MỤC LỤC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀN[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ C&S
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư C&S
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần đầu tư C&S
- Cung cấp các loại máy in mã vạch công nghiệp và chuyên dụng dùng trong các ngành công nghiệp, y tế, phòng thí nghiệm
Các loại máy in mã vạch do công ty cung cấp bao gồm nhiều dòng sản phẩm nổi bật như Máy in mã vạch Antech GP 3150, Antech GP 2120, Antech 3120, cùng các mẫu máy in mã vạch Argox A-150, TSC TTP-268M và TSC TTP-244 Plus Những dòng máy này đều được thiết kế để đáp ứng nhu cầu in mã vạch chuyên nghiệp với độ bền cao, tốc độ nhanh và độ chính xác cao Việc lựa chọn các loại máy in mã vạch phù hợp đảm bảo công việc quản lý tồn kho, theo dõi sản phẩm hiệu quả và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.
- Cung cấp các sản phẩm liên quan đến công nghệ như camera giám sát, thiết bị kiểm soát vào ra và chấm công, thiết bị hệ thống cảnh báo.
Camera gồm: Picotech PC-535IR; Vantech VT-9400 IR; Vantech VT-3800; WIT WIT-3030X; Vantech VP-3201 Kocom KZC-IR35 …
Mã vạch là biểu hiện của thông tin sản phẩm trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc được, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả Nguyên thủy, mã vạch thể hiện dữ liệu qua bề rộng các vạch song song và khoảng trống giữa chúng, nhưng ngày nay còn được thể hiện qua các mẫu điểm, vòng tròn đồng tâm hoặc ẩn trong hình ảnh phức tạp Thiết bị quét quang học, gọi là máy đọc mã vạch, hoặc phần mềm chuyên dụng có thể đọc mã vạch từ hình ảnh, giúp xác thực thông tin nhanh chóng Nội dung của mã vạch cung cấp các dữ liệu quan trọng về sản phẩm như nguồn gốc xuất xứ, tên doanh nghiệp, lô hàng, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, và các thông số về kích thước sản phẩm Các thiết bị mã vạch có đặc điểm vượt trội về độ chính xác, tốc độ quét và khả năng tích hợp linh hoạt trong các hệ thống quản lý hàng hóa hiện đại.
Mã vạch là biểu thị thông tin trên các bề mặt có thể đọc được bằng các thiết bị máy móc Ban đầu, mã vạch lưu trữ dữ liệu dựa trên bề rộng của các vạch song song và khoảng trống giữa chúng, nhưng hiện nay còn được in theo các mẫu điểm, vòng tròn đồng tâm hoặc ẩn trong hình ảnh Các mã vạch có thể được đọc bằng máy quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hoặc qua phần mềm chuyên dụng phân tích hình ảnh.
Mã vạch chứa các thông tin quan trọng về sản phẩm như nơi sản xuất, tên doanh nghiệp, lô hàng, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước sản phẩm và địa điểm kiểm tra, giúp xác định nguồn gốc và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Mỗi sản phẩm đều có mã số của mình, thường bao gồm 13 con số
Ví dụ sản phẩm có mã số là 8007141009277.
Các số đầu tiên (80) bên trái chỉ ra đất nước sản xuất hàng hóa Tiếp theo, mã số gồm năm con số (07141) xác định hãng sản xuất Các con số còn lại (00297) thể hiện tên hàng hóa, đặc điểm tiêu dùng của sản phẩm, ví dụ như mỹ phẩm.
Và con số cuối cùng (7) được gọi là số kiểm tra để kiểm định tính đúng đắn của việc đọc dò các sọc bởi thiết bị scaner.
Cách tính số kiểm tra như sau:
1 Cộng các số đứng ở hàng chẵn trong dãy mã số lại với nhau.
2 Lấy tổng đó nhân với 3.
3 Cộng các số đứng ở hàng lẻ trong dãy mã số lại với nhau.
4 Cộng các kết quả của phép tính thứ 2 và thứ 3 với nhau.
5 Số kiểm tra là hiệu số giữa tổng số trên và số chẵn chục sát trên nó.
Mã vạch có thể có dạng 13 số hoặc 8 số, phù hợp cho các mặt hàng có kích thước nhỏ gọn Mã 8 số thường gồm mã đất nước gồm 3 chữ số, mã nhà sản xuất gồm 4 chữ số, và số kiểm tra ở vị trí cuối cùng giúp đảm bảo độ chính xác Việc sử dụng mã 8 số phù hợp cho các sản phẩm nhỏ, giúp đơn giản hóa quá trình nhận diện hàng hóa và đảm bảo hiệu quả kiểm tra, xác nhận thông tin nhanh chóng.
Mã số quốc gia theo quy định của Liên đoàn quốc tế EAN nhằm xác định quốc gia trong các hệ thống mã vạch Các mã phổ biến bao gồm Mỹ và Canada với các số từ 00 đến 09, Pháp từ 30 đến 37, Đức từ 40 đến 43, Nhật Bản là 49, Anh và Bắc Ireland là 50, Hy Lạp là 52, Bỉ và Luxembourg là 54 Việc nắm bắt các mã này giúp doanh nghiệp phân biệt và xác định nguồn gốc sản phẩm một cách chính xác theo chuẩn quốc tế. -**Sponsor**Bạn đang tìm cách tối ưu bài viết của mình theo chuẩn SEO? [Soku AI](https://pollinations.ai/redirect-nexad/DqZRoKyh?user_id=983577) có thể giúp bạn tái cấu trúc và làm nổi bật những ý chính trong từng đoạn văn, giống như việc tóm tắt các mã số quốc gia theo quy định của EAN mà bạn vừa đề cập Với Soku AI, bạn không chỉ đảm bảo tính mạch lạc và hấp dẫn cho nội dung, mà còn nâng cao thứ hạng trên các công cụ tìm kiếm nhờ khả năng phân tích và tối ưu hóa từ khóa thông minh Hãy để Soku AI giúp bạn biến bài viết trở nên chuyên nghiệp và thu hút hơn.
