Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh một thành viên phân đạm và hóa chất hà bắc

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU...1 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong khóa luận tốt nghiệp là trung thực và xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm

và hóa chất Hà Bắc.

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 4

1 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lí kinh doanh ở công ty 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 4

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty 8

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 9

1.2.3 Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp 9

1.3 Đặc điểm công tác kế toán 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC 20

I Thực trạng kế toán NVL tại Công ty TNHH MTV Phân đạm và hoá chất Hà Bắc 20

2.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 20

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty 20

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 25

2.1.3.Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 29

2.1.4 Tổ chức công tác nhập - xuất vật liệu ở Công ty 32

2.2 Kế toán nhập kho vật liệu tại Công ty 33

2.2.1 Thủ tục nhập kho: 33

2.2.2 Chứng từ sử dụng: 34

2.2.3.Tài khoản sử dụng 34

2.2.4 Kế toán chi tiết nhập vật liệu 35

2.2.4.1 Tại kho 36

2.2.4.2: Tại phòng kế toán 38

2.2.5.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 50

2.3.Kế toán xuất kho vật liệu 53

2.3.1.Thủ tục xuất kho 53

2.3.2 Chứng từ sử dụng 54

2.3.3 Tài khoản sử dụng 54

2.3.4 Kế toán chi tiết vật liệu xuất kho 55

2.3.5 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 68

2.4 Kiểm kê và kế toán xử lý kết quả kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty 78 2.4.1 Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ 78

2.4.2 Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 78

II Nhận xét về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc 80

1 Những ưu điểm: 80

2 Một số hạn chế trong việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty: 82

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC 85

I Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc 85

II Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên Phân đạm và hoá chất Hà Bắc 87

1 Hoàn thiện công tác ghi chép, hạch toán: 87

2 Hoàn thiện việc phân loại và xây dựng lại sổ danh điểm vật tư khoa học hơn: .88

3 Về bảo quản, dự trữ vật tư: 89

4 Về công tác phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty .90

5 Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 93

III Các điều kiện thực hiện 97

KẾT LUẬN 98

TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần

đây 7

Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu bổ sung phản ánh sự phát triển của Công ty.7 Bảng 2.1 Bảng tổng hợp nhu cầu mua vật tư năm 2012 26

Bảng 2.2 Các tiểu khoản phát sinh 35

Bảng 2.3 Hoá đơn thương mại 39

Bảng 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư 40

Bảng 2.5 Hoá đơn GTGT NVL mua trong nước 45

Bảng 2.6 Hoá đơn GTGT bán hàng 60

Bảng 3.1 Phân tích tình hình cung ứng NVL 92

Bảng 3.2 Phân tích tình hình dự trữ NVL 92

Bảng 3.3 Phân tích tình hình sử dụng NVL 93

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 8

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính11

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- chứng từ 12

Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 13

Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập - xuất vật tư 33

Sơ đồ 2.2: Kế toán nhập nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viênPhân đạm và Hoá chất Hà Bắc 53

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn vật liệu cuối kỳ 67

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

* Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Trong những năm qua, cùng với sự nghiệp đổi mới sâu sắc về kinh

tế-xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách phát triển nền kinh tếthị trường- kinh tế nhiều thành phần cạnh tranh lành mạnh, có sự điều tiếtcủa Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự bình đẳng giữa cácthành phần kinh tế đã thúc đẩy các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau đểchiếm lĩnh thị trường nhằm thu lợi nhuận siêu ngạch Tiến bộ khoa học kỹthuật ngày càng phát triển làm cho nền kinh tế ngày càng phát triển mạnhmẽ

Để phù hợp với tình hình hiện nay, vấn đề cấp bách là phải đổi mới vàhoàn thiện công cụ quản lý Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thànhquan trọng của hệ thống quản lý kinh tế Nó có vai trò tích cực trong việcquản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế

Trong quá trình sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu là đối tượng laođộng và là một trong ba yếu tố cơ bản quan trọng Thông thường, ở mộtdoanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọnglớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Chính vì vậy,việc quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sửdụng là vô cùng cần thiết Do đó, hạch toán nguyên vật liệu là một khâuquan trọng trong công tác kế toán

Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu tiết kiệm được nguồn lực chosản xuất, cho doanh nghiệp Công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệuchính xác, đầy đủ, kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm không

bị gián đoạn, cũng như việc hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm được chính xác, đồng thời kiểm tra, giám sát được tình hình sử dụngnguyên vật liệu Từ đó góp phần quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tiếtkiệm, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng và hạ giá thành sảnphẩm

Được coi là một công cụ quan trọng và hữu hiệu trong quá trình quản

lý kinh tế, bằng các chức năng của mình, kế toán cung cấp các thông tincần thiết cho việc quản lý và điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp Kế toánnguyên vật liệu với tư cách là một nội dung cơ bản trong công tác hạchtoán kế toán, phản ánh sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp, giúpcông tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện được hiệu quả Chất lượngcủa công tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng đến chất lượng của kế toán

tập hợp chi phí và tính giá thành cũng như ảnh hưởng đến toàn bộ công tác

kế toán của doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở tất cả các khâu sẽ giúp chocác nhà quản lý nắm bắt được những thông tin kịp thời về nguyên vật liệu,

đề ra các quyết định đúng đắn, giúp cho bộ phận kế toán lập dự toán chi phínguyên vật liệu hợp lý nhằm cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất Qua

đó, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, trên cơ sở nghiên cứu

về mặt lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanhtại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc; xuấtphát từ mong muốn góp phần hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sửdụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, được sự hướng dẫn tận tình củaTh.sĩ Phạm Thị Thanh Hòa, cùng sự giúp đỡ, tạo điều kiện và sự chỉ bảotận tình của các cán bộ trong phòng Kế toán và sự nỗ lực tìm hiểu của bảnthân, em đã hoàn thành bản Khóa luận tốt nghiệp với đề tài:

"Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc".

* Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Mục đích: Nghiên cứu khóa luận nhằm tìm hiểu kế toán nguyên vật

liệu trong doanh nghiệp sản xuất, tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu và từ đó đưa ra những nhận định nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu tại doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu: Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một

thành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc

* Phương pháp nghiên cứu

* Nguồn tài liệu nghiên cứu

Khóa luận được hoàn thành dựa trên nguồn tài liệu thu thập từ các chứng từ, sổ sách kế toán tại Công ty trong năm 2012

* Kết cấu của đề tài

Khóa luận gồm 3 phần như sau:

Chương 1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuấtkinh doanh của Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và hóa chất HàBắc có ảnh hưởng đến kế toán nguyên vật liệu

Chương 2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH mộtthành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc

Chương 3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty TNHH một thành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc

Mặc dù đã được sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của các cán bộ Phòng

Kế toán- Thống kê- Tài chính Công ty TNHH một thành viên Phân đạm vàhóa chất Hà Bắc và giảng viên ThS Phạm Thị Thanh Hòa cùng với sự nỗlực tìm hiểu học hỏi của bản thân, song trình độ, kiến thức và kinh nghiệmthực tế còn hạn chế nên bài luận này không thể tránh khỏi có những thiếusót Bởi vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chỉ bảo của cácthầy cô giáo để khóa luận này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Thân Thùy Dung

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC CÓ ẢNH HƯỞNG

ĐẾN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lí kinh doanh ở công ty 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Nhà máy phân đạm và hoá chất Hà Bắc, nay là công ty TNHH một

thành viên phân đạm và hoá chất Hà Bắc, là doanh nghiệp Nhà nước đượcthành lập theo Quyết định số 73/CNNg/TC ngày 13 tháng 2 năm 1993 của

Bộ Công nghiệp nặng (nay là Bộ Công thương)

Giấy phép đăng ký kinh doanh số 106472 ngày 20 tháng 02 năm 1993của trọng tài kinh tế Hà Bắc (nay là tỉnh Bắc Giang) và các lần bổ sung,thay đổi đăng ký kinh doanh theo định hướng phát triển hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty Công ty là một trong số ít nhà máy, xí nghiệp sảnxuất công nghiệp ở nước ta được Đảng và Nhà nước cho khởi công xâydựng từ năm 1960 – con chim đầu đàn của ngành sản xuất phân đạm và hoáchất của cả nước Công ty được xây dựng dựa trên sự hợp tác giữa haichính phủ Việt nam và Trung Quốc

Công ty nằm trên một khu đất rộng 40 ha, thuộc phường Thọ Xương –phía Tây Bắc của thành phố Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang Công ty là mộtđơn vị kinh tế cơ sở của nền kinh tế quốc dân, trực thuộc sự quản lý củaTổng công ty Hoá chất Việt Nam Công ty được giao nhiệm vụ sản xuấtsản phẩm Urê phục vụ nông nghiệp, ngoài ra còn sản xuất một số sản phẩmtheo khả năng và được Nhà nước cho phép như: Oxy, Cacbondioxit,Acmoniac

Trải qua 50 năm xây dựng và trưởng thành, Đảng bộ, Ban giám đốc vàtập thể nhân viên công ty đã vượt qua mọi khó khăn, gian khổ và cả nhữngmất mát, hi sinh, tích cực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoáđất nước

Quá trình phát triển của công ty gắn liền với sự quan tâm sâu sắc củaĐảng và Nhà nước, đặc biệt là sự quan tâm chỉ đạo của Tổng công ty Hoáchất Việt Nam, tỉnh uỷ, uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Giang Với những cônglao và thành tích đáng tự hào của mình, công ty đã được Nhà nước tặngthưởng nhiều danh hiệu cao quý cho tập thể và cá nhân

Theo thiết kế ban đầu, Nhà máy gồm 3 khu vực chính:

Xưởng nhiệt điện: Công suất thiết kế 12.000 KW

Xưởng hoá: Công suất thiết kế 100.000 tấn URê/ năm, 65.000 tấn

NH3/ năm

Xưởng cơ khí: Thiết kế 6.000 tấn/năm

Ngoài ra còn một số phân xưởng, phụ trợ khác, song chủ đạo vẫn làsản xuất phân đạm

Ngày 03/02/1965 khánh thành xưởng Nhiệt điện Ngày 19/05/1965,phân xưởng Tạo khí đốt thử than thành công Ngày 01/06/1965, phânxưởng Cơ khí đi vào sản xuất Dự định 02/09/1965 khánh thánh Nhà máychuẩn bị đưa vào sản xuất

Do chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, ngày 20/08/1965 Nhà nướcquyết định ngừng đưa nhà máy vào sản xuất, chuyển xưởng Nhiệt điệnthành Nhà máy Nhiệt điện (Trực thuộc Sở điện lực Hà Bắc) kiên cườngbám trụ sản xuất, chuyển xưởng Cơ khí thành Nhà máy Cơ khí và chuyển

về huyện Yên Thế để tiếp tục sản xuất phục vụ kinh tế và quốc phòng, thiết

bị khu Hoá được tháo dỡ và chuyển sang Trung Quốc Năm 1973, sau khiHiệp định Pari được ký kết, hoà bình lập lại trên miền Bắc, ngày01/03/1973, Thủ tướng Chính phủ quyết định phục hồi Nhà máy Trướcđây Nhà máy sản xuất Nitratamon (NH4NO3), nay chuyển sang sản xuấtUrê (NH2)2CO 46,6% Nitơ với công suất 6 - 6,5 vạn tấn NH3/năm và 10 -

11 vạn tấn Urê/năm Thời gian đầu, việc xây dựng, lắp ráp do chuyên giaTrung Quốc trực tiếp chỉ đạo thiết kế

Ngày 01/05/1975, Chính phủ quyết định hợp nhất Nhà máy Nhiệtđiện, Nhà máy cơ khí và xưởng Hoá thành Nhà máy phân đạm Hà Bắc trựcthuộc Tổng cục Hoá chất

