rồichuyển cho Kế toán trưởng xem xét Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào
“Đề nghị thanh toán” và các chứng từ liên quan, sau đó trình lên Giám đốcphê duyệt
+ Khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán ngân hàng lập “Ủy nhiệmchi” chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt rồi nộp “Ủy nhiệm chi” cho Ngânhàng để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
Trang 21+ Kế toán ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền gửi
Ngân hàng và Nhật ký chi tiền; Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ thanh toán với người bán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
2.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T
* Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết:
- Mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi chi tiết theo từngngười bán
- Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên thì theo dõi riêngtrên một tờ Sổ chi tiết
- Đối với những người bán ít có quan hệ thì theo dõi chung trên một tờ
Sổ chi tiết
* Các Sổ kế toán chi tiết sử dụng:
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
* Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết:
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp
Ghi hằng ngàyGhi cuối kỳ
Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi,Giấy báo Nợ, Kế toán thanh toán sẽ lập Sổ chi tiết thanh toán Cuối kỳ, từ các
Sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
Trang 22* Ví dụ minh họa hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty:
Ví dụ 1: Công ty mua hàng trả chậm qua chuyển khoản:
+ Ngày 25/11/2011 mua mực in của Công ty TNHH Thương mại vàdịch vụ Việt Hồng theo Hóa đơn GTGT số 052693 Giá mua chưa thuế31.500.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10% (Biểu mẫu 2.1) Mực in đượcnhập kho theo Phiếu nhập kho số 00673 (Biểu mẫu 2.2)
+ Ngày 1/12/2011 chuyển khoản thanh toán Hóa đơn số 052693 choCông ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng (Biểu mẫu 2.3 và 2.7)
Khi mua hàng, nhà cung cấp sẽ giao cho Công ty Hóa đơn GTGT liên 2
để làm căn cứ thanh toán tiền hàng Nguyên liệu khi được giao nhận sẽ đượcchuyển thẳng tới khu sản xuất kèm theo Biên bản bàn giao nguyên liệu sửdụng cho sản xuất hoặc nhập kho kèm theo “Phiếu nhập kho”
Trang 23Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT HỒNG
Địa chỉ: Số 10/651 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mã số thuế: 0101255283
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số:01GTKT3/001
Ngày 25 tháng 11 năm 2011 Số: 052693
Họ tên người mua hàng:………
Tên đơn vị: Công ty TNHH Quảng cáo M & T
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số 23/235 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Q Thanh Xuân, HN
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản: 12482000070980
Tổng cộng tiền thanh toán: 34.650.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng
0 1
Trang 24Biểu mẫu 2.2: Phiếu nhập kho
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Đơn vị: ……
Địa chỉ:………
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 11 năm 2011 Nợ: TK 152 Số:00673 Có: TK 331
Họ và tên người giao: Trần Văn Mạnh
Theo HĐ GTGT số 052693 ngày 25 tháng 11 năm 2011 của Công ty TNHH
Thương Mại và dịch vụ Việt Hồng
Nhập tại kho: Nguyên liệu
Địa điểm: Công ty TNHH Quảng cáo M & T
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trang 25Khi tiếp nhận đề nghị thanh toán từ Phòng Kinh doanh hoặc Phòng Thi công với những chứng từ kèm theo như Giầy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp thì Kế toán Ngân hàng lập Ủy nhiệm chi.
Biểu mẫu 2.3: Ủy nhiệm chi
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Số tiền bằng số: 34.650.000 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi
nghìn đồng
Nội dung: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693 ngày 25
tháng 11 năm 2011 cho Công ty TNHH TM và DV
Việt Hồng
Phí Ngân hàng
Đơn vị/Người yêu cầu: Công ty
TNHH Quảng cáo M & T
Số Tài khoản: 15110000090870 Tại Ngân hàng: BIDV chi nhánh
Trang 26khoản thanh toán với nhà cung cấp theo Ủy nhiệm chi của Công ty Ngoàichứng từ là Ủy nhiệm chi và Giấy báo nợ thì Công ty còn có Sổ phụ ngânhàng và Bản sao kê của Ngân hàng để kiểm tra, quản lý lượng tiền gửi ngânhàng và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Biểu mẫu 2.4: Giấy báo nợ
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Ngày 01 tháng 12 năm 2011
Tài khoản nợ: Công ty TNHH Quảng cáo M & T
Tài khoản có: Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng
Số tiền bằng số: 34.65.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Ba mươi tư triệu, sáu trăm năm mươi nghìn đồng.
Trích yếu: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693.