Dựa trên dữ liệu, các quốc gia như Đan Mạch (57), Nam Mỹ (60), Phần Lan (64), Na Uy (70) và Israel (72) có các mức điểm khác nhau thể hiện sự phân bổ đa dạng Trong đó, các quốc gia như Thuỵ Điển (73), Thuỵ Sĩ (76), Ý (80-83), Tây Ban Nha (84) và Thổ Nhĩ Kỳ (86) nằm trong nhóm có điểm cao Các quốc gia như Hà Lan (87), Áo (90-91), Úc (93) cũng đạt các điểm đáng chú ý, còn Trung Quốc (69) và Thái Lan (88) thể hiện mức điểm phù hợp trong khảo sát Thông tin này giúp nhận diện rõ hơn về thứ hạng các quốc gia trong các lĩnh vực khác nhau.
Việc kiểm tra mã số giúp xác định chất lượng sản phẩm và đảm bảo nó phù hợp với mẫu nguyên thủy Nhà sản xuất có trách nhiệm đảm bảo rằng sản phẩm của họ có thể nhận diện toàn cầu, từ đó nâng cao uy tín và đảm bảo sự tin tưởng của người tiêu dùng.
Các loại máy công ty cung cấp để in các loại mã vạch khác nhau, loại hàng hóa này hiện nay vẫn chưa nhiều và phổ biến.
1.1.2 Thị trường của Công ty cổ phần đầu tư C&S
Hiện tại, công ty đang chiếm lĩnh toàn bộ thị trường ở Hà Nội, cũng như thị trường các tỉnh miền Bắc
Tại Hà Nội, công ty sở hữu hệ thống showroom chuyên nghiệp để trưng bày và giới thiệu sản phẩm, nâng cao trải nghiệm khách hàng Ở các tỉnh lẻ miền Bắc, công ty phân phối qua hệ thống đại lý bán hàng, hưởng hoa hồng từ các giao dịch Nhờ mạng lưới rộng khắp này, doanh thu hàng năm từ các đại lý đạt mức khá cao, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Trong thời gian tới, công ty hướng tới sẽ mở rộng hệ thống đại lý trên khắp các tỉnh thành của cả nước.
Công ty cổ phần đầu tư C&S luôn đặt trọng tâm vào việc đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng cách tìm hiểu mong muốn về sản phẩm Công ty thường xuyên quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình rộng rãi trên thị trường Ngoài ra, C&S chú trọng mở rộng thị trường sang các khu vực lân cận như Đông Anh, Hà Tây, Gia Lâm, góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng ổn định và liên tục qua các năm.
1.1.3 Phương thức bán hàng và thanh toán của Công ty cổ phần đầu tư C&S
Công ty cổ phần đầu tư C&S triển khai các phương thức bán hàng đa dạng, bao gồm bán buôn và bán lẻ để tối ưu hóa doanh thu Trong đó, phương thức bán buôn được thực hiện qua hai hình thức chính: bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho, giúp đáp ứng nhu cầu của các đối tác phân phối và khách hàng lớn một cách linh hoạt và hiệu quả.
Bán buôn là hoạt động bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc các trung tâm mua sắm lớn, trong đó hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Đặc điểm nổi bật của phương thức này là số lượng hàng bán ra trong mỗi lần giao dịch lớn, dẫn đến doanh nghiệp thường lập chứng từ cho từng lần bán và kế toán ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ phát sinh Quá trình này giúp duy trì luồng hàng hóa trong lĩnh vực lưu thông, trước khi chuyển sang bán lẻ hoặc tiêu thụ cuối cùng.
Các khách hàng mua buôn với số lượng lớn sẽ được hưởng mức chiết khấu thương mại hấp dẫn, giúp giảm giá thành sản phẩm Ngoài ra, công ty còn áp dụng chương trình chiết khấu thanh toán 2% dành cho khách hàng thanh toán ngay lập tức, thúc đẩy quy trình giao dịch nhanh chóng và thuận tiện Chương trình ưu đãi này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận khi mua số lượng lớn.
Công ty áp dụng các khung giá khác nhau cho cùng một mặt hàng, chẳng hạn như khung 4 và khung 10, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng mua số lượng lớn Khi khách hàng mua số lượng sản phẩm càng nhiều trong một lần đặt hàng, mức chiết khấu sẽ càng cao, giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính cạnh tranh Chính sách giá linh hoạt này khuyến khích khách hàng mua số lượng lớn để hưởng ưu đãi hấp dẫn hơn.
Phương thức này được tiến hành theo 2 hình thức sau:
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư C&S 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ C&S
Trong hệ thống doanh nghiệp, bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể chủ đạo, thực hiện các tác động hướng đích nhằm đạt được mục tiêu đề ra Bộ máy này thực hiện các chức năng quản lý gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra theo quá trình Đồng thời, quản lý doanh nghiệp còn phân chia theo các lĩnh vực như tài chính, nhân lực, sản xuất, marketing và nghiên cứu phát triển, đảm bảo hoạt động hiệu quả và đồng bộ hướng tới thành công của doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư C&S
Phó giám đốc phụ trách sản xuất
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh vật tư
Phòng kinh doanh thiết bị
Quản lý trong việc khai thác thị trường và giao dịch
Công ty đặt mục tiêu hàng đầu là "Lấy chữ tín làm nền tảng, coi trọng khách hàng", từ đó luôn sản xuất kinh doanh dựa trên nguyên tắc này để xây dựng uy tín và lòng tin khách hàng Đồng thời, công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và khẳng định vị thế trên thị trường.