Ngày 28/11/1975 sản xuất thành công NH3 lỏng

Ngày 12/12/1975 sản xuất ra bao đạm Urê đầu tiên

Ngày 30/10/1977, đồng chí Đỗ Mười, phó thủ tướng Chính phủ, cắtbăng khánh thành Nhà máy phân đạm Hà Bắc

Từ năm 1977 đến năm 1988, trong những năm này sản lượng thấp.Tháng 10/1988, theo Quyết định 445/HC-TCCB TĐĐT ngày07/10/1988 của Tổng cục Hoá chất, nhà máy được đổi tên thành xí nghiệpliên hợp phân đạm và hoá chất Hà Bắc, hạch toán kinh doanh theo phươngthức hạch toán độc lập, tự chủ sản xuất kinh doanh, tự bù đắp kinh phí và tựchịu trách nhiệm về tài chính

Những năm 1970-1990, Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn, sản lượngUrê thấp không đạt công suất thiết kế, giá trị sản phẩm sản xuất ra cao,doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, nhiều lúc tưởng chừng như phải đóng cửa.Nguyên nhân một phần do chiến tranh, một phần do trình độ quản lý cònnon yếu, máy móc thiết bị lạc hậu Nhưng từ năm 1990-2000, cùng vớiviệc tăng cường đổi mới cơ chế quản lý, tăng cường đổi mới công nghệ sảnxuất bằng việc Công ty đã bắt đầu nối lại quan hệ với Trung Quốc, cải tạothiết bị công nghệ, vì vậy mà tình hình kinh doanh của công ty từng bướckhả quan.

Từ năm 2000 đến nay, Công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ Với sự

cố gắng không ngừng của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty và với sựgiúp đỡ nhiệt tình của đối tác Trung Quốc, Công ty đã tiến hành đầu tư cải tạolại dây chuyền công nghệ sản xuất, đổi mới cơ chế quản lý Liên tiếp 5 năm từ2001-2005, Công ty liên tục sản xuất kinh doanh có hiệu quả, năm sau caohơn năm trước Đặc biệt năm 2005 là năm Công ty lập được nhiều kỷ lụcnhất: Sản xuất an toàn liên tục dài ngày nhất, sản lượng cao nhất, hiệu quả sảnxuất kinh doanh lớn nhất từ trước đến nay Sở dĩ có được thành tích to lớn này

là do dự án cải tạo kỹ thuật vừa hoàn thành với chất lượng tốt, giá đạm Urêthế giới tăng cao nhất kể từ năm 1997, vì vậy doanh thu đạt mức cao nhất từnăm 2005 trở về trước, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí sản xuấtgiảm giá vốn hàng bán đẩy lợi nhuận tăng cao, gấp đôi năm trước Đây làbước làm đột phá mang ý nghĩa chiến lược Công ty tiếp tục phát huy nhữnglợi thế đó trong các năm tiếp theo

Ngày 20/12/2006 Nhà máy phân đạm và hoá chất Hà Bắc đổi tênthành Công ty TNHH Một thành viên Phân đạm và hoá chất Hà Bắc vớivốn điều lệ là 352 tỷ đồng

Quá trình phát triển của Công ty được phản ánh qua một số chỉ tiêuchủ yếu như sau: (ĐVT: VNĐ):

Bảng 1.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của

Công ty trong 3 năm gần đây

thuế

683.605.975.973 569.602.791.767 421.245.116.350

Lợi nhuận khác 1.558.065.067 3.040.100.298 8.747.098.836Thuế TNDN 111.285.278.860 139.644.090.473 94.159.200.679Lợi nhuận sau

thuế

569.238.258.241 429.958.701.294 326.595.989.951

Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu bổ sung phản ánh sự phát triển của Công ty

quân

Bước vào năm 2013, công ty phân đạm và hoá chất Hà Bắc có thuậnlợi là tình hình tài chính lành mạnh sau bốn năm liên tục sản xuất kinhdoanh có hiệu quả, tạo thế và lực cho Công ty không ngừng phát triển trongthời gian tới Tuy nhiên, Công ty cũng gặp không ít khó khăn bao gồm cảkhách quan và chủ quan như: Giá Urê có xu hướng giảm so với các năm

trước, giá than đã tăng từ năm 2011 và sẽ tiếp tục tăng mạnh, trong khi giá

một số vật tư như sắt, thép, đồng, xăng, dầu, bao bì vẫn ở mức cao

Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng tập thể lãnh đạo Công ty vẫn kiên

trì với mục tiêu duy trì và mở rộng sản xuất, phấn đấu hoàn thành vượt mức

các chỉ tiêu kế hoạch năm 2013 của Tổng công ty Hoá chất đã giao Để

thực hiện tốt nhiệm vụ đó, chiến lược phát triển của Công ty năm 2013, cũng

như các năm tiếp theo là phát triển theo chiều sâu để đảm bảo cho sự tăng

trưởng vững chắc

Bên cạnh sự khả quan của tình hình tài chính, các mặt quản lý, quy

chế dân chủ, các hoạt động xã hội đều ổn định, nền nếp Doanh nghiệp hiện

đã xây dựng cho mình một diện mạo, một vị thế mới trong cộng đồng Tổng công

ty Hoá chất Việt Nam

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến,

chức năng với cấp quản lý cao nhất là Tổng giám đốc Các Phó Tổng giám

đốc có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc điều hành sản xuất, kinh doanh trên

Hội đồng thành viên

Các đơn vị Đời sống và

xã hội

Phó Tổng giám đốc VHXH

Ban QLDA cải tạo- mở rộng nhà máy

các lĩnh vực được phân công và thay thế điều hành mọi hoạt động củaCông ty khi Tổng giám đốc đi vắng hoặc khi Tổng giám đốc yêu cầu.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là mối quan hệ ngangcấp, gắn bó chặt chẽ, tạo điều kiện và phối hợp nhau cùng thực hiện mụctiêu chung là sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một phát triển, nângcao đời sống của cán bộ công nhân viên chức