Người lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ 2: Thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Ngày 14/12/2011 mua keo dán giấy của Công ty TNHH Thương mạiHải Linh theo Hóa đơn GTGT số 01673 với tổng giá thanh toán 8.800.000đồng (thuế suất thuế GTGT 10%), đã thanh toán ngay bằng tiền mặt; xăngdầu được đưa thẳng tới xưởng sản xuất để phục vụ quá trình sản xuất Kế toánđịnh khoản:
Trang 27Nợ TK 154: 8.000.000
Nợ TK 133: 800.000
Có TK 111: 8.800.000Anh Nguyễn Hải Nam, nhân viên Phòng Thiết kế - sản xuất viết giấy
đề nghị thanh toán yêu cầu chi tiền mặt để mua keo dán sách chuyển tớixưởng sản xuất Sau khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán tiền mặt lậpPhiếu chi (Biểu mẫu 2.6)
Biểu mẫu 2.5: Giấy đề nghị thanh toán
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 14 tháng 12 năm 2011
Kính gửi: Phòng Kế toán đồng kính gửi Giám đốc Công ty TNHH Quảng cáo
M & T
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Hải Nam
Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng Thiết kế - sản xuất
Nội dung thanh toán: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.
Số tiền: 8.800.000 đồng
(Viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm nghìn đồng)
Kèm theo…….chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu chi được lập thành ba liên với đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng,
Kế toán tiền mặt, thủ quỹ và người nhận tiền.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chighi vào Sổ quỹ tiền mặt và giao một liên cho người nhận tiền, hai liên còn lạigiao cho Kế toán tiền mặt
Trang 28Biểu mẫu 2.6: Phiếu chi
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Mẫu số: S13 – DNN(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCNgày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 14 tháng 12 năm 2011 Số:0056
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hải Nam
Địa chỉ: Phòng Thiết kế - sản xuất
Lý do chi: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.
Số tiền: 8.800.000 đồng
(Viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm nghìn đồng)
Kèm theo…….chứng từ gốc
Giám đốc Thủ quỹ Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu tám trăm nghìn đồng.
* Sau khi có các chứng từ kế toán trên thì Kế toán thanh toán sẽ tiếnhành ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán Mỗi người bán đượcghi vào một tờ sổ kế toán chi tiết, với những người bán ít có quan hệ thì ghichung vào một tờ sổ chi tiết Cuối kỳ, từ các Sổ chi tiết thanh toán với ngườibán, kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
Trang 29Biểu mẫu 2.7: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Mẫu số: S13 – DNN(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCNgày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TK: 331 Loại tiền: VNĐĐối tượng: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Việt Hồng
Quý 4 năm 2011Ngày
Số phát sinh Số dư Số
3
25/11 Mực in 152 31.500.000 82.041.870
Thuế GTGT 133 3.150.000 85.191.870 GBN7
34.650.000 80.300.000
Dư cuối quý 4 73.091.870
Biễu mẫu 2.8: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Trang 30BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
2.1.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH
Trang 31* Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 331 – “Phải trả cho người bán” để phản ánh các
khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán nợ giữa Công ty với người bán vật
tư, hàng hóa và người cung cấp dịch vụ
TK 331 được chi tiết cho từng nhà cung cấp như sau:
+ TK 331 VHO: Phải trả Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng
+ TK 331 HLI: Phải trả Công ty TNHH Thương mại Hải Linh
+ TK 331 TT: Phải trả Công ty Cổ phần giấy Thuận Thành
+ TK 331 PĐA: Phải trả Công ty TNHH giấy Phúc Đạt
+ TK 331 5P: Phải trả Công ty Cổ phần 5P
+ TK 331 NC: Phải trả Công ty TNHH Ngọc Châu
+ TK 331 XN: Phải trả Xí nghiệp Nhựa
* Các Sổ kế toán tổng hợp Công ty sử dụng: Công ty áp dụng hình thức
Nhật ký chung, sử dụng các Sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền)
- Sổ Cái các TK liên quan (TK 111,112,331…)
* Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp:
Trang 32Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp thanh toán
với nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Ghi hằng ngàyGhi cuối kỳ
Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ Cái TK 331,111,112…
Trang 33Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi,Giấy báo Nợ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, Kế toán sẽ ghi nghiệp vụ kinh tếphát sinh vào Sổ Nhật ký chung hoặc vào Sổ Nhật ký đặc biệt liên quan (Nhật
ký mua hàng, Nhật ký chi tiền Số liệu ghi trên Sổ Nhật ký chung, sau khi loạitrừ số trùng lặp trên các Sổ Nhật ký đặc biệt, được ghi thường xuyên vào SổCái theo các tài khoản kế toán phù hợp.Cuối kỳ, tổng hợp từng Sổ Nhật kýđặc biệt lấy số liệu ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan
Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh và cácBáo cáo tài chính
Công ty có sử dụng Nhật ký đặc biệt, trong đó Nhật ký mua hàng được
sử dụng để ghi các nghiệp vụ mua hàng phát sinh hằng ngày tại Công ty Cuối
kỳ, sau khi đã loại trừ những nghiệp vụ trùng lặp trong Nhật ký mua hàng vàNhật ký chung thì số liệu được tổng hợp để ghi vào Sổ Cái TK 331
Trang 34Biểu mẫu 2.9: Nhật ký mua hàng
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Mẫu số: S03a3 – DNN(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCNgày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số
hiệu
Ngày tháng
Hàng hóa
Nguyên liệu, vật liệu