Nền kinh tế nước ta hoạt động theo cơ chế thị trường, đặt ra yêu cầu các doanh nghiệp xây dựng phương hướng, chính sách và chiến lược phù hợp để phát triển bền vững Việc xác định chiến lược đúng đắn giúp công ty tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, khai thác thị trường hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Trên thực tế tình hình của Công ty thường gặp phải một số vấn đề trong chiến lược mở rộng các mối quan hệ khách hàng
Phòng Kinh doanh cùng với phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ tổ chức và quản lý hoạt động bán hàng, với nhiệm vụ chính như sau:
- Tiến hành việc thăm dò, nghiên cứu thị trường, tổ chức lập, triển khai kế hoạch tiêu thụ hàng hóa ứng với mỗi thời kỳ
Quản lý chặt chẽ từng phương thức bán hàng và thị trường để giám sát hiệu quả kinh doanh Theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn và đúng phương thức, giúp hạn chế thất thoát vốn và tránh tình trạng ứ đọng tài chính Việc quản lý chặt chẽ này giúp tối ưu hóa dòng tiền, nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy doanh số bán hàng bền vững.
- Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình tiêu thụ của từng loại mặt hàng
- Xác định và tính toán kết quả của hoạt động tiêu thụ, giám sát tình hình thực hiệnn nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Công ty xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp luôn ưu tiên quan tâm, hỗ trợ và báo cáo các thông tin phản hồi của khách hàng cho lãnh đạo, nhằm đảm bảo công tác quản lý khách hàng hiệu quả Việc này giúp tránh bỏ sót hoặc lãng quên các thông tin quan trọng, từ đó giảm thiểu nguy cơ mất khách hàng trong tương lai.
Quản lý xây dựng các chính sách về makketing của công ty
Công việc này chủ yếu do phòng kinh doanh đảm nhiệm
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty nhằm nâng cao hình ảnh và giá trị thương hiệu Phòng Marketing thực hiện nghiên cứu và khảo sát thị trường, thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh để xây dựng các kế hoạch kinh doanh hiệu quả, đồng thời đề xuất và triển khai các chương trình quảng bá nhằm phát triển hình ảnh công ty Các hoạt động này giúp củng cố thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng, và góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường Bên cạnh đó, phòng Marketing hỗ trợ hoạt động bán hàng bằng cách giám sát quá trình bán hàng, nghiên cứu mức độ hài lòng của khách hàng, đề xuất chính sách bán hàng phù hợp, và lên kế hoạch thực hiện các chiến dịch marketing hỗ trợ bán hàng theo ngân sách của công ty, đảm bảo hiệu quả và phát triển bền vững.
Trưởng phòng Marketing là người chịu trách nhiệm cao nhất trong hoạt động Marketing của công ty, đảm nhận công việc lập kế hoạch và xây dựng các chương trình Marketing hiệu quả để thúc đẩy doanh thu Ngoài ra, trưởng phòng còn kiểm soát các chi phí liên quan đến hoạt động Marketing nhằm đảm bảo ngân sách hợp lý và hiệu quả Các nhiệm vụ cụ thể còn được giao cho nhân viên cấp dưới, bao gồm nhân viên phụ trách hình ảnh thương hiệu và nhân viên nghiên cứu thị trường nhằm hỗ trợ thực hiện chiến lược Marketing toàn diện.
Phòng Bán hàng có nhiệm vụ chính là thực hiện bán hàng và đạt các mục tiêu doanh thu của công ty thông qua việc lập kế hoạch chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường và khách hàng mới Phòng cũng cần huấn luyện và quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân viên, giám sát các khu vực thi công và bán hàng để đảm bảo hoạt động hiệu quả Đây là nhiệm vụ trọng yếu của phòng và chịu trách nhiệm chính về doanh thu của công ty Ngoài ra, phòng Bán hàng còn kiểm soát chi phí, theo dõi công nợ và thúc đẩy thu hồi nợ nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động Quá trình bán hàng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, được theo dõi và ảnh hưởng bởi lãnh đạo, đối tác, cạnh tranh cũng như các yếu tố thị trường.
Để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư C&S, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý đồng bộ từ trên xuống dưới, bao gồm quản lý nhân sự, mặt hàng kinh doanh, giá cả và phương thức thanh toán Lãnh đạo công ty phải có sự phân công rõ ràng trách nhiệm từng bộ phận và từng cá nhân, đồng thời bố trí công việc cụ thể để đảm bảo trách nhiệm đối với từng mặt hàng và quầy hàng, đồng thời đảm bảo hàng hóa được bảo quản về số lượng và chất lượng Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hóa từ quá trình tiêu thụ đến khâu thu tiền, nắm bắt thời điểm kinh doanh phù hợp và xu hướng mặt hàng để mở rộng hoạt động Ngoài ra, quản lý doanh thu bán hàng cũng rất quan trọng để xác định nghĩa vụ với nhà nước và kết quả kinh doanh, bao gồm các yếu tố như doanh thu thực tế, doanh thu thuần, khoản giảm trừ và thuế.