- Phòng Tổ chức Nhân sự chịu trách nhiệm về tổ chức lao động tiềnlương, tuyển dụng, đào tạo, Bảo hộ lao động và giải quyết các chính sách

- Phòng An toàn chịu trách nhiệm về dạy an toàn cho công nhân viên

và chịu trách nhiệm về sự an toàn trong Công ty…

- Phòng Vi tính quản lý mạng máy vi tính trong toàn công ty, quản lý

và sửa chữa các máy tính trong toàn Công ty…

- Văn phòng Công ty giúp việc và tham mưu cho Giám đốc…

- Phòng Đầu tư - Xây dựng kế hoạch về công tác đầu tư, xây dựng vàsửa chữa nhỏ trong Công ty

- Phòng Bảo vệ Quân sự giúp Giám đốc tổ chức công tác bảo vệ nội

bộ và công tác tự vệ, thực hiện nghĩa vụ quân sự…

- Phòng Vật tư - Vận tải giúp Giám đốc cung ứng vật tư cho sản xuấtsản phẩm trong Công ty…

Tóm lại, các phòng ban trong Công ty đều nhằm tham mưu và giúpviệc cho Giám đốc trong quá trình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty

1.2.3 Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

Giữa các bộ phận của đơn vị có mối quan hệ tác nghiệp hữu cơ vớinhau để cùng thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, và nhiệm vụchung của toàn đơn vị Hiện nay đơn vị đã xây dựng thành quy chế phốihợp giữa các phòng ban, bộ phận, các đơn vị trực thuộc Trên cơ sở chức

năng nhiệm vụ của từng bộ phận có gắn trách nhiệm của từng cá nhân trongviệc thực hiện nhiệm vụ được giao, điều đó giúp cho mối quan hệ phối hợpcông việc giữa các phòng ban được thực hiện nhịp nhàng, thúc đẩy nhau hoànthành nhiệm vụ.

* Ban Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của đơn

vị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của mình

* Các phòng nghiệp vụ: Văn phòng Công ty, Phòng Tổ chức Nhân

sự, Phòng Kế hoạch, Phòng Thị trường, Phòng Kế toán - Thống kê - Tàichính, Phòng Vật tư Vận tải, Phòng Y tế chỉ đạo hoạt động kinh doanh củacác đơn vị trực thuộc, cung cấp thông tin và phối hợp với phòng tổ chứchành chính trong việc thực hiện các chính sách về người lao động, cùngphối hợp trong các công việc mang tính chất hành chính

* Các phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật Công nghệ, Phòng Điều độsản xuất, Phòng Kỹ thuật an toàn, Phòng Điện - Đo lường - Tự động hoá,Phòng Cơ khí, Phòng KCS, Phòng Đầu tư xây dựng, Phối hợp với cácphòng nghiệp vụ trong việc giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh trongtoàn đơn vị

* Các đơn vị đơn vị trực thuộc: Phân xưởng Than, Xưởng Nước,Xưởng Nhiệt, Xưởng Tạo khí, Xưởng Amôniắc, Xưởng Urê, Xưởng Điện,Xưởng Đo lường - Tự động hoá, Xưởng Sửa chữa, Phân xưởng Than phếliệu chịu sự giám sát của các phòng nghiệp vụ, các phòng kỹ thuật, trựctiếp tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh

1.3 Đặc điểm công tác kế toán

a, Hình thức kế toán

Toàn bộ công tác kế toán tại Công ty được thực hiện trên máy vitính theo một chương trình phần mềm đã được thiết kế sẵn theo nguyên tắccủa hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Phần mềm SAS ERP 6.0 Net.Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng cóthể in đầy đủ các sổ kế toán và các Báo cáo tài chính theo đúng quy địnhhiện hành

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán và Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy

vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, quý, năm, kế toán thực hiện khóa sổ và lập Báo cáotài chính Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện

tự động, đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.Nhân viên kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báocáo tài chính khi in ra giấy

Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý về sổ kế toán ghi bằng tay

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức

kế toán trên máy vi tính

Ghi chú:

: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- chứng từ

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

: Quan hệ đối chiếu

b, Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tậptrung, toàn bộ công việc kế toán từ ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu kế toán,lập các báo cáo đều được thực hiện ở phòng kế toán thống kê tài chính, số

Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ

tiếtNhật ký chứng từ

Bảng tổng hợp chi tiết( thanh toán, bán hàng)

Sổ cái

Báo cáo tài chính

lượng nhân viên trong phòng là 26 người, 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng,chia làm 3 tổ:

Tổ tài chính gồm 8 đồng chí do kế toán trưởng trực tiếp phụ trách

Tổ vật tư gồm 12 đồng chí do phó phòng kế toán vật tư phụ trách

Tổ tổng hợp gồm 6 đồng chí do phó phòng hạch toán phụ trách

Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

 Vai trò, chức trách, nhiệm vụ của Kế toán trưởng:

Là người giúp Tổng giám đốc Công ty tổ chức thực hiện toàn bộcông tác kế toán, thống kê, tài chính của Công ty, đồng thời thực hiện việckiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp

Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và sự chỉ đạo,kiểm tra của kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và toàn bộ kếtoán ở doanh nghiệp

Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện ghi chép, tínhtoán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, thuếphải nộp, các khoản quỹ, các hoạt động kinh tế, tài chính, các báo cáo củaCông ty

Kế toán trưởng

Phó phòng tổ tổng hợp

Tổ tài chínhPhó phòng tổ đầu tư

Kế toán sửa chữa lớn Kế toán Ngân hàng

Kế toán tiền lươngThủ quỹ

Tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của cán bộ, nhânviên kế toán, thủ quỹ mỗi khi có sự thuyên chuyển.

Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độnghiệp vụ cho cán bộ nhân viên kế toán; kiểm tra kiểm soát việc thực hiệnđịnh mức kinh tế, kỹ thuật, các dự toán chi phí; thực hiện đầy đủ các chế

độ, thể lệ theo quy định của Nhà nước đối với một doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh

Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá đúng tình hình sảnxuất của Công ty, từ đó đề xuất thúc đẩy sản xuất phát triển: tham gianghiên cứu tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược phát triển củaCông ty

 Chức năng, nhiệm vụ của các tổ kế toán:

Thanh toán công nợ giữa Công ty và khách hàng, thanh toán lương,BHXH cho công nhân viên chức, tổng hợp các quỹ lương và KPCĐ

Theo dõi tiêu thụ sản phẩm của Công ty và đánh giá kết quả tiêu thụtoàn Công ty, cung cấp số liệu, nhật ký chứng từ, bảng kê và các báo cáochi tiết để tập hợp chi phí và tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi

Sau khi có đầy đủ các báo cáo chi tiết, nhật ký bảng kê, bảng phân

bổ, kế toán tổng hợp vào sổ cái và lập bảng cân đối tài sản, phân tích tài

chính trong tháng, quý, năm để lập báo cáo theo dõi tăng giảm tài sản cốđịnh, tăng giảm vốn, tình hình nộp Ngân sách.

c, Chế độ kế toán áp dụng tại công ty

Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006, Luật kế toán (12/2003/L - CTN) doQuốc hội khoá IX công bố ngày 26/6/2003, Chuẩn mực kế toán Việt Nam

do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thựchiện kèm theo

Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01

và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Kỳ hạch toán là một tháng

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng hình thức kế

toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Riêng than dokhối lượng sử dụng trong kỳ hạch toán rất lớn nên Công ty áp dụng phươngpháp hợp lý là kiểm kê định kỳ

Phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho: Công ty áp dụng

phương pháp bình quân gia quyền

Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: Sản phẩm dở

dang cuối kỳ được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tài sản cố định được ghi nhận

theo giá gốc Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theonguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại Phương pháp khấu hao được

áp dụng theo Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12 tháng 12 năm

2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư 33/2005/TT - BTC ngày 29tháng 4 năm 2005

Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Công ty áp dụng việc kê

khai tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo luật thuế GTGT theo nghị định

số 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 của Chính phủ và theo hướng dẫn tạithông tư số 89/1998/TT-BTC ngày 27/6/1998 của Bộ tài chính

* Hệ thống tài khoản kế toán:

Do đặc điểm sản xuất, kinh doanh đa dạng nên Công ty sử dụng hầuhết các tài khoản cấp 1 được ban hành trong QĐ số 15/2006/QĐ-BTC của

Bộ Tài chính Hệ thống tài khoản chi tiết được xây dựng một cách khoahọc, chi tiết đến cấp 4 cho từng phân xưởng, từng sản phẩm và từng tiểukhoản, giúp cho công việc hạch toán được dễ dàng, cụ thể, chặt chẽ vàchính xác

* Hệ thống chứng từ kế toán:

Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo Quyếtđịnh số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 2 loại: Hệ thống chứng từ bắtbuộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Công ty sử dụng đầy đủ các loạichứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn phục

vụ cho việc hạch toán ban đầu Quy trình luân chuyển chứng từ được hạchtoán chặt chẽ và đầy đủ

- Sổ cái các tài khoản

- Sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ tổng hợp chữ T các tài khoản

- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

- Bảng số dư đầu kỳ, cuối kỳ các tài khoản

* Hệ thống báo cáo kế toán:

Cuối mỗi tháng, quý, năm, Công ty tiến hành lập các Báo cáo tàichính theo đúng quy định của Bộ Tài chính, bao gồm:

Bảng cân đối kế toán MS B01-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ

Ngoài 4 báo cáo tài chính cơ bản trên, đơn vị còn lập một số báo cáochi tiết khác nhằm mục đích quản trị như: Báo cáo tổng kết kỹ thuật, Báocáo sản lượng hồi quy, Báo cáo hoàn nguyên, Báo cáo giá thành thực tế…

d, Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty

Toàn bộ công tác kế toán tại Công ty được thực hiện trên máy vi tínhtheo một chương trình phần mềm đã được thiết kế sẵn theo nguyên tắc củahình thức kế toán Nhật ký chứng từ – Phần mềm SAS ERP 6.0 Net

Giới thiệu về phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty:

Tên phần mềm: SAS ERP 6.0 NET

SAS ERP 6.0 NET là phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho Công

ty, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công

ty SAS ERP 6.0 NET gồm nhiều phân hệ độc lập, đồng thời tích hợp chặtchẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp hoànhảo Phần mềm có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng nội bộ chophép nhiều người dùng cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu

SAS ERP 6.0 NET được cấu thành từ 13 phân hệ gồm:

- Hệ thống

- Kế toán tổng hợp

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Kế toán công nợ phải thu

- Kế toán công nợ phải trả

- Báo cáo tài chính

Các phân hệ được tích hợp chặt chẽ với nhau Số liệu đầu ra của mộtphân hệ được tự động chuyển thành số liệu đầu vào của các phân hệ khác

có liên quan

* Nhận xét chung:

- Về tổ chức bộ máy kế toán:

Với hình thức kế toán tập trung, bộ máy kế toán được tổ chức khoa học

và hợp lý đã phát huy được hiệu quả của mình trong việc tăng cường quản

lý công tác kế toán Sự phân công lao động kế toán hợp lý giúp cho khốilượng công việc được san sẻ và phối hợp nhịp nhàng Công tác kế toánđược chuyên môn hóa cao, có sự phối hợp hoạt động với các bộ phận kháctrong Công ty như Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho,phân xưởng…, giúp cho công việc được hiệu quả, cung cấp thông tin kịpthời, chính xác và thường xuyên có sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau

Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, kinh nghiệm, nhiệt tình, có tinhthần trách nhiệm cao thường xuyên cập nhật những thay đổi của Chế độ vàLuật Kế toán thông qua mạng Internet và các văn bản hướng dẫn của BộTài chính, từ đó vận dụng chúng một cách sáng tạo, chủ động

Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm sát sao đến công tác của phòng Kếtoán- Thống kê- Tài chính( KTTKTC) Hiện nay cơ sở vật chất của phòngtương đối đầy đủ, trang thiết bị được đổi mới và nâng cấp thường xuyên đểphù hợp với yêu cầu của công việc Công ty cũng liên tục có những lớp bồidưỡng ngắn ngày để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên

- Về tổ chức kế toán máy:

Để phục vụ cho yêu cầu công việc, góp phần đơn giản hóa và nâng caohiệu quả hoạt động công tác kế toán, Công ty đã trang bị hệ thống máy tínhhiện đại để phục vụ cho việc áp dụng kế toán máy.