Doanh thu thuần = Doanh thu thực tế – Thuế ở khâu bán – Các khoản giảm trừ doanh thu
Sau khi kết thúc quá trình bán hàng trong kỳ kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định chính xác kết quả kinh doanh để đảm bảo tính đúng đắn và đầy đủ của số liệu Việc lập Báo cáo bán hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tổng hợp các thông tin chính xác, rõ ràng nhất Những báo cáo này sẽ được trình lên Ban lãnh đạo để giúp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp và kịp thời cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
Kế toán là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế và đặc biệt trong quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Chức năng chính của kế toán là phản ánh, giám sát hoạt động kinh tế tài chính, từ đó cung cấp và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp hiệu quả Đặc biệt, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo các yêu cầu chính xác, trung thực và kịp thời để phản ánh đúng tình hình tiêu thụ, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô hoạt động kinh doanh, nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác quá trình vận hành Hạch toán đúng đắn sẽ hỗ trợ đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, nhóm hàng cụ thể và toàn bộ doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp Việc thiết lập hệ thống kế toán hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Giám đốc phản ánh chi tiết về tình hình thực hiện các chỉ tiêu bán hàng, bao gồm mức bán ra, doanh thu bán hàng theo thời gian và địa điểm, phù hợp với từng nhóm hàng Đặc biệt, các chỉ tiêu về lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việc theo dõi sát sao các chỉ tiêu này giúp đảm bảo kế hoạch bán hàng được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chi tiết tình trạng hàng hóa trong tất cả các trạng thái như hàng đang đi đường hoặc trong kho giúp đảm bảo an toàn/logistics hiệu quả Việc theo dõi chính xác này đảm bảo cả hai chỉ tiêu: số lượng hiện vật và giá trị hàng hóa đều được kiểm soát chặt chẽ Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc thất thoát hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quy trình lưu thông, vận chuyển hàng hóa.
Việc phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu bán hàng cùng doanh thu thuần là rất quan trọng để xác định chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều này giúp đôn đốc và kiểm tra hoạt động bán hàng, đảm bảo thu đủ doanh thu theo kế hoạch và thực hiện bán hàng kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý Các bước này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu và ổn định tài chính doanh nghiệp.
Kế toán giá vốn hàng bán của Công ty cổ phần đầu tư C&S
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ C&S 2.1 Kế toán doanh thu của Công ty cổ phần đầu tư C&S
2.1.1 Chứng từ và thủ tục
Công ty cổ phần đầu tư C&S là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng về mã vạch Công ty hoạt động đa dạng hình thức bán hàng, bao gồm bán lẻ trực tiếp, bán hàng qua mạng internet, và bán buôn cho các đại lý Với nhiều phương thức phân phối, C&S đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt nhu cầu của khách hàng trên toàn quốc.
Các chứng từ sử dụng trong công việc bán hàng đó là:
- Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu nhận tạm ứng kiêm xuất kho
- Sổ chi tiết bán hàng
Tại Công ty cổ phần đầu tư C&S, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán dựa vào Hoá đơn giá trị gia tăng để hạch toán chính xác vào phần mềm kế toán Phần mềm tự động cập nhật các dữ liệu vào các sổ kế toán như Sổ chi tiết bán hàng, Sổ cái tài khoản 511, Bảng Cân đối số phát sinh, từ đó giúp lập các Báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty, phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên để lưu trữ và giao dịch Liên 1 (màu tím) được lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 (màu đỏ) dành cho khách hàng, còn liên 3 (màu xanh) dùng cho nội bộ công ty để ghi sổ kế toán Đồng thời, thủ kho lập Phiếu xuất kho và thực hiện thủ tục xuất kho, sau đó chuyển Phiếu xuất kho có chữ ký hợp lệ cho phòng kế toán để hoàn tất quy trình.
Khi khách hàng nộp tiền ngay, kế toán lập Phiếu thu gồm 3 liên để lưu trữ và xử lý thủ tục thanh toán Thủ quỹ xác nhận thu tiền bằng cách ký và đóng dấu vào Phiếu thu, sau đó người nhận hàng mang đầy đủ chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và liên 2 của Phiếu thu để xuống kho nhận hàng Dựa trên Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho cho từng loại vật liệu, rồi gửi Hoá đơn GTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán Kế toán tổng hợp các chứng từ này và tiến hành ghi sổ kế toán, đảm bảo quy trình thu tiền và xuất kho được thực hiện chính xác, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các hoạt động tài chính.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay trực tiếp
Lập hóa đơn Đơn đặt hàng
Khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng, quy trình luân chuyển chứng từ vẫn thực hiện theo đúng các bước như thông thường Tuy nhiên, kế toán sẽ sử dụng Giấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Trong quy trình bán hàng thu tiền ngay qua ngân hàng, chứng từ được luân chuyển theo một trình tự rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng, nhân viên kế toán phải phân tích khả năng thanh toán của khách hàng trước khi ký hợp đồng bán chịu; chỉ khi đồng ý, các điều kiện bán chịu mới được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp này tương tự như khách hàng thanh toán ngay, nhưng khác ở chỗ kế toán không viết phiếu thu mà thay vào đó viết giấy nợ cho khách hàng, đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ trong kế toán.
Giấy báo có của NH
XK, xuất hàng Đơn đặt hàng
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Trình tự ghi sổ chi tiết doanh thu :
Mỗi ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán nhập số liệu dựa trên chứng từ vào phần mềm máy tính Hệ thống tự động xử lý dữ liệu và tạo ra báo cáo sổ chi tiết doanh thu bán hàng Báo cáo này giúp theo dõi hàng hóa đã được cung cấp cho khách hàng một cách chính xác và đầy đủ.