Trước đây, kế toán sử dụng chương trình máy tính Foxpro cùng vớibảng biểu và biểu mẫu trên Excel để phục vụ cho công tác kế toán Cuốinăm 2006, đầu năm 2007, Công ty đã đưa phần mềm kế toán máy SASERP 6.0 Net vào áp dụng Trong thời gian khảo sát, dùng thử và điều chỉnhcho phù hợp với đặc thù kế toán của Công ty, phần mềm kế toán này đã thểhiện được nhiều ưu Việt Việc áp dụng phần mềm mới đã đảm bảo đượctính thống nhất và đồng bộ trong chương trình tự động hóa công tác kếtoán, giúp cho công tác kế toán được xuyên suốt và có hệ thống Phần mềmđược xây dựng dựa trên nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký- chứng

từ Khi sử dụng, các nhân viên kế toán chỉ việc nhập các dữ liệu ban đầu từcác chứng từ, hóa đơn vào cơ sở dữ liệu trong máy tính Phần mềm sẽ tựđộng xử lý các nghiệp vụ, tính toán và thực hiện ghi sổ, lưu trữ góp phầngiảm thiểu khối lượng công tác kế toán đồng thời cung cấp những thông tin

kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho công tác kiểm tra tàichính và công tác quản trị của Công ty Đồng thời, hình thức này còn thíchhợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toánvới nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các sổ kế toán theo dõi riêng từngtài khoản nên thuận tiện cho phân công lao động và chuyên môn hóa cáccông việc trong phòng kế toán

- Về tổ chức chứng từ kế toán

Công ty sử dụng tương đối đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán theo quyđịnh của Nhà nước Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đểu được phản ánh kịpthời và chính xác trên hệ thống chứng từ, đồng thời có sự phê duyệt của các

bộ phận có liên quan đảm bảo tính hiện hữu và đúng đắn của các nghiệp

vụ Trong quá trình hạch toán đã có sự vận dụng, lập các chứng từ mộtcách linh hoạt và việc vận chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ được thựchiện chặt chẽ và đúng chế độ Hệ thống chứng từ giúp cho Công ty quản lýtất cả những đối tượng hạch toán và là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với sổsách kế toán

- Về hệ thống tài khoản kế toán:

Hệ thống tài khoản Công ty sử dụng được thiết kế khá đầy đủ và hợp

lý Ngoài hệ thống tài khoản tổng hợp được mở theo quy định của Bộ Tàichính, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và dễ dàng hơn cho việc thực hiệncông tác kế toán, Công ty còn xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp

4 cho từng đối tượng, từng sản phẩm, từng phân xưởng, từng nghiệp vụphát sinh cụ thể Hệ thống tài khoản chi tiết tương đối hoàn chỉnh, khoahọc, là công cụ hữu hiệu cho công tác hạch toán kế toán Mặt khác, hệthống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ còn tạo điều kiện cho việc mãhóa thông tin và cập nhật vào máy tính.

- Về hệ thống báo cáo kế toán:

Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và hóa chất Hà Bắc ápdụng đầy đủ hệ thống báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ -BTC với 4 báo cáo chính: Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kếtoán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính Đây thực

sự là nguồn thông tin quý giá cung cấp cho các nhà quản lý và các đốitượng liên quan khác Bên cạnh đó, để phục vụ tốt hơn cho công tác quản

lý, kế toán còn tiến hành lập một số báo cáo quản trị khác Việc xây dựngđồng thời cả hai hệ thống báo cáo này góp phần đáp ứng yêu cầu và quản

lý thông tin tại Công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HÓA CHẤT HÀ BẮC

I Thực trạng kế toán NVL tại Công ty TNHH MTV Phân đạm và hoá chất Hà Bắc

2.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty

Vật liệu của Công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại Có khoảng 25vạn mặt hàng được sắp xếp theo ngành hàng và kho hàng Mỗi loại vật tưcủa Công ty đều có mã hàng, mã kho tiện cho việc quản lý, theo dõi và cấpphát

Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán thay cho kếtoán thủ công nên tất cả các vật tư đều được mã hóa theo một mã riêng.Việc đặt mã phụ thuộc hoàn toàn vào quyết định của bộ phận kế toán saocho thuận lợi, dễ quản lý, kiểm tra và sử dụng

a Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu

Mỗi kế toán sẽ chi tiết sẽ được phân quyền theo sự cho phép của Kếtoán trưởng về phần hành kế toán của mình với một tên đăng nhập vàpassword sử dụng phần mềm riêng để đảm bảo việc bảo mật dữ liệu

Sau khi nhập tên và mật khẩu, ta có màn hình của phần mềm kế toán với 13phân hệ như sau:

b Hệ thống kho và mã kho Công ty

- Kho chi tiết máy

- Kho xăng dầu

- Kho kim loại đen

- Kho kim loại màu

- Kho thu hồi

- Kho van bích

 Hệ thống kho phân xưởng

- Kho phân xưởng than

- Kho phân xưởng nước

- Kho phân xưởng tạo khí+ NH3

- Kho phân xưởng Urê

- Kho xưởng Điện lực- Tự động hóa

- Kho xưởng điện

- Kho xưởng sửa chữa

- Kho phân xưởng than phế liệu

Để khai báo hệ thống Kho và mã kho Công ty trên phần mềm, truy cậpphần mềm sau đó vào Menu Quản lý hàng tồn kho/Danh mục/Danh mục khohàng:

Kho Kim loại đen- KTT09

Kho Kim loại màu- KTT10

Kho Bán phẩm- KTT11

Kho Tạp phẩm- KTT12

Kho PX than- KBP02Kho PX nhiệt- KBP03Kho PX tạo khí, NH3- KBP04Kho PX Urê- KBP05

Kho PX S/C điện- KBP06Kho PX ĐL- TĐH- KBP07Kho PX Sc cơ khí- KBP08Kho PX than PL- KBP09Đội vận tải- KBP12

Sau khi khai báo tên kho và mã hóa, ta có màn hình hiển thị danh mục khosau:

Trong Công ty hiện nay có hơn 25 vạn loại vật tư khác nhau, mỗi kho

sẽ chứa những loại vật tư theo đúng tên kho của nó Mỗi loại vật tư lại gồmnhiều tên, quy cách khác nhau Ví dụ như ống thép trắng có rất nhiều loại,

thép ống từ Þ10 đến Þ360, trong đó lại được phân ra là thép trắng SUS 304 vàSUS 316

Với số lượng vật tư lớn như vậy, cho nên việc kiểm soát và quản lý làtương đối khó khăn Việc sử dụng phần mềm đã xây dựng được hệ thốngtất cả các danh mục vật tư Có thể thêm hoặc hủy bỏ những vật tư mua mới,các vật tư không phát sinh Đối với một vật tư sẽ có một mã, hai chữ cáiđầu là tên kho chứa vật tư, hai chữ cái sau là tên viết tắt của một vật tưbằng Tiếng Việt hoặc tính chất của vật tư, tiếp đó là số thứ tự

Ví dụ tên vật tư của một bao PP ( trong suốt) + OPP thuộc kho Bao bì vàVật liệu bảo ôn sẽ được ký hiệu như sau: BVBC.01.0047, trong đó BV làtên 2 chữ cái đầu viết tắt của kho Bao bì và Vật liệu bảo ôn, BC là sảnphẩm dùng cho bào chế, 01 0047 là số thứ tự của bao PP + OPP

Vật tư Công ty mua về đều được nhập kho theo ngành hàng và khohàng, trước khi nhập kho đều phải kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu mới chonhập kho, những vật tư không đảm bảo trả lại khách hàng.

Nguồn nhập vật tư của Công ty chủ yếu là mua ngoài trên cơ sở cáchợp đồng kinh tế thông qua thao tác đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh

Do đặc điểm sản xuất trên dây chuyền khép kín, thiết bị trong môitrường hóa chất, hàng năm Công ty thường tiến hành sửa chữa thay thế cácphụ tùng nên Công ty cũng phải nhập khẩu- mỗi năm khoảng 20 tỷ đồng,chủ yếu là nhập của Trung Quốc

Một số vật tư nhỏ lẻ hoặc đột xuất cung cấp do đội cung ứng củaphòng vật tư làm giải trình mua theo đúng quy định của Công ty

Hàng năm, để chủ động vật tư cho sản xuất, Công ty xây dựng kếhoạch vật tư Trên cơ sở kế hoạch SX, các đơn vị lập kế hoạch vật tư tháng,quý, năm gửi lên phòng vật tư để tổng hợp trình Tổng giám đốc phê duyệt

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty

Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng chế biến chính hoặc đóngvai trò chính của quá trình sản xuất Nguyên liệu, vật liệu chính khi tham

gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm Ví dụ:Than cục, than lọt sàng, than cám…

Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất Hoặc cùng với nguyên liệu chính để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh đó làUrê Ví dụ như: bao bì, hóa chất, ống thép, que hàn, dầu mỡ cùng với thanqua các công đoạn phản ứng để tạo ra sản phẩm Urê

Nhiên liệu: Là vật liệu phụ để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sảnxuất( ngoài than), như xăng, dầu phục vụ cho vận tải hàng hóa và cho văn phòngCông ty

Phụ tùng chi tiết máy: Là nguyên vật liệu dưới dạng các chi tiết, thiết

bị của máy móc nằm trong dây chuyền sản xuất đạm của Công ty Như:vòng bi, xéc-măng, van bích, ê cu, bu lông…

Vật tư thu hồi: Là các loại nguyên vật liệu đã qua sử dụng nhưng đã cũhoặc hết thời gian sử dụng nguyên vật liệu này, cũng có thể là bị thay thế dothay đổi dây chuyền sản xuất Những loại nguyên vật liệu này vẫn có thể dùnglại hoặc có thể bán ra ngoài

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp nhu cầu mua vật tư năm 2012

- Kho hóa chất

- Kho kim loại đen

- Kho kim loại màu

- Kho bao bì 1523: Nhiên liệu: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi nguyên vật liệu ở cáckho sau:

- Kho xăng dầu 1524: Phụ tùng chi tiết máy: Tài khoản này được sử dụng để theo dõinguyên vật liệu ở các kho sau:

- Kho chi tiết máy

- Kho van bích

- Kho điện1528: Vật liệu thu hồi: Tài khoản này được sử dụng để theo dõinguyên vật liệu ở các kho sau:

- Kho thu hồi

- Kho kim loại đen có các loại ống thép, dây thép, thép tấm, thép tròn cóthể bị han rỉ Vai trò của nó tương tự như vật liệu ở kho kim loại màunhưng vì giá thành rẻ và ở một số cương vị chỉ đòi hỏi nguyên vật liệu làkim loại đen.