Mỗi dòng trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng ghi lại một hóa đơn GTGT, giúp theo dõi chính xác các giao dịch khách hàng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng thường được in ra khi có yêu cầu hoặc vào cuối tháng để tổng hợp dữ liệu Kế toán thường in sổ chi tiết của các mặt hàng tiêu thụ tiêu biểu trong tháng nhằm phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và báo cáo tài chính Việc lập và in sổ chi tiết doanh thu bán hàng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong ghi nhận doanh thu hàng tháng.
Vào cuối tháng, kế toán dựa trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng mặt hàng để lập bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng Quá trình này giúp tổng hợp chính xác số lượng và doanh thu của từng sản phẩm đã bán ra trong tháng Việc tổng hợp doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng là bước quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính phù hợp.
Ví dụ: Ngày 10/4/2012, xuất bán cho đại lý Xuân Thuỷ ở Hà Đông, Hà
Ghi sổ Đơn đặt hàng
Công ty cổ phần đầu tư C&S
Họ tên khách hàng: Anh Phong - Đại lý Xuân Thuỷ MSKH:034 Địa chỉ: Số 1/10- Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội
T Tên mặt hàng ĐVT SL
Số lượng Đơn giá Thành Yêu tiền cầu
1 Máy in mã vạch Antech
2 Máy in mã vạch Antech
3 Máy in mã vạch Antech
Ngày 10 tháng 04 năm 2012 Người lập phiếu
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu
CS/2012P 0086473 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần đầu tư C&S Địa chỉ: Số 26/11, đường Ngọc Hồi, P Hoàng Liệt, Q Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: Mã số thuế: 103177633
Họ tên người mua hàng: Anh Phong
Tên đơn vị: Cửa hàng điện máy Xuân Thuỷ Địa chỉ: Số 1/10 Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK MST:
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Máy in mã vạch Antech GP
2 Máy in mã vạch Antech GP
3 Máy in mã vạch Antech 3120 chiếc 01 2.500.000 2.500.000
Cộng tiền hàng: 33.359.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thế GTGT: 3.335.900
Tổng cộng tiền thanh toán: 36.694.900
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu, sáu trăm chín mươi tư nghìn chín trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ví dụ: Nghiệp vụ bán hàng ngày 15 tháng 4 năm 2012 cho Cửa hàng điện tử Phúc Hưng như sau:
Công ty cổ phần đầu tư C&S Số: 227
Họ tên khách hàng: Điện tử Phúc Hưng MSKH: Địa chỉ:
STT Tên mặt hàng ĐVT SL
Số lượng Đơn giá Thành Yêu tiền cầu
Máy in mã vạch Argox A-150 cái 2 2 2 6.530.000 13.060.000
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu
0086497 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần đầu tư C&S Địa chỉ: Số 26/11, đường Ngọc Hồi, P Hoàng Liệt, Q Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: Mã số thuế: 103177633
Họ tên người mua hàng: Điện tử Phúc Hưng
Tên đơn vị: Điện tử Phúc Hưng Địa chỉ: 23 Khâm Thiên- Đống Đa- hà Nội
Hình thức thanh toán: CK MST:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Máy in mã vạch Argox A-
Cộng tiền hàng: 13.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thế GTGT: 1.300.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 14.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Tên sản phẩm hàng hoá: Máy in mã vạch Antech GP 2120
NNg ày tháng ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Các khoản khác
10/4 086473 10/4 Bán cho cửa hàng Xuân Thuỷ
Cộng phát sinh Doanh thu thuần: 54.060.000 Giá vốn hàng bán: 49.000.000 Lãi gộp: 4.940.000
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Công ty Cổ phần đầu tư C&S
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm hàng hoá: Máy in mã vạch Antech 3120
NNg ày tháng ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Các khoản khác
10/4 086473 10/4 Bán cho cửa hàng Xuân Thuỷ-
Cộng phát sinh Doanh thu thuần: 98.300.000 Giá vốn hàng bán: 94.800.000 Lãi gộp: 3.500.000
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Các khoản khác
10/4 086473 10/4 Bán cho cửa hàng Xuân Thuỷ-
Cộng phát sinh Doanh thu thuần: 48.300.000 Giá vốn hàng bán: 44.800.000 Lãi gộp: 3.500.000
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) giá hàng bán, chiết khấu thương mại, các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước.
Sản phẩm của công ty được bán ra trên thị trường với chất lượng đảm bảo nhờ vào quá trình kiểm tra nghiêm ngặt, giúp giảm thiểu tình trạng hàng bị trả lại hoặc giảm giá do kém chất lượng Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi có yêu cầu trả lại hàng kém chất lượng hoặc chấp nhận giảm giá để giữ vững uy tín với đối tác Điều này chứng tỏ cam kết của công ty trong việc duy trì chất lượng thành phẩm và giữ vững niềm tin của khách hàng trong mọi hoạt động kinh doanh.
Công ty cũng sử dụng các tài khoản: TK 635, TK 531, TK 532, TK 521 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trên.