- Kho bao bì có chứa các loại bao và vỏ bao dùng làm nguyên liệu để đựngđạm, Urê và các sản phẩm khi sản xuất xong

- Kho hóa chất có chứa các loại hóa chất phục vụ cho quá trình sản xuất,làm chất xúc tác hay làm chất để phân tích, để đánh giá chất lượng của sảnphẩm

- Kho chi tiết máy có các loại vòng bi, dây đai, xéc măng…

- Kho van bích có các loại ê cu, bu lông…

Trên phần mềm kế toán thì công việc mã hóa tài khoản được Kế toántrưởng thực hiện vào giai đoạn đầu của kỳ kế toán: Truy cập phần mềm sau

đó vào Menu Kế toán tổng hợp/ Danh mục/ Danh mục tài khoản Ta cómàn hình hiển thị như sau:

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầuhết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản Vì vậy việcxây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý vàkhai thác thông tin tiếp theo Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý

số liệu trên kế toán máy

Thông thường hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên mộtsườn hệ thống tài khoản sẵn có Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệthống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định.Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của

từng doanh nghiệp cụ thể phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cơ

2.1.3.Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

a Tính giá vật liệu nhập kho

Trong công tác hạch toán NVL, CCDC tại Công ty được tính theo giá thực tế Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng

từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của Công ty để tạo ra NVL

Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tùy theo từng nguồnnhập

 Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố hình thành nên giá thực tế:

- Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu( nếu có)

- Chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt trong định mức

Ví dụ 1: Mua hàng trong nước

Ngày 27/12/2012, Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóachất Hà Bắc đã mua 21.700 cái bao PP( trong suốt)+OPP với đơn giá

8 045,45đ/cái, 21.700 cái bao PE mầu trắng đồng nhất( 620X1200), đơngiá 4.800đ/cái, 23.000 cái dây thít nhựa, đơn giá 727,27đ/cái của Công ty

Cổ phần GAP Việt Nam Đơn giá đã bao gồm chi phí vận chuyển, thuếGTGT của các loại vật tư trên là 10%

+ Giá mua chưa thuế của bao PP+ OPP nhập kho:

- 3 cái thân Piston đoạn 6 đơn giá 485USD/cái

- 5 cái ống nối của hộp bịt kín trung gian đoạn 4-6, đơn giá 16,85USD/cái

- 5 cái Ê cu đoạn 3.5, đơn giá 36,3USD/cái, thuế nhập khẩu 10%

- 4 bộ Piston đoạn 4, đơn giá 1086USD/bộ

- 5 cái Ê cu đầu tròn lắp Piston đoạn 6, đơn giá 93USD/cái, thuế NK 10%

- 5 cán Piston đoạn 4-6, đơn giá 1087USD/cái

- 35 cái Ê cu cán Piston đoạn 1-2, đơn giá 97,89USD/cái, thuế NK 10%

- 11 cái thân đầu chữ thập, đơn giá 2440USD/cái

Đơn giá đã bao gồm chi phí vận chuyển

Tỷ giá ngày giao dịch là 20.910đ/USD, thanh toán bằng chuyển khoản

- Giá thực tế của thân Piston nhập kho:

Ví dụ 3: Ngày 12/12/2012, Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và

hóa chất Hà Bắc thuê Công ty cơ khí hóa chất Hà Bắc gia công ống sinhhơi cho Xưởng nhiệt điện theo hợp đồng số 496/ BC-ĐHB Gía trị vật liệuđem gia công là 46.990.170đ, phí gia công tính theo khối lượng tương ứng

là 17.350.000đ đã bao gồm thuế GTGT 5%

->Giá thực tế vật liệu xuất gia công= 46.990.170đ

->Chi phí gia công chưa thuế= 17.350.000/1,05= 16.523.810đ

->Thuế GTGT tính trên chi phí gia công= 5%*16.523.810=826.191đ.

 Đối với phế liệu thu hồi thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực

tế hoặc theo giá bán trên thị trường

 Đối với nhập do được góp vốn hoặc biếu tặng:

Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị của bên tham gia góp vốn, biếu tặngđánh giá, chấp nhận hoặc theo giá thị trường

b Tính giá vật liệu xuất kho

* Xuất cho sản xuất hoặc xuất bán, Công ty áp dụng theo phương pháptính giá bình quân gia quyền

Ngày 11/12/2012 mua 3 thân Piston với giá bao gồm chi phí vận chuyển

là 10.141.350đ/cái Ngày 12/12/2012 xuất 1 thân Piston phục vụ cho xưởngNH3 Số lượng thân Piston tồn đầu kỳ là 5, đơn giá là 9.231.169đ

- Đơn giá xuất điều chuyển thân Piston5*9.231.169 + 3*10.141.350

- Đơn giá xuất điều chuyển bao PP (trong suốt) + OPP:

Tại Công ty việc tổ chức hạch toán nhập xuất tồn vật tư được hình thành hai bộphận :

 1 bộ phận thuộc tổ tài chính

- Kế toán thanh toán tiền mặt

- Kế toán thanh toán người bán phụ trách TK 331

- Kế toán thanh toán với người mua phụ trách TK 131 (nếu có SP dùng nộibộ)

Bộ phận này hàng tháng lên nhật ký quản lý toàn bộ hồ sơ nhập kho vậtliệu

 1 bộ phận thuộc tổ vật tư phân xưởng

- Gửi cho bộ phận tính giá thành để tập hợp chi phí tính giá thành sảnphẩm

Công ty hàng năm định kỳ 2 lần kiểm kê vào thời điểm: 01/7 và31/12.Thời điểm 01/7 và 31/12 hàng năm có đánh giá phân loại: Loại tốt,loại chậm luân chuyển, loại kém phẩm chất, loại xin huỷ

Hàng năm vào thời điểm 31/12 Công ty cũng xác định vật tư chậm luânchuyển để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở những bộ phận thích hợp

và cần thiết tùy theo nhu cầu của công việc và loại nguyên liệu phù hợp

2.2 Kế toán nhập kho vật liệu tại Công ty.

2.2.1 Thủ tục nhập kho:

Vật liệu dùng sản xuất sản phẩm ở Công ty được nhập về từ nhiềunguồn mua khác nhau, bao gồm mua trong nước và nhập khẩu

Vật tư khách hàng mang đến theo hợp đồng, hoặc vật tư phòng vật tư

đi mua làm thủ tục nhập kho Sau khi có đã quyết định nhận hàng, phòngKCS tiến hành các nghiệp vụ kiểm tra vật liệu trước khi nhập kho Việc