Tháng 4/2012 không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các hóa đơn GTGT…, cứ 10 ngày vào sổ nhật ký chung , rồi được vào sổ cái tk 511
Tài khoản sử dụng: TK 511- Doanh thu bán hàng
Nội dung và kết cấu phản ánh
Số thuế thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp của hàng hoá trong kỳ kế toán
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng đã bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ Kết chuyển doanh thu chuẩn hoạt động bán hàng vào TK
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán
TK 511- Doanh thu bán hàng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Kết cấu số này được thể hiện qua biểu sau:
Công ty Cổ phần đầu tư C&S
Từ ngày 1/4 đến ngày 30/4 năm 2012 Đơn vị:VNĐ
Diễn giải Đã ghi SC
1/4 079346 1/4 Bán hàng cho Công ty
131 19.980.647 19.980.647 1/4 079348 1/4 Bán hàng cho Công ty
1/4 079350 1/4 Bán hàng cho Công ty
10/4 086473 10/4 Bán hàng cho Cửa hàng Xuân Thuỷ
30/4 089240 30/4 Bán hàng cho Trung tâm ĐM Tuấn Hạnh 511
131 33.935.352 33.935.352 30/4 089241 30/4 Bán hàng cho Khách lẻ
30/4 089242 30/4 Xác định kết quả kinh doanh 511
Khách hàng Diễn giải TK ĐƯ
1/4 079346 Công ty CPVL điện tử Bán hàng 131 19.980.647
1/4 079350 Công ty Mỹ Anh Bán hàng 131 20.880.772
Xác định kết quả kinh doanh 911 2595692000
Công ty Cổ phần Đầu tư C&S hiện đang thực hiện công tác kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên, đảm bảo quản lý chính xác các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng Phương pháp này giúp công ty nắm rõ số lượng và giá trị hàng tồn kho liên tục, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đáp ứng tốt các yêu cầu của hoạt động kinh doanh Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, góp phần thúc đẩy hoạt động của công ty phát triển bền vững.
Trong phòng kế toán, kế toán kiểm tra số lượng hàng nhập, hàng xuất dựa trên đơn hàng, phiếu xuất và hoá đơn từ kho để đảm bảo khớp đúng Nếu có thiếu hụt hoặc thừa, kế toán ghi rõ nguyên nhân để theo dõi và hạch toán chính xác Đồng thời, dựa trên chứng từ và số lượng thực tế, kế toán xác định giá trị hàng hoá và nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính Để tính giá vốn hàng xuất kho bán, kế toán dựa trên bảng tổng hợp xuất nhập tồn để xác định số lượng hàng đã xuất kho, trong đó giá vốn hàng xuất kho được tính theo phương pháp trung bình cộng.
= Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Giá trị thực tế hàng tồn cuối kỳ
Số lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ
Số lượng TT hàng nhập trong kỳ
Số lượng TT hàng tồn cuối kỳ + -
+ - không mất các khoản về chi phí thu mua, vì vậy giá vốn của hàng bán chính là giá mua hàng
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Để quản lý hàng hóa, Công ty tổ chức hạch toán kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Với phương pháp này, Hàng hóa được theo dõi tại kho về mặt số lượng và theo dõi tại phòng kế toán cả về số lượng lẫn giá trị Việc quản lý hàng hóa cũng được kế toán thực hiện thông qua việc mã hóa bởi phần mềm.
Dựa trên phiếu nhập, xuất kho, thủ kho sẽ lập thẻ kho để theo dõi từng mặt hàng, giúp ghi chép chính xác số tồn và phản ánh biến động của hàng hóa Kế toán kho có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận các ghi chép trên thẻ kho của thủ kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Hàng ngày, khi nhận Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT, kế toán kho cập nhật số lượng xuất kho của từng loại hàng hóa vào hệ thống, giúp theo dõi chính xác lượng hàng đã xuất Ngày trên Phiếu xuất kho được xem là ngày cuối kỳ, phần mềm tự động tính ra đơn giá bình quân, giúp quản lý giá trị hàng xuất kho dễ dàng hơn Phần mềm còn tự động tính lại giá trị xuất bán của từng mặt hàng theo phương pháp bình quân trong kỳ dự trữ, cập nhật vào chứng từ, sổ sách liên quan và xuất ra các báo cáo tổng hợp.
Tên hàng hoá: Máy in mã vạch Argox A-150
Ngày Số HĐ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Thủ trưởng(ký, họ tên)
Ngày Số HĐ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Thủ trưởng(ký, họ tên)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ C&S
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư C&S và phương hướng hoàn thiện
Kể từ khi thành lập, bộ máy tổ chức của Công ty đã trải qua nhiều lần điều chỉnh và thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu mới Nhờ những cải tiến này, hệ thống hoạt động ngày càng hiệu quả và phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp Hiện tại, bộ máy tổ chức của Công ty vẫn duy trì hiệu suất làm việc cao, luôn hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao Việc điều chỉnh tổ chức giúp nâng cao năng suất, tăng cường hiệu quả hoạt động, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty đã phân chia rõ chức năng, nhiệm vụ cho các Phó Giám đốc, tạo nên một mô hình tổ chức rất hợp lý giúp mỗi Phó Giám đốc phát huy tối đa chuyên môn của mình để hoàn thành công việc hiệu quả Việc phân chia rõ ràng tránh tình trạng các nhân viên phải gồng mình làm quá nhiều nhiệm vụ, từ đó giảm thiểu hiện tượng ôm đồm và nâng cao chất lượng công việc Mô hình kết hợp trực tuyến - chức năng hiện nay được xem là một phương pháp hoàn hảo, vừa giữ vững quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến, vừa phát huy năng lực sáng tạo cùng khả năng chuyên môn của các bộ phận chức năng.
Đội ngũ kế toán trẻ trung, năng động và nhiệt tình đã trở thành trợ thủ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời Hệ thống kế toán của công ty nhỏ gọn, linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành xuất sắc khối lượng công việc lớn của phòng kế toán Điều này đạt được nhờ vào việc phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, từ đó khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu thể hiện rõ các vụ kinh tế và thời gian phát sinh, được tập hợp thành tập để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Hệ thống tài khoản của công ty được sử dụng đầy đủ và chính xác, đảm bảo việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kế toán đúng quy trình Các bộ sổ kế toán phản ánh chính xác các nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Hiện nay, xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán ngày càng phổ biến, với nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quá trình hạch toán Ứng dụng công nghệ số còn giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và truy xuất dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng quản lý tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn Nhờ đó, việc số hóa hoạt động kế toán góp phần cải thiện năng suất làm việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm bớt công việc đơn điệu cho nhân viên kế toán, vì phần mềm có khả năng tự động lập các sổ sách và báo cáo theo yêu cầu một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
Cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng và chính xác nhờ việc xử lý dữ liệu trực tiếp dựa trên chứng từ gốc, đảm bảo không xảy ra sai lệch số liệu.
Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót.
Công ty không sử dụng một số tài khoản cần thiết phải có với một đơn vị kinh doanh thương mại như tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” Tài khoản
Tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” và tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh khả năng giảm giá trị của các khoản phải thu và hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp dự phòng rủi ro tài chính hiệu quả Tuy nhiên, việc sử dụng các tài khoản này có thể gây ra khó khăn cho công ty trong việc phản ánh chính xác tình hình tài chính khi xuất hiện các trường hợp bất thường, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh và khả năng quản lý rủi ro tài chính của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách dự phòng phù hợp để đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho và các khoản phải thu.
Công ty chưa áp dụng các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như chiết khấu cho các khoản thanh toán trước hạn, do đó hiệu quả kinh doanh vẫn phụ thuộc vào kết quả tiêu thụ Khi các khoản chi phí này còn nhỏ, việc không phân bổ không ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh, tuy nhiên, trong tương lai, khi công ty phát triển hơn, việc phân bổ chi phí này theo nguyên tắc phù hợp sẽ giúp phản ánh chính xác hơn kết quả tài chính Việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn tồn kho sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, qua đó nâng cao tính chính xác của báo cáo tài chính.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư C&S, tôi nhận thấy công tác kế toán của công ty đã đạt đến mức độ hoàn thiện tương đối Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, việc không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là điều cần thiết Việc này giúp tăng tính chính xác, minh bạch và nâng cao hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Hoàn thiện kế toán bán hàng phải dựa trên những quy định và chuẩn mực kế toán đã đuợc công nhận mà Công ty đang áp dụng.
Hồ sơ kế toán bán hàng cần tuân thủ đúng quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm tình hình và quy trình công nghệ sản xuất của Công ty để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đồng thời, việc hoàn thiện quy trình phải đảm bảo lợi ích của người lao động được đáp ứng tối đa, triệt để để thúc đẩy sự phát triển bền vững của Công ty mà không gây bất lợi cho cán bộ công nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán bán hàng, cần tập trung vào việc triển khai các giải pháp hữu hiệu nhằm đảm bảo độ chính xác cao trong quá trình ghi nhận và xử lý dữ liệu Việc ứng dụng các công nghệ mới và phần mềm quản lý chuyên nghiệp giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát các hoạt động bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp Áp dụng các giải pháp tối ưu trong nghiệp vụ kế toán bán hàng không chỉ đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý mà còn thúc đẩy sự chính xác, minh bạch trong các báo cáo tài chính, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Công ty đang lên kế hoạch tuyển dụng thêm nhân lực để đáp ứng sự gia tăng về khối lượng công việc Phòng kế toán không chỉ tập trung vào việc bổ sung nhân sự mà còn đặt ra định hướng phát triển trong công tác bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc hoàn thiện công tác quản trị doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài của công ty trong tương lai Đây là một chiến lược quan trọng mà các nhà quản trị cần cân nhắc nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng theo đúng nguyên tắc mang lại đòn bẩy kinh tế cho công ty, giúp tăng năng suất, giảm giá thành và tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh trên thị trường Các phương hướng cụ thể nhằm mục tiêu tối ưu hóa quy trình kế toán bán hàng, đảm bảo chính xác, minh bạch và kịp thời trong công tác ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính Việc ứng dụng các giải pháp tổ chức kế toán bán hàng hợp lý sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển và mở rộng thị trường.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư C&S
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Trong bộ phận kế toán, các nhân viên được phân công công việc rõ ràng và không chồng chéo, đảm bảo tính chuyên môn cao Việc phân chia nhiệm vụ này giúp cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả Quy trình làm việc rõ ràng trong kế toán hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp.
Dù quy mô công ty không lớn, nhưng số lượng mặt hàng và thị trường tiêu thụ khá phong phú, cung cấp sản phẩm cho nhiều doanh nghiệp khác nhau Công tác hạch toán kế toán đòi hỏi tính chính xác, chi tiết và rõ ràng để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Mô hình kế toán tập trung giúp tập hợp tất cả chứng từ kế toán về phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu và hạch toán chính xác Nhờ đó, quá trình kiểm soát và tổng hợp số liệu tài chính trở nên thuận lợi hơn, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Khâu bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Bộ phận kế toán bán hàng chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán và ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, thanh toán tiền hàng Họ luôn cố gắng hoàn thiện công tác kế toán để quản lý tình hình bán hàng một cách hiệu quả nhất Việc thường xuyên theo dõi nhập - xuất - tồn kho và phản ánh kịp thời các biến động giúp cung cấp số liệu chính xác, hỗ trợ công tác quản lý vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua thực tế công tác, em nhận thấy công tác kế toán tại công ty đã đi vào nền nếp, đặc biệt là trong tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Đội ngũ kế toán ngày càng hoàn thiện và cập nhật kiến thức để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý kinh doanh trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển.
Trong bộ phận kế toán, các nhân viên được phân công công việc rõ ràng, không chồng chéo nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu tài chính Việc phân chia nhiệm vụ cụ thể giúp cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin tài chính cần thiết cho ban lãnh đạo doanh nghiệp Điều này hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác và phù hợp với tình hình hoạt động của công ty Đảm bảo sự rõ ràng trong phân chia công việc là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính doanh nghiệp.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Trong quá trình kinh doanh, công ty cung cấp đa dạng các loại mặt hàng và chủng loại khác nhau để phù hợp với nhu cầu thị trường Để đảm bảo quản lý hiệu quả, công ty cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 nhằm theo dõi doanh thu của từng xí nghiệp và từng mặt hàng một cách chính xác Việc này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo kiểm soát tài chính tốt hơn.
Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số, trong đó chữ số thứ 4 thể hiện loại hình hoạt động kinh doanh và chữ số thứ 5 xác định ngành hàng kinh doanh Ví dụ, các tài khoản liên quan đến thương mại máy in mã vạch sẽ được mã hóa dựa trên quy tắc này, giúp phân loại chính xác các hoạt động và ngành nghề kinh doanh trong hệ thống tài khoản cấp 3 Việc áp dụng nguyên tắc này góp phần nâng cao tính tổ chức, rõ ràng trong quản lý tài chính và báo cáo kế toán doanh nghiệp.
Việc hạch toán chính xác và đầy đủ doanh thu bán hàng là rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp Nó giúp công ty kiểm soát và quản lý chặt chẽ doanh thu phát sinh ở từng ngành hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Quản lý doanh thu hiệu quả không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn hỗ trợ ra quyết định chiến lược chính xác hơn Do đó, việc tổ chức hệ thống hạch toán hợp lý là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: ngoài các chứng từ bắt buộc của Nhà nước thì các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép Có như vậy mới tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được tiện lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty
Để đảm bảo quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị trong quá trình này Các quy định cụ thể cho từng loại chứng từ như chứng từ tiền mặt, chứng từ doanh thu bán hàng và chứng từ thanh toán rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đồng thời, cần xác định rõ người lập chứng từ, thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố bắt buộc trên chứng từ, người ký duyệt, và thời gian luân chuyển chứng từ để duy trì quy trình hợp lý Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Hệ thống sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng được tổ chức theo hình thức sổ nhật ký chung
Trong hình thức này, kế toán cần mở các loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết nhằm phản ánh, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán để hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả Việc tổ chức hệ thống sổ phù hợp phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, giảm thiểu công việc ghi chép, đồng thời thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản và kiểm tra, kiểm soát dữ liệu kế toán.
Hoàn thiện việc ghi chép giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng trong quá trình bán hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư C&S xác định giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền, giúp tính toán chính xác hơn Sau khi tính giá vốn bình quân, công ty sẽ xác định trị giá vốn để lập báo cáo bán hàng, tuy nhiên quá trình này dễ gây nhầm lẫn Để giảm thiểu sai sót và thuận tiện trong việc tính toán, công ty nên lập bảng tính giá vốn bán hàng bình quân rõ ràng và chi tiết.
Mẫu có thể như sau:
BẢNG TÍNH GIÁ VỐN BÌNH QUÂN
STT Mặt hàng Số dư đầu kỳ Tổng nhập trong kỳ Giá vốn bình quân
Sổ chi tiết tập hợp chi phí là công cụ quan trọng giúp theo dõi rõ ràng số lượng và số tiền chi phí phát sinh tại từng kho hàng, đồng thời liên kết chặt chẽ với các khoản mục chi phí bán hàng Việc mở sổ chi tiết theo từng kho hàng và từng mục chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác các khoản chi phí, từ đó quản lý tài chính hiệu quả hơn Mẫu sổ này còn tiện lợi cho việc theo dõi phần thuế GTGT đầu vào của các chi phí bán hàng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai thuế và lập báo cáo tài chính Áp dụng mẫu sổ phù hợp giúp tối ưu hoá công tác ghi chép, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong quản lý chi phí.
Tổng số tiền thanh toán
Phân theo khoản mục phí
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp
Hiện tại, công ty không sử dụng tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ để phản ánh doanh thu nội bộ, mà thay vào đó hạch toán toàn bộ doanh thu vào tài khoản 511 Điều này vi phạm quy định của Bộ Tài chính về việc phân loại doanh thu Do lượng doanh thu nội bộ phát sinh rất lớn từ việc bán buôn hàng hóa cho các chi nhánh, đại lý của công ty, nên công ty nên thực hiện hạch toán riêng doanh thu nội bộ để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định kế toán.
Tài khoản được sử dụng để hạch toán doanh thu nội bộ là TK 512 -
Tài khoản này chi tiết thành 3 tiểu khoản:
+ TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm
+ TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Phương pháp hạch toán cho khoản doanh thu nội bộ
Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho các đơn vị hạch toán độc lập là chi nhánh của Công ty…kế toán ghi:
Bút toán 1 : Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 1561: Trị giá mua của hàng xuất.
Bút toán 2: Phản ánh doanh thu nội bộ
Nợ TK 111,112,1368…Số tiền phải thu nội bộ.
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu nội bộ về TK 511 để xác định doanh thu và kết quả tiêu thụ của Công ty
3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Báo cáo kế toán của doanh nghiệp là hệ thống các báo cáo tổng hợp số liệu đa dạng nhằm cung cấp thông tin chính xác và rõ ràng Những báo cáo này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp với mục đích sử dụng thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô và vi mô Việc xây dựng và phân tích báo cáo kế toán góